Ordinul Nr.75 din 13.04.2011

Având în vedere dinamica organizatorică şi instituţională la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor,ţinând cont de dezideratul diminuării timpilor de reacţie şi de luare a deciziilor la nivel managerial, de necesitatea asigurării caracterului unitar al integrării şi standardizării circuitului documentelor în format electronic, elaborate sau gestionate de structurile ce intră în compunerea aparatului central ori de cele aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, precum şi de obiectivul descentralizării activităţii şi asigurării calităţii şi eficienţei serviciilor publice,în temeiul art. 7 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare,ministrul administraţiei şi internelor emite următorul ordin: Articolul 1Implementarea şi dezvoltarea Sistemului informatic de management electronic al documentelor
(1) În Ministerul Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare MAI, la nivelul aparatului central al MAI şi al structurilor şi instituţiilor aflate în subordinea sau coordonarea MAI, se implementează Sistemul informatic de management electronic al documentelor în MAI, denumit în continuare SIMED.
(2) Dezvoltarea SIMED se realizează de către Direcţia generală pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei din cadrul MAI.
(3) Coordonarea activităţilor care privesc managementul electronic al documentelor se asigură de către Secretariatul general din cadrul MAI. Articolul 2Funcţii principale
(1) Prin SIMED se asigură gestiunea electronică a documentelor, pe întreg circuitul parcurs de acestea de la intrarea în sistem şi până la arhivare, semnarea electronică a documentelor, precum şi conectarea şi autentificarea utilizatorilor.
(2) Semnarea electronică a documentelor în SIMED se realizează în baza unor certificate digitale, stocate pe dispozitive criptografice de tip smartcard/token USB. Articolul 3Accesarea SIMED
(1) SIMED se accesează printr-o aplicaţie orientată web, disponibilă prin intermediul paginii de intranet a aparatului central al MAI.
(2) Accesul la SIMED al utilizatorilor şi administratorilor de structură se realizează după înregistrarea în sistem şi este limitat strict la rolul pe care aceştia îl îndeplinesc în cadrul fluxurilor de lucru sau al sistemului. Articolul 4Condiţii de acces
(1) Conectarea şi autentificarea la SIMED se realizează prin introducerea datelor cerute de câmpurile specifice afişate de aplicaţia orientată web sau prin intermediul dispozitivelor criptografice deţinute.
(2) Autentificarea în SIMED a persoanelor care au drept de semnătură electronică se realizează exclusiv cu ajutorul certificatelor digitale, prin intermediul dispozitivelor criptografice.
(3) Condiţiile tehnice şi de securitate privind accesul la SIMED se stabilesc prin dispoziţie a secretarului general al MAI. Articolul 5Administratorul de structură
(1) La nivelul fiecărei structuri a aparatului central şi al structurilor şi instituţiilor aflate în subordinea sau coordonarea MAI se desemnează, prin dispoziţie a conducătorului respectivei structuri/instituţii, un administrator de structură, care este responsabil de:a)elaborarea şabloanelor de activitate pentru fluxurile de lucru; b)crearea şi administrarea fluxurilor de lucru pentru documentele gestionate de structura/instituţia în cauză; c)cooperarea cu ceilalţi administratori de structură pentru crearea şi administrarea fluxurilor de lucru ce implică documente gestionate de mai multe structuri care utilizează SIMED; d)administrarea utilizatorilor din structura/instituţia în cauză şi crearea rolurilor pentru aceştia; e)realizarea altor activităţi pe care le presupune administrarea SIMED, potrivit competenţelor.
(2) Fluxurile de lucru corespunzătoare documentelor adresate conducerii MAI se definesc de administratorul de structură din cadrul Secretariatului general sau în cooperare cu acesta.
(3) Crearea rolurilor se realizează în conformitate cu atribuţiile prevăzute în fişa postului fiecărui utilizator.
(4) Atribuţiile administratorului de structură se înscriu în fişa postului personalului desemnat. Articolul 6Introducerea datelor în SIMED
(1) Introducerea datelor în SIMED se realizează de utilizatori, potrivit:a)competenţelor asociate activităţilor de secretariat, stabilite de reglementările în vigoare, şi b)rolului în cadrul sistemului, definit pentru fiecare dintre aceştia.
(2) Documentele tipărite pe suport hârtie, transmise către MAI de colaboratorii externi, se introduc în SIMED de utilizatorii care realizează, potrivit competenţelor, activităţi de secretariat.
(3) La introducerea în SIMED, documentelor li se alocă un număr de înregistrare, potrivit reglementărilor în vigoare referitoare la evidenţa acestora şi, după caz, protecţia informaţiilor clasificate.
(4) În SIMED se pot introduce doar documente ale căror clasă şi nivel de secretizare corespund acreditării reţelei prin intermediul căreia este implementată aplicaţia orientată web.
(5) Pentru introducerea în SIMED a documentelor prevăzute la alin. (2), se utilizează unităţi de tip scanner, fax sau alte echipamente de calcul cu destinaţie similară. Articolul 7Registrul unic de evidenţă
(1) În cadrul SIMED se utilizează un registru unic de evidenţă, care asigură înregistrarea şi evidenţa tuturor documentelor elaborate în cadrul MAI sau remise către acesta de diferiţi colaboratori externi.
(2) Disponibilitatea conţinutului registrului unic de evidenţă se asigură prin proiectarea, dezvoltarea şi realizarea unei proceduri corespunzătoare de back-up. Articolul 8Arhivarea documentelor
(1) Arhivarea documentelor se efectuează potrivit prevederilor legale în vigoare.
(2) În cadrul SIMED, arhivarea se realizează prin stocarea documentelor pe suport extern şi pe server, în funcţie de politica stabilită de administratorul de structură, sub îndrumarea Secretariatului general, a structurilor de secretariat sau a persoanelor desemnate, cu atribuţii pe această linie. Articolul 9Utilizarea dispozitivelor criptografice Dispozitivele criptografice se eliberează prin grija Direcţiei generale pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei, în conformitate cu prevederile normelor privind utilizarea certificatelor digitale în MAI. Articolul 10Publicarea Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Ministrul administraţiei şi internelor, Constantin-Traian Igaş