ORDIN Nr. 317
din 22 decembrie 2009
privind activitatea de
informare-documentare în Ministerul Administratiei si Internelor si aprobarea
Normelor metodologice privind alimentarea cu date si utilizarea paginii de
intranet a aparatului central al Ministerului Administratiei si Internelor
ACT EMIS DE:
MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 2 din 4 ianuarie 2010
Având în vedere prevederile Decretului-lege nr.
141/1990 privind organizarea activităţii de informare-documentare,
în scopul asigurării unui flux eficient de informare şi
documentare, necesar personalului Ministerului Administraţiei şi Internelor,
în temeiul art. 7 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă a
Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului
Administraţiei şi Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu
modificările şi completările ulterioare,
viceprim-ministrul, ministrul administraţiei şi
internelor, interimar, emite următorul ordin:
Art. 1. - (1) Serviciul informare-documentare din cadrul
Secretariatului general al Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit
în continuare Secretariat general, este structura specializată unică ce
coordonează fluxul de informare şi documentare în domeniile de activitate
specifice instituţiei, la nivel central si la nivelul structurilor subordonate.
(2) Serviciul informare-documentare din Secretariatul
general organizează şi efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control
în structurile aparatului central, în instituţiile şi structurile aflate în
subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, în scopul
creşterii gradului de valorificare a fondului documentar şi publicaţiilor
proprii, precum şi pentru identificarea domeniilor de interes pentru
pregătirea profesională a personalului.
(3) Serviciul informare-documentare din cadrul
Secretariatului general este parte componentă a Sistemului naţional de
informare şi documentare.
(4) Reprezentanţii Ministerului Administraţiei şi
Internelor din cadrul Consiliului ştiinţific al Sistemului naţional de
informare şi documentare sunt desemnaţi de către secretarul general al
Ministerului Administraţiei şi Internelor, la propunerea Secretariatului
general.
Art. 2. - Serviciul informare-documentare din cadrul
Secretariatului general asigură:
a) valorificarea surselor de informare, pe baza
principiului prelucrării unice, unitare şi utilizării multiple a informaţiilor,
din toate domeniile necesare desfăşurării activităţii structurilor Ministerului
Administraţiei şi Internelor;
b) fluxul de informare-documentare constând în
realizarea, primirea şi punerea la dispoziţia utilizatorilor a conţinutului
informaţional pluridisciplinar, necesar personalului ministerului, în
conformitate cu specificul activităţii unităţilor centrale şi a celor
subordonate acestora, în scopul cunoaşterii şi asimilării datelor şi
informaţiilor de profil;
c) realizarea buletinelor de informare şi documentare,
a sintezelor documentare, a notelor de informare şi a altor lucrări, destinate
personalului Ministerului Administraţiei şi Internelor care desfăşoară
activităţi în domeniul ordinii şi siguranţei publice şi al administraţiei
publice;
d) traducerea şi prelucrarea materialelor necesare
întocmirii informărilor documentare destinate conducerii Ministerului Administraţiei
şi Internelor, precum şi a celor necesare realizării buletinelor de
informare-documentare şi a sintezelor documentare;
e) dezvoltarea fondului documentar prin procurarea
unor surse de informare interne şi externe, în scopul alimentării sistemului
computerizat de date şi informaţii documentare, precum şi informarea periodică
a structurilor Ministerului Administraţiei şi Internelor, prin intermediul
semnalărilor bibliografice în publicaţiile proprii;
f) compatibilitatea metodologică dintre structurile
specializate de informare şi documentare din Ministerul Administraţiei şi
Internelor, în scopul facilitării schimbului de informaţii;
g) accesul liber, rapid şi individual al tuturor
factorilor interesaţi la informaţiile şi materialele documentare semnalate;
h) repartizarea publicaţiilor şi lucrărilor documentare
elaborate în baza principiului necesităţii şi a listei de difuzare aprobate
anual de către secretarul general al Ministerului Administraţiei şi Internelor;
i) realizarea, independent sau în cooperare cu alte
structuri, a unor lucrări documentare pe domenii de interes specifice
Ministerului Administraţiei şi Internelor;
j) relaţionarea cu instituţiile publice sau private, în
scopul desfăşurării activităţilor de informare şi documentare;
k) gestionarea paginii de intranet a aparatului central
din punctul de vedere al informaţiilor prezentate, prelucrarea informaţiilor ce
urmează a fi postate şi gestionarea materialelor introduse în secţiunea de
navigare „Biblioteca virtuală".
Art. 3. - Unităţilor aparatului central, instituţiilor
şi structurilor aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi
Internelor le revin următoarele atribuţii pe linia activităţii de informare şi
documentare:
a) să stabilească modul de organizare a compartimentelor
de informare şi documentare din domeniul lor de activitate, conform
competenţelor, sau persoana/persoanele responsabile cu activitatea de informare
şi documentare;
b) să asigure fondul documentar, actualizarea şi
dezvoltarea permanentă a bazei documentare specifice, prin asimilarea
materialelor, datelor şi informaţiilor de profil utile desfăşurării
activităţii, structurate pe domenii; să organizeze şi să verifice accesul la
publicaţiile Ministerului Administraţiei şi Internelor, inclusiv prin sistemul
intranet, al tuturor categoriilor de personal din subordine;
c) pentru perfecţionarea pregătirii de specialitate
a personalului din subordine, se vor avea în vedere şi sursele de informare
semnalate de Secretariatul general prin publicaţiile editate, în scopul
asigurării, în regim permanent şi la nivel ştiinţific corespunzător, a
necesarului de date cu caracter de noutate, utile în procesul de optimizare a
activităţilor specifice;
d) să contribuie la dezvoltarea Fondului documentar
gestionat de Secretariatul general;
e) să efectueze analize informaţionale ale surselor
documentare, să selecţioneze informaţiile bibliografice şi să elaboreze lucrări
tematice, studii documentar-comparative, sinteze ce pot fi folosite în procesul
de pregătire profesională a cadrelor;
f) să înainteze Secretariatului general, până la data
de 30 noiembrie a fiecărui an, propuneri de lucrări tematice în vederea
publicării lor în buletinele de informare şi documentare editate de serviciul
de specialitate din cadrul Secretariatului general.
Art. 4. - Şefii structurilor din cadrul ministerului
vor desemna prin ordin/dispoziţie de zi persoana responsabilă cu activitatea de
informare şi documentare şi vor comunica Secretariatului general gradul
profesional/militar, numele şi funcţia acesteia, precum şi coordonatele de
contact; de asemenea, vor asigura stipularea în fişa postului a respectivelor
atribuţii.
Art. 5. - Personalul Ministerului Administraţiei şi
Internelor care efectuează deplasări oficiale în străinătate, ocazionate de
desfăşurarea unor activităţi de pregătire profesională (vizite de lucru,
seminare, cursuri, simpozioane, conferinţe), au obligaţia ca la revenirea în
ţară, după aprobarea rezultatelor misiunii executate, potrivit reglementărilor
privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de relaţii internaţionale, să
înainteze Secretariatului general, prin intermediul structurii de
informare-documentare existente la nivelul unităţii din care face parte sau
prin secretariat, materialele documentare obţinute ori copii ale acestora, cu
respectarea principiului necesităţii de a cunoaşte şi a dispoziţiilor legale în
vigoare.
Art. 6. - Obligaţii similare celor prevăzute la art. 5
revin şi şefilor/comandanţilor structurilor Ministerului Administraţiei şi
Internelor care primesc diverse materiale documentare în cadrul activităţilor
ocazionate de vizite ale delegaţiilor străine în ţara noastră.
Art. 7. - Secretariatul general, prin intermediul
Serviciului informare-documentare, şi Direcţia generală pentru comunicaţii şi
tehnologia informaţiei, în calitate de administrator tehnic al paginii de
intranet a aparatului central, prin intermediul serviciilor de specialitate,
pun la dispoziţia utilizatorilor paginii de intranet a aparatului central al
Ministerului Administraţiei şi Internelor toate buletinele de informare şi
documentare, sintezele documentare, precum şi alte lucrări necesare pregătirii
profesionale a personalului.
Art. 8. - Direcţia generală financiară asigură
fondurile destinate achiziţionării publicaţiilor externe şi interne şi a
echipamentelor tehnice, necesare desfăşurării în condiţii optime a activităţii
de informare-documentare.
Art. 9. - Normele metodologice privind alimentarea cu
date şi utilizarea paginii de intranet a aparatului central al Ministerului
Administraţiei şi Internelor sunt prevăzute în anexa care face parte integrantă
din prezentul ordin.
Art. 10. - Prezentul ordin se publică în Monitorul
Oficial al României, Partea I.
p. Viceprim-ministru, ministrul administraţiei şi
internelor, interimar,
Dan Valentin Fătuloiu,
secretar de stat
ANEXĂ
NORME METODOLOGICE
privind alimentarea cu date şi utilizarea paginii de
intranet a aparatului central al Ministerului Administraţiei şi Internelor
Art. 1. - Intranetul este o reţea concepută în
scopul prelucrării informaţiilor din interiorul unei organizaţii şi reprezintă
un instrument modern de lucru pus la dispoziţia tuturor utilizatorilor pentru a
le facilita comunicarea în timp real şi la distanţă, pentru a le permite
accesul permanent la informaţiile privind activitatea instituţiei, în vederea
realizării cu operativitate a atribuţiilor legale.
Art. 2. - Accesul utilizatorilor la pagina de intranet
a aparatului central al Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în
continuare aparatul central, se realizează numai în condiţiile tehnice
şi de securitate stabilite prin dispoziţia Secretarului general al Ministerului
Administraţiei şi Internelor.
Art. 3. - Intranetul va funcţiona ca un centru de
informare şi coordonare, care leagă între ele structurile, procesele şi
funcţiile.
Art. 4. - Principalul scop al paginii de intranet a
aparatului central este de a oferi personalului din minister următoarele
instrumente:
a) coordonare a activităţii prin transmiterea de
ordine, regulamente, instrucţiuni, dispoziţii, planuri de acţiune, ordine de zi
etc;
b) comunicare: anunţuri de grup, statistici, rapoarte
etc;
c) informare şi documentare: materiale documentare,
buletine de informare şi documentare, sinteze documentare realizate de
specialiştii din cadrul Serviciului informare-documentare - materiale ce vin în
sprijinul activităţii desfăşurate de către personalul din minister, al
pregătirii profesionale şi generale;
d) sprijin al activităţii: consultarea bazelor de date
ce cuprind informaţii utile despre structurile ministerului (organizare,
telefoane, adrese poştale şi de e-mail etc); biblioteca virtuală a Serviciului
informare-documentare; linkuri utile etc.
Art. 5. - Pentru buna organizare a paginii de intranet
a aparatului central, Serviciul informare-documentare din Secretariatul general
al Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare Secretariatul
general, va gestiona, prin selectarea, validarea şi sistematizarea
informaţiilor proprii sau primite de la structurile/direcţiile Ministerului Administraţiei
şi Internelor, această pagină, iar Direcţia generală pentru comunicaţii şi
tehnologia informaţiilor va asigura suportul tehnic pentru actualizarea
operativă a conţinutului paginii de intranet a aparatului central şi va aduce
îmbunătăţirile necesare, conform nevoilor utilizatorilor şi tehnologiilor
existente.
Art. 6. - Organizarea paginii de intranet a aparatului
central va fi următoarea:
a) structurile ministerului (denumire, organizare,
telefoane, adrese poştale şi de e-mail, acte normative ce reglementează
activitatea acestora);
b) informaţii de interes imediat;
c) biblioteca virtuală a Serviciului
informare-documentare (arhivă cuprinzând buletine de informare şi documentare,
sinteze documentare, publicaţii);
d) linkuri utile.
Art. 7. - Persoanele de contact, desemnate din
unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor ca responsabile cu
actualizarea periodică a informaţiilor proprii din pagina de intranet a
aparatului central, vor transmite la Serviciul informare-documentare, la adresa
de e-mail infodoc@mai.intranet, în format electronic, datele şi documentele ce
vor fi postate pe pagină.
Art. 8. - (1) Utilizatorul care expediază informaţiile
ce vor fi prezentate pe pagina de intranet a aparatului central poartă întreaga
răspundere privind conţinutul acestora şi efectele produse.
(2) Fiecare structură/direcţie, prin persoana
desemnată, are obligaţia să urmărească şi să asigure, cu asumarea
responsabilităţii informaţiilor transmise spre publicare, actualizarea
permanentă a informaţiilor pe paginile personalizate, corespunzătoare.
Art. 9. - Secretariatul general este abilitat şi
responsabil să hotărască forma informaţiilor destinate a fi publicate şi să îşi
dea acceptul cu privire la postarea lor pe pagina de intranet a aparatului
central.
Art. 10. - Personalul din Serviciul
informare-documentare din cadrul Secretariatului general va asigura organizarea
optimă a informaţiilor deţinute şi primite pentru a fi postate pe pagina de
intranet a aparatului central şi le va transmite în format electronic Direcţiei
generale pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiilor, la adresa de e-mail
web@mai.intranet
Art. 11. - Direcţia generală pentru comunicaţii şi
tehnologia informaţiei va realiza forma paginii de intranet a aparatului
central şi va asigura, în timpul programului normal de lucru, actualizarea
conţinutului paginilor, în baza documentelor primite în format electronic de la
Secretariatul general, la adresa de e-mail web@mai.intranet
Art. 12. - Informaţiile publicate pe pagina de intranet
a aparatului central trebuie să fie în concordanţă cu nivelul de clasificare
pentru care este acreditat sistemul informatic care permite actualizarea,
menţinerea şi publicarea informaţiilor.
Art. 13. - Personalul de conducere are obligaţia de a
consulta permanent pagina de intranet a aparatului central pentru a prelua
toate comunicările ce le sunt adresate.