Ordinul Nr.149 din 28.10.2013

privind structura organizatorică la nivelul Ministerului Afacerilor Interne în calitate de operator de program pentru domeniul de finanţare „Cooperare în spaţiul Schengen şi combaterea crimei organizate şi a infracţionalităţii transfrontaliere, inclusiv a traficului şi a grupurilor infracţionale itinerante“ din Mecanismul financiar norvegian pe perioada de programare 2009-2014
ACT EMIS DE: Ministerul Afacerilor Interne
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 678 din 05 noiembrie 2013

Având în vedere atribuţiile stabilite prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 23/2013 privind gestionarea financiară a fondurilor externe nerambursabile aferente Mecanismului financiar al Spaţiului Economic European 2009-2014 şi Mecanismului financiar norvegian 2009-2014, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 242/2013,ţinând cont de obiectivul pregătirii şi implementării eficiente a programului pentru care Ministerul Afacerilor Interne este desemnat ca operator de program, în considerarea competenţelor sale,în temeiul art. 9 alin. (1) pct. 1 lit. i) şi al art. 16 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 88/2012 privind cadrul instituţional pentru coordonarea, implementarea şi gestionarea asistenţei financiare acordate României prin Mecanismul financiar al Spaţiului Economic European şi prin Mecanismul financiar norvegian pe perioada de programare 2009-2014, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 246/2013, al art. 20 alin. (2) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi al art. 7 alin. (4) şi (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare,ministrul afacerilor interne emite următorul ordin: Capitolul I Cadrul general Articolul 1Prin prezentul ordin se reglementează structura organizatorică la nivelul Ministerului Afacerilor Interne în calitate de operator de program pentru Programul RO 21 „Cooperare în spaţiul Schengen şi combaterea crimei organizate şi a infracţionalităţii transfrontaliere, inclusiv a traficului şi a grupurilor infracţionale itinerante“ din cadrul Mecanismului financiar norvegian pe perioada de programare 2009-2014. Articolul 2Pentru scopurile prezentului ordin, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele înţelesuri: a)domeniul de finanţare din responsabilitatea Ministerului Afacerilor Interne - domeniul de finanţare „Cooperare în spaţiul Schengen şi combaterea crimei organizate şi a infracţionalităţii transfrontaliere, inclusiv a traficului şi a grupurilor infracţionale itinerante“ din Mecanismul financiar norvegian pe perioada de programare 2009-2014, pentru care Ministerul Afacerilor Interne este desemnat „operator de program“, potrivit art. 16 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 88/2012 privind cadrul instituţional pentru coordonarea, implementarea şi gestionarea asistenţei financiare acordate României prin Mecanismul financiar al Spaţiului Economic European şi prin Mecanismul financiar norvegian pe perioada de programare 2009-2014, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 246/2013; b)Programul RO 21 - programul aferent domeniului de finanţare din responsabilitatea Ministerului Afacerilor Interne; c)operator de program (OP) - Ministerul Afacerilor Interne în calitate de operator de program pentru Programul RO 21; d)structuri desemnate - structurile din cadrul Ministerului Afacerilor Interne desemnate să îndeplinească atribuţiile OP pentru Programul RO 21; e)structuri de specialitate - structuri din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, altele decât structurile desemnate şi structura de audit public intern; f)autorităţile desemnate - instituţiile/autorităţile/organizaţiile definite şi/sau desemnate prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 88/2012, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 246/2013, Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 23/2013 privind gestionarea financiară a fondurilor externe nerambursabile aferente Mecanismului financiar al Spaţiului Economic European 2009-2014 şi Mecanismului financiar norvegian 2009-2014, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 242/2013 şi prin Regulamentul de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014; g)reprezentantul operatorului de program (ROP) - secretarul de stat desemnat să reprezinte Ministerul Afacerilor Interne în raporturile juridice rezultate din calitatea de operator de program pentru domeniul de finanţare din responsabilitatea Ministerului Afacerilor Interne; h)document extern - orice tip de document emis de OP către autorităţile desemnate, prin care sunt asumate angajamente şi obligaţii în numele OP; i)angajamente legale pe program - contractele de finanţare a proiectelor sau alte acte juridice din care rezultă ori ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice aferente Programului RO 21 prevăzute în bugetul Ministerului Afacerilor Interne, în calitate de ordonator principal de credite; j)comisia de evaluare - comisia responsabilă de evaluarea şi selecţia propunerilor de proiecte. Articolul 3În cadrul Ministerului Afacerilor Interne, în calitate de OP pentru Programul RO 21, se stabileşte următorul sistem de competenţe generale: a)secretarul de stat pentru relaţia cu Parlamentul şi Guvernul este desemnat să reprezinte Ministerul Afacerilor Interne în raporturile juridice rezultate din calitatea de operator de program pentru domeniul de finanţare din responsabilitatea Ministerului Afacerilor Interne; b)se deleagă calitatea de ordonator principal de credite secretarului de stat pentru relaţia cu Parlamentul şi Guvernul, pentru toate operaţiunile şi documentele privind Programul RO 21; c)se desemnează Direcţia Schengen ca structură responsabilă de managementul general al Programului RO 21, denumită în continuare DS; d)se desemnează Direcţia generală financiară ca structură responsabilă de managementul financiar al Programului RO 21, denumită în continuare DGF; e)documentele externe se întocmesc de către structura desemnată, în raport cu atribuţiile stabilite prin prezentul ordin, se avizează de cealaltă structură desemnată şi se semnează de ROP; f)structurile desemnate pot solicita structurilor de specialitate desemnarea unor reprezentanţi, precizări şi puncte de vedere în domeniile lor de competenţă; g)structurile de specialitate pun în aplicare documentele aprobate de ROP, conform atribuţiilor stabilite prin reglementările naţionale aplicabile şi, la solicitarea structurilor desemnate, analizează şi avizează documentele emise de acestea; h)auditul public intern se asigură de către structura de audit public intern a Ministerului Afacerilor Interne conform atribuţiilor stabilite prin reglementările naţionale aplicabile şi se exercită la nivelul promotorilor de proiecte şi al structurilor responsabile de managementul general şi financiar al programului. Capitolul IIProgramarea şi aprobarea granturilor Articolul 4(1) DS este punctul de contact al OP în relaţia cu autorităţile naţionale şi externe şi asigură informarea şi transmiterea către DGF a tuturor documentelor privind Programul RO 21.(2) DS şi DGF desemnează câte un reprezentant care să participe la reuniunile Comitetului de monitorizare, la solicitarea punctului naţional de contact.(3) DS organizează şi conduce reuniunile Comitetului de cooperare aferent Programului RO 21.(4) DS organizează activităţile de informare şi consultare pentru elaborarea şi revizuirea documentelor de programare.(5) Documentele privind programarea, inclusiv revizuirile ulterioare, se elaborează de DS, se avizează de DGF şi se aprobă de ROP.(6) Comisia de evaluare este desemnată prin dispoziţia ROP şi este formată din minimum 3 membri, inclusiv preşedintele. Preşedintele comisiei este desemnat din cadrul DS, iar membrii din cadrul DS şi DGF, precum şi, atunci când este cazul, din cadrul altor structuri de specialitate ale Ministerului Afacerilor Interne. Articolul 5 (1) DS are următoarele atribuţii:a)organizează selecţia de proiecte şi primeşte aplicaţiile de proiect; b)realizează demersurile necesare pentru desemnarea comisiei de evaluare, asigură organizarea şedinţelor şi secretariatul comisiei de evaluare şi participă în cadrul comisiei de evaluare; c)verifică dacă proiectele propuse contribuie la obiectivele globale, la rezultatele şi obiectivele specifice Programului RO 21; d)verifică dacă proiectele propuse respectă regulamentul de implementare, Acordul de program şi legislaţia aplicabilă la nivel naţional, precum şi cea a Uniunii Europene aplicabilă; e)verifică dacă cheltuielile prevăzute în propunerea de buget respectă criteriile administrative şi de eligibilitate stabilite prin Regulamentul de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014; f)evaluează proiectele, în scopul de a verifica calitatea şi contribuţia acestora la obiectivele Programului RO 21, precum şi conformitatea cu legislaţia Uniunii Europene şi naţională; g)propune modelul de contract de finanţare a proiectului şi solicită avizul punctului naţional de contact; h)iniţiază semnarea contractelor de finanţare a proiectului, în calitatea de compartiment de specialitate, conform prevederilor Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(2) DGF are următoarele atribuţii:a)participă în cadrul comisiei de evaluare; b)verifică dacă modelul contractului de finanţare al proiectului conţine dispoziţiile minime prevăzute în Regulamentul de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014 şi avizează modelul de contract de finanţare a proiectului; c)verifică dacă cheltuielile prevăzute în propunerea de buget respectă reglementările în domeniul finanţelor publice, fiscalitate şi contabilitate; d)asigură verificarea operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu, la nivelul OP, din punctul de vedere al legalităţii, regularităţii şi încadrării în limitele angajamentelor bugetare stabilite potrivit legii; e)acordă viza de control financiar preventiv propriu pe contractele de finanţare a proiectelor. (3) Angajamentele legale pe program se propun de DS, se vizează de control financiar preventiv propriu de DGF şi se semnează de ROP şi, când e cazul, de reprezentantul legal al promotorilor de proiecte. Capitolul IIIInformarea şi publicitatea Articolul 6DS are următoarele atribuţii: a)elaborează planul de comunicare aferent Programului RO 21; b)organizează activităţile de informare referitoare la progresul Programului RO 21 şi al proiectelor sale; c)asigură furnizarea datelor referitoare la proiecte şi introducerea datelor statistice referitoare la proiecte în vederea menţinerii bazei de date de raportare în conformitate cu manualul operatorului de program; d)organizează activităţile de informare referitoare la progresul Programului RO 21 şi al proiectelor finanţate din acesta; e)verifică dacă promotorii de proiecte îşi îndeplinesc obligaţiile ce le revin referitoare la informare şi publicitate în conformitate cu prevederile Regulamentului de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014; f)asigură transmiterea informaţiilor în format electronic, conform cerinţelor impuse de către Oficiul Mecanismului Financiar; g)asigură transparenţa şi disponibilitatea documentelor a căror obligaţie de prezentare este menţionată în cuprinsul Regulamentului de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014. Articolul 7DGF are următoarele atribuţii: a)propune activităţi de comunicare şi avizează planul de comunicare; b)participă la activităţile de informare referitoare la progresul Programului RO 21 şi al proiectelor sale; c)furnizează informaţiile financiare pentru publicarea pe website-ul dedicat Programului RO 21; d)comunică DS datele financiare referitoare la proiecte în vederea introducerii acestora în baza de date de raportare în conformitate cu manualul operatorului de program; e)asigură transparenţa şi disponibilitatea documentelor a căror obligaţie de prezentare este menţionată în cuprinsul Regulamentului de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014. Capitolul IVMonitorizare şi control Articolul 8DS are următoarele atribuţii: a)elaborează planurile anuale de monitorizare; b)analizează şi centralizează informaţii privind progresul tehnic şi administrativ al proiectelor; c)efectuează monitorizări anuale utilizând un eşantion reprezentativ de proiecte sau monitorizări anuale ale tuturor proiectelor, potrivit prevederilor acordurilor de implementare; d)verifică atingerea rezultatelor pentru fiecare proiect în parte în conformitate cu Regulamentul de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014, cu Acordul de program, cu legislaţia naţională şi cea a Uniunii Europene aplicabilă; e)urmăreşte calitatea implementării Programului RO 21 şi verifică progresul proiectelor raportat la rezultatele aşteptate; f)efectuează controale şi/sau verificări la faţa locului ale proiectelor pentru a se asigura că cheltuielile declarate de către promotorii de proiecte au fost efectiv efectuate şi sunt în conformitate cu reglementările aplicabile; g)se asigură că legislaţia naţională şi a Uniunii Europene aplicabilă, inclusiv, dar nu limitat la legislaţia privind mediul, achiziţiile publice şi ajutorul de stat, este respectată; h)verifică din punct de vedere tehnic şi administrativ dacă contribuţia financiară este utilizată exclusiv pentru scopul Programului RO 21 şi al proiectelor subsecvente, conform prevederilor stipulate în Acordul de program, şi dacă toate activele aferente Programului RO 21 sunt folosite numai pentru scopurile prevăzute în Acordul de program; i)se asigură, pe baza datelor, informaţiilor şi stării de fapt prezentate şi asumate de promotorii de proiecte, de faptul că aceştia sunt pe deplin angajaţi şi capabili să implementeze proiectele. Articolul 9DGF are următoarele atribuţii: a)avizează planurile anuale de monitorizare; b)analizează şi centralizează informaţii privind progresul financiar al proiectelor, prin monitorizarea regulată a sumelor angajate şi plăţilor efectuate; c)se asigură de existenţa unui sistem informatic pentru înregistrarea şi stocarea înregistrărilor contabile pe fiecare proiect din cadrul Programului RO 21 şi de colectarea informaţiilor aferente implementării necesare pentru managementul financiar, raportări, monitorizări, verificări, audituri şi evaluări; d)efectuează verificări pentru a se asigura că promotorii de proiecte menţin fie un sistem contabil separat, fie o evidenţă contabilă adecvată pentru toate tranzacţiile aferente proiectelor; e)efectuează controale şi/sau verificări la faţa locului ale proiectelor pentru a se asigura că cheltuielile declarate de către promotorii de proiecte au fost efectiv efectuate şi sunt în conformitate cu reglementările aplicabile. Capitolul V Managementul financiar Articolul 10DS are următoarele atribuţii: a)primeşte şi verifică cheltuielile declarate de promotorii de proiecte în rapoartele intermediare şi finale; b)primeşte şi verifică, în calitate de compartiment de specialitate, cererile de plată aferente avansului, plăţilor intermediare şi finale, transmise de promotorii de proiecte, conform atribuţiilor prevăzute în Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; c)efectuează operaţiunile specifice angajării, lichidării şi ordonanţării cheltuielilor pentru tipurile de asistenţă financiară nerambursabilă aferente Programului RO 21; d)elaborează notele de autorizare a plăţii sumei solicitate de promotorii de proiecte; e)transmite promotorilor de proiecte notele de autorizare a plăţii aprobate de ROP. Articolul 11DGF are următoarele atribuţii: a)deschide şi utilizează un cont bancar pentru operaţiuni în euro, purtător de dobândă, dedicat exclusiv primirii grantului şi efectuării de cheltuieli aferente Programului RO 21 din aceste sume; b)deschide şi utilizează un cont în euro, dedicat gestionării costurilor de management; c)raportează şi virează dobânda aferentă sumelor reprezentând grantul, acumulată în contul prevăzut la lit. a); d)deschide şi utilizează conturi bancare şi de trezorerie purtătoare de dobândă pentru derularea operaţiunilor financiare în lei aferente Programului RO 21; e)efectuează pe parcursul exerciţiului bugetar, cu aprobarea ordonatorului principal de credite, virări de credite de la acelaşi titlu sau de la alte titluri ori capitole de cheltuieli, în condiţiile legii, astfel încât să se asigure sumele prevăzute la art. 6 alin. (1) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 23/2013, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 242/2013; f)efectuează pe parcursul exerciţiului bugetar, cu aprobarea ordonatorului principal de credite, virările de credite şi redistribuirile de fonduri între proiecte, autorizate de promotorii de proiecte, conform prevederilor art. 9 alin. (4) şi (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 23/2013, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 242/2013; g)verifică operaţiunile specifice angajării şi ordonanţării cheltuielilor şi completează documentele aferente cu informaţiile din resposabilitatea compartimentului de contabilitate; h)propune spre aprobare ordonatorului principal de credite documentele specifice angajării şi ordonanţării cheltuielilor la nivelul OP; i)verifică notele de autorizare a plăţii sumei solicitate de promotorii de proiecte; j)organizează evidenţa contabilă a angajamentelor bugetare şi legale; k)asigură verificarea operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu, la nivelul OP, din punctul de vedere al legalităţii, regularităţii şi încadrării în limitele angajamentelor bugetare stabilite potrivit legii; l)acordă viza de control financiar preventiv propriu pe toate operaţiunile supuse controlului financiar preventiv propriu, la nivelul OP; m)transferă sumele cuvenite promotorilor de proiecte; n)efectuează plăţile şi transferurile aferente operaţiunilor Programului RO 21. Capitolul VI Raportare Articolul 12DS are următoarele atribuţii: a)este punctul de contact al OP în relaţia cu autorităţile naţionale şi externe; b)analizează, verifică şi centralizează raportările tehnice periodice transmise de promotorii de proiecte şi completează partea descriptivă a rapoartelor financiare intermediare; c)elaborează şi transmite DGF spre avizare rapoartele anuale şi raportul final ale Programului RO 21, cu excepţia anexei financiare; d)propune ROP aprobarea rapoartelor financiare intermediare, rapoartelor anuale şi raportului final şi, după aprobare, le transmite autorităţii desemnate conform prevederilor legale aplicabile. Articolul 13DGF are următoarele atribuţii: a)analizează, verifică şi centralizează raportările financiare periodice transmise de promotorii de proiecte; b)transmite DS spre informare raportările financiare periodice verificate şi acceptate; c)analizează, verifică şi avizează rapoartele anuale şi raportul final, transmise de DS; d)pe baza informaţiilor furnizate de DS şi promotorii de proiecte, elaborează rapoartele financiare intermediare, pe care le transmite spre avizare DS; e)se asigură că autoritatea de certificare primeşte toate informaţiile necesare aferente procedurilor şi verificărilor efectuate referitoare la cheltuielile supuse certificării; f)transmite către autoritatea de certificare estimările aplicaţiilor de plată, pe baza informaţiilor provenite de la promotorii de proiecte; g)comunică lunar Ministerului Finanţelor Publice virările şi redistribuirile de credite efectuate; h)elaborează şi transmite DS anexa financiară la raportul final al Programului RO 21. Capitolul VIIEvaluare Articolul 14Structurile desemnate şi promotorii de proiecte transmit informaţiile şi documentele solicitate de evaluatorii independenţi pentru îndeplinirea cerinţelor de evaluare a Programului RO 21, astfel cum sunt stabilite prin Regulamentul de implementare a Mecanismului financiar norvegian 2009-2014. Capitolul VIIINereguli Articolul 15Structurile desemnate implementează toate măsurile necesare şi adecvate pentru prevenirea neregulilor, în conformitate cu obligaţiile şi atribuţiile stabilite prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare. Articolul 16 (1) Activitatea de constatare a neregulilor şi de stabilire a creanţelor bugetare/corecţiilor financiare se efectuează prin echipe de control, formate din reprezentanţi din cadrul structurilor desemnate.(2) Componenţa nominală a echipelor de control, durata, mandatul şi structura/structurile verificate se stabilesc prin dispoziţii ale ROP.(3) Echipa de control elaborează procesul-verbal de constatare a neregulilor şi de stabilire a creanţelor bugetare sau nota de constatare a neregulilor şi de stabilire a corecţiilor financiare, care se avizează de către structurile desemnate şi se aprobă de către ROP. Articolul 17DGF are următoarele atribuţii: a)activitatea de recuperare a creanţelor bugetare rezultate din nereguli; b)activitatea de monitorizare a stingerii creanţelor bugetare rezultate din nereguli; c)înregistrarea şi evidenţa informaţiilor în Registrul neregulilor şi în Registrul debitorilor; d)desemnarea ofiţerului de nereguli pe program, responsabil de activitatea de înregistrare, monitorizare şi raportare a neregulilor; e)raportarea către autoritatea desemnată a tuturor suspiciunilor de nereguli, neregulilor constatate şi măsurilor întreprinse pentru recuperarea sumelor afectate de nereguli, precum şi recuperarea acestora, conform reglementărilor legale aplicabile. Capitolul IXProceduri Articolul 18Modul de realizare a activităţilor din responsabilitatea OP, etapele şi verificările efectuate de DS şi DGF se stabilesc prin proceduri comune aprobate de ROP. Articolul 19În aplicarea prezentului ordin, DS şi DGF emit precizări şi instrucţiuni comune. Capitolul XDispoziţii finale Articolul 20Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Ministrul afacerilor interne, Radu Stroe