ORDIN   Nr. 3105 din 26 februarie 2004

pentru punerea in aplicare a Normei minimale privind activitatea de control intern

ACT EMIS DE: COMISIA DE SUPRAVEGHERE A ASIGURARILOR

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 186 din  3 martie 2004

    In temeiul prevederilor art. 4 alin. (26) si (27), art. 8 alin. (1) si ale art. 20 alin. (3) lit. c) din Legea nr. 32/2000 privind societatile de asigurare si supravegherea asigurarilor, cu modificarile si completarile ulterioare,
    potrivit Hotararii Consiliului Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor din 25 februarie 2004, prin care s-a adoptat Norma minimala privind activitatea de control intern,

    presedintele Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor emite urmatorul ordin:

    Art. 1
    Se pune in aplicare Norma minimala privind activitatea de control intern, cuprinsa in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.
    Art. 2
    Directia reglementari contabile din cadrul Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor va asigura ducerea la indeplinire a prevederilor prezentului ordin.

            Presedintele Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor,
                           Nicolae Eugen Crisan

    ANEXA 1

                               NORMA MINIMALA
                    privind activitatea de control intern

    Art. 1
    Prezenta norma stabileste cerintele minimale pe care asiguratorul trebuie sa le respecte in procesul organizarii procedurilor de control intern, avand in vedere prevederile art. 20 alin. (3) lit. c) din Legea nr. 32/2000 privind societatile de asigurare si supravegherea asigurarilor, cu modificarile si completarile ulterioare.
    Art. 2
    Controlul intern reprezinta un proces continuu la care participa consiliul de administratie, conducerea executiva, precum si personalul asiguratorului care trebuie sa asigure desfasurarea eficienta a activitatii, furnizarea unor informatii credibile, relevante, complete si oportune utilizatorilor si conformarea activitatii asiguratorului cu cadrul legal si cu politicile si procedurile proprii.
    Art. 3
    (1) Consiliul de administratie al asiguratorului deleaga conducerii executive responsabilitatea monitorizarii functionarii adecvate si eficiente a controlului intern si are obligatia de a face evaluari sistematice si independente ale controlului intern instituit de conducerea executiva.
    (2) Conducerea executiva deleaga conducerii operative responsabilitatea stabilirii procedurilor de control intern.
    Art. 4
    (1) Stabilirea procedurilor de control intern si verificarea aplicarii acestora trebuie realizate pentru fiecare nivel organizatoric al asiguratorului si se constituie ca parte integranta a activitatii zilnice a acestuia.
    (2) Pentru atingerea obiectivelor controlului intern trebuie avute in vedere urmatoarele elemente:
    - mediul controlului intern - actiunile, politicile si procedurile care reflecta atitudinea de ansamblu a conducerii executive si a membrilor consiliului de administratie fata de controlul intern (integritate si valori etice, angajamentul fata de competenta, structura organizatorica, repartizarea autoritatii si responsabilitatii, politicile legate de resursele umane);
    - evaluarea riscurilor - identificarea si analizarea riscurilor relevante interne sau externe pentru elaborarea situatiilor financiare in conformitate cu principiile contabile general acceptate;
    - activitatile de control - actiunile intreprinse in vederea realizarii obiectivelor propuse de a face fata riscurilor (separarea adecvata a sarcinilor, autorizarea corespunzatoare a operatiunilor activitatilor, intocmirea de documente justificative si evidente contabile adecvate, controlul fizic al activelor si evidentelor contabile);
    - informarea si comunicarea - existenta datelor financiare si operationale credibile, relevante, complete si oportune si a canalelor de comunicare care sa asigure ca personalul asiguratorului cunoaste procedurile cu implicatii asupra atributiilor si responsabilitatilor sale si ca orice alte informatii relevante ajung in timp util la acesta;
    - supervizarea - evaluarea permanenta a calitatii functionarii controlului intern.
    (3) Indiferent de marimea si de structura activitatii desfasurate de catre asigurator, procedurile de control intern trebuie sa aiba in vedere, in principal:
    - monitorizarea subscrierii riscurilor, constituirii si evaluarii rezervelor tehnice, administrarii investitiilor si a lichiditatilor, activitatii de reasigurare, in stricta concordanta cu legislatia in vigoare si cu propriile norme interne;
    - asigurarea corectitudinii tratamentului de care trebuie sa beneficieze asiguratii sau potentialii asigurati si a prezentarii corespunzatoare a informatiilor privind conditiile si termenii contractuali de asigurare;
    - monitorizarea solutionarii conflictelor de interese;
    - asigurarea investirii eficiente a primelor de asigurare;
    - monitorizarea incheierii si derularii tranzactiilor, identificarea intarzierilor la plata sau la incasare, precum si a conformitatii cu prevederile legale si cu normele interne existente, aprobate de catre consiliul de administratie al asiguratorului;
    - identificarea tranzactiilor suspicioase si raportarea acestora conducerii executive si institutiilor competente in solutionarea lor;
    - asigurarea protejarii activelor si evidentelor contabile, inclusiv prin luarea de masuri referitoare la protectia fizica a acestora;
    - asigurarea intocmirii evidentei contabile in conformitate cu prevederile legale, astfel incat situatiile financiare sa ofere informatii relevante si credibile utilizatorilor;
    - verificarea respectarii indatoririlor si responsabilitatilor, inclusiv a limitelor de competenta, ce revin personalului pentru fiecare departament, conform structurii organizatorice a asiguratorului;
    - asigurarea respectarii limitelor de competenta in desfasurarea tranzactiilor, astfel incat eventualele abuzuri sa poata fi identificate;
    - analizarea periodica a colaborarii dintre departamentele functionale in vederea asigurarii fluidizarii fluxului informational dintre acestea;
    - monitorizarea distincta a activitatii desfasurate cu intermediarii in asigurari.
    Art. 5
    (1) Asiguratorul trebuie sa intocmeasca anual un raport privind controlul intern, care sa cuprinda cel putin urmatoarele:
    - descrierea principalelor deficiente identificate ca urmare a exercitarii controlului intern si a masurilor intreprinse pentru corectarea acestora;
    - descrierea modificarilor semnificative intervenite in exercitarea controlului intern in perioada respectiva, axate in special pe evolutia activitatii si a riscurilor;
    - masurile luate pe linia administrarii riscurilor la care este expus asiguratorul.
    (2) Acest raport trebuie sa fie transmis Comisiei de Supraveghere a Asigurarilor in termen de 6 luni de la incheierea exercitiului financiar.
    Art. 6
    Nerespectarea prevederilor prezentei norme se sanctioneaza in conditiile si potrivit prevederilor art. 39 din Legea nr. 32/2000, cu modificarile si completarile ulterioare.