HOTARARE   Nr. 12 din 14 aprilie 2009

pentru aprobarea Normei nr. 9/2009 privind cunoasterea clientelei în scopul prevenirii spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism în sistemul de pensii private

ACT EMIS DE: COMISIA DE SUPRAVEGHERE A SISTEMULUI DE PENSII PRIVATE

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 288 din 4 mai 2009

Având în vedere prevederile art. II alin. (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 53/2008 privind modificarea şi completarea Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism,

în temeiul dispoziţiilor art. 16, art. 23 lit. f) şi art. 24 lit. o) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 50/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 313/2005,

Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private emite următoarea hotărâre:

Art. 1. - Se aprobă Norma nr. 9/2009 privind cunoaşterea clientelei în scopul prevenirii spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism în sistemul de pensii private, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre.

Art. 2. - Prezenta hotărâre şi norma menţionată la art. 1 se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi pe site-ul Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private (www.csspp.ro).

Art. 3. - Direcţia secretariat, directorul general şi Direcţia reglementare vor urmări ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri.

Preşedintele Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private,

Mircea Oancea

ANEXĂ

NORMA Nr. 9/2009

privind cunoaşterea clientelei în scopul prevenirii spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism în sistemul de pensii private

In temeiul dispoziţiilor art. 16, art. 23 lit. f) şi art. 24 lit. o) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 50/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 313/2005,

în baza prevederilor art. II alin. (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 53/2008 privind modificarea şi completarea Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism,

având în vedere prevederile Legii nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Legii nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,

Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, denumită în continuare Comisie, emite prezenta normă.

CAPITOLUL I

Dispoziţii generale

Art. 1. - (1) Prezenta normă se aplică administratorilor de fonduri de pensii private, în nume propriu şi pentru fondurile de pensii private pe care le administrează, precum şi agenţilor de marketing autorizaţi/avizaţi în sistemul pensiilor private, denumiţi în continuare administratori şi, respectiv, agenţi de marketing.

(2) Administratorii/agenţii de marketing sunt obligaţi ca în desfăşurarea activităţii lor să adopte măsuri adecvate de prevenire a spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism şi, în acest scop, pe bază de risc, aplică măsuri-standard, măsuri simplificate sau măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei.

Art. 2. - (1) Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au  semnificaţia  prevăzută în  Legea  nr.  656/2002  pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Legea nr. 656/2002, în Hotărârea Guvernului nr. 594/2008 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, semnificaţia prevăzută la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Legea nr. 204/2006, precum şi la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Legea nr. 411/2004.

(2) De asemenea, în înţelesul prezentei norme, în cazul în care administratorii/agenţii de marketing acţionează în numele unui fond de pensii, şi nu în nume propriu, prin client se înţelege participantul la acel fond de pensii.

CAPITOLUL II

Organizarea activităţii de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism

Art. 3. - In scopul asigurării desfăşurării activităţii în conformitate cu cerinţele Legii nr. 656/2002, ale Hotărârii Guvernului nr. 594/2008 şi ale prezentei norme, administratorii/agenţii de marketing persoane juridice au obligaţia să întocmească, să stabilească şi să aplice politici, proceduri, mecanisme şi măsuri adecvate în materie de cunoaştere a clientelei, de raportare, de păstrare a evidenţelor, de control intern, evaluare şi gestionare a riscurilor, pentru a preveni şi împiedica implicarea administratorului/agentului de marketing persoană juridică în operaţiuni suspecte de spălare de bani şi de finanţare a actelor de terorism.

Art. 4. - (1) Comisia este în drept să verifice politicile şi procedurile elaborate în aplicarea art. 3.

(2) Comisia este îndreptăţită să solicite modificarea politicilor şi a procedurilor emise de administratori/agenţi de marketing persoane juridice în situaţia în care acestea nu reflectă prevederile prezentei norme şi ale legislaţiei în vigoare.

Art. 5. - (1) Politicile şi procedurile de cunoaştere a clientelei elaborate de fiecare administrator/agent de marketing persoană juridică trebuie să corespundă naturii, volumului, complexităţii şi întinderii activităţii acestora şi să fie adaptate la gradul de risc asociat categoriilor de clienţi pentru care acesta prestează servicii.

(2) In scopul prevăzut la alin. (1), politicile şi procedurile de cunoaştere a clientelei trebuie să includă cel puţin următoarele elemente:

a) proceduri de identificare şi de monitorizare permanentă a clienţilor pentru încadrarea acestora în categoria de clientelă corespunzătoare, respectiv pentru trecerea dintr-o categorie de clientelă în alta;

b)  conţinutul măsurilor-standard, măsurilor simplificate şi al măsurilor suplimentare de cunoaştere a clientelei pentru fiecare dintre categoriile de clientelă şi de produse ori tranzacţii supuse acestor măsuri;

c)  proceduri de monitorizare permanentă a operaţiunilor derulate de clienţi, în scopul detectării tranzacţiilor neobişnuite şi a tranzacţiilor suspecte;

d) modalităţi de abordare a tranzacţiilor şi a clienţilor în şi/sau din jurisdicţiile care nu impun aplicarea de proceduri de cunoaştere a clientelei şi de păstrare a evidenţelor referitoare la aceasta, echivalente cu cele prevăzute în Legea nr. 656/2002, şi în Hotărârea Guvernului nr. 594/2008, în cazul în care aplicarea acestora nu este supravegheată de o manieră echivalentă celei reglementate prin legislaţia precizată;

e)   modalităţi de întocmire şi păstrare a evidenţelor corespunzătoare, precum şi stabilirea accesului la acestea;

f)  proceduri de verificare a modului de implementare a politicilor şi procedurilor elaborate şi de evaluare a eficienţei acestora;

g) standardele pentru angajare şi programe de pregătire a personalului în domeniul cunoaşterii clientelei;

h) procedurile de raportare internă şi procedurile de raportare către autorităţile competente.

Art. 6. - Administratorii/agenţii de marketing persoane juridice au obligaţia de a desemna printr-un act intern una sau mai multe persoane care au responsabilităţi în aplicarea prevederilor legale referitoare la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism, ale căror nume vor fi comunicate, conform modelului prevăzut în anexa la Regulamentul de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 594/2008, Comisiei şi Oficiului Naţional pentru Prevenirea şi Combaterea Spălării Banilor, denumit în continuare Oficiu, împreună cu natura şi limitele responsabilităţilor menţionate.

Art. 7. - (1) Actul intern prevăzut la art. 6 va fi depus în copie direct la sediul Comisiei şi al Oficiului sau prin intermediul serviciilor poştale, cu confirmare de primire, în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii.

(2)  Numele, funcţia ocupată şi responsabilităţile stabilite pentru persoanele menţionate la art. 6 vor fi comunicate Comisiei şi Oficiului în termen de 30 de zile calendaristice de la data intrării în vigoare a prezentei norme.

(3) Orice schimbare sau înlocuire a angajaţilor menţionaţi la art. 6 va fi notificată Comisiei şi Oficiului în termen de 15 zile calendaristice de la data respectivei modificări.

(4)  Persoanele desemnate conform art. 6 răspund pentru îndeplinirea sarcinilor stabilite în aplicarea Legii nr. 656/2002 şi a prezentei norme. In îndeplinirea sarcinilor stabilite, aceste persoane vor avea acces direct şi permanent la toate evidenţele întocmite de administratori/agenţi de marketing în conformitate cu prevederile prezentei norme şi cu celelalte prevederi legale incidente.

Art. 8. - (1) Administratorii/agenţii de marketing persoane juridice trebuie să asigure instruirea corespunzătoare a angajaţilor cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism.

(2) Administratorii/agenţii de marketing persoane juridice vor comunica tuturor angajaţilor politicile şi procedurile de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism.

CAPITOLUL III

Măsuri-standard de cunoaştere a clientelei

Art. 9. - (1) In aplicarea dispoziţiilor art. 9 alin. (1) lit. b)-d) din Legea nr. 656/2002, administratorii/agenţii de marketing au obligaţia de a aplica măsurile-standard de cunoaştere a clientelei.

(2) Administratorii/agenţii de marketing au obligaţia de a revizui măsurile-standard de identificare a clientului în momentul în care apar suspiciuni asupra acestuia în cursul desfăşurării operaţiunilor.

Art. 10. - (1) Măsurile-standard de cunoaştere a clienţilor persoane fizice au în vedere obţinerea cel puţin a următoarelor informaţii:

a) numele şi prenumele;

b) data şi locul naşterii;

c)  codul numeric personal, seria şi numărul actului de identitate sau, dacă este cazul, un alt element unic de identificare similar;

d) domiciliul şi, dacă este cazul, reşedinţa;

e) numărul de telefon, fax, adresa de poştă electronică, după caz;

f) naţionalitatea;

g) ocupaţia şi, după caz, denumirea angajatorului ori natura activităţii proprii;

h) funcţia publică importantă deţinută, dacă este cazul.

(2) Verificarea identităţii clientului se realizează pe baza documentelor din categoria celor mai greu de falsificat sau de obţinut pe cale ilicită sub un nume fals, cum sunt documentele de identitate, emise de o autoritate oficială, care să includă o fotografie a titularului.

Art. 11. -Administratorii/agenţii de marketing vor aplica măsurile-standard de cunoaştere a clientelei tuturor clienţilor noi, precum şi, cât mai curând posibil, în funcţie de risc, în cazul tuturor clienţilor existenţi.

CAPITOLUL IV

Măsuri simplificate de cunoaştere a clientelei

Art. 12. - (1) Administratorii/agenţii de marketing vor aplica măsurile simplificate de cunoaştere a clientelei în cazul actelor de aderare la fondurile de pensii, precum şi în alte cazuri şi condiţii care prezintă risc scăzut în privinţa spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism, prevăzute de lege sau de reglementările emise în aplicarea legii.

(2)  In cazul clienţilor care au calitatea de participanţi repartizaţi aleatoriu la un fond de pensii administrat privat se vor aplica măsuri simplificate de cunoaştere a clientelei, pe baza referinţelor de identitate transmise de către instituţia de evidenţă.

(3) Măsurile simplificate de cunoaştere a clientelei trebuie să includă obţinerea de suficiente informaţii despre clienţi, după caz, referinţe de identitate, care să asigure administratorilor/ agenţilor de marketing legitimitatea încadrării clienţilor în categoria de clientelă cu grad scăzut de risc de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului conform legislaţiei, monitorizarea operaţiunilor acestora pentru detectarea tranzacţiilor suspecte şi stabilirea unei proceduri care să permită actualizarea şi adecvarea informaţiilor deţinute despre clienţi, astfel încât administratorii/agenţii de marketing să se asigure că aceştia se menţin în respectiva categorie de clientelă.

CAPITOLUL V

Măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei

Art. 13. - (1) Administratorii/agenţii de marketing sunt obligaţi să aplice, pe lângă măsurile-standard de cunoaştere a clientelei, pe bază de risc, măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei în toate situaţiile care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de spălare a banilor sau de finanţare a actelor de terorism.

(2) Administratorii/agenţii de marketing aplică măsurile suplimentare de cunoaştere a clientelei şi în alte cazuri decât cele prevăzute la art. 121 alin. (1) din Legea nr. 656/2002, care, prin natura lor, prezintă un risc sporit de spălare a banilor sau de finanţare a actelor de terorism.

Art. 14. -Administratorii/agenţii de marketing trebuie să deţină următoarele informaţii cu privire la clienţii care prezintă risc sporit:

a) ţara de origine a clientului;

b) funcţia publică sau funcţia importantă deţinută;

c) tipul de activitate desfăşurată de către client;

d) sursa fondurilor clientului;

e) alţi indicatori de risc.

Art. 15. -Administratorii/agenţii de marketing vor acorda o atenţie sporită tranzacţiilor cu persoane din jurisdicţii care nu beneficiază de sisteme adecvate de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism.

CAPITOLUL VI

Păstrarea înregistrărilor şi obligaţii de raportare

Art. 16. - (1) In aplicarea dispoziţiilor art. 13 alin. (1) din Legea nr. 656/2002, administratorii/agenţii de marketing persoane juridice au obligaţia de a păstra cel puţin copii ale documentelor de identitate ale clienţilor sau referinţe de identitate în cazul procedurii de repartizare aleatorie a participanţilor.

(2) Administratorii/agenţii de marketing persoane juridice sunt obligaţi să aibă proceduri interne şi să dispună de sisteme care să le permită transmiterea promptă, la solicitarea Oficiului, respectiv la solicitarea Comisiei şi/sau a organelor de urmărire penală, a informaţiilor privind identitatea şi natura relaţiei pentru clienţii specificaţi în solicitare cu care sunt în relaţii de afaceri sau cu care au avut o relaţie de afaceri în ultimii 5 ani anteriori solicitării, informaţii ce trebuie păstrate pentru o perioadă de 5 ani de la efectuarea fiecărei operaţiuni, într-o formă corespunzătoare.

Art. 17. - (1) Administratorii/agenţii de marketing trebuie să identifice tranzacţiile sau tipurile de tranzacţii suspecte efectuate în numele clienţilor lor.

(2) In cazul în care administratorii/agenţii de marketing au suspiciuni că o operaţiune care urmează a fi efectuată are ca scop spălarea banilor sau finanţarea actelor de terorism, aceştia vor transmite de îndată Oficiului şi Comisiei rapoarte de tranzacţii suspecte.

(3) Administratorii/agenţii de marketing au obligaţia de a nu transmite, în afara condiţiilor prevăzute de lege, informaţiile deţinute în legătură cu spălarea banilor şi finanţarea actelor de terorism şi de a nu avertiza clienţii implicaţi sau alte terţe persoane despre faptul că o raportare privind o tranzacţie suspectă sau informaţii aferente acesteia au fost/vor fi înaintate Comisiei şi Oficiului.

Art. 18. - Clauzele de confidenţialitate din contracte, legislaţia sau prevederile privind secretul profesional nu pot fi invocate pentru a restricţiona obligaţia administratorilor/agenţilor de marketing de a raporta tranzacţiile suspecte.

Art. 19. -Administratorii/agenţii de marketing sunt obligaţi să utilizeze formularele de raportare elaborate de Oficiu.

CAPITOLUL VII

Dispoziţii tranzitorii

Art. 20. - (1) Administratorii/agenţii de marketing persoane juridice care funcţionează la data intrării în vigoare a prezentei norme vor transmite Comisiei politicile şi procedurile de cunoaştere a clientelei prevăzute la cap. II, în termen de cel mult 90 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei norme.

(2) Administratorii/agenţii de marketing persoane juridice au obligaţia să notifice Comisiei în situaţia în care aceştia aduc modificări procedurilor şi politicilor interne de cunoaştere a clientelei, în termen de 10 zile de la data respectivei modificări.

Art. 21. -Administratorii/agenţii de marketing vor aplica măsurile de cunoaştere a clientelei prevăzute de Legea nr. 656/2002, de Hotărârea Guvernului nr. 594/2008 şi de prezenta normă tuturor clienţilor existenţi, cât mai curând posibil, pe bază de risc, dar nu mai târziu de un an de la aprobarea la nivelul organelor de conducere ale administratorilor/agenţilor de marketing a politicilor şi procedurilor de cunoaştere a clientelei, elaborate potrivit prevederilor cap. II.

CAPITOLUL VIII

Dispoziţii finale

Art. 22. - Termenele prevăzute de prezenta normă care expiră într-o zi de sărbătoare legală sau într-o zi nelucrătoare se vor prelungi până la sfârşitul următoarei zile lucrătoare.

Art. 23. - Nerespectarea dispoziţiilor prezentei norme se sancţionează în conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare, respectiv art. 81 alin. (1) lit. c), art. 140 alin. (1), art. 141 alin. (1) lit. g), alin. (2)-(4) si (6)-(10) din Legea nr. 411/2004 si art. 38 lit. c), art. 120 alin. (1), art. 121 alin. (1) lit. k), alin.'(2)-(4) şi (6)-(10) din Legea nr. 204/2006, după caz, precum şi în conformitate cu prevederile Legii nr. 656/2002.