ORDIN Nr. 500
din 18 iunie 2009
privind Normele tehnice si
metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al
activitatii electronice notariale
ACT EMIS DE:
MINISTERUL COMUNICATIILOR SI TEHNOLOGIEI INFORMATIEI
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 487 din 14 iulie 2009
In temeiul dispoziţiilor art. 4 alin. (1) pct. 57, ale
art. 6 alin. (6) din Hotărârea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea şi
funcţionarea Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, cu
modificările şi completările ulterioare, precum şi ale Legii nr. 589/2004
privind regimul juridic al activităţii electronice notariale,
ministrul comunicaţiilor şi societăţii
informaţionale emite prezentul ordin.
Art. 1. - Se aprobă Normele tehnice şi metodologice
pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii
electronice notariale, prevăzute în anexa care face parte integrantă din
prezentul ordin.
Art. 2. - (1) La data intrării în vigoare a prezentului
ordin se abrogă Ordinul ministrului comunicaţiilor şi tehnologiei
informaţiei nr. 221/2005 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice
pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii
electronice notariale, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.
534 din 23 iunie 2005.
(2) Prezentul ordin se publică în Monitorul
Oficial al României, Partea I.
Ministrul comunicaţiilor şi societăţii informaţionale,
Gabriel Sandu
ANEXĂ
NORME TEHNICE ŞI METODOLOGICE
pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul
juridic al activităţii electronice notariale
Dispoziţii generale
Art. 1. - Prezentele norme tehnice şi metodologice se
aplică activităţii electronice notariale şi stabilesc condiţiile pentru
autorizarea notarilor publici pentru efectuarea actelor notariale în formă
electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la
sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor
electronice şi păstrarea acestora în arhive.
Art. 2. - In sensul prezentelor norme tehnice şi
metodologice, termenii de mai jos au următoarele semnificaţii:
a) autoritate - autoritatea de reglementare şi
supraveghere specială în domeniu, conform art. 25 din Legea nr. 455/2001
privind semnătura electronică şi art. 4 alin. (1) pct. 57 din Hotărârea
Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului
Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, cu modificările şi completările ulterioare;
b) registru - Registrul notarilor publici
autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică, care este
constituit şi actualizat de autoritatea de reglementare şi supraveghere
specializată în domeniu şi care cuprinde datele de identificare şi alte
informaţii necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectuează
acte notariale în formă electronică.
Art. 3. -In cadrul activităţii electronice notariale se
utilizează certificate calificate, eliberate de furnizori de servicii de
certificare care funcţionează în baza Legii nr. 455/2001, acreditaţi de
autoritate, precum şi servicii de marcare temporală, furnizate conform Legii
nr. 451/2004 privind marca temporală.
Art. 4. - Certificatul calificat utilizat de notarul
public în activitatea electronică notarială va conţine menţiunea că acesta a
fost eliberat în scopul prestării activităţii notariale.
Art. 5. - Certificatul calificat emis notarului public
va conţine informaţiile privind biroul notarial, care se referă la:
a) denumirea biroului notarial în cadrul căruia notarul
public îsi desfăşoară activitatea;
b) sediul biroului notarial, aşa cum sunt ele precizate
în certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul
public îşi desfăşoară activitatea.
Art. 6. -Inscrierea de către furnizorii de servicii de
certificare a informaţiilor prevăzute la art. 4 şi 5 se face în conformitate cu
prevederile art. 18 alin. (4) din Legea nr. 455/2001, în baza certificatului
eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi
desfăşoară activitatea.
Art. 7. - (1) Autorizaţia privind activitatea
electronică notarială se emite pentru o perioadă de 3 ani, cu revizuirea anuală
a condiţiilor tehnice stabilite la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) şi
j) din Legea nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţilor electronice
notariale, precum şi a celor prevăzute la art. 12 din prezentele norme tehnice
şi metodologice.
(2) Verificările se fac de către:
a) auditori certificaţi de sisteme informatice, iar
rezultatul verificărilor este prezentat autorităţii sub formă de opinie de
audit;
b) agenţii de omologare agreate de autoritate.
Art. 8. -Autorizaţia emisă va avea forma prevăzută în
anexa nr. 1 şi va fi expusă într-un loc vizibil în incinta biroului notarial.
Art. 9. - Documentaţia ce însoţeşte cererea de
autorizare prevăzută în anexa nr. 2 cuprinde:
a) certificatul eliberat de curtea de apel în
circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea;
b) scrisoare de bonitate de la banca prin care notarul
public îşi desfăşoară operaţiunile curente şi contract de asigurare
profesională pentru activitatea desfăşurată;
c) descrierea tehnică a sistemului utilizat; lista
dotărilor;
d) certificat de omologare a sistemului informatic;
e) politica de securitate privind activitatea
electronică notarială;
f) codul de practici şi proceduri după care se
desfăşoară activitatea electronică notarială;
g) lista resurselor umane implicate în exploatarea şi
administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi competenţei acestora;
h) cererea de înregistrare în registru; modelul acestei
cereri este prevăzut în anexa nr. 3.
Art. 10. - (1) După emiterea autorizaţiei, autoritatea
include datele notarului public în registru şi generează pentru acesta un cod
de identificare format prin alipirea indicativului N, a anului, lunii şi datei
de începere a activităţii şi a numărului de ordine al notarului public.
(2) Datele necesare care însoţesc cererea de
înregistrare în registru sunt prevăzute în anexa nr. 4.
(3) Conţinutul informaţional şi structura registrului
sunt prevăzute în anexa nr. 5.
Art. 11. -In termen de 30 de zile de la primirea
autorizaţiei în condiţiile art. 7, dar înainte de începerea activităţii
electronice notariale, notarul public va prezenta autorităţii cheia publică
aferentă certificatului ce va fi utilizat în această activitate.
Art. 12. - Pentru desfăşurarea activităţii electronice
notariale, sistemul informatic utilizat trebuie să îndeplinească cerinţele
privind:
a) asigurarea securităţii fizice;
b) protecţia antivirus;
c) asigurarea unui mecanism de autentificare a
utilizatorilor;
d) asigurarea confidenţialităţii şi integrităţii
comunicaţiilor, a datelor recepţionate, transmise şi stocate;
e) menţinerea unei arhive electronice locale;
f) menţinerea unui registru automatizat de audit care
cuprinde evenimentele legate de utilizarea şi administrarea sistemului
informatic; aceste informaţii vor fi păstrate pentru o perioadă de cel puţin 10
ani şi în arhiva de siguranţă;
g) accesul (eventual pe baze contractuale) la servicii
calificate de arhivare electronică de siguranţă, unde va fi păstrată o copie a
fiecărui act electronic notarial efectuat, o copie a registrului electronic al
notarului public, prevăzut la art. 25 alin. (1) din Legea nr. 589/2004, precum
şi o copie a registrului automatizat de audit menţionat la lit. f).
Art. 13 - (1) Serviciile calificate de arhivare
electronică utilizate de notarii publici trebuie să respecte legislaţia
referitoare la arhivarea documentelor notariale şi accesul la acestea, precum
şi standardele recunoscute în domeniul managementului securităţii informaţiei
şi al managementului înregistrărilor electronice.
(2) Pentru păstrarea sub formă criptată a documentelor
în arhive, notarul public va depune cheia şi aplicaţia de decriptare la Uniunea
Naţională a Notarilor Publici din România.
(3) Cheia şi aplicaţia de decriptare vor fi păstrate
pe toată durata legală de păstrare a arhivelor. Cheia de decriptare se
păstrează în condiţii de securitate corespunzătoare şi sub control dual al accesului.
Art. 14. - Standardele de referinţă pentru aprecierea
securităţii unui sistem informatic şi a sistemului de management al securităţii
informaţiei sunt ISO/IEC 15408/1999 (părţile 1,2 şi 3), respectiv ISO
17799/2000, ultimele versiuni ale acestora sau standarde care le înlocuiesc.
Art. 15. - Pentru verificarea semnatarilor care
solicită încheierea actelor notariale în formă electronică, notarul public
trebuie să verifice cel puţin următoarele:
a) semnătura electronică extinsă a solicitantului se bazează
pe un certificat calificat valabil, nerevocat şi nesuspendat de către
furnizorul de servicii de certificare care l-a eliberat;
b) certificatul semnatarului nu a fost eliberat pe
baza unui pseudonim;
c) data şi ora semnării documentului de către solicitant
sunt afişate corect şi sunt credibile.
Art. 16. - Incheierea actelor notariale în formă
electronică va fi precedată de un avertisment al sistemului informatic asupra
operaţiunii ce urmează a fi efectuată şi se va realiza printr-un mecanism care
presupune confirmarea expresă a notarului public.
Art. 17. -Incălcarea prevederilor prezentelor norme
tehnice şi metodologice atrage retragerea autorizaţiei.
Art. 18. - Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din
prezentele norme tehnice şi metodologice.
ANEXA Nr. 1 la normele tehnice si metodologice
Având în vedere prevederile Legii nr. 589/2004 privind
regimul juridic al activităţii electronice notariale şi ale Normelor tehnice şi
metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al
activităţii electronice notariale, aprobate prin Ordinul ministrului
comunicaţiilor şi societăţii informaţionale nr. 500/2009,
în temeiul art. 4 alin. (1) pct. 57, al art. 6 alin.
(6) din Hotărârea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea şi funcţionarea
Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, cu modificările şi
completările ulterioare,
în baza Referatului Direcţiei1............nr.............,
ministrul comunicaţiilor şi societăţii informaţionale
eliberează prezenta
AUTORIZAŢIE
........................................, notar public
cu sediul în cadrul Biroului
notarial......................................................................,
(adresa completă, inclusiv telefon şi fax) având Certificatul
nr..........................., eliberat de................................,
este autorizat să desfăşoare activitate electronică notarială, astfel cum este
prevăzut în Legea nr. 589/2004.
Prezenta autorizaţie este valabilă până
la....................................
Ministrul comunicaţiilor şi societăţii informaţionale,
.................................................................................
Nr........................................
Data....................................
1 Se va menţiona
denumirea direcţiei de specialitate din cadrul Ministerului Comunicaţiilor şi
Societăţii Informaţionale care îndeplineşte atribuţiile de punere în aplicare a
Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice
notariale.
ANEXA Nr. 2 la normele tehnice si metodologice
FORMULAR
de solicitare către autoritatea de reglementare şi
supraveghere specializată în domeniu a autorizaţiei pentru desfăşurarea
activităţii electronice notariale
|
Notar public
|
|
Adresa biroului notarial
|
ţara
|
oraş
|
sector
|
strada
|
nr.
|
|
|
|
|
|
|
|
bloc
|
etaj
|
apartament
|
cod poştal
|
|
|
|
|
|
|
|
|
telefon
|
fax
|
e-mail
|
web
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Certificat nr.
|
eliberat de
|
|
|
|
|
Banca
|
nr. cont bancar
|
|
|
|
|
Data începerii activităţii
|
|
|
Proceduri de securitate utilizate (se vor detalia)
|
|
INŞTIINŢARE-ANGAJAMENT
Subsemnatul,...............................................,
înştiinţez autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu
(ARS) referitor la desfăşurarea activităţii electronice notariale menţionate în
prezentul document, cu începere de la data de(se va completa în mod obligatoriu
data)
..........................................................................................................................................................
Mă angajez să îmi desfăşor activitatea în conformitate
cu prevederile Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii
electronice notariale, pe care mă oblig să o respect întocmai atât în litera,
cât şi în spiritul ei.
Mă oblig totodată să respect Normele tehnice şi
metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al
activităţii electronice notariale, precum şi standardele europene şi
internaţionale în domeniu.
Mă angajez ca în termen de 30 de zile de la primirea
autorizaţiei, dar înainte de începerea activităţii electronice notariale, să
prezint autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu
cheia publică aferentă certificatului ce va fi utilizat în această activitate.
Anexez la prezenta înştiinţare-angajament următoarea
documentaţie:
1. certificatul eliberat de curtea de apel în
circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea;
2. scrisoarea de bonitate de la banca prin care notarul
public îşi desfăşoară operaţiunile curente;
3. copia contractului de asigurare profesională pentru
activitatea desfăşurată;
4. descrierea tehnică a sistemului utilizat; lista
dotărilor;
5. certificatul de omologare a sistemului informatic
utilizat în desfăşurarea activităţii electronice notariale;
6. politica de securitate privind activitatea
electronică notarială;
7. codul de practici şi proceduri după care se
desfăşoară activitatea electronică notarială;
8. lista resurselor umane implicate în exploatarea şi
administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi competenţei acestora;
9. cererea de înscriere în Registrul notarilor publici
autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică.
Notar public,
...........................................................
Data şi ora...........................................
Din partea ARS
Am primit documentaţia menţionată.
...........................................................
ANEXA Nr. 3 la normele tehnice si metodologice
Antetul biroului notarial în cadrul căruia îşi
desfăşoară activitatea notarul public Data........................
CERERE DE ÎNREGISTRARE
Subsemnatul,................................., notar
public cu sediul în cadrul Biroului
notarial..........................................................., (adresa
completă, inclusiv telefon şi fax) având Certificatul nr........................................,
eliberat de....................................., solicit înregistrarea în
Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă
electronică şi acordarea codului de identificare.
Anexez la prezenta cerere de înregistrare documentaţia
necesară înregistrării.
.................................................
(semnătura notarului public)
ANEXA Nr. 4 la normele tehnice si metodologice
DOCUMENTAŢIA
necesară înregistrării în Registrul notarilor
publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică
|
1.
|
Numele şi prenumele notarului public
|
|
2.
|
Denumirea biroului notarial în care îşi desfăşoară activitatea
notarul public
|
|
3.
|
Adresa (ţara, oraş, judeţ/sector, strada, număr, bloc, scara,
etaj, apartament, cod poştal)
|
|
4.
|
Telefon, fax, e-mail, adresa paginii web
|
|
5.
|
Certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia
notarul public îşi desfăşoară activitatea sau de Uniunea Naţională a
Notarilor Publici din România
|
|
6.
|
Descrierea politicii de securitate privind activitatea
electronică notarială
|
|
7.
|
Descrierea sistemelor utilizate pentru desfăşurarea activităţii
electronice notariale
|
|
8.
|
Codul de practici şi proceduri după care se desfăşoară
activitatea electronică notarială
|
|
9.
|
Banca prin care notarul public îşi desfăşoară operaţiunile
curente
|
|
10.
|
Numărul contului bancar
|
|
11.
|
Atributele scrisorii de bonitate de la banca prin care notarul
public îşi desfăşoară operaţiunile curente: numărul actului, data, eliberat de
|
|
12.
|
Atributele contractului de asigurare profesională pentru
activitatea desfăşurată: numărul actului, data, eliberat de....
|
|
13.
|
Atributele contractului de închiriere a sediului: numărul
actului, data
|
|
14.
|
Atributele actului de proprietate al sediului: numărul actului,
data
|
|
15.
|
Dovada privind achitarea obligaţiilor către stat, eliberată de
organul fiscal competent, sau declaraţia pe propria răspundere
|
|
16.
|
Categoriile de servicii destinate publicului (tipul de acte
notariale care pot fi eliberate în forma electronică, procedurile de
securitate utilizate)
|
|
17.
|
Certificatul de omologare a sistemului informatic
|
|
18.
|
Agenţia de omologare
|
|
19.
|
Modalitatea de arhivare electronică (proprie sau prin contract)
|
La pct. 8 notarul public trebuie să se refere la:
a) descrierea practicilor, procedurilor şi sistemelor
care asigură securitatea şi integritatea datelor şi accesul autorizat,
permanent, la acestea;
b) descrierea modalităţii de arhivare electronică;
c) politicile de personal;
d) structura personalului;
e) orele de program;
f) lista dotărilor;
g) lista resurselor umane implicate în exploatarea şi
în administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi a competenţei
acestora.
ANEXA Nr. 5 la normele tehnice si metodologice
CONŢINUTUL INFORMAŢIONAL ŞI STRUCTURA
Registrului notarilor publici autorizaţi să
efectueze acte notariale în formă electronică
|
1.
|
Numărul de ordine al înregistrării
|
|
2.
|
Numele şi prenumele notarului public
|
|
3.
|
Codul de identificare a notarului public
|
|
4.
|
Denumirea biroului notarial în care îşi desfăşoară activitatea
|
|
5.
|
Adresa (ţara, oraş, judeţ/sector, strada, număr, bloc, scara,
etaj, apartament, cod poştal)
|
|
6.
|
Telefon, fax, e-mail, adresa paginii web
|
|
7.
|
Certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia
notarul public îşi desfăşoară activitatea sau de Uniunea Naţională a
Notarilor Publici din România
|
|
8.
|
Data la care a început activitatea de instrumentare a actelor
notariale în formă electronică
|
|
9.
|
Cheia publică a notarului public
|
|
10.
|
Indicaţii privind furnizorul de certificate calificate,
acreditat, care a emis certificatul notarului public
|
|
11.
|
Descrierea politicii de securitate privind activitatea
electronică notarială
|
|
12.
|
Descrierea sistemelor utilizate pentru desfăşurarea activităţii
electronice notariale
|
|
13.
|
Codul de practici şi proceduri după care se desfăşoară
activitatea electronică notarială
|
|
14.
|
Banca prin care notarul public îşi desfăşoară operaţiunile
curente
|
|
15.
|
Numărul contului bancar
|
|
16.
|
Atributele scrisorii de bonitate de la banca prin care notarul
public îşi desfăşoară operaţiunile curente: numărul actului, data, eliberat
de ....
|
|
17.
|
Atributele contractului de asigurare profesională pentru
activitatea desfăşurată: numărul actului, data, eliberat de ....
|
|
18.
|
Atributele contractului de închiriere a sediului: numărul
actului, data
|
|
19.
|
Atributele actului de proprietate al sediului: numărul actului,
data
|
|
20.
|
Dovada privind achitarea obligaţiilor către stat, eliberată de
organul fiscal competent, sau declaraţia pe propria răspundere
|
|
21.
|
Categoriile de servicii destinate publicului (tipul de acte
notariale care pot fi eliberate în formă electronică, procedurile de
securitate utilizate)
|
|
22.
|
Certificatul de omologare a sistemului informatic
|
|
23.
|
Agenţia de omologare
|
|
24.
|
Modalitatea de arhivare electronică (proprie sau prin contract)
|
|
25.
|
Situaţii critice: câmp ce poate conţine referiri la ultima
situaţie critică (de exemplu, întreruperea temporară a activităţii din cauza
unor probleme tehnice, modificarea procedurilor, sancţiuni etc.)
|
|
26.
|
Data şi ora ultimei actualizări
|
|
27.
|
Data şi ora ultimei verificări
|
|
28.
|
Situaţia notarului public (operaţional, suspendat, activitatea
încetată)
|
|
29.
|
Motivul suspendării/încetării activităţii (dacă este cazul)
|
|
30.
|
Declaraţia care confirmă exactitatea informaţiilor de mai sus,
semnată electronic de notarul public sau/şi de autoritatea de reglementare şi
supraveghere specializată în domeniu
|
|
31.
|
Identitatea operatorului din partea autorităţii de reglementare
şi supraveghere specializată în domeniu, care a introdus/modificat/şters
înregistrarea
|
|
32.
|
Un document înglobând toate datele anterioare, semnat electronic
de operatorul din partea autorităţii de reglementare şi supraveghere
specializate în domeniu, care a introdus înregistrarea
|
La pct. 13 notarul public trebuie să se refere la:
a) descrierea practicilor, procedurilor şi sistemelor
care asigură securitatea şi integritatea datelor şi accesul autorizat,
permanent, la acestea;
b) descrierea modalităţii de arhivare electronică;
c) politicile de personal;
d) structura personalului;
e) orele de program;
f) lista dotărilor;
g) lista resurselor umane implicate în exploatarea şi
în administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi competenţei
acestora.