Ordinul Nr.28 din 10.03.2014

pentru modificarea şi completarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Direcţiei secretariat general şi protocol, aprobat prin Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 53/2013
ACT EMIS DE: Ministerul Afacerilor Interne
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 183 din 14 martie 2014

În temeiul art. 7 alin. (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare,viceprim-ministrul, ministrul afacerilor interne, emite următorul ordin: Articolul I Regulamentul de organizare şi funcţionare a Direcţiei secretariat general şi protocol, aprobat prin Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 53/2013, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 285 din 21 mai 2013, cu modificările ulterioare, se modifică şi se completează după cum urmează: 1. Articolul 11 se modifică şi va avea următorul cuprins: Articolul 11 Directorul Direcţiei secretariat general şi protocol este şeful direct al întregului personal şi răspunde în faţa conducerii ministerului de întreaga activitate a efectivului Direcţiei secretariat general şi protocol şi Biroului relaţii consulare şi cabinete aflat în subordine, îndeplinind atribuţiile din fişa postului, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 3 sau, după caz, în anexa nr. 3a. 2. Titlul anexei nr. 3 se modifică şi va avea următorul cuprins: FIŞA POSTULUI (funcţionar public cu statut special) 3. După anexa nr. 3 se introduce o nouă anexă, anexa nr. 3a, având cuprinsul prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin. Articolul IIPrezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Viceprim-ministru, ministrul afacerilor interne, Gabriel Oprea
ANEXĂ(Anexa nr. 3a la regulament) MINISTERUL AFACERILOR INTERNE Direcţia secretariat general şi protocol FIŞA POSTULUI (personal contractual) Nr. 1 A. Identificarea postului: 1. Denumirea structurii/biroului/compartimentului: Direcţia secretariat general şi protocol 2. Denumirea postului: director 3. Poziţia postului din statul de organizare: 1 4. Funcţia: director 5. Gradul/treapta profesională: II 6. Nivelul de acces la informaţii clasificate: secret de stat, nivelul „strict secret de importanţă deosebită“ 7. Relaţii cu alte posturi: 7.1. Sfera relaţională internă: a)relaţii ierarhice:

– subordonat faţă de: secretarul general;

– superior pentru: directorii adjuncţi, şefii de serviciu şi de birou; b)relaţii funcţionale: cu unităţi ale aparatului central sau cu instituţii şi structuri aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Afacerilor Interne, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea Ministerului Afacerilor Interne; c)relaţii de control: - coordonarea şi controlul directorilor adjuncţi şi a şefilor de serviciu şi de birou din subordine pentru: implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate, deţinute şi gestionate de conducerea ministerului, pe de o parte, şi de Direcţia secretariat general şi protocol, pe de altă parte; înregistrarea, evidenţa şi manipularea corespondenţei la nivelul conducerii ministerului; primirea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor adresate conducerii ministerului; asigurarea fluxului de informare şi documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei; organizarea, administrarea şi prelucrarea documentelor de specialitate ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne; organizarea activităţilor de protocol intern şi extern la nivelul conducerii ministerului; control de specialitate asupra activităţii personalului din direcţie şi, la nevoie, a altor structuri din Ministerul Afacerilor Interne; d)relaţii de reprezentare: reprezintă direcţia în raporturile cu conducerea ministerului, cu celelalte structuri ale ministerului, cu autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate7.2. Sfera relaţională externă: a)relaţii cu autorităţi şi instituţii publice: cu omologii din structurile similare ale altor instituţii; b)relaţii cu organizaţii internaţionale: cu autorităţi sau instituţii publice similare din străinătate; c)relaţii cu persoane juridice private: -B. Cerinţele postului: 1. Pregătire: 1.1. Studii de specialitate: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licenţă - ciclul I Bologna 1.2. Cursuri/programe de perfecţionare/specializare: studii de master sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în domeniul management, juridic sau în orice domeniu din aria de competenţă a Ministerului Afacerilor Interne 1.3. Limbi străine şi nivelul de cunoaştere: cel puţin o limbă străină de circulaţie internaţională la nivel mediu 1.4. Cunoştinţe de operare/programare pe calculator şi nivel de cunoaştere: operare pachet Microsoft Office, nivel avansat 1.5. Alte cunoştinţe şi abilităţi: management general, administraţie publică, legislaţie, birotică 1.6. Autorizaţii speciale pentru exercitarea atribuţiilor 2. Experienţă: 2.1. Vechime în muncă: 10 ani, din care 5 ani în Ministerul Afacerilor Interne 2.2. Vechime în specialitate: cel puţin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază 3. Aptitudini şi abilităţi necesare: bun organizator şi conducător, să cunoască şi să aplice principiile managementului modern, să posede capacitatea de a decide şi de a menţine un climat socioprofesional optim, cunoştinţe psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză şi sinteză, spirit de observaţie, simţ organizatoric, prestanţă, tact şi discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor 4. Starea sănătăţii: apt pentru funcţii de conducere 5. Trăsături psihice şi de personalitate: abordare diplomatică a situaţiilor problemă, motivarea şi antrenarea personalului în rezolvarea activităţilor specifice, sociabilitate, iniţiativă, responsabilitate, conduită morală ireproşabilă la serviciu şi în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe), obiectivitate, spirit critic C. Condiţii specifice postului: 1. Locul de muncă: sediul Ministerului Afacerilor Interne 2. Programul de lucru: 8 ore 3. Deplasări curente: în structurile Ministerului Afacerilor Interne, la autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate 4. Încadrarea în condiţii de muncă: se încadrează în locuri de muncă şi activităţi cu condiţii speciale de muncă 5. Riscuri implicate de post: afecţiuni ale coloanei vertebrale; ulcer şi afecţiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres; afecţiuni ale vederii cauzate de solicitări intense, precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului; surmenaj, oboseală psihică 6. Compensări: sporuri conform prevederilor legale D. Descrierea activităţilor şi responsabilităţilor corespunzătoare postului: Sarcini şi îndatoriri: a)elaborează concepţia de organizare a activităţilor specifice direcţiei şi asigură transpunerea acesteia în practică; b)ori de câte ori este nevoie, prezintă secretarului general corespondenţa adresată ministrului afacerilor interne, asigurând informarea asupra conţinutului documentelor; c)urmăreşte realizarea la termen a sarcinilor rezultate din documentele aprobate de conducerea ministerului care conţin rezoluţii, măsuri sau propuneri cu termene precise; d)verifică existenţa tuturor avizelor necesare pe documentele ce urmează a fi promovate la conducerea Ministerului Afacerilor Interne; e)asigură realizarea lucrărilor solicitate de conducerea ministerului, cu grad sporit de dificultate, ori care necesită colaborarea cu alte structuri din cadrul ministerului; f)urmăreşte înscrierea corectă a datelor în Ordinul de zi pe Ministerul Afacerilor Interne şi îl semnează; g)semnează documente de transport pentru personalul de la cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne şi foi de parcurs pentru autovehiculele care deservesc cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne; h)semnează documente privind prezenţa personalului de la cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne; i)semnează ordine de serviciu pentru persoanele aflate în vizită la conducerea Ministerului Afacerilor Interne; j)întocmeşte Planul de activitate al Colegiului ministerului pe baza propunerilor formulate de şefii inspectoratelor generale, direcţiilor generale şi direcţiilor din aparatul central; k)verifică modul în care au fost pregătite şi organizate şedinţele Colegiului şi alte şedinţe la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne, asigurând secretariatul şedinţelor Colegiului şi ale Comisiei de dialog social; l)stabileşte responsabilitatea verificării mapelor cu lucrări (de secretariat şi petiţii) adresate conducerii ministerului; m)repartizează, spre soluţionare, structurilor responsabile documente adresate conducerii Ministerului Afacerilor Interne, conform ordinelor în vigoare; n)solicită, după caz, puncte de vedere/avize de la oricare dintre structurile Ministerului Afacerilor Interne, în vederea prezentării la conducerea ministerului; o)controlează modul de desfăşurare a activităţilor profesionale, încadrarea în programul de lucru, activitatea personalului de serviciu, stilul şi metodele de muncă ale directorilor adjuncţi şi şefilor de serviciu; p)asigură îndeplinirea măsurilor prevăzute în Planul propriu al Direcţiei secretariat general şi protocol pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne; q)efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control la unităţile din aparatul central, la inspectoratele generale şi la celelalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne, pe liniile specifice de muncă; r)întocmeşte aprecierea de serviciu a directorului adjunct; s)organizează, conduce şi controlează activitatea personalului din structurile direcţiei; t)monitorizează modul de funcţionare a Sistemului de management al calităţii şi dispune măsuri de eliminare a neconformităţilor; u)organizează activitatea de pregătire continuă a personalului, urmăreşte cum se desfăşoară şi cum se asigură evaluarea întregului personal; v)asigură cadrul organizatoric necesar elaborării procedurilor formalizate şi managementului riscurilor pentru activităţile specifice; w)coordonează activitatea comisiei de elaborare a standardelor ocupaţionale; x)organizează categoriile de servicii (permanent sau ofiţer de serviciu, ture, cabinete) care se execută în cadrul unităţii; y)numeşte, prin dispoziţie, personalul care va exercita atribuţii în domeniile: întărirea controlului intern, apărarea împotriva incendiilor, securitatea şi sănătatea în muncă, situaţii de urgenţă, personalul care va întocmi şi actualiza fişele Registrului de riscuri al Direcţiei secretariat general şi protocol, precum şi consilierul de integritate; z)numeşte, prin dispoziţie, persoanele din structura Direcţiei secretariat general şi protocol responsabile de gestionarea tehnicii de informatică, documentelor clasificate, materialelor din evidenţa Direcţiei secretariat general şi protocol;aa) asigură măsurile pentru păstrarea în condiţii de deplină securitate a celorlalte bunuri din înzestrare şi verifică, trimestrial, modul lor de depozitare; bb) urmăreşte realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat şi petiţiilor la nivelul conducerii ministerului; cc) deschide petiţiile adresate de către cetăţeni conducerii ministerului, inclusiv cele marcate confidenţial/personal, le analizează şi le repartizează în funcţie de sfera de activitate în care se încadrează problematica semnalată; dd) semnează, în numele conducerii ministerului, răspunsuri adresate petenţilor; ee) urmăreşte modul de organizare şi desfăşurare a activităţilor de primire a cetăţenilor în audienţă de către conducerea Ministerului Afacerilor Interne; ff) coordonează activitatea de informare-documentare pentru conducerea ministerului şi stabileşte conţinutul şi planificarea de perspectivă a materialelor care urmează a fi introduse în publicaţiile de specialitate; gg) analizează şi propune spre aprobare conţinutul buletinelor de informare şi documentare şi al sintezelor documentare; hh) urmăreşte şi coordonează activitatea de actualizare a informaţiilor pe pagina de intranet a Ministerului Afacerilor Interne; ii) urmăreşte respectarea normelor metodologice în ceea ce priveşte prelucrarea şi gestionarea arhivei aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne; jj) urmăreşte activitatea de întocmire şi actualizare a Nomenclatorului arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne şi de gestionare a fondului arhivistic; kk) coordonează activitatea de protocol intern şi extern la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne; ll) coordonează activitatea de relaţii consulare la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne; mm) solicită Departamentului de informaţii şi protecţie internă efectuarea de verificări pentru avizarea eliberării certificatului de securitate şi autorizaţiei de acces la informaţii clasificate pentru angajaţii proprii şi din structuri subordonate; nn) aprobă listele cu personalul verificat şi avizat pentru lucru cu informaţiile secrete de stat şi evidenţa deţinătorilor de certificate de securitate şi autorizaţii de acces şi le comunică la instituţiile abilitate să coordoneze activitatea şi controlul măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii; oo) propune actualizarea listei informaţiilor secrete de stat şi a termenelor de menţinere în nivelurile de secretizare şi o supune aprobării, potrivit legii; pp) stabileşte obiectivele, sectoarele şi locurile din zona de competenţă, care prezintă importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor secrete de stat şi o comunică la Departamentul de informaţii şi protecţie internă; qq) solicită asistenţa de specialitate Departamentului de informaţii şi protecţie internă pentru coordonarea activităţii şi controlarea măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor secrete de stat; rr) supune avizării Departamentului de informaţii şi protecţie internă programul propriu de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi asigură aplicarea acestuia; ss) elaborează şi aplică măsurile procedurale de protecţie fizică şi de protecţie a personalului care are acces la informaţii clasificate; tt) întocmeşte ghidul pe baza căruia se va realiza încadrarea corectă şi uniformă în nivelurile de secretizare a informaţiilor secrete de stat, în strictă conformitate cu legea şi îl prezintă, spre aprobare, împuterniciţilor şi funcţionarilor superiori abilitaţi prin lege să atribuie nivelurile de secretizare; uu) asigură aplicarea şi respectarea regulilor generale privind evidenţa, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea şi distrugerea informaţiilor secrete de stat şi a interdicţiilor de reproducere şi circulaţie, în conformitate cu actele normative în vigoare; vv) comunică instituţiilor abilitate, potrivit competenţelor, lista funcţiilor din subordine care necesită acces la informaţii secrete de stat; ww) la încheierea contractelor individuale de muncă, a contractelor de colaborare sau convenţiilor de orice natură precizează obligaţiile ce revin părţilor pentru protecţia informaţiilor clasificate în interiorul şi în afara unităţii, în timpul programului şi după terminarea acestuia, precum şi la încetarea activităţii în cadrul Direcţiei secretariat general şi protocol; xx) asigură includerea funcţionarului de securitate în sistemul permanent de pregătire şi perfecţionare; yy) aprobă normele interne de aplicare a măsurilor privind protecţia informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia, şi controlează modul de respectare în Direcţia secretariat general şi protocol; zz) solicită fondurile necesare pentru implementarea măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, conform legii; aaa) analizează, ori de câte ori este necesar, dar cel puţin semestrial, modul în care funcţionarul de securitate şi personalul autorizat asigură protecţia informaţiilor clasificate; bbb) asigură inventarierea anuală a documentelor clasificate şi, pe baza acesteia, dispune măsuri în consecinţă, conform legii; ccc) sesizează Departamentul de informaţii şi protecţie internă în legătură cu incidentele de securitate şi riscurile la adresa informaţiilor secrete de stat; ddd) informează Departamentul de informaţii şi protecţie internă şi dispune efectuarea de cercetări şi, după caz, sesizează organele de urmărire penală în situaţia compromiterii informaţiilor clasificate; eee) asigură aplicarea măsurilor de protecţie a datelor cu caracter personal în cadrul direcţiei. Responsabilităţi:

– de planificare: planificarea activităţii direcţiei

– de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor

– de lucru cu publicul: -

– de luare a deciziilor: decizii privind desfăşurarea în bune condiţii a activităţilor direcţiei

– accesul la informaţii: secret de stat, nivelul „strict secret de importanţă deosebită“Ministrul Afacerilor Interne ........ ................ ................ ........... Numele şi prenumele ........ ................ ................ ........ ......... Semnătura ........ ........ ............... Data ........ ................ ........ Secretar general ........ ................ ................ ........ ............... Numele şi prenumele ........ ................ ................ ........ ......... Semnătura ........ ........ ............... Data ........ ................ ........ Titularul postului ........ ................ ................ ................ .......... Numele şi prenumele ........ ................ ................ ........ ......... Semnătura ........ ........ ............... Data ........ ................ ........