Procedura Nr.- din 23.06.2011

privind organizarea şi desfăşurarea examenului pentru departajare în vederea numirii în funcţie a personalului ca urmare a aplicării măsurilor de reorganizare instituţională la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor
ACT EMIS DE: Ministerul Administratiei si Internelor
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 448 din 27 iunie 2011

1. Prezenta procedură reglementează modul de organizare şi desfăşurare a examenului pentru departajarea în vederea numirii în funcţie a personalului care a ocupat posturi de natura celor desfiinţate în cadrul aceleiaşi/aceluiaşi structuri/ compartiment anterior reorganizării/reducerii de posturi.2.1. Examenele se organizează la nivelul fiecărei/fiecărui structuri/compartiment din cadrul unităţilor sau, după caz, subunităţilor afectate de măsurile de reorganizare instituţională.2.2. În mod unitar la nivelul aparatului central al Ministerului Administraţiei şi Internelor, respectiv al fiecărui inspectorat general/similar, prin ordin al ministrului administraţiei şi internelor, respectiv prin dispoziţie/ordin a/al inspectorului general/similar se stabileşte modul de desfăşurare a examenului prin administrarea uneia sau ambelor probe, după cum urmează:a)proba scrisă;b)interviul structurat pe subiecte profesionale. Subiectele profesionale constau în verificarea din punct de vedere practic a cunoştinţelor necesare îndeplinirii atribuţiilor postului.2.3. Condiţiile de înscriere şi de organizare a examenului, bibliografia şi tematica se afişează la sediul fiecărei unităţi sau, după caz, subunităţi afectate de măsurile de reorganizare instituţională, cu cel puţin 20 de zile înainte de data susţinerii probei/primei probe. 2.4. În cuprinsul condiţiilor de înscriere la examen candidaţilor li se solicită acordul scris cu privire la înregistrarea audio sau audiovideo a probei interviului structurat pe subiecte profesionale. Lipsa acordului conduce la imposibilitatea participării la examen. 3.1. În vederea organizării şi desfăşurării examenului prevăzut la pct. 2.1 se constituie comisii de examen, respectiv comisii de soluţionare a contestaţiilor, prin dispoziţie/ordin a/al conducătorului unităţii cu competenţă de gestiune a resurselor umane, alcătuite din 3 membri. 3.2. Preşedintele comisiei de examen, respectiv al comisiei de soluţionare a contestaţiilor se desemnează din rândul membrilor acestora, prin actul de constituire a comisiilor. 3.3. Fiecare comisie de examen, respectiv fiecare comisie de soluţionare a contestaţiilor are un secretar, numit prin actul prevăzut la pct. 3.1, din cadrul compartimentului/structurii de resurse umane al/a unităţii sau, după caz, din cadrul compartimentului/structurii de resurse umane care deserveşte compartimentul/structura în care se află posturile pentru care se organizează examen. Secretarul comisiei de examen poate fi şi secretarul comisiei de soluţionare a contestaţiilor. 3.4. Pe perioada desfăşurării examenului pentru departajarea în vederea numirii în funcţie a poliţiştilor, la susţinerea probelor, precum şi la soluţionarea eventualelor contestaţii pot participa, la solicitare, în calitate de observatori, câte un reprezentant al Corpului Naţional al Poliţiştilor şi, după caz, al organizaţiilor sindicale reprezentative. 4.1. Nu poate fi desemnată membru în comisia de examen sau în comisia de soluţionare a contestaţiilor persoana care se află în următoarele cazuri de conflict de interese: a)are relaţii cu caracter patrimonial cu oricare dintre candidaţi sau interesele patrimoniale ale sale ori ale soţului sau soţiei pot afecta imparţialitatea şi obiectivitatea evaluării;b)este soţ, soţie, rudă sau afin până la gradul al IV-lea inclusiv cu oricare dintre candidaţi ori cu un alt membru al comisiei de examen sau al comisiei de soluţionare a contestaţiilor;c)este sau urmează a fi, în situaţia ocupării unei funcţii de conducere pentru care se organizează examenul, direct subordonată ierarhic oricăruia dintre candidaţi.4.2. Calitatea de membru în comisia de examen este incompatibilă cu calitatea de membru în comisia de soluţionare a contestaţiilor. 5.1. Situaţiile de incompatibilitate, respectiv situaţiile de conflict de interese prevăzute la pct. 4.1 şi 4.2 se sesizează de persoana în cauză, de oricare dintre candidaţi sau de orice altă persoană interesată, în orice moment al organizării şi desfăşurării examenului. 5.2. Membrii comisiei de examen sau ai comisiei de soluţionare a contestaţiilor au obligaţia să informeze, în scris, cu celeritate, persoanele care i-au numit cu privire la orice conflict de interese care a intervenit sau ar putea interveni. În aceste cazuri, membrii comisiei de examen sau ai comisiei de soluţionare a contestaţiilor au obligaţia să se abţină de la participarea ori luarea vreunei decizii cu privire la examenul în cadrul căruia a intervenit conflictul de interese. 5.3. În cazul constatării existenţei vreuneia dintre situaţiile prevăzute la pct. 4.1, respectiv 4.2, actul de numire a comisiei se modifică în mod corespunzător, prin înlocuirea persoanei aflate în respectiva situaţie. 5.4. În cazul în care situaţiile prevăzute la pct. 4.1, respectiv 4.2 se constată ulterior desfăşurării uneia dintre etapele examenului, procedura de desfăşurare a examenului se reia. 6.1. Comisia de examen are următoarele atribuţii principale: a)stabileşte tematica şi bibliografia;b)stabileşte subiectele şi grila de corectare pentru proba scrisă;c)stabileşte planul interviului şi realizează interviul;d)notează pentru fiecare candidat probele administrate;e)comunică secretarului comisiei rezultatele examenului.6.2. Comisia de soluţionare a contestaţiilor are următoarele atribuţii principale: a)soluţionează contestaţiile depuse de candidaţi cu privire la notarea probelor administrate;b)comunică secretarului comisiei rezultatele contestaţiilor.6.3. Secretarul comisiei de examen are următoarele atribuţii principale: a)aduce la cunoştinţa candidaţilor programul desfăşurării probelor examenului, prin afişare la sediul unităţii organizatoare;b)convoacă membrii comisiei de examen, la data organizării examenului;c)întocmeşte procesul-verbal de desfăşurare a examenului;d)asigură comunicarea rezultatelor examenului, prin afişarea acestora la sediul unităţii organizatoare;e)îndeplineşte orice sarcini specifice necesare pentru buna desfăşurare a examenului.6.4. Secretarul comisiei de soluţionare a contestaţiilor are următoarele atribuţii principale: a)preia contestaţiile depuse la secretariatul unităţii organizatoare;b)convoacă membrii comisiei de soluţionare a contestaţiilor;c)asigură comunicarea rezultatelor contestaţiilor candidaţilor, prin afişarea acestora la sediul unităţii organizatoare;d)îndeplineşte orice sarcini specifice necesare pentru buna desfăşurare a examenului.7. Desfăşurarea examenului constă în etapele cuprinse între prima zi de desfăşurare a probelor de examen şi ultima zi de depunere a contestaţiilor, respectiv de afişare a rezultatelor la contestaţii. 8. Probele examenului se evaluează de fiecare membru al comisiei de examen, respectiv de fiecare membru al comisiei de soluţionare a contestaţiilor, independent. 9.1. Proba scrisă constă în rezolvarea unor teste-grilă. 9.2. Prin proba scrisă se testează cunoştinţele teoretice necesare ocupării funcţiei pentru care se organizează examenul. În cadrul probei scrise se pot testa inclusiv cunoştinţele generale ale candidatului în domeniul ordinii şi siguranţei publice. 9.3. Subiectele pentru proba scrisă se stabilesc pe baza bibliografiei şi a tematicii de examen, astfel încât să reflecte capacitatea de analiză şi sinteză a candidaţilor, în concordanţă cu nivelul şi specificul funcţiilor pentru care se organizează examenul. 9.4. Comisia de examen stabileşte subiectele şi alcătuieşte două seturi de subiecte pentru proba scrisă, în ziua în care se desfăşoară proba scrisă. 9.5. Membrii comisiei de examen răspund individual pentru asigurarea confidenţialităţii subiectelor propuse. 9.6. Seturile de subiecte se semnează de toţi membrii comisiei de examen şi se închid în plicuri sigilate purtând ştampila unităţii organizatoare. 9.7. Comisia de examen stabileşte punctajul maxim pentru fiecare subiect, care se comunică odată cu subiectele. 9.8. Până la ora stabilită pentru terminarea probei scrise a examenului, membrii comisiei de examen au obligaţia de a stabili grila de corectare a subiectelor. Aceasta se afişează la locul desfăşurării examenului anterior corectării lucrărilor. 10.1. Durata probei scrise se stabileşte de comisia de examen în funcţie de gradul de dificultate şi complexitate a subiectelor, dar nu poate depăşi 3 ore. 10.2. La ora stabilită pentru începerea probei scrise, comisia de examen prezintă candidaţilor seturile de subiecte şi invită un candidat să extragă un plic cu subiectele de examen. 10.3. După începerea comunicării subiectelor este interzis accesul candidaţilor care întârzie sau al oricărei alte persoane, în afara membrilor comisiei de examen, a secretarului comisiei de examen, precum şi a persoanelor care asigură supravegherea desfăşurării probei. 10.4. În încăperea în care are loc proba scrisă, pe toată perioada derulării acesteia, inclusiv a formalităţilor prealabile şi a celor ulterioare finalizării probei, candidaţilor nu le este permisă deţinerea ori folosirea vreunei surse de consultare sau a telefoanelor mobile ori a altor mijloace de comunicare la distanţă. 10.5. Nerespectarea dispoziţiilor prevăzute la pct. 10.4 atrage eliminarea candidatului din proba de examen Constatând încălcarea acestor dispoziţii, comisia de examen elimină candidatul din sală, înscrie menţiunea „anulat“ pe lucrare şi consemnează cele întâmplate în procesul-verbal. În această situaţie, candidatul respectiv obţine la această probă 0 puncte. 10.6. Lucrările se redactează, sub sancţiunea anulării, doar pe seturile de hârtie asigurate de unitatea organizatoare, purtând ştampila acesteia pe fiecare filă. Prima filă, după înscrierea numelui şi a prenumelui în colţul din dreapta, se lipeşte astfel încât datele înscrise să nu poată fi identificate şi se aplică ştampila unităţii organizatoare. 10.7. Candidatul are obligaţia de a preda comisiei de examen lucrarea scrisă la finalizarea lucrării ori la expirarea timpului alocat probei scrise, semnând borderoul special întocmit în acest sens. 11.1. Interviul se realizează conform planului de interviu întocmit de comisia de examen în ziua desfăşurării acestei probe, pe baza criteriilor de evaluare. Criteriile de evaluare pentru stabilirea planului de interviu sunt: a)abilităţile de comunicare;b)capacitatea de analiză şi sinteză;c)alte abilităţi impuse de funcţie;d)motivaţia candidatului;e)comportamentul în situaţiile de criză.11.2. Pentru funcţiile de conducere, planul de interviu include şi elemente referitoare la: a)capacitatea de a lua decizii şi de a evalua impactul acestora;b)exercitarea controlului decizional;c)capacitatea managerială.11.3. În situaţia în care se administrează ambele probe, interviul se susţine, de regulă, într-un termen de două zile lucrătoare de la data afişării rezultatelor obţinute la proba scrisă. 11.4. În cadrul interviului, întrebările sunt adresate candidaţilor prin intermediul preşedintelui. Nu se pot adresa întrebări referitoare la opiniile politice ale candidatului, activitatea sindicală, religie, etnie, starea materială, originea socială sau care pot constitui discriminare pe criterii de sex. 11.5. Întrebările şi răspunsurile la interviu se înregistrează prin mijloace audio sau audiovideo. 11.6. Înregistrarea interviului se păstrează, în condiţiile legii, timp de minimum un an de la data afişării rezultatelor finale ale examenului. 12.1. Pentru probele examenului, punctajele se stabilesc după cum urmează: a)pentru proba scrisă, punctajul este de maximum 100 de puncte;b)pentru interviu, punctajul este de maximum 100 de puncte.12.2. Candidaţii care nu se prezintă la susţinerea examenului nu sunt punctaţi şi vor fi consideraţi ca „NEPREZENTAT“, prin menţionarea acestei situaţii în procesul-verbal al examenului. 13.1. Anterior începerii corectării lucrărilor la proba scrisă, fiecare lucrare va fi numerotată. 13.2. Notarea probei scrise sau a interviului se face în termen de maximum 24 de ore de la finalizare. 13.3. Lucrările de la proba scrisă se corectează sigilate. 13.4. Punctajele se acordă de către fiecare membru al comisiei de examen, pentru fiecare lucrare scrisă, şi se notează în borderoul de notare. Acordarea punctajului final pentru proba scrisă se face pe baza mediei aritmetice a punctajelor acordate de fiecare membru al comisiei de examen. 13.5. Lucrările care prezintă semne particulare în scopul identificării candidaţilor se anulează şi nu se mai corectează. Menţiunea „anulat“ se înscrie atât pe lucrare, cât şi pe borderoul de notare şi pe centralizatorul nominal, consemnându-se aceasta în procesul-verbal al examenului. În această situaţie, candidatul respectiv obţine la această probă 0 puncte. 14.1. După acordarea punctajelor finale la proba scrisă, lucrările se desigilează în prezenţa tuturor membrilor comisiei, punctajele fiind consemnate în procesul-verbal al examenului. 14.2. Punctajele obţinute de fiecare dintre candidaţi la proba scrisă se afişează la sediul unităţii organizatoare în termenul prevăzut la pct. 13.2. 15.1. Interviul se notează pe baza criteriilor prevăzute la pct. 11.1 şi 11.2 şi a punctajelor maxime stabilite de comisia de examen pentru aceste criterii prin planul de interviu. 15.2. Membrii comisiei de examen acordă individual punctaje pentru fiecare dintre criteriile prevăzute la 11.1 şi pct. 11.2. Punctajele se acordă de către fiecare membru al comisiei de examen pentru fiecare candidat şi se notează în borderoul de notare. 15.3. Prevederile pct. 13.4 se aplică în mod corespunzător pentru stabilirea punctajului final la interviu al fiecărui candidat. 15.4. În situaţia în care la proba interviului se înregistrează diferenţe mai mari de 10 puncte între punctajele acordate unui candidat de membrii comisiei de examen, aprecierea interviului se reia prin ascultarea/vizualizarea înregistrării răspunsurilor candidatului. Procedura de apreciere se reia ori câte ori se constată că există diferenţe mai mari de 10 puncte între punctajele acordate de membrii comisiei. 15.5. Punctajele finale obţinute de fiecare dintre candidaţi la interviu se afişează la sediul unităţii organizatoare, în termenul prevăzut la pct. 13.2. 16.1. Punctajul final al examenului reprezintă, după caz, punctajul obţinut în cazul administrării unei singure probe sau însumarea punctajelor finale obţinute la proba scrisă şi la interviu, în cazul administrării ambelor probe. 16.2. Punctajele finale ale examenului, în ordine descrescătoare, sunt înscrise într-un centralizator nominal, în care se menţionează pentru fiecare candidat punctajul obţinut la fiecare dintre probele examenului. Centralizatorul nominal se semnează pe fiecare pagină de fiecare dintre membrii comisiei de examen. 16.3. În situaţia în care mai mulţi candidaţi au aceeaşi notă finală, departajarea acestora se realizează în urma organizării unui nou examen, în maximum 3 zile lucrătoare de la expirarea termenului legal de depunere a contestaţiilor, respectiv de soluţionare a acestora. 16.4. Comunicarea punctajelor finale ale examenului se face în termen de maximum 48 de ore de la data susţinerii ultimei probe, prin afişare la sediul unităţii organizatoare. 17. După afişarea rezultatelor finale obţinute la examen, candidaţii nemulţumiţi pot depune contestaţie, în termen de cel mult 24 de ore de la data afişării acestora, la secretariatul unităţii organizatoare, sub sancţiunea decăderii din acest drept. 18. Comisia de soluţionare a contestaţiilor analizează proba scrisă şi modul de evaluare a răspunsurilor la interviu doar pentru candidatul contestatar, în termen de maximum 24 de ore de la expirarea termenului de depunere a contestaţiilor. 19. Comisia de soluţionare a contestaţiilor admite contestaţia, modificând punctajul final acordat de comisia de examen, în situaţia în care constată că punctajele la proba scrisă nu au fost acordate în conformitate cu grila de corectare sau că punctajele de la interviu nu au fost acordate potrivit planului de interviu, întrebărilor formulate şi răspunsurilor candidaţilor în cadrul interviului. 20. Contestaţia se respinge în situaţia în care punctajele la proba scrisă au fost acordate în conformitate cu grila de corectare sau punctajele de la interviu au fost acordate potrivit planului de interviu, întrebărilor formulate şi răspunsurilor candidaţilor în cadrul interviului. 21. Comunicarea rezultatelor la contestaţiile depuse se face prin afişare la sediul unităţii organizatoare, imediat după soluţionarea acestora, dar nu mai mult de 48 de ore de la data expirării termenului legal de depunere a contestaţiilor. 22. La finalizarea examenului se întocmeşte un proces-verbal privind desfăşurarea examenului şi rezultatele obţinute de candidaţi, semnat de membrii comisiei de examen şi de secretarul acesteia, la care se anexează rezultatele probei scrise, ale interviului, rezultatele finale ale examenului, precum şi, după caz, rezultatele contestaţiilor depuse. 23.1. Unităţile organizatoare pun la dispoziţia candidaţilor interesaţi, la solicitarea acestora, documentele elaborate de comisia de examen, respectiv de comisia de soluţionare a contestaţiilor, care sunt informaţii de interes public, cu respectarea confidenţialităţii datelor cu caracter personal şi a regimului informaţiilor clasificate, potrivit legii. 23.2. Se exceptează de la prevederile pct. 23.1 documentele elaborate de comisia de examen, respectiv de comisia de soluţionare a contestaţiilor care conţin date cu caracter personal ale candidaţilor şi informaţii clasificate, potrivit legii. 24. Numirea în funcţie a personalului se realizează în conformitate cu prevederile statutare aplicabile.