Regulament Nr.2 din 18.02.2015

privind activitatea de control periodic şi inopinat desfăşurată de către Autoritatea de Supraveghere Financiară
ACT EMIS DE: Autoritatea de Supraveghere Financiara
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 148 din 27 februarie 2015

În conformitate cu prevederile art. 1 alin. (2), art. 2 alin. (1), art. 3, 6, precum şi ale art. 21² alin. (8) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare,în urma deliberărilor Consiliului Autorităţii de Supraveghere Financiară din cadrul şedinţei din data de 18 februarie 2015,Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezentul regulament. Capitolul IDispoziţii generale Articolul 1Prezentul regulament stabileşte în baza unor reguli unitare cadrul procedural de desfăşurare a activităţii de control de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare A.S.F., precum şi drepturile şi obligaţiile părţilor implicate în activitatea de control, în vederea asigurării unui caracter unitar tuturor acţiunilor întreprinse cu ocazia controlului desfăşurat la nivelul entităţilor reglementate şi/sau supravegheate de către A.S.F. Articolul 2În conformitate cu prevederile art. 21² din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare O.U.G. nr. 93/2012, direcţiile de specialitate din cadrul A.S.F. desfăşoară activităţi de control periodic şi inopinat în vederea constatării modului de respectare a reglementărilor legale în vigoare de către entităţile reglementate şi/sau supravegheate de către A.S.F. Articolul 3 (1) Termenii şi expresiile utilizate în prezentul regulament au semnificaţia prevăzută în legislaţia specifică sectoarelor de supraveghere financiară.(2) În sensul prezentului regulament, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii, cu excepţia celor prevăzute la alin. (2):a)activitate de control - totalitatea acţiunilor cu caracter periodic sau inopinat efectuate în scopul verificării activităţii/operaţiunilor desfăşurate de către entităţile autorizate, reglementate şi supravegheate de către A.S.F., ori determinate de apariţia unor disfuncţii sau sesizări în scopul verificării respectării reglementărilor legale în vigoare; b)anchetă - metodă de desfăşurare a activităţii de control, realizată la sediul A.S.F., care urmăreşte stabilirea împrejurărilor şi a condiţiilor în care entităţile menţionate la art. 2 alin. (1) lit. a) şi c) din O.U.G. nr. 93/2012 au efectuat unele operaţiuni, în cazuri semnalate/identificate de încălcare a prevederilor legale specifice; c)audiere - convocarea în baza unei decizii de audiere la sediul A.S.F. a persoanelor vizate pentru determinarea condiţiilor şi împrejurărilor în care a fost desfăşurată o anumită activitate; d)control inopinat - tip de control care constă în verificarea, de regulă la sediul entităţii, a uneia sau mai multor activităţi/operaţiuni derulate într-o perioadă de timp determinată şi a îndeplinirii de către aceasta a uneia sau mai multor obligaţii, conform legislaţiei incidente sectorului de supraveghere financiară; e)control periodic - tip de control, realizat cu o anumită ciclicitate, prin verificarea, la sediul entităţii, a activităţii/ operaţiunilor desfăşurate pe o perioadă de timp determinată şi a îndeplinirii de către aceasta a obligaţiilor conform legislaţiei incidente sectorului de supraveghere financiară; f)control încrucişat - activitate de verificare la sediul entităţii sau al A.S.F. a înscrisurilor/operaţiunilor unei entităţi în corelaţie cu înscrisurile/operaţiunile unei alte entităţi; controlul încrucişat poate avea şi caracter inopinat; g)coordonatorul echipei de control - persoana care are atribuţii specifice încredinţate prin decizia de control semnată de preşedintele A.S.F.; h)decizie de control - act administrativ adoptat la nivelul A.S.F. prin care se dispune controlul periodic sau inopinat; i)echipă de control - persoanele desemnate prin decizie de control pentru efectuarea acţiunii de control; j)entitate controlată - entităţi reglementate şi/sau supravegheate de către A.S.F., prevăzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012; k)persoană vizată - persoana fizică şi/sau juridică, direct ori indirect implicată în activitatea supusă supravegherii şi controlului A.S.F.; l)plan anual integrat de control - document aprobat de Consiliul A.S.F. prin intermediul căruia se stabileşte programarea anuală a controalelor periodice; m)proces-verbal de control - document care cuprinde totalitatea aspectelor constatate ca urmare a desfăşurării controlului periodic sau inopinat; n)sectoare de supraveghere financiară - Sectorul instrumente şi investiţii financiare, Sectorul asigurări-reasigurări, Sectorul sistemului de pensii private; o)sondaj - metodă de verificare a înscrisurilor, a datelor şi a operaţiunilor considerate ca reprezentative pentru ansamblul unei activităţi; p)structură de control - componentă organizatorică din cadrul A.S.F. care are atribuţii privind controlul periodic şi inopinat. Articolul 4 (1) Pentru exercitarea atribuţiei de control prevăzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012, în conformitate cu prerogativele stabilite prin lege, A.S.F. cooperează şi face schimb de informaţii cu orice alte instituţii, organisme şi autorităţi din România, din state membre şi din state terţe.(2) A.S.F. poate decide ca în acţiunile de control la entităţile autorizate care desfăşoară activităţi în alte state membre ale Uniunii Europene în baza dreptului de stabilire sau liberei circulaţii a serviciilor şi a unor protocoale bilaterale să participe autorităţile competente din respectivele state, precum şi autorităţile europene relevante pentru activitatea respectivelor entităţi, ESMA sau EIOPA, după caz.(3) Consiliul A.S.F. aprobă acţiunile de control menţionate la alin. (2), cu luarea în considerare a informaţiilor rezultate în urma cooperării cu autorităţile competente din statele membre unde îşi desfăşoară activitatea entităţile autorizate care vor face obiectul acţiunilor de control. Capitolul IIFuncţiile şi atribuţiile structurilor de control Articolul 5Activitatea de control este organizată procedural distinct pentru fiecare sector de supraveghere financiară, în funcţie de particularităţile activităţilor desfăşurate la nivelul acestora, şi are ca rol principal prevenirea, identificarea, combaterea actelor şi faptelor de încălcare a legislaţiei şi a eventualelor abateri comise în legătură cu activităţile specifice desfăşurate de entităţile prevăzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012, cu aplicarea măsurilor/sancţiunilor ce se impun, după caz. Articolul 6A.S.F., în exercitarea atribuţiilor sale prevăzute la art. 3 alin. (1) lit. c) şi art. 21² alin. (2) şi (3) din O.U.G. nr. 93/2012, decide asupra tipului de control ce urmează a fi efectuat, precum şi asupra locului de desfăşurare a verificărilor, în funcţie de scopul, obiectivele şi complexitatea activităţii investigate, în concordanţă cu prevederile prezentului regulament şi cu legislaţia specifică aplicabilă fiecărui sector de supraveghere financiară. Articolul 7În aplicarea prevederilor art. 5, structurile cu atribuţii de control periodic şi inopinat îndeplinesc următoarele funcţii: a)funcţia de control, în scopul identificării actelor şi faptelor de încălcare a legislaţiei specifice aplicabile, rezultate din activitatea desfăşurată de către entităţile autorizate, reglementate şi supravegheate de către A.S.F.; b)funcţia de monitorizare a adoptării măsurilor dispuse de către Consiliul A.S.F. Articolul 8Structurile de control care efectuează activităţi de control periodic şi inopinat, pentru a realiza funcţiile prevăzute la art. 7, au următoarele atribuţii principale: a)efectuează documentare care vizează entitatea ce va fi supusă controlului privind activităţile/operaţiunile care au fost autorizate/supravegheate de către A.S.F.; b)efectuează acţiuni de control la entităţile prevăzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012, inclusiv asupra persoanelor vizate; c)verifică respectarea reglementărilor aplicabile entităţilor controlate/persoanelor vizate; d)propun Consiliului A.S.F. adoptarea de măsuri şi/sau sancţiuni cu privire la faptele constatate, în condiţiile legii. Capitolul IIIReguli generale privind activitatea de control şi responsabilităţi Articolul 9(1) Controlul periodic se organizează şi se desfăşoară în baza unui plan anual integrat de control, aprobat de către Consiliul A.S.F.(2) Planul anual integrat de control se va întocmi în conformitate cu prevederile legale incidente în vigoare, în baza analizei riscurilor pe care le poate induce entitatea ce va fi supusă controlului, având în vedere şi termenul de prescripţie a contravenţiilor prevăzut în legislaţia specifică sectoarelor de supraveghere financiară. Articolul 10 (1) Ciclicitatea controlului periodic se determină ţinând cont de perioada anterior controlată, natura şi volumul activităţii entităţii, riscul şi complexitatea produselor şi serviciilor oferite de către aceasta, gradul de conformare observat anterior, elementele relevante identificate în situaţiile financiare anuale/rapoartele financiare şi tehnice periodice sau în raportările de supraveghere prudenţială.(2) În procesul de selectare a entităţilor care vor fi incluse în planul de control se va ţine cont şi de rezultatele procesului de evaluare a entităţilor derulat la nivelul structurilor de supraveghere ale A.S.F.(3) Selectarea operaţiunilor şi a documentelor ce urmează a fi verificate se realizează de către echipa de control, în baza tematicii de control, luând în considerare obiectivele controlului, ponderea operaţiunilor, precum şi relevanţa în activitatea desfăşurată de entitatea supusă controlului.(4) Durata estimativă a controlului periodic şi numărul specialiştilor care formează echipa de control se stabilesc ţinând cont de volumul de activitate al entităţii supuse verificării şi de complexitatea acţiunii de control. Articolul 11A.S.F. poate decide reluarea verificărilor, extinderea perioadei controlate, precum şi a ariei de verificare, dacă ulterior efectuării activităţii de control intră în posesia unor informaţii şi date suplimentare referitoare la entitate şi operaţiunile controlate. Articolul 12 (1) În baza colaborării dintre structurile de control şi cele de autorizare şi supraveghere privind analizele de conformitate şi cele de prudenţialitate, precum şi ca urmare a apariţiei unui/unei eveniment/informaţii/sesizări care denotă posibile încălcări ale legislaţiei în vigoare şi ameninţă îndeplinirea misiunii/obiectivelor A.S.F., se poate proceda la iniţierea controlului inopinat care urmăreşte anumite obiective tematice strict delimitate.(2) Controlul inopinat se hotărăşte de către preşedintele A.S.F., care poate declanşa controlul din oficiu sau la solicitarea oricăruia dintre cei trei vicepreşedinţi. Articolul 13Controalele desfăşurate la sediul entităţilor pentru verificarea modului de îndeplinire a planului de măsuri stabilit prin decizie a Consiliului A.S.F., precum şi controalele desfăşurate ca urmare a solicitărilor entităţilor autorizate, reglementate şi supravegheate de către A.S.F. de limitare, suspendare sau de încetare a activităţii sunt asimilate controlului inopinat şi intră sub incidenţa prezentului regulament şi a legislaţiei specifice fiecărui sector de supraveghere financiară. Articolul 14 (1) A.S.F. poate suspenda în situaţii justificate un control periodic pentru o perioadă de maximum 90 de zile şi va notifica entitatea cu privire la data de la care se va suspenda derularea acestuia şi, ulterior, cu privire la data la care controlul va fi reluat.(2) Suspendarea controlului se hotărăşte de către preşedintele A.S.F. cu avizul vicepreşedintelui coordonator.(3) Notificarea privind reluarea acţiunii de control va fi comunicată entităţii supuse controlului cu cel puţin două zile lucrătoare înainte de data reluării acţiunii de control. Articolul 15Din motive obiective care ţin de A.S.F. sau de entitatea controlată, precum şi ca urmare a apariţiei unor elemente neprevăzute care restricţionează/împiedică desfăşurarea activităţii de control, durata acţiunii de control poate fi prelungită pentru o perioadă stabilită în funcţie de situaţia existentă. Articolul 16(1) Conducătorii structurilor de control din cadrul sectoarelor de supraveghere financiară sunt responsabili pentru organizarea şi modul de desfăşurare a activităţilor specifice de control.(2) În exercitarea atribuţiilor, structurile de control din cadrul A.S.F. colaborează şi fac schimb de informaţii cu structurile de supraveghere, precum şi cu toate celelalte structuri organizatorice din cadrul A.S.F., în limita competenţelor. Articolul 17 (1) În situaţii justificate, pentru asigurarea unei aplicări corecte şi unitare a prevederilor actelor normative emise de către A.S.F., echipa de control solicită puncte de vedere structurilor organizatorice de specialitate din cadrul A.S.F., care vor fi transmise acesteia.(2) Structurile organizatorice de specialitate din cadrul A.S.F. sunt obligate să răspundă solicitărilor primite din partea echipei de control în maximum cinci zile lucrătoare. Capitolul IVDrepturile şi obligaţiile entităţii controlate/persoanei vizate şi ale echipei de control Articolul 18Entitatea controlată/persoana vizată care face obiectul acţiunii de control are următoarele drepturi: a)să fie notificată cu privire la începerea acţiunii de control, în cazul controlului periodic; b)să beneficieze, din partea echipei de control, de un tratament just şi echitabil bazat pe un dialog instituţional constructiv; c)să fie informată cu privire la rezultatele controlului efectuat; d)să formuleze obiecţiuni la procesul-verbal de control întocmit de echipa de control, dacă este cazul; e)să conteste măsurile şi sancţiunile dispuse prin actele emise de către A.S.F. Articolul 19Pe durata desfăşurării activităţii de control, entitatea controlată/persoana vizată are următoarele obligaţii: a)să permită accesul echipei de control în spaţiile în care se desfăşoară activitatea pentru care a fost autorizată/avizată de către A.S.F., precum şi în spaţiile unde se află documentele aferente activităţii desfăşurate şi sistemele informatice utilizate; b)să răspundă la solicitarea A.S.F. de a fi prezentă, respectiv reprezentată la un nivel corespunzător, la data şi ora stabilite, astfel încât să asigure desfăşurarea optimă a activităţii de control; c)să permită şi să asigure efectuarea în bune condiţii a activităţii de control şi să acorde sprijinul necesar desfăşurării acesteia; d)să pună la dispoziţia echipei de control, la termenele şi în forma solicitată, toate înscrisurile, informaţiile, înregistrările de orice fel, inclusiv cele telefonice în legătură cu ordinele de tranzacţionare primite/transmise, fişierele, registrele şi evidenţele contabile aferente activităţii pe care o desfăşoară, documentele în original, copiile certificate conform cu originalul, precum şi traducerea legalizată în limba română, după caz; e)să colaboreze pe întreaga perioadă de desfăşurare a activităţii de control în vederea determinării situaţiilor de fapt, prin prezentarea în întregime a faptelor cunoscute şi a tuturor documentelor justificative; f)să semneze procesele-verbale: de control, de ridicare date/documente şi de audiere. Articolul 20În exercitarea atribuţiilor ce le revin, membrii echipei de control au următoarele drepturi: a)să aibă acces în spaţiile în care entitatea controlată îşi desfăşoară activitatea, precum şi în spaţiile unde se află documentele şi sistemele informatice de evidenţă şi prelucrare a datelor; b)să efectueze verificări în prezenţa reprezentantului legal al entităţii controlate sau a unei persoanei desemnate de către acesta, care are obligaţia de a însoţi echipa de control în orice sediu şi incintă în care entitatea îşi desfăşoară activitatea, inclusiv în sediile societăţilor cărora le-au fost externalizate o parte dintre activităţile specifice; c)să solicite, în cazul audierilor, prezenţa la sediul A.S.F. a reprezentantului legal al entităţii controlate şi a altor persoane/angajaţi, în vederea furnizării de informaţii şi de note explicative scrise, precum şi a prezentării de documente, înscrisuri, registre şi evidenţe contabile; d)să solicite şi să verifice, în totalitate sau prin sondaj, orice înscrisuri, informaţii, înregistrări de orice fel, inclusiv cele telefonice în legătură cu ordinele de tranzacţionare primite/transmise, fişiere, registre şi evidenţe contabile care pot avea legătură cu activitatea entităţii controlate, inclusiv cu activităţile externalizate/transferate de către aceasta, după caz, precum şi sistemele informatice de evidenţă şi prelucrare a datelor; e)să solicite copii, dacă este cazul, ale documentelor, fişierelor, înscrisurilor, registrelor şi înregistrărilor contabile în formă fizică/scanate/electronic, după caz; f)să solicite toate informaţiile şi explicaţiile referitoare la acţiunile/operaţiunile desfăşurate de către entitatea supusă controlului; g)să solicite note explicative scrise reprezentantului legal al entităţii controlate, angajaţilor acesteia, precum şi reprezentantului legal al oricărei altei entităţi căreia i-au fost externalizate activităţi specifice. Articolul 21În exercitarea atribuţiilor ce le revin, membrii echipei de control au următoarele obligaţii: a)să aducă la cunoştinţă în scris conducătorului ierarhic existenţa sau apariţia unui potenţial conflict de interese, aşa cum este definit în Codul de etică şi integritate al A.S.F., prin completarea unei declaraţii în acest sens; b)să se identifice prin prezentarea legitimaţiei de serviciu şi deciziei de efectuare a controlului; c)să aplice în mod corect prevederile legislaţiei specifice aplicabile entităţii controlate; d)să păstreze confidenţialitatea asupra datelor şi informaţiilor obţinute; e)să efectueze controlul astfel încât să afecteze cât mai puţin activitatea curentă a entităţii controlate; f)să respecte programul de lucru al entităţii controlate; controlul se poate desfăşura şi în afara programului de lucru al entităţii, cu acordul scris al reprezentantului legal al acesteia. Capitolul VActivitatea de control efectuată de către A.S.F. Secţiunea 1Iniţierea controlului Articolul 22 (1) Decizia de control periodic/inopinat reprezintă mandatul de control primit de echipa de control pentru a desfăşura acţiunea de control. Documentul este întocmit de structura de control, avizat de vicepreşedintele coordonator şi semnat de preşedintele A.S.F. Decizia de control cuprinde cel puţin următoarele elemente:a)temeiul legal al efectuării controlului; b)tipul controlului; c)data de început a acţiunii de control; d)perioada supusă controlului; e)obiectul/tematica de control; f)denumirea şi adresa entităţii supuse controlului; g)componenţa echipei de control şi coordonatorul acesteia; h)semnătura preşedintelui şi ştampila A.S.F.; i)numărul şi data deciziei. (2) Echipa de control are obligaţia de a înregistra decizia de control în registrul de intrări-ieşiri al entităţii la data prezentării acesteia, precum şi în registrul unic de control al entităţii care va fi supusă controlului. Articolul 23 (1) Structura de control are obligaţia de a notifica entitatea care va fi supusă controlului periodic printr-o adresă transmisă prin poştă cu confirmare de primire sau, după caz, prin fax, cu cel puţin 15 zile lucrătoare înainte de data declanşării acţiunii de control.(2) Notificarea transmisă entităţii va cuprinde anexat obiectul/tematica de control şi, după caz, prima solicitare de documente. Articolul 24(1) În cazul audierilor, structura de control va emite decizia de audiere semnată de vicepreşedintele coordonator, în care se înscriu data şi ora la care persoanele convocate se vor prezenta, obiectul audierii, precum şi eventualele documente care trebuie furnizate echipei de control.(2) Data la care se vor prezenta persoanele convocate pentru audiere nu trebuie să depăşească două zile lucrătoare de la data primirii deciziei. Secţiunea a 2-aEfectuarea controlului Articolul 25Echipa de control are obligaţia de a prezenta decizia de control conducerii entităţii supuse controlului sau unui reprezentant legal al acesteia. Articolul 26Conducerea entităţii supuse controlului are obligaţia de a informa personalul angajat cu privire la prezenţa echipei de control şi responsabilitatea acestuia de a răspunde în cel mai scurt timp solicitărilor echipei de control. Articolul 27 (1) Conducătorul structurii de control are obligaţia de a desemna un coordonator al echipei de control, potrivit prevederilor art. 3 alin. (2) lit. g).(2) Coordonatorul echipei de control are atribuţia de a urmări ca acţiunea de control să se desfăşoare conform prevederilor legale în vigoare, membrii echipei de control fiind răspunzători de acţiunile întreprinse în timpul controlului.(3) Pentru atingerea obiectivelor activităţii de control, membrii echipei de control vor utiliza tehnici şi instrumente de control specifice (chestionar, sondaj, interviu, observare etc.). Articolul 28În desfăşurarea activităţii de control, echipa de control va parcurge cel puţin următoarele etape: a)analiza preliminară (pregătirea controlului), respectiv analizarea entităţii ce urmează a fi controlată, efectuată în funcţie de natura, amploarea şi forma de manifestare a riscurilor aferente activităţii, precum şi de complexitatea produselor şi serviciilor oferite; b)documentarea care se efectuează la sediul entităţii controlate, prin utilizarea tehnicilor şi instrumentelor de control specifice; c)solicitarea de informaţii suplimentare entităţii controlate, în cazul în care informaţiile şi probele obţinute nu sunt suficiente; d)transmiterea procesului-verbal de control entităţii controlate în vederea semnării şi formulării de eventuale observaţii. Articolul 29(1) Echipa de control poate solicita copii pe suport hârtie şi/sau pe suport electronic, după caz, pentru documentele pe care le consideră necesare în susţinerea constatărilor şi concluziilor acţiunii de control.(2) Pentru documentele pe suport hârtie, copiile solicitate vor fi semnate, iar pentru documentele pe suport electronic, acestea vor fi certificate prin declaraţii olografe sub semnătură privată sau sub semnătură electronică extinsă de către conducătorul sau reprezentantul legal al entităţii controlate.(3) Documentele în original întocmite la solicitarea echipei de control vor fi semnate de conducătorul sau de reprezentantul legal al entităţii controlate. Articolul 30Componenţa echipei de control poate fi modificată/completată în timpul derulării acţiunii de control, temporar ori pentru întreaga perioadă rămasă. Articolul 31 (1) Entitatea supusă controlului are obligaţia de a pune la dispoziţia echipei de control toate datele/documentele solicitate pentru a fi ridicate în copie/format electronic de către aceasta în baza unui proces-verbal de ridicare date/documente.(2) La solicitările de informaţii/explicaţii formulate de membrii echipei de control, orice angajat al entităţii controlate sau persoană care se află în relaţii contractuale cu aceasta este obligat(ă) să răspundă în limita competenţelor.(3) Refuzul formal, tacit sau prin omisiune de a furniza informaţiile solicitate conform alin. (1), în forma şi la termenele solicitate de către echipa de control, precum şi împiedicarea fără drept a exercitării prerogativelor conferite de lege A.S.F. se vor consemna într-un proces-verbal care va sta la baza adoptării de măsuri în conformitate cu reglementările în vigoare.(4) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) cuprinde cel puţin următoarele elemente:a)data şi locul încheierii procesului-verbal; b)numărul deciziei de control în baza căreia a fost declanşat controlul; c)numele, prenumele şi funcţia persoanelor desemnate să efectueze controlul; d)denumirea entităţii controlate; e)numele, prenumele şi funcţia reprezentantului legal al entităţii controlate sau ale persoanelor care au reprezentat entitatea pe perioada controlului; f)referiri la toate notele explicative date în scris de către reprezentantul legal al entităţii supuse controlului şi de personalul acesteia; g)numărul de file prezentate/ridicate în format fizic şi identificarea documentelor prezentate/ridicate în format electronic; h)înscrisuri, date, situaţii şi/sau informaţii pe care echipa de control le consideră relevante; i)menţiunea că toate înscrisurile în original puse la dispoziţia echipei de control au fost restituite, iar copiile prezentate/ridicate de către echipa de control sunt complete şi conforme cu originalele. (5) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) se întocmeşte în două exemplare, unul pentru A.S.F. şi celălalt pentru entitatea supusă controlului, şi se semnează de ambele părţi. Cele două exemplare ale procesului-verbal de ridicare date/documente se înregistrează cu acelaşi număr de înregistrare în registrul de intrări-ieşiri al entităţii supuse controlului.(6) În cazul în care reprezentantul legal al entităţii sau persoanele care au reprezentat entitatea pe perioada în care sa desfăşurat controlul refuză semnarea, acest fapt, precum şi motivele invocate se consemnează de către echipa de control în procesul-verbal de ridicare date/documente. Articolul 32În cazul audierilor se va întocmi un proces-verbal de audiere, în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte implicată, în care se vor menţiona, după caz, elemente din cadrul celor prevăzute la art. 31 alin. (4) şi care va fi înregistrat la Registratura A.S.F. Prevederile art. 31 alin. (2), (3) şi (6) se vor aplica în mod corespunzător şi în cazul întocmirii procesului-verbal de audiere. Articolul 33Pe parcursul acţiunii de control, echipa de control va purta un dialog instituţional ferm şi constructiv cu entitatea controlată. Secţiunea a 3-aÎntocmirea procesului-verbal de control şi a notei de constatare Articolul 34În urma desfăşurării tuturor activităţilor aferente controlului periodic sau inopinat, echipa de control va întocmi un proces-verbal de control, la sediul A.S.F. sau la sediul entităţii controlate, care va conţine într-o manieră clară şi concisă cel puţin elementele prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul regulament, din care rezultă motivul de fapt şi temeiul de drept pe care acestea se fundamentează. Articolul 35Echipa de control va consemna în procesul-verbal de control prevăzut la art. 34, iregularităţile şi disfuncţionalităţile constatate, structurate după caz, atât pe elemente de conformitate, cât şi pe elemente de risc. Articolul 36 (1) Entitatea controlată, sub semnătura reprezentantului legal, are dreptul de a formula în scris obiecţiuni cu privire la constatările consemnate în procesul-verbal de control, după cum urmează:a)în termen de maximum trei zile lucrătoare de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului inopinat; b)în termen de maximum şapte zile lucrătoare de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului periodic. (2) În situaţii excepţionale, la solicitarea temeinic motivată a entităţii şi cu acordul vicepreşedintelui coordonator din cadrul A.S.F., termenele prevăzute la alin. (1) lit. a) şi b) pot fi prelungite cu o perioadă care să nu depăşească durata maximă acordată iniţial. (3) Entitatea controlată are obligaţia de a informa persoanele care sunt responsabile cu privire la constatările echipei de control legate de activitatea acestora în vederea formulării de eventuale observaţii. Articolul 37 (1) Procesul-verbal de control întocmit în conformitate cu prevederile prezentului regulament se înregistrează la Registratura A.S.F. şi în registrul unic de control al entităţii controlate. (2) În cazul în care entitatea refuză semnarea şi/sau înregistrarea actului de control, echipa de control va consemna menţiunea „refuză să semneze“ în procesul-verbal. Articolul 38Nota de constatare reprezintă un act de control bilateral şi se întocmeşte de către echipa de control, în cazuri excepţionale după cum urmează: a)când se constată iregularităţi şi disfuncţionalităţi ca urmare a controlului efectuat, pentru clarificarea cărora se impune continuarea verificării la altă entitate şi/sau de către alte structuri ale A.S.F. şi/sau alte instituţii; b)când se impune efectuarea unor verificări încrucişate şi la alte entităţi decât cea la care s-a iniţiat controlul, în scopul instrumentării şi fundamentării unor constatări; c)când se constată la o entitate supusă controlului iregularităţi şi disfuncţionalităţi a căror reconstituire ulterioară nu mai este posibilă. În această situaţie, nota de constatare se întocmeşte şi se semnează în momentul identificării deficienţelor respective. Articolul 39(1) În nota de constatare se consemnează situaţia de fapt, precum şi, dacă este cazul, măsurile luate operativ de entitate pentru remedierea iregularităţilor şi disfuncţionalităţilor identificate de către echipa de control.(2) Nota de constatare este anexă la procesul-verbal de control, se întocmeşte în două exemplare, unul pentru echipa de control şi unul pentru entitatea controlată, şi se semnează de către echipa de control, precum şi de către:a)reprezentantul legal al entităţii controlate, în cazurile prevăzute la art. 38 lit. a) şi b); b)alte persoane în prezenţa cărora s-a efectuat constatarea, în cazul prevăzut la art. 38 lit. c). (3) În cazul în care entitatea controlată refuză semnarea notei de constatare de către reprezentantul legal, aceasta poate fi semnată de maximum 2 martori sau, în lipsa acestora, se va consemna menţiunea „refuză să semneze“. Secţiunea a 4-aFinalizarea acţiunii de control Articolul 40 (1) În situaţia în care, în urma acţiunii de control, entitatea nu a fost sancţionată sau nu au fost dispuse măsuri cu privire la aceasta, finalizarea acţiunii de control este reprezentată de comunicarea prin adresă scrisă către entitatea controlată, prin care se atestă faptul că, în urma activităţii de control, aceasta nu a fost sancţionată sau nu au fost dispuse măsuri.(2) În situaţia în care, în urma acţiunii de control, au fost dispuse sancţiuni/măsuri de către Consiliul A.S.F., acţiunea de control se consideră finalizată după comunicarea măsurilor dispuse.(3) Entitatea controlată are obligaţia de a transmite în termenul fixat stadiul adoptării măsurilor dispuse de către Consiliul A.S.F.(4) În cazul netransmiterii stadiului de implementare a măsurilor dispuse, entitatea controlată este notificată de către direcţia de specialitate din cadrul A.S.F. şi are obligaţia de a se conforma în termenul stabilit de către A.S.F. Capitolul VISancţiuni Articolul 41 (1) Pe baza concluziilor rezultate în urma activităţii de control, Consiliul A.S.F. poate aplica sancţiuni potrivit legislaţiei aplicabile sectoarelor de supraveghere financiară şi/sau poate dispune măsuri în scopul prevenirii unor situaţii similare ori remedierii deficienţelor constatate cu prilejul desfăşurării controlului şi poate sesiza alte instituţii ale statului, potrivit competenţelor acestora.(2) Netransmiterea la termen a stadiului adoptării măsurilor dispuse de către A.S.F. ca urmare a constatărilor echipei de control se sancţionează în conformitate cu prevederile legale în vigoare.(3) Nerespectarea măsurilor dispuse de către A.S.F. ca urmare a constatărilor echipei de control se sancţionează conform prevederilor legale în vigoare.(4) Dispunerea sancţiunilor şi/sau a măsurilor se face în baza hotărârii Consiliului A.S.F., prin decizie semnată de preşedintele A.S.F., şi se comunică entităţii/persoanei sancţionate. Articolul 42Nerespectarea de către entităţile şi persoanele vizate supuse activităţii de control a prevederilor prezentului regulament se sancţionează de către A.S.F. în conformitate cu legislaţia în vigoare. Articolul 43La aplicarea sancţiunilor sau la dispunerea măsurilor pentru o speţă în cauză sau speţe identice se va ţine cont de punctele de vedere exprimate anterior de către A.S.F. în condiţiile existenţei aceluiaşi cadru legal în vigoare. Articolul 44 (1) Măsurile sancţionatoare se pot publica în Buletinul A.S.F. şi/sau, după caz, în Monitorul Oficial al României.(2) Monitorizarea aplicării sancţiunilor şi/sau adoptarea măsurilor prevăzute la art. 41 alin. (1) se realizează de către structurile de specialitate din cadrul A.S.F., conform atribuţiilor din Regulamentul de organizare şi funcţionare al A.S.F. Articolul 45Persoanele fizice sau juridice sancţionate pot formula plângere împotriva deciziei prin care sunt aplicate sancţiuni ori dispuse măsuri, în conformitate cu dispoziţiile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările şi completările ulterioare. Capitolul VIIDispoziţii tranzitorii şi finale Articolul 46Activităţile de control în curs de desfăşurare la data intrării în vigoare a prezentului regulament vor continua în conformitate cu reglementările în vigoare la data începerii acţiunii de control. Articolul 47 (1) Structurile de control din cadrul sectoarelor de supraveghere financiară vor asigura consolidarea şi specializarea procedurilor proprii şi metodelor de control, în acord cu prevederile prezentului regulament şi cu cele mai bune practici în domeniu. (2) Pentru aplicarea unei politici de control unitare la nivelul celor 3 sectoare, structurile de control vor elabora cadrul de obiective urmărit în activităţile de control periodic şi vor asigura schimbul de informaţii cu structurile de supraveghere în ceea ce priveşte atât abordarea bazată pe riscuri, cât şi cea de conformitate. Articolul 48Prezentul regulament se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi intră în vigoare la data publicării acestuia. Articolul 49La data intrării în vigoare a prezentului regulament se abrogă Regulamentul Consiliului Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 1/2014 privind activitatea de control desfăşurată de Autoritatea de Supraveghere Financiară, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 61 din 24 ianuarie 2014. Preşedintele Autorităţii de Supraveghere Financiară, Mişu Negriţoiu
ANEXĂPROCES-VERBAL DE CONTROL întocmit ca urmare a acţiunii de control desfăşurate la .............. A)Elemente introductive a)decizia de control în baza căreia a fost declanşat controlul; b)date privind entitatea supusă controlului; c)numele, prenumele şi funcţia reprezentantului legal al entităţii controlate sau ale persoanelor care au reprezentat entitatea pe perioada controlului; d)perioada în care s-a desfăşurat controlul; e)perioada controlată; f)numele, prenumele şi funcţia persoanelor desemnate să efectueze controlul; g)note explicative date în scris de către reprezentantul legal al entităţii supuse controlului şi de personalul acesteia. B)Constatări şi recomandări ale echipei de control, incluse pe capitole, în funcţie de structura lor şi în conformitate cu obiectivele tematicii de control aferente controlului, cu referire la cel puţin următoarele elemente: a)aspecte privind administrarea şi gestionarea activităţii desfăşurate; b)calitatea şi eficienţa sistemului de guvernanţă corporativă; c)aspecte privind modul de reflectare a activităţii desfăşurate în evidenţele financiar-contabile; d)aspecte privind principalele riscuri, vulnerabilităţi, cerinţe prudenţiale şi indicatori; e)măsurile deja dispuse de către entitatea controlată pentru remedierea deficienţelor constatate; f)iregularităţi şi disfuncţionalităţi constatate, structurate după caz, atât pe elemente de conformitate, cât şi pe elemente de risc, cu indicarea actului normativ incident; g)sinteze referitoare la punctul de vedere al reprezentanţilor legali ai entităţii controlate faţă de solicitările echipei de control, dacă este cazul.În cazul controlului inopinat se vor prezenta în cuprinsul procesului-verbal de control doar aspectele relevante din perspectiva obiectivelor de control urmărite. C)Alte aspecte relevante¹ D)Menţiuni finale (data şi locul încheierii procesului-verbal, semnături etc.)_____¹ Vor fi consemnate acele înscrisuri, date, situaţii şi/sau informaţii pe care echipa de control le consideră relevante, în acţiunea de control periodic/inopinat, inclusiv anexe, acolo unde este cazul.