LEGE   Nr. 589 din 15 decembrie 2004

privind regimul juridic al activitatii electronice notariale

ACT EMIS DE: PARLAMENT ROMANIEI

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 1227 din 20 decembrie 2004

    Parlamentul Romaniei adopta prezenta lege.

    CAP. 1
    Dispozitii generale

    Art. 1
    Prezenta lege stabileste regimul juridic al actelor notariale in forma electronica, indeplinite de notarul public in cadrul activitatii notariale reglementate prin Legea notarilor publici si a activitatii notariale nr. 36/1995, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si de misiunile diplomatice si oficiile consulare ale Romaniei.
    Art. 2
    (1) Actele notariale in forma electronica instrumentate de notarul public trebuie sa indeplineasca, sub sanctiunea nulitatii absolute, urmatoarele conditii:
    a) sa fie efectuate in forma electronica;
    b) sa fie semnate cu semnatura electronica extinsa a notarului public, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat. Certificatele emise pentru notarii publici vor contine informatii privind biroul notarial, stabilite prin reglementari de catre autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu;
    c) sa indeplineasca conditiile de fond prevazute de lege privind operatiunea juridica pe care o consemneaza.
    (2) Notarul public si celelalte institutii prevazute la art. 1 au obligatia sa verifice indeplinirea tuturor conditiilor prevazute la alin. (1).
    Art. 3
    Actele notariale in forma electronica au acelasi regim juridic ca si actele notariale indeplinite in temeiul Legii nr. 36/1995, cu modificarile si completarile ulterioare.
    Art. 4
    (1) Valabilitatea in strainatate a actului notarial in forma electronica este stabilita prin conventii internationale la care Romania este parte.
    (2) Documentele in forma electronica provenind de la autoritatile sau notariatele altui stat pot fi luate in considerare de notarii publici in instrumentarea unui act notarial in forma electronica numai daca semnaturile electronice straine sunt bazate pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.

    CAP. 2
    Competenta notarilor publici in materia actelor notariale in forma electronica

    Art. 5
    Urmatoarele acte notariale pot fi indeplinite in forma electronica:
    a) legalizarea copiilor electronice de pe documentele originale;
    b) darea de data certa prin marcare temporala a documentelor ce indeplinesc conditiile prevazute la art. 2 alin. (1) si atestarea locului unde s-au incheiat acestea;
    c) primirea si pastrarea in arhiva electronica a documentelor ce indeplinesc conditiile prevazute la art. 2 alin. (1);
    d) legalizarea traducerilor in forma electronica;
    e) eliberarea de duplicate;
    f) alte operatiuni prevazute de lege.
    Art. 6
    (1) Notarul public autorizat sa efectueze acte notariale in forma electronica are competenta generala, in conditiile prezentei legi.
    (2) Competenta celorlalte institutii prevazute la art. 1 se stabileste in conformitate cu Legea nr. 36/1995, cu modificarile si completarile ulterioare, care se aplica in mod corespunzator.

    CAP. 3
    Autorizarea notarilor publici pentru efectuarea de acte notariale in forma electronica

    Art. 7
    (1) Actele notariale in forma electronica pot fi instrumentate de notarii publici numai dupa obtinerea unei autorizatii din partea autoritatii de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
    (2) In vederea emiterii autorizatiei prevazute la alin. (1), notarii publici trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
    a) sa dispuna de mijloace financiare si resurse materiale, tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor notariale in forma electronica;
    b) sa utilizeze un sistem informatic omologat, in conformitate cu normele emise de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu;
    c) sa asigure operarea rapida si sigura a inregistrarii actelor notariale in forma electronica, cu respectarea structurii registrelor notariale stabilite prin regulamentul aprobat de Ministerul Justitiei;
    d) sa asigure posibilitatea de a se determina cu precizie data si ora exacta a intocmirii actului notarial;
    e) sa dispuna de mijloace corespunzatoare, conform dispozitiilor legale si procedurilor descrise in reglementarile emise de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu, pentru verificarea identitatii solicitantului si valabilitatea semnaturii electronice extinse a acestuia;
    f) sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
    g) sa aplice procedurile administrative si de gestiune adecvate si care corespund standardelor recunoscute;
    h) sa adopte masuri de securitate impotriva falsificarii actelor notariale in forma electronica si sa garanteze confidentialitatea in cursul procesului de generare si arhivare a acestora;
    i) sa pastreze toate informatiile cu privire la un act notarial in forma electronica pe perioada stabilita in conformitate cu normele tehnice privind activitatea de pastrare a documentelor create si primite de birourile notarilor publici, Camerele notarilor publici si Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania, conform normelor emise de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu;
    j) sa utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea actelor notariale in forma electronica;
    k) orice alte conditii stabilite de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
    (3) Autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu are obligatia de a notifica Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania acordarea fiecarei autorizatii, o data cu eliberarea acesteia catre notarul public care o solicita.
    (4) Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania este obligata sa notifice autoritatii de reglementare si supraveghere specializata in domeniu excluderea, suspendarea sau incetarea suspendarii din profesie a notarilor publici.
    Art. 8
    (1) Notarii publici sunt obligati sa notifice, in prealabil, autoritatii de reglementare si supraveghere specializata in domeniu orice modificare a sistemului informatic omologat.
    (2) Autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu se va pronunta asupra avizarii modificarilor aduse, in termen de 15 zile de la inregistrarea notificarii.
    Art. 9
    (1) In cazul modificarii datelor de identificare a notarului public sau a biroului notarial, este necesara actualizarea autorizatiei eliberate conform art. 7.
    (2) Notarul public are obligatia sa notifice autoritatii de reglementare si supraveghere specializata in domeniu, in termen de 24 de ore, orice modificare survenita in legatura cu datele de identificare. Autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu are obligatia sa verifice noile date de identificare si, in cazul in care acestea respecta legislatia in vigoare, sa actualizeze in cel mult 48 de ore autorizatia detinuta de biroul notarial.
    Art. 10
    In perioada necesara actualizarii autorizatiei sau a suspendarii din profesia de notar public este interzisa efectuarea de acte notariale in forma electronica.
    Art. 11
    (1) Autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu este obligata sa verifice periodic respectarea conditiilor prevazute la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) si j) pentru a supraveghea aplicarea dispozitiilor prezentei legi si a reglementarilor emise de aceasta.
    (2) In cazul nerespectarii conditiilor prevazute la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) si j), autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu dispune suspendarea sau, dupa caz, retragerea autorizatiei.
    Art. 12
    Actele emise de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu in exercitiul atributiilor conferite prin prezenta lege sunt acte administrative si pot fi atacate in conditiile prevazute de Legea contenciosului administrativ nr. 29/1990, cu modificarile ulterioare.

    CAP. 4
    Furnizarea serviciilor specifice efectuarii actelor notariale in forma electronica

    Art. 13
    (1) Furnizarea serviciilor specifice efectuarii actelor notariale in forma electronica se va realiza de catre furnizorii de servicii de certificare calificata, acreditati de catre Autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu si Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania, denumiti in continuare furnizori de servicii electronice notariale.
    (2) Furnizorii de servicii electronice notariale indeplinesc atributiile furnizorilor de servicii de certificare calificata, prevazute de Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica.
    Art. 14
    (1) Furnizorii de servicii electronice notariale au obligatia de a comunica autoritatii de reglementare si supraveghere specializata in domeniu toate informatiile referitoare la procedurile de securitate si de certificare utilizate, precum si orice alte informatii cerute de aceasta.
    (2) Furnizorii de servicii electronice notariale au obligatia de a comunica autoritatii de reglementare si supraveghere specializata in domeniu, cu cel putin 10 zile inainte, orice intentie de modificare a procedurilor de securitate si de certificare, cu precizarea datei si orei la care modificarea intra in vigoare, precum si obligatia de a confirma in termen de 24 de ore modificarea efectuata.
    (3) In cazurile de urgenta, in care securitatea serviciilor de certificare este afectata, furnizorul poate efectua modificari ale procedurilor de securitate si de certificare, urmand sa comunice, in termen de 24 de ore, autoritatii de reglementare si supraveghere specializata in domeniu modificarile efectuate si justificarea deciziei luate.

    CAP. 5
    Actele notariale in forma electronica

    Art. 15
    (1) Actele notariale in forma electronica se indeplinesc cu respectarea regulilor de fond privind procedura actelor notariale reglementata prin Legea nr. 36/1995, cu modificarile si completarile ulterioare.
    (2) Este interzisa utilizarea pseudonimului in efectuarea de acte notariale in forma electronica.
    Art. 16
    (1) Cererile pentru intocmirea unui act notarial electronic pot fi inaintate notarului public, in forma electronica, in acest caz fiind semnate cu semnatura electronica extinsa a solicitantului.
    (2) In cazul in care cererea este facuta prin reprezentant, se va anexa actul in baza caruia partile sunt reprezentate, care poate fi si in forma electronica daca este semnat cu semnatura electronica extinsa a partilor.
    Art. 17
    (1) In termen de 24 de ore de la primirea cererii in forma electronica, notarul public va efectua verificarile necesare cu privire la legalitatea actului notarial solicitat, va stabili identitatea partilor, prin verificarea semnaturii electronice extinse, si va trimite catre solicitant un mesaj de raspuns in care va indica, dupa caz, taxele de timbru si onorariul aferente actului sau motivele de refuz al efectuarii actului notarial solicitat in forma electronica.
    (2) Dupa primirea confirmarii de achitare a taxelor de timbru si a onorariului, notarul public este obligat ca, in termen de 24 de ore, sa indeplineasca actul notarial solicitat.
    (3) Onorariul va fi stabilit in conformitate cu prevederile art. 28 alin. 2 lit. c) din Legea nr. 36/1995, cu modificarile si completarile ulterioare.
    (4) Termenele prevazute la alin. (1) si (2) pot fi reduse in schimbul unei taxe de urgenta.
    Art. 18
    Incheierea notariala electronica prin care se constata indeplinirea unui act notarial electronic va cuprinde urmatoarele elemente:
    a) adresa electronica a notarului public;
    b) denumirea incheierii si numarul acesteia;
    c) data si ora indeplinirii actului notarial electronic;
    d) numele si prenumele notarului public;
    e) locul unde s-a indeplinit actul notarial electronic;
    f) semnatura electronica extinsa a partilor, daca este cazul;
    g) semnatura electronica extinsa a solicitantului, in cazul in care acesta este o alta persoana decat partea;
    h) semnatura electronica extinsa a notarului public;
    i) numarul si data eliberarii autorizatiei de indeplinire a actelor notariale in forma electronica, precum si data expirarii autorizatiei.
    Art. 19
    (1) Notarul public poate efectua legalizarea copiilor electronice de pe un document in forma materiala, care se afla in arhiva notarului public sau este prezentat de parti ca original, numai dupa confruntarea copiei electronice cu originalul in forma materiala.
    (2) In incheierea notariala electronica prin care se legalizeaza copia electronica se va face mentiune despre originalul documentului si despre conformitatea copiei electronice cu originalul.
    (3) Copiile legalizate electronice de pe documentele din arhiva notarului public se elibereaza numai partilor, succesorilor si reprezentantilor legali ai acestora, precum si persoanelor care justifica un drept sau un interes legitim.
    Art. 20
    Incheierea notariala electronica prin care se consemneaza primirea in arhiva electronica va cuprinde, pe langa elementele prevazute la art. 18, urmatoarele mentiuni:
    a) lista documentelor electronice primite, identificate individual;
    b) datele de identificare a deponentului si datele de identificare a persoanei careia trebuie sa i se predea documentele electronice;
    c) termenul de pastrare.
    Art. 21
    (1) Traducerile in forma electronica pot fi legalizate de notarul public daca poarta semnatura electronica extinsa a unui traducator autorizat, conform legii.
    (2) In cazul prevazut la alin. (1), incheierea de legalizare va cuprinde elementele prevazute la art. 18 lit. a) - e), h) si i) si semnatura electronica extinsa a traducatorului autorizat.
    Art. 22
    In situatia disparitiei unui act notarial in forma electronica se va proceda la eliberarea duplicatului acelui act, la cererea partilor sau, dupa caz, a succesorilor acestora, prin consultarea arhivei electronice a notarului public care a intocmit initial acel act.
    Art. 23
    (1) In cazul in care un act notarial in forma electronica dispare atat de la parti, cat si din arhiva electronica a notarului, reconstituirea se va face de catre biroul notarului public care a intocmit actul, cu notificarea prealabila a tuturor partilor sau, dupa caz, a succesorilor acestora, prin consultarea copiei arhivei electronice a notarului.
    (2) Dispozitiile alin. (1) se aplica in mod corespunzator si in cazul in care actul notarial disparut a fost efectuat de institutiile abilitate prevazute la art. 1.

    CAP. 6
    Evidentele notariale electronice

    Art. 24
    (1) Notarul public este obligat sa pastreze in arhiva electronica actele notariale in forma electronica pe care le instrumenteaza, pe perioada stabilita in conformitate cu normele tehnice privind activitatea de pastrare a documentelor create si primite de birourile notarilor publici, Camerele notarilor publici si Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania.
    (2) Prevederile art. 102 din Legea nr. 36/1995, cu modificarile si completarile ulterioare, se aplica in mod corespunzator.
    Art. 25
    (1) Notarul public va tine la zi un registru general in forma electronica al tuturor actelor notariale in forma electronica pe care le efectueaza.
    (2) Forma registrului general si modul de tinere si efectuare a inregistrarilor se stabilesc de Ministerul Justitiei, prin reglementari.
    Art. 26
    Notarul public va tine si o evidenta financiar-contabila in forma electronica. Modul de completare si de tinere a acestor evidente se stabileste de Ministerul Finantelor Publice si Ministerul Justitiei prin norme metodologice, in termen de 60 de zile de la intrarea in vigoare a prezentei legi.

    CAP. 7
    Registrul notarilor publici autorizati sa efectueze acte notariale in forma electronica

    Art. 27
    La data intrarii in vigoare a prezentei legi se infiinteaza Registrul notarilor publici autorizati sa efectueze acte notariale in forma electronica, denumit in continuare registru, constituit si actualizat de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
    Art. 28
    (1) Inregistrarea in registrul prevazut la art. 27 a datelor de identificare si a informatiilor necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectueaza acte notariale in forma electronica se face pe baza de cerere individuala, depusa la autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu cel mai tarziu la data inceperii activitatii.
    (2) Continutul obligatoriu al cererii prevazute la alin. (1) si documentatia necesara se stabilesc de catre autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
    Art. 29
    (1) Registrul este public si se actualizeaza permanent.
    (2) Conditiile tinerii registrului, accesul efectiv la informatiile pe care le contine, informatiile care pot fi oferite solicitantilor si modul de actualizare a registrului se stabilesc de catre autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.

    CAP. 8
    Omologarea sistemelor informatice

    Art. 30
    (1) Conformitatea sistemelor informatice utilizate de notarii publici cu normele de securizare a informatiei prelucrate sau arhivate se verifica de catre agentii de omologare, persoane juridice de drept public sau de drept privat, agreate de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu, in conditiile stabilite prin reglementari emise de aceasta.
    (2) In urma indeplinirii procedurii de verificare se emite certificatul de omologare a sistemului informatic. Certificatul poate fi retras in cazul in care agentia de omologare constata ca sistemul informatic nu mai indeplineste criteriile prevazute in normele de securizare a informatiei prelucrate sau arhivate.
    (3) Conditiile si procedura de agreare a agentiilor de omologare se stabilesc prin reglementari de catre autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
    (4) Decizia de agreare se emite de catre autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.

    CAP. 9
    Contraventii si sanctiuni

    Art. 31
    Constituie contraventie fapta notarului public care:
    a) efectueaza acte notariale in forma electronica fara autorizatia prevazuta la art. 7 alin. (1);
    b) efectueaza acte notariale pe perioada suspendarii din profesie sau pe perioada necesara actualizarii autorizatiei;
    c) omite sa efectueze notificarea prevazuta la art. 8 alin. (1);
    d) omite sa efectueze notificarea prevazuta la art. 9 alin. (2).
    Art. 32
    Contraventiile prevazute la art. 31 se sanctioneaza dupa cum urmeaza:
    a) cu amenda de la 10.000.000 lei la 250.000.000 lei, cele de la lit. a) si b);
    b) cu amenda de la 5.000.000 lei la 50.000.000 lei, cele de la lit. c) si d).
    Art. 33
    Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor prevazute la art. 31 si 32 sunt de competenta personalului cu atributii de control din cadrul autoritatii de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
    Art. 34
    Cuantumul amenzilor prevazute in prezenta lege poate fi actualizat prin hotarare a Guvernului, in functie de evolutia indicelui inflatiei.
    Art. 35
    Contraventiilor prevazute la art. 31 le sunt aplicabile prevederile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 180/2002, cu modificarile ulterioare.

    CAP. 10
    Dispozitii tranzitorii si finale

    Art. 36
    Procedura de acordare, actualizare si reinnoire a autorizatiei va fi stabilita de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu prin reglementari specifice, in termen de 60 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei legi.
    Art. 37
    In termen de 60 de zile de la intrarea in vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu va elabora reglementarile referitoare la normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice si pastrarea acestora in arhive.
    Art. 38
    (1) Cheltuielile efectuate pentru investitii, dotari si alte utilitati necesare desfasurarii activitatii electronice notariale se scad din veniturile brute, pe o durata de 2 ani de la inceperea acestei activitati.
    (2) Cheltuielile pentru modificarea si perfectionarea sistemelor informatice utilizate in activitatea electronica notariala se scad din veniturile impozabile aferente anului fiscal in care s-a efectuat investitia.
    Art. 39
    Notarii publici autorizati in conditiile art. 7 vor putea incepe activitatea electronica notariala in termen de 90 de zile de la intrarea in vigoare a prezentei legi.
    Art. 40
    Dispozitiile prezentei legi se completeaza cu prevederile Legii nr. 36/1995, cu modificarile si completarile ulterioare, si ale Legii nr. 455/2001.

    Aceasta lege a fost adoptata de Parlamentul Romaniei, cu respectarea prevederilor art. 75 si ale art. 76 alin. (2) din Constitutia Romaniei, republicata.

                     PRESEDINTELE CAMEREI DEPUTATILOR
                              VALER DORNEANU

                          PRESEDINTELE SENATUI
                             NICOLAE VACAROIU