Regulament Nr.1 din 17.01.2014

privind activitatea de control desfăşurată de Autoritatea de Supraveghere Financiară
ACT EMIS DE: Autoritatea de Supraveghere Financiara
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 61 din 24 ianuarie 2014

În conformitate cu prevederile art. 1 alin. (2), art. 2 alin. (1), art. 3, art. 6, precum şi ale art. 21² alin. (8) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare,în temeiul hotărârii Consiliului Autorităţii de Supraveghere Financiară din data de 15 ianuarie 2014,Consiliul Autorităţii de Supraveghere Financiară emite prezentul regulament. Capitolul IDispoziţii generale Articolul 1Prezentul regulament stabileşte regulile generale în baza cărora Autoritatea de Supraveghere Financiară, denumită în continuare Autoritatea, realizează activitatea de control permanent, periodic şi inopinat, asupra entităţilor şi persoanelor vizate care desfăşoară activităţi/operaţiuni supuse autorizării/avizării şi/sau supravegherii sale. Articolul 2(1) Termenii şi expresiile utilizate în prezentul regulament au semnificaţiile enunţate în actele normative prevăzute la art. 2 alin. (1) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare.
(2) În sensul prezentului regulament, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii:a)activitate de control - totalitatea acţiunilor desfăşurate cu caracter programat sau inopinat, privitor la ansamblul obligaţiilor entităţilor, ori determinate de apariţia unor disfuncţii sau sesizări şi are ca scop verificarea respectării reglementărilor legale aplicabile entităţilor care desfăşoară activităţi ori operaţiuni supuse autorizării, avizării şi/sau supravegherii Autorităţii; b)anchetă - metodă de desfăşurare a activităţii de control, realizată la sediul Autorităţii, care urmăreşte stabilirea împrejurărilor şi a condiţiilor în care entităţile, menţionate la art. 2 alin. (1) lit. a), c) şi d) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare, au desfăşurat unele operaţiuni, în cazuri semnalate/identificate de încălcarea prevederilor legale specifice; c)audiere - metodă de desfăşurare a activităţii de control prin convocarea, la sediul Autorităţii, a persoanelor vizate pentru determinarea condiţiilor şi împrejurărilor în care entităţile şi persoanele vizate au desfăşurat o activitate; d)control periodic - tip de desfăşurare a activităţii de control, realizat cu o anumită ciclicitate, prin verificarea, la sediul entităţii, a operaţiunilor desfăşurate pe o perioadă de timp determinată şi a îndeplinirii de către aceasta a obligaţiilor, conform legislaţiei incidente în sectoarele supravegheate de către Autoritate; controlul periodic se realizează cu anunţarea prealabilă a entităţii; e)control permanent - ansamblul activităţilor de verificare realizate la sediul Autorităţii, prin direcţiile de specialitate ale Autorităţii; controlul permanent este exercitat: prin supravegherea şi monitorizarea continuă a entităţilor/persoanelor vizate, prin analizarea datelor şi informaţiilor cuprinse în rapoarte/ informări/notificări, prin analizarea şi soluţionarea sesizărilor/ reclamaţiilor, precum şi prin analizarea documentelor şi informaţiilor solicitate în cadrul activităţii de autorizare şi supraveghere; f)control inopinat - tip de desfăşurare a activităţii de control prin verificarea, de regulă la sediul entităţii, a uneia sau mai multor activităţi ori operaţiuni, desfăşurate pe o perioadă de timp determinată, şi a îndeplinirii de către aceasta a uneia sau mai multor obligaţii, conform legislaţiei incidente în sectoarele supravegheate de către Autoritate; g)control încrucişat - metodă de desfăşurare a activităţii de control, care presupune verificarea la sediul entităţii sau al Autorităţii a înscrisurilor şi operaţiunilor unei entităţi în corelaţie cu înscrisurile deţinute de o altă entitate; controlul încrucişat poate avea şi caracter inopinat; h)echipă de control - persoanele desemnate prin decizie de către preşedintele Autorităţii în vederea desfăşurării activităţii de control asupra entităţilor şi a persoanelor vizate, autorizate/avizate de către aceasta; i)entitate controlată - entităţile menţionate la art. 2 alin. (1) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare, şi societăţile comerciale cărora le-au fost externalizate de către administratori atribuţii specifice sistemului de pensii private, cu privire la activităţile externalizate; j)persoană vizată - persoana fizică şi/sau reprezentantul legal al persoanei juridice, direct implicate în activitatea supusă controlului şi supravegherii Autorităţii; k)proces-verbal de control - documentul ce cuprinde totalitatea aspectelor constatate ca urmare a desfăşurării unei activităţi de control asupra entităţilor şi a persoanelor vizate care desfăşoară activităţi/operaţiuni supuse autorizării/avizării şi/sau supravegherii Autorităţii; l)sondaj - metoda de verificare selectivă a înscrisurilor, a datelor şi a operaţiunilor considerate ca reprezentative pentru ansamblul unei activităţi. Articolul 3(1) Activitatea de control asupra entităţilor implicate şi a persoanelor vizate în sectorul asigurărilor şi reasigurărilor, sectorul instrumentelor şi investiţiilor financiare şi sectorul sistemului de pensii private se realizează ca urmare a aprobării Consiliului Autorităţii sau, după caz, a preşedintelui acesteia.(2) Prin excepţie de la prevederile alin. (1), activitatea de control permanent/activitatea de supraveghere se exercită de către direcţiile de specialitate, în concordanţă cu legislaţia aplicabilă fiecărui sector de activitate, conform atribuţiilor stabilite prin Regulamentul de organizare şi funcţionare al Autorităţii.(3) Activitatea de control periodic şi inopinat se exercită prin intermediul Direcţiei control şi al celorlalte direcţii de specialitate, de regulă în colaborare cu Direcţia control.(4) Activitatea de control periodic şi inopinat se desfăşoară la sediul entităţilor sau la sediul Autorităţii şi se declanşează în baza deciziilor emise de preşedintele Autorităţii.(5) În cadrul activităţilor de control, în vederea realizării obiectivelor sale, Autoritatea cooperează şi face schimb de informaţii cu orice alte instituţii şi autorităţi din România şi din alte state, ori de câte ori este necesar, conform prerogativelor stabilite prin lege. Capitolul IIReguli generale privind controlul şi procedura de efectuare a controlului periodic şi inopinat Secţiunea 1Reguli generale privind activitatea de control Articolul 4În realizarea atribuţiilor sale de control, Autoritatea decide asupra tipului şi/sau a metodei de control exercitate şi asupra locului de desfăşurare a verificărilor, în funcţie de scopul, obiectivele şi complexitatea activităţii desfăşurate, în concordanţă cu legislaţia aplicabilă fiecărui sector de activitate. Articolul 5 (1) Controlul periodic se organizează şi se desfăşoară în baza unui Plan anual integrat, aprobat de către Consiliul Autorităţii.(2) Pe lângă controalele periodice efectuate pot fi derulate, ori de câte ori se consideră necesar, şi controale inopinate aprobate de către preşedintele Autorităţii care urmăresc anumite obiective tematice, stabilite în fiecare situaţie, precum şi anchete în cazuri semnalate/identificate de încălcări ale prevederilor legale aplicabile sectoarelor supravegheate.(3) Controalele desfăşurate la sediul entităţii pentru verificarea modului de îndeplinire a planului de măsuri stabilit prin hotărâre a Consiliului Autorităţii şi controalele desfăşurate ca urmare a solicitărilor entităţilor aflate în sfera de autorizare/avizare şi/sau supraveghere a Autorităţii, de limitare, suspendare sau încetare a activităţii, sunt asimilate controlului inopinat, corelativ cu prevederile legislaţiei sectoriale specifice. Articolul 6 (1) La stabilirea perioadei de timp ce urmează a face obiectul unui nou control periodic se au în vedere perioada anterior controlată, natura şi volumul activităţii entităţii, riscul şi complexitatea produselor şi serviciilor oferite, gradul de conformare observat anterior, elementele relevante identificate în situaţiile financiare anuale/rapoartele financiare şi tehnice periodice sau în rapoartele de supraveghere prudenţială, astfel încât să se asigure continuitate în verificarea activităţii desfăşurate de entitate.(2) Selectarea operaţiunilor şi a documentelor ce urmează a fi verificate se face de către echipa de control, în baza tematicii de control, luând în considerare obiectivele controlului, ponderea operaţiunilor, precum şi relevanţa acestora în activitatea entităţii supuse controlului.(3) În situaţia în care, ulterior efectuării activităţii de control, Autoritatea intră în posesia unor date şi informaţii suplimentare, aceasta poate decide reverificarea, integral sau parţial, a perioadei controlate. Articolul 7 (1) Autoritatea poate suspenda un control periodic sau inopinat, notificând entitatea cu privire la data de la care se suspendă derularea acestuia şi, ulterior, cu privire la data la care este reluat.(2) Suspendarea controlului se hotărăşte de către Consiliul Autorităţii sau, după caz, de către preşedintele acesteia. Secţiunea a 2-aProcedura de efectuare a controlului Articolul 8 (1) Controlul periodic şi inopinat se declanşează în baza deciziei de control semnate de către preşedintele Autorităţii. Decizia de control cuprinde cel puţin următoarele elemente:a)denumirea Autorităţii; b)temeiul legal al emiterii deciziei; c)tipul controlului; d)numele şi prenumele persoanelor desemnate din cadrul Autorităţii să efectueze controlul; e)denumirea şi adresa entităţii supuse controlului; f)data declanşării controlului; g)obiectul/tematica controlului şi, după caz, perioada supusă controlului; h)obligaţiile entităţilor sau persoanelor supuse controlului; i)semnătura preşedintelui şi ştampila Autorităţii. (2) La data prezentării la sediul entităţii supuse controlului, echipa de control înregistrează numărul şi data deciziei Autorităţii în Registrul unic de control al acesteia.(3) În situaţia în care se impune o audiere la sediul Autorităţii, în decizie se înscriu data şi ora la care persoanele convocate se prezintă, obiectul audierii, precum şi eventualele documente pe care acestea trebuie să le furnizeze.(4) În timpul derulării controlului, echipa de control poate fi completată sau modificată, temporar ori pentru întreaga perioadă rămasă, cu personal de specialitate din celelalte direcţii de specialitate din cadrul Autorităţii în funcţie de complexitatea sau caracterul particular al constatărilor preliminare. Articolul 9În cazul controlului periodic, entitatea este notificată, printr-o adresă transmisă prin poştă sau, după caz, prin fax, cu cel puţin 15 zile lucrătoare înainte de data declanşării controlului. Articolul 10 (1) Documentele şi informaţiile aferente controlului sunt solicitate entităţii de către echipa de control, stabilindu-se termenele pentru predarea acestora.(2) Predarea documentelor şi informaţiilor prevăzute la alin. (1) trebuie să se facă la termenele stabilite de către echipa de control. Articolul 11(1) În timpul activităţii de control, echipa de control poate întocmi un proces-verbal de ridicare date/documente în care consemnează documentele, datele şi/sau situaţiile furnizate de către entitatea supusă controlului.(2) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) cuprinde cel puţin următoarele:a)data şi locul încheierii procesului-verbal; b)decizia Autorităţii în baza căreia a fost declanşat controlul; c)numele, prenumele şi funcţia persoanelor desemnate să efectueze controlul; d)denumirea entităţii controlate; e)numele, prenumele şi funcţia reprezentantului legal al entităţii controlate sau ale persoanelor care au reprezentat entitatea pe perioada controlului; f)data declanşării controlului; g)toate notele explicative date în scris de către reprezentantul legal al entităţii supuse controlului şi de personalul acesteia; h)numărul de file prezentate/ridicate în format fizic şi identificarea documentelor prezentate/ridicate în format electronic; i)menţiunea că toate înscrisurile în original puse la dispoziţia persoanelor desemnate să efectueze controlul au fost restituite, iar copiile prezentate/ridicate de către echipa de control sunt complete şi conform cu originalele; j)alte înscrisuri, date, situaţii şi/sau informaţii pe care echipa de control le consideră relevante. (3) Procesul-verbal de ridicare date/documente prevăzut la alin. (1) se întocmeşte în două exemplare, unul pentru Autoritate şi celălalt pentru entitatea supusă controlului, şi se semnează de ambele părţi.(4) În cazul în care reprezentantul legal al entităţii sau persoanele care au reprezentat entitatea pe perioada în care se desfăşoară controlul refuză semnarea, acest fapt se consemnează în procesul-verbal de ridicare date/documente de către echipa de control.(5) Ambele exemplare ale procesului-verbal de ridicare date/documente se înregistrează cu acelaşi număr de înregistrare în registrul de intrări-ieşiri al entităţii supuse controlului.(6) În situaţia unei audieri efectuate la sediul Autorităţii se întocmeşte un proces-verbal de audiere, în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte implicată, în care se vor menţiona, după caz, elementele enumerate la alin. (2) şi care se înregistrează la Registratura generală a Autorităţii.(7) Concluziile rezultate în urma verificării înscrisurilor şi a celorlalte activităţi aferente anchetei sunt prezentate Consiliului Autorităţii. Articolul 12(1) În urma verificării înscrisurilor şi a celorlalte activităţi aferente controlului periodic sau inopinat, echipa de control întocmeşte un proces-verbal de control la sediul Autorităţii ori la sediul entităţii, după caz, care trebuie să cuprindă, fără a se limita, următoarele:a)toate elementele prevăzute la art. 11 alin. (2); b)perioada în care s-a desfăşurat controlul; c)constatările şi orice aspecte relevante, în conformitate cu tematica aferentă controlului; d)referiri la anexele ce fac parte integrantă din procesul-verbal, precum: lista înscrisurilor şi/sau a situaţiilor întocmite la solicitarea persoanelor desemnate să efectueze controlul, copiile documentelor ştampilate şi semnate de către reprezentanţii entităţii pentru conformitate cu originalul, fişierelor verificate cu ocazia controlului, cu semnătură electronică extinsă, după caz; e)alte înscrisuri, date, situaţii şi/sau informaţii pe care echipa de control le consideră relevante. (2) Procesul-verbal de control prevăzut la alin. (1) se întocmeşte în două exemplare, unul pentru Autoritate şi celălalt pentru entitatea supusă controlului.(3) Procesul-verbal de control se înregistrează în registrul de intrări-ieşiri al Autorităţii.(4) Numărul şi data procesului-verbal de control aferent controlului desfăşurat la sediul entităţii sunt înscrise în registrul unic de control al acesteia. Articolul 13Entitatea supusă controlului are dreptul de a formula în scris obiecţiuni la procesul-verbal de control remis acesteia, sub semnătura reprezentantului legal, după cum urmează: a)în termen de 3 zile calendaristice de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului inopinat; b)în termen de 7 zile calendaristice de la data primirii procesului-verbal de control, în cazul controlului periodic. Articolul 14 (1) Pe baza concluziilor rezultate în urma activităţii de control efectuate, Consiliul Autorităţii poate hotărî aplicarea unor sancţiuni potrivit legislaţiei aplicabile şi/sau măsuri, în scopul prevenirii ori remedierii deficienţelor constatate, precum şi sesizarea altor instituţii sau autorităţi ale statului, conform competenţelor acestora.(2) Dispunerea sancţiunilor şi/sau a măsurilor se face în baza hotărârii Consiliului Autorităţii, prin decizie semnată de preşedintele acesteia, şi se comunică entităţii/persoanei sancţionate.(3) Deciziile de sancţionare se publică în Buletinul Autorităţii şi/sau, după caz, în Monitorul Oficial al României, Partea I. Articolul 15Persoanele fizice sau juridice sancţionate pot formula plângere împotriva deciziei prin care sunt aplicate sancţiuni ori dispuse măsuri, în conformitate cu dispoziţiile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările şi completările ulterioare. Capitolul IIIDrepturile şi obligaţiile entităţilor sau persoanelor supuse controlului periodic şi inopinat şi ale echipei de control Secţiunea 1Drepturile şi obligaţiile entităţii controlate şi ale persoanelor vizate Articolul 16În timpul desfăşurării activităţii de control entităţile sau persoanele vizate au următoarele drepturi: a)să fie notificate asupra declanşării controlului, în cazul controlului periodic; b)să beneficieze, din partea persoanelor desemnate să efectueze activitatea de control, de un tratament just şi echitabil; c)să fie informate cu privire la rezultatele finale ale controlului efectuat; d)în cazul întocmirii unui proces-verbal de control să formuleze obiecţiuni la acesta; e)să semneze procesele-verbale de control, procesele- verbale de ridicare date/documente şi procesele-verbale de audiere cu obiecţiuni, dacă este cazul; f)să conteste măsurile şi sancţiunile dispuse prin actele Autorităţii. Articolul 17Pe durata desfăşurării activităţii de control entitatea sau persoana vizată are următoarele obligaţii: a)să permită accesul echipei de control în spaţiile în care se desfăşoară activitatea pentru care a fost autorizată/avizată, precum şi în spaţiile unde se află documentele aferente activităţii şi sistemele informatice utilizate; b)să răspundă la solicitarea Autorităţii de a se prezenta la data şi locul stabilite pentru efectuarea activităţii de control; c)să permită şi să asigure efectuarea în bune condiţii a activităţii de control şi să acorde sprijinul necesar desfăşurării acesteia; d)să pună la dispoziţia echipei de control, la data şi locul stabilit, ca urmare a solicitării acesteia, toate înscrisurile, informaţiile, fişierele, registrele şi evidenţele contabile aferente activităţii pe care o desfăşoară, documentele în original, copiile certificate conform cu originalul ale acestora, precum şi traducerea legalizată în limba română, după caz; e)să colaboreze pe întreaga perioadă de desfăşurare a activităţii de control în vederea determinării situaţiilor de fapt, prin prezentarea în întregime a faptelor cunoscute şi a tuturor documentelor doveditoare; f)să pună la dispoziţia echipei de control documente date şi informaţii complete şi conforme cu realitatea. Secţiunea a 2-aDrepturile şi obligaţiile echipei de control Articolul 18În exercitarea atribuţiilor ce îi revin, echipa de control are următoarele drepturi: a)să aibă acces în spaţiile în care entitatea îşi desfăşoară activitatea, precum şi în spaţiile unde se află documentele şi sistemele informatice de evidenţă şi prelucrare a datelor; b)să efectueze verificări în prezenţa reprezentantului legal al entităţii sau a persoanei desemnate să o însoţească în orice sediu şi incintă în care entitatea îşi desfăşoară activitatea, inclusiv în sediile societăţilor cărora le-au fost externalizate/transferate activităţi specifice; c)să solicite prezenţa la sediul Autorităţii a reprezentantului legal al entităţii şi a altor persoane în vederea furnizării de informaţii şi de note explicative scrise, precum şi a prezentării de documente, înscrisuri, registre şi evidenţe contabile; d)să solicite şi să verifice, în totalitate sau prin sondaj, orice informaţii, documente, fişiere, înscrisuri, registre şi evidenţe contabile care pot avea legătură cu activitatea entităţii, inclusiv cu activităţile externalizate/transferate de aceasta, după caz, precum şi sistemele informatice de evidenţă şi prelucrare a datelor; e)să ridice copii ale oricărui document, fişier, înscris, registru şi înregistrare contabilă; f)să solicite, verbal sau în scris, toate informaţiile şi explicaţiile referitoare la acţiunile şi operaţiunile desfăşurate de entitatea supusă controlului; g)să solicite note explicative scrise reprezentantului legal al entităţii, angajaţilor acesteia, precum şi reprezentantului oricărei altei societăţi căreia i-au fost externalizate/transferate activităţi specifice. Articolul 19În exercitarea atribuţiilor ce îi revin, echipa de control are următoarele obligaţii: a)să se identifice prezentând entităţii supuse controlului legitimaţia de serviciu şi decizia de efectuare a controlului/audierii; b)să aplice corect prevederile legislaţiei în vigoare în domeniile supravegheate de către Autoritate; c)să păstreze confidenţialitatea asupra datelor şi informaţiilor obţinute; d)să efectueze controlul în aşa fel încât să nu afecteze activitatea curentă a entităţii supuse controlului; e)să utilizeze eficient timpul alocat controlului; f)să respecte programul de lucru al entităţii. Controlul se poate desfăşura şi în afara programului de lucru al entităţii, cu acordul scris al acesteia. Capitolul IVSancţiuni Articolul 20În cadrul activităţii de control permanent/activităţii de supraveghere exercitate de către direcţiile de specialitate ale Autorităţii pot fi utilizate, după caz, şi metodele de desfăşurare a activităţii de control descrise în cazul controlului inopinat şi a controlului periodic (audiere, control încrucişat, sondaj). Articolul 21Sancţionarea entităţilor supuse controlului permanent/supravegherii se face conform procedurii stabilite la art. 14. Articolul 22Nerespectarea de către entităţile şi persoanele vizate supuse activităţii de control a prevederilor prezentului regulament se sancţionează de către Autoritate în conformitate cu legislaţia aplicabilă sectoarelor supravegheate. Capitolul VDispoziţii finale Articolul 23 (1) Prezentul regulament intră în vigoare la 30 de zile de la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I.(2) Activităţile de control în curs de desfăşurare la data intrării în vigoare a prezentului regulament vor continua în conformitate cu prevederile în vigoare la data începerii derulării controlului.(3) La data intrării în vigoare a prezentului regulament se abrogă Hotărârea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private nr. 4/2010 pentru aprobarea Normei nr. 3/2010 privind procedura de efectuare a controlului entităţilor care desfăşoară activităţi în sistemul de pensii private, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 185 din 23 martie 2010, precum şi orice alte dispoziţii contrare.Preşedintele Autorităţii de Supraveghere Financiară, Dan Radu Ruşanu