ORDIN Nr. 1963
din 2 decembrie 2008
pentru aprobarea Ghidului
privind buna practica de distributie angro a medicamentelor
ACT EMIS DE:
MINISTERUL SANATATII
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 865 din 22 decembrie 2008
Văzând Referatul de aprobare al Direcţiei farmaceutice
nr. E.N. 12.412 din 2 decembrie 2008,
având în vedere dispoziţiile titlului XVII
„Medicamentul" din Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul
sănătăţii, cu modificările şi
completările ulterioare,
în temeiul Hotărârii Guvernului nr. 862/2006 privind
organizarea şi funcţionarea Ministerului Sănătăţii Publice, cu modificările şi completările ulterioare,
ministrul sănătăţii publice emite următorul ordin:
Art. 1. - Se aprobă Ghidul privind buna practică de
distribuţie angro a medicamentelor, prevăzut în anexa care face parte
integrantă din prezentul ordin.
Art. 2. - La data intrării în vigoare a prezentului
ordin se abrogă Ordinul ministrului sănătăţii publice nr. 892/2006 pentru
aprobarea Regulilor de bună practică de distribuţie angro a medicamentelor, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea
I, nr. 653 din 28 iulie 2006.
Art. 3. - Prezentul ordin se duce la îndeplinire de
Agenţia Naţională a Medicamentului şi se publică în Monitorul Oficial al României,
Partea I.
Ministrul sănătăţii publice,
Gheorghe Eugen Nicolăescu
ANEXA
GHID
privind buna practică de distribuţie angro a
medicamentelor
CAPITOLUL I
Art. 1. - Prezentul ghid reprezintă traducerea şi
adaptarea Ghidului privind buna practică de distribuţie (94/C63/03), elaborat
de Comisia Europeană în baza prevederilor art. 10 din Directiva Consiliului
Comunităţilor Europene 92/25/CEE din 31 martie 1992 privind distribuţia angro a
medicamentelor de uz uman, completat cu prevederile Ghidului privind buna
practică de distribuţie pentru produse farmaceutice (WHO Technical Report
Series nr. 937, 2006), elaborat de Organizaţia Mondială a Sănătăţii. Prezentul
ghid nu se referă la relaţiile comerciale dintre părţile implicate în
distribuţia medicamentelor de uz uman, nici la aspecte privind protecţia
muncii.
CAPITOLUL II
Principii
Art. 2. - (1) Industria
farmaceutică aplică un sistem avansat de asigurare a calităţii şi îşi
realizează obiectivele referitoare la calitatea farmaceutică prin respectarea
Ghidului privind buna practică de fabricaţie a medicamentelor, în vederea
autorizării ulterioare de punere pe piaţă a medicamentelor de uz uman; această
politică oferă siguranţa faptului că medicamentele eliberate pentru distribuţie
sunt de calitate corespunzătoare.
(2) Nivelul de calitate atins trebuie menţinut în toată
reţeaua de distribuţie, astfel încât medicamentele autorizate de punere pe
piaţă să ajungă în farmacii fără a-şi modifica proprietăţile.
(3) Conceptul de management al
calităţii în industria farmaceutică este descris în cap. I al Ghidului privind buna practică de
fabricaţie a medicamentelor, aprobat prin Hotărârea Consiliului ştiinţific al
Agenţiei Naţionale a Medicamentului (ANM) nr. 38/2006, şi se aplică şi pentru distribuţia medicamentelor de
uz uman.
(4) Pentru a menţine calitatea
produselor şi a serviciilor oferite de distribuitorii
angro, titlul XVII „Medicamentul" din Legea nr.
95/2006, cu modificările şi completările ulterioare, prevede faptul că
distribuitorii angro de medicamente trebuie să respecte, suplimentar, şi Ghidul
privind buna practică de distribuţie publicat de Comisia Europeană.
(5) Sistemul calităţii aplicat
de distribuitorii angro de medicamente trebuie să asigure faptul că
medicamentele furnizate sunt autorizate de punere pe piaţă, conform legislaţiei
în vigoare, că se evită contaminarea cu alte produse, că rotaţia stocurilor
depozitate se realizează adecvat şi că medicamentele sunt depozitate în zone
sigure şi protejate corespunzător.
(6) Suplimentar, sistemul
calităţii trebuie să asigure că medicamente de calitate corespunzătoare sunt
livrate corect la destinatar, într-o perioadă de timp convenabilă; trebuie să
existe un sistem de urmărire care să permită detectarea oricărui medicament
neconform şi, de asemenea, să existe o procedură eficientă de retragere.
CAPITOLUL III
Definiţii
Art. 3. - In sensul prezentului
ghid, termenii şi noţiunile folosite au semnificaţiile de mai jos (în alt
context, aceştia pot avea semnificaţii diferite):
1. agent de intermediere - persoana fizică sau juridică ale cărei activităţi includ
încheierea unui contract cu o altă persoană fizică sau juridică, pentru care
agentul de intermediere primeşte un comision pentru orice serviciu furnizat
persoanei sau companiei, calculat ca procent din tranzacţia încheiată între
companie şi partener; în mod normal, agentul de intermediere nu preia controlul fizic al medicamentelor;
2. asigurarea calităţii - ansamblul de măsuri care urmăresc obţinerea de produse a căror
calitate trebuie să corespundă scopului pentru care au fost concepute;
3. auditare -
activitatea independentă şi obiectivă menită să adauge
valoare activităţilor unei organizaţii şi să le îmbunătăţească, prin ajutorul oferit acesteia pentru a-şi atinge
obiectivele, folosind un mod disciplinat şi sistematic de evaluare şi
îmbunătăţire a eficacităţii proceselor de management al riscului, control şi
conducere;
4. bună practică de
distribuţie (BPD) - acea parte a sistemului de
asigurare a calităţii care garantează că medicamentele îşi păstrează calitatea
pe tot parcursul lanţului de distribuţie până la utilizatorul final şi că se
iau toate măsurile care să împiedice pătrunderea în sistem a unor medicamente
contrafăcute, neautorizate sau introduse ilegal;
5. carantină - statutul materiilor prime sau materialelor de ambalare, produselor
intermediare, vrac ori finite, separate fizic sau prin
alte mijloace eficiente, în aşteptarea unei decizii asupra eliberării ori
respingerii lor;
6. container - articolul
folosit la ambalarea unui medicament; containerele includ recipientele de
ambalare primară, secundară şi containerele de transport; recipientele de
ambalare primară sunt cele care vin în contact direct cu produsul;
7. contaminare -
introducerea nedorită a impurităţilor de natură chimică sau microbiologică sau
a unor materiale străine într-o materie primă, într-un produs intermediar ori
finit, în timpul manipulării, fabricaţiei, prelevării, ambalării sau
reambalării, depozitării ori transportului;
8. contaminare încrucişată - contaminarea unui material sau produs cu un alt material sau un
alt produs;
9. contract - actul cu
valoare juridică obligatorie încheiat între părţi pentru furnizarea unor
produse sau prestarea unor servicii la un anumit preţ, care este specificat;
10. controlul calităţii - garanţia că sunt luate toate măsurile, inclusiv întocmirea de
specificaţii, prelevarea probelor, testare şi eliberarea certificatului de
calitate, care asigură că materiile prime, produsele intermediare, materialele
de ambalare şi produsele finite sunt conforme cu specificaţia stabilită în ceea
ce priveşte identitatea, concentraţia, puritatea, durata de valabilitate,
condiţiile de depozitare etc;
11. dată de expirare - data înscrisă pe ambalajul individual al medicamentului (de
obicei, pe etichetă) până la care se consideră că produsul este conform cu
specificaţia, dacă este păstrat corect; data de expirare este stabilită pentru
fiecare serie prin adăugarea termenului de valabilitate la data fabricaţiei;
12. distribuţie - porţionarea unor serii de produs finit şi transportarea acestora
din localul fabricantului sau dintr-un alt punct central către utilizatorul
final al acestora ori către un punct intermediar, folosind diferite mijloace de
transport şi trecând prin diverse depozite şi unităţi farmaceutice;
13. distribuţie angro pe
întreg lanţul (totală) - activitatea de
distribuţie angro care constă în achiziţionarea şi vânzarea, depozitarea,
pregătirea comenzii şi livrarea medicamentelor;
14. distribuitor paralel - persoană fizică sau juridică implicată în achiziţionarea,
reambalarea, reetichetarea şi revânzarea medicamentelor; distribuitorul paralel
realizează profit în principal prin achiziţionarea de medicamente la preţ mic
din anumite ţări şi vânzarea lor cu preţ mai mare în alte ţări;
15. etichetare -
procesul de identificare a medicamentului, cu includerea următoarelor
informaţii, după caz: numele produsului, substanţa/substanţele activă/active,
forma farmaceutică şi cantitatea, numărul de serie, data de expirare, condiţii
de depozitare sau precauţii de manipulare, instrucţiuni de utilizare,
avertismente şi precauţii, denumirea şi adresa deţinătorului autorizaţiei de
punere pe piaţă, ale fabricantului şi/sau ale furnizorului;
16. expediere (livrare) -
cantitatea de medicamente furnizate o dată, ca răspuns la o anumită solicitare
sau comandă; o livrare poate consta în unul ori mai multe ambalaje sau
containere şi poate include mai multe serii din acelaşi produs;
17. excipient - o substanţă
sau compus, altul decât substanţa activă şi materialele de ambalare, care este
destinat a se folosi în fabricaţia unui medicament;
18. fabricaţie - toate operaţiile privind achiziţionarea de materiale şi produse,
producţia, controlul calităţii, eliberarea, depozitarea, distribuţia
medicamentelor, precum şi controalele asociate;
19. furnizor- persoana
sau entitatea implicată în activitatea de livrare a produselor şi/sau serviciilor;
20. furnizor de servicii logistice - persoana fizică sau juridică care asigură servicii logistice
pentru alte persoane juridice (fabricanţi ori furnizori) pentru toate
operaţiile din lanţul de distribuţie sau numai pentru anumite operaţii din
acest lanţ. In mod obişnuit, furnizorii de logistică de terţă parte sunt
specializaţi în servicii integrate de transport şi depozitare care pot fi
adaptate nevoilor şi cerinţelor de livrare ale clienţilor. Un furnizor de
servicii logistice nu are drept de proprietate asupra medicamentelor pe care le
depozitează sau le distribuie.
21. instituţie sanitară - unitatea publică sau privată ori o parte a acesteia (cu excepţia
unei farmacii sau a unui distribuitor angro), indiferent de forma de organizare
(comercială sau nonprofit), care asigură servicii de sănătate în scop de
diagnostic, de tratament ori de îngrijire, furnizând medicamente către
utilizatorul final;
22. material - termenul
general folosit pentru a descrie materiile prime (substanţe farmaceutice
active, excipienţi, reactivi, solvenţi, adjuvanţi de proces, produse
intermediare, materiale de ambalare şi de etichetare);
23. număr de serie (lot) - o combinaţie caracteristică de cifre şi/sau litere care
identifică în mod specific o serie;
24. perioada de valabilitate - perioada de timp în care se consideră că medicamentul, dacă este
păstrat în condiţii adecvate, este conform cu specificaţia, aşa cum s-a
determinat prin studii de stabilitate pe un număr de serii de produs; perioada
de valabilitate este utilizată pentru a stabili data de expirare pentru fiecare
serie;
25. procedură standard de
operare (PSO) - procedura scrisă, autorizată, în
care sunt prezentate instrucţiuni pentru efectuarea operaţiilor, nu în mod
necesar specifice unui anumit produs, ci de natură generală (de exemplu,
folosirea echipamentelor, întreţinere, curăţare, validare, curăţarea
localurilor, controlul mediului, prelevare, inspectare); anumite PSO pot fi
utilizate pentru a suplimenta documentaţia standard specifică produsului şi
seriei;
26. prelevare - operaţii
care au ca scop obţinerea unei porţiuni reprezentative dintr-un medicament, pe
baza unei proceduri statistice adecvate, pentru un scop definit, de exemplu,
testarea în vederea eliberării certificatului de calitate;
27. primul care expiră/primul
care pleacă („first expiry/first out"- FEFO) -
procedura de distribuţie care asigură faptul că stocul cu cea mai apropiată
dată de expirare este distribuit şi/sau utilizat înainte ca un stoc de produs
identic, cu o dată de expirare mai îndepărtată, să fie distribuit şi/sau
utilizat;
28. primul care intră/primul
care pleacă („first in/first out" -FIFO) -
procedura de distribuţie care asigură faptul că stocul cel mai vechi este
distribuit şi/sau utilizat înainte ca un stoc de produs identic să fie
distribuit şi/sau utilizat;
29. produs intermediar-
un material parţial procesat care trebuie să treacă prin alte etape de
fabricaţie înainte de a deveni un produs finit;
30. retragerea unui produs - procesul de rechemare sau de înlăturare a unui medicament din
lanţul de distribuţie ca urmare a unor neconformităţi de calitate ori reclamaţii
privind reacţii adverse grave; retragerea poate fi iniţiată de fabricant,
importator, distribuitor sau de autoritatea competentă;
31. serie (sau lot) - o cantitate definită dintr-o materie primă, dintr-un material de ambalare sau
produs procesată într-un singur proces ori o serie de procese, astfel încât să
poată fi considerată omogenă;
32. sistemul calităţii- infrastructura care cuprinde structura organizatorică,
procedurile, procesele, resursele şi acţiunile sistematice necesare să asigure
că un produs (sau serviciu) satisface cerinţele de calitate date;
33. tranzit - perioada
de timp în care produsul este transportat către destinaţie;
34. validare - acţiunea
prin care se dovedeşte, în concordanţă cu principiile de bună practică de
fabricaţie, că orice proces, metodă, produs sau sistem conduce, în mod real şi
repetat, la rezultatele aşteptate;
35. vehicul - mijloc de transport folosit pentru
a distribui medicamente (de exemplu, camioane,
furgonete, maşini, tiruri, avioane, vagoane de cale ferată, vapoare etc).
CAPITOLUL IV
Organizare şi conducere
Art. 4. - (1) Fiecare unitate de distribuţie angro
trebuie să aibă o structură organizatorică adecvată, definită printr-o
organigramă.
(2) Responsabilităţile,
autoritatea şi relaţiile ierarhice ale personalului trebuie să fie clar
descrise în fişele postului aprobate, disponibile în formă scrisă.
(3) Responsabilităţile
angajaţilor trebuie să fie în acord cu competenţele acestora.
Art. 5. - (1) Personalul de conducere trebuie să aibă
autoritatea şi să dispună de resursele necesare realizării sarcinilor care îi
revin, implementării şi menţinerii unui sistem de management al calităţii,
precum şi pentru identificarea şi corectarea deviaţiilor de la sistemul de
management al calităţii stabilit.
(2) Personalul-cheie implicat în activităţile de
distribuţie a medicamentelor trebuie să aibă calificarea şi experienţa
necesare, potrivit responsabilităţilor care îi revin, pentru a asigura că
medicamentele sunt distribuite adecvat.
Art. 6. - (1) Anumite activităţi pot fi realizate prin
contract de către persoane desemnate.
(2) Aceste activităţi trebuie să fie documentate sub
forma unor contracte scrise, care nu trebuie să permită omisiuni sau suprapuneri nejustificate privind aplicarea prezentului ghid.
(3) Activităţile contractate trebuie auditate periodic
pentru verificarea respectării prezentului ghid.
Art. 7. - Măsurile relevante privind siguranţa, cum
sunt: protecţia personalului, localurilor, a mediului şi a integrităţii
produselor trebuie descrise în proceduri standard de operare.
CAPITOLUL V
Personal
Art. 8. - Personalul implicat în toate etapele de
distribuţie a medicamentelor trebuie să fie competent şi suficient ca număr
pentru a asigura păstrarea calităţii acestora.
Art. 9. - (1) Personalul trebuie să beneficieze de
instruire la angajare şi periodic, în acord cu un program de instruire anual;
eficacitatea instruirii trebuie să fie evaluată.
(2) Instruirea trebuie să se realizeze conform unor
proceduri standard de operare şi să se păstreze înregistrări ale instruirii,
care să menţioneze participanţii şi temele prezentate.
(3) Pe lângă prevederi generale
privind buna practică de distribuţie, instruirea trebuie să includă şi teme
specifice tipului de activitate desfăşurat, ca de exemplu: siguranţa
medicamentelor, aspecte referitoare la identificarea medicamentelor,
modalităţile de evitare a pătrunderii în lanţul de distribuţie a medicamentelor
contrafăcute.
(4) Personalul care manipulează
medicamente care prezintă risc (de exemplu, puternic active, radioactive,
psihotrope, stupefiante, sensibilizante şi/sau periculoase) trebuie să
beneficieze de instruire ţintită.
Art. 10. - (1) Personalul implicat în distribuţia
medicamentelor trebuie să poarte echipament de lucru sau de protecţie adecvat activităţilor
pe care le desfăşoară.
(2) Dacă este necesar,
personalul care manipulează medicamente care prezintă risc trebuie să
folosească mănuşi de protecţie.
(3) Trebuie să se întocmească
şi să se aplice proceduri adecvate privind starea de sănătate, igiena şi modul
de echipare a personalului, în acord cu activităţile pe care acesta le
desfăşoară.
Art. 11. - Distribuitorul angro trebuie să întocmească
şi să aplice un regulament intern care să descrie măsurile care se impun în
situaţia în care persoanele angajate pot fi implicate în însuşirea ilegală a
unui medicament.
CAPITOLUL VI
Managementul calităţii
Art. 12. - Distribuitorul trebuie să îşi elaboreze
politica în domeniul calităţii, documentată, autorizată oficial de managementul
de la cel mai înalt nivel, care să descrie conceptele generale şi cerinţele
organizaţiei privind calitatea.
Art. 13. - Distribuitorul trebuie să deţină şi să
aplice proceduri privind aprovizionarea şi livrarea medicamentelor, inclusiv
pentru operaţiile administrative şi tehnice desfăşurate, care să garanteze
faptul că achiziţionarea medicamentelor necesare se face de la furnizori
autorizaţi şi că distribuirea acestora se face către unităţi de distribuţie
autorizate.
Art. 14. - (1) Sistemul
calităţii unui distribuitor angro trebuie să cuprindă prevederi referitoare la
obligativitatea informării imediate a deţinătorului autorizaţiei de punere pe
piaţă, a autorităţilor naţionale şi/sau internaţionale competente, în cazul
identificării unor medicamente suspectate de contrafacere sau care se dovedesc
a fi contrafăcute.
(2) Astfel de produse trebuie să fie depozitate într-o
zonă securizată, separată şi să fie clar marcate, pentru a împiedica
distribuţia sau vânzarea ulterioară.
Art. 15. - (1) Toate părţile
implicate în distribuţia medicamentelor sunt responsabile de calitatea şi
siguranţa produselor distribuite, astfel încât să se garanteze că acestea sunt
adecvate utilizării propuse.
(2) Toţi operatorii din lanţul de distribuţie trebuie
să fie identificaţi; trebuie să se păstreze înregistrări, pentru a asigura
trasabilitatea produselor distribuite de la fabricant/importator până la
distribuitorul en detail.
Art. 16. - (1) Conformitatea sistemului calităţii
implementat de un distribuitor poate fi certificată în acord cu standarde internaţionale
(de exemplu, standardele ISO) de către organisme acreditate, dar o astfel de
certificare nu poate, sub nicio formă, să se substituie obligaţiei de a
respecta legislaţia privind distribuţia angro a
medicamentelor de uz uman.
(2) Certificarea ISO nu poate înlocui autorizaţia de
distribuţie eliberată de Agenţia Naţională a Medicamentului (ANM), autoritatea competentă în
domeniul medicamentului în România.
CAPITOLUL VII
Localuri
Art. 17. - (1) Localurile de
depozitare trebuie să fie situate, proiectate, construite, finisate şi
întreţinute astfel încât să corespundă operaţiilor care trebuie realizate;
scopul acestor măsuri este acela de a se evita orice efect nedorit sau
neaşteptat asupra calităţii medicamentelor.
(2) Capacitatea localurilor
trebuie să fie adecvată pentru păstrarea ordonată a medicamentelor, în funcţie
de statutul acestora („în carantină", „eliberate", „respinse",
„retrase", „returnate", precum şi cele suspectate de contrafacere).
(3) Trebuie luate măsuri pentru
a împiedica intrarea persoanelor neautorizate; zonele de depozitare nu trebuie
să fie folosite ca locuri de
trecere pentru personalul care nu lucrează acolo.
Art. 18. - Zonele de depozitare trebuie iluminate
corespunzător, pentru a permite efectuarea corectă şi în siguranţă a tuturor
operaţiilor.
Art. 19. - (1) Localurile de depozitare trebuie să fie
prevăzute cu un sistem propriu de asigurare a temperaturii şi umidităţii
necesare conservării medicamentelor în condiţiile specificate de fabricant şi
să fie dotate cu dispozitive de monitorizare a condiţiilor create.
(2) Majoritatea medicamentelor
se depozitează în condiţii normale: temperatura de maximum 25°C, umiditatea
relativă cuprinsă în intervalul 60 ± 5%; când sunt necesare condiţii speciale
de păstrare, acestea trebuie să fie, de asemenea, asigurate, controlate şi
monitorizate.
(3) Trebuie să se demonstreze
uniformitatea valorilor de temperatură şi umiditate realizate în depozit, prin
întocmirea unei hărţi de distribuţie care să indice punctele în care se vor
amplasa dispozitivele de monitorizare a celor doi parametri.
(4) Instalaţia de climatizare
trebuie să dispună de funcţii de avertizare, pentru cazurile când se depăşesc
intervalele de temperatură şi umiditate specificate (alarmare vizuală sau
sonoră).
(5) Dispozitivele folosite
pentru monitorizarea condiţiilor de temperatură şi umiditate trebuie să fie
calibrate la intervale stabilite, iar rezultatele calibrărilor trebuie
păstrate.
(6) Inregistrările privind
monitorizarea parametrilor de conservare trebuie evaluate periodic; acestea se
păstrează cel puţin un an după expirarea perioadei de valabilitate a unui
medicament aflat în depozit, dacă legislaţia nu prevede altfel.
Art. 20. - Localurile trebuie să fie proiectate şi
dotate astfel încât să asigure protecţie maximă împotriva pătrunderii
insectelor, păsărilor sau a rozătoarelor; agenţii rodenticizi folosiţi trebuie
să fie siguri şi să nu prezinte risc de contaminare pentru medicamente.
Art. 21. - (1) In localurile şi în zonele de depozitare
curăţenia se efectuează conform unei proceduri şi unui program stabilite.
(2) Trebuie să se ia măsuri adecvate pentru prevenirea
scurgerilor sau spargerilor, a contaminării microbiene sau încrucişate; în caz
de scurgeri, trebuie să existe proceduri adecvate de curăţare, pentru a înlătura
orice risc de contaminare.
Art. 22. - (1) Zonele de recepţie şi de expediţie
trebuie să asigure protecţia materialelor şi a produselor faţă de intemperii.
(2) Aceste zone trebuie să fie separate de cea
destinată depozitării.
(3) In zona de recepţie trebuie să se aloce un spaţiu
dotat adecvat, pentru curăţarea, la nevoie, a containerelor cu medicamente,
înainte de depozitare.
Art. 23. - Localurile de depozitare trebuie să fie
dotate cu stelaje, rasteluri metalice sau din alte materiale adecvate, cu
proprietăţi ignifuge, pentru păstrarea containerelor cu medicamente,
poziţionate astfel încât să permită circulaţia normală a personalului şi a
echipamentelor de manipulare.
CAPITOLUL VIII
Depozitare
Art. 24. - (1) Depozitarea şi
manipularea medicamentelor trebuie să se facă astfel încât să se prevină
contaminarea şi amestecările.
(2) In mod obişnuit,
medicamentele trebuie depozitate separat de alte produse.
(3) Trebuie să se aloce un spaţiu de depozitare definit
pentru fiecare medicament, astfel încât să se permită identificarea şi
manipularea cu uşurinţă a ambalajelor de către operatori; pentru aceasta se
poate folosi un sistem electronic validat sau orice alt sistem care conduce la
acelaşi rezultat (de exemplu, întocmirea unei hărţi de amplasare).
Art. 25. - (1) In momentul recepţiei, containerele cu
produse trebuie examinate din punct de vedere al integrităţii acestora şi al
conformităţii cu comanda.
(2) Medicamentele cu sigiliile rupte, ambalajele deteriorate sau suspectate de a fi contaminate trebuie să fie retrase din
stocul destinat comercializării şi, dacă nu sunt distruse imediat, trebuie
păstrate într-o zonă dedicată, clar delimitată, astfel încât să nu poată fi
comercializate din greşeală sau să nu contamineze alte
produse.
Art. 26. - (1) Atunci când statutul de carantină al
produselor se asigură prin păstrare în zone delimitate fizic, acestea trebuie
să fie clar marcate, iar accesul trebuie să fie permis numai personalului
autorizat.
(2) Orice sistem care
înlocuieşte carantina fizică trebuie să furnizeze un grad de siguranţă adecvat;
de exemplu, pot fi utilizate sisteme computerizate, cu condiţia ca acestea să
fie validate, pentru a demonstra capacitatea de a securiza accesul.
Art. 27. - (1) Medicamentele
respinse, expirate, retrase sau returnate, precum şi cele suspecte de
contrafacere trebuie să fie păstrate separat, acest lucru realizându-se fie
prin mijloace fizice, fie printr-un alt mijloc echivalent validat (de exemplu,
electronic).
(2) Medicamentele respinse,
expirate, retrase sau returnate, precum şi cele suspecte de contrafacere şi
zonele în care acestea se păstrează trebuie identificate corespunzător.
Art. 28. - Produsele radioactive, psihotrope,
stupefiante, sensibilizante şi/sau periculoase, precum şi cele care prezintă
risc de explozie sau de combustie (de exemplu, lichide, solide şi gaze aflate
sub presiune, inflamabile) trebuie să fie depozitate în zone dedicate, cu
luarea măsurilor suplimentare de securitate şi protecţie.
Art. 29. - (1) Medicamentele
care necesită condiţii speciale de depozitare (de exemplu, medicamente cu regim
controlat, medicamente care trebuie păstrate într-un anumit interval de
temperatură) trebuie să fie identificate imediat şi păstrate în conformitate cu
instrucţiuni scrise şi cu prevederile legislative aplicabile în aceste cazuri.
(2) Când condiţiile de depozitare nu sunt menţionate pe
ambalaj, trebuie să se respecte prevederile altor standarde în vigoare (de
exemplu, farmacopei).
Art. 30. - (1) Trebuie să existe o procedură şi un
sistem de înregistrări care să asigure că medicamentele cu cea mai apropiată
dată de expirare sunt comercializate şi/sau distribuite primele („first
expired, first out" = FEFO).
(2) Periodic trebuie efectuată
reconcilierea stocurilor, prin compararea celor existente în depozit cu înregistrările.
(3) Orice deviaţie constatată în legătură cu situaţia
stocurilor trebuie investigată, pentru a se verifica dacă nu s-au produs
amestecări neintenţionate, eliberări incorecte sau însuşiri ilegale de medicamente.
CAPITOLUL IX
Mijloace de transport şi echipamente de manipulare
Art. 31. - (1) Mijloacele de transport şi echipamentele
folosite pentru distribuţia, depozitarea sau manipularea medicamentelor trebuie
să fie adecvate utilizării acestora şi dotate corespunzător, după caz, pentru a
preveni expunerea produselor la condiţii care ar putea afecta stabilitatea şi
integritatea ambalajelor şi pentru a preveni contaminarea de orice natură.
(2) Trebuie să se ia măsuri pentru a preveni accesul
persoanelor neautorizate (inclusiv prin efracţie) în mijloace de transport
şi/sau la echipamentele de manipulare, precum şi pentru a preveni furturile sau
însuşirile ilegale de medicamente transportate.
Art. 32. - Proiectarea şi utilizarea mijloacelor de
transport şi a echipamentelor de manipulare trebuie să reducă la minimum riscul
de eroare şi să permită curăţarea eficientă şi/sau întreţinerea, pentru a evita
contaminarea, acumularea murdăriei sau orice alt efect nedorit asupra calităţii medicamentului care
este distribuit.
Art. 33. - (1) Mijloacele de transport şi containerele
de transport trebuie să aibă capacitate suficientă pentru a permite păstrarea
în ordine a medicamentelor în timpul transportului.
(2) Trebuie să existe un sistem care să permită
segregarea în timpul transportului a medicamentelor respinse, retrase,
returnate, precum şi a celor suspectate de contrafacere.
(3) Trebuie să se acorde atenţie deosebită alegerii
tipului de echipament folosit pentru manipularea medicamentelor care nu sunt
livrate într-un ambalaj protector, precum şi modului de utilizare, curăţare şi
întreţinere a acestuia.
Art. 34. - (1) Mijloacele de
transport trebuie să fie prevăzute cu un sistem propriu de asigurare a
temperaturii şi umidităţii necesare conservării medicamentelor în condiţiile
specificate de fabricant şi să fie dotate cu dispozitive de monitorizare a
condiţiilor create.
(2) Majoritatea medicamentelor
se păstrează şi se transportă în condiţii normale: temperatura de maximum 25°C,
umiditatea relativă de 60 ± 5%; când sunt necesare condiţii speciale de
păstrare, acestea trebuie să fie, de asemenea, asigurate, controlate şi
monitorizate.
(3) Dispozitivele folosite
pentru monitorizarea condiţiilor de temperatură şi umiditate trebuie să fie
calibrate la intervale stabilite, iar rezultatele calibrărilor trebuie
păstrate.
(4) Distribuitorul trebuie să
facă dovada monitorizării parametrilor de temperatură şi umiditate în timpul
transportului medicamentelor, prin păstrarea înregistrărilor cel puţin un an
după expirarea perioadei de valabilitate a unui medicament distribuit, dacă
legislaţia nu prevede altfel.
Art. 35. - (1) Atunci când este posibil, transportul şi manipularea medicamentelor trebuie să se
facă folosindu-se mijloace de transport şi echipamente dedicate.
(2) Atunci când se folosesc
mijloace de transport şi echipamente de manipulare care nu sunt dedicate,
trebuie să existe proceduri care să asigure că nu va fi compromisă calitatea
medicamentului; trebuie să se efectueze operaţii adecvate de curăţare, care
ulterior să fie verificate şi înregistrate.
(3) Agenţii de curăţare sau cei de fumigaţie nu trebuie
să influenţeze negativ calitatea produselor.
(4) Echipamentele destinate
curăţării vehiculelor trebuie să fie alese şi utilizate astfel încât să nu
constituie sursă de contaminare.
Art. 36. - Mijloacele de transport şi echipamentele
defecte nu trebuie folosite; acestea trebuie etichetate ca „defecte" sau
îndepărtate din unitatea de distribuţie.
Art. 37. - Trebuie să se prevină accesul rozătoarelor,
insectelor, păsărilor şi al altor dăunătoare în mijloacele de transport,
containerele de transport şi echipamentele de manipulare; trebuie să existe
programe scrise care să descrie măsurile luate în acest sens de unitatea de
distribuţie angro.
Art. 38. - Unitatea de distribuţie angro trebuie să
aibă în vedere folosirea unor tehnologii suplimentare (de exemplu, dispozitive
electronice de urmărire prin satelit, Global Positioning System = GPS), dacă
astfel de mijloace pot conduce la o siguranţă sporită a medicamentelor în
timpul transportului.
CAPITOLUL X
Containere de transport şi etichetarea acestora
Art. 39. -Toate medicamentele trebuie păstrate şi distribuite în containere de transport care să nu
influenţeze negativ calitatea produselor şi care să ofere protecţie adecvată
împotriva factorilor externi, inclusiv împotriva contaminării.
Art. 40. - (1) Pe eticheta containerului trebuie să se
declare condiţiile speciale de transport şi/sau de depozitare, dacă acestea
sunt necesare.
(2) Dacă medicamentul este destinat transportului,
ieşind astfel de sub controlul sistemului de management al calităţii
implementat de fabricant, pe eticheta containerului trebuie să se precizeze: numele şi adresa
fabricantului, condiţiile speciale de transport şi alte cerinţe prevăzute de
legislaţie, inclusiv simboluri privind siguranţa.
(3) Containerele de transport
pot să nu fie etichetate cu informaţii complete privind conţinutul
containerului (pentru a preveni furturile), dar trebuie să ofere suficiente
informaţii în legătură cu condiţiile de manipulare, păstrare şi cu precauţiile
care trebuie luate pentru a garanta că produsul este manipulat corespunzător în
orice moment.
(4) Etichetarea containerelor trebuie să se facă
folosindu-se abrevieri, denumiri sau coduri acceptate pe plan naţional ori
internaţional.
Art. 41. -Trebuie să se acorde atenţie specială
cazurilor în care se foloseşte zăpada carbonică în containere; pe lângă
aspectele legate de protecţie, trebuie să se garanteze faptul că produsul nu
intră în contact cu zăpada carbonică, deoarece aceasta ar putea influenţa
negativ calitatea produsului.
Art. 42. - Trebuie să existe proceduri scrise pentru
manipularea containerelor distruse şi/sau sparte; trebuie să se acorde atenţie
specială containerelor care conţin produse cu potenţial toxic sau periculos.
CAPITOLUL XI
Distribuţie
Art. 43. - (1) Medicamentele trebuie să fie distribuite
angro numai persoanelor juridice care sunt autorizate în România, conforrn
legii, să distribuie (angro, en detail) astfel de produse.
(2) Inainte de a distribui medicamentele, unitatea de
distribuţie angro trebuie să obţină de la solicitant dovada scrisă a existenţei
unei autorizaţii de distribuţie valide, eliberată conform legii.
Art. 44. - Distribuitorul trebuie să deţină mijloace de
transport corespunzătoare pentru transportul medicamentelor, care să
îndeplinească condiţiile menţionate la cap. IX, sau
poate încheia un contract cu un transportator, dacă se
asigură că acesta respectă condiţiile impuse pentru transportul medicamentelor.
Art. 45. - Distribuţia şi transportul medicamentelor
pot fi iniţiate numai după primirea unui ordin de comandă valabil, în formă
scrisă.
Art. 46. - Trebuie să existe
proceduri scrise pentru distribuţia medicamentelor, care să aibă în vedere
tipul produsului şi orice precauţii speciale care trebuie respectate.
Art. 47. -Trebuie să existe înregistrări privind
operaţiile de distribuţie efectuate, care să includă, dar să nu se limiteze la
următoarele informaţii:
- data expediţiei;
- denumirea completă (fără abrevieri) şi adresa
distribuitorului angro persoană juridică, informaţii despre transportator
(număr de telefon, persoane de contact);
- denumirea completă (fără
abrevieri) şi adresa destinatarului persoană juridică (unitate de distribuţie
angro, unitate de distribuţie en detail);
- descrierea produselor, inclusiv: denumirea, forma
farmaceutică şi doza (dacă este cazul);
- cantitatea (numărul de unităţi comerciale din fiecare
serie de medicament şi cantitatea pe fiecare unitate comercială - dacă este
cazul);
- numărul de serie şi data de expirare;
- condiţiile necesare pentru transport şi depozitare
(dacă este cazul);
- un număr unic care să permită identificarea fiecărei
livrări.
Art. 48. - (1) Inregistrările distribuţiei trebuie să
conţină suficiente informaţii
pentru a permite trasabilitatea medicamentului.
(2) Astfel de înregistrări trebuie să faciliteze
retragerea unei serii de produs, dacă este necesar; mai mult, trebuie să
faciliteze detectarea surselor de medicamente contrafăcute, după caz.
(3) Fiecare parte implicată în lanţul de distribuţie
are responsabilitatea de a asigura trasabilitatea medicamentului.
Art. 49. -In caz de urgenţă, distribuitorii angro
trebuie să poată livra imediat medicamentele pe care le furnizează, de obicei,
celor autorizaţi să le elibereze către populaţie.
Art. 50. - Trebuie să se stabilească programul de
distribuţie şi să se planifice traseele; programările şi planificările trebuie
să fie realiste.
Art. 51. - Medicamentele nu trebuie distribuite sau
recepţionate după expirarea datei de valabilitate, nici în apropierea acesteia,
evitându-se astfel ca medicamentul să expire înainte să fie folosit de pacient.
Art. 52. - (1) Medicamentele
pot fi eliberate spre distribuţie numai după ce au fost eliberate de către
persoana responsabilă cu calitatea medicamentelor.
(2) Medicamentele aflate în carantină pot fi
transferate unei alte unităţi de distribuţie angro a aceleiaşi companii numai
dacă persoana/persoanele responsabilă/responsabile cu calitatea medicamentelor
a/au autorizat acest transfer şi dacă s-au efectuat verificările necesare
privind documentaţia aferentă.
Art. 53. - Trebuie să existe un sistem prin care să se
reconstituie rapid lista de distribuţie a fiecărei serii a unui medicament,
pentru a permite retragerea acesteia.
CAPITOLUL XII
Transport şi produse aflate în tranzit
Art. 54. - (1) Medicamentele trebuie protejate în timpul
transportului, pentru a preveni accesul neautorizat
sau pentru a furniza dovezi, dacă accesul neautorizat s-a produs.
(2) Transportul medicamentelor trebuie să fie securizat
şi să fie însoţit de o documentaţie adecvată, pentru a se asigura identificarea
acestora şi verificarea conformităţii cu cerinţele autorităţilor, în porturi,
aeroporturi, vămi rutiere şi antrepozite.
Art. 55. - Transportul medicamentelor trebuie să se
facă astfel încât:
a) să nu se piardă elementele de identificare ale
acestora;
b) să nu contamineze sau să nu
fie contaminate de alte produse sau materiale;
c) să se ia măsuri de protecţie adecvate împotriva
scurgerilor, spargerilor sau furturilor.
Art. 56. - (1) Trebuie să se asigure condiţii de
transport (temperatură, umiditate relativă) corespunzătoare fiecărei categorii
de medicamente, care să fie înregistrate pe toată perioada transportului,
respectiv a tranzitului.
(2) Dispozitivele folosite
pentru monitorizarea condiţiilor de temperatură şi umiditate trebuie să fie
calibrate la intervale stabilite, iar rezultatele calibrărilor trebuie
păstrate.
(3) Distribuitorul trebuie să
facă dovada monitorizării parametrilor de temperatură şi umiditate în timpul
transportului medicamentelor, prin păstrarea înregistrărilor cel puţin un an
după expirarea perioadei de valabilitate a unui medicament distribuit, dacă
legislaţia nu prevede altfel, care se vor pune la dispoziţie în timpul
inspecţiilor efectuate de ANM.
(4) Trebuie să existe proceduri
scrise pentru investigarea oricăror situaţii de nerespectare a condiţiilor de
transport.
Art. 57. - (1) Mijloacele de
transport şi containerele trebuie să fie încărcate cu atenţie şi ordonat,
respectându-se, dacă este posibil, regula „ultimul care intră - primul care
iese", pentru a nu irosi timp la descărcare şi pentru a preveni
distrugerea containerelor.
(2) Trebuie să se acorde atenţie sporită în timpul
încărcării şi descărcării ambalajelor din carton, pentru a se evita distrugerea
acestora.
Art. 58. - (1) Transportul medicamentelor care conţin
substanţe puternic active sau radioactive ori al altor medicamente şi substanţe
periculoase care prezintă un risc special de abuz, incendiu sau explozie (de
exemplu lichide combustibile, gaze presurizate) trebuie să se facă folosindu-se
containere şi mijloace de transport sigure şi dedicate; aceleaşi precauţii trebuie luate şi în cazul
medicamentelor conţinând narcotice şi alte substanţe care produc dependenţă.
(2) In plus, trebuie să se respecte acordurile
internaţionale şi legislaţia naţională aplicabile.
Art. 59. - Produsele care conţin substanţe toxice
şi/sau inflamabile trebuie depozitate şi transportate în containere adecvate,
separate şi închise, în acord cu legislaţia naţională şi cu acordurile internaţionale.
Art. 60. - (1) Scurgerile produse în timpul
transportului trebuie curăţate cât de repede posibil, pentru a preveni
contaminarea, contaminarea încrucişată şi orice alte pericole.
(2) Trebuie să existe proceduri scrise care să descrie
modul de rezolvare a unor astfel de incidente.
Art. 61. - (1) Pentru depozitarea şi distribuţia în
timpul tranzitului a medicamentelor respinse, expirate, rechemate sau returnate
şi a celor suspectate de a fi contrafăcute trebuie să existe o segregare
printr-un mijloc fizic sau echivalent (de exemplu, electronic).
(2) Aceste medicamente trebuie identificate adecvat, ambalate într-o manieră sigură, clar etichetate şi trebuie însoţite de
documentaţie adecvată.
Art. 62. - (1) Materiale de ambalare şi containerele
pentru transport trebuie să fie adecvate pentru a preveni distrugerea
medicamentelor în timpul transportului.
(2) Trebuie să existe şi să se
aplice adecvat programe de control al modului de sigilare (de exemplu,
sigiliile emise trebuie să fie urmărite; sigiliile trebuie să fie intacte în
timpul tranzitului şi la recepţie).
Art. 63. - (1) Şoferilor nu trebuie să li se permită
accesul în depozit, ci doar în zonele de recepţie/expediţie.
(2) De asemenea, şoferul trebuie să fie identificat şi
să prezinte documentaţia din care să reiasă că este autorizat pentru
transportul respectiv.
Art. 64. - Distrugerea containerelor, precum şi orice alt eveniment sau problemă care se petrece în
timpul tranzitului trebuie înregistrate şi raportate distribuitorului şi
autorităţilor implicate, după caz, şi investigate.
CAPITOLUL XIII
Documentaţie
Art. 65. - Distribuitorii trebuie să îşi identifice
produsele şi tranzacţiile folosind un număr de control similar cu numerele de
serie.
Art. 66. - (1) Trebuie să existe instrucţiuni scrise şi
înregistrări care să documenteze toată activitatea referitoare la distribuţia
medicamentelor, inclusiv toate recepţiile şi eliberările; denumirea
distribuitorului angro trebuie să figureze pe toate documentele relevante.
(2) Trebuie stabilite şi aplicate proceduri pentru
întocmirea, aprobarea, utilizarea şi controlul schimbărilor în cazul tuturor
documentelor referitoare la procesul de distribuţie.
(3) De asemenea, trebuie să se
stabilească şi să se aplice proceduri privind accesul la documentele de
distribuţie, precum şi proceduri care să descrie modalitatea de arhivare şi
distrugere, după caz, la expirarea perioadei de
valabilitate a documentelor.
(4) Trebuie să existe proceduri atât pentru documentele
generate intern, cât şi pentru cele provenite din surse externe.
Art. 67. - (1) Toate documentele trebuie completate,
aprobate, semnate şi datate de către o persoană/persoane autorizată/autorizate
şi nu se modifică fără autorizarea necesară.
(2) Titlul, tipul şi scopul
fiecărui document trebuie clar precizate.
(3) Conţinutul documentelor
trebuie să fie clar, fără ambiguităţi.
(4) Documentele trebuie
păstrate ordonat, pentru a putea fi uşor de verificat.
Art. 68. - (1) Natura şi conţinutul documentaţiei
referitoare la distribuţie, precum şi perioada de păstrare a acesteia trebuie
să respecte legislaţia naţională.
(2) Când nu există astfel de cerinţe, documentele
trebuie păstrate pentru o perioadă de timp egală cu valabilitatea
medicamentelor, plus un an.
Art. 69. - Toate documentele trebuie să fie uşor de
recuperat şi să fie păstrate utilizându-se metode care să asigure că nu se
produc modificări neautorizate, distrugeri, deteriorări şi/sau pierderi ale
documentaţiei.
Art. 70. - (1) Documentele trebuie revizuite regulat şi
păstrate la zi.
(2) Atunci când un document a fost revizuit, trebuie să
existe un sistem care să prevină utilizarea neadecvată a versiunii anterioare.
Art. 71. - Trebuie să existe mecanisme care să permită
transferul de informaţii, incluzându-le pe cele referitoare la calitate sau la
reglementări legislative, între un distribuitor şi un client, precum şi
transferul de informaţii către ANM, la solicitare.
Art. 72. -Trebuie să existe înregistrări actualizate,
în format hârtie sau electronic, pentru fiecare produs depozitat, indicând
condiţiile de depozitare recomandate, orice alte precauţii care trebuie luate
şi datele de retestare, dacă este cazul.
Art. 73. - Trebuie să existe proceduri pentru:
realizarea hărţii distribuţiei valorilor temperaturii, măsurile de securitate
adoptate pentru prevenirea furtului bunurilor din zonele de depozitare,
distrugerea stocurilor nesigilabile/neutilizabile şi pentru păstrarea
înregistrărilor.
Art. 74. -In cazul medicamentelor sensibile la
temperatură sau umiditate, înregistrările investigaţiilor şi acţiunilor
întreprinse în cazul depăşirii condiţiilor specificate trebuie păstrate cel
puţin un an după data de expirare a produsului.
Art. 75. -Atunci când înregistrările sunt generate şi
păstrate în format electronic, acestea trebuie salvate şi păstrate pentru a
preveni pierderea accidentală a datelor.
Art. 76. - Deţinătorii unei autorizaţii de distribuţie
angro trebuie să păstreze înregistrări pentru orice tranzacţie cu medicamente
primite sau expediate, care să conţină cel puţin informaţiile prezentate la art.
47.
CAPITOLUL XIV
Reambalare şi reetichetare
Art. 77. - (1) Orice operaţii de reambalare şi
reetichetare a medicamentelor de uz uman sunt considerate operaţii de
fabricaţie parţială şi trebuie efectuate în acord cu prevederile art. 748 din
Legea 95/2006, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Ghidului
privind buna practică de fabricaţie a medicamentelor de uz uman, aprobat prin
Hotărârea Consiliului ştiinţific al ANM nr. 38/2006.
(2) Deoarece reambalarea şi reetichetarea reprezintă un
risc în întreruperea securităţii lanţului de distribuţie (pentru că nu se
menţine sistemul de siguranţă al fabricantului original şi nici nu se permite
autentificarea medicamentului cât mai aproape de pacient), aceste operaţii
trebuie limitate pe cât este posibil.
(3) Condiţiile privind reambalarea trebuie clar
descrise.
(4) In cazul unei reambalări efectuate de o companie,
alta decât fabricantul original, produsul rezultat trebuie să fie cel puţin
echivalent cu produsul iniţial.
(5) Pentru distribuitorul care efectuează operaţii de
reambalare şi reetichetare se aplică aceleaşi cerinţe tehnice şi de
reglementare ca şi pentru fabricant.
CAPITOLUL XV
Reclamaţii
Art. 78. - Reclamaţiile referitoare la calitatea medicamentelor,
care pot conduce la retragerea acestora, trebuie anunţate la ANM.
Art. 79. - (1) Trebuie să existe o procedură scrisă
pentru tratarea reclamatiilor; trebuie făcută distincţie între reclamatia
referitoare la calitatea unui medicament sau a ambalajului său şi cele
referitoare la aspectele comerciale.
(2) In cazul unei reclamaţii privind calitatea unui
medicament sau a ambalajului acestuia, trebuie anunţaţi, cât mai repede
posibil, fabricantul original şi/sau deţinătorul autorizaţiei de punere pe piaţă.
(3) Orice reclamaţie referitoare la calitatea unui
medicament trebuie înregistrată şi investigată, pentru a se identifica originea
şi motivul reclamaţiei.
Art. 80. - (1) Toate reclamaţiile şi alte informaţii
privind medicamentele cu posibile neconformităţi sau potenţial contrafăcute
trebuie analizate cu grijă, conform unor proceduri scrise care să descrie
acţiunile care trebuie întreprinse, inclusiv efectuarea unei retrageri rapide
şi eficiente, dacă este cazul.
(2) Dacă se descoperă sau se suspectează o
neconformitate referitoare la calitatea unui medicament, trebuie luată în
considerare posibilitatea verificării şi a altor serii de produs.
Art. 81. - (1) Atunci când este
cazul, agenţii de intermediere, distribuitorii, cei care efectuează reambalare
şi reetichetare trebuie să analizeze reclamatia împreună cu fabricantul
original al medicamentului pentru a stabili dacă trebuie iniţiate acţiuni
ulterioare în care pot fi implicaţi alţi clienţi care au primit medicamentul
neconform şi/sau ANM.
(2) Investigarea cauzei
reclamaţiei sau retragerii trebuie să fie condusă şi documentată de către
partea cea mai implicată.
(3) Atunci când o reclamaţie
este transmisă fabricantului produsului original, înregistrările păstrate de
agenţii de intermediere, distribuitori, cei care efectuează reambalare şi
reetichetare trebuie să includă toate răspunsurile primite de la fabricantul
original al produsului (inclusiv data la care a fost primită informaţia privind
neconformitatea).
CAPITOLUL XVI
Retrageri
Art. 82. - Trebuie să existe un sistem care să includă
proceduri scrise, pentru a retrage prompt şi eficient orice medicament dovedit
a fi neconform sau suspectat de contrafacere; sistemul trebuie să fie gestionat
de o persoană desemnată, responsabilă cu retragerile.
Art. 83. - Aceste proceduri trebuie verificate regulat
şi actualizate, dacă este necesar.
Art. 84. - (1) Fabricantul original şi/sau deţinătorul
autorizaţiei de punere pe piaţă trebuie informaţi în cazul unei retrageri.
(2) Atunci când retragerea este
decisă de o altă entitate decât fabricantul original şi/sau deţinătorul
autorizaţiei de punere pe piaţă, aceştia trebuie consultaţi, pe cât posibil,
înainte ca retragerea să aibă loc.
(3) Informaţiile privind
retragerea trebuie transmise ANM.
Art. 85. - (1) Eficienţa măsurilor luate pentru
efectuarea retragerilor
trebuie evaluată periodic.
(2) In aşteptarea unei acţiuni adecvate, toate
medicamentele retrase trebuie depozitate într-o zonă sigură şi separată din
localurile de depozitare ale distribuitorului.
Art. 86. - (1) Medicamentele retrase trebuie separate
în timpul transportului şi clar etichetate ca produse rechemate.
(2) Atunci când nu este posibilă separarea în timpul
transportului, aceste medicamente trebuie ambalate sigur, clar etichetate şi
însoţite de o documentaţie adecvată.
Art. 87. - Condiţiile de depozitare aplicabile unui
medicament care face subiectul unei retrageri trebuie menţinute în timpul
depozitării şi/sau al transportului până când se ia o decizie privind soarta
medicamentului respectiv.
Art. 88. - Toţi clienţii şi autorităţile competente din
toate ţările în care un anumit medicament a fost distribuit trebuie informaţi
cu promptitudine cu privire la orice intenţie de retragere a produsului care
este sau este suspectat de a fi neconform.
Art. 89. - (1) Toate înregistrările distribuţiei
trebuie să fie uşor accesibile persoanei desemnate responsabilă cu retragerile.
(2) Aceste înregistrări trebuie să conţină suficiente
informaţii cu privire la medicamentele expediate clienţilor (inclusiv la produsele
exportate).
Art. 90. - Stadiile procesului de retragere trebuie
înregistrate, iar reconcilierea dintre cantităţile expediate şi cele recuperate
trebuie inclusă într-un raport final.
Art. 91. - Fabricantul medicamentului original şi ANM
trebuie informaţi dacă este necesară retragerea unui produs original, ca urmare
a identificării unui produs contrafăcut, care nu se poate distinge de produsul
original.
Art. 92. -Agenţii de
intermediere, comercianţii, distribuitorii, cei care efectuează reambalare şi
reetichetare trebuie să păstreze înregistrări ale reclamaţiilor şi retragerilor
care le sunt aduse la cunoştinţă.
CAPITOLUL XVII
Produse returnate
Art. 93. - (1) Un distribuitor
angro trebuie să primească medicamente returnate de la o unitate de distribuţie
en detail sau de la o altă persoană autorizată să furnizeze medicamente,
respectând termenii şi condiţiile contractului dintre distribuitorul angro şi
farmacie.
(2) Atât distribuitorul angro,
cât şi unităţile de distribuţie en detail (sau alte persoane autorizate să
furnizeze medicamente) sunt responsabile de gestionarea proceselor de returnare
proprii şi de siguranţa operaţiilor, astfel încât să nu se permită pătrunderea
medicamentelor contrafăcute şi falsificate.
Art. 94. - (1) Evaluările necesare trebuie făcute de o
persoană autorizată, care va lua şi decizia cu privire la distrugerea unor
astfel de medicamente.
(2) La această evaluare trebuie luate în considerare:
natura produsului returnat la distribuitor, orice condiţii speciale de
depozitare necesare, starea produsului, timpul scurs de la emiterea deciziei de
retragere.
Art. 95. - Trebuie să existe prevederi pentru
transportul adecvat şi în siguranţă al medicamentelor returnate, în acord cu
cerinţele de depozitare relevante.
Art. 96. - Trebuie să existe prevederi pentru
transportul adecvat şi în siguranţă al materialelor respinse şi al deşeurilor,
înainte de distrugerea lor.
Art. 97. -Atunci când medicamentele sunt distruse, acest lucru trebuie făcut în acord cu cerinţele
internaţionale şi naţionale referitoare la distrugerea acestor produse şi
luându-se în considerare protecţia mediului.
Art. 98. - Trebuie păstrate înregistrări pentru toate
medicamentele returnate, respinse şi/sau distruse.
Art. 99. - Orice situaţie în care medicamentele
returnate sunt considerate contrafăcute trebuie raportată imediat
autorităţilor; trebuie să se ia toate măsurile pentru a garanta că acestea nu
vor mai intra pe piaţă.
CAPITOLUL XVIII
Medicamente contrafăcute
Art. 100. - Toate părţile implicate în lanţul de
distribuţie trebuie să colaboreze pentru a putea lupta cu succes împotriva
contrafacerilor.
Art. 101. - (1) Deţinătorii unei autorizaţii de
distribuţie angro trebuie să achiziţioneze medicamentele numai de la persoane
sau entităţi care deţin la rândul lor o autorizaţie de fabricaţie sau de
distribuţie angro, după caz.
(2) Deţinătorii unei autorizaţii de distribuţie angro
trebuie să furnizeze medicamente numai persoanelor care sunt ele însele
deţinătoare ale unei autorizaţii de distribuţie angro sau sunt autorizate să
furnizeze medicamente pentru populaţie.
Art. 102. - Distribuitorul trebuie să aibă proceduri
pentru a notifica ANM, în cazul în care suspectează un medicament de
contrafacere sau identifică un asemenea caz.
Art. 103. - Orice medicament contrafăcut sau suspectat
de a fi contrafăcut, găsit în lanţul de distribuţie al medicamentelor, trebuie
imediat separat de celelalte medicamente şi înregistrat.
Art. 104. -Astfel de
medicamente trebuie clar identificate şi puse în carantină, pentru a preveni
distribuţia sau vânzarea lor.
Art. 105. - După confirmarea faptului că medicamentul
este contrafăcut, trebuie să se ia o decizie oficială cu privire la distrugerea
sa, astfel încât să nu mai reintre pe piaţă, iar decizia trebuie înregistrată.
Art. 106. - Trebuie stabilite proceduri privind
retragerea de urgenţă a medicamentelor contrafăcute detectate în lanţul de
distribuţie.
CAPITOLUL XIX
Activităţi contractate
Art. 107. - Orice activitate
referitoare la distribuţia de medicamente, care este delegată unei alte
persoane sau entităţi, trebuie efectuată în acord cu termenii contractului
scris agreat de furnizorul şi beneficiarul de contract.
Art. 108. - (1) Contractul trebuie să definească
responsabilităţile fiecărei părţi, în acord cu legislaţia în vigoare, şi să
permită respectarea prezentului ghid.
(2) Contractul trebuie, de asemenea, să includă
responsabilitatea furnizorului de contract cu privire la măsurile care trebuie
luate (de exemplu instruirea) pentru a se evita introducerea medicamentelor
contrafăcute în lanţul de distribuţie.
Art. 109. - (1) Subcontractarea poate fi permisă în
anumite condiţii, pe baza aprobării scrise a furnizorului de contract.
(2) Nu se acceptă subcontractarea activităţilor de
transport.
Art. 110. - Orice beneficiar de contract trebuie auditat
periodic.
CAPITOLUL XX
Autoinspecţie
Art. 111. - (1) Sistemul de asigurare a calităţii
implementat de distribuitor trebuie să includă autoinspecţiile.
(2) Acestea trebuie să se
efectueze pentru a monitoriza implementarea principiilor de bună practică de
distribuţie şi respectarea lor şi, dacă este cazul, trebuie să conducă la
măsuri corective şi preventive.
Art. 112. - Autoinspecţiile trebuie efectuate în mod
independent şi detaliat de către o persoană competentă, desemnată de
distribuitor.
Art. 113. - (1) Rezultatele unei autoinspecţii trebuie
înregistrate sub forma unor rapoarte.
(2) Rapoartele trebuie să conţină toate observaţiile
făcute în timpul inspecţiei şi, dacă este cazul, propuneri pentru măsurile
corective necesare.
(3) Trebuie să existe un
program eficient de urmărire a deficienţelor constatate în timpul
autoinspecţiei.
(4) Reprezentantul
managementului distribuitorului trebuie să evalueze rapoartele de autoinspecţie
şi înregistrările tuturor acţiunilor corective întreprinse.