ORDIN   Nr. 317 din 22 decembrie 2009

privind activitatea de informare-documentare în Ministerul Administratiei si Internelor si aprobarea Normelor metodologice privind alimentarea cu date si utilizarea paginii de intranet a aparatului central al Ministerului Administratiei si Internelor

ACT EMIS DE: MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 2 din 4 ianuarie 2010

Având în vedere prevederile Decretului-lege nr. 141/1990 privind organizarea activităţii de informare-documentare,

în scopul asigurării unui flux eficient de informare şi documentare, necesar personalului Ministerului Administraţiei şi Internelor,

în temeiul art. 7 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare,

viceprim-ministrul, ministrul administraţiei şi internelor, interimar, emite următorul ordin:

Art. 1. - (1) Serviciul informare-documentare din cadrul Secretariatului general al Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare Secretariat general, este structura specializată unică ce coordonează fluxul de informare şi documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei, la nivel central si la nivelul structurilor subordonate.

(2) Serviciul informare-documentare din Secretariatul general organizează şi efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control în structurile aparatului central, în instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, în scopul creşterii gradului de valorificare a fondului documentar şi publicaţiilor proprii, precum şi pentru identificarea domeniilor   de   interes   pentru   pregătirea   profesională   a personalului.

(3) Serviciul informare-documentare din cadrul Secretariatului general este parte componentă a Sistemului naţional de informare şi documentare.

(4) Reprezentanţii Ministerului Administraţiei şi Internelor din cadrul Consiliului ştiinţific al Sistemului naţional de informare şi documentare sunt desemnaţi de către secretarul general al Ministerului Administraţiei şi Internelor, la propunerea Secretariatului general.

Art. 2. - Serviciul informare-documentare din cadrul Secretariatului general asigură:

a)  valorificarea surselor de informare, pe baza principiului prelucrării unice, unitare şi utilizării multiple a informaţiilor, din toate domeniile necesare desfăşurării activităţii structurilor Ministerului Administraţiei şi Internelor;

b) fluxul de informare-documentare constând în realizarea, primirea şi punerea la dispoziţia utilizatorilor a conţinutului informaţional pluridisciplinar, necesar personalului ministerului, în conformitate cu specificul activităţii unităţilor centrale şi a celor subordonate acestora, în scopul cunoaşterii şi asimilării datelor şi informaţiilor de profil;

c)  realizarea buletinelor de informare şi documentare, a sintezelor documentare, a notelor de informare şi a altor lucrări, destinate personalului Ministerului Administraţiei şi Internelor care desfăşoară activităţi în domeniul ordinii şi siguranţei publice şi al administraţiei publice;

d) traducerea şi prelucrarea materialelor necesare întocmirii informărilor documentare destinate conducerii Ministerului Administraţiei şi Internelor, precum şi a celor necesare realizării buletinelor de informare-documentare şi a sintezelor documentare;

e)  dezvoltarea fondului documentar prin procurarea unor surse de informare interne şi externe, în scopul alimentării sistemului computerizat de date şi informaţii documentare, precum şi informarea periodică a structurilor Ministerului Administraţiei şi Internelor, prin intermediul semnalărilor bibliografice în publicaţiile proprii;

f) compatibilitatea metodologică dintre structurile specializate de informare şi documentare din Ministerul Administraţiei şi Internelor, în scopul facilitării schimbului de informaţii;

g)   accesul liber, rapid şi individual al tuturor factorilor interesaţi la informaţiile şi materialele documentare semnalate;

h) repartizarea publicaţiilor şi lucrărilor documentare elaborate în baza principiului necesităţii şi a listei de difuzare aprobate anual de către secretarul general al Ministerului Administraţiei şi Internelor;

i) realizarea, independent sau în cooperare cu alte structuri, a unor lucrări documentare pe domenii de interes specifice Ministerului Administraţiei şi Internelor;

j) relaţionarea cu instituţiile publice sau private, în scopul desfăşurării activităţilor de informare şi documentare;

k) gestionarea paginii de intranet a aparatului central din punctul de vedere al informaţiilor prezentate, prelucrarea informaţiilor ce urmează a fi postate şi gestionarea materialelor introduse în secţiunea de navigare „Biblioteca virtuală".

Art. 3. - Unităţilor aparatului central, instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor le revin următoarele atribuţii pe linia activităţii de informare şi documentare:

a) să stabilească modul de organizare a compartimentelor de informare şi documentare din domeniul lor de activitate, conform competenţelor, sau persoana/persoanele responsabile cu activitatea de informare şi documentare;

b) să asigure fondul documentar, actualizarea şi dezvoltarea permanentă a bazei documentare specifice, prin asimilarea materialelor, datelor şi informaţiilor de profil utile desfăşurării activităţii, structurate pe domenii; să organizeze şi să verifice accesul la publicaţiile Ministerului Administraţiei şi Internelor, inclusiv prin sistemul intranet, al tuturor categoriilor de personal din subordine;

c)    pentru perfecţionarea pregătirii de specialitate a personalului din subordine, se vor avea în vedere şi sursele de informare semnalate de Secretariatul general prin publicaţiile editate, în scopul asigurării, în regim permanent şi la nivel ştiinţific corespunzător, a necesarului de date cu caracter de noutate, utile în procesul de optimizare a activităţilor specifice;

d)   să contribuie la dezvoltarea Fondului documentar gestionat de Secretariatul general;

e)   să efectueze analize informaţionale ale surselor documentare, să selecţioneze informaţiile bibliografice şi să elaboreze lucrări tematice, studii documentar-comparative, sinteze ce pot fi folosite în procesul de pregătire profesională a cadrelor;

f)  să înainteze Secretariatului general, până la data de 30 noiembrie a fiecărui an, propuneri de lucrări tematice în vederea publicării lor în buletinele de informare şi documentare editate de serviciul de specialitate din cadrul Secretariatului general.

Art. 4. - Şefii structurilor din cadrul ministerului vor desemna prin ordin/dispoziţie de zi persoana responsabilă cu activitatea de informare şi documentare şi vor comunica Secretariatului general gradul profesional/militar, numele şi funcţia acesteia, precum şi coordonatele de contact; de asemenea, vor asigura stipularea în fişa postului a respectivelor atribuţii.

Art. 5. - Personalul Ministerului Administraţiei şi Internelor care efectuează deplasări oficiale în străinătate, ocazionate de desfăşurarea unor activităţi de pregătire profesională (vizite de lucru, seminare, cursuri, simpozioane, conferinţe), au obligaţia ca la revenirea în ţară, după aprobarea rezultatelor misiunii executate, potrivit reglementărilor privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de relaţii internaţionale, să înainteze Secretariatului general, prin intermediul structurii de informare-documentare existente la nivelul unităţii din care face parte sau prin secretariat, materialele documentare obţinute ori copii ale acestora, cu respectarea principiului necesităţii de a cunoaşte şi a dispoziţiilor legale în vigoare.

Art. 6. - Obligaţii similare celor prevăzute la art. 5 revin şi şefilor/comandanţilor structurilor Ministerului Administraţiei şi Internelor care primesc diverse materiale documentare în cadrul activităţilor ocazionate de vizite ale delegaţiilor străine în ţara noastră.

Art. 7. - Secretariatul general, prin intermediul Serviciului informare-documentare, şi Direcţia generală pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei, în calitate de administrator tehnic al paginii de intranet a aparatului central, prin intermediul serviciilor de specialitate, pun la dispoziţia utilizatorilor paginii de intranet a aparatului central al Ministerului Administraţiei şi Internelor toate buletinele de informare şi documentare, sintezele documentare, precum şi alte lucrări necesare pregătirii profesionale a personalului.

Art. 8. - Direcţia generală financiară asigură fondurile destinate achiziţionării publicaţiilor externe şi interne şi a echipamentelor tehnice, necesare desfăşurării în condiţii optime a activităţii de informare-documentare.

Art. 9. - Normele metodologice privind alimentarea cu date şi utilizarea paginii de intranet a aparatului central al Ministerului Administraţiei şi Internelor sunt prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Art. 10. - Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

p. Viceprim-ministru, ministrul administraţiei şi internelor, interimar,

Dan Valentin Fătuloiu,

secretar de stat

ANEXĂ

NORME   METODOLOGICE

privind alimentarea cu date şi utilizarea paginii de intranet a aparatului central al Ministerului Administraţiei şi Internelor

Art. 1. - Intranetul este o reţea concepută în scopul prelucrării informaţiilor din interiorul unei organizaţii şi reprezintă un instrument modern de lucru pus la dispoziţia tuturor utilizatorilor pentru a le facilita comunicarea în timp real şi la distanţă, pentru a le permite accesul permanent la informaţiile privind activitatea instituţiei, în vederea realizării cu operativitate a atribuţiilor legale.

Art. 2. - Accesul utilizatorilor la pagina de intranet a aparatului central al Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare aparatul central, se realizează numai în condiţiile tehnice şi de securitate stabilite prin dispoziţia Secretarului general al Ministerului Administraţiei şi Internelor.

Art. 3. - Intranetul va funcţiona ca un centru de informare şi coordonare, care leagă între ele structurile, procesele şi funcţiile.

Art. 4. - Principalul scop al paginii de intranet a aparatului central este de a oferi personalului din minister următoarele instrumente:

a)   coordonare a activităţii prin transmiterea de ordine, regulamente, instrucţiuni, dispoziţii, planuri de acţiune, ordine de zi etc;

b) comunicare: anunţuri de grup, statistici, rapoarte etc;

c)   informare şi documentare: materiale documentare, buletine de informare şi documentare, sinteze documentare realizate de specialiştii din cadrul Serviciului informare-documentare - materiale ce vin în sprijinul activităţii desfăşurate de către personalul din minister, al pregătirii profesionale şi generale;

d) sprijin al activităţii: consultarea bazelor de date ce cuprind informaţii utile despre structurile ministerului (organizare, telefoane, adrese poştale şi de e-mail etc); biblioteca virtuală a Serviciului informare-documentare; linkuri utile etc.

Art. 5. - Pentru buna organizare a paginii de intranet a aparatului central, Serviciul informare-documentare din Secretariatul general al Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare Secretariatul general, va gestiona, prin selectarea, validarea şi sistematizarea informaţiilor proprii sau primite de la structurile/direcţiile Ministerului Administraţiei şi Internelor, această pagină, iar Direcţia generală pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiilor va asigura suportul tehnic pentru actualizarea operativă a conţinutului paginii de intranet a aparatului central şi va aduce îmbunătăţirile necesare, conform nevoilor utilizatorilor şi tehnologiilor existente.

Art. 6. - Organizarea paginii de intranet a aparatului central va fi următoarea:

a) structurile ministerului (denumire, organizare, telefoane, adrese poştale şi de e-mail, acte normative ce reglementează activitatea acestora);

b) informaţii de interes imediat;

c)  biblioteca virtuală a Serviciului informare-documentare (arhivă cuprinzând buletine de informare şi documentare, sinteze documentare, publicaţii);

d) linkuri utile.

Art. 7. - Persoanele de contact, desemnate din unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor ca responsabile cu actualizarea periodică a informaţiilor proprii din pagina de intranet a aparatului central, vor transmite la Serviciul informare-documentare, la adresa de e-mail infodoc@mai.intranet, în format electronic, datele şi documentele ce vor fi postate pe pagină.

Art. 8. - (1) Utilizatorul care expediază informaţiile ce vor fi prezentate pe pagina de intranet a aparatului central poartă întreaga răspundere privind conţinutul acestora şi efectele produse.

(2) Fiecare structură/direcţie, prin persoana desemnată, are obligaţia să urmărească şi să asigure, cu asumarea responsabilităţii informaţiilor transmise spre publicare, actualizarea permanentă a informaţiilor pe paginile personalizate, corespunzătoare.

Art. 9. - Secretariatul general este abilitat şi responsabil să hotărască forma informaţiilor destinate a fi publicate şi să îşi dea acceptul cu privire la postarea lor pe pagina de intranet a aparatului central.

Art. 10. - Personalul din Serviciul informare-documentare din cadrul Secretariatului general va asigura organizarea optimă a informaţiilor deţinute şi primite pentru a fi postate pe pagina de intranet a aparatului central şi le va transmite în format electronic Direcţiei generale pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiilor, la adresa de e-mail web@mai.intranet

Art. 11. - Direcţia generală pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei va realiza forma paginii de intranet a aparatului central şi va asigura, în timpul programului normal de lucru, actualizarea conţinutului paginilor, în baza documentelor primite în format electronic de la Secretariatul general, la adresa de e-mail web@mai.intranet

Art. 12. - Informaţiile publicate pe pagina de intranet a aparatului central trebuie să fie în concordanţă cu nivelul de clasificare pentru care este acreditat sistemul informatic care permite actualizarea, menţinerea şi publicarea informaţiilor.

Art. 13. - Personalul de conducere are obligaţia de a consulta permanent pagina de intranet a aparatului central pentru a prelua toate comunicările ce le sunt adresate.