ORDIN Nr. 604
din 3 septembrie 2008
privind sistemul decizional
si de monitorizare a implementarii proiectelor din cadrul Programului general
„Solidaritatea si gestionarea fluxurilor migratorii"
ACT EMIS DE:
MINISTERUL INTERNELOR SI REFORMEI ADMINISTRATIVE
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 649 din 12 septembrie 2008
In temeiul art. 7 alin. (4) din
Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi
funcţionarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, aprobată cu
modificări prin Legea nr. 15/2008,
ministrul internelor si reformei administrative emite următorul ordin:
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale
Art. 1. - Obiectul
prezentului ordin îl constituie stabilirea sistemului decizional şi de
monitorizare a implementării proiectelor din cadrul Programului general
„Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor
migratorii", denumit în continuare Programul general.
Art. 2. - Termenii şi expresiile utilizate în prezentul
ordin sunt definite potrivit art. 2 din Ordinul ministrului internelor şi
reformei administrative şi al ministrului economiei şi finanţelor nr.
398/168/2008 privind stabilirea cadrului general pentru planificarea strategică
şi financiară, gestionarea, implementarea şi auditarea utilizării fondurilor
acordate României prin Programul general „Solidaritatea şi gestionarea
fluxurilor migratorii".
CAPITOLUL II
Comitetul director pentru Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor
migratorii"
Art. 3. - Se constituie Comitetul director pentru
Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii",
denumit în continuare Comitetul director, ca structură de tip decizional în procesul de implementare a
Programului general.
Art. 4. - Comitetul director are următoarele atribuţii
principale:
a) analizează stadiul şi impactul proiectelor din
cadrul Programului general pe baza raportărilor semestriale elaborate de
autoritatea responsabilă şi adoptă, după caz, propuneri de modificare a
politicilor Ministerului Internelor şi Reformei Administrative în domeniu;
b) aprobă propunerile de redistribuire a fondurilor
alocate ce nu depăşesc 10%, în eventualitatea identificării unor noi priorităţi
de acţiune, pentru care nu este necesar acordul Comisiei Europene, conform
legislaţiei comunitare;
c) aprobă propunerile de redistribuire a fondurilor
alocate ce depăşesc 10%, în vederea obţinerii acordului Comisiei Europene,
obligatoriu pentru revizuirea programelor anuale pentru sumele realocate ce
depăşesc 10% din sumele alocate iniţial României;
d) aprobă forma finală a planurilor multianuale şi a
planurilor anuale, în vederea transmiterii acestora către Comisia Europeană,
precum şi a versiunilor revizuite ale acestora;
e) aprobă forma finală a rapoartelor intermediare şi
finale, în vederea transmiterii acestora către Comisia Europeană.
Art. 5. - (1) Comitetul director este alcătuit din
secretarul de stat, şef al Departamentului ordine şi siguranţă publică,
secretarul de stat, şef al Departamentului Schengen, secretarul de stat pentru relaţia cu Parlamentul şi
afaceri europene şi secretarul general din cadrul Ministerului Internelor şi
Reformei Administrative.
(2) Secretarul de stat, şef al Departamentului ordine
şi siguranţă publică, îndeplineşte funcţia de preşedinte al Comitetului
director.
(3) Autoritatea responsabilă, autoritatea delegată şi
autoritatea de certificare pot fi reprezentate la întrunirile Comitetului
director, la solicitarea preşedintelui acestuia.
(4) Secretariatul Comitetului director este asigurat
de Serviciul fonduri europene din cadrul Direcţiei generale afaceri europene şi
relaţii internaţionale.
Art. 6. - Preşedintele Comitetului director are
următoarele atribuţii funcţionale:
a) propune agenda şi stabileşte lista invitaţilor la
reuniunile Comitetului director;
b) convoacă reuniunile Comitetului director şi
conduce dezbaterile.
Art. 7. - (1) La reuniunile Comitetului director pot participa şi alţi reprezentanţi ai structurilor
Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, la invitaţia preşedintelui
Comitetului director.
(2) Preşedintele Comitetului director poate invita la
reuniunile acestui organism şi reprezentanţi ai altor instituţii sau autorităţi
publice.
Art. 8. - (1) Comitetul director deliberează în mod
valabil dacă la reuniune participă trei pătrimi din numărul membrilor săi şi
adoptă decizii cu votul majorităţii membrilor prezenţi. Prezenţa preşedintelui
este obligatorie. In caz de paritate, votul preşedjntelui este hotărâtor.
(2) In cazul în care nu este îndeplinită condiţia cu
privire la cvorumul necesar pentru deliberare prevăzuta la alin. (1), reuniunea
se suspendă. Reuniunea se reia după un interval de o săptămână, cu aceeaşi
agendă.
(3) Deciziile Comitetului director se iau pe bază de
consens, definit în sensul prezentului ordin ca expresia acordului de voinţă al
membrilor cu privire la problema supusă dezbaterii şi la decizia propusă,
considerată cea mai bună pentru gestionarea corespunzătoare a asistenţei, pe
baza unor argumente coerente şi pragmatice.
(4) In cazul în care nu se ajunge la consens, situaţia
se prezintă ministrului internelor şi reformei administrative, care va decide.
(5) Membrii Comitetului
director pot fi consultaţi şi în scris. In spiritul respectării principiului
parteneriatului, consultările scrise se aplică doar în cazuri excepţionale,
justificate corespunzător.
(6) In cazul consultării scrise, prin secretariatul
Comitetului director, se transmite membrilor acestuia un punctaj cu problemele
apărute, inclusiv motivele care necesită luarea unei decizii în regim de
urgenţă şi soluţiile identificate.
(7) Dacă, în termen de 5 zile lucrătoare de la data
transmiterii, secretariatul primeşte obiecţii scrise asupra documentelor
transmise conform procedurii de consultare scrisă, acestea se transmit
preşedintelui Comitetului director, care procedează la analizarea acestora cu
membrii care au formulat obiecţii. Documentul rezultat va fi transmis tuturor membrilor Comitetului director, pentru
consultare.
(8) In lipsa unui răspuns scris din partea membrilor
trimis secretariatului în termen de 10 zile lucrătoare de la data
retransmiterii, documentele se consideră adoptate. In cazul în care există
obiecţii, acestea sunt examinate în cadrul unei reuniuni a Comitetului director.
(9) Secretariatul transmite membrilor Comitetului
director varianta finală a documentelor adoptate, cu aplicarea termenelor
prevăzute la alin. (7) şi (8).
Art. 9. - (1) Membrii
Comitetului director au următoarele atribuţii:
a) participă la reuniunile Comitetului director şi la
procesul de adoptare a deciziilor;
b) se informează reciproc şi dezbat aspectele
relevante legate de implementarea Programului general;
c) urmăresc ducerea la
îndeplinire a deciziilor Comitetului director.
(2) Membrii Comitetului director nu sunt remuneraţi
pentru activitatea desfăşurată în cadrul acestuia.
Art. 10. - (1) Comitetul director se reuneşte, de
regulă, semestrial sau ori de câte ori este necesar, la solicitarea
preşedintelui.
(2) Convocarea reuniunilor Comitetului director se
face, de regulă, în scris, invitaţiile fiind transmise prin poştă, curier, fax
sau e-mail.
(3) Secretariatul propune spre aprobare preşedintelui
agenda preliminară a următoarei reuniuni şi, ulterior, o trimite membrilor
Comitetului director.
(4) Propunerile de completare/modificare a agendei
preliminare se adresează preşedintelui în termen de două zile lucrătoare de la
data primirii acesteia. Agenda finală se supune aprobării preşedintelui şi se
transmite împreună cu documentele-suport membrilor şi invitaţilor cu cel puţin
5 zile lucrătoare înainte de data reuniunii.
(5) La începutul fiecărei reuniuni se adoptă agenda şi
se discută stadiul realizării măsurilor stabilite la reuniunea precedentă.
(6) La sfârşitul fiecărei reuniuni se stabileşte data
orientativă a următoarei reuniuni a Comitetului
director.
(7) Reuniunile Comitetului director nu au caracter
public.
(8) Deciziile adoptate în cadrul reuniunii Comitetului director sunt consemnate de către secretariat într-un
proces-verbal. Acest document se transmite tuturor membrilor Comitetului
director, precum şi responsabililor cu îndeplinirea deciziilor în termen de
două zile lucrătoare de la data reuniunii.
(9) Observaţiile asupra procesului-verbal pot fi
trimise secretariatului în termen de 5 zile lucrătoare de la transmiterea
acestuia. Observaţiile sunt consemnate de secretariat în anexa la
procesul-verbal. Procesul-verbal şi anexele sunt transmise membrilor şi
celorlalţi participanţi ia reuniunea Comitetului director în termen de 10 de zile
lucrătoare de la data reuniunii.
Art. 11. - (1) Secretariatul are următoarele atribuţii
principale:
a) asigură pregătirea logistică şi transmiterea
invitaţiilor de participare la reuniunea Comitetului
director;
b) primeşte şi, după caz, întocmeşte şi integrează
documentele-suport relevante pentru desfăşurarea reuniunilor Comitetului
director şi asigură transmiterea acestora către membrii Comitetului director;
c) ţine evidenţa şi monitorizează modul de implementare
a deciziilor Comitetului director, prezentând la fiecare reuniune a acestuia
stadiul realizării lor;
d) primeşte şi asigură soluţionarea corespondenţei
legate de activitatea Comitetului director;
e) asigură păstrarea şi arhivarea, în format
electronic şi pe hârtie, a tuturor documentelor referitoare la reuniunile
Comitetului director;
f) pune la dispoziţia membrilor grupurilor de lucru
ale Comitetului director, stabilite conform art. 12, în vederea evaluării,
documentele aferente aplicaţiilor depuse spre finanţare;
g) transmite lista finală a propunerilor de proiecte,
aprobată de Comitetul director, către autoritatea delegată;
h) informează Autoritatea de Audit de pe lângă Curtea
de Conturi asupra agendei de lucru şi deciziilor luate în cadrul reuniunilor
Comitetului director.
(2) Orice solicitare de informaţii cu privire la
activitatea Comitetului director se adresează secretariatului fie pe cale
electronică, fie pe suport hârtie.
Art. 12. - (1) Prin decizie a
Comitetului director se pot înfiinţa grupuri tehnice de lucru, pentru a asista
Comitetul director în îndeplinirea atribuţiilor sale.
(2) Prin decizia prevăzută la alin. (1) se stabilesc
structurile Ministerului Internelor şi Reformei Administrative care urmează să
desemneze reprezentanţi în cadrul grupurilor tehnice de lucru, precum şi termenele
de rezolvare a sarcinilor.
(3) Conducătorii structurilor Ministerului
Internelor şi Reformei Administrative, stabilite potrivit alin. (2), desemnează
reprezentanţii în termen de două zile de la comunicarea deciziei de către
secretariat.
(4) Grupurile tehnice de lucru se întrunesc ori de câte
ori este necesar, la solicitarea secretariatului, în aplicarea deciziilor
Comitetului director.
Art. 13. - (1) Persoanele care
participă la procesul decizional, de monitorizare şi implementare a Programului
general trebuie să semneze o declaraţie de imparţialitate şi confidenţialitate,
conform modelelor prevăzute de legislaţia în vigoare.
(2) Declaraţiile semnate se depun la autoritatea
responsabilă, care asigură păstrarea acestora pe termen de 5 ani.
(3) Declaraţiile de imparţialitate şi
confidenţialitate se actualizează în fiecare an.
CAPITOLUL III
Comisiile de evaluare a proiectelor din cadrul Programului general
Art. 14. - (1) In vederea derulării procesului de
selecţie a proiectelor, autoritatea delegată constituie o comisie de evaluare a
proiectelor, a cărei componenţă se aprobă de autoritatea responsabilă.
(2) Criteriile generale şi specifice de conformitate
administrativă, eligibilitate, evaluare şi selecţie a proiectelor, utilizate de
comisiile de evaluare, se stabilesc de autoritatea delegată, cu avizul
autorităţii responsabile.
Art. 15. - In vederea evaluării aplicaţiilor depuse
spre finanţare în cadrul Programului general, comisia de evaluare desfăşoară
următoarele etape procedurale:
a) ia cunoştinţă de aplicaţiile primite din partea
solicitanţilor, înregistrate de autoritatea contractantă;
b) realizează o verificare a îndeplinirii criteriilor
de calificare de către ofertanţi/candidaţi, prin raportare la solicitările
autorităţii contractante;
c) realizează o evaluare tehnică şi financiară a
aplicaţiilor;
d) întocmeşte un raport de atribuire, supus validării
autorităţii delegate, cu avizul autorităţii
responsabile.
CAPITOLUL IV
Situaţii de monopol legal
Art. 16. - (1) In cazul în care autoritatea delegată
acţionează în calitate de executant cu atribuţii de monopol legal, specifice
domeniului ordine şi siguranţă publică, aceasta poate beneficia de fondurile
din cadrul Programului general, sub rezerva adoptării unei decizii de finanţare
avizate de autoritatea responsabilă şi aprobate de secretarul de stat
coordonator al autorităţii delegate.
(2) Decizia de finanţare reprezintă actul care se
elaborează în cazul în care beneficiarul se găseşte în instituţia care gestionează
asistenţa financiară nerambursabilă aferentă unei acţiuni în scopul atingerii
priorităţilor strategice din Programul general.
CAPITOLUL V
Comitetul de monitorizare a proiectelor din cadrul Programul general
Art. 17. - Comitetul de monitorizare instituit potrivit
art. 3 din Ordinul ministrului internelor şi reformei administrative şi al
ministrului economiei şi finanţelor nr. 398/168/2008 privind stabilirea
cadrului general pentru planificarea strategică şi financiară, gestionarea,
implementarea şi auditarea utilizării fondurilor acordate României prin
Programul general „Solidaritatea şi gestionarea fluxurilor migratorii",
stabileşte măsurile necesare pentru implementarea corespunzătoare a proiectelor
din cadrul Programului general, după cum urmează:
a) analizează şi promovează spre aprobare în cadrul
Comitetului director forma finală a planurilor multianuale şi a planurilor
anuale, precum şi formele revizuite ale acestora;
b) analizează şi promovează
spre aprobare în cadrul Comitetului director rapoartele intermediare şi finale, în vederea transmiterii acestora
către Comisia Europeană;
c) în cazul necesităţii modificării politicilor
Ministerului Internelor şi Reformei Administrative în domeniu, analizează şi
promovează spre aprobare în cadrul Comitetului director rapoartele periodice
ale autorităţii responsabile şi autorităţii delegate privind stadiul
implementării proiectelor;
d) analizează riscurile asociate proiectelor aflate în
derulare şi măsurile corective adoptate, stabilind, după caz, acţiuni
suplimentare de intervenţie;
e) analizează şi promovează spre aprobare în cadrul
Comitetului director redistribuirea fondurilor alocate ce nu depăşesc 10%, în
eventualitatea identificării unor noi priorităţi de acţiune, pentru care nu
este necesar acordul Comisiei Europene, conform cadrului comunitar aplicabil;
f) analizează şi promovează spre aprobare în cadrul
Comitetului director redistribuirea
fondurilor alocate ce depăşesc 10%, în vederea obţinerii acordului Comisiei
Europene, obligatoriu pentru revizuirea programelor anuale pentru sumele
realocate ce depăşesc 10% din sumele alocate iniţial României.
CAPITOLUL VI
Factori decizionali
Art. 18. - (1) La nivelul structurilor Ministerului Internelor şi Reformei Administrative implicate în
gestionarea Programului general se stabilesc următoarele funcţii:
a) ofiţer responsabil de program, denumit în continuare
ORP, şeful Direcţiei
generale afaceri europene şi relaţii internaţionale;
b) ofiţer delegat pentru
activitatea de contractare şi plată, denumit în continuare ODACP, şeful Oficiului Român pentru
Imigrări, respectiv inspectorul general al poliţiei de frontieră;
c) ofiţer responsabil pentru activitatea de
certificare, denumit în continuare ORAC, şeful Direcţiei generale financiare.
(2) ORP, ODACP şi ORAC îşi desemnează înlocuitorul legal la nivel de director general adjunct
sau similar.
(3) ORP, ODACP şi ORAC îndeplinesc toate atribuţiile
care le revin în calitate de conducători ai autorităţilor desemnate prin Ordinul ministrului internelor şi
reformei administrative şi al ministrului economiei şi finanţelor nr.
398/168/2008.
(4) In îndeplinirea atribuţiilor funcţionale, ORP emite
decizii.
(5) Deciziile ORP emise în aplicarea dispoziţiilor art. 4 din Decizia Comisiei nr. 2008/22/CE de stabilire a
normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 573/2007/CE a Parlamentului
European şi a Consiliului de instituire a Fondului European pentru Refugiaţi
pentru perioada 2008-2013 în cadrul programului general „Solidaritatea şi
gestionarea fluxurilor migratorii", în ceea ce priveşte sistemele de
gestiune şi control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă şi
financiară şi eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanţate de
fond, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 7 din 10 ianuarie
2008, sunt obligatorii în toate aspectele care privesc gestionarea Programului
general pentru structurile Ministerului Internelor şi Reformei Administrative
care au responsabilităţi legate de ' implementarea Programului general, cu
excepţia celor care au atribuţii de audit şi certificare.
(6) Dispoziţiile alin. (5) se aplică şi deciziilor ORP
emise în aplicarea dispoziţiilor corespunzătoare din deciziile Comisiei de
stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 573/2007/CE a
Parlamentului European şi a Consiliului, a Deciziei nr. 574/2007/CE a
Parlamentului' European şi a Consiliului şi a Deciziei nr. 575/2007/CE a
Parlamentului European şi a Consiliului.
CAPITOLUL VII
Prevederi finale
Art. 19. - Autoritatea delegată are obligaţia să pună
în aplicare toate măsurile necesare pentru asigurarea accesului la informaţii
şi a transparenţei, în vederea garantării unei acoperiri mediatice cât mai largi, utilizând diferite forme şi
metode de comunicare.
Art. 20. - Cheltuielile prilejuite de organizarea
întrunirilor Comitetului director şi ale Comitetului de monitorizare se suportă
din bugetul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative.
Art. 21. - Prezentul ordin intră
in vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Ministrul internelor şi reformei administrative,
Cristian David