Ordinul Nr.1650 din 28.07.2011

În scopul realizării unui sistem unitar de emitere, folosire şi gestionare a legitimaţiei de serviciu pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare,în conformitate cu prevederile art. 22 alin. (5) din Legea nr. 293/2004 privind Statutul funcţionarilor publici cu statut special din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, republicată, cu modificările ulterioare,în temeiul art. 13 din Hotărârea Guvernului nr. 652/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Justiţiei, cu modificările şi completările ulterioare,ministrul justiţiei emite următorul ordin: Articolul 1Legitimaţia de serviciu este documentul oficial care atestă calitatea de personal al sistemului administraţiei penitenciare şi se foloseşte în exercitarea atribuţiilor de serviciu şi la accesul în unitate. Articolul 2(1) Legitimaţia de serviciu, realizată cu ajutorul tehnicii de calcul, este confecţionată în sistem duplex - avers şi revers, prin tipărire pe card PVC, de grosime 0,76 mm şi mărime 54 mm/86 mm, conform anexei nr. 1.(2) Aversul are fond albastru, filigranat cu grupări de litere „ANP“, şi are imprimat în centru sigla Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.(3) În partea de sus, în stânga, este tipărit tricolorul, central sunt înscrise cuvintele „ROMÂNIA“, „MINISTERUL JUSTIŢIEI“, „ADMINISTRAŢIA NAŢIONALĂ A PENITENCIARELOR“, iar în dreapta este imprimată Stema României.(4) În stânga-mijloc este imprimată fotografia titularului, cu dimensiunile 3 cm/3 cm color, în uniforma de oraş, cu cămaşă albă, descoperit.(5) Sub fotografie se înscriu seria şi numărul legitimaţiei, care sunt compuse din:a)seria legitimaţiei - prima grupare de litere reprezintă acronimul unităţii, conform anexei nr. 2; a doua grupare de litere reprezintă nivelul de acces, folosindu-se „AL“ pentru acces local, „AE“ pentru acces extins şi „AG“ pentru acces general; b)numărul legitimaţiei - prima grupare de cifre reprezintă codul informatic al titularului, iar a doua grupare de cifre reprezintă data la care legitimaţia a fost emisă. (6) În dreapta fotografiei sunt înscrise, pe 6 rânduri, următoarele elemente:– pe rândul 1 - cuvântul „LEGITIMAŢIE“; – pe rândurile 2 şi 3 - gradul profesional pentru funcţionarii publici cu statut special; – pe rândul 4 - numele titularului; – pe rândul 5 - prenumele titularului; – pe rândul 6 - funcţia pentru personalul încadrat pe funcţii de director general, director general adjunct şi director. (7) În partea de jos, în dreapta, se înscrie data până la care legitimaţia este valabilă.(8) Reversul are fond albastru, filigranat cu grupări de litere „ANP“ şi imprimat în centru cu sigla Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.(9) În partea de sus, central, este înscrisă unitatea din care face parte titularul.(10) În centru-stânga, este imprimată data eliberării, iar în centru-dreapta se aplică semnătura scanată a directorului general şi ştampila.(11) În partea de jos, central, sub siglă, se înscrie, detaliat, nivelul de acces al titularului. Articolul 3Direcţia management resurse umane şi Direcţia tehnologia informaţiei şi comunicaţii din Administraţia Naţională a Penitenciarelor vor asigura confecţionarea legitimaţiilor de serviciu. Articolul 4(1) După modul în care sunt emise, legitimaţiile de serviciu sunt cu acces local, cu acces extins şi cu acces general.(2) Legitimaţiile de serviciu cu acces local se emit pentru personalul fără atribuţii de control şi coordonare din aparatul central al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi pentru personalul din unităţile subordonate şi permit accesul titularilor în unitatea din care fac parte.(3) Legitimaţiile de serviciu cu acces extins se emit pentru directorii de unitate şi permit accesul titularilor în unitatea din care fac parte, precum şi în aparatul central al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.(4) Legitimaţiile de serviciu cu acces general se emit pentru personalul din aparatul central al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor cu drept de control şi coordonare, precum şi pentru personalul Subunităţii de pază şi escortare deţinuţi transferaţi şi dau dreptul titularilor la acces în aparatul central al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi în unităţile subordonate. Articolul 5Legitimaţiile de serviciu se emit pentru întregul personal din sistemul administraţiei penitenciare, în următoarele cazuri: a)la încadrare; b)la schimbarea gradului profesional; c)la schimbarea numelui; d)la mutarea în altă unitate; e)la detaşarea în altă unitate; f)la împuternicirea într-o funcţie pentru care este necesar un alt nivel de acces; g)cu ocazia trecerii în altă categorie; h)când fotografia nu mai corespunde cu fizionomia; i)la modificarea nivelului de acces; j)la expirare; k)în caz de deteriorare; l)în caz de pierdere; m)în alte situaţii deosebite. Articolul 6(1) În cazul personalului detaşat între unităţi ale sistemului penitenciar, structura de resurse umane din unitatea în care este încadrat retrage legitimaţia de serviciu, pe care o va păstra pe perioada detaşării.(2) Unitatea la care este detaşat personalul ia măsuri în vederea eliberării legitimaţiei de serviciu, potrivit prevederilor art. 5 lit. e). Articolul 7Termenul de valabilitate a legitimaţiilor de serviciu este de 5 ani de la data emiterii, în măsura în care nu intervin situaţiile prevăzute expres la art. 5 lit. b)-i), respectiv k)-m). Articolul 8
(1) Pentru emiterea legitimaţiilor de serviciu, structurile de resurse umane din unităţi înaintează, pe suport electronic, Direcţiei management resurse umane din Administraţia Naţională a Penitenciarelor tabele cu datele personale ale celor în cauză.(2) Tabelele trebuie să cuprindă următoarele rubrici:– număr curent; – grad profesional; – nume; – prenume; – codul informatic; – motivul pentru care se solicită eliberarea legitimaţiei; – observaţii. (3) La rubrica „observaţii“ se fac menţiuni pentru personalul cu funcţii de director şi de preot.(4) Tabelele sunt însoţite de fotografiile titularilor, realizate în format digital; pentru identificarea fotografiilor, numele fişierelor va fi codul informatic al titularului. Articolul 9(1) La nivelul fiecărei unităţi se instituie un registru de evidenţă a legitimaţiilor, cu următoarele rubrici: seria şi numărul legitimaţiei, gradul profesional, numele şi prenumele, data emiterii legitimaţiei, semnătura titularului de primire şi semnătura de restituire a lucrătorului de resurse umane, numărul procesului-verbal de scoatere din evidenţă.(2) Pentru personalul din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, direcţiile de specialitate transmit Direcţiei management resurse umane tabelul nominal cu nivelul de acces solicitat. Articolul 10(1) Structurile de resurse umane au obligaţia de a retrage legitimaţiile la încetarea raporturilor de serviciu, încetarea contractului de muncă şi în cazurile în care este emis un nou document de legitimare.(2) În caz de deces, legitimaţia de serviciu se recuperează de la familia defunctului. Articolul 11(1) Legitimaţiile retrase de la titulari, cu excepţia situaţiei prevăzute la art. 6, se distrug, prin ardere, şi se scad din gestiune pe baza unui proces-verbal aprobat în prealabil de directorul unităţii.(2) Comisia formată în acest scop are în componenţă 3 funcţionari publici cu statut special, desemnaţi de directorul unităţii, dintre care unul face parte din structura de resurse umane.(3) Comisie întocmeşte un proces-verbal, în exemplar unic, care se clasează la structura de resurse umane a unităţii. Articolul 12(1) Personalul are obligaţia să păstreze cu grijă legitimaţiile şi să le folosească numai în interes de serviciu, în conformitate cu prevederile art. 1.(2) Este interzisă înstrăinarea legitimaţiilor de serviciu. Articolul 13(1) Pierderea sau sustragerea legitimaţiei de serviciu se aduce la cunoştinţa directorului unităţii, în prima zi lucrătoare de la producerea evenimentului, iar în caz de nerecuperare, în termen 5 zile va fi declarată nulă prin publicitatea în presă, precizându-se seria şi numărul, precum şi numele titularului.(2) Sustragerea documentului este anunţată la cea mai apropiată secţie de poliţie.(3) Directorul unităţii desemnează un ofiţer care întocmeşte un proces-verbal de constatare ce cuprinde cauzele, împrejurările şi propunerile în raport cu evenimentul produs. Articolul 14Legitimaţiile declarate nule, care ulterior au fost recuperate, se distrug, cu respectarea regulilor stabilite prin prezentul ordin. Articolul 15(1) Structurile de resurse umane din fiecare unitate au obligaţia ca cel puţin anual să verifice existenţa şi starea documentelor de legitimare aflate asupra personalului unităţii.(2) Rezultatele fiecărei acţiuni de verificare a documentelor de legitimare se consemnează într-un proces-verbal întocmit în exemplar unic, avizat de directorul unităţii, care se clasează la structura de resurse umane a unităţii.(3) Anual, până la data de 30 ianuarie, structurile de resurse umane din unităţile subordonate întocmesc şi înaintează un raport către Direcţia management resurse umane din Administraţia Naţională a Penitenciarelor cu privire la activitatea de gestiune a legitimaţiilor de serviciu pentru anul precedent şi o estimare a necesarului de legitimaţii care urmează a fi emise până la sfârşitul anului. Articolul 16La înmânarea legitimaţiilor, titularii sunt informaţi cu privire la obligaţiile ce le revin în legătură cu păstrarea şi utilizarea acestora. Articolul 17(1) La data intrării în vigoare a prezentului ordin orice dispoziţie contrară se abrogă.(2) Legitimaţiile aflate în uz la data intrării în vigoare a prezentului ordin rămân valabile până la apariţia uneia dintre situaţiile prevăzute la art. 5. Articolul 18Anexele nr. 1 şi 2 fac parte integrantă din prezentul ordin. Articolul 19Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. p. Ministrul justiţiei, Alina Mihaela Bica, secretar de stat ANEXA Nr. 1*)Legitimaţia de serviciu a personalului din sistemul administraţiei penitenciare ANEXA Nr. 2Acronimele unităţilor penitenciare, folosite la emiterea legitimaţiilor de serviciu ale personalului din sistemul administraţiei penitenciare