ORDIN
Nr. 221 din 16 iunie 2005
privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr.
589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale
ACT EMIS DE: MINISTERUL COMUNICATIILOR SI TEHNOLOGIEI
INFORMATIEI
ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL NR. 534 din 23 iunie 2005
In temeiul dispozitiilor Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica
si ale Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale,
avand in vedere prevederile Hotararii Guvernului nr. 744/2003 privind
organizarea si functionarea Ministerului Comunicatiilor si Tehnologiei
Informatiei, cu modificarile si completarile ulterioare,
ministrul comunicatiilor si tehnologiei informatiei emite prezentul ordin.
Art. 1
Se aproba Normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr.
589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale,
prevazute in anexa la prezentul ordin.
Art. 2
Prevederile normelor tehnice si metodologice cuprinse in anexa vor fi duse
la indeplinire prin grija Directiei generale pentru tehnologia informatiei.
Art. 3
Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
Ministrul comunicatiilor si tehnologiei informatiei,
Zsolt Nagy
ANEXA 1
NORME TEHNICE SI METODOLOGICE
pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii
electronice notariale
Art. 1
Prezentele norme tehnice si metodologice se aplica activitatii electronice
notariale si stabilesc conditiile pentru autorizarea notarilor publici pentru
efectuarea actelor notariale in forma electronica, precum si normele de
performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de
notarii publici, transmiterea documentelor electronice si pastrarea acestora in
arhive.
Art. 2
In sensul prezentelor norme tehnice si metodologice, termenii de mai jos au
urmatoarele semnificatii:
a) autoritate - autoritatea de reglementare si supraveghere speciala in
domeniu, conform art. 25 si 26 din Legea nr. 455/2001 privind semnatura
electronica;
b) registru - Registrul notarilor publici autorizati sa efectueze acte
notariale in forma electronica, care este constituit si actualizat de
autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu si care
cuprinde datele de identificare si alte informatii necesare cu privire la
activitatea notarilor publici care efectueaza acte notariale in forma
electronica.
Art. 3
In cadrul activitatii electronice notariale se utilizeaza certificate
calificate, eliberate de furnizori de servicii de certificare care functioneaza
in baza Legii nr. 455/2001, acreditati de autoritate, precum si servicii de
marcare temporala, furnizate conform Legii nr. 451/2004 privind marca
temporala.
Art. 4
Certificatul calificat utilizat de notarul public in activitatea
electronica notariala va contine mentiunea ca acesta a fost eliberat in scopul
prestarii activitatii notariale.
Art. 5
Certificatul calificat emis notarului public va contine informatiile
privind biroul notarial, care se refera la:
a) denumirea biroului notarial in cadrul caruia notarul public isi
desfasoara activitatea;
b) sediul biroului notarial,
asa cum sunt ele precizate in certificatul eliberat de curtea de apel in
circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea.
Art. 6
Inscrierea, de catre furnizorii de servicii de certificare, a informatiilor
prevazute la art. 4 si 5 se face in conformitate cu prevederile art. 18 alin.
(4) din Legea nr. 455/2001, in baza certificatului eliberat de curtea de apel
in circumscriptia careia notarul public isi desfasoara activitatea.
Art. 7
(1) Autorizatia privind activitatea electronica notariala se emite pentru o
perioada de 3 ani, cu revizuirea anuala a conditiilor tehnice stabilite la art.
7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) si j) din Legea nr. 589/2004 privind
regimul juridic al activitatilor electronice notariale, precum si a celor
prevazute la art. 12 din prezentele norme tehnice si metodologice.
(2) Verificarile se fac de catre:
a) auditori certificati de sisteme informatice, iar rezultatul
verificarilor este prezentat autoritatii sub forma de opinie de audit;
b) agentii de omologare agreate de autoritate.
Art. 8
Autorizatia emisa va avea forma prevazuta in anexa nr. 1 si va fi expusa
intr-un loc vizibil in incinta biroului notarial.
Art. 9
Documentatia ce insoteste cererea de autorizare prevazuta in anexa nr. 2
cuprinde:
a) certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul
public isi desfasoara activitatea;
b) scrisoare de bonitate de la banca prin care notarul public isi
desfasoara operatiunile curente si contract de asigurare profesionala pentru
activitatea desfasurata;
c) descrierea tehnica a sistemului utilizat; lista dotarilor;
d) certificat de omologare a sistemului informatic;
e) politica de securitate privind activitatea electronica notariala;
f) codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea
electronica notariala;
g) lista resurselor umane implicate in exploatarea si administrarea
sistemului, cu evidentierea experientei si competentei acestora;
h) cererea de inregistrare in registru; modelul acestei cereri este
prevazut in anexa nr. 3.
Art. 10
(1) Dupa emiterea autorizatiei, autoritatea include datele notarului public
in registru si genereaza pentru acesta un cod de identificare format prin
alipirea indicativului N, a anului, lunii si datei de incepere a activitatii si
a numarului de ordine al notarului public.
(2) Datele necesare care insotesc cererea de inregistrare in registru sunt
prevazute in anexa nr. 4.
(3) Continutul informational si structura registrului sunt prevazute in
anexa nr. 5.
Art. 11
In termen de 30 de zile de la primirea autorizatiei in conditiile art. 7,
dar inainte de inceperea activitatii electronice notariale, notarul public va
prezenta autoritatii cheia publica aferenta certificatului ce va fi utilizat in
aceasta activitate.
Art. 12
Pentru desfasurarea activitatii electronice notariale, sistemul informatic
utilizat trebuie sa indeplineasca cerintele privind:
a) asigurarea securitatii fizice;
b) protectia antivirus;
c) asigurarea unui mecanism de autentificare a utilizatorilor;
d) asigurarea confidentialitatii si integritatii comunicatiilor, a datelor
receptionate, transmise si stocate;
e) mentinerea unei arhive electronice locale;
f) mentinerea unui registru automatizat de audit care cuprinde evenimentele
legate de utilizarea si administrarea sistemului informatic; aceste informatii
vor fi pastrate pentru o perioada de cel putin 10 ani si in arhiva de
siguranta;
g) accesul (eventual pe baze contractuale) la servicii calificate de
arhivare electronica de siguranta, unde va fi pastrata o copie a fiecarui act
electronic notarial efectuat, o copie a registrului electronic al notarului
public, prevazut la art. 25 alin. (1) din Legea nr. 589/2004, precum si o copie
a registrului automatizat de audit mentionat la lit. f).
Art. 13
(1) Serviciile calificate de arhivare electronica utilizate de notarii
publici trebuie sa respecte legislatia referitoare la arhivarea documentelor
notariale si accesul la acestea, precum si standardele recunoscute in domeniul
managementului securitatii informatiei si al managementului inregistrarilor
electronice.
(2) Pentru pastrarea sub forma criptata a documentelor in arhive, notarul public
va depune cheia si aplicatia de decriptare la Uniunea Nationala a Notarilor
Publici din Romania.
(3) Cheia si aplicatia de decriptare vor fi pastrate pe toata durata legala
de pastrare a arhivelor. Cheia de decriptare se pastreaza in conditii de securitate
corespunzatoare si sub control dual al accesului.
Art. 14
Standardele de referinta pentru aprecierea securitatii unui sistem
informatic si a sistemului de management al securitatii informatiei sunt
ISO/IEC 15408/1999 (partile 1, 2 si 3), respectiv ISO 17799/2000, ultimele
versiuni ale acestora sau standarde care le inlocuiesc.
Art. 15
Pentru verificarea semnatarilor care solicita incheierea actelor notariale
in forma electronica, notarul public trebuie sa verifice cel putin urmatoarele:
a) semnatura electronica extinsa a solicitantului se bazeaza pe un
certificat calificat valabil, nerevocat si nesuspendat de catre furnizorul de
servicii de certificare care l-a eliberat;
b) certificatul semnatarului nu a fost eliberat pe baza unui pseudonim;
c) data si ora semnarii documentului de catre solicitant sunt afisate
corect si sunt credibile.
Art. 16
Incheierea actelor notariale in forma electronica va fi precedata de un
avertisment al sistemului informatic asupra operatiunii ce urmeaza a fi
efectuata si se va realiza printr-un mecanism care presupune confirmarea
expresa a notarului public.
Art. 17
Incalcarea prevederilor prezentelor norme tehnice si metodologice atrage
retragerea autorizatiei.
Art. 18
Anexele nr. 1 - 5 fac parte integranta din prezentele norme tehnice si
metodologice.
ANEXA 1
la normele tehnice si metodologice
MINISTERUL COMUNICATIILOR SI TEHNOLOGIEI INFORMATIEI
Avand in vedere:
- Hotararea Guvernului nr. 744/2003 privind organizarea si functionarea
Ministerului Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei, cu modificarile si
completarile ulterioare;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 2/2001 pentru stabilirea unor
masuri privind infiintarea, organizarea/reorganizarea sau functionarea, dupa
caz, a unor ministere, organe de specialitate ale administratiei publice
centrale si institutii publice, aprobata cu modificari prin Legea nr. 233/2001,
cu modificarile ulterioare,
- Legea nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice
notariale,
avand in vedere prevederile Ordinului ministrului comunicatiilor si
tehnologiei informatiei nr. 221 din 16 iunie 2005,
ministrul comunicatiilor si tehnologiei informatiei elibereaza prezenta
AUTORIZATIE
......................................., notar public cu sediul in cadrul
Biroului notarial ...........................................................
(adresa completa, inclusiv telefon si fax)
avand Certificatul nr. .................... eliberat de
......................., este autorizat sa desfasoare activitate electronica
notariala, astfel cum este prevazut in Legea nr. 589/2004.
Prezenta autorizatie este valabila pana la .............................. .
Ministrul comunicatiilor si tehnologiei informatiei,
................................
Nr. ..............
Data .............
ANEXA 2
la normele tehnice si metodologice
FORMULAR
de solicitare catre autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in
domeniu a autorizatiei pentru desfasurarea activitatii electronice notariale
______________________________________________________________________________
| Notar public |
|
|__________________________|___________________________________________________|
| Adresa biroului notarial | tara | oras | sector | strada | nr.
|
|
|__________|_______|_____________|____________|_____|
| | | | | |
|
|
|__________|_______|_____________|____________|_____|
| | bloc | etaj | apartament | cod postal |
|
|
|__________|_______|_____________|____________|_____|
| | | | | |
|
| |__________|_______|_____________|____________|_____|
| | telefon | fax | e-mail | web |
|
|
|__________|_______|_____________|____________|_____|
| | |
|
|__________________________|__________|________________________________________|
| Certificat nr. | eliberat de
|
|____________________________________________________|_________________________|
| |
|
|____________________________________________________|_________________________|
| Banca | nr. cont bancar
|
|____________________________________________________|_________________________|
| |
|
|____________________________________________________|_________________________|
| Data inceperii activitatii |
|
|____________________________________________________|_________________________|
| Proceduri de securitate utilizate (se vor detalia) |
|
|____________________________________________________|_________________________|
INSTIINTARE - ANGAJAMENT
Subsemnatul .................................................... instiintez
autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu (ARS)
referitor la desfasurarea activitatii electronice notariale mentionate in
prezentul document, cu incepere de la data de ................................
.
(se va completa in mod obligatoriu data)
Ma angajez sa imi desfasor activitatea in conformitate cu prevederile Legii
nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice notariale, pe
care ma oblig sa o respect intocmai atat in litera, cat si in spiritul ei.
Ma oblig totodata sa respect Normele tehnice si metodologice pentru
aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activitatii electronice
notariale, precum si standardele europene si internationale in domeniu.
Ma angajez ca in termen de 30 de zile de la primirea autorizatiei, dar
inainte de inceperea activitatii electronice notariale, sa prezint autoritatii
de reglementare si supraveghere specializate in domeniu cheia publica aferenta
certificatului ce va fi utilizat in aceasta activitate.
Anexez la prezenta urmatoarea documentatie:
1. certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul
public isi desfasoara activitatea;
2. scrisoare de bonitate de la banca prin care notarul public isi
desfasoara operatiunile curente;
3. copia contractului de asigurare profesionala pentru activitatea
desfasurata;
4. descrierea tehnica a sistemului utilizat; lista dotarilor;
5. certificatul de omologare a sistemului informatic utilizat in
desfasurarea activitatii electronice notariale;
6. politica de securitate privind activitatea electronica notariala;
7. codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea
electronica notariala;
8. lista resurselor umane implicate in exploatarea si administrarea
sistemului, cu evidentierea experientei si competentei acestora;
9. cererea de inscriere in Registrul notarilor publici autorizati sa
efectueze acte notariale in forma electronica.
Notar public, Din partea ARS. Am primit documentatia mentionata,
.................. ..................................
Data si ora ......
ANEXA 3
la normele tehnice si metodologice
Antetul biroului notarial in cadrul caruia isi desfasoara activitatea
notarul public
Data ........................
CERERE DE INREGISTRARE
Subsemnatul ........................................., notar public cu
sediul in cadrul Biroului notarial
............................................,
(adresa completa, inclusiv telefon si fax)
avand Certificatul nr. ....................................., eliberat de
...................................., solicit inregistrarea in Registrul
notarilor publici autorizati sa efectueze acte notariale in forma electronica
si acordarea codului de identificare.
Anexez la prezenta cerere documentatia necesara inregistrarii.
..................................
(semnatura notarului public)
ANEXA 4
la normele tehnice si metodologice
DOCUMENTATIA
necesara inregistrarii in Registrul notarilor publici autorizati sa efectueze
acte notariale in forma electronica
________________________________________________________________________________
1. Numele si prenumele notarului public
________________________________________________________________________________
2. Denumirea biroului notarial in care isi desfasoara activitatea notarul
public
________________________________________________________________________________
3. Adresa (tara, oras, judet/sector, strada, numar, bloc, scara, etaj,
apartament, cod postal)
________________________________________________________________________________
4. Telefon, fax, e-mail, adresa paginii web
________________________________________________________________________________
5. Certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul
public isi desfasoara activitatea sau de Uniunea Nationala a Notarilor
Publici din Romania
________________________________________________________________________________
6. Descrierea politicii de securitate privind activitatea electronica
notariala
________________________________________________________________________________
7. Descrierea sistemelor utilizate pentru desfasurarea activitatii electronice
notariale
________________________________________________________________________________
8. Codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea
electronica notariala
________________________________________________________________________________
9. Banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente
________________________________________________________________________________
10. Numarul contului bancar
________________________________________________________________________________
11. Atributele scrisorii de bonitate de la banca prin care notarul public isi
desfasoara operatiunile curente: numarul actului, data, eliberat de ........
________________________________________________________________________________
12. Atributele contractului de asigurare profesionala pentru activitatea
desfasurata: numarul actului, data, eliberat de ........
________________________________________________________________________________
13. Atributele contractului de inchiriere a sediului: numarul actului, data
________________________________________________________________________________
14. Atributele actului de proprietate a sediului: numarul actului, data
________________________________________________________________________________
15. Dovada privind achitarea obligatiilor catre stat, eliberata de organul
fiscal competent, sau declaratie pe propria raspundere
________________________________________________________________________________
16. Categoriile de servicii destinate publicului (tipul de acte notariale care
pot fi eliberate in forma electronica, procedurile de securitate utilizate)
________________________________________________________________________________
17. Certificatul de omologare a sistemului informatic
________________________________________________________________________________
18. Agentia de omologare
________________________________________________________________________________
19. Modalitatea de arhivare electronica (proprie sau prin contract)
________________________________________________________________________________
La punctul 8 notarul public trebuie sa se refere la:
a) descrierea practicilor, procedurilor si sistemelor care asigura
securitatea si integritatea datelor si accesul autorizat, permanent, la
acestea;
b) descrierea modalitatii de arhivare electronica;
c) politicile de personal;
d) structura personalului;
e) orele de program;
f) lista dotarilor;
g) lista resurselor umane implicate in exploatarea si in administrarea
sistemului, cu evidentierea experientei si a competentei acestora.
ANEXA 5
la normele tehnice si metodologice
CONTINUTUL
informational si structura Registrului notarilor publici autorizati sa
efectueze acte notariale in forma electronica
________________________________________________________________________________
1. Numarul de ordine al inregistrarii
________________________________________________________________________________
2. Numele si prenumele notarului public
________________________________________________________________________________
3. Codul de identificare a notarului public
________________________________________________________________________________
4. Denumirea biroului notarial in care isi desfasoara activitatea
________________________________________________________________________________
5. Adresa (tara, oras, judet/sector, strada, numar, bloc, scara, etaj,
apartament, cod postal)
________________________________________________________________________________
6. Telefon, fax, e-mail, adresa paginii web
________________________________________________________________________________
7. Certificatul eliberat de curtea de apel in circumscriptia careia notarul
public isi desfasoara activitatea sau de Uniunea Nationala a Notarilor
Publici din Romania
________________________________________________________________________________
8. Data la care a inceput activitatea de instrumentare a actelor notariale in
forma electronica
________________________________________________________________________________
9. Cheia publica a notarului public
________________________________________________________________________________
10. Indicatii privind furnizorul de certificate calificate, acreditat, care a
emis certificatul notarului public
________________________________________________________________________________
11. Descrierea politicii de securitate privind activitatea electronica
notariala
________________________________________________________________________________
12. Descrierea sistemelor utilizate pentru desfasurarea activitatii electronice
notariale
________________________________________________________________________________
13. Codul de practici si proceduri dupa care se desfasoara activitatea
electronica notariala
________________________________________________________________________________
14. Banca prin care notarul public isi desfasoara operatiunile curente
________________________________________________________________________________
15. Numarul contului bancar
________________________________________________________________________________
16. Atributele scrisorii de bonitate de la banca prin care notarul public isi
desfasoara operatiunile curente: numarul actului, data, eliberat de ....
________________________________________________________________________________
17. Atributele contractului de asigurare profesionala pentru activitatea
desfasurata: numarul actului, data, eliberat de ....
________________________________________________________________________________
18. Atributele contractului de inchiriere a sediului: numarul actului, data
________________________________________________________________________________
19. Atributele actului de proprietate a sediului: numarul actului, data
________________________________________________________________________________
20. Dovada privind achitarea obligatiilor catre stat, eliberata de organul
fiscal competent, sau declaratia pe propria raspundere
________________________________________________________________________________
21. Categoriile de servicii destinate publicului (tipul de acte notariale care
pot fi eliberate in forma electronica, procedurile de securitate utilizate)
________________________________________________________________________________
22. Certificatul de omologare a sistemului informatic
________________________________________________________________________________
23. Agentia de omologare
________________________________________________________________________________
24. Modalitatea de arhivare electronica (proprie sau prin contract)
________________________________________________________________________________
25. Situatii critice: camp ce poate contine referiri la ultima situatie critica
(de exemplu, intreruperea temporara a activitatii din cauza unor probleme
tehnice, modificarea procedurilor, sanctiuni etc.)
________________________________________________________________________________
26. Data si ora ultimei actualizari
________________________________________________________________________________
27. Data si ora ultimei verificari
________________________________________________________________________________
28. Situatia notarului public (operational, suspendat, activitatea incetata)
________________________________________________________________________________
29. Motivul suspendarii/incetarii activitatii (daca este cazul)
________________________________________________________________________________
30. Declaratia care confirma exactitatea informatiilor de mai sus, semnata
electronic de notarul public sau/si de autoritatea de reglementare si
supraveghere specializata in domeniu
________________________________________________________________________________
31. Identitatea operatorului din partea autoritatii de reglementare si
supraveghere specializate in domeniu, care a introdus/modificat/sters
inregistrarea
________________________________________________________________________________
32. Un document ingloband toate datele anterioare, semnat electronic de
operatorul din partea autoritatii de reglementare si supraveghere
specializate in domeniu, care a introdus inregistrarea
________________________________________________________________________________
La punctul 13 notarul public trebuie sa se refere la:
a) descrierea practicilor, procedurilor si sistemelor care asigura
securitatea si integritatea datelor si accesul autorizat, permanent, la
acestea;
b) descrierea modalitatii de arhivare electronica;
c) politicile de personal;
d) structura personalului;
e) orele de program;
f) lista dotarilor;
g) lista resurselor umane implicate in exploatarea si in administrarea
sistemului, cu evidentierea experientei si competentei acestora.