Ordinul Nr.1937 din 20.10.2020

În baza articolului unic, alin. (3) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 165/2020 privind mandatul acordat ministerelor pentru identificarea, selectarea şi rezervarea imobilelor destinate ca sedii ale unor agenţii sau centre europene nou-înfiinţate,având în vedere Memorandumul privind desemnarea Ministerului Transporturilor, Infrastructurii şi Comunicaţiilor, în vederea derulării procedurii pentru identificarea, selectarea şi rezervarea prin antecontract, promisiune, scrisoare de intenţie sau închiriere a unei clădiri, în vederea participării României la procesul de desemnare a sediului Centrului european de competenţe industriale, tehnologice şi de cercetare în domeniul securităţii cibernetice şi a depunerii dosarului de candidatură aferent, în temeiul art. 9 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 90/2020 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Transporturilor, Infrastructurii şi Comunicaţiilor,ministrul transporturilor, infrastructurii şi comunicaţiilor emite prezentul ordin. Articolul IAnexa la Ordinul ministrului transporturilor, infrastructurii şi comunicaţiilor nr. 1.874/2020 privind aprobarea Procedurii operaţionale pentru identificarea, selectarea şi rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor, cod: PO-19-01, ediţia I, revizia 0, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 920 din 9 octombrie 2020, se modifică şi se înlocuieşte cu anexa „Procedură operaţională pentru identificarea, selectarea şi rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor cod: PO-19-01, ediţia I, revizia 1", care face parte integrantă din prezentul ordin. Articolul IIMinisterul Transporturilor, Infrastructurii şi Comunicaţiilor va duce la îndeplinire prevederile prezentului ordin. Articolul III Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.Ministrul transporturilor, infrastructurii şi comunicaţiilor,Lucian Nicolae BodeANEXĂPROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ pentru identificarea, selectarea şi rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor, cod: PO-19-01, ediţia I, revizia 1 1. Scopul procedurii operaţionale Procedura operaţională elaborată în vederea reglementării modalităţii de identificare, selectare şi rezervare prin promisiune de închiriere a imobilelor stabileşte modul de iniţiere, elaborare, avizare, aprobare a acestui tip de achiziţie la nivelul Ministerului Transporturilor, Infrastructurii şi Comunicaţiilor şi prezintă etapele care trebuie parcurse. 2. Domeniul de aplicare Aplicarea prezentei proceduri proprii se va face numai în cazul în care nu s-au putut identifica imobile proprietate publică sau privată a statului care să corespundă cerinţelor solicitate. Aplicarea prezentei proceduri proprii se va face în scopul asigurării utilizării eficiente a fondurilor publice în procesul de atribuire, al promovării transparenţei, proporţionalităţii şi concurenţei dintre ofertanţi, al asumării răspunderii, al garantării nediscriminării, recunoaşterii reciproce şi tratamentul egal al ofertanţilor care participă la atribuirea contractului. 3. Documente de referinţă 3.1. Reglementări internaţionale – Bunele practici internaţionale, specificate în Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector, INTOSAI GOV 91003.2. Legislaţie primară – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice; – Legea nr. 98/2016*) privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare. *) Potrivit prevederilor art. 29 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, „prezenta lege nu se aplică pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru de servicii care au ca obiect: a) cumpărarea sau închirierea, prin orice mijloace financiare, de terenuri, clădiri existente, alte bunuri imobile ori a drepturilor asupra acestora;". 3.3. Legislaţie secundară – Hotărârea Guvernului nr. 90/2020 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Transporturilor, Infrastructurii şi Comunicaţiilor3.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne – Regulamentul de organizare şi funcţionare al Ministerului Transporturilor, Infrastructurii şi Comunicaţiilor; – Ghidul pentru realizarea procedurilor de sistem şi operaţionale, elaborat de Secretariatul General al Guvernului;. – orice alte prevederi din acte normative emise de către Ministerul Transporturilor, Infrastructurii şi Comunicaţiilor. 4. Definiţii şi abrevieri 4.1. Definiţii

4.2. Abrevieri

5. Descrierea procedurii operaţionale 5.1. Generalităţi
(1) Această procedură operaţională reglementează identificarea, selectarea şi rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor destinate ca sediu potenţial al unei entităţi române sau străine de interes naţional.
(2) Principiile care stau la bază pentru identificarea, selectarea şi rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor sunt următoarele:a)nediscriminarea; b)tratamentul egal; c)recunoaşterea reciprocă; d)transparenţa; e)proporţionalitatea; f)asumarea răspunderii.5.2. Documente utilizate 5.2.1. Lista, provenienţa, conţinutul şi rolul documentelor În cazul PO-19-01, sunt utilizate următoarele formulare specifice:

a)Referat de necesitate - prezintă necesitatea şi oportunitatea aplicării procedurii; b)Specificaţii tehnice - vor cuprinde, în mod obligatoriu: cerinţe, prescripţii, caracteristici, condiţii de participare şi factori de evaluare, semnate de conducătorul structurii organizatorice care derulează contractul; c)Caiet de sarcini - caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia de atribuire şi constituie ansamblul cerinţelor minimale obligatorii pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică; d)Procesul-verbal de evaluare a ofertelor depuse şi selecţia ofertei/ofertelor câştigătoare; e)Raportul procedurii - va conţine denumirea ofertantului/ofertanţilor declarat/declaraţi câştigător/câştigători; f)Promisiune de rezervare - angajamentul ferm al ofertantului de a rezerva imobilul în vederea închirierii până la data convenită între ofertant şi MTIC.5.2.2. Circuitul documentelor

NOTĂ: Formularea eventualelor contestaţii se poate face în termen de o zi lucrătoare de la data transmiterii comunicării rezultatului evaluării, iar acestea se vor depune la sediul MTIC, poarta G., Serviciul Registratură. Rezultatele soluţionării contestaţiilor se vor comunica în termen de o zi lucrătoare. 5.3. Resurse necesare a)Resurse financiare:Nu au fost necesare resurse financiare suplimentare pentru elaborarea acestei proceduri operaţionale. b)Resurse materiale:– echipamente IT; – internet, intranet; – birotică, consumabile. c)Resurse umane: consilieri din cadrul compartimentului de achiziţii publice.5.4. Modul de lucru 5.4.1. Planificarea activităţii Se respectă termenele indicate la circuitul documentelor. 5.4.2. Derularea activităţii Procesul de identificare, selectare şi rezervare a unui imobil se iniţiază prin elaborarea „Referatului de necesitate". Referatul de necesitate, conform modelului prevăzut în anexa nr. 2, va fi întocmit de către Grupul de lucru numit prin ordin MTIC. El va fi aprobat de ministru. Referatul de necesitate şi specificaţiile tehnice se înaintează Direcţiei achiziţii publice şi administrarea domeniului public (DAPADP) pentru iniţierea procedurii. Directorul DAPADP repartizează documentele unui responsabil de lucrare pentru derularea şi finalizarea procedurii. Caietul de sarcini, conform modelului din anexa nr. 3, este întocmit de către responsabilul de lucrare în baza Specificaţiilor tehnice elaborate şi însuşite de către GL şi conţine cerinţe, prescripţii, caracteristici ce sunt descrise în mod obiectiv, în aşa manieră încât să corespundă necesităţii autorităţii contractante, astfel: a)condiţii de participare a ofertanţilor; b)factorii de evaluare a ofertelor; c)cerinţele şi condiţiile definesc, după caz şi fără a se limita la cele ce urmează, caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic şi de performanţă; d)cerinţele şi condiţiile de participare trebuie să permită oricărui ofertant accesul egal la achiziţie şi nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrângă concurenţa între ofertanţi; e)se interzice definirea unor cerinţe şi condiţii, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse.Caietul de sarcini va fi semnat de către DAPADP şi GL. 5.4.2.1. Efectuarea procesului de identificare, selectare şi rezervare a unui imobil: se iniţiază prin publicarea pe site-ul MTIC, precum şi minimum într-un ziar cotidian central a unui „Anunţ de publicitate", în care documentaţia de atribuire conţine cerinţele de calificare, condiţiile de participare şi criteriile de evaluare a ofertelor. Procesul de atribuire se desfăşoară astfel: a)în termen de 3 zile lucrătoare, responsabilul de lucrare procedează la elaborarea documentaţiei de atribuire (cerinţele de calificare, condiţiile de participare şi criteriile de evaluare) şi postează anunţul. Răspunsurile la clarificări sunt transmise pe adresa de e-mail a ofertanţilor, dar şi publicate pe site-ul MTIC. În urma anunţului de publicitate se procedează la primirea şi înregistrarea ofertelor depuse; b)în vederea evaluării ofertelor depuse se constituie prin ordin al ministrului o comisie de evaluare alcătuită din câte un specialist din partea DAPADP, DAERI, DA, DEAS, DRPSPC şi 2 de la DRTACM; c)comisia de evaluare analizează ofertele depuse, condiţiile de participare şi face calculul punctajului ofertanţilor în baza algoritmului de evaluare; d)comisia de evaluare întocmeşte procesul-verbal de evaluare a ofertelor, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4, în care stabileşte ofertele admisibile, ofertele respinse ca neconforme sau inacceptabile; e)comisia de evaluare întocmeşte clasamentul ofertanţilor în ordinea descrescătoare a punctajului obţinut; f)în baza procesului-verbal de evaluare a ofertelor se întocmeşte raportul procedurii, prin care se stabileşte/stabilesc oferta/ofertele câştigătoare şi se înaintează spre aprobare ministrului; g)deciziile Comisiei de evaluare privind procesul de evaluare a ofertelor depuse se iau cu votul majorităţii din numărul membrilor săi cu drept de vot; h)în anumite situaţii, procesul de evaluare poate continua cu negocierea individuală a ofertei declarate admisibile, în vederea îmbunătăţirii acesteia şi depunerii ofertei finale.5.4.2.2. Etape finale ale procedurii: a)după aprobarea Raportului procedurii, responsabilul de lucrare comunică ofertanţilor rezultatul evaluării şi decizia privind oferta câştigătoare; b)responsabilul de lucrare întocmeşte proiectul de promisiune de închiriere, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5, cu ofertantul/ofertanţii câştigător/câştigători, după expirarea termenului de contestaţii menţionat în nota de subsol a tabelului „Circuitul documentelor" (paragraf 5.2.2); c)înaintarea promisiunii de închiriere, în copie, în vederea derulării, către GL; d)schema logică a operaţiunilor şi acţiunilor desfăşurate în scopul elaborării PO-19-01 este prevăzută în anexa nr. 1. Activitatea se derulează în conformitate cu prevederile şi termenii legali de către persoanele desemnate de directorul direcţiei care are obligaţia de a utiliza toate resursele umane.6. Responsabilităţi

6.1. Ministrul aprobă documentaţia aferentă etapelor specifice procedurii. 6.2. Directorul DAPADP analizează, verifică, semnează şi avizează documentele utilizate în cadrul achiziţiei. 6.3. Preşedintele GL elaborează, analizează, verifică, semnează referatul de necesitate, specificaţiile tehnice şi caietul de sarcini, avizează promisiunea de rezervare şi transmite documentele care stau la baza realizării achiziţiei din bugetul de stat. 6.4. Directorul DA verifică şi avizează promisiunea de rezervare din punctul de vedere al legalităţii clauzelor contractuale. 6.5. Persoana responsabilă de lucrare de la DAPADP: a)elaborează şi semnează documentele în conformitate cu prevederile procedurii operaţionale PO-19-01 la termenele stabilite; b)formulează observaţii în legătură cu cerinţele, prescripţiile şi condiţiile prevăzute în specificaţiile tehnice; c)transmite documentele pentru avizare şi aprobare; d)arhivează dosarul original al procedurii de identificare, selectare şi rezervare a unui imobil. ANEXA Nr. 1*)*) Anexa nr. 1 este reprodusă în facsimil.la procedură Diagrama de proces pentru realizarea achiziţiilor de servicii ANEXA Nr. 2 la procedură Aprobat. Ordonator de credite REFERAT DE NECESITATE Datorită necesităţii ........, este nevoie de „identificarea, selectarea şi rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor". În acest sens, propunem efectuarea procedurii potrivit specificaţiilor tehnice anexate. Justificarea necesităţii: Menţionăm că procesul de identificare, selectare şi rezervare a unui imobil este necesar pentru ......... . Având în vedere cele prezentate mai sus, vă rugăm să dispuneţi demararea procedurii conform legislaţiei în vigoare. La prezentul referat anexăm Specificaţii tehnice şi alte cerinţe care cuprind descrierea serviciilor menţionate mai sus. GL Preşedinte, ........ ................ ............... (persoana care întocmeşte) Funcţia, numele şi prenumele, semnătura ........ ................ ................ ........ .............. ANEXA Nr. 3 la procedură CAIET DE SARCINI (model) 1. Introducere Prezentul caiet de sarcini face parte integrantă din documentaţie şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant proprietar de imobil propunerea tehnică şi cea financiară. Cerinţele caietului de sarcini conţin în mod obligatoriu indicaţii privind regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potenţialii ofertanţi să elaboreze propunerea tehnică corespunzător necesităţilor autorităţii contractante. Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale şi obligatorii. În acest sens orice ofertă prezentată, care se abate de la prevederile caietului de sarcini, va fi luată în considerare numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din caietul de sarcini. 2. Generalităţi Ministerul Transporturilor, Infrastructurii şi Comunicaţiilor, cu sediul în Bucureşti, bd. Dinicu Golescu nr. 38, sectorul 1, tel: ........ ........; e-mail: ........ ..........., cod de identificare fiscală (CIF) 13633330, achiziţionează ........ ........ ........... la adresa mai sus menţionată. 3. Obiectul achiziţiei Identificarea, selectarea şi rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor 4. Cerinţe minime Se vor specifica, detaliat, cerinţe minime obligatorii pe care trebuie să le îndeplinească ofertantul: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............... ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............... ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............... 5. Condiţii de participare 6. Factori de evaluare GL DAPADP ANEXA Nr. 4 la procedură Nr. ........../........ ........... PROCES-VERBAL DE EVALUARE a ofertelor depuse pentru identificarea, selectarea şi rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor Încheiat astăzi, ................, cu ocazia analizării ofertelor depuse pentru identificarea, selectarea şi rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor Modul de organizare şi derulare a procedurii: Comisia de evaluare numită prin Ordinul ministrului transporturilor, infrastructurii şi comunicaţiilor nr. ........ ........ .......... din ........ ..........., compusă din:

În data de ........ ................ s-a publicat pe site-ul Ministerului Transporturilor, Infrastructurii şi Comunicaţiilor, precum şi în cotidianul ........ anunţul de publicitate nr. ...., prin care invităm potenţialii ofertanţi proprietari de imobile să participe la ofertarea „pentru identificarea, selectarea şi rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor", prin depunerea unei oferte, conform caietului de sarcini care a fost anexat documentaţiei de atribuire. Termenul de depunere a ofertelor a fost stabilit pentru data de ........ .........., ora................ . Până la data-limită de depunere a ofertelor, ..............., ora ............,00, specificată în adresa de participare, s-a depus un număr de ............... oferte după cum urmează: 1. ........ ................ ........ 2. ........ ................ ........ Nu au existat oferte depuse după data-limită de depunere a ofertelor. Punctual, etapele care se vor parcurge în cadrul procesului de evaluare a ofertelor depuse la procedură sunt următoarele: – verificarea modalităţii de îndeplinire a criteriilor de calificare de către ofertanţi pe baza documentelor depuse în cadrul ofertei, stabilirea clarificărilor şi completărilor formale sau de confirmare necesare pentru evaluarea modalităţii de îndeplinire a criteriilor de calificare, stabilirea ofertelor care îndeplinesc criteriile de calificare şi respingerea ofertelor care nu îndeplinesc criteriile de calificare; – verificarea propunerilor depuse de ofertanţii admişi în etapa de calificare în ceea ce priveşte conformitatea propunerilor tehnice prezentate cu cerinţele caietului de sarcini. Verificarea conformităţii imobilelor ofertate se va realiza prin analizarea documentelor prezentate în cadrul propunerii tehnice şi prin vizionarea la faţa locului.Vor fi considerate admisibile numai acele oferte care, în urma evaluării documentelor de calificare şi a propunerii tehnice, îndeplinesc toate cerinţele prevăzute în documentaţia de atribuire. În urma verificării condiţiilor de participare s-a stabilit că ofertele care se încadrează conform celor solicitate prin caietul de sarcini privind achiziţia „pentru identificarea, selectarea şi rezervarea prin promisiune de închiriere a imobilelor" sunt: 1. ........ ................ ........ 2. ........ ................ ........ În continuare, s-a procedat la analiza ofertelor tehnice. Clasamentul pe baza punctajului total se prezintă astfel: 1. ........ ................ ........ 2. ........ ................ ........ Conform prevederilor legale în vigoare, autoritatea contractantă va anunţa în scris ofertantul/ofertanţii câştigător/câştigători. Drept care s-a încheiat prezentul proces-verbal de evaluare a ofertelor într-un exemplar original, astăzi ........ ........, care conţine .. (........) pagini. Comisia de evaluare:

ANEXA Nr. 5 la procedură PROMISIUNE DE ÎNCHIRIERE Între subsemnaţii: 1. ........ ................ ................ ........ ........., domiciliat(ă) în ........ ........ ........., str. ........ ........ ............ nr. ....., bl. ......, ap. ......, identificat(ă) cu CI/BI seria ........ număr ........ ............, în calitate de promitent locator, pe de o parte, şi 2. Ministerul Transporturilor, Infrastructurii şi Comunicaţiilor, cu sediul în Bucureşti, bd. Dinicu Golescu nr. 38, sectorul 1, telefon: 021.319.61.56, fax: 021.319.61.99, cod fiscal 13633330, cont nr. RO78TREZ23A840100710102X, deschis la Activitatea de Trezorerie şi Contabilitate Publică a Municipiului Bucureşti, reprezentat legal prin domnul Lucian Nicolae Bode, ministru, în calitate de promitent locatar, pe de altă parte, a intervenit următoarea promisiune de închiriere în următoarele condiţii: În baza prezentei, promitentul locator îşi ia angajamentul ca în condiţiile menţionate în prezenta promisiune de închiriere să încheie contract de închiriere cu promitentul locatar, cu privire la imobilul compus din ........ ................ ................ ........ ............ ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .......... ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .......... ........ ................ ................ ................ .........., situat în ........ ........ ............, str. ........ ................ ............ nr. ..........., cu destinaţia ........ ................ ........... , în termen de ........ ......... zile de la data prezentului înscris şi având preţul de ... euro/mp, pe care îl deţine în proprietate în baza următoarelor acte (în original): ........ ................ ................ ................ ........... ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........... ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............ ........ .............., în condiţiile şi la preţul convenite de părţi, dacă promitentul locatar îşi manifestă opţiunea să închirieze bunul în termenul stipulat în prezenta promisiune. În perioada cuprinsă între data semnării promisiunii de închiriere şi data încheierii contractului de închiriere, promitentul locator va permite accesul promitentului locatar, în vederea vizionării spaţiului. Imobilul supus închirierii va servi intereselor promitentului locatar. Promitentul locatar va închiria imobilul în condiţiile îndeplinirii clauzelor suspensive, în termenul de valabilitate al prezentei promisiuni de închiriere. Clauze suspensive - se vor menţiona distinct şi particular, de la caz la caz. Această promisiune de închiriere, precum şi datele şi informaţiile conţinute în cuprinsul său constituie informaţii confidenţiale şi niciuna dintre părţi nu va dezvălui, direct ori indirect, conţinutul său către niciun terţ fără acordul prealabil scris al celeilalte părţi, cu excepţia acelor terţi implicaţi în implementarea tranzacţiei (angajaţi, colaboratori, consultanţi, acţionari, bănci etc.). Dacă în cadrul termenului stipulat promitentul locatar a optat pentru închirierea bunului, părţile vor încheia contractul de închiriere final, în care se vor stipula în concret toate datele şi condiţiile de închiriere, fără ca preţul stipulat în prezenta promisiune de închiriere să fie modificat. Promitentul locatar devine locatar al bunului prin contractul de închiriere, şi nu retroactiv de la data semnării prezentei promisiuni. Prezenta promisiune de închiriere nu este şi nu trebuie înţeleasă a constitui vreun angajament ferm şi/sau propunere fermă de contractare din partea Ministerului Transporturilor, Infrastructurii şi Comunicaţiilor, ministerul fiind liber să decidă asupra oportunităţii încheierii contractului de locaţiune cu privire la imobil. Totuşi, această promisiune de închiriere reprezintă un angajament ferm al părţilor cu privire la prevederile aferente confidenţialităţii şi exclusivităţii. Prezenta promisiune de închiriere nu ţine loc de contract de închiriere. Încheiată în 3 exemplare, câte unul pentru fiecare parte, astăzi, ........ ............... .