Având în vedere dispoziţiile art. 46 din Legea nr. 293/2004 privind Statutul funcţionarilor publici cu statut special din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, republicată, cu modificările ulterioare,în temeiul art. 7 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 1.849/2004 privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu modificările ulterioare,directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor emite prezenta decizie. Articolul 1Se aprobă Regulamentul de ordine interioară în Administraţia Naţională a Penitenciarelor, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta decizie. Articolul 2Prezenta decizie se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, Marian Stancovici
ANEXĂREGULAMENT de ordine interioară în Administraţia Naţională a Penitenciarelor Capitolul IDispoziţii generale Articolul 1Prezentul regulament stabileşte normele de ordine interioară, principiile şi regulile privind desfăşurarea activităţilor structurilor organizatorice ale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, denumită în continuare administraţie, precum şi relaţiile organizatorice dintre acestea, în scopul realizării funcţiilor de previziune, planificare, organizare, coordonare şi control, potrivit prevederilor legale în vigoare. Articolul 2(1) Structura organizatorică a administraţiei este stabilită prin ordin al ministrului justiţiei.(2) Structurile din componenţa administraţiei, denumite în continuare structuri, au competenţa, în domeniile lor de activitate, de a îndruma, coordona, controla şi răspunde de îndeplinirea atribuţiilor, conform prevederilor actelor normative în vigoare. Articolul 3Domeniile de competenţă ale structurilor sunt prevăzute în regulamentul de organizare şi funcţionare al administraţiei. Articolul 4(1) Personalul structurilor este compus din funcţionari publici cu statut special şi personal civil.(2) Personalul structurilor se supune prevederilor legale care îi reglementează activitatea. Articolul 5(1) Prezentul regulament se aplică tuturor categoriilor de personal din structuri, precum şi personalului delegat/detaşat de la alte instituţii, elevilor şi studenţilor care desfăşoară activităţi de practică în structuri şi, în părţile care le privesc, tuturor persoanelor care au acces în incinta acestora.(2) Dispoziţiile prezentului regulament se completează cu prevederile actelor normative în vigoare. Capitolul IIPrincipiile privind desfăşurarea activităţilor în cadrul administraţiei Articolul 6Pentru realizarea obiectivelor şi atribuţiilor ce îi revin, administraţia colaborează cu instituţiile publice de apărare, ordine publică şi siguranţă naţională, cu alte instituţii ale statului, precum şi cu asociaţii şi organizaţii neguvernamentale. Articolul 7Principiile care stau la baza activităţii administraţiei sunt: a)legalitatea - în exercitarea atribuţiilor, personalul structurilor este obligat să respecte legea, precum şi drepturile şi libertăţile constituţionale ale persoanelor; b)nediscriminarea şi echidistanţa - în îndeplinirea atribuţiilor de serviciu, personalul structurilor este obligat să aplice prevederile legale în mod nediferenţiat, fără discriminări pe criterii de etnie, rasă, limbă, naţionalitate, sex, apartenenţă sindicală şi religie, acţionând cu imparţialitate şi într-o manieră echitabilă; c)disponibilitatea - reprezintă obligaţia personalului structurilor de a acţiona pentru soluţionarea problemelor de serviciu repartizate de şeful ierarhic, contribuind permanent la îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei activităţii unităţii din care face parte; d)prioritatea interesului public - în îndeplinirea atribuţiilor funcţionale, personalul structurilor este obligat să respecte şi să promoveze atributul ce fundamentează activitatea administraţiei; e)profesionalismul - obligaţia personalului structurilor de a cunoaşte şi de a aplica corect şi responsabil, în exercitarea atribuţiilor de serviciu, prevederile actelor normative în vigoare cu incidenţă asupra domeniilor în care îşi desfăşoară activitatea, precum şi de a-şi dezvolta în mod continuu, prin dobândirea de cunoştinţe, abilităţile profesionale, în vederea obţinerii şi menţinerii unui standard înalt de calitate a muncii specifice; f)confidenţialitatea - reprezintă obligaţia personalului structurilor de a garanta securitatea datelor şi a informaţiilor obţinute în exercitarea autorităţii conferite de lege. Capitolul IIISistemul de relaţii al administraţiei Articolul 8Principalele relaţii la nivelul administraţiei sunt relaţiile de autoritate, relaţiile de cooperare/colaborare, relaţiile publice şi relaţiile cu publicul. Articolul 9Relaţiile de autoritate, la nivelul administraţiei, pot fi ierarhice, funcţionale şi de coordonare. Articolul 10(1) Relaţiile ierarhice se stabilesc pe linie de subordonare nemijlocită între nivelurile ierarhice ale administraţiei, între acestea şi eşaloanele subordonate, precum şi între funcţiile de conducere şi cele de execuţie.(2) Relaţia ierarhica funcţionează, cu caracter temporar, şi în situaţia constituirii organelor colective de lucru, analiză şi decizie. Articolul 11(1) Autoritatea funcţională reprezintă competenţa acordată unei structuri/persoane de a dispune măsuri obligatorii faţă de celelalte structuri/persoane care concură la îndeplinirea obiectivelor stabilite.(2) Relaţiile funcţionale se stabilesc între două sau mai multe structuri sau între structurile administraţiei şi instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea administraţiei, dintre care una are asupra celeilalte/celorlalte autoritate funcţională, derivată din domeniul de responsabilitate al acesteia. Articolul 12(1) Relaţiile de cooperare instituţională se stabilesc între structuri sau între structuri şi instituţiile/structurile aflate în subordinea/coordonarea administraţiei.(2) Relaţiile de colaborare interinstituţională/cu societatea civilă se stabilesc, după caz, între administraţie şi alte instituţii publice, asociaţii şi organizaţii neguvernamentale, precum şi cu alte persoane juridice şi fizice. Articolul 13(1) Relaţiile publice sunt gestionate, la nivelul administraţiei, de structura de informare şi relaţii publice, cu respectarea interesului public.(2) Relaţiile publice se realizează prin comunicarea internă, prin comunicarea cu cetăţenii, prin comunicarea externă, prin comunicarea internaţională, prin gestionarea crizelor mediatice şi a imaginii publice a administraţiei.(3) În situaţiile în care reprezentanţii mass-mediei solicită personalului administraţiei precizări, declaraţii, interviuri, acesta are obligaţia de a-i îndruma către structura de specialitate. Articolul 14(1) Organizarea şi desfăşurarea comunicării interne revin şefilor de structuri şi se realizează cu toate categoriile de personal, în conformitate cu obiectivele prioritare stabilite şi cu nevoile de informare ale personalului. Comunicarea internă este o componentă a conducerii, având drept scop informarea celor interesaţi asupra deciziilor.(2) Comunicarea externă urmăreşte promovarea sistematică, prin presa scrisă şi audiovizuală, a unor date şi informaţii publice referitoare la activitatea administraţiei.(3) Comunicarea internaţională are drept scop promovarea sistematică, prin presa scrisă şi audiovizuală internaţională, a datelor publice referitoare la activitatea administraţiei. Articolul 15Relaţiile cu publicul la nivelul administraţiei şi al structurilor sale asigură relaţionarea instituţiei cu cetăţenii şi cu organizaţiile legal constituite, prin activităţi de primire, înregistrare, repartizare şi soluţionare a petiţiilor adresate conducerii administraţiei, precum şi prin organizarea activităţii de primire a cetăţenilor în audienţă. Capitolul IVProcesul managerial în cadrul administraţiei Secţiunea 1Dispoziţii generale Articolul 16(1) În sensul prezentului regulament, procesul managerial reprezintă ansamblul de activităţi prin care personalul de conducere/managerii planifică, organizează, coordonează şi controlează activitatea subordonaţilor lor, în scopul realizării obiectivelor generale şi specifice, în condiţii de eficienţă şi de responsabilitate profesională.(2) Funcţiile procesului managerial în structurile administraţiei sunt:a)planificarea, organizarea şi coordonarea activităţilor; b)coordonarea structurii şi stimularea personalului; c)controlul activităţilor; d)evidenţa şi urmărirea executării dispoziţiilor; e)monitorizarea performanţelor; f)identificarea riscurilor; g)separarea atribuţiilor; h)asigurarea continuităţii activităţii; i)asigurarea accesului la resurse; j)autoevaluarea. Secţiunea a 2-aPlanificarea, organizarea, coordonarea şi evaluarea activităţilor structurilor Articolul 17(1) Planificarea, având ca principale instrumente de cunoaştere diagnoza şi prognoza, reprezintă alegerea sarcinilor care trebuie îndeplinite pentru realizarea obiectivelor propuse, prezentarea modului în care trebuie îndeplinite sarcinile şi precizarea momentului în care trebuie îndeplinite.(2) Etapele planificării sunt:a)identificarea şi stabilirea obiectivelor; b)formularea variantelor de acţiune, pe baza rezultatelor diagnozelor şi prognozelor; c)stabilirea priorităţilor; d)stabilirea etapelor acţiunii planificate; e)normarea acţiunii corespunzător etapelor; f)programarea acţiunii; g)alocarea resurselor. Articolul 18Stabilirea şi structurarea activităţilor pentru îndeplinirea obiectivelor/misiunilor de către structurile administraţiei se concretizează în: a)documente de planificare strategică; b)documente de planificare operaţională. Articolul 19Planurile unice prevăd, în mod expres, necesarul de fonduri pentru finanţare, pe activităţi şi perioade de timp. Articolul 20Planificarea activităţilor ce urmează a fi desfăşurate se realizează în limita fondurilor alocate prin bugetul aprobat. Articolul 21Organizarea şi conducerea structurilor sunt activităţi coordonate, după caz, de directorul general sau directorii generali adjuncţi. Articolul 22Organizarea activităţilor presupune stabilirea nivelurilor ierarhice, responsabilităţilor şi/sau sarcinilor fiecărei structuri. Articolul 23Pentru eficientizarea sistemului informaţional/decizional, creşterea operativităţii în îndeplinirea atribuţiilor şi sarcinilor curente, evitarea omisiunilor şi/sau distorsionării deciziilor ori a perturbării fluxului de transmitere a datelor şi informaţiilor, se respectă nivelurile ierarhice, de la cel superior la cel inferior. Articolul 24Activităţile şi sarcinile ce revin structurilor se stabilesc corespunzător funcţiilor şi nivelurilor ierarhice şi se materializează în: a)dispoziţii ale directorului general, necesare îndeplinirii atribuţiilor; b)dispoziţia zilnică a şefului structurii, document emis cu privire la organizarea şi desfăşurarea activităţilor curente; c)dispoziţiile şefilor structurilor, necesare reglementării unor activităţi punctuale în cadrul acestora, obligatorii pentru personalul din subordine. Articolul 25(1) Activităţile planificate, în a căror rezolvare sunt implicate mai multe structuri, se organizează de către şeful primei structuri cu competenţă de soluţionare, denumită în continuare structură titulară, şi sunt coordonate, după caz, de directorul general/directorul general adjunct care coordonează structura titulară sau de persoana desemnată de acesta.(2) Structura titulară poate colabora şi cu alte structurii dacă este atins domeniul de activitate al acestora, cu informarea din timp a structurilor respective.(3) Structurile solicitate contribuie la activitatea iniţiată de structura titulară şi preiau din responsabilităţile acesteia, potrivit competenţelor pe care le au în domeniul respectiv.(4) Desfaşurarea activităţilor neplanificate, în a căror rezolvare sunt implicate mai multe structuri, se asigură prin grija şefului structurii titulare şi sub coordonarea, după caz, a directorului general, respectiv a directorului general adjunct care coordonează structura titulară. Articolul 26(1) Coordonarea îndeplinirii sarcinilor se execută de către şefii structurilor implicate, prin informare reciprocă.(2) Informarea reciprocă şi colaborarea dintre structuri se desfăşoară, în principal, prin:a)discuţii/convorbiri/consultări; b)stabilirea procedurilor de lucru şi a colectivelor; c)schimb de materiale/documente/informaţii şi date; d)clarificarea/eliminarea punctelor de vedere divergente; e)analiza rezultatelor parţiale şi finale. Articolul 27(1) Pentru problemele ample, a căror soluţionare necesită o colaborare intensă şi directă între mai mulţi specialişti ai unor domenii, pot fi constituite temporar, prin decizie, grupuri de lucru pe domenii de activitate, programe sau proiecte.(2) Constituirea grupului de lucru nu afectează responsabilitatea structurilor în ceea ce priveşte atribuţiile ce le revin. Articolul 28(1) La constituirea unui grup de lucru se stabilesc: denumirea, compunerea, mandatul, autoritatea şi competenţele, persoana desemnată coordonator, tipul relaţiilor de lucru, modul de lucru, durata de funcţionare, locul de desfăşurare a activităţii, finalitatea activităţii.(2) În compunerea grupurilor de lucru trebuie să se regăsească personal a cărui competenţă face obiectul soluţionării problemei, desemnat de către şefii de structuri.(3) Personalul desemnat trebuie să aibă competenţa şi experienţa necesare pentru rezolvarea problemei stabilite şi să poată gestiona date şi informaţii specifice.(4) Conducerea grupului de lucru revine unei persoane din cadrul structurii titulare. Articolul 29La fiecare structură, organizarea, coordonarea activităţilor şi analiza eficienţei îndeplinirii sarcinilor se realizează după cum urmează: a)şefii structurilor organizează săptămânal activitatea pentru intervalul următor, în cadrul şedinţelor de lucru. Problemele dezbătute şi măsurile stabilite în aceste şedinţe se pot consemna în registrul cu procese-verbale ale şedinţelor de lucru, de regulă prin grija structurii de secretariat; b)şefii organizează activitatea pentru propria structură, de regulă, după stabilirea priorităţilor de către şeful ierarhic; c)activităţile individuale se organizează, zilnic, la începutul programului, pentru ziua curentă, sau la sfârşitul programului, pentru ziua următoare; d)structurile care organizează şi desfăşoară inspecţii şi controale, precum şi alte acţiuni complexe, care angajează mai multe forţe, îşi detaliază activităţile, de regulă, în ultima săptămână a fiecărei luni, pentru luna următoare. Articolul 30(1) Comisiile pe domenii de activitate se constituie prin decizie a directorului general sau a înlocuitorului legal al acestuia şi funcţionează pe baza dispoziţiilor acestuia. Din comisii pot face parte reprezentanţi ai organizaţiilor sindicale reprezentative.(2) Comisiile se constituie numai pentru rezolvarea problemelor deosebit de importante şi complexe, care excedează competenţelor/atribuţiilor unei structuri. Articolul 31Constituirea comisiilor se face cu respectarea următoarelor reguli: a)problematica să fie limitată temporar şi corespunzător din punctul de vedere al complexităţii, astfel încât să se evite depăşirea competenţelor membrilor comisiei; b)selecţia specialiştilor să vizeze, după caz, şi cuprinderea domeniilor conexe celui în a cărui sferă se află problema de rezolvat; c)eliberarea, totală sau parţială, a membrilor comisiei de obligaţiile de serviciu curente sau cel puţin acordarea de prioritate colaborării în cadrul comisiei faţă de celelalte activităţi; d)participarea fiecărui membru la rezolvarea problemelor în ansamblu; e)obligaţia tuturor structurilor de a sprijini activitatea comisiei, prin punerea la dispoziţie a documentelor şi datelor solicitate; f)obligaţia preşedintelui comisiei de a prezenta rezultatele, nemijlocit, conducerii administraţiei; g)asigurarea spaţiilor de lucru şi a sprijinului logistic necesar. Articolul 32Verificarea semestrială şi anuală a pregătirii continue a personalului din structuri, precum şi evidenţa rezultatelor se desfăşoară/se ţine potrivit prevederilor legale în vigoare. Articolul 33Evaluarea rezultatelor activităţilor desfăşurate de structuri se realizează, pe niveluri ierarhice şi pe domenii de responsabilitate, prin verificare, control, analize, comparaţii şi observare personală. Articolul 34Bilanţul anual al administraţiei este precedat de bilanţurile anuale ale structurilor. Secţiunea a 3-aConducerea şi mecanismul decizional Articolul 35(1) Conducerea administraţiei se exercită de către directorul general.(2) În absenţa directorului general, conducerea administraţiei se exercită de către persoana desemnată de către acesta, prin decizie.(3) Directorul general răspunde de întreaga activitate a administraţiei şi reprezintă administraţia în raporturile cu celelalte autorităţi publice, cu persoanele juridice şi fizice din ţară şi din străinătate, precum şi în justiţie.(4) Directorii generali adjuncţi răspund de organizarea şi conducerea activităţii structurilor coordonate, potrivit atribuţiilor şi competenţelor stabilite de directorul general. Articolul 36Structurile organizează, coordonează, controlează, îndrumă, sprijină şi monitorizează, potrivit competenţelor în domeniul de activitate, modul de aplicare a prevederilor legale de către unităţile subordonate administraţiei. Articolul 37(1) În sensul prezentului regulament conducerea reprezintă ansamblul activităţilor prin care persoanele cu funcţii de conducere asigură coordonarea activităţii personalului subordonat, în sensul şi cu scopul realizării obiectivelor stabilite la nivelul administraţiei.(2) Cerinţele conducerii constau în: cunoaşterea situaţiei existente în domeniul de competenţă; identificarea formelor, metodelor, tehnicilor, procedeelor, procedurilor şi mijloacelor optime de acţiune; identificarea modalităţilor optime de motivare a personalului.(3) Metoda de conducere este maniera prin care persoanele cu funcţii de conducere desfăşoară procesul de conducere, transformând, prin decizii, informaţiile în acţiuni, în scopul creşterii eficienţei/operativităţii acţiunilor, în vederea îndeplinirii atribuţiilor din competenţă. Articolul 38Dispoziţia şefului ierarhic, ca esenţă a atributului de conducere, trebuie să îndeplinească următoarele condiţii: a)să fie legală; b)sa fie emisă în baza unei autorităţi instituţionale; c)să fie emisă în timp optim; d)să asigure condiţiile care fac posibilă executarea ei. Articolul 39(1) Fundamentarea deciziilor conducerii administraţiei se realizează în scris de către şefii structurilor, potrivit competenţelor şi domeniilor de responsabilitate, cu respectarea principiilor de eficienţă şi eficacitate a actului decizional.(2) În funcţie de problematica abordată, procesul de fundamentare a deciziilor presupune şi consultarea unităţilor subordonate administraţiei, a organizaţiilor sindicale reprezentative, a asociaţiilor şi organizaţiilor neguvernamentale, a altor persoane juridice, precum şi a persoanelor fizice, în condiţiile prevăzute de lege. Articolul 40Fundamentarea deciziilor şefilor de structuri se realizează de către subordonaţi, precum şi de către grupurile de lucru anume desemnate, potrivit competenţelor şi domeniilor de responsabilitate. Articolul 41Persoanele cu funcţii de conducere pot atribui temporar, prin delegare de competenţă, îndeplinirea atribuţiilor ce le revin unor persoane subordonate ierarhic. Articolul 42Controlul îndeplinirii prevederilor prezentului regulament se realizează, după caz, de către persoanele cu funcţii de conducere, fiecare pentru componenta pe care o coordonează, respectiv de către structurile cu atribuţii şi competenţe de control, potrivit reglementărilor legale în vigoare. Secţiunea a 4-a Evidenţa, păstrarea şi manipularea deciziilor, precum şi a protocoalelor de cooperare/colaborare Articolul 43(1) La nivelul structurii secretariat şi registratură generală se constituie registre pe suport hârtie şi/sau registre electronice, ce au drept scop evidenţa şi păstrarea deciziilor comune emise de directorul general.(2) Evidenţa deciziilor cu caracter normativ emise de directorul general se realizează de structura juridică, prin publicarea în Monitorul Oficial al României.(3) Evidenţa deciziilor de gestiune a resurselor umane se realizează de structura resurse umane.(4) Evidenţa deciziilor pe linie de management organizatoric se realizează de structura iniţiatoare.(5) Difuzarea deciziilor directorului general se realizează de către structura iniţiatoare, prin structura secretariat şi registratură generală.(6) Protocoalele de colaborare interinstituţională se păstrează la structurile iniţiatoare, iar un exemplar la structura secretariat şi registratură generală.(7) Evidenţa acordurilor colective şi a contractelor colective de muncă încheiate la nivelul administraţiei se realizează de structura juridică. Capitolul VDesfăşurarea activităţilor în structurile administraţiei Secţiunea 1Programul de lucru Articolul 44(1) Programul de lucru în structurile administraţiei se desfăşoară în intervalul orar 8,00-16,00.(2) Prin excepţie, pentru desfăşurarea unor activităţi temporare cu caracter specific, se poate organiza programul de lucru în alt interval orar, cu obligaţia de a se asigura corespunzător compensarea cu timp liber.(3) Programul de lucru al structurilor care desfăşoară activităţi cu publicul se stabileşte de către conducătorul administraţiei, în raport cu amploarea activităţii, asigurându-i-se personalului respectarea programului de lucru legal şi repartizarea corespunzătoare a volumului de muncă.(4) Programul de lucru al personalului care execută serviciu operativ 24 din 24 de ore se stabileşte prin dispoziţie a directorului general.(5) Stabilirea programului de lucru se face cu avizul consultativ al organizaţiilor sindicale reprezentative. Articolul 45(1) În situaţii de urgenţă personalul este obligat, potrivit prevederilor legale în vigoare, să se prezinte de îndată la unitate.(2) În situaţia prevăzută la alin. (1), personalul acţionează potrivit atribuţiilor stabilite de legislaţia în vigoare şi în baza planurilor de creştere a capacităţii operaţionale/intervenţie/ alertare/anunţare, după caz, elaborate la nivelul administraţiei. Articolul 46(1) Şeful administraţiei poate dispune reducerea programului de lucru în perioadele cu temperaturi extreme şi în alte condiţii prevăzute de actele normative în vigoare.(2) Programul de lucru pentru personalul detaşat se stabileşte de către şeful structurii unde acesta este detaşat.(3) Personalul delegat îşi desfăşoară activitatea conform programului de lucru al structurii la care este delegat. Articolul 47(1) În situaţii neprevăzute, care impun desfăşurarea de activităţi peste durata programului de lucru, şeful structurii dispune în scris, cu justificarea temeinică a hotărârii sale şi în condiţiile prevăzute de prevederile legale în vigoare, efectuarea de ore suplimentare.(2) Sarcinile care presupun desfăşurarea de activităţi după încheierea programului de lucru şi cele care necesită chemarea personalului la serviciu, de la domiciliu, din timpul liber al acestuia, se îndeplinesc în condiţiile alin. (1), cu respectarea prevederilor art. 44 alin. (2). Articolul 48(1) Orele de serviciu prestate de personal peste durata programului de lucru se consideră ore suplimentare şi se plătesc sau se compensează cu timp liber corespunzător, conform dispoziţiilor legale în vigoare.(2) Orele de serviciu prestate de personal în zilele libere sau pe timpul sărbătorilor legale stabilite potrivit legii, în afara programului de lucru, se consideră ore suplimentare şi se plătesc sau se compensează cu timp liber corespunzător, conform dispoziţiilor legale în vigoare. Articolul 49(1) Personalul care, din motive întemeiate, întârzie sau absentează de la serviciu este obligat să anunţe imediat şeful nemijlocit.(2) Personalul poate părăsi locul de muncă, în timpul programului, în situaţii temeinic justificate, numai cu acordul şefului nemijlocit, în condiţiile prevăzute de dispoziţiile în vigoare. Articolul 50(1) Personalul aflat în timpul liber, după efectuarea serviciului, nu participă la executarea şedinţelor de tragere cu armamentul din dotare, la activităţile de pregătire fizică, la analize profesionale sau la orice alte activităţi, exceptând situaţiile în care neparticiparea la aceste activităţi ar face imposibilă evaluarea acestuia.(2) Pentru participarea la astfel de activităţi din timpul liber, personalului i se acordă compensarea în mod corespunzător, cu timp liber sau cu plata orelor suplimentare, conform legislaţiei în vigoare.(3) Munca de noapte se prestează de către personal în limitele şi cu acordarea drepturilor compensatorii prevăzute de lege. Secţiunea a 2-a Reguli privind asigurarea spaţiilor administraţiei, în afara programului de lucru Articolul 51(1) La terminarea programului de lucru, uşile încăperilor se încuie, iar, în condiţiile în care se deţin documente clasificate, uşile se încuie şi se sigilează.(2) Un rând de chei de la uşile încăperilor se păstrează la panoul instalat în acest sens la dispeceratul unităţii. Articolul 52În afara orelor de program, accesul în spaţiile structurilor se face numai cu aprobarea conducerii unităţii. Secţiunea a 3-a Circuitul documentelor la nivelul administraţiei Articolul 53(1) Primirea, sortarea, înregistrarea, repartizarea şi expedierea corespondenţei adresate administraţiei se realizează de structura secretariat şi registratură generală.(2) La nivelul celorlalte structuri, persoanele desemnate de şeful nemijlocit sunt responsabile de soluţionarea corespondenţei adresate administraţiei, în funcţie de competenţă.(3) Circuitul corespondenţei interne şi externe a administraţiei se asigură prin aplicaţia informatizată de evidenţă a documentelor.(4) Toate structurile administraţiei sunt responsabile de clasarea şi arhivarea corespondenţei, conform Nomenclatorului dosarelor şi termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea administraţiei.(5) Multiplicarea documentelor şi urmărirea termenelor de soluţionare constituie atribute ale fiecărei structuri din componenţa administraţiei şi se realizează potrivit prevederilor în vigoare.(6) Formatul şi modalitatea de transmitere a corespondenţei se fac potrivit prevederilor în vigoare. Articolul 54Atunci când documentele adresate administraţiei conţin informaţii clasificate, acestea se gestionează de către structura informaţii clasificate, cu respectarea prevederilor în vigoare privind protecţia informaţiilor clasificate. Secţiunea a 4-a Ţinuta personalului Articolul 55(1) În sediul administraţiei, în timpul programului de lucru, personalul îşi desfăşoară activitatea în uniformă sau în ţinută civilă, în condiţiile stabilite prin reglementările interne în vigoare.(2) Ţinuta personalului trebuie să fie decentă.(3) Administraţia are obligaţia asigurării unei ţinute de serviciu complete. Articolul 56Pentru evenimentele oficiale ale administraţiei, ţinuta se stabileşte de către persoana care conduce organizarea evenimentului. Secţiunea a 5-aConcedii şi învoiri Articolul 57Acordarea concediilor şi învoirilor personalului se realizează potrivit prevederilor legale în vigoare. Articolul 58Evidenţa prezenţei personalului se ţine la secretariatul fiecărei structuri, iar mişcările zilnice ale personalului se consemnează în decizia zilnică. Capitolul VI Accesul şi paza în administraţie Articolul 59Accesul persoanelor în administraţie se organizează şi se desfăşoară potrivit prevederilor legale în vigoare. Articolul 60(1) Structura de resurse umane asigură gestionarea documentelor de legitimare a personalului administraţiei.(2) Direcţia siguranţa deţinerii şi regim penitenciar coordonează activitatea personalului care asigură paza, accesul, supravegherea video şi intervenţia la sediul administraţiei.(3) Cartelele individuale de acces în sediul administraţiei se eliberează prin grija personalului care deserveşte structura IT a administraţiei. Capitolul VII Măsurile de protecţie privind informaţiile clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă, apărarea împotriva incendiilor, protecţia mediului şi regulile privind fumatul în administraţie Secţiunea 1Măsuri de protecţie privind informaţiile clasificate Articolul 61În administraţie accesul la informaţii clasificate este permis în condiţiile prevăzute de legislaţia din domeniu, cu respectarea principiului necesităţii de a cunoaşte. Articolul 62Evidenţa, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, transportul, transmiterea, distrugerea şi măsurile de protecţie a informaţiilor clasificate, la nivelul administraţiei, se realizează în conformitate cu prevederile actelor normative în vigoare. Secţiunea a 2-a Reguli privind securitatea şi sănătatea în muncă în administraţie Articolul 63(1) Şefii structurilor administraţiei au obligaţia de a asigura aplicarea normelor privind securitatea şi sănătatea personalului în toate aspectele legate de muncă.(2) În cadrul responsabilităţilor pe care le au, şefii structurilor administraţiei au obligaţia să ia măsurile necesare/să solicite luarea măsurilor necesare, potrivit competenţelor, pentru:a)asigurarea securităţii şi protecţia sănătăţii personalului; b)prevenirea riscurilor profesionale; c)informarea şi instruirea personalului; d)asigurarea cadrului organizatoric şi a mijloacelor necesare securităţii şi sănătăţii în muncă. Articolul 64Şefii structurilor administraţiei au obligaţia de a comunica de îndată structurii de securitate şi sănătate în muncă orice accident suferit de personalul din subordine, atât la locul de muncă şi/sau în îndeplinirea îndatoririlor de serviciu, cât şi în timpul deplasării la/de la domiciliu, precum şi situaţiile de persoane date dispărute şi intoxicaţiile acute profesionale. Articolul 65Fiecare persoană din cadrul structurilor administraţiei trebuie să îşi desfăşoare activitatea în conformitate cu pregătirea şi instruirea sa, precum şi cu instrucţiunile primite din partea conducătorilor administraţiei, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare ori de îmbolnăvire profesională nici propria persoană, nici alte persoane care pot fi afectate de acţiunile sau omisiunile sale, în timpul procesului de muncă. Articolul 66Personalul structurilor are următoarele obligaţii: a)să utilizeze, conform prevederilor legale, aparatura, uneltele, substanţele periculoase, echipamentele de transport etc.; b)să utilizeze, conform prevederilor legale, echipamentul individual de protecţie din dotare, pe care, după utilizare, să îl depună la locul destinat pentru păstrare; c)să nu procedeze la scoaterea din funcţiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate instalate pe aparatură, unelte, instalaţii tehnice şi clădire şi să le utilizeze corect; d)să comunice imediat şefului unităţii şi/sau lucrătorilor desemnaţi orice situaţie de muncă pentru care există motive întemeiate să fie considerată un pericol pentru securitatea şi sănătatea personalului, precum şi orice deficienţă a sistemelor de protecţie; e)să aducă de îndată la cunoştinţa conducătorului locului de muncă şi/sau a şefului unităţii accidentele de muncă suferite de sine ori de altul, atât la locul de muncă şi/sau în îndeplinirea îndatoririlor de serviciu, cât şi în timpul deplasării la/de la domiciliu; f)să coopereze cu şeful unităţii şi/sau cu lucrătorii desemnaţi, atât timp cât este necesar, pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri ori cerinţe dispuse de către inspectorii de muncă şi inspectorii sanitari, pentru protecţia sănătăţii şi securităţii lucrătorilor; g)să coopereze, atât timp cât este necesar, cu şeful unităţii şi/sau cu lucrătorii desemnaţi, pentru a permite acestuia/acestora să se asigure că mediul de muncă şi condiţiile de lucru sunt sigure şi fără riscuri pentru securitate şi sănătate, în domeniul său de activitate; h)să îşi însuşească şi să respecte prevederile legislaţiei din domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă şi măsurile de aplicare a acestora. Secţiunea a 3-a Apărarea împotriva incendiilor la nivelul administraţiei Articolul 67Şefii structurilor administraţiei răspund pentru asigurarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor, de prevenire şi stingere, pentru spaţiile şi bunurile materiale pe care le administrează. Articolul 68Pe linia apărării împotriva incendiilor, şeful administraţiei are următoarele atribuţii: a)verifică, prin persoana desemnată, modul în care sunt respectate măsurile privind activităţile de apărare împotriva incendiilor, instalaţiile şi materialele de stins incendii, precum şi pregătirea pentru intervenţie a personalului; b)dispune efectuarea de cercetări, potrivit regulilor stabilite în reglementările de specialitate, privind împrejurările şi cauzele care au provocat incendii; c)stabileşte modul de efectuare a instructajului de prevenire şi stingere a incendiilor, conform normelor în vigoare; d)organizează activităţi de anunţare şi alarmare în caz de incendiu. Articolul 69Activitatea de prevenire şi stingere a incendiilor se organizează de către persoana desemnată astfel: a)organizează activitatea de prevenire şi stingere a incendiilor, potrivit normelor în vigoare, în toate încăperile administraţiei; b)urmăreşte, prin personalul desemnat, modul de amplasare a materialelor de stins incendii şi verifică starea tehnică, întreţinerea şi funcţionarea acestora; c)interzice efectuarea lucrărilor cu foc deschis în alte locuri decât cele stabilite şi amenajate în acest scop; d)organizează activitatea de prevenire şi stingere a incendiilor; e)afişează la loc vizibil documentele aferente şi urmăreşte prelucrarea şi însuşirea lor de către întregul personal al administraţiei; f)asigură marcarea locurilor periculoase cu indicatoare avertizoare, conform reglementărilor legale în vigoare; g)asigură materialele de prevenire şi stingere a incendiilor, potrivit normelor de dotare; i)verifică periodic, cel puţin o dată pe trimestru, starea de întreţinere a tuturor materialelor, dispozitivelor, instalaţiilor şi utilajelor de stins incendii şi ia măsuri de remediere a neajunsurilor constatate; j)organizează şi asigură desfăşurarea corespunzătoare a lucrărilor cu foc deschis; k)asigură păstrarea şi depozitarea corespunzătoare a materialelor periculoase. Articolul 70Personalul structurilor răspunde de cunoaşterea şi respectarea regulilor şi măsurilor de prevenire şi stingere a incendiilor şi are următoarele obligaţii: a)să cunoască şi să aplice normele de apărare împotriva incendiilor; b)să respecte regulile privind fumatul instituite în spaţiile unităţii aparatului central, precum şi pe cele referitoare la executarea lucrărilor cu pericol de incendiu: sudura, folosirea aparatelor electrice de încălzire şi altele asemenea; c)să controleze, la începerea şi încheierea programului, locurile de muncă, în vederea depistării şi înlăturării cauzelor generatoare de incendii; d)să cunoască modul de funcţionare şi să nu deterioreze mijloacele de protecţie împotriva incendiilor; e)să anunţe imediat orice incendiu sau început de incendiu declanşat; f)să participe la stingerea incendiilor, evacuarea oamenilor şi a documentelor importante, înlăturarea efectelor incendiilor sau dezastrelor, potrivit planurilor de evacuare în caz de incendiu; g)să participe la instructajele de prevenire şi stingere a incendiilor; h)să nu intervină în afara atribuţiilor de serviciu pentru remedierea unor defecţiuni la instalaţia de iluminat şi de forţă: schimbarea siguranţelor, mutarea sau instalarea lămpilor, întrerupătoarelor, prizelor etc.; i)să nu cureţe pardoselile şi mobilierul cu substanţe inflamabile; j)să se asigure că resturile de la ţigări, din coşurile dispuse în locurile amenajate pentru fumat, să fie stinse şi, pe cât posibil, acestea să nu vină în contact cu materiale combustibile sau inflamabile; k)să nu blocheze căile de acces şi de evacuare, hidranţii, sursele de apă, stingătoarele, tablourile electrice, total sau parţial, definitiv sau temporar, cu materiale, chiar dacă sunt incombustibile; l)să nu utilizeze pentru încălzire radiatoare, aparate de aer condiţionat, aeroterme şi altele asemenea, cu excepţia celor aflate în inventarul de gestiune al administraţiei; m)să nu distrugă prin ardere, decât în locuri special amenajate, deşeuri, reziduuri, gunoaie şi alte materiale combustibile. Secţiunea a 4-aMăsuri de protecţie antiseismică în administraţie Articolul 71Şefii structurilor răspund de: a)verificarea şi analizarea periodică a dispunerii mobilierului din încăperi, pentru evitarea blocării ieşirilor şi căilor de acces - holuri, scări, în caz de seism; b)verificarea periodică a stării de fixaţie din încăperi - mobilier, hărţi, planşe, cuier, rafturi, lustre etc. şi executarea lucrărilor necesare pentru fixarea acestora; c)pregătirea şi antrenarea personalului cu privire la modul de acţiune (protecţie şi intervenţie) la producerea unui seism major. Articolul 72Activităţile de protecţie antiseismică se organizează de Direcţia economico-administrativă prin: a)evaluarea nivelului de protecţie a clădirilor în care sunt dispuse structurile administraţiei; b)planificarea inspectării de urgenţă postseism a clădirilor; c)intervenţii de consolidare a clădirilor; d)cunoaşterea punctelor de întrerupere (oprire) a instalaţiilor de alimentare cu apă, gaze şi energie electrică şi stabilirea personalului pentru executarea acestor operaţiuni. Articolul 73Personalului structurilor i se recomandă să respecte următoarele reguli de protecţie antiseismică la locul de muncă: a)să îşi însuşească cunoştinţe necesare supravieţuirii în caz de seism; b)să evite aglomerarea spaţiilor cu piese de mobilier sau cu echipamente tehnice şi/sau casnice; amplasarea pieselor de mobilier sau a echipamentelor tehnice şi/sau casnice trebuie să se facă astfel încât să nu se afle în vecinătatea ieşirilor din încăperi, pentru a nu bloca prin deplasarea lor accesul în caz de seism; c)să fixeze aparatura astfel încât racordurile să nu sufere deteriorări în caz de seism; d)să poziţioneze obiectele fragile/valoroase într-un loc mai jos şi sigur; e)să amplaseze chimicalele/combustibilii în dulapuri asigurate/fixate împotriva răsturnării, în încăperi în care nu se lucrează şi în care nu există pericol de contaminare/incendiu; f)să asigure, prin fixarea de pereţi, mobilierul înalt sau instabil. Articolul 74Pe timpul producerii seismului, întregului personal al administraţiei i se recomandă să respecte următoarele reguli de comportare raţională, de protecţie individuală şi de grup: a)să rămână în încăpere, departe de ferestre, şi să se protejeze sub o grindă, toc de uşă solid, sub un birou/masă suficient de rezistent/rezistentă sau, cunoscând în prealabil elementele de construcţie rezistente, să acţioneze în consecinţă; b)dacă este posibil, să închidă potenţialele surse de incendii sau să acţioneze în acest sens imediat după încetarea seismului; c)să nu părăsească încăperea, să nu sară pe ferestre, să nu utilizeze scările şi nici ascensoarele şi, dacă este posibil, să deschidă spre exterior uşa încăperii, spre a preveni blocarea acesteia, în perspectiva evacuării după încetarea mişcării seismice; d)să nu alerge în stradă; e)dacă se află în afara unei clădiri, să se deplaseze cu calm cât mai departe de aceasta, spre un loc deschis şi sigur, ferinduse de eventualele căderi de tencuială, cărămizi, geamuri, coşuri, parapete, ornamente; f)în situaţia în care a fost surprins de căderi de tencuială, mobilier etc., să îşi asigure supravieţuirea în primul rând prin protejarea cu mâinile a capului, dar şi prin alte metode, în funcţie de situaţie. Articolul 75Ulterior producerii seismului, se recomandă ca întreg personalul să respecte următoarele reguli de comportare: a)să nu părăsească imediat spaţiul, camera, clădirea în care a fost surprins de seism, acordând primul ajutor persoanelor rănite şi calmând persoanele speriate sau panicate; b)să utilizeze telefoanele exclusiv pentru apeluri de urgenţă, spre a nu bloca circuitele sau reţelele telefonice; c)dacă s-a declanşat un incendiu, să acţioneze prin forţe proprii pentru stingerea acestuia; d)să verifice instalaţiile electrice şi/sau, după caz, de apă, gaze, canal şi, vizual, starea clădirii în interior; în cazul constatării de avarii, să anunţe unitatea pentru intervenţie şi să nu utilizeze foc deschis; e)să iasă cu calm şi prudenţă din clădire, fără a lua cu sine lucruri inutile, verificând în prealabil starea scării şi a căii de ieşire, spre a nu se expune la pericole; f)pentru orice eventualitate la ieşirea din încăpere/clădire se recomandă protejarea capului cu o cască de protecţie, iar, în lipsa acesteia, cu un taburet, o carte mai groasă, o geantă etc.; g)dacă întâlneşte uşi blocate, să acţioneze cu calm pentru deblocarea acestora; dacă uşile respective sunt prevăzute cu vitraj, să procedeze la spargerea geamului utilizând un scaun sau orice obiect la îndemână; h)dacă sesizează blocarea unor persoane în ascensor, să acţioneze pentru calmarea acestora şi să solicite ajutor de la personalul autorizat; i)să acorde ajutor echipelor de intervenţie/salvare; j)să urmeze recomandările de acţiune ale structurilor specializate, difuzate de posturile naţionale de radio şi televiziune; k)la evacuare, să acorde prioritate răniţilor, femeilor şi persoanelor în vârstă. Articolul 76Persoanelor surprinse sub dărâmături li se recomandă ca, adaptat la situaţie, să respecte următoarele reguli generale: a)să rămână calme şi să încerce deblocarea căilor de acces şi/sau eliberarea proprie sau a altor persoane de sub dărâmături/mobilier; b)să îi calmeze pe cei din preajmă şi să nu permită propagarea reacţiilor specifice panicii; c)să îşi semnaleze prezenţa prin lovirea în conducte sau în pereţi, la intervale regulate de timp; d)după stabilirea contactului verbal cu salvatorii, să solicite acestora primul ajutor şi să le furnizeze pe cât posibil datele solicitate; e)să nu se preocupe de durata acţiunii de salvare, conservându-şi şi canalizându-şi energia pentru a face faţă situaţiei. Secţiunea a 5-aProtecţia mediului în administraţie Articolul 77Îndrumarea şi controlul activităţilor de protecţie a mediului în cadrul administraţiei se realizează de către structura proprie de specialitate. Articolul 78La nivelul structurilor, şeful acestora răspunde de realizarea activităţilor de protecţie a mediului în spaţiile repartizate acesteia. Secţiunea a 6-aReguli privind fumatul în administraţie Articolul 79(1) Fumatul este interzis în spaţiile publice închise aflate în administraţie.(2) Fumatul este permis numai în spaţii special amenajate, delimitate, cu respectarea următoarelor condiţii obligatorii:a)să fie dotate cu sisteme de ventilaţie funcţionale, care să asigure evacuarea fumului de tutun; b)să fie dotate cu scrumiere şi extinctoare şi să fie amenajate în conformitate cu prevederile legale în vigoare privind prevenirea şi stingerea incendiilor; c)să fie marcate la loc vizibil cu unul dintre următoarele indicatoare: „Loc pentru fumat“, „Spaţiu pentru fumat“, „În acest spaţiu fumatul este permis“. Articolul 80Şefii structurilor au obligaţia de a dispune măsurile necesare, în cadrul structurilor proprii, pentru afişarea la loc vizibil a simbolurilor care interzic fumatul.