NORMA   Nr. 1520 din 10 decembrie 1973

privind gestionarea, folosirea si evidenta formularelor cu regim special

ACT EMIS DE: MINISTERUL FINANTELOR

              DIRECTIA CENTRALA DE STATISTICA
ACT PUBLICAT IN: BULETINUL OFICIAL  NR. 108 din  1 august 1974

    I. Dispozitii generale
    1. Prezentele norme metodologice, emise in baza art. 4 din Hotararea Consiliului de Ministri nr. 1533/1973 privind formularele cu regim special, se aplica pentru gestionarea, folosirea si evidenta tuturor formularelor cu regim special, atat a celor de uz general, cat si a celor specifice.
    Formularele de uz general ce se folosesc de catre unitatile socialiste din intreaga economie sunt cele prevazute in lista publicata in Buletinul Oficial al Republicii Socialiste Romania, potrivit art. 2 lit. a) din hotararea mentionata.
    Formularele specifice, ce se folosesc numai de unele categorii de unitati socialiste, sunt cele elaborate si aprobate de catre ministere si celelalte organe centrale de stat in baza art. 2 lit. b) din hotarare.
    Pentru unitatile subordonate comitetelor executive ale consiliilor populare, formularele cu regim special carora li se aplica prezentele norme metodologice de gestionare, folosire si evidenta sunt cele elaborate si aprobate de Ministerul Finantelor si Directia Centrala de Statistica in baza art. 2 lit. c) din hotarare.
    2. In vederea gestionarii, folosirii si evidentei formularelor cu regim special potrivit prezentelor norme metodologice, ministerele si celelalte organe centrale vor comunica unitatilor subordonate formularele specifice cu regim special elaborate si aprobate de catre acestea. Lista acestor formulare va fi comunicata, pentru informare, si Ministerului Finantelor, in vederea cunoasterii pe ansamblul economiei a situatiei tuturor formularelor cu regim special.
    Pentru unitatile subordonate comitetelor executive ale consiliilor populare, comunicarea formularelor cu regim special se face de catre Ministerul Finantelor impreuna cu Directia Centrala de Statistica.
    3. Propunerile privind introducerea sau scoaterea ulterioara a unor formulare de uz general cu regim special, elaborate potrivit art. 2 lit. a) din hotarare, se vor transmite Ministerului Finantelor in vederea aprobarii lor impreuna cu Directia Centrala de Statistica si introducerii modificarilor corespunzatoare in lista acestor formulare publicata in Buletinul Oficial al Republicii Socialiste Romania.
    Introducerea sau scoaterea ulterioara a unor formulare specifice in categoria celor cu regim special, elaborate potrivit art. 2 lit. b) din hotarare, va fi comunicata de catre ministere si celelalte organe centrale tuturor unitatilor care folosesc aceste formulare. Modificarile intervenite vor fi comunicate si Ministerului Finantelor.
    Pentru unitatile subordonate comitetelor executive ale consiliilor populare, comunicarea introducerii sau scoaterii ulterioare a unor formulare cu regim special, elaborate si aprobate potrivit art. 2 lit. c) din hotarare, se face prin grija Ministerului Finantelor si Directiei Centrale de Statistica.
    II. Tiparirea formularelor cu regim special
    4. Tiparirea formularelor de uz general cu regim special se asigura de Intreprinderea de stat pentru imprimate si administrarea publicatiilor Bucuresti (I.S.I.A.P.). Aceste formulare se procura de la unitatile de aprovizionare si desfacere a imprimatelor (centre de librarii).
    Fac exceptie de la aceasta regula formularele cu regim special care se tiparesc si se difuzeaza prin grija bancilor (cecuri, foaie de varsamint cu chitanta s.a.).
    5. Formularele specifice cu regim special se tiparesc prin Intreprinderea de stat pentru imprimate si administrarea publicatiilor Bucuresti, pe baza de comenzi ferme, si se livreaza prin unitatile de aprovizionare si desfacere a imprimatelor (centre de librarii).
    6. Tiparirea formularelor cu regim special se face pe baza machetelor elaborate conform prevederilor art. 2 din hotarare, inaintate Intreprinderii de stat pentru imprimate si administrarea publicatiilor Bucuresti, de ministere si celelalte organe centrale.
    7. Tipografiile si unitatile de aprovizionare si desfacere a formularelor cu regim special vor lua masuri pentru preintampinarea oricarei sustrageri a formularelor cu regim special pe tot parcursul gestionarii lor, astfel incat acestea sa nu poata fi folosite in scopuri frauduloase.
    In cazul formularelor cu regim special numerotate in cadrul tipografiilor, seriile si numerele se vor mentiona atat in evidenta gestiunilor din cadrul tipografiilor si al unitatilor de aprovizionare si desfacere, cat si in documentele de livrare.
    8. Formularele cu regim special poarta mentiunea "Regim special", cu exceptia cartelelor si bunurilor de masa.
    III. Gestionarea, folosirea, evidenta si controlul utilizarii formularelor cu regim special
    9. Primirea in gestiune a formularelor cu regim special aprovizionate de unitati se face pe baza documentelor de livrare insotitoare, cu respectarea dispozitiilor legale privind receptia valorilor materiale.
    10. In cadrul unitatilor, evidenta operativa a formularelor cu regim special se tine cu ajutorul "fisei formularului cu regim special", anexata la prezentele norme, care trebuie tinuta in mod corect si la zi. Fisa anexata se completeaza separat pentru fiecare formular cu regim special in parte. (In acest caz nu mai este necesara utilizarea fisei de magazie, simbol 2.10).
    11. In cazul cand numerotarea nu se efectueaza la tipografie, formularele cu regim special se numeroteaza in cadrul unitatii respective, pe masura aprovizionarii lor.
    In legatura cu numerotarea formularelor cu regim special de catre unitate se precizeaza urmatoarele:
    a) Numarul de "regim special" constituie numarul documentului, nemaifiind necesara o alta numerotare.
    b) Numerotarea se face in mod continuu pentru acelasi formular, indiferent de compartimentul care il utilizeaza. Formularele numerotate ramase in stoc la sfarsitul anului la magazie sau la compartimentul care le utilizeaza se folosesc in continuare, pana la epuizare, fara alta numerotare.
    c) se atribuie acelasi numar tuturor exemplarelor, in cazul formularelor care se completeaza in mai multe exemplare.
    In cazul cand acelasi tip de formular cu regim special se foloseste de mai multe compartimente, pentru fiecare compartiment se poate rezerva o grupa de numere, in scopul de a usura controlul utilizarii acestor formulare in cadrul fiecarui compartiment (de exemplu: pentru compartimentul A se poate rezerva o grupa de numere de la 1 la 10.000, pentru compartimentul B  de la 10.001 la 20.000 etc.). La stabilirea numerelor in cadrul grupei se va avea in vedere volumul operatiunilor pe un an calendaristic din cadrul fiecarui compartiment.
    12. Formularele cu regim special se elibereaza din magazie pe baza bonului de consum intocmit, numai pentru aceste formulare, de compartimentul care le solicita.
    La eliberarea din magazie a formularelor cu regim special, in bonul de consum se inscriu in mod obligatoriu seria (in cazul cand formularele sunt inseriate) si numerele aferente formularelor eliberate.
    13. Salariatii care primesc spre folosinta formulare cu regim special raspund de utilizarea acestora pentru consemnarea operatiunilor legale si au obligatia sa justifice in orice moment existenta lor.
    Eliberarea din magazie a unor noi formulare cu regim special este admisa in masura in care se justifica utilizarea formularelor primite anterior. Justificarea se confirma prin viza conducatorului compartimentului financiar - contabil sau a altui organ anume imputernicit de conducatorul unitatii, pusa pe bonul de consum prin care se solicita eliberarea de noi formulare.
    14. Inscrierea datelor in formularele cu regim special se face potrivit reglementarilor cuprinse in "Normele metodologice privind contabilitatea" elaborate de Ministerul Finantelor si indicatiile de utilizare a formularelor.
    15. Formularele cu regim special care nu se mai folosesc in cadrul compartimentului caruia i s-au eliberat se restituie la magazie pe baza bonului de predare, transfer, restituire si se inregistreaza (ca intrare) in "fisa formularului cu regim special", mentionandu-se numerele (seria) formularelor primite.
    16. Formularele neutilizate (gresit intocmite, defectuos tiparite sau in alte cazuri similare) se anuleaza prin barare in diagonala, facandu-se mentiunea "Anulat" pe toate exemplarele si se restituie, cu exceptia formularelor anulate din carnete brosate, gestionarului de formulare cu regim special sub semnatura persoanei predatoare in fisa formularului cu regim special, inscriindu-se numarul (seria) formularelor respective in coloana "formulare anulate".
    17. Formularele neutilizabile predate depozitului se distrug trimestrial, conform dispozitiilor legale, in prezenta unui delegat numit de conducatorul compartimentului financiar-contabil. Cu aceasta ocazie gestionarul si delegatul respectiv vor inscrie data distrugerii si vor semna in ultima coloana a "fisei formularului cu regim special" la pozitiile unde sunt inregistrate formularele anulate.
    18. Formularele cu regim special completate, pana la predarea la arhiva, se pastreaza la compartimentul care le-a folosit, in ordinea numerelor, pentru a permite controlul in orice moment al utilizarii acestora.
    19. Orice lipsuri sau pierderi de formulare cu regim special, in magazie sau la compartimentele care le utilizeaza, vor fi aduse la cunostinta, in scris, conducatorului unitatii care va dispune cercetarea si verificarea imprejurarilor in care s-au produs lipsurile sau pierderile si eventuala tragere la raspundere a celor vinovati, conform legii.
    20. Formularele cu regim special, care se obtin si se completeaza concomitent cu ajutorul mijloacelor de prelucrare automata a datelor, se numeroteaza, se folosesc si se justifica potrivit regulilor stabilite de conducerea fiecarei unitati, in functie de particularitatile echipamentelor folosite, tinand seama de principiile stabilite prin prezentele norme.
    21. In conformitate cu prevederile art. 5 din Hotararea Consiliului de Ministri nr. 1533/1973, raspunderea pentru organizarea gestionarii, folosirii si evidentei formularelor cu regim special revine conducatorului unitatii si conducatorului compartimentului financiar-contabil. Controlul asupra gestionarii, folosirii si evidentei formularelor cu regim special se efectueaza potrivit normelor legale privind controlul ierarhic operativ - curent.
    22. Ministerele si celelalte organe centrale si locale vor difuza prezentele norme metodologice unitatilor din subordine si vor asigura aplicarea lor.
    23. Se recomanda organelor cooperatiste si celorlalte organe centrale obstesti sa aplice la unitatile in subordine prevederile prezentelor norme metodologice, tinand seama de specificul acestora.