ORDIN Nr. 3512
din 27 noiembrie 2008
privind documentele
financiar-contabile
ACT EMIS DE:
MINISTERUL ECONOMIEI SI FINANTELOR
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 870 din 23 decembrie 2008
In temeiul prevederilor art. 11 alin. (4) din Hotărârea
Guvernului nr. 386/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului
Economiei şi Finanţelor, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 4
alin. (1) şi art. 25 alin. (2) din Legea contabilităţii nr. 82/1991,
republicată,
ministrul economiei şi finanţelor emite următorul ordin:
Art. 1. - Se aprobă Normele metodologice de întocmire
şi utilizare a documentelor financiar-contabile, cuprinse în anexa nr. 1.
Art. 2. - (1) Se aprobă Normele specifice de întocmire
şi utilizare a documentelor financiar-contabile, cuprinse în anexa nr. 2*).
(2) Modelele documentelor financiar-contabile cuprinse în anexa nr. 3*) pot fi adaptate din punctul de
vedere al formatului, în funcţie de necesităţi, cu obligaţia respectării
conţinutului minimal prevăzut în anexa nr. 2.
Art. 3. - Se aprobă documentele financiar-contabile
cuprinse în anexa nr. 4, care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la
data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1
din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată.
Art. 4. -Anexele nr. 1-4 fac parte
integrantă din prezentul ordin.
Art. 5. - (1) Prevederile prezentului ordin se aplică
începând cu data de 1 ianuarie 2009.
(2) Pe data intrării în vigoare a prezentului ordin se
abrogă Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.850/2004 privind registrele
şi formularele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial al României,
Partea I, nr. 23 şi 23 bis din
7 ianuarie 2005, cu modificările ulterioare, precum şi orice alte dispoziţii
contrare prevederilor prezentului ordin.
Art. 6. - Prezentul ordin se
publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
p. Ministrul economiei şi finanţelor,
Cătălin Doica,
secretar de stat
*) Anexele nr. 2 şi 3 se publică ulterior în Monitorul
Oficial al României, Partea I, nr. 870 bis abonament,
care se poate achiziţiona şi de la Centrul de vânzări
şi informare al Regiei Autonome „Monitorul Oficial", Bucureşti, şos.
Panduri nr. 1.
ANEXA Nr. 1
NORME METODOLOGICE
de întocmire şi utilizare a documentelor
financiar-contabile
A. Norme generale
1. Persoanele prevăzute la art.
1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, consemnează operaţiunile
economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative,
pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fişe şi alte
documente contabile, după caz).
2. Documentele justificative trebuie să cuprindă
următoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele şi prenumele
şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmeşte
documentul;
- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
- menţionarea părţilor care
participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi,
atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
- datele cantitative şi
valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
- numele şi prenumele, precum şi semnăturile
persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale
persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în
drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
- alte elemente menite să asigure consemnarea completă
a operaţiunilor efectuate.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în
contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în
condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în
vigoare.
3. In cuprinsul oricărui document emis de către o
societate comercială trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de
legislaţia din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare şi
capitalul social, după caz.
4. Documentele justificative
provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane
fizice, pe bază de borderouri de achiziţii, pot fi înregistrate în
contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a
bunurilor respective.
5. In cazul în care documentele se referă la cheltuieli
pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de
norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să
aibă la bază contracte sau convenţii civile, încheiate în acest scop, şi
documentul prin care se face dovada plăţii, respectiv dispoziţia de
plată/încasare.
6. In conformitate cu prevederile
Legii nr. 82/1991, republicată, contabilitatea se ţine în limba română şi în
moneda naţională. Contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută se ţine atât
în moneda naţională, cât şi în valută, potrivit reglementărilor elaborate în
acest sens.
Documentele justificative şi
financiar-contabile pot fi întocmite şi într-o altă limbă şi altă monedă dacă
acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul
fiscal, referitor la factură).
7. Documentele contabile -
jurnale, fişe etc. -, care servesc la prelucrarea, centralizarea şi
înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele
justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de
prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:
- felul, numărul şi data documentului justificativ;
- sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
- conturile sintetice şi analitice debitoare şi
creditoare;
- semnăturile pentru întocmire şi verificare, după caz.
8. Inscrierea datelor în
documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor
informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.
9. Regimul juridic al
documentelor în formă electronică, ce conţin date privind operaţiunile
economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit
şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică, este
stabilit de Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale
prin mijloace electronice.
Facturile şi chitanţele în formă electronică, emise
fără îndeplinirea condiţiilor prevăzute de legea mai sus menţionată, nu au
calitatea de document justificativ, în înţelesul prevederilor Legii nr.
82/1991, republicată.
10. In documentele justificative şi în cele contabile
nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum şi
lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a
textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar
deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.
Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi
se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul
justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii.
11. In cazul documentelor
justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se
primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente
pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul
întocmit greşit se anulează şi rămâne în carnetul respectiv.
La corectarea documentului justificativ în care se
consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor
fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât şi a
primitorului.
12. In cazul completării
documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a
datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menţionându-se data rectificării şi
semnătura celui care a făcut modificarea. Documentele prezentate în listele de
erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau
în baza de date a unităţii) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite
de conducerea unităţii.
13. In cazul în care
prelucrarea documentelor justificative se face de către un terţ (persoană
fizică sau juridică), în relaţiile dintre terţi şi unităţile beneficiare este
necesar ca pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate
să se respecte următoarele reguli:
- documentele justificative să fie întocmite corect şi
la timp de către unităţile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea
datelor înscrise în documentele respective;
- documentele contabile,
întocmite de terţi pe baza documentelor justificative, trebuie predate
unităţilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau convenţiile
civile încheiate, terţii răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor;
- în condiţiile în care prestatorul de servicii de
prelucrare a documentelor nu este persoană fizică sau juridică autorizată
potrivit Ordonanţei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activităţii de
expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi, republicată, unităţile
beneficiare trebuie să efectueze verificarea documentelor contabile obţinute de
la terţi, în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate
pentru prelucrare, al respectării corespondenţei conturilor şi exactităţii
sumelor înregistrate.
14. In vederea înregistrării în
jurnale, fişe şi în celelalte documente contabile a operaţiunilor
economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor
de înregistrare în contabilitate utilizate de unităţi, se poate face contarea
documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice şi
analitice, debitoare şi creditoare, în conformitate cu planul de conturi
general aplicabil.
Inregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică
se fac pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe
baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative
al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi natură şi perioadă.
In cazul operaţiunilor contabile pentru care nu se
întocmesc documente justificative, înregistrările în contabilitate se fac pe
bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau note de
calcul, după caz.
In cazul stornărilor, pe documentul iniţial se
menţionează numărul şi data notei de contabilitate prin care s-a efectuat
stornarea operaţiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menţionează
documentul, data şi numărul de ordine ale operaţiunii care face obiectul
stornării.
Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se
face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop.
Inregistrările în contabilitate
se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de
întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi
sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare
formă de înregistrare în contabilitate.
Inregistrările în contabilitate se pot face manual sau
utilizându-se sistemele informatice de prelucrare automată a datelor.
15. Factura se întocmeşte şi se utilizează în
conformitate cu prevederile Codului fiscal.
Pentru livrările de bunuri sau
prestările de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fără
drept de deducere a taxei pe valoarea adăugată şi nu sunt obligate să
întocmească facturi, în conformitate cu prevederile Codului fiscal şi ale
normelor metodologice de aplicare a acestuia, operaţiunile economice se
înregistrează în baza contractelor încheiate între părţi şi a documentelor
financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz
de însoţire a mărfii, chitanţă,
dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc,
după caz.
16. Registrele de contabilitate
şi formularele financiar-contabile pot fi adaptate în funcţie de specificul şi
necesităţile persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991,
republicată, cu condiţia respectării conţinutului de informaţii şi a normelor
de întocmire şi utilizare a acestora. Acestea pot fi pretipărite sau editate cu
ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.
Numărul de exemplare al formularelor
financiar-contabile poate fi diferit de cel prevăzut în prezentele norme
metodologice, în condiţiile în care procedurile proprii privind organizarea şi
conducerea contabilităţii impun acest lucru.
In situaţia în care activitatea de întocmire a
documentelor justificative şi financiar-contabile este încredinţată în baza
unui contract de prestări de servicii unor persoane fizice sau juridice,
normele proprii interne de întocmire şi utilizare a formularelor respective se
adaptează în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă în contract
clauze referitoare la întocmirea şi utilizarea formularelor în aceste condiţii.
Se pot stabili norme proprii de întocmire şi utilizare
a formularelor financiar-contabile, cu condiţia ca acestea să nu contravină
reglementărilor legale în vigoare.
Neîntocmirea, întocmirea eronată şi/sau neutilizarea
documentelor justificative şi financiar-contabile, conform prevederilor
prezentelor norme metodologice, se sancţionează potrivit dispoziţiilor legale.
17. Persoanele prevăzute la
art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor asigura un regim intern de
numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:
- persoanele care răspund de organizarea şi conducerea
contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai
multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea
numerelor aferente;
- fiecare formular va avea un număr de ordine sau o
serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă)
de societate. In alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică,
respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc;
- persoanele prevăzute la art.
1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor emite proceduri proprii de stabilire
şi/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menţiona, pentru
fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite
primul document.
B. Registrele de contabilitate
18. Potrivit prevederilor Legii
nr. 82/1991, republicată, registrele de contabilitate
obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod
14-I-2) si Cartea mare (cod 14-1-3).
Registrele de contabilitate se utilizează în strictă
concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi astfel
completate încât să permită în orice moment identificarea şi controlul
operaţiunilor contabile efectuate.
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă
de registru, foi volante sau listări informatice, după caz.
Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea
completării lor.
19. Registrul-jurnal (cod
14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează
cronologic toate operaţiunile economico-financiare.
Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi
loc de activitate (atelier, secţie etc), pot fi recapitulate într-un document
centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal.
Unităţile pot utiliza jurnale auxiliare pentru:
operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia
încasării-achitării facturilor etc.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să
cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului
justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile sintetice
debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare
operaţiunilor efectuate.
Unităţile care utilizează jurnale auxiliare pot
înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din
aceste jurnale.
Editarea Registrului-jurnal se efectuează la cererea
organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii.
20. Persoanele fizice care desfăşoară activităţi
independente şi conduc contabilitatea în partidă simplă, în conformitate cu
prevederile legale, întocmesc Registrul jurnal de încasări şi plăţi (cod
14-1-1/b), precum şi alte documente de evidenţă prevăzute de legislaţia în
domeniu.
21. Registrul-inventar (cod
14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele
de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, inventariate de
unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se întocmeşte la înfiinţarea
unităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării unităţii, cu ocazia
fuziunii, divizării sau încetării activităţii, precum şi în alte situaţii
prevăzute de lege, pe bază de inventar faptic.
In acest registru se înscriu, într-o formă
recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate
pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii
faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de activ şi de pasiv
înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte
documente care justifică conţinutul acestora la sfârşitul exerciţiului
financiar.
In cazul în care inventarierea are loc pe parcursul
anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data
inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele
ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului
financiar.
22. Pe baza
Registrului-inventar şi a balanţei de verificare de la 31 decembrie se
întocmeşte bilanţul care face parte din situaţiile financiare anuale, ale cărui
posturi, în conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, şi ale
reglementărilor contabile aplicabile, trebuie să corespundă cu datele înscrise
în contabilitate, puse de acord cu situaţia reală a elementelor de activ şi de
pasiv stabilită pe baza inventarului.
23. Cartea mare (cod
14-1-3) este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi
sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor
elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document
contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine simbolul contului debitor şi al
conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi
soldul contului. Registrul Cartea mare poate conţine câte o filă pentru fiecare
cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare stă la baza întocmirii balanţei
de verificare.
Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont
pentru operaţiuni diverse.
Editarea Cărţii mari se efectuează la cererea organelor
de control sau în funcţie de necesităţile proprii.
24. Registrul-jurnal,
Registrul-inventar şi Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10
ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost
întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la
constatare.
Persoanele fizice care utilizează tehnica de calcul
trebuie să asigure listarea acestora în orice moment pe parcursul celor 10 ani
de păstrare.
Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991,
republicată, care utilizează, potrivit legii, registre şi formulare specifice
privind activitatea financiară şi contabilă, reglementate prin actele normative
în vigoare, procedează la înscrierea datelor în aceste registre şi formulare
potrivit normelor specifice, prezentate în actele normative respective, precum
şi prezentelor norme metodologice privind documentele justificative şi
financiar-contabile.
C. Formele de înregistrare în contabilitate
25. Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare şi documente contabile
corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică în
contabilitate a operaţiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul
exerciţiului financiar.
26. Principalele forme de
înregistrare în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare în cazul
unităţilor care conduc contabilitatea în partidă dublă sunt: „pe jurnale",
„maestru-şah" şi forma combinată „maestru-şah cu jurnale".
27. In cadrul formei de înregistrare în contabilitate „pe jurnale", principalele registre şi
formulare care se utilizează sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Cartea mare (cod 14-1-3);
- jurnale auxiliare;
- Balanţa de verificare.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1)
se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiunilor
economico-financiare consemnate în documentele justificative. Pentru
operaţiunile care nu au la bază documente justificative se întocmeşte Nota de
contabilitate (cod 14-6-2/A).
Notele de contabilitate se întocmesc pe bază de note
justificative sau note de calcul şi se înregistrează în mod cronologic în
Registrul-jurnal.
Unităţile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de
operaţiuni, cum sunt:
1. Jurnal privind operaţiunile de casă şi bancă (cod
14-6-5);
2. Jurnal privind decontările cu furnizorii (cod
14-6-6);
3. Situaţia încasării-achitării
facturilor (cod 14-6-7);
4. Jurnal privind consumurile
si alte ieşiri de stocuri (cod 14-6-8);
5. Jurnal privind salariile şi
contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia socială a şomerilor si
asigurările de sănătate (cod 14-6-10);'
6. Jurnal privind operaţiuni diverse (cod 14-6-17).
Lunar sau la altă perioadă prevăzută de lege, în
fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei),
totaluri care se înscriu în Registrul-jurnal.
Contabilitatea analitică se poate ţine fie direct pe
aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate
comune (fişa de cont analitic pentru valori materiale, fişa de cont pentru
operaţiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.
Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind
operaţiunile de credit se întocmeşte şi situaţia privind operaţiunile de debit.
Inregistrările în jurnale se fac în mod cronologic în
tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfârşitul lunii (perioadei), fie
direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor
centralizatoare întocmite pentru operaţiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în
acestea.
Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de
sistematizare contabilă care cuprinde toate conturile sintetice şi reflectă
existenţa şi mişcarea tuturor elementelor de activ şi de pasiv la un moment dat.
Cartea mare serveşte la stabilirea rulajelor lunare şi
a soldurilor conturilor şi stă la baza întocmirii balanţei de verificare.
Pentru stabilirea rulajelor se preia în Cartea mare
rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabileşte prin totalizarea sumelor preluate din
coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.
Soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se
stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi creditoare ale contului respectiv,
ţinându-se seama de soldul de la începutul anului, care
se înscrie pe rândul destinat în acest scop.
Balanţa de verificare este documentul contabil utilizat
pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor
efectuate şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea
analitică, precum şi principalul instrument pe baza căruia se întocmesc
raportările contabile stabilite potrivit legii.
Balanţa de verificare a conturilor sintetice, precum şi
balanţele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel puţin anual,
la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a
raportărilor contabile, la alte perioade prevăzute de actele normative în
vigoare şi ori de câte ori se consideră necesar.
28. In cadrul formei de înregistrare
„maestru-şah", principalele registre şi formulare care se utilizează sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Cartea mare (şah - cod 14-1-3/a);
- Balanţa de verificare.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru
înregistrarea cronologică a tuturor operaţiunilor economico-financiare
consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de
înregistrare „pe jurnale".
In vederea înregistrării în Registrul-jurnal, documentele
justificative sunt supuse prelucrării contabile (sortare pe feluri de
operaţiuni, verificare, evaluare, contare). Dacă pentru acelaşi fel de
operaţiuni există mai multe documente justificative, acestea se totalizează cu
ajutorul documentelor cumulative întocmite fie pentru debitul, fie pentru
creditul contului care reflectă asemenea operaţiuni.
Pentru operaţiunile care nu au la bază documente
justificative se întocmeşte Nota de contabilitate (cod 14-6-2A).
Cartea mare (şah - cod 14-1-3/a) este documentul de
sistematizare a înregistrărilor contabile în conturile sintetice.
Inregistrările în Cartea mare (şah) se fac pe baza
documentelor justificative, a documentelor cumulative şi a notelor de
contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de câte ori este nevoie.
Inregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este
precedată de înregistrarea în Registrul-jurnal.
La sfârşitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont
sintetic din Cartea mare (şah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului
debitor sau creditor şi ale conturilor corespondente. Totalul sumelor
conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor sau creditor
al contului respectiv.
Contabilitatea analitică se ţine cu ajutorul
formularelor comune (fişa de cont pentru operaţiuni diverse, fişa de cont
analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice
folosite în acest scop.
Balanţa de verificare se întocmeşte pe baza totalurilor
preluate din Cartea mare (şah), respectiv din fişele deschise distinct pentru
fiecare cont sintetic.
Pentru verificarea înregistrărilor în contabilitatea
analitică se pot întocmi balanţe de verificare analitice. La instituţiile
publice, balanţele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balanţele de
verificare analitice, cel mai târziu la sfârşitul trimestrului pentru care se
întocmesc situaţiile financiare.
29. In cazul utilizării formei
de înregistrare combinată „maestru-şah cu jurnale", pe lângă formularele
menţionate la forma de înregistrare „maestru-şah" se utilizează jurnalele
auxiliare specifice formei de înregistrare „pe
jurnale".
In Cartea mare (şah), pentru fiecare cont sintetic,
totalurile lunare stabilite în jurnal se înscriu atât în coloana destinată
rulajului debitor sau creditor, cât şi în coloanele conturilor corespondente.
La instituţiile publice şi persoanele juridice fără
scop patrimonial se poate folosi forma de înregistrare în contabilitate
„maestru-şah simplificat". In acest caz, contabilitatea sintetică se ţine
pe fişe de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22 şi 14-6-22/a), deschise
pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare (şah), iar contabilitatea analitică
se ţine pe fişele menţionate la forma de înregistrare „maestru-şah".
D. Metodele de
conducere a contabilităţii analitice a bunurilor
30. Contabilitatea analitică a
bunurilor se poate ţine pe baza uneia dintre următoarele metode:
operativ-contabilă, cantitativ-valorică, global-valorică.
Metoda operativ-contabilă se poate aplica pentru
contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor consumabile,
materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor
finite, produselor reziduale, mărfurilor şi ambalajelor.
Metoda cantitativ-valorică se poate folosi pentru
contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor consumabile,
materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor
finite, produselor reziduale, mărfurilor, animalelor şi ambalajelor.
Metoda global-valorică se poate utiliza pentru
contabilitatea analitică a mărfurilor şi ambalajelor din unităţile de desfacere
cu amănuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la
ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de
protecţie în folosinţă, precum şi a altor categorii de bunuri.
31. Metoda operativ-contabilă
constă în ţinerea, în cadrul fiecărei gestiuni, a evidenţei cantitative a
bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fişelor de magazie. In contabilitate, această
metodă constă în ţinerea evidenţei valorice pe conturi de materiale, desfăşurate
valoric pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de
materiale, după caz.
Controlul exactităţii înregistrărilor din evidenţa
gestiunilor şi din contabilitate se asigură prin evaluarea stocurilor
cantitative, transcrise din fişele de magazie în registrul stocurilor.
In metoda operativ-contabilă se pot folosi următoarele
formulare comune pe economie:
- Fişă de magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a, după caz);
- Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22);
- Registrul stocurilor (cod 14-3-11 şi 14-3-11/a).
Fişele de magazie servesc
pentru evidenţa cantitativă, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar
în contabilitate, pentru controlul operaţiunilor înregistrate de gestionar sau
persoana desemnată, pentru preluarea în registrul stocurilor a cantităţilor
aflate în stoc, precum şi pentru calculul valorii bunurilor existente în stoc
la sfârşitul lunii (perioadei), în scopul confruntării cu datele din
contabilitatea sintetică.
La gestiune, fişele de magazie se ţin în ordinea în
care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor. In aceste fişe
cantităţile se înregistrează zilnic de gestionar sau persoana desemnată, pe
baza documentelor de intrare (factură, aviz de însoţire a mărfii, notă de
recepţie şi constatare de diferenţe etc.) şi a documentelor de ieşire (bon de
consum, fişă limită de consum, aviz de însoţire a mărfii, factură, bon de
transfer etc), poziţie cu poziţie. De asemenea, în fişele de magazie se înscriu
plusurile de la inventar pe coloana „Intrări" şi minusurile de la inventar
pe coloana „Ieşiri".
Erorile constatate în evidenţa gestiunilor se
corectează în prezenţa persoanei care răspunde de înregistrările efectuate în
fişele de magazie, iar abaterile de la regulile de întocmire şi utilizare a
documentelor se aduc la cunoştinţa conducătorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate să
conducă contabilitatea, după caz, pentru stabilirea măsurilor care se impun.
Semnătura persoanei desemnate pentru evidenţa
stocurilor în fişele de magazie constituie dovada verificării înregistrărilor
efectuate şi preluării documentelor de intrare şi de ieşire a materialelor.
In contabilitate, documentele privind mişcarea
stocurilor se grupează pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori,
din prelucrare la terţi, consum intern etc.) şi, în cadrul acestora, pe conturi
de materiale şi gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de
materiale, după caz.
Intrările sau ieşirile de bunuri de natura stocurilor
se înregistrează în contabilitatea sintetică şi analitică, fie direct pe baza
acestor documente, fie cu ajutorul unor situaţii întocmite zilnic sau la alte
perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele
privind mişcarea stocurilor.
Verificarea înregistrărilor efectuate în conturile de
stocuri şi fişele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod
14-3-11 şi 14-3-11/a). In acest scop, în Registrul stocurilor, la sfârşitul
fiecărei luni (perioade), se înscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii
(depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fişele
de magazie, se calculează valoarea cantităţilor aflate în stoc pe baza
preţurilor de înregistrare şi se totalizează valoarea acestora pe pagini ale
Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi şi
magazii (depozite).
In cazul în care se constată că există frecvente
diferenţe între soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor şi
cele din contabilitate, provenind din înregistrarea operaţiunilor, evaluarea
cantităţilor de stocuri din documentele de intrare şi de ieşire, prelucrarea
acestora etc, diferenţele respective pot fi localizate printr-o nouă
centralizare a intrărilor şi ieşirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri
de materiale, iar totalurile obţinute se confruntă cu datele din Registrul
stocurilor.
32. Pentru produse finite şi
produse reziduale, metoda operativ-contabilă se aplică în acelaşi mod ca şi
pentru stocuri de materii prime şi materiale consumabile. In acest caz,
evidenţa cantitativă pe feluri de produse se ţine la magazie (depozit) cu
ajutorul fişelor de magazie, iar evidenţa valorică se ţine în contabilitate cu
ajutorul contului sintetic de produse, desfăşurat în analitic pe gestiuni, în
care înregistrările se fac pe baza datelor obţinute prin centralizarea zilnică
a documentelor de mişcare a produselor respective.
Verificarea înregistrărilor la sfârşitul lunii
(perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor în care se
stabilesc soldurile pe feluri de produse şi pe total cont, prin transcrierea
cantităţilor în stoc din fişele de magazie şi evaluarea acestora pe baza
preţurilor de înregistrare.
33. Metoda cantitativ-valorică pentru materii prime,
materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar în depozit,
semifabricate, produse finite, produse reziduale, mărfuri, animale şi ambalaje
constă în ţinerea evidenţei cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecărei
gestiuni, iar în contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice
care reflectă stocurile de valori materiale se desfăşoară în analitic pe
gestiuni. Verificarea exactităţii înregistrărilor din evidenţa de la locurile
de depozitare şi din contabilitate se efectuează prin punctajul periodic dintre
cantităţile operate în fişele de magazie şi cele din fişele de cont analitic
din contabilitate.
In metoda cantitativ-valorică se pot folosi următoarele
formulare:
- Fişă de magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a, după caz);
- Fisă de cont pentru
operaţiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a);
- Balanţa analitică a
stocurilor (cod 14-6-30/c).
Evidenţa cantitativă a materialelor se ţine la gestiune
cu ajutorul fişelor de magazie, care se ţin în ordinea fişelor de cont analitic
din contabilitate. In fişele de magazie, înregistrările se fac zilnic, de către
gestionar sau de către persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare şi
de ieşire a materialelor. După înregistrare, documentele respective se predau
la contabilitate pe bază de borderou. In contabilitate, documentele se
înregistrează în fişele de cont analitic pentru valori materiale şi se
stabilesc stocurile şi soldurile, după ce în prealabil s-a verificat modul de
emitere şi completare a documentelor privind mişcarea materialelor. De
asemenea, pe baza aceloraşi documente, se întocmesc situaţiile centralizatoare
privind intrările şi ieşirile de materiale, pentru înregistrare în
contabilitatea sintetică.
Controlul înregistrărilor din conturile sintetice şi
cele analitice ale stocurilor se asigură cu ajutorul balanţei de verificare
analitice, întocmită separat pentru fiecare cont de stoc.
In vederea întocmirii balanţei de verificare este
necesar să se efectueze controlul asupra concordanţei stocurilor scriptice din
fişele de magazie cu cele din fişele de cont analitic pentru valori materiale.
In cazul instituţiilor publice
cu mai multe gestiuni distincte, precum şi în cazul instituţiilor care au
subunităţi cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii
de contabilitate, contabilitatea analitică a stocurilor se poate asigura, în
cadrul compartimentului financiar-contabil al instituţiei al cărei conducător
are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fişei de evidenţă a
materialelor şi a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de
folosinţă (cod 14-3-9).
34. Metoda cantitativ-valorică
pentru evidenţa analitică a produselor finite şi produselor reziduale se aplică
în acelaşi mod ca şi pentru celelalte stocuri, cu următoarele particularităţi:
- atât intrările, cât şi ieşirile valorice pot fi
înregistrate în fişele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin
înmulţirea cantităţilor totale de produse finite şi produse reziduale cu
preţurile unitare respective, fără a mai fi necesară evaluarea cantităţilor de
produse în documente;
- pentru controlul înregistrărilor din contabilitatea
sintetică şi cea analitică a produselor finite, în locul balanţei de verificare
se poate folosi Registrul stocurilor.
35. Metoda global-valorică se
aplică pentru evidenţa mărfurilor şi ambalajelor aflate în unităţile de
desfacere cu amănuntul (magazine, restaurante, bufete etc), folosindu-se
formularul comun „Fişa de cont pentru operaţiuni diverse" (cod 14-6-22) şi
raportul de gestiune, după caz.
Potrivit acestei metode, contabilitatea analitică a
mărfurilor şi ambalajelor se ţine global-valoric, atât la gestiune, cât şi în
contabilitate, iar verificarea concordanţei înregistrărilor din evidenţa
gestiunii şi din contabilitate se efectuează numai valoric, la perioade
stabilite de unitate.
Raportul de gestiune se completează pe baza
documentelor de intrare şi de ieşire a mărfurilor şi ambalajelor şi de depunere
a numerarului din vânzare, iar în fişele valorice (ţinute pe gestiuni în cadrul
conturilor de mărfuri şi ambalaje din contabilitate) înregistrările se fac pe
baza aceloraşi documente.
Soldurile valorice ale mărfurilor şi ambalajelor aflate
în gestiune se verifică pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate
sau cu ocazia inventarierii, după caz.
36. Metoda global-valorică se foloseşte,
de asemenea, pentru evidenţa rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor
destinate ambalării, precum şi la alte categorii de bunuri. In acest caz,
evidenţa cantitativă se poate ţine pe feluri de rechizite, imprimate, materiale
pentru ambalare etc, la locurile de gestionare, cu ajutorul fişelor de magazie
(cod 14-3-8 şi 14-3-8/a), care se completează de gestionar sau de către
persoana desemnată.
Evidenţa valorică a mişcărilor se ţine în
contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale consumabile, cu
ajutorul fişelor de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22 şi 14-6-22/a).
Inregistrările în fişele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare şi
de ieşire a materialelor consumabile respective şi se preiau de către contabilitatea
stocurilor, în prealabil făcându-se verificarea înregistrărilor din fişele de
magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigură
înregistrarea acestora atât în fişele valorice pe gestiuni, cât şi în conturile
sintetice de stocuri.
37. Pentru materialele de natura obiectelor de inventar în folosinţă se ţine numai evidenţa cantitativă cu
ajutorul formularului Fişa de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de
inventar în folosinţă (cod 14-3-9).
In contabilitate, evidenţa valorică se ţine cu ajutorul
Fişei de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22 şi 14-6-22/a), pe secţii
(locuri de muncă, unităţi etc), în care înregistrările se fac valoric în
funcţie de intrări şi ieşiri (scoateri din uz).
In situaţia returnării obiectului de inventar uzat,
operaţiunea înregistrată în Fişa de evidenţă a materialelor de natura
obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9) nu presupune înregistrarea
unei intrări în evidenţa magaziei (depozitului). Datele din Procesele-verbale
pentru scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri
materiale (obiecte de inventar) se confruntă cu datele privind restituirile de
obiecte de inventar uzate, consemnate în Fişa de evidenţă a materialelor de
natura obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9).
Controlul exactităţii înregistrărilor se efectuează la
perioadele stabilite de unitate şi cu ocazia inventarierilor, evaluându-se
stocurile existente pe baza listelor de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a şi
14-3-12/b) şi confruntandu-se soldul astfel obţinut cu soldul conturilor respective din contabilitate.
38. Contabilitatea analitică a
SDV-urilor speciale şi AMC-urilor se ţine la gestiunea de SDV-uri şi AMC-uri,
cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul
Fişei de magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a), iar în
contabilitate, global-valoric, la nivel de produs.
39. Contabilitatea stocurilor
se ţine cantitativ şi valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului
permanent ori a inventarului intermitent.
40. Entităţile care utilizează
metoda inventarului intermitent efectuează inventarierea faptică a stocurilor
în cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, după caz, dar nu mai târziu
de finele perioadei de raportare pentru care are de determinat obligaţii
fiscale.
Metoda inventarului intermitent
constă în faptul că intrările de stocuri nu se înregistrează prin conturile de
stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli,
respectiv conturile din clasa 6.
Stabilirea ieşirilor de stocuri în cursul perioadei are
la bază inventarierea faptică a stocurilor la sfârşitul perioadei. Ieşirile de
stocuri se determină ca diferenţă între valoarea stocurilor iniţiale, la care
se adaugă valoarea intrărilor, şi valoarea stocurilor la sfârşitul perioadei
stabilite pe baza inventarului, respectându-se relaţia
E = Si + I - Sf,
unde: E - ieşiri; I - intrări;
Si - stoc iniţial; Sf - stoc final.
La începutul exerciţiului, respectiv al perioadei, după
caz, se anulează stocul existent ca o ieşire de stoc prin înregistrarea
acestuia în clase de cheltuieli privind materiile
prime, materialele etc.
articol contabil 6xx = 3xx.
La sfârşitul perioadei stocurile determinate în baza
inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate în procesul
de producţie sau vândute, după caz, se înregistrează ca o intrare de stoc
articol contabil 3xx = 6xx.
Inventarierea stocurilor la sfârşitul perioadei se face
în conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei şi
Finanţelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ
şi pasiv.
In condiţiile în care comisiile de inventariere nu
constată existenţa de stocuri faptice, vor menţiona acest fapt în
procesul-verbal al comisiei de inventariere.
La locul de depozitare sau de utilizare în procesul de
producţie a stocurilor se ţine o evidenţă tehnică operativă a stocurilor pe
bază de fişă de magazie sau alte documente stabilite de unitate, în
conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea acesteia.
Ieşirile de stocuri aferente unei perioade,
înregistrate în contabilitatea financiară, vor fi corelate cu cheltuielile
evidenţiate în contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc, după caz,
în funcţie de consumurile tehnologice normate.
Inventarul intermitent nu se utilizează în comerţul cu
amănuntul în situaţia în care se aplică metoda global-valorică.
Perioada la care se efectuează inventarierea faptică a
stocurilor se alege astfel încât să poată fi stabilite corect obligaţiile
legale (contabile, fiscale etc).
E. Reconstituirea documentelor financiar-contabile
pierdute, sustrase sau distruse
41. Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate,
operaţiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente
originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice.
Pentru acele situaţii în care
prin alte reglementări speciale se prevede că formularul original trebuie să
fie păstrat la altă unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este
folosită copia documentului respectiv.
42. Orice persoană care constată pierderea, sustragerea
sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaţia să
aducă la cunoştinţă, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare,
conducătorului unităţii (administratorului unităţii, ordonatorului de credite
sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii respective).
In termen de cel mult 3 zile de la primirea
comunicării, conducătorul unităţii trebuie să încheie un proces-verbal, care să
cuprindă:
- datele de identificare a documentului dispărut;
- numele şi prenumele persoanei responsabile cu
păstrarea documentului;
- data şi împrejurările în care
s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Procesul-verbal se semnează de către:
- conducătorul unităţii;
- conducătorul compartimentului financiar-contabil al
unităţii sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcţie;
- persoana responsabilă cu păstrarea documentului; şi
- şeful ierarhic al persoanei
responsabile cu păstrarea documentului, după caz.
Când dispariţia documentelor se datorează însuşi
conducătorului unităţii, măsurile prevăzute de prezentele norme metodologice se
iau de către ceilalţi membri ai consiliului de administraţie, după caz.
In condiţiile în care documentul pierdut a fost
întocmit de către unitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se
face urmând aceleaşi proceduri prin care a fost întocmit documentul original,
menţionându-se în antetul documentului că este reconstituit, şi stă la baza
înregistrărilor în contabilitate.
43. Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau
distrugerea documentelor constituie infracţiune, se
încunoştinţează imediat organele de urmărire penală.
44. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui
„dosar de reconstituire", întocmit separat pentru fiecare caz.
Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate
lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului
dispărut, şi anume:
- sesizarea scrisă a persoanei care a constatat
dispariţia documentului;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii
sau distrugerii;
- dovada sesizării organelor de
urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a persoanei vinovate, după
caz;
- dispoziţia scrisă a
conducătorului unităţii pentru reconstituirea documentului;
- o copie a documentului reconstituit.
45. In cazul în care documentul
dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea
emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea
emitentă. In acest caz, unitatea emitentă va trimite unităţii solicitante, în
termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii,
documentul reconstituit.
46. Documentele reconstituite vor purta în mod
obligatoriu şi vizibil menţiunea „DUPLICAT", cu specificarea numărului şi
datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.
Documentele reconstituite
conform prezentelor norme metodologice constituie baza legală pentru efectuarea
înregistrărilor în contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli
nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau
distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. In acest caz, vinovaţii
de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă
unităţii, salariaţilor sau altor unităţi, sumele respective recuperându-se
potrivit prevederilor legale.
47. In cazul pierderii,
sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul
trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.
Duplicatul poate fi:
- o factură nouă, care să
cuprindă aceleaşi date ca şi factura iniţială, şi pe care să se menţioneze că
este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială; sau
- o fotocopie a facturii iniţiale, pe care să se aplice
ştampila societăţii şi să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte
factura iniţială.
48. Pentru pagubele generate de
pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc răspunderi
materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea
documentelor respective.
Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au
fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sancţiunilor aplicate,
în condiţiile legii.
In cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul
reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal, şi se păstrează împreună
cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.
49. Conducătorii unităţilor vor
lua măsuri pentru asigurarea înregistrării şi evidenţei curente a tuturor
lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea şi evidenţa
responsabililor de păstrarea acestora, evidenţa tuturor reconstituirilor de
documente, precum şi pentru păstrarea dosarelor de reconstituire, pe toată
durata de păstrare a documentului reconstituit.
F. Arhivarea şi
păstrarea registrelor şi a documentelor financiar-contabile
50. Persoanele prevăzute la
art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligaţia păstrării în arhiva lor
a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a
documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.
Păstrarea registrelor şi a documentelor justificative
şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.
Registrele şi documentele justificative şi contabile se
pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de
către alte persoane juridice române care dispun de condiţii corespunzătoare. Şi
în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile
revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are
obligaţia gestionării unităţii beneficiare.
Unitatea care a încredinţat
documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înştiinţa organul
fiscal teritorial de care aparţine despre această situaţie.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate,
persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să
prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.
Organele de control ale Ministerului Economiei şi
Finanţelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative şi
contabile şi în alte locaţii decât la domiciliul fiscal sau la sediile
secundare, dacă consideră că acestea nu sunt păstrate corespunzător.
51. Termenul de păstrare a statelor de salarii este de
50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a documentelor
justificative şi contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii
exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia celor
prevăzute la pct. 52, 53 şi 54.
52. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv
bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată
deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial
impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform
termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul
fiscal, cu modificările şi completările ulterioare.
53. Documentele prevăzute în
anexa nr. 4 se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesităţile
proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai
mare.
54. Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare
de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe
perioada de utilizare a bunurilor.
55. In caz de încetare a activităţii persoanelor
prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, documentele contabile
se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind
societăţile comerciale, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile
legale în materie, după caz.
56. Arhivarea documentelor justificative şi contabile
se face în conformitate cu prevederile legale şi cu următoarele reguli
generale:
- documentele se grupează în dosare, numerotate,
şnuruite şi parafate;
- gruparea documentelor în
dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar
la care se referă acestea. In cazul fuziunii sau al lichidării societăţii,
documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
- dosarele conţinând documente justificative şi
contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva
degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a
incendiilor;
- evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul
Registrului de evidenţă, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele şi
documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul
timpului.
57. Eliminarea din arhivă a
documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o
comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după
caz. In această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează
scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.
G. Criteriile minimale privind programele informatice
utilizate în activitatea financiară şi
contabilă
58. Sistemul informatic de
prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unităţi trebuie să asigure
prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu
reglementările contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe
suporturi tehnice.
La elaborarea şi adaptarea programelor informatice vor
fi avute în vedere următoarele:
a) cuprinderea în procedurile de prelucrare a
reglementărilor în vigoare şi a posibilităţii de actualizare a acestor
proceduri, în funcţie de modificările intervenite în legislaţie;
b) cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de
prelucrare automată a datelor de către personalul implicat şi respectarea
acestora;
c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecţiei lor împotriva accesului
neautorizat, realizarea confidenţialităţii datelor din sistemul informatic;
d) stabilirea tipului de suport
pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieşire;
e) soluţionarea eventualelor
erori care pot să apară în funcţionarea sistemului informatic;
f) verificarea completă sau
prin sondaj a modului de funcţionare a procedurilor de prelucrare prevăzute de
sistemul informatic;
g) verificarea totală sau prin
sondaj a operaţiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate,
astfel încât acestea să fie efectuate în concordanţă strictă cu prevederile
actelor normative care le reglementează;
h) verificarea prin teste de control a programului
informatic utilizat.
59. Sistemele informatice de
prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să
răspundă la următoarele criterii considerate minimale:
a) să asigure concordanţa strictă a rezultatului
prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le
reglementează;
b) să precizeze tipul de suport
care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;
c) fiecare dată înregistrată în
contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui document, la care să
poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de
control;
d) să asigure listele operaţiunilor efectuate în
contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în
ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice
eliminări sau adăugări ulterioare;
e) să asigure reluarea automată
în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior;
f) să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp
care să respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicată;
g) să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern
de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare
sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor
arhivate;
h) să nu permită inserări, modificări sau eliminări de
date pentru o perioadă închisă;
i) să asigure următoarele
elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:
- data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii;
- jurnalul de origine în care
se regăsesc înregistrările contabile;
- numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
j) să asigure confidenţialitatea şi protecţia
informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul
la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;
k) să asigure listări clare, inteligibile şi complete,
care să conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare
pagină, după caz:
- tipul documentului sau al situaţiei;
- denumirea unităţii;
- perioada la care se referă informaţia;
- datarea listărilor;
- paginarea cronologică;
- precizarea programului
informatic şi a versiunii utilizate;
l) să asigure listarea
ansamblului de situaţii financiare şi documente de sinteză necesare conducerii operative a unităţii;
m) să asigure respectarea conţinutului de informaţii
prevăzut pentru formulare;
n) să permită, în orice moment, reconstituirea
conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor supuse verificării; toate
soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări şi al
unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază
elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
o) să nu permită:
- deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol;
- modificarea simbolului de cont în cazul în care au
fost înregistrate date în acel cont;
- suprimarea unui cont în
cursul exerciţiului financiar curent sau aferent exerciţiului financiar
precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;
- editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi
tip, cu acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii;
p) să permită suprimarea unui
cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin 2 ani (exerciţii
financiare), în mod automat sau manual;
r) să prevadă în documentaţia produsului informatic
modul de organizare şi tipul sistemului de prelucrare:
- monopost sau multipost;
- monosocietate sau multisocietate;
- reţea de calculatoare;
- portabilitatea fişierelor de date;
s) să precizeze tipul de organizare pentru culegerea
datelor:
- preluări pe loturi cu control ulterior;
- preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;
- combinarea celor două tipuri;
t) să permită culegerea unui număr nelimitat de
înregistrări pentru operaţiunile contabile;
u) să posede documentaţia tehnică de utilizare a
programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;
v) să respecte reglementările în vigoare cu privire la
securitatea datelor şi fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare
automată a datelor.
60. Elaboratorii de programe
informatice au obligaţia de a prevedea, prin contractele de livrare a
programelor informatice, clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor
livrate, precum şi clauze privind eliminarea posibilităţilor de modificare a
procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.
Unităţile de informatică sau persoanele care efectuează
lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor
poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar
beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le
transmit pentru prelucrare.
61. Utilizatorul trebuie:
- să se asigure de perenitatea documentaţiei, a
diferitelor versiuni ale produsului-program;
- să organizeze arhivarea
datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informaţiile să
poată fi reprocesate;
- să deţină la sediul său, pe perioadă neprescrisă,
manualul de utilizare complet şi actualizat al fiecărui produs-program
utilizat.
62. Pe perioada neprescrisă se
va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor şi
schimbărilor de sistem informatic, produse-program şi sistem de calcul.
Dacă unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat
sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze
o reconciliere între datele arhivate şi versiunile noi ale produselor-program
şi ale echipamentelor de calcul.
Arhivele pe suport magnetic trebuie „împrospătate"
periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.
63. Responsabilităţile ce revin personalului unităţii
cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor
se stabilesc prin regulamente interne.
H. Condiţiile în care
se pot întocmi, edita şi arhiva electronic documentele financiar-contabile
64. Din punct de vedere al
bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a
conţinutului documentelor financiar-contabile.
65. Documentele financiar-contabile,
care se arhivează pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate
de persoana care le întocmeşte, în conformitate cu prevederile Legii nr.
455/2001 privind semnătura electronică.
66. Trebuie să existe un plan
de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice şi
organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale:
a) confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor;
b) confidenţialitatea şi
nonrepudierea tranzacţiilor;
c) confidenţialitatea şi integritatea datelor;
d) restricţionarea, detectarea
şi monitorizarea accesului în sistem;
e) restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în
cazul unor calamităţi naturale, evenimente imprevizibile,
prin:
- arhivarea datelor utilizând
tehnologia WORM, care să permită inscripţionarea o singură dată şi accesarea
ori de câte ori este nevoie a informaţiilor stocate;
- înregistrarea datelor din documentele
financiar-contabile în timp real, în alt sistem de
calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locaţie.
67. Trebuie să se asigure
listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de
control.
ANEXA Nr. 4
DOCUMENTELE FINANCIAR-CONTABILE
care se păstrează
timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în
cursul căruia au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii
nr. 82/1991, republicată
|
Nr. crt.
|
Denumire formular
|
Cod
|
|
Bază
|
Variantă
|
|
1.
|
Notă de recepţie şi constatare de diferenţe
|
14-3-1A
|
|
|
2.
|
Bon de primire în consignaţie
|
14-3-2
|
|
|
3.
|
Bon de predare, transfer, restituire
|
14-3-3A
|
|
|
4.
|
Bon de consum
|
14-3-4A
|
|
|
5.
|
- Bon de consum (colectiv)
|
|
14-3-4/aA
|
|
6.
|
- Fişă limită de consum
|
|
14-3-4/bA
|
|
7.
|
Dispoziţie de livrare
|
14-3-5A
|
|
|
8.
|
Fişă de magazie
|
14-3-8
|
|
|
9.
|
- Fişă de magazie (cu două unităţi de măsură)
|
|
14-3-8/a
|
|
10.
|
Listă de inventariere
|
14-3-12
|
|
|
11.
|
- Listă de inventariere
|
|
14-3-12/b
|
|
12.
|
- Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)
|
|
14-3-12/a
|
|
13.
|
Chitanţă
|
14-4-1
|
|
|
14.
|
- Chitanţă pentru operaţiuni în valută
|
|
14-4-1/a
|
|
15.
|
Dispoziţie de plată/încasare către casierie
|
14-4-4
|
|
|
16.
|
Decont pentru operaţiuni în participaţie
|
14-4-14
|
|
|
17.
|
Ordin de deplasare (delegaţie)
|
14-5-4
|
|
|
18.
|
- Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate (transporturi
internaţionale)
|
|
14-5-4/a
|
|
19.
|
Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)
|
14-5-5
|
|
|
20.
|
- Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale)
|
|
14-5-5/a
|
|
21.
|
Notă de debitare-creditare
|
14-6-1A
|
|
|
22.
|
Extras de cont
|
14-6-3
|
|
|
23.
|
Borderou de primire a obiectelor în consignaţie
|
14-6-14
|
|
|
24.
|
Borderou de ieşire a obiectelor în consignaţie
|
14-6-15
|
|
|
25.
|
Jurnal privind operaţiuni diverse (pentru conturi sintetice)
|
14-6-17
|
|
|
26.
|
Fişă de cont pentru operaţiuni diverse
|
14-6-22
|
|
|
27.
|
- Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (în valută şi în lei)
|
|
14-6-22/a
|
|
28.
|
Document cumulativ
|
14-6-24
|
|
|
29.
|
- Document cumulativ
|
|
14-6-24/b
|
|
30.
|
Decizie de imputare
|
14-8-2
|
|
|
31.
|
- Angajament de plată
|
|
14-8-2/a
|