ORDIN Nr. 1083
din 2 martie 2010
privind stabilirea, la nivel
national, a categoriilor de cheltuieli eligibile în implementarea proiectelor
finantate în cadrul Programului ESPON 2013 - Reteaua europeana de observare a
dezvoltarii si coeziunii teritoriale
ACT EMIS DE:
MINISTERUL DEZVOLTARII REGIONALE SI TURISMULUI
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 148 din 8 martie 2010
Având în vedere prevederile:
- art. 13 din Regulamentul (CE) nr. 1.080/2006 al
Parlamentului European şi al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul
European de Dezvoltare Regională şi de abrogare a Regulamentului (CE)
nr. 1.783/1999, ale art. 48-53 din Regulamentul (CE) nr. 1.828/2006 al Comisiei
din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a
Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor
dispoziţii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională,
Fondul Social European şi Fondul de coeziune şi a Regulamentului (CE)
nr. 1.080/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului privind Fondul
European de Dezvoltare Regională şi ale art. 56 din Regulamentul (CE)
nr. 1.080/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului din 5 iulie
2006;
- Deciziei Comisiei Europene nr. 5.313 din 7 noiembrie
2007 de adoptare a Programului operaţional „ESPON 2013 - Reţeaua
europeană de observare a dezvoltării şi coeziunii
teritoriale" pentru asistenţă structurală comunitară
din Fondul European de Dezvoltare Regională în cadrul obiectivului
cooperare teritorială europeană în toate statele membre, cu
participarea Elveţiei, Islandei, Liechtensteinului şi Norvegiei, CCI
2007 CB 163 PO 22;
- Hotărârii Guvernului nr. 1.198/2008 pentru
aprobarea Acordului dintre statele membre şi statele partenere şi
Marele Ducat al Luxemburgului, având rolul de Autoritate de management şi
Autoritate de certificare, privind implementarea Programului operaţional
ESPON 2013, semnat la Bucureşti la 12 martie 2008;
- Manualului Programului;
- art. 12 alin. (1) lit. j) din Hotărârea
Guvernului nr. 1.631/2009 privind organizarea şi funcţionarea
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului,
în temeiul art. 13 alin. (6) din Hotărârea
Guvernului nr. 1.631/2009,
ministrul dezvoltării regionale şi
turismului emite următorul ordin:
Art. 1. - Prezentul ordin stabileşte, la nivel
naţional, categoriile de cheltuieli eligibile în implementarea proiectelor
finanţate în cadrul Programului ESPON 2013 - Reţeaua europeană
de observare a dezvoltării şi coeziunii teritoriale, denumit în
continuare Programul ESPON 2013.
Art. 2. -In sensul prezentului ordin, termenii şi
expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii:
a) contract de finanţare - contractul
încheiat între partenerul lider de proiect, ca reprezentant al tuturor
partenerilor, şi Autoritatea de management pentru finanţarea din
Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR) a unui proiect
aprobat în cadrul Programului ESPON 2013;
b) propunere de proiect - documentul elaborat
de către Grupul transnaţional de proiect şi transmis
Unităţii de coordonare a Programului ESPON 2013 cu scopul de a
obţine finanţare pentru implementarea activităţilor
descrise conform formatului standard furnizat în pachetul aplicantului;
c) proiect - operaţiunea descrisă în
formularul propunerii de proiect, depusă în cadrul unui apel de proiecte
lansat de către Autoritatea de management, finanţat din fondurile
Programului ESPON 2013 şi care îndeplineşte criteriile stabilite de
către Comitetul de monitorizare a Programului ESPON 2013.
Perioada de eligibilitate a cheltuielilor
Art. 3. - (1) Cheltuielile de implementare a
proiectului sunt eligibile dacă sunt efectuate în perioada cuprinsă
între data aprobării proiectului de către Comitetul de monitorizare
şi data încheierii proiectului.
(2) Fac excepţie de la prevederile alin. (1)
cheltuielile de pregătire a proiectului care sunt considerate eligibile
dacă sunt efectuate în perioada cuprinsă între data publicării
anunţului preliminar al apelului pentru proiecte şi data transmiterii
propunerii de proiect, pentru proiectele aprobate şi pentru care s-a
încheiat contractul de finanţare.
Condiţii generale privind eligibilitatea
cheltuielilor
Art. 4. - Pentru a fi eligibile, cheltuielile efectuate
de către partenerii români în proiecte finanţate prin Programul ESPON
2013 trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele
condiţii generale:
a) să fie plătite în cadrul perioadei de
eligibilitate a cheltuielilor, prevăzută la art. 3;
b) să fie necesare pentru realizarea proiectului;
c) să fie efectuate în conformitate cu
principiile managementului financiar riguros, respectiv utilizarea
eficientă a fondurilor;
d) să fie însoţite de facturi, în
conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale, sau de alte
documente contabile cu valoare probantă, echivalente facturilor, pe baza
cărora cheltuielile să fie înregistrate în contabilitatea
partenerului român, identificate şi auditate;
e) să fie raportate corect în cadrul liniilor
bugetare ale proiectului;
f) să fie realizate cu respectarea principiilor
evitării dublei finanţări şi ajutorului de stat, egalităţii
de şanse şi protecţiei mediului şi să respecte
obligaţiile referitoare la informare şi publicitate şi regulile
privind achiziţiile publice;
g) să fie realizate în conformitate cu
prevederile legislaţiei comunitare şi naţionale în vigoare,
precum şi cu regulile stabilite la nivelul Programului ESPON 2013.
Art. 5. -In vederea validării cheltuielilor
eligibile efectuate, partenerii români vor prezenta controlorilor de prim nivel
toate documentele în format original.
Categorii de cheltuieli eligibile
Art. 6. - Următoarele categorii de cheltuieli sunt
eligibile în cadrul Programului ESPON 2013:
a) cheltuieli pentru pregătirea proiectului;
b) cheltuieli de personal;
c) cheltuieli administrative;
d) cheltuieli pentru transport şi cazare;
e) cheltuieli pentru echipamente;
f) cheltuieli pentru expertiză externă
şi servicii.
Art. 7. - (1) Pentru proiectele aprobate de către
Comitetul de monitorizare sunt eligibile pentru finanţare din fondurile
Programului ESPON 2013 cheltuielile pentru pregătirea proiectului.
(2) Cheltuielile pentru pregătirea proiectului
sunt cheltuielile ocazionate, în principal, de următoarele categorii de
activităţi: dezvoltarea ideii de proiect, organizarea de întâlniri cu
partenerii de proiect, completarea formularului de propunere de proiect,
participarea la evenimente organizate în cadrul Programului ESPON 2013 privind
promovarea apelurilor, consultări individuale cu membrii
Unităţii de coordonare a Programului ESPON 2013.
(3) Pentru a fi considerate eligibile cheltuielile
pentru pregătirea proiectului trebuie să îndeplinească, pe
lângă condiţiile generale prevăzute la art. 4, următoarele
condiţii specifice:
a) să demonstreze o legătură
directă cu dezvoltarea proiectului;
b) să fie raportate doar în cadrul
următoarelor linii bugetare: cheltuieli de personal, cheltuieli
administrative, cheltuieli pentru transport şi cazare, cheltuieli pentru
expertiză externă şi servicii;
c) să fie detaliate în cadrul formularului de
propunere de proiect şi prevăzute în cadrul liniilor bugetare;
d) activităţile de pregătire a
proiectului să fie desfăşurate, iar cheltuielile determinate de
aceste activităţi să fie efectuate în perioada cuprinsă
între publicarea anunţului preliminar al apelului şi data
transmiterii propunerii de proiect;
e) să fie plătite înainte de a fi raportate
în cadrul primului raport de progres al proiectului;
f) să nu depăşească 5% din
valoarea totală a proiectului prevăzută în contractul de
finanţare.
Art. 8. - (1) Sunt considerate eligibile cheltuielile
de personal, aşa cum sunt descrise în formularul propunerii de proiect,
inclusiv contribuţiile aferente acestora aflate în sarcina angajatorului,
conform prevederilor legislaţiei în vigoare.
(2) Sunt eligibile doar cheltuielile de personal
aferente personalului angajat direct de către organizaţia
partenerului român menţionată în formularul propunerii de proiecte,
pentru implementarea proiectului, cu contract individual de muncă încheiat
pe durată nedeterminată sau determinată, cu normă
întreagă sau cu timp parţial de muncă.
(3) Cheltuielile de personal se stabilesc în
funcţie de timpul efectiv pe care personalul angajat îl alocă
desfăşurării activităţilor de implementare a
proiectului prevăzute în formularul propunerii de proiect.
(4) Plafoanele salariilor angajaţilor în proiect
nu trebuie să depăşească nivelul practicat de
instituţia partenerului român pentru funcţii similare.
(5) Cheltuielile de personal includ salariul
tarifar/salariul de bază, sporurile permanente prevăzute în
contractele individuale de muncă/contractul colectiv de muncă, în
actele adiţionale aferente valabile pe toată durata de implementare a
proiectului şi contribuţiile aferente menţionate la alin. (1).
(6) Salariul tarifar/de bază, plata sporurilor permanente
şi a contribuţiilor menţionate la alin. (1) vor fi plătite
pentru timpul efectiv lucrat şi vor fi susţinute de următoarele
documente justificative: fişe de post, fişe de pontaj pentru timpul
efectiv lucrat, state de salarii, ordine de plată, extrase de cont şi
alte documente justificative, după caz.
(7) Calculul valorii unei ore de muncă va fi
realizat în conformitate cu prevederile Manualului Programului şi ale
legislaţiei naţionale în vigoare.
(8) Timpul de muncă alocat proiectului nu poate depăşi
durata normală de lucru, conform prevederilor legislaţiei
naţionale în vigoare.
(9) Nu sunt eligibile cheltuielile cu orele
suplimentare sau cu orice tip de concediu.
Art. 9. - (1) Sunt considerate eligibile cheltuielile
administrative.
(2) In categoria cheltuielilor administrative sunt
incluse, în principal, costurile pentru: chiria locaţiei unde se
desfăşoară activităţile proiectului, asigurarea
utilităţilor (apă, canalizare, salubritate, energie electrică
şi termică, gaze naturale), servicii pentru întreţinerea
locaţiei proiectului (servicii de curăţenie, servicii de
pază şi protecţie, servicii pentru întreţinerea
echipamentelor IT etc), consumabile şi birotică, multiplicare şi
fotocopiere, servicii poştale şi de curierat, telefon, fax, internet,
precum şi alte cheltuieli absolut necesare pentru implementarea
proiectului.
(3) Cheltuielile administrative pot fi directe şi
indirecte.
(4) Cheltuielile administrative directe sunt
cheltuielile care pot fi identificate ca aparţinând direct de proiect, pot
fi evidenţiate în sistemul contabil al instituţiei partenerului român
şi sunt necesare implementării proiectului.
(5) Cheltuielile administrative indirecte sunt
stabilite în funcţie de pro-rata aplicată la valoarea
cheltuielilor reale, al cărei calcul este realizat potrivit unei metode
justificate temeinic, rezonabilă şi echitabilă, metodă care
trebuie să rămână neschimbată pe întreaga perioadă de
implementare a proiectului.
(6) Pentru a fi considerate eligibile, cheltuielile
administrative trebuie să îndeplinească, pe lângă
condiţiile generale prevăzute la art. 4, următoarele
condiţii specifice:
a) să nu depăşească 25% din
valoarea totală a cheltuielilor de personal de la nivelul proiectului;
b) calculul cheltuielilor generale administrative
trebuie să fie bine justificat, bazat pe documente şi revizuit
periodic;
c) ratele costurilor utilizate să se bazeze pe
cheltuieli efectuate, care să se reflecte atât în calculul costurilor, cât
şi în sistemul contabil. Acestea trebuie să fie verificabile;
d) să nu fi fost deja incluse şi în alte
costuri sau linii bugetare ale proiectului.
(7) Cheltuielile administrative sunt calculate numai
pentru personalul direct implicat în proiect, indiferent de posibilitatea
legală de a declara cheltuielile cu salariile acestuia ca fiind eligibile.
(8) Sunt considerate cheltuieli administrative
eligibile următoarele tipuri de cheltuieli: comisioanele pentru
tranzacţiile financiare transnaţionale şi comisioanele bancare
pentru deschiderea şi administrarea contului proiectului.
Art. 10. - (1) Sunt considerate eligibile cheltuielile
pentru transport şi cazare realizate de către personalul angajat în
proiect din cadrul organizaţiei partenerului român, cu ocazia
participării la întâlniri, seminarii, conferinţe care se
desfăşoară pe teritoriul statelor membre şi statelor
partenere.
(2) Deplasările trebuie să fie justificate
de către activităţile proiectului şi necesare pentru
implementarea cu succes a proiectului.
(3) Cheltuielile de transport şi cazare efectuate
pentru deplasări în afara ariei de derulare a Programului sunt considerate
eligibile dacă sunt necesare derulării proiectului, sunt
menţionate explicit şi justificate în propunerea de proiect
aprobată şi pentru care s-a încheiat contractul de finanţare.
(4) Pentru efectuarea cheltuielilor de transport
şi cazare prevăzute la alin. (3) este necesară aprobarea
prealabilă a Unităţii de coordonare a Programului ESPON 2013.
(5) Categoriile de cheltuieli eligibile pentru
transport şi cazare includ următoarele costuri: transport, cazare
şi plată a diurnei în conformitate cu legislaţia în vigoare.
(6) Pentru asigurarea transportului şi
cazării trebuie să se aleagă varianta cea mai avantajoasă
din punct de vedere economic, cu respectarea prevederilor din legislaţia
naţională.
(7) Pentru deplasarea în ţară sunt eligibile
cheltuielile cu transportul, cazarea şi diurna numai pentru personalul
care face parte din echipa de proiect, cu respectarea plafoanelor stabilite de
normele interne proprii. Valoarea diurnei nu trebuie să
depăşească cuantumul obţinut prin înmulţirea cu 2,5 a
cuantumului diurnei aplicabile angajaţilor autorităţilor şi
instituţiilor publice.
(8) Pentru deplasarea în străinătate sunt
eligibile cheltuielile cu transportul, cazarea şi diurna numai pentru
personalul care face parte din echipa de proiect, cu respectarea plafoanelor
stabilite de normele interne proprii, iar cele pentru cazare şi
diurnă vor respecta plafoanele impuse de legislaţia
naţională aplicabilă instituţiilor publice.
(9) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) nu pot fi
raportate în cadrul altei linii bugetare.
Art. 11. - (1) Sunt considerate eligibile cheltuielile
pentru echipamente.
(2) Cheltuielile pentru echipamente sunt acele
cheltuieli ocazionate de amortizarea echipamentelor utilizate pentru şi în
perioada de implementare a proiectului. Acestea se referă în general la
echipamente IT (computer, imprimantă) necesare pentru implementarea cu
succes a proiectului.
(3) Amortizarea este calculată potrivit
legislaţiei naţionale în vigoare.
(4) Pentru a fi considerate eligibile cheltuielile de
amortizare a echipamentelor trebuie să îndeplinească, pe lângă
condiţiile generale prevăzute la art. 4, următoarele
condiţii specifice:
a) echipamentele să nu fi fost finanţate din alte
surse (comunitare, naţionale, regionale etc);
b) echipamentele să nu fi fost în întregime
amortizate;
c) cheltuielile de amortizare să nu fi fost deja
incluse ca şi costuri indirecte în altă linie bugetară.
(5) Achiziţionarea de echipamente pentru realizarea
activităţilor proiectului este permisă doar în mod
excepţional, caz în care aceste cheltuieli trebuie să fie realizate
în cadrul unui contract de furnizare de produse, cu respectarea
legislaţiei naţionale privind achiziţiile publice.
(6) Un inventar al bunurilor achiziţionate, precum
şi documentaţia privind metoda de calcul şi de raportare a
amortizării aplicabile trebuie să fie disponibile pentru
contabilitate, control şi audit.
Art. 12. - (1) Sunt considerate eligibile cheltuielile
pentru expertiză externă şi servicii, plătite de către
parteneri pe baza unui contract/acord şi a unor facturi/cereri de
plată furnizorilor de servicii externi, care îndeplinesc sarcini specifice
în cadrul proiectului, din cauza lipsei de resurse a partenerilor pentru a îndeplini
ei înşişi aceste sarcini.
(2) Sunt incluse în categoria cheltuielilor pentru
expertiză externă şi servicii, în principal, cheltuieli pentru:
coordonarea şi managementul financiar extern al proiectului, control
financiar independent extern (conform cu cerinţele specifice de control
ale ţării din care este partenerul), crearea şi găzduirea
paginii web, elaborarea, tipărirea şi expunerea de materiale
promoţionale, organizarea de evenimente externe, chiria pentru sala de
întâlniri/conferinţe/seminarii şi catering, servicii de traducere,
studii şi cercetări, baze de date, lectori şi participanţi
externi la întâlnirile şi evenimentele organizate în cadrul proiectului,
dacă valoarea adăugată a participării lor şi costurile
implicate pot fi demonstrate în mod clar, iar costurile trebuie plătite
şi suportate de către partenerii proiectului prevăzuţi în
cererea de finanţare aprobată şi pentru care s-a încheiat
contractul de finanţare.
(3) Contractarea experţilor şi furnizorilor
de servicii trebuie să fie în conformitate cu prevederile legislaţiei
naţionale privind achiziţiile publice.
(4) In categoria de cheltuieli pentru expertiză
şi servicii externe vor fi incluse şi următoarele cheltuieli
eligibile: cheltuielile administrative, de transport, cazare şi diurnă
generate de participarea experţilor externi în cadrul proiectului,
cheltuieli privind taxele şi onorariile privind activitatea de audit
(taxele de consultanţă legală, taxele notariale, costuri pentru
experţi tehnici şi financiari, precum şi costurile de audit
şi contabilitate), cu condiţia ca acestea să aibă
legătură directă cu proiectul finanţat şi să fie
necesare pentru pregătirea şi implementarea proiectului sau
dacă, în cazul costurilor de audit şi contabilitate, sunt impuse de
Autoritatea de management/Unitatea de coordonare a Programului ESPON 2013.
Art. 13. - (1) Taxa pe valoarea adăugată este
considerată eligibilă dacă sunt îndeplinite cumulativ
următoarele condiţii:
a) nu este recuperabilă prin orice alte mijloace
prevăzute de legislaţia naţională;
b) este aferentă unor cheltuieli considerate
eligibile.
(2) Nu este eligibilă taxa pe valoarea
adăugată aferentă costurilor generale administrative calculate
pe baza pro-ratei pentru acei parteneri de proiect care
desfăşoară operaţiuni cu/şi fără drept de
deducere.
(3) Nu sunt considerate eligibile următoarele
tipuri de cheltuieli provenind din:
a) cheltuielile finanţate integral sau
parţial prin alte surse de finanţare comunitare, la nivel
naţional sau regional;
b) amenzi, penalităţi financiare şi dispute
legale;
c) pierderile cauzate de diferenţele de curs
valutar;
d) contribuţia în natură;
e) achiziţionarea echipamentelor prin leasing;
f) achiziţionarea echipamentelor second-hand.
Art. 14. - Prezentul ordin se publică în Monitorul
Oficial al României, Partea I.
p. Ministrul dezvoltării regionale şi
turismului,
Gheorghe Nastasia,
secretar general