ORDIN   Nr. 50 din 10 aprilie 2009

privind aprobarea Regulamentului de organizare si functionare a Directiei pentru dezvoltarea capacitatii administrative

ACT EMIS DE: MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 250 din 15 aprilie 2009

In conformitate cu prevederile:

- art. 1, 19, 21, art. 22 alin. (7) şi art. 23 alin. (1) şi (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 221/2008 pentru stabilirea unor măsuri de reorganizare în cadrul administraţiei publice centrale, cu modificările ulterioare;

-  Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările ulterioare;

- Hotărârii Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică şi efectivele Ministerului Administraţiei şi Internelor, cu modificările şi completările ulterioare;

- Hotărârii Guvernului nr. 457/2008 privind cadrul instituţional de coordonare şi de gestionare a instrumentelor structurale,

în temeiul prevederilor art. 7 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările ulterioare,

viceprim-ministrul, ministrul administraţiei şi internelor, emite prezentul ordin.

Art. 1. - Se aprobă Regulamentul de organizare şi funcţionare a Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Art. 2. - La data intrării în vigoare a prezentului ordin, se abrogă Ordinul ministrului internelor şi reformei administrative nr. 529/2008 privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Direcţiei generale pentru dezvoltarea capacităţii administrative, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 579 din 31 iulie 2008.

Art. 3. - Direcţia generală resurse umane şi Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative vor aduce la îndeplinire prevederile prezentului ordin.

Art. 4. - Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Viceprim-ministru, ministrul administraţiei şi internelor,

Dan Nica

ANEXA

REGULAMENT

de organizare şi funcţionare a Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative

CAPITOLUL I

Dispoziţii generale

Art. 1. - (1) Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative, denumită în continuare direcţie, este o structură de specialitate a aparatului central, segment administraţie publică, al Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare MAI, fără personalitate juridică, cu rolul de Autoritate de management pentru Programul operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative", denumit în continuare PO DCA, având responsabilitatea gestionării şi implementării asistenţei financiare alocate acestui program, conform prevederilor art. 18 din Hotărârea Guvernului nr. 457/2008 privind cadrul instituţional de coordonare şi de gestionare a instrumentelor structurale.

(2) Activitatea direcţiei este coordonată de către secretarul de stat pentru reformă în administraţia publică.

Art. 2. - Direcţia asigură în activitatea sa aplicarea legilor, a ordonanţelor şi a hotărârilor Guvernului, a ordinelor şi a instrucţiunilor emise de ministrul administraţiei şi internelor, precum şi a dispoziţiilor secretarului de stat pentru reformă în administraţia publică, în domeniul său de competenţă.

Art. 3. - (1) In îndeplinirea atribuţiilor, direcţia cooperează cu celelalte direcţii ale MAI si colaborează cu unităţi aflate în subordinea acestuia, pe probleme de interes comun, potrivit legii şi ordinelor ministrului administraţiei şi internelor, cu instituţii şi autorităţi din administraţia publică centrală şi locală, precum şi cu instituţii ale Uniunii Europene (UE).

(2) Diagrama de relaţii a direcţiei este prevăzută în anexele nr. 1 a) şi 1 b) la prezentul regulament.

CAPITOLUL II

Organizarea direcţiei

Art. 4. - (1) Structura organizatorică a direcţiei este următoarea:

a) conducerea direcţiei;

b)   Compartimentul   de   contractare   şi   monitorizare   a implementării proiectelor;

c) Unitatea de comunicare, Sistemul unic de management al informaţiei - SMIS şi Tehnologia informaţiei - IT

d) Serviciul strategie şi coordonare program;

e) Compartimentul management financiar;

f) Compartimentul control şi antifraudă;

g) Unitatea de evaluare;

h) Unitatea de gestionare a documentelor şi înregistrărilor;

i) Unitatea nereguli şi recuperări debite.

(2) Structura organizatorică a direcţiei este prevăzută în anexa nr. 2 la prezentul regulament.

Art. 5. -Intre compartimentele direcţiei se stabilesc relaţii de cooperare, în vederea îndeplinirii atribuţiilor.

Art. 6. - (1) Personalul direcţiei este format din funcţionari publici şi personal contractual repartizaţi pe domenii de activitate.

(2) Intreg personalul direcţiei este subordonat directorului.

(3) Personalul direcţiei răspunde pentru executarea sarcinilor de serviciu încredinţate, potrivit fişei postului.

Art. 7. - Fişa postului pentru personalul direcţiei va fi întocmită de către conducătorul compartimentului în cadrul căruia îşi desfăşoară activitatea titularul postului, se contrasemnează de către superiorul conducătorului compartimentului şi se aprobă de către conducătorul autorităţii sau instituţiei publice.

CAPITOLUL III

Atribuţiile direcţiei

Art. 8. - Potrivit dispoziţiilor Hotărârii Guvernului nr. 457/2008 şi a regulamentelor Comisiei Europene (CE), direcţia are următoarele atribuţii principale:

a)  asigură îndeplinirea atribuţiilor ce decurg din funcţiile prevăzute la art. 60 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006;

b)  contribuie la elaborarea şi modificarea documentelor programatice (de exemplu, Cadrul Strategic Naţional de Referinţă (CSNR), programul operaţional etc.)

c)    negociază cu Comisia Europeană PO DCA, în conformitate cu prevederile art. 32, 33 şi 37 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006;

d)  asigură implementarea şi monitorizarea implementării PO DCA şi răspunde pentru utilizarea eficientă, efectivă şi transparentă a fondurilor din care acesta se finanţează;

e) analizează şi propune modificări ale PO DCA, pe care le supune Comitetului de monitorizare;

f)  asigură şi răspunde pentru buna gestionare financiar-contabilă a operaţiunilor finanţate şi derulate prin PO DCA;

g)  participă la reuniunile anuale cu Comisia Europeană pentru examinarea progresului implementării PO DCA, în conformitate cu prevederile art. 68 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006; informează Comitetul de monitorizare al PO DCA cu privire la observaţiile CE şi colaborează cu Autoritatea de coordonare a instrumentelor structurale, denumită în continuare ACIS, şi Autoritatea de certificare şi plată, denumită în continuare ACP, pentru întreprinderea acţiunilor necesare în soluţionarea observaţiilor;

h) asigură corelarea operaţiunilor din PO DCA cu cele din celelalte programe finanţate din fondurile structurale şi, dacă este cazul, cu programele operaţionale finanţate din Fondul European Agricultură şi Dezvoltare Rurală şi Fondul European de Pescuit, sub coordonarea ACIS;

i) urmăreşte dezvoltarea parteneriatelor în procesul de programare şi în fazele de implementare a PO DCA, în conformitate cu prevederile art. 11 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006;

j) asigură dezvoltarea capacităţii administrative a structurilor implicate în derularea PO DCA, sub coordonarea si cu sprijinul ACIS;

k) asigură dezvoltarea competenţelor profesionale şi pregătirea profesională continuă în domeniile specifice de competenţă ale personalului din direcţie;

l) elaborează proceduri pentru gestionarea PO DCA, în vederea asigurării îndeplinirii atribuţiilor ce îi revin conform prezentului articol;

m) păstrează înregistrări pentru fiecare activitate în forma originală sau versiuni certificate, conforme cu originalele, pe suporturi de date acceptate şi în condiţii corespunzătoare;

n) furnizează ACIS informaţiile solicitate pentru verificarea ex-ante, monitorizarea anuală şi verificarea ex-post a respectării principiului adiţionalităţii, în conformitate cu prevederile art. 15 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006;

o) furnizează, în limita competenţelor, informaţiile necesare ACIS şi ACP pentru îndeplinirea de către acestea a atribuţiilor ce le revin prin reglementările în vigoare;

p) asigură prevenirea neregulilor, identifică neregulile, constată creanţele bugetare şi asigură recuperarea sumelor rezultate din nereguli, în limita competenţelor;

q) transmite ACP rapoarte privind neregulile identificate şi sumele plătite necuvenit, precum şi rapoarte privind recuperarea sumelor plătite necuvenit, a celor neutilizate şi a celor rezultate din nereguli;

r) pune la dispoziţia CE, la cerere, lista operaţiunilor încheiate care fac obiectul închiderii parţiale în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

s) elaborează, cu sprijinul celorlalte structuri implicate, descrierea sistemelor de management si control pentru PO DCA;

ş) elaborează şi implementează Planul multianual de evaluare şi se asigură că acesta este utilizat ca instrument strategic şi de management pe parcursul implementării programului operaţional;

t) elaborează si implementează Planul de comunicare pentru PO DCA;

ţ) contribuie, împreună cu ACIS, la dezvoltarea şi implementarea Sistemului unic de management al informaţiilor SMIS - CSNR;

u) colaborează cu ACIS în vederea asigurării unui cadru procedural eficient şi armonios pentru implementarea instrumentelor structurale;

v) colaborează cu ACIS pentru realizarea activităţilor de informare privind fondurile structurale;

w) realizează stabilirea, documentarea, implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea continuă a eficacităţii unui sistem de management al calităţii;

x) verifică şi avizează proiectele legislative iniţiate de alte structuri implicate în gestionarea fondurilor structurale la nivel naţional şi care ar putea afecta direct sau indirect implementarea PO DCA;

y) iniţiază şi promovează propuneri legislative în vederea îmbunătăţirii condiţiilor de implementare a PO DCA;

z) cooperează cu Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice (ANRMAP) şi Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice (UCVAP) pentru angajarea şi utilizarea corectă şi eficientă a fondurilor comunitare şi evitarea aplicării corecţiilor financiare ca urmare a nerespectării legislaţiei în domeniul achiziţiilor publice.

CAPITOLUL IV

Conducerea direcţiei

Art. 9. - (1) Conducerea direcţiei se exercită de către director şi directorii adjuncţi.

(2) Fişele posturilor de director, respectiv directori adjuncţi sunt prevăzute în anexele nr. 3, 4 şi 5 la prezentul regulament.

Art. 10. - (1) Directorul conduce întreaga activitate desfăşurată de personalul direcţiei şi o reprezintă în relaţia cu celelalte unităţi ale MAI cu instituţii, autorităţi şi organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi cu instituţii ale UE, în limitele de competenţă stabilite de conducătorul autorităţii sau instituţiei publice.

(2)   In condiţiile legii şi ale reglementărilor în vigoare, directorul poate delega atribuţii din competenţa sa directorilor adjuncţi, iar în lipsa acestora altor persoane din cadrul direcţiei.

(3)  In baza şi executarea ordinelor sau a instrucţiunilor ministrului administraţiei şi internelor, precum şi a dispoziţiilor secretarului de stat, directorul emite dispoziţii.

Art. 11. - Directorul răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară direcţia în faţa ministrului şi a secretarului de stat pentru reformă în administraţia publică.

Art. 12. - (1) Directorii adjuncţi, şeful Serviciului strategie şi coordonare program, personalul Unităţii de evaluare, personalul Unităţii nereguli şi recuperări debite şi personalul Unităţii de gestionare a documentelor şi înregistrărilor se subordonează nemijlocit directorului şi răspund în faţa acestuia de planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor proprii, aşa cum sunt prevăzute în cap. V din prezentul regulament.

(2)   Personalul Compartimentului management financiar, precum şi personalul Compartimentului control şi antifraudă se subordonează nemijlocit directorului adjunct cu atribuţii în domeniul financiar şi control, răspunzând în faţa acestuia de planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor proprii, aşa cum sunt prevăzute în cap. V din prezentul regulament; în absenţa directorului adjunct financiar şi control, personalul Compartimentului management financiar şi personalul Compartimentului control şi antifraudă răspund pentru activitatea desfăşurată în faţa directorului.

(3)    Personalul Compartimentului de contractare şi monitorizare a implementării proiectelor, precum şi personalul Unităţii de comunicare, SMIS şi IT se subordonează nemijlocit directorului adjunct implementare, răspunzând în faţa acestuia de planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor proprii, aşa cum sunt prevăzute în cap. V din prezentul regulament; în absenţa directorului adjunct implementare, personalul Compartimentului de contractare şi monitorizare a implementării proiectelor, precum şi personalul Unităţii de comunicare, SMIS şi IT răspund pentru activitatea desfăşurată în faţa directorului.

(4)  Şeful Serviciului strategie şi coordonare program se subordonează nemijlocit directorului, răspunzând în faţa acestuia de planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor proprii, aşa cum sunt prevăzute în cap. V din prezentul regulament; în absenţa şefului Serviciului strategie şi coordonare program, personalul serviciului răspunde pentru activitatea desfăşurată în faţa directorului.

Art. 13. - Conducerea direcţiei analizează modul în care sunt îndeplinite obiectivele asumate prin documente strategice şi atribuţiile prevăzute prin fişele posturilor şi dispune măsurile care se impun sau face propuneri de îmbunătăţire a activităţii.

CAPITOLUL V

Atribuţiile structurilor componente din cadrul direcţiei

SECŢIUNEA I

Structuri în coordonarea directorului adjunct implementare

Art. 14. - Directorul adjunct implementare coordonează două structuri, respectiv Compartimentul de contractare şi monitorizare a implementării proiectelor şi Unitatea de comunicare, SMIS şi IT, cu următoarele atribuţii comune:

a) elaborează şi amendează Documentul-cadru de implementare (DCI), în concordanţă cu obiectivele şi priorităţile stabilite prin programul operaţional şi îl supune avizării Ministerului Finanţelor Publice;

b) elaborează manualele de proceduri specifice fiecărei unităţi/compartiment şi asigură pistele de audit corespunzătoare;

c) organizează lansarea cererilor de proiecte şi de idei de proiecte;

d) asigură corespondenţa cu solicitanţii/beneficiarii pe întreaga durată a procesului de contractare şi monitorizare a implementării proiectelor;

e) acordă asistenţă continuă potenţialilor beneficiari/ beneficiarilor prin asigurarea unui help desk pe toată perioada de derulare a PO DCA;

f) se asigură de îndeplinirea de către beneficiari a obligaţiilor de informare şi publicitate stabilite de regulamentele comunitare;

g) previne, detectează şi raportează în scris către ofiţerul de nereguli şi riscuri toate neregulile identificate în activitatea curentă;

h) organizează activităţi de informare şi diseminare a bunelor practici;

i) asigură păstrarea în vederea arhivării a documentelor proprii, conform cerinţelor naţionale şi comunitare.

Art. 15. - Atribuţiile specifice Compartimentului de contractare şi monitorizare a implementării proiectelor sunt următoarele:

a)  elaborează criteriile de selecţie şi le transmite spre aprobare Comitetului de monitorizare;

b)  realizează evaluarea preliminară a ideilor de proiect şi acordă asistenţă potenţialilor beneficiari în dezvoltarea ideii de proiect;

c) organizează procesul de evaluare a cererilor de finanţare;

d)   asigură verificarea conformităţii administrative şi a eligibilităţii cererilor de finanţare;

e)  pregăteşte documentaţia pentru luarea deciziei privind finanţarea şi realizează punerea ei în aplicare;

f)  elaborează contracte/ordine de finanţare cu beneficiarii proiectelor aprobate, prin care se stabilesc drepturile şi obligaţiile direcţiei şi, respectiv, ale beneficiarului, precum şi condiţiile specifice referitoare la implementarea proiectului, în conformitate cu regulamentele comunitare aplicabile şi cu legislaţia naţională în vigoare;

g)  are competenţe în faza de angajare a cheltuielilor din cadrul execuţiei bugetare, prin parcurgerea paşilor pentru întocmirea şi aprobarea angajamentelor bugetare şi legale;

h) are competenţe în faza de lichidare a cheltuielilor din cadrul execuţiei bugetare, asigurându-se că produsele şi serviciile cofinanţate sunt livrate/realizate şi activităţile sunt îndeplinite în conformitate cu prevederile contractuale, prin verificarea documentelor anexate cererilor de rambursare şi solicitărilor de acordare a prefinanţării;

i) analizează şi evaluează stadiul implementării proiectului, aşa cum rezultă din datele cuprinse în rapoartele de monitorizare;

j) planifică şi efectuează vizitele în teritoriu şi realizează, în cazuri excepţionale, verificări suplimentare pentru a monitoriza stadiul de desfăşurare a activităţilor stabilite prin contract;

k) trimite către beneficiar concluziile şi/sau recomandările şi urmăreşte îndeplinirea recomandărilor făcute în urma analizării şi evaluării rapoartelor, efectuării vizitelor şi verificărilor suplimentare;

l) pune la dispoziţia unităţilor interesate documentaţia necesară care să asigure exercitarea atribuţiilor Comitetului de monitorizare;

m) răspunde de gestionarea dosarului proiectului;

n) asigură înregistrarea şi actualizarea cu celeritate a informaţiilor în SMIS - CSNR, fiind responsabilă de acurateţea, integritatea şi nivelul de completare a datelor din competenţa sa.

Art. 16. -Atribuţiile specifice Unităţii de comunicare, SMIS şi IT sunt următoarele:

a) creează si dezvoltă un sistem eficient de promovare a PO DCA;

b)  asigură îndeplinirea obligaţiilor legate de informare şi publicitate, în conformitate cu prevederile părţii 1 din Regulamentul Comisiei nr. 1.828/2006;

c)   asigură comunicarea pe problematica PO DCA cu potenţialii beneficiari şi cu publicul larg;

d) diseminează informaţiile relevante şi asigură îndrumarea beneficiarilor;

e) realizează si pune în aplicare planul de comunicare pentru PO DCA;

f) asigură informarea cetăţenilor şi a mass-mediei cu privire la rolul UE în derularea PO DCA şi conştientizarea potenţialilor beneficiari cu privire la oportunităţile generate de implementarea acestuia, în conformitate cu prevederile comunitare;

g)   asigură avizul de conformitate pentru măsurile de informare şi publicitate luate de beneficiari în vederea respectării legislaţiei comunitare şi a prevederilor contractuale;

h) asigură buna funcţionare a SMIS, în vederea colectării informaţiilor referitoare la implementare, necesare managementului financiar, monitorizării, verificării, auditării şi evaluării programului operaţional;

i) gestionează baza de date privind ideile de proiect şi cererile de finanţare primite de direcţie;

j) dezvoltă mecanismul privind alocarea cererilor de finanţare şi a ideilor de proiect ofiţerilor de proiect;

k) gestionează baza de date privind evaluatorii externi şi interni a cererilor de finanţare;

l) realizează rapoarte şi sinteze privind situaţia ideilor de proiect şi a cererilor de finanţare aflate în diferite etape ale implementării în cadrul direcţiei;

m) asigură planificarea, dezvoltarea, întreţinerea şi monitorizarea unitară a sistemului IT din cadrul direcţiei, precum şi eliminarea disfuncţionalităţilor acestuia în limita competenţelor;

n) analizează şi întocmeşte necesităţile de programe informatice, precum şi solicitările tehnice pentru componente hardware în vederea asigurării compatibilităţii cu programele software rulate pe calculatoare;

o) asigură planificarea, proiectarea şi implementarea sistemului de securitate a reţelei proprii;

p) asigură implementarea sistemului de baze de date (conform cerinţelor de implementare) şi accesul la conţinutul acesteia;

r) administrează serverele de reţea proprii;

s) asigură actualizarea site-ului/portalului web al direcţiei;

t) reprezintă direcţia, din punct de vedere tehnic, în relaţia cu compartimentul de achiziţii publice al MAI, pentru achiziţiile de IT;

u) asigură securitatea echipamentelor IT şi a datelor prin măsuri IT specifice;

v) asigură salvarea datelor şi informaţiilor la nivelul direcţiei, prin mecanisme IT specifice.

SECŢIUNEA a 2-a

Serviciul strategie şi coordonare program

Art. 17. - Serviciul strategie şi coordonare program este format din Unitatea de coordonare şi sinteză şi Secretariatul tehnic comitet de monitorizare, având următoarele atribuţii comune:

a) asigură elaborarea şi actualizarea PO DCA, în parteneriat cu actorii implicaţi;

b) asigură monitorizarea PO DCA;

c)  asigură corespondenţa cu actorii implicaţi pe întreaga durată a procesului de elaborare/actualizare a PO DCA;

d)  asigură legătura cu instituţiile şi/sau structurile implicate în gestionarea fondurilor structurale;

e) asigură corelarea operaţiunilor din PO DCA cu operaţiunile din celelalte programe finanţate din fonduri structurale;

f)   urmăreşte dezvoltarea parteneriatelor în procesul de programare şi în fazele de implementare a PO DCA, în conformitate cu prevederile legislaţiei comunitare;

g) asigură coordonarea axei prioritare 3 -Asistenţa tehnică a PO DCA, prin asigurarea gestionării fondurilor alocate acestei priorităţi;

h) elaborează manualele de proceduri specifice fiecărei unităţi şi asigură pistele de audit corespunzătoare;

i) asigură înregistrarea şi actualizarea cu celeritate a informaţiilor în SMIS - CSNR şi în SFC, fiind responsabilă de acurateţea, integritatea şi nivelul de completare a datelor din competenţa sa;

j) previne, detectează şi raportează în scris către ofiţerul de nereguli şi riscuri toate neregulile identificate în activitatea curentă.

Art. 18. -Atribuţii specifice ale Unităţii de coordonare şi sinteză sunt următoarele:

a) elaborează/actualizează capitolele specifice din CSNR;

b)  propune, în vederea negocierii, modificări ale PO DCA reprezentanţilor Comisiei Europene, în conformitate cu prevederile Regulamentului Consiliului nr. 1.083/2006;

c)  derulează activităţile necesare demarării procesului de programare a următoarei perioade de programare a fondurilor structurale;

d)  realizează, actualizează şi implementează Strategia de resurse umane a direcţiei;

e) gestionează, în colaborare cu Direcţia generală resurse umane, segment al administraţiei publice, resursele umane ale direcţiei;

f)  elaborează/actualizează şi monitorizează implementarea Planului de instruire pentru personalul direcţiei, a beneficiarilor şi potenţialilor beneficiari ai PO DCA şi a membrilor Comitetului de monitorizare al PO DCA;

g)   desfăşoară activităţi de raportare generală asupra activităţii direcţiei;

h) asigură legătura cu actorii implicaţi în coordonarea asistenţei tehnice aferente programelor operaţionale finanţate din fonduri structurale;

i) asigură legătura cu structurile MAI implicate în gestionarea achiziţiilor publice efectuate din fondurile axei prioritare 3 - Asistenţa tehnică a PO DCA;

j) asigură legătura cu structurile MAI responsabile de gestiunea financiară a fondurilor alocate axei prioritare 3 - Asistenţa tehnică a PO DCA;

k) verifică cererile depuse spre finanţare din axa prioritară 3 - Asistenţa tehnică a PO DCA şi asigură implementarea proiectelor care primesc finanţare din aceste fonduri, prin întocmirea, avizarea şi aprobarea, după caz, a documentelor precum cereri de rambursare, rapoarte tehnice de progres etc;

l) comunică lunar pentru luna următoare necesarul de credite din fondurile alocate axei prioritare 3 - Asistenţa tehnică a PO DCA către structurile MAI responsabile de gestiunea financiară a acestor fonduri;

m) furnizează informaţiile necesare referitoare la axa prioritară 3 - Asistenţa tehnică a PO DCA pentru fundamentarea prognozelor pentru fluxul de numerar şi cel de plată întocmite de Compartimentul management financiar;

n) certifică realitatea şi conformitatea cheltuielilor efectuate din proiectele finanţate din axa prioritară 3 -Asistenţa tehnică a PO DCA, în calitate de beneficiar al acestor fonduri;

o) acordă viza compartimentului de specialitate în cazul ordonanţărilor de plată pentru cheltuielile efectuate în cadrul proiectelor finanţate din axa prioritară 3 -Asistenta tehnică a PO DCA;

p) participă la reuniunile şi grupurile de lucru dedicate asigurării demarcaţiei şi complementarităţii între programele operaţionale, informează şi/sau implementează, după caz, recomandările rezultate;

r) asigură legătura cu reprezentanţii altor autorităţi de management şi/sau organisme intermediare din ţară sau din străinătate.

Art. 19. -Atribuţiile specifice Secretariatului tehnic Comitet de monitorizare sunt următoarele:

a)   asigură constituirea şi organizarea Comitetului de monitorizare al PO DCA, în conformitate cu prevederile art. 63 şi 64 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006;

b)   desfăşoară activităţi specifice de monitorizare a implementării PO DCA şi asigură legătura cu reprezentanţii CE în cadrul procesului de analiză a performanţei acestuia;

c) prezintă Comitetului de monitorizare progresul în atingerea obiectivelor specifice ale acestuia, precum şi a ţintelor stabilite pentru fiecare axă prioritară, în conformitate cu prevederile art. 65 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006;

d)  colectează, analizează, înregistrează, prelucrează şi integrează în mod continuu şi sistematic, atât de la structurile interne responsabile, cât şi din surse externe, informaţii fizice şi financiare privind implementarea PO DCA;

e) colaborează cu instituţii de profil pentru colectarea datelor statistice şi a celor provenite din surse administrative necesare monitorizării PO DCA;

f)  elaborează Raportul anual de implementare, precum şi Raportul final de implementare pentru PO DCA, în conformitate cu prevederile art. 67 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006, şi le supune aprobării Comitetului de monitorizare, ulterior consultării ACIS şi a ACP;

g)  realizează coordonarea dintre asistenţa financiară de preaderare (PHARE), cea de postaderare (Facilitatea de tranziţie) şi Fondul Social European (FSE) pentru evitarea dublei finanţări;

h) elaborează informări referitoare la stadiul fizic şi/sau financiar de implementare a PO DCA;

i) desfăşoară activităţile specifice organizării reuniunilor Comitetului de monitorizare al PO DCA, precum şi activităţile postreuniune şi asigură legătura cu personalul acestui organism pe perioada dintre reuniuni;

j) elaborează, după caz, colectează şi integrează documente supuse informării sau aprobării Comitetului de monitorizare al PO DCA.

SECŢIUNEA a 3-a

Compartimentul management financiar

Art. 20. - Compartimentul management financiar este format din Unitatea de validare şi Unitatea de plăţi şi contabilitate, având următoarele atribuţii comune de management financiar:

a) derulează gestionarea financiar-contabilă a operaţiunilor finanţate prin PO DCA;

b) elaborează şi implementează procedurile operaţionale ale procesului de management financiar al fondurilor derulate prin PO DCA, asigurând îmbunătăţirea activităţilor specifice, care garantează o pistă de audit adecvată;

c)  asigură fundamentarea programării bugetare a sumelor necesare finanţării proiectelor, pentru sursele de finanţare reprezentând fonduri externe nerambursabile primite din FSE, precum şi pentru cele alocate de la bugetul de stat;

d)  autorizează şi efectuează plăţile pentru prefinanţare şi pentru rambursarea cheltuielilor eligibile/TVA efectuate de către beneficiarii proiectelor finanţate prin PO DCA;

e) transmite informări financiare privind angajările bugetare şi legale, validarea cheltuielilor, plata sumelor, evidenţa financiar-contabilă către ACP, Comisia Europeană şi alte organe abilitate, în conformitate cu legislaţia în vigoare;

f)  transmite sesizări către ofiţerul de nereguli şi riscuri, în cazul constatării unor nereguli privind derularea operaţiunilor financiar-contabile;

g) se asigură că debitele constatate prin titlul de creanţă se înregistrează în conformitate cu planul contabil şi se deduc din cererile de rambursare depuse de beneficiarii PO DCA;

h) are competenţe în fazele de execuţie bugetară: angajarea cheltuielilor prin controlul financiar preventiv propriu şi Unitatea de plăţi şi contabilitate, lichidarea cheltuielilor prin Unitatea de validare, ordonanţarea cheltuielilor prin Unitatea de validare, control financiar preventiv propriu şi Unitatea de plăţi şi contabilitate, plata cheltuielilor prin Unitatea de plăţi şi contabilitate;

i) asigură păstrarea în vederea arhivării a documentelor proprii conform cerinţelor naţionale şi comunitare;

j) efectuează reconcilieri periodice interne şi externe pentru a se asigura controlul intern al datelor şi raportărilor;

k) asigură înregistrarea şi actualizarea cu celeritate a informaţiilor în SMIS - CSNR, fiind responsabilă de acurateţea, integritatea şi nivelul de completare a datelor din competenţa sa.

Art. 21. - Unitatea de validare are următoarele atribuţii specifice:

a)  se implică în faza de lichidare a cheltuielilor din cadrul execuţiei bugetare prin determinarea sumelor datorate beneficiarilor proiectelor finanţate prin PO DCA, în cadrul raportului de validare;

b)  are competenţe în faza de ordonanţare a cheltuielilor bugetare, prin care se confirmă că plata sumelor din cadrul cererilor de rambursare sau al solicitărilor de acordare a prefinanţării poate fi realizată;

c)  asigură recuperarea integrală a prefinanţării acordate beneficiarilor, progresiv din cererile de rambursare depuse înainte de plata finală a proiectului;

d) asigură validarea cererilor de rambursare de la beneficiari, în vederea efectuării plăţilor din fonduri comunitare sau de la bugetul de stat;

e)   asigură deducerea sumelor reprezentând debite de recuperat stabilite prin titlurile de creanţă din cererea de rambursare;

f)   iniţiază prognozele de fluxuri de fonduri aferente prefinanţării, cofinanţării/TVA de la bugetul de stat, precum şi ale celor aferente contribuţiei UE şi le transmite către Unitatea de plăţi şi contabilitate spre completare şi transmitere la ACP.

Art. 22. - Unitatea de plăţi şi contabilitate are următoarele atribuţii specifice:

a) elaborează şi fundamentează estimările privind creditele de angajament şi creditele bugetare pentru fonduri UE şi contribuţie naţională;

b) elaborează şi transmite ACP notificări cu privire la cererea de suplimentare a bugetului, însoţite de prognoze ale fluxului de numerar pentru rambursarea cheltuielilor eligibile din bugetul de stat, inclusiv TVA aferentă, în vederea asigurării cofinanţării de la bugetul de stat;

c)  efectuează deschiderile de credite bugetare în limita creditelor bugetare şi potrivit destinaţiilor aprobate pe capitole, subcapitole, titluri de cheltuieli;

d)  elaborează şi transmite ACP cereri de fonduri lunare pentru sumele aprobate ca fiind eligibile la nivel de direcţie, însoţite de prognoze ale fluxului de fonduri aferente contribuţiei UE;'

e)  elaborează şi transmite ACP notificări de prefinanţare însoţite de prognoze ale fluxului de fonduri de prefinanţare de la UE, pe baza contractelor de finanţare încheiate cu beneficiarii;

f)  are competenţe în fazele de angajare şi ordonanţare a execuţiei bugetare, prin care se confirmă că sumele angajate/ordonanţate se încadrează în liniile bugetare aprobate şi în disponibilul existent la momentul angajării/ordonanţării;

g) are competenţe în faza de plată a cheltuielilor publice, prin efectuarea plăţilor conform ordonanţărilor de plată;

h) primeşte de la ACP sumele aferente programului operaţional şi efectuează plăţile, din fondurile UE şi din cofinantarea de la bugetul de stat, către beneficiari în mod regulat, fără întârzieri sau deduceri nejustificate;

i) asigură înregistrarea şi raportarea operaţiilor financiare într-un sistem contabil computerizat, în conformitate cu planul contabil şi procedurile în vigoare, utilizând coduri pentru toate operaţiile contabile aferente PO DCA, în vederea reflectării surselor de finanţare (FSE, bugetul de stat etc);

j) elaborează şi transmite ACP situaţii financiare de sinteză (declaraţii lunare de cheltuieli validate ca fiind eligibile la nivelul PO DCA, informări cu privire la plăţile de prefinanţare efectuate, declaraţii de cheltuieli pentru închideri parţiale);

k) actualizează tabelul centralizator privind managementul ratei de schimb pentru PO DCA.

Art. 23. - (1) In cadrul Compartimentului management financiar se acordă viză de control financiar preventiv propriu, în sensul verificării sistematice şi identificării proiectelor de operaţiuni care nu respectă condiţiile de legalitate, regularitate şi/sau, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi de angajament şi prin a căror efectuare s-ar prejudicia fondurile publice naţionale şi comunitare.

(2)  Persoana responsabilă cu controlul financiar preventiv propriu acordă viză pentru proiectele de operaţiuni derulate în cadrul activităţilor specifice ale direcţiei, stabilite prin reglementările interne ale MAI.

(3)  Persoana desemnată cu controlul financiar preventiv propriu are şi rolul de supraveghere a organizării, ţinerii, actualizării şi raportării evidenţei angajamentelor bugetare şi legale.

(4)  Persoana desemnată cu controlul financiar preventiv propriu întocmeşte şi transmite rapoarte trimestriale şi anuale privind activitatea de control financiar preventiv propriu către Direcţia generală financiară şi alte structuri abilitate.

SECŢIUNEA a 4-a

Compartimentul control şi antifraudă

Art. 24. - Personalul Compartimentului control şi antifraudă asigură respectarea legalităţii, regularităţii şi conformităţii în utilizarea şi administrarea fondurilor provenite din asistenţa financiară nerambursabilă acordată de Comisia Europeană prin FSE, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente, în scopul protejării intereselor financiare ale bugetului UE şi ale bugetului de stat, având următoarele atribuţii specifice:

a) elaborează analiza de risc şi întocmeşte Planul de control pentru proiectele finanţate prin PO DCA;

b) asigură condiţiile necesare pentru derularea controalelor la faţa locului, în sensul pregătirii documentelor necesare efectuării misiunii de control, culegerii datelor referitoare la proiectul analizat şi elaborării fişelor de verificări;

c)  în baza planului de control efectuează verificări la faţa locului, în orice fază de implementare a proiectelor, privind furnizarea de produse şi servicii, realitatea cheltuielilor declarate de beneficiari pentru operaţiuni, precum şi conformitatea acestora cu datele prezentate în rapoartele de progres şi în cererile de rambursare, cu termenii şi condiţiile contractului/ordinului de finanţare, cu reglementările legale comunitare şi naţionale;

d)  efectuează acţiuni de control în cazurile în care există indicii şi/sau sesizări provenite din interiorul şi exteriorul autorităţii de management (AM), inclusiv a celor cuprinse în rapoartele de audit, cu privire la gestiunea financiară defectuoasă sau frauduloasă a fondurilor provenite din asistenţa financiară externă nerambursabilă, precum şi din cofinantarea naţională aferentă;

e) efectuează misiuni de control ad-hoc dispuse prin decizia conducerii direcţiei, ori de câte ori aceasta consideră că este necesar;

f)   realizează verificări la faţa locului ex-post, pentru verificarea cu precădere a păstrării pistei de audit de către beneficiari;

g) efectuează verificări administrative ale achiziţiilor publice în baza documentelor justificative solicitate de direcţie;

h) sesizează ofiţerul de nereguli şi riscuri cu privire la neregulile/suspiciunile de fraudă constatate în timpul verificărilor efectuate;

i) întocmeşte procesul-verbal de control la faţa locului şi raportul de control pentru fiecare misiune de control realizată;

j) monitorizează acţiunile corective şi modul de îndeplinire de către beneficiari a măsurilor dispuse ca urmare a misiunilor de control efectuate;

k) stabileşte obligaţiile de plată privind creanţele bugetare provenite din sumele plătite necuvenit din fonduri comunitare şi/sau din sume de cofinanţare aferente, ca urmare a neregulilor, cadrul legal încălcat şi persoanele obligate la plată, prin întocmirea proceselor-verbale de constatare pentru individualizarea creanţelor bugetare, ce reprezintă titlu de creanţă în condiţiile legii;

l) colaborează cu Compartimentul de management financiar şi cu Unitatea nereguli şi recuperări debite în ceea ce priveşte evidenţa contabilă şi recuperarea debitelor, precum şi cu celelalte structuri interne din cadrul MAI, în vederea îndeplinirii atribuţiilor specifice;

m) colaborează cu instituţiile şi autorităţile naţionale cu atribuţii în domeniu, în scopul protecţiei intereselor financiare ale UE;

n) asigură înregistrarea şi actualizarea informaţiilor în SMIS - CSNR, fiind responsabilă de acurateţea, integritatea şi nivelul de completare a datelor din competenţa sa;

o) elaborează manualele de proceduri specifice şi asigură pistele de audit corespunzătoare.

SECŢIUNEA a 5-a

Unitatea nereguli şi recuperări debite

Art. 25. - Personalul Unităţii nereguli şi recuperări debite asigură prevenirea, detectarea şi evaluarea neregulilor identificate, raportarea şi monitorizarea cazurilor de nereguli, recuperarea debitelor provenite din utilizarea necorespunzătoare a fondurilor, având următoarele atribuţii specifice:

a)   asigură documentarea, implementarea, controlul şi îmbunătăţirea activităţilor specifice printr-un sistem de proceduri şi instrucţiuni scrise, care garantează o pistă de audit adecvată;

b) contribuie prin activităţi specifice de prevenire a neregulilor şi a altor fapte ilegale, inclusiv prin identificarea, analiza, prioritizarea şi controlul riscurilor identificate pentru fiecare obiectiv/activitate specifică direcţiei, în scopul implementării unui management eficient al riscurilor;

c) în cazul primirii unor sesizării din surse interne sau externe autorităţii de management privind suspiciuni de nereguli, incluzând actele primare administrative de constatare emise de autorităţi competente, alertează conducerea direcţiei în scopul analizei pentru declanşarea acţiunilor preventive şi acţiunilor proprii de verificare, stabilire şi individualizare a obligaţiilor de plată (organizate de membrii Compartimentului control şi antifraudă din cadrul direcţiei) sau, după caz, notifică alte structuri competente pentru realizarea verificărilor/investigaţiilor specifice;

d) în cazul primirii unor sesizării privind nereguli/alte acte primare administrative de constatare, informează personalul direct implicat din cadrul direcţiei, în scopul reducerii gradului de impact negativ al neregulii sau posibilităţii de apariţie a unei nereguli similare;

e)  asigură caracterul complet şi corect al înregistrărilor din registrul riscurilor, registrul sesizărilor de nereguli, registrul cazurilor de nereguli şi registrul debitorilor;

f) întocmeşte şi transmite ACP şi, după caz, altor autorităţi competente naţionale notificările şi rapoartele privind neregulile, precum şi cele privind debitele înregistrate şi stadiul recuperării acestora;

g)  monitorizează cazurile de nereguli înregistrate de la detectarea lor până la stingerea creanţelor bugetare rezultate din nereguli şi implementării eventualelor măsuri corective aplicate pentru eliminarea riscului de a se repeta;

h) colaborează cu Compartimentul management financiar în ceea ce priveşte evidenţa contabilă şi deducerea din cererile de rambursare a debitelor înregistrate şi a majorărilor de întârziere aferente;

i) în cazul nerecuperării administrative prin plată voluntară sau prin deducere a creanţelor stabilite prin titlul de creanţă, transmite către Agenţia Naţională de Administrare Fiscală procesul-verbal de constatare/hotărârea judecătorească şi dovada comunicării către debitor în scopul aplicării procedurii de executare silită;

j) colaborează cu structurile MAI şi, după caz, cu alte structuri naţionale competente, în scopul menţinerii evidenţei recuperării creanţelor şi aplicării eventualelor măsuri corective stabilite de procedurile administrative civile şi/sau penale;

k) efectuează reconcilieri periodice interne şi externe pentru a se asigura controlul intern al datelor şi raportărilor;

l) colaborează cu instituţiile şi autorităţile naţionale/comunitare cu atribuţii în domeniu în scopul prevenirii şi luptei antifraudă;

m) asigură înregistrarea şi actualizarea informaţiilor în SMIS - CSNR, fiind responsabilă de acurateţea, integritatea şi nivelul de completare a datelor din competenţa sa;

n) elaborează manualele de proceduri specifice şi asigură pistele de audit corespunzătoare.

SECŢIUNEA a 6-a

Unitatea de evaluare

Art. 26. - Personalul Unităţii de evaluare are următoarele atribuţii specifice:

a) coordonează activităţile de evaluare a PO DCA;

b) elaborează şi implementează Planul multianual de evaluare;

c) menţine legătura cu principalii actori implicaţi în evaluarea PO DCA;

d) informează Comitetul de monitorizare al PO DCA asupra rezultatelor evaluărilor şi asupra modalităţilor propuse pentru implementarea acestora;

e) convoacă şi conduce activităţile Comitetului de coordonare pentru evaluarea programului operaţional;

f) organizează evaluările intermediare ale PO DCA;

g) propune Comitetului de monitorizare realizarea de evaluări ad-hoc ale PO DCA, atunci când se înregistrează îndepărtări semnificative de la obiectivele propuse iniţial;

h) coordonează procesul de contractare a proiectelor de evaluare;

i) controlează din punct de vedere calitativ rapoartele de evaluare primite;

j) monitorizează progresul realizat în implementarea recomandărilor de evaluare;

k) asigură înregistrarea şi actualizarea cu celeritate a informaţiilor în SMIS - CSNR, fiind responsabilă de acurateţea, integritatea şi nivelul de completare a datelor din competenţa sa;

l) elaborează manualele de proceduri specifice şi asigură pistele de audit corespunzătoare.

SECŢIUNEA a 7-a

Unitatea de gestionare a documentelor şi înregistrărilor

Art. 27. - Personalul Unităţii de gestionare a documentelor şi înregistrărilor are următoarele atribuţii specifice:

a)  asigură circuitul documentelor în cadrul direcţiei, potrivit unui document independent, aprobat de conducerea direcţiei;

b) organizează, identifică şi arhivează documentele direcţiei (electronic şi pe hârtie), răspunzând de depozitarea şi predarea acestora arhivei MAI;

c) asigură trasabilitatea documentelor;

d)  identifică riscurile asociate obiectivelor procesului de control al documentelor şi înregistrărilor şi răspunde de implementarea măsurilor de reducere/eliminare stabilite de factorii decizionali;

e)   colaborează cu personalul direcţiei cu atribuţii de secretariat tehnic al Comitetului de monitorizare al PO DCA;

f)  elaborează manualele de proceduri specifice şi asigură pistele de audit corespunzătoare;

g) gestionează procesul de contestaţii conform procedurii.

CAPITOLUL VI

Dispoziţii finale

Art. 28. - Personalul direcţiei execută deplasări interne şi externe în interes de serviciu, potrivit dispoziţiilor conducerii direcţiei.

Art. 29. - Personalul direcţiei respectă confidenţialitatea datelor în exercitarea atribuţiilor de serviciu, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.

Art. 30. - După aprobare, Regulamentul de organizare şi funcţionare al direcţiei se aduce la cunoştinţa personalului direcţiei, care este obligat să-l cunoască în părţile ce îl privesc şi să aplice întocmai prevederile acestuia.

Art. 31. -In termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentului regulament se vor elabora fişele posturilor personalului din cadrul direcţiei.

Art. 32. -Anexele nr. 1 a), 1 b) şi anexele nr. 2-5 fac parte integrantă din prezentul regulament.

ANEXA Nr. 1a)* la regulament

DIAGRAMA   DE   RELAŢII   INTERNE

a Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative

MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

Direcţia pentru Dezvoltarea Capacităpi Administrative

* Anexa nr. 1 a) este reprodusă în facsimil.

ANEXA Nr. 1b)* la regulament

DIAGRAMA  DE   RELAŢII   EXTERNE

a Direcţiei generale pentru dezvoltarea capacităţii administrative

MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI Şl INTERNELOR

Direcţia pentru Dezvoltarea Capacităţii Administrative

* Anexa nr. 1 b) este reprodusă în facsimil.

ANEXA Nr. 2* la regulament

ORGANIGRAMA

Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative

MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

Autoritatea de Management pentru Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative

* Anexa nr. 2 este reprodusă în facsimil.

ANEXA Nr. 3 la regulament

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative

Aprob Conducătorul instituţiei, .............................................

FISA  POSTULUI

Nr. 1

Denumirea postului: director

Nivelul postului: funcţie publică de conducere

Scopul principal al postului1:

- îndeplineşte activităţi specifice utilizării fondurilor structurale;

- coordonează, îndrumă, verifică şi răspunde de întreaga activitate desfăşurată de personalul Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative.

Condiţii specifice privind ocuparea postului:

• Studii de specialitate: studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă

• Perfecţionări (specializări): managementul fondurilor europene

• Cunoştinţe de operare calculator: Windows, Word, Excel, Power Point, Internet Explorer, Microsoft Outlook - nivel avansat

• Limbi străine2 (necesitate şi grad de cunoaştere): limba engleză - nivel avansat

•Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare:

- capacitatea de adaptare la activităţi complexe în continuă modificare;

- aptitudini deosebite de analiză şi sinteză şi de întocmire a rapoartelor;

- abilităţi pentru susţinerea de prezentări;

- capacitatea de a lucra atât în echipă, cât şi independent;

- spirit constructiv în abordarea problemelor;

- corectitudine, disciplină şi un angajament clar în administrarea fondurilor publice.

• Cerinţe specifice (de exemplu: călătorii frecvente, delegări):

-  cunoaşterea procesului de utilizare a fondurilor structurale, atitudine proactivă în raport cu atribuţiile postului;

- disponibilitate pentru călătorii, delegări în ţară şi peste hotare;

- capacitate de comunicare eficientă.

• Competenţă managerială:

- capacitate de a coordona, organiza, conduce, controla, delega, în gestionarea resurselor umane, de a dezvolta abilităţile personalului, abilităţi în domeniul instruirii, de mediere şi negociere, obiectivitate în apreciere.

Atribuţii3 specifice gestionării asistenţei financiare nerambursabile - reprezintă 80% din totalul atribuţiilor de serviciu:

•  coordonează eventualele modificări aduse documentelor strategice pentru fundamentarea accesării fondurilor europene: Programul operaţional „Dezvoltarea capacităţii administrative" (PO DCA), precum şi a Documentului-cadru de implementare (DCI);

•  negociază în baza mandatului acordat eventualele modificări ale PO DCA cu reprezentanţii Comisiei Europene;

• urmăreşte identificarea şi pregătirea listei de proiecte care vor fi incluse în Programul operaţional „Dezvoltarea capacităţii administrative";

• coordonează activitatea de resurse umane la nivelul D DCA;

• supervizează elaborarea rapoartelor anuale şi a raportului final privind implementarea tehnică şi financiară a PO DCA;

1  Se vor indica necesitatea existenţei postului şi contribuţia pe care acesta o are în cadrul autorităţii sau instituţiei publice.

2 Şi limba minorităţilor naţionale, acolo unde este cazul.

3 Se stabilesc pe baza activităţilor care presupun exercitarea prerogativelor de putere publică, în concordanţă cu specificul funcţiei publice. Gradul de complexitate şi dificultate va creşte treptat în funcţie de gradul profesional, pentru funcţiile publice de execuţie, sau de nivelul competenţei manageriale, pentru funcţiile publice de conducere şi pentru funcţiile publice corespunzătoare categoriei înalţilor funcţionari publici.

• face parte din Comitetul de monitorizare al PO DCA;

• participă la reuniunile comitetelor de monitorizare ale altor programe operaţionale ca membru titular sau supleant;

•  coordonează actualizarea documentelor strategice potrivit recomandărilor venite ca urmare a rapoartelor de monitorizare şi evaluare;

• dispune identificarea măsurilor ce trebuie întreprinse în vederea remedierii eventualelor nereguli constatate prin rapoartele de monitorizare şi evaluare;

•  aprobă raportul D DCA privind neregulile în vederea transmiterii acestuia la Autoritatea de certificare şi plată;

• realizează sinteze şi raportări solicitate de şefii ierarhici;

•  asigură stabilirea, documentarea, implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea continuă a eficacităţii sistemului de management al calităţii;

•  analizează ori de câte ori este necesar modul în care sunt îndeplinite obiectivele şi atribuţiile persoanelor din subordine, prevăzute prin fişele posturilor, şi dispune măsurile necesare.

Atribuţii cu caracter general reprezentând 20% din totalul atribuţiilor de serviciu:

• participă la sesiuni/seminarii/reuniuni pe teme de administraţie publică şi conexe;

• diseminează informaţii generale în domeniul administraţiei publice.

Identificarea funcţiei publice

Denumire: director

Vechimea în specialitate necesară4 : 5 ani în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei publice

Sfera relaţională:

A.  Intern:

a) relaţii ierarhice:

- subordonat faţă de secretarul de stat pentru reforma în administraţia publică;

- superior personalului din cadrul D DCA;

b) relaţii funcţionale: cu celelalte direcţii/direcţii generale din cadrul MAI;

c) relaţii de control: îndrumă şi controlează activităţile personalului din cadrul D DCA;

d) relaţii de reprezentare: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul în relaţia cu alte instituţii, autorităţi şi organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale.

B.  Extern:

a) cu autorităţi şi instituţii publice: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, şi ministerul;

b) cu şeful de misiune desemnat pentru managementul Fondului Social European de la Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale;

c)  în relaţie cu organizaţii internaţionale: reprezintă direcţia, şi după caz, pe bază de mandat, ministerul.

Limite de competenţă5:

-  îndeplinirea atribuţiilor prevăzute în fişa postului şi a sarcinilor primite de la conducerea departamentului, ministerului.

Delegarea de atribuţii:

- în lipsa titularului postului, atribuţiile din prezenta fişă vor fi preluate de către persoana desemnată prin delegare scrisă.

Intocmit de6:	Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului:
Numele şi prenumele: Funcţia publică de conducere: Secretar de stat	Numele şi prenumele: Funcţia publică de conducere: Director
Semnătura............................. Data întocmirii.........................	Semnătura............................. Data......................................

4 Se stabileşte pe baza prevederilor legale.

5 Reprezintă libertatea decizională de care beneficiază titularul pentru îndeplinirea atribuţiilor care îi revin.

6 Se întocmeşte de conducătorul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea titularul postului.

ANEXA Nr. 4 la regulament

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative

Aprob Conducătorul instituţiei, ..............................................

FISA  POSTULUI

Nr. 2

Denumirea postului: director adjunct

Nivelul postului: funcţie publică de conducere

Scopul principal al postului1:

- îndeplinirea unor activităţi specifice utilizării fondurilor structurale;

- asigurarea funcţionării şi utilizării sistemului de gestionare financiar-contabilă şi de control a operaţiunilor finanţate şi derulate prin PO DCA.

Condiţii specifice privind ocuparea postului:

• Studii de specialitate: studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă

• Perfecţionări (specializări): managementul fondurilor europene

• Cunoştinţe de operare calculator: Windows, Word, Excel, Power Point, Internet Explorer, Microsoft Outlook - nivel avansat

• Limbi străine2 (necesitate şi grad de cunoaştere): limba engleză - nivel avansat

•Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare:

- capacitatea de adaptare la activităţi complexe în continuă modificare;

- aptitudini deosebite de analiză şi sinteză şi de întocmire a rapoartelor;

- abilităţi pentru susţinerea de prezentări;

- capacitatea de a lucra atât în echipă, cât şi independent;

- spirit constructiv în abordarea problemelor;

- corectitudine, disciplină şi un angajament clar în administrarea fondurilor publice.

• Cerinţe specifice (de exemplu: călătorii frecvente, delegări):

-  cunoaşterea procesului de utilizare a fondurilor structurale, atitudine proactivă în raport cu atribuţiile postului;

- disponibilitate pentru călătorii, delegări în ţară şi peste hotare;

- capacitate de comunicare eficientă.

• Competenţă managerială:

- capacitate de a coordona, organiza, conduce, controla, delega, în gestionarea resurselor umane, de a dezvolta abilităţile personalului, abilităţi în domeniul instruirii, de mediere şi negociere, obiectivitate în apreciere.

Atribuţii3 specifice gestionării asistenţei financiare nerambursabile - reprezintă 80% din totalul atribuţiilor de serviciu:

• coordonează, îndrumă şi verifică activităţile desfăşurate de personalul din cadrul Compartimentului control şi antifraudă şi al Compartimentului de management financiar;

• asigură funcţionarea şi gestionarea sistemului financiar-contabil a operaţiunilor finanţate şi derulate prin PO DCA;

• gestionează derularea activităţilor privind controlul la faţa locului a operaţiunilor desfăşurate de beneficiari;

•  semnează şi aplică sigiliul pentru „Bun de plată" pe solicitarea de acordare a prefinanţării pe raportul de validare în vederea rambursării către beneficiari a cheltuielilor eligibile din FSE şi BS;

• aprobă previziunile fluxurilor de numerar (lunare) şi plăţi (trimestriale) înaintate de AM către ACP;

•  verifică şi semnează notificarea cu privire la contractele de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuţie de lucrări încheiate între un beneficiar şi un operator economic;

1 Se vor indica necesitatea existenţei postului şi contribuţia pe care acesta o are în cadrul autorităţii sau instituţiei publice.

2 Şi limba minorităţilor naţionale, acolo unde este cazul.

3 Se stabilesc pe baza activităţilor care presupun exercitarea prerogativelor de putere publică, în concordanţă cu specificul funcţiei publice. Gradul de complexitate şi dificultate va creşte treptat, în funcţie de gradul profesional, pentru funcţiile publice de execuţie, sau de nivelul competenţei manageriale, pentru funcţiile publice de conducere şi pentru funcţiile publice corespunzătoare categoriei înalţilor funcţionari publici.

• verifică şi semnează informarea privind plăţile de prefinanţare efectuate, respectiv declaraţia privind eligibilitatea cheltuielilor la nivel de axă prioritară a PO DCA.

• coordonează elaborarea manualelor şi procedurilor privind managementul financiar şi sistemul de control;

•  analizează ori de câte ori este necesar modul în care sunt îndeplinite obiectivele şi atribuţiile persoanelor din subordine, prevăzute prin fişele posturilor, şi dispune măsurile necesare;

•  supervizează elaborarea rapoartelor periodice şi finale privind implementarea financiară a programului;

• notifică conducerea D DCA cu privire la orice modificare de procedură;

• efectuează informări financiare către Autoritatea de certificare şi plată, Comisia Europeană şi alte organe abilitate, la solicitarea acestora;

• îndeplineşte atribuţii în conformitate cu activităţile de management financiar şi control solicitate de şefii ierarhici.

Atribuţii cu caracter general - reprezentând 20% din totalul atribuţiilor de serviciu:

• participă la sesiuni/seminarii/reuniuni pe teme de administraţie publică şi conexe;

• diseminează informaţii generale în domeniul administraţiei publice.

Identificarea funcţiei publice

Denumire: Director adjunct

Vechimea în specialitate necesară4: 5 ani în specialitatea studiilor

Sfera relaţională:

A.  Intern:

a) relaţii ierarhice:

- subordonat nemijlocit faţă de directorul Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative;

- subordonat faţă de secretarul de stat pentru reforma în administraţia publică;

b) relaţii funcţionale: cu personalul D DCA şi celelalte direcţii/direcţii generale din cadrul MAI;

c) relaţii de control: îndrumă şi controlează activităţile personalului din cadrul D DCA;

d) relaţii de reprezentare: reprezintă direcţia generală şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul în relaţia cu alte instituţii naţionale.

B.  Extern:

a) cu autorităţi şi instituţii publice: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul;

b) cu organizaţii internaţionale: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul.

Limite de competenţă5:

- îndeplinirea atribuţiilor prevăzute în fişa postului şi a sarcinilor primite de la conducerea direcţiei, departamentului, ministerului.

- în lipsa directorului asigură conducerea Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative.

Delegarea de atribuţii şi competenţă:

- în lipsa titularului postului, atribuţiile din prezenta fişă vor fi preluate de persoana desemnată de şeful ierarhic superior.

Intocmit de6:	Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului:	Contrasemnează7:
Numele şi prenumele: Funcţia publică de conducere: Director	Numele şi prenumele: Funcţia publică de conducere: Director adjunct implementare	Numele şi prenumele: Secretar de stat, ...........................
Semnătura....................... Data..............................	Semnătura..................... Data.............................	Semnătura............... Data........................

4 Se stabileşte pe baza prevederilor legale.

5 Reprezintă libertatea decizională de care beneficiază titularul pentru îndeplinirea atribuţiilor care îi revin.

6 Se întocmeşte de conducătorul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea titularul postului.

7 Contrasemnează superiorul conducătorului compartimentului.

ANEXA Nr. 5 la regulament

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative

Aprob Conducătorul instituţiei, .....................................................................

FISA   POSTULUI

Nr.............

Denumirea postului: director adjunct

Nivelul postului: funcţie publică de conducere

Scopul principal al postului1:

- îndeplinirea unor activităţi specifice utilizării fondurilor structurale;

- asigurarea funcţionării şi utilizării sistemului de implementare.

Condiţii specifice privind ocuparea postului:

• Studii de specialitate: studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă

• Perfecţionări (specializări): managementul fondurilor europene

• Cunoştinţe de operare calculator: Windows, Word, Excel, Power Point, Internet Explorer, utilizare programe specifice de e-mail

• Limbi străine2 (necesitate şi grad de cunoaştere): limba engleză - nivel avansat

•Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare:

- abilităţi de a lucra cu resursele umane disponibile;

- capacitatea de adaptare la activităţi complexe în continuă modificare;

- aptitudini deosebite de analiză şi sinteză;

- abilităţi de reprezentare a compartimentului pe care îl conduce şi de comunicare;

- capacitatea de a coordona activităţile personalului din subordine în echipă, cât şi independent;

- spirit constructiv în abordarea problemelor;

- corectitudine, disciplină şi un angajament clar în administrarea fondurilor publice.

• Cerinţe specifice (de exemplu: călătorii frecvente, delegări):

-  cunoaşterea procesului de utilizare a fondurilor structurale, atitudine proactivă în raport cu atribuţiile postului;

- disponibilitate pentru călătorii, delegări în ţară şi peste hotare;

- capacitate de comunicare eficientă.

• Competenţă managerială:

- capacitate de a coordona, organiza, conduce, controla, delega, în gestionarea resurselor umane, de a dezvolta abilităţile personalului, abilităţi în domeniul instruirii, de mediere şi negociere, obiectivitate în apreciere.

Atribuţii3 specifice gestionării asistenţei financiare nerambursabile - reprezintă 80% din totalul atribuţiilor de serviciu:

• se asigură de ducerea la îndeplinire a activităţilor personalului din subordine;

• coordonează elaborarea manualelor şi a procedurilor privind evaluarea, selecţia şi monitorizarea proiectelor, precum şi a instrucţiunilor aferente;

•  coordonează elaborarea manualelor şi a procedurilor privind procesul de comunicare şi cel de tehnologia informaţiei;

•  analizează ori de câte ori este necesar modul în care sunt îndeplinite obiectivele şi atribuţiile persoanelor din subordine, prevăzute prin fişele posturilor, şi dispune măsurile necesare;

• asigură schimbul de informaţii privind aspectele tehnice ale implementării programului cu direcţiile implicate din cadrul Comisiei Europene;

• notifică conducerea D DCAcu privire la orice modificare de procedură;

•  coordonează activitatea de elaborare a criteriilor de selecţie şi transmiterea lor spre aprobare Comitetului de monitorizare;

• asigură respectarea criteriilor de selecţie, monitorizare, raportare şi comunicare stabilite în PO DCA;

• asigură derularea unui proces de selecţie şi contractare rapid, simplu, eficient şi flexibil;

•  coordonează monitorizarea constantă a proiectelor selectate (contractelor) pentru a se asigura respectarea legislaţiei şi a regulilor naţionale şi comunitare;

1  Se vor indica necesitatea existenţei postului şi contribuţia pe care acesta o are în cadrul autorităţii sau instituţiei publice.

2 Şi limba minorităţilor naţionale, acolo unde este cazul.

3 Se stabilesc pe baza activităţilor care presupun exercitarea prerogativelor de putere publică, în concordanţă cu specificul funcţiei publice. Gradul de complexitate şi dificultate va creşte treptat în funcţie de gradul profesional, pentru funcţiile publice de execuţie, sau de nivelul competenţei manageriale, pentru funcţiile publice de conducere şi pentru funcţiile publice corespunzătoare categoriei înalţilor funcţionari publici.

•  are competenţe în faza de angajare a cheltuielilor din cadrul execuţiei bugetare prin acordarea vizei de specialitate pe angajamentul bugetar individual, pe angajamentul legal (contractul de finanţare) şi pe propunerea de angajare a unei cheltuieli;

• are competenţe în faza de lichidare a cheltuielilor din cadrul execuţiei bugetare prin semnarea şi aplicarea sigiliului pentru certificarea realităţii, regularităţii şi legalităţii operaţiunilor pe solicitarea de acordare a prefinanţării şi pe cererea de rambursare a beneficiarului;

• îndrumă promovarea eficientă a PO DCA şi sprijinirea corespunzătoare a potenţialilor beneficiari;

• coordonează punerea la dispoziţie a documentaţiei necesare exercitării atribuţiilor Comitetului de monitorizare (oferă inclusiv date de implementare pentru elaborarea rapoartelor anuale şi finale);

• îndrumă activitatea de administrare a sistemului IT şi coordonează managementul sistemului SMIS din cadrul D DCA;

• participă la reuniunile comitetelor de monitorizare ale altor programe operaţionale ca membru titular sau supleant;

• ocupantul postului are acces la informaţii cu caracter strict secret.

Atribuţiile specifice direcţiei generale - reprezintă 20% din totalul atribuţiilor de serviciu:

• realizează sinteze şi raportări solicitate de şefii ierarhici;

• îndeplineşte alte atribuţii necesare bunei funcţionări a direcţiei, în limita competenţelor dispuse de superiorul ierarhic.

Identificarea funcţiei publice corespunzătoare postului

Denumire: director adjunct

Vechimea în specialitate necesară4: 5 ani în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei publice

Sfera relaţională:

A.  Intern:

a) relaţii ierarhice:

• subordonat nemijlocit faţă de directorul Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative;

• subordonat faţă de secretarul de stat pentru reformă în administraţia publică;

b) relaţii funcţionale: cu experţii din cadrul direcţiei si cu personalul din celelalte direcţii de specialitate ale MAI;

c) relaţii de reprezentare: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul în relaţia cu alte instituţii naţionale.

B.  Extern:

a)  cu autorităţi şi instituţii publice: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, reprezintă ministerul;

b)  în relaţie cu organizaţii internaţionale: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, reprezintă ministerul.

Limite de competenţă5:

-  îndeplinirea atribuţiilor prevăzute în fişa postului şi a sarcinilor primite de la conducerea departamentului, ministerului;

- în lipsa directorului are delegate atribuţii de conducere a direcţiei. Delegarea de atribuţii şi competenţă:

- în lipsa titularului postului, atribuţiile din prezenta fişă vor fi preluate de persoana desemnată de şeful ierarhic superior.

Intocmit de6:	Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului:	Contrasemnează7:
Numele şi prenumele: Funcţia publică de conducere: Director	Numele şi prenumele: Funcţia publică de conducere: Director adjunct implementare	Numele şi prenumele: Secretar de stat, ..............................
Semnătura....................... Data..............................	Semnătura..................... Data.............................	Semnătura............... Data........................

4 Se stabileşte pe baza prevederilor legale.

5 Reprezintă libertatea decizională de care beneficiază titularul pentru îndeplinirea atribuţiilor care îi revin.

6 Se întocmeşte de conducătorul compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea titularul postului.

7 Contrasemnează superiorul conducătorului compartimentului