Regulament Nr.17 din 05.08.2020

În temeiul prevederilor art. 1 alin. (2), art. 2 alin. (1), art. 3, 6, precum şi ale art. 21² alin. (8) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare, în urma deliberărilor Consiliului Autorităţii de Supraveghere Financiară din cadrul şedinţei din data de 5 august 2020, Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezentul regulament. Articolul IRegulamentul Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 11/2016 privind activitatea de control periodic şi inopinat desfăşurată de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1.070 din 30 decembrie 2016, cu modificările şi completările ulterioare, se modifică şi se completează după cum urmează: 1. La articolul 2 alineatul (2), litera b) se modifică şi va avea următorul cuprins: b)audiere - tehnică de investigare, în baza unei decizii de audiere, care constă în determinarea condiţiilor şi împrejurărilor în care a fost desfăşurată o anumită activitate; 2. La articolul 2 alineatul (2), după litera b) se introduce o nouă literă, litera b¹), cu următorul cuprins: b¹) conciliere - şedinţă organizată la sediul A.S.F. sau la sediul entităţii controlate ori prin intermediul mijloacelor de comunicare on-line (aplicaţie pentru organizarea de şedinţe de la distanţă) care are loc între echipa de control şi conducerea entităţii controlate în vederea clarificării eventualelor divergenţe între constatările cuprinse în proiectul procesului-verbal de control şi punctele de vedere ale conducerii entităţii controlate. 3. La articolul 2 alineatul (2), literele d), e) şi k) se modifică şi vor avea următorul cuprins: d)control periodic - tip de control în legătură cu care entitatea controlată este notificată în prealabil şi care constă în verificarea periodică, la sediul entităţii sau de la distanţă în condiţiile prevăzute la art. 16¹ şi 16², a anumitor activităţi/ operaţiuni/procese interne şi mecanisme interne aferente unei perioade de timp determinate şi a îndeplinirii uneia sau mai multor obligaţii, conform legislaţiei incidente, în baza planului anual integrat de control, aprobat de către Consiliul A.S.F.; e)control încrucişat - tehnică de verificare, la sediul entităţilor sau de la distanţă, a înscrisurilor/operaţiunilor unei entităţi în corelaţie cu înscrisurile/operaţiunile unei alte entităţi;........ ................ ................ ................ ........ ......... k)entitate controlată - orice entitate pentru care s-a emis o decizie de control, care face parte dintre entităţile autorizate, reglementate şi/sau supravegheate de către A.S.F., prevăzute la art. 2 alin. (1) din O.U.G. nr. 93/2012; 4. La articolul 2 alineatul (2), după litera k) se introduce o nouă literă, litera k¹), cu următorul cuprins: k¹) notă de conciliere - document în cadrul căruia se consemnează rezultatul dezbaterilor legate de aspectele prezentate în punctul de vedere transmis de către entitatea controlată conform art. 18¹ alin. (2), care se anexează procesului-verbal de control; nota de conciliere este semnată de echipa de control şi conducerea entităţii controlate; 5. La articolul 4, litera b) se modifică şi va avea următorul cuprins: b)componenta de risc - vizează atât riscurile înregistrate la nivelul entităţii controlate, cât şi pe cele induse la nivel de piaţă, după caz. 6. La articolul 14, alineatul (1) se modifică şi va avea următorul cuprins: Articolul 14
(1) Echipa de control solicită reprezentanţilor entităţii controlate clarificări/explicaţii asupra anumitor aspecte, prin intermediul unei cereri de informaţii/unui chestionar, iar documentele întocmite primesc număr de înregistrare din partea entităţii controlate. 7. După articolul 16 se introduc două noi articole, articolele 16¹ şi 16² , cu următorul cuprins: Articolul 16¹
(1) Prin excepţie de la prevederile art. 13 alin. (1), în situaţii extraordinare care pun sau ar putea pune în pericol sănătatea sau condiţiile normale de muncă, precum epidemiile, pandemiile, fenomenele naturale extreme, cutremurele, actele de terorism şi alte situaţii care fac imposibilă derularea procedurii prezentului capitol, etapa desfăşurării acţiunii de control periodic la sediul entităţii se poate realiza şi de la distanţă.
(2) În situaţiile prevăzute la alin. (1), interacţiunea dintre entitatea controlată şi echipa de control se realizează prin intermediul mijloacelor de comunicare electronice, precum teleconferinţă, videoconferinţă, e-mail, platforme electronice, după caz. Toate documentele emise pe parcursul controlului sunt semnate de părţile implicate, respectiv de membrii echipei de control şi/sau de reprezentanţii entităţii controlate, după caz, cu semnătură electronică calificată sau olograf şi fotocopiate/ scanate în format PDF.
(3) În situaţia în care controlul periodic are loc de la distanţă se vor aplica, în mod corespunzător, prevederile din prezentul regulament referitoare la conţinutul deciziei de control, prevederile referitoare la documentele întocmite cu ocazia controlului, respectiv notificarea, procesul-verbal de control, precum şi prevederile referitoare la conciliere, la drepturile şi obligaţiile entităţii controlate şi ale echipei de control.
(4) Entitatea controlată trebuie să dispună de infrastructura informatică şi de mijloacele de comunicare necesare pentru a asigura derularea în bune condiţii a activităţii de control, inclusiv de semnătură electronică calificată şi, când este necesar, să acorde acces echipei de control la informaţiile din sistemele informatice prin intermediul cărora se realizează operaţiunile supuse verificărilor, conform tematicii de control.
(5) Accesul echipei de control la informaţiile din sistemele informatice se va realiza cu caracter temporar, cu drept de vizualizare şi cu respectarea politicilor de securitate ale entităţii controlate, prin intermediul unui angajat al entităţii controlate desemnat în acest sens. Articolul 16²
(1) Echipa de control transmite prin mijloace de comunicare electronice entităţii controlate decizia de control şi solicitarea documentelor şi informaţiilor pe care le consideră necesare pentru efectuarea controlului periodic de la distanţă, iar entitatea controlată va confirma primirea şi înregistrarea acestora în evidenţele proprii.
(2) Entitatea controlată are obligaţia să transmită documentele şi informaţiile solicitate în termenele precizate de echipa de control.
(3) Informaţiile sunt transmise electronic de către conducătorul entităţii controlate sau de către persoana desemnată în acest scop.
(4) Documentele şi informaţiile sunt transmise de către entitatea controlată în format electronic, de pe o adresă a entităţii, şi comunicată anterior echipei de control sau sunt încărcate într-o platformă electronică pusă la dispoziţie de către A.S.F., după caz. 8. La articolul 17, alineatul (1) se modifică şi va avea următorul cuprins: Articolul 17
(1) Echipa de control poate solicita entităţii controlate, în scris, de regulă prin e-mail, informaţii/documente/ explicaţii sau clarificări suplimentare, după caz, şi după încheierea procedurii de colectare a informaţiilor/documentelor/ explicaţiilor de la sediul entităţii controlate. 9. Articolul 18 se modifică şi va avea următorul cuprins: Articolul 18
(1) Echipa de control întocmeşte proiectul procesului-verbal de control, în baza documentelor verificate, a informaţiilor, datelor şi explicaţiilor obţinute de la entitatea controlată, precum şi a oricăror altor informaţii relevante.
(2) Proiectul procesului-verbal de control cuprinde: a)elementele de risc şi prudenţialitate identificate la nivelul entităţii controlate, după caz; b)descrierea elementelor de neconformitate constatate, respectiv faptele care reprezintă încălcări ale legislaţiei specifice aplicabile entităţii controlate, cu indicarea prevederilor legale reţinute că au fost nerespectate/încălcate; c)diverse solicitări şi recomandări adresate entităţii controlate, cu rol de prevenire sau corectare a unor situaţii potenţial generatoare de deficienţe, atenuare a efectelor unor evenimente produse sau de îndrumare a entităţii controlate în legătură cu anumite aspecte constatate; d)alte aspecte relevante, după caz.
(3) Conformitatea proiectului procesului-verbal de control cu obiectivele controlului şi tematica aferentă sunt asigurate la nivelul funcţiilor de coordonare şi conducere ale structurii de control. 10. După articolul 18 se introduce un nou articol, articolul 18¹, cu următorul cuprins: Articolul 18¹
(1) Coordonatorul echipei de control transmite entităţii controlate proiectul procesului-verbal de control, în format electronic, şi solicită reprezentanţilor entităţii controlate un punct de vedere asupra reţinerilor din acesta.
(2) Entitatea controlată transmite în scris un punct de vedere cu privire la reţinerile echipei de control din proiectul procesului-verbal de control în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data primirii acestuia.
(3) În cazul în care, până la expirarea termenului menţionat la alin. (2), nu a fost primit un punct de vedere, echipa de control redactează procesul-verbal de control, conform prevederilor art. 19.
(4) În termen de maximum 7 zile lucrătoare de la data primirii punctului de vedere, conform prevederilor alin. (2), are loc o şedinţă de conciliere cu reprezentatul/conducerea entităţii controlate la data, ora şi locaţia stabilite de comun acord, dacă este cazul.
(5) La şedinţa de conciliere participă echipa de control şi reprezentatul/conducerea entităţii controlate, şedinţă la care pot participa şi conducerea structurii de control din care face parte echipa de control, precum şi alte persoane de la entitatea controlată, dacă este cazul.
(6) Şedinţa de conciliere se înregistrează în format audio, cu acordul reprezentanţilor entităţii controlate care participă, în scopul clarificării aspectelor reţinute de către echipa de control în urma efectuării controlului, precum şi analizarea recomandărilor formulate pentru înlăturarea deficienţelor/ iregularităţilor constatate. Înregistrările se păstrează pe o durată de 3 ani de la data întâlnirii, cu asigurarea condiţiilor tehnice şi organizatorice adecvate pentru protecţia datelor cu caracter personal conţinute în acestea.
(7) La finalul şedinţei de conciliere se întocmeşte o notă de conciliere ce cuprinde aspectele discutate în cadrul şedinţei, care este anexată procesului-verbal de control.
(8) În situaţia în care după şedinţa de conciliere se menţin divergenţe, echipa de control consemnează în forma finală a procesului-verbal de control punctul de vedere al reprezentanţilor entităţii controlate şi, după caz, explică motivaţia neînsuşirii acestuia. 11. Articolul 19 se modifică şi va avea următorul cuprins: Articolul 19
(1) Procesul-verbal de control este definitivat în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la data şedinţei de conciliere prevăzută la art. 18¹, semnat electronic/olograf de către echipa de control, este înregistrat la registratura A.S.F. şi este comunicat entităţii controlate, în vederea aducerii la cunoştinţă a constatărilor reţinute în urma desfăşurării controlului şi formulării de eventuale obiecţiuni.
(2) Echipa de control poate solicita entităţii controlate, în scris, de regulă prin e-mail, informaţii/documente/explicaţii sau detalii suplimentare, pentru clarificarea anumitor aspecte ce rezultă din analizarea obiecţiunilor la procesul-verbal de control.
(3) Conformitatea procesului-verbal de control cu obiectivele controlului şi tematica aferentă sunt asigurate la nivelul funcţiilor de coordonare şi conducere ale structurii de control.
(4) Numărul de înregistrare al procesului-verbal de control, primit de la registratura A.S.F., se înscrie în registrul unic de control al entităţii controlate. 12. Articolul 21 se abrogă . Articolul IIActivităţile de control în curs de desfăşurare la data intrării în vigoare a prezentului regulament continuă în conformitate cu reglementările în vigoare la data începerii acţiunii de control. Articolul III Prezentul regulament se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi intră în vigoare la data publicării.Preşedintele Autorităţii de Supraveghere Financiară,Nicu Marcu