Regulament Nr.- din 22.09.2011de organizare şi funcţionare a Secretariatului General
ACT EMIS DE: Ministerul Administratiei si Internelor
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 705 din 06 octombrie 2011
(2) Organigrama Secretariatului General este prevăzută în anexa nr. 2. Articolul 7Relaţiile în cadrul Secretariatului General sunt ierarhice, de conducere sau de subordonare, iar între servicii, de cooperare. Articolul 8Secretariatul General coordonează, sprijină, îndrumă şi controlează, pe linia activităţilor specifice, compartimentele de profil din unităţile aparatului central şi din instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului. Capitolul IIIAtribuţiile Secretariatului General Articolul 9(1) Secretariatul General are următoarele obiective generale:a)asigură fluxul documentelor la nivelul conducerii ministerului; b)organizează activitatea de relaţii cu publicul la nivelul conducerii ministerului; c)realizează fluxul de informare-documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei, necesar conducerii ministerului şi specialiştilor; d)gestionează arhiva proprie neclasificată a aparatului central al ministerului; e)stabileşte concepţia de organizare şi desfăşurare a activităţilor în unităţile aparatului central şi în instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, privind circuitul legal al lucrărilor, informarea documentară, primirea şi soluţionarea petiţiilor, păstrarea şi evidenţa arhivei proprii neclasificate. (2) Secretariatul General are următoarele atribuţii principale:a)asigură primirea, înregistrarea, evidenţa, trierea şi circuitul lucrărilor de secretariat, la nivelul conducerii ministerului; b)gestionează şi monitorizează îndeplinirea dispoziţiilor conducerii ministerului cu privire la realizarea sarcinilor conform rezoluţiilor; c)organizează şi asigură serviciul la cabinetele ministrului şi secretarilor de stat; d)asigură evidenţa corespondenţei şi a activităţilor zilnice ale adjunctului şefului Departamentului ordine şi siguranţă publică, şefilor de departament, secretarului general, secretarilor generali adjuncţi şi consilierilor ministrului; e)asigură copierea materialelor conform dispoziţiilor conducerii ministerului, respectând normele legale privind multiplicarea, înregistrarea şi manipularea acestora; f)execută activităţile de secretariat tehnic pentru Colegiul ministerului, Comisia şi Subcomisia de dialog social pentru domeniul ordinii şi siguranţei publice; g)asigură organizarea grupurilor de lucru şi a şedinţelor desfăşurate la nivelul conducerii ministerului; h)asigură primirea, evidenţa, trierea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor adresate conducerii ministerului; i)asigură redactarea, după caz, a răspunsurilor la petiţiile adresate ministrului administraţiei şi internelor, secretarilor de stat, secretarului general, adjunctului şefului Departamentului ordine şi siguranţă publică, şefilor de departamente şi secretarilor generali adjuncţi; j)organizează activitatea de primire a cetăţenilor/ personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport la acest nivel; k)consiliază cetăţenii care se adresează conducerii ministerului; l)gestionează toate apelurile telefonice primite prin „Linia telefonică deschisă“ a ministerului; m)organizează activitatea necesară asigurării fluxului de informare-documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei; n)realizează mape documentare, studii comparative pe domeniile specifice de activitate ale ministerului şi asigură difuzarea acestora către structurile interesate; o)asigură traducerea corespondenţei conducerii ministerului; p)gestionează pagina de intranet a ministerului din punctul de vedere al informaţiilor prezentate; q)asigură organizarea, administrarea şi prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al ministerului - aparat central; r)asigură implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate deţinute/gestionate de conducerea ministerului, de personalul de la cabinetele conducerii ministerului şi la nivelul direcţiei; s)organizează activitatea de pregătire continuă a personalului propriu; t)desfăşoară activităţi specifice pentru asigurarea securităţii şi sănătăţii în muncă, la nivelul conducerii ministerului şi la nivelul direcţiei; u)desfăşoară activităţi specifice pentru apărarea împotriva incendiilor, la nivelul conducerii ministerului şi la nivelul direcţiei; v)execută activităţi de îndrumare, sprijin şi control pe liniile specifice de muncă în unităţile din aparatul central al ministerului, în instituţiile şi structurile din subordinea/coordonarea ministerului; w)gestionează şi asigură exploatarea corespunzătoare a sistemelor informatice pentru domeniile specifice de activitate. (3) Principalele documente elaborate în cadrul Secretariatului General sunt:a)proiecte de ordine şi instrucţiuni ale ministrului administraţiei şi internelor pe liniile de muncă date în competenţă; b)concepţii şi metodologii de organizare şi desfăşurare a activităţilor din domeniile secretariat, relaţii cu publicul, informare-documentare, intranet, arhivistic - periodic şi conform dispoziţiilor; c)ordinul de zi pe minister; d)ordine de serviciu pentru personalul de la cabinetele conducerii ministerului; e)documentele pentru desfăşurarea şedinţelor Colegiului ministerului şi ale conducerii ministerului (ordinea de zi, notele de sarcini, planul activităţilor Colegiului ministerului) - trimestrial, bilunar şi la nevoie; f)documentele pentru desfăşurarea şedinţelor Comisiei şi Subcomisiei de dialog social pentru domeniul ordinii şi siguranţei publice (ordine de zi, tematică etc.); g)corespondenţa cu unităţile din aparatul central al ministerului, cu instituţiile şi structurile din subordinea/coordonarea ministerului, cu alte instituţii, în vederea îndeplinirii sarcinilor specifice; h)informări privind activitatea de primire, evidenţă, examinare şi soluţionare a petiţiilor adresate conducerii unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, precum şi de primire în audienţă a cetăţenilor/personalului ministerului, la acest nivel; i)buletine de informare şi documentare - bimestrial; j)sinteze documentare - trimestrial; k)informări documentare pentru conducerea ministerului - bilunar; l)nomenclatorul arhivistic al documentelor neclasificate din unităţile aparatului central al ministerului; m)planurile principalelor activităţi ale serviciilor - anual şi trimestrial; n)fişele de sarcini pentru fiecare serviciu - lunar; o)planul pregătirii continue a personalului - anual, pentru fiecare serviciu şi pentru întreaga direcţie; p)rapoarte privind activitatea de îndrumare, sprijin şi control desfăşurată de persoanele abilitate, pe domeniile de competenţă specifice fiecărui serviciu; q)rapoarte privind activitatea desfăşurată la nivelul direcţiei şi al serviciilor - semestrial şi anual; r)analizele şi standardele ocupaţionale pentru fiecare activitate desfăşurată în cadrul direcţiei; s)procedurile formalizate pentru îndeplinirea activităţilor specifice; t)cerinţe de securitate specifice sistemelor informatice şi de comunicaţii, denumite în continuare SIC; u)proceduri operaţionale de securitate ale SIC; v)manualul de management al calităţii, conform actelor normative interne; w)registrul de riscuri; x)planul anual de prevenire a corupţiei la nivelul Secretariatului General; y)raportări semestriale şi anuale cu privire la activităţile desfăşurate la nivelul Secretariatului General în vederea prevenirii faptelor de corupţie; z)planul propriu anual al Secretariatului General pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al ministerului;aa) planul de alarmare a personalului Secretariatului General; bb) planul Secretariatului General de protecţie şi intervenţie în situaţii de urgenţă pentru efectivele, bunurile şi documentele dispuse în imobilul din Piaţa Revoluţiei; cc) planul Secretariatului General de evacuare în situaţii de urgenţă a efectivelor, bunurilor şi documentelor dispuse în imobilul din Piaţa Revoluţiei; dd) programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate la nivelul Secretariatului General; ee) documente privind evaluarea riscurilor, planul de prevenire şi protecţie, instrucţiuni proprii de securitate şi sănătate în muncă pentru conducerea ministerului şi pentru personalul Secretariatului General; ff) norme specifice de apărare împotriva incendiilor aplicabile locurilor de muncă din Secretariatul General. Capitolul IVConducerea Secretariatului General Articolul 10Conducerea Secretariatului General este asigurată de către director şi un director adjunct, serviciile sunt conduse de câte un şef de serviciu şi coordonate de către director şi directorul adjunct. Articolul 11Directorul Secretariatului General este şeful direct al întregului personal şi răspunde în faţa conducerii ministerului de întreaga activitate a efectivului Secretariatului General, îndeplinind atribuţiile din fişa postului, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 3. Articolul 12În exercitarea actului de conducere, directorul Secretariatului General: a)reprezintă direcţia în relaţiile cu şefii unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, cu instituţiile şi organismele din afara sistemului ministerului, potrivit competenţelor legale; b)planifică, organizează şi conduce activităţile Secretariatului General; c)coordonează Secretariatul General şi stimulează personalul propriu; d)controlează activităţile desfăşurate în cadrul Secretariatului General; e)dă dispoziţii obligatorii personalului din subordine, pentru aplicarea actelor normative de nivel superior, precum şi a ordinelor şi instrucţiunilor emise de ministrul administraţiei şi internelor şi urmăreşte executarea acestora; f)deleagă atribuţii din competenţa sa directorului adjunct sau altor persoane din subordine, în condiţiile legilor şi ale actelor normative în vigoare, cu excepţia atribuţiilor care îi sunt delegate de şefii superior ierarhici. Articolul 13Directorul adjunct se subordonează nemijlocit directorului Secretariatului General şi răspunde de organizarea, planificarea, desfăşurarea, controlul, sprijinirea şi îndrumarea întregii activităţi a serviciilor pentru care are delegare de competenţe şi îndeplineşte atribuţiile prevăzute în fişa postului, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 4. Capitolul VAtribuţiile serviciilor Articolul 14(1) Structura de securitate pentru conducerea ministerului are ca obiectiv principal implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate deţinute şi gestionate de conducerea ministerului şi de personalul de la cabinetele conducerii ministerului şi este condusă de secretarul general al ministerului.(2) Atribuţiile principale ale Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:a)elaborează şi supune aprobării secretarului general normele interne privind protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii; b)întocmeşte programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi îl supune avizării Direcţiei generale de informaţii şi protecţie internă, iar după aprobare acţionează pentru aplicarea acestuia; c)coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia, la nivelul conducerii ministerului şi la cabinetele demnitarilor; d)asigură relaţionarea cu Direcţia generală de informaţii şi protecţie internă, în vederea coordonării activităţii şi controlării măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii; e)monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora, la nivelul conducerii ministerului şi la cabinetele demnitarilor; f)consiliază şi informează conducerea ministerului şi personalul de la cabinetele demnitarilor în legătură cu aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate (vulnerabilităţi, riscuri, măsuri de înlăturare a acestora); g)informează conducerea ministerului despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora; h)acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai instituţiilor abilitate, potrivit competenţelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate; i)organizează activităţi de pregătire specifică a persoanelor din conducerea ministerului şi de la cabinetele demnitarilor, care au acces la informaţii clasificate; j)asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate pentru conducerea ministerului şi pentru personalul de la cabinetele demnitarilor; k)actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces pentru conducerea ministerului şi pentru personalul de la cabinetele demnitarilor; l)întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate, pe clase şi niveluri de secretizare; m)prezintă conducerii ministerului propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul instituţiilor abilitate; n)efectuează, cu aprobarea conducerii ministerului, activităţi de control privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate; o)exercită alte atribuţii în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate, potrivit legii. (3) Principalele documente elaborate în cadrul Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:a)programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate la nivelul conducerii ministerului, care se supune avizării; b)proceduri operaţionale de securitate pentru SIC de la nivelul conducerii ministerului; c)cerinţe de securitate specifice pentru SIC de la nivelul conducerii ministerului. Articolul 15(1) Serviciul secretariat şi tehnic administrativ (pentru domeniile ordine publică şi administraţie publică) are ca obiective principale primirea, înregistrarea, evidenţa şi circuitul lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului şi al direcţiei şi asigurarea protecţiei informaţiilor clasificate la nivelul direcţiei.(2) Atribuţiile principale ale Serviciului secretariat şi tehnic administrativ (pentru domeniile ordine publică şi administraţie publică) sunt următoarele:I. Atribuţii în domeniul tehnic-administrativ: a)primeşte, înregistrează, triază, repartizează şi expediază corespondenţa adresată ministrului, secretarilor de stat, secretarului general, adjunctului şefului Departamentului ordine şi siguranţă publică, şefilor de departament, secretarilor generali adjuncţi şi consilierilor ministrului; b)verifică forma grafică a documentelor adresate conducerii ministerului, concordanţa dintre actele normative enumerate şi conţinut, în vederea promovării acestora; c)organizează şi desfăşoară activităţi pe linie de registratură, documente clasificate şi curierat; d)asigură evidenţa termenelor pentru lucrările cu dispoziţii rezolutive ale conducerii ministerului şi monitorizează îndeplinirea acestora; e)repartizează anual grupele de numere de înregistrare pentru corespondenţa unităţilor din aparatul central al ministerului; f)ţine evidenţa literaturii de specialitate, a actelor normative interne (clasificate şi neclasificate) la nivelul conducerii ministerului şi a direcţiei; g)ţine evidenţa ştampilelor şi matricelor sigilare folosite de conducerea ministerului şi de personalul direcţiei şi răspunde de manipularea şi păstrarea lor; h)actualizează, prin personalul de la cabinete, activităţile zilnice din programul conducerii ministerului şi contribuie la realizarea sarcinilor din agenda de lucru a acestora; i)asigură evidenţa corespondenţei şi a activităţilor zilnice ale şefilor de departament, adjunctului şefului Departamentului ordine şi siguranţă publică, secretarului general, secretarilor generali adjuncţi şi ale consilierilor ministrului şi contribuie la realizarea sarcinilor din agenda de lucru a acestora; j)îndeplineşte sarcini administrative la nivelul cabinetelor conducerii ministerului; k)organizează, împreună cu Serviciul relaţii cu publicul, primirea cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport la conducerea ministerului şi urmăreşte executarea dispoziţiilor date cu aceste ocazii; l)execută tehnoredactarea computerizată a lucrărilor conform dispoziţiilor conducerii ministerului; m)cooperează cu ofiţerul de serviciu principal pe minister pe linia activităţilor specifice; n)acţionează ca unitate consultativă pentru unităţile din aparatul central al ministerului, pentru instituţiile şi structurile din subordinea/coordonarea ministerului, pe linia specifică de activitate; o)desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.II. Atribuţii pe linia documentelor clasificate: asigură respectarea măsurilor procedurale privind accesul la informaţii clasificate, precum şi a regulilor privind evidenţa, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea şi distrugerea documentelor clasificate, în conformitate cu Programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate deţinute de Secretariatul General. III. Atribuţii pe linie de registratură şi exploatare a sistemului informatic: a)asigură primirea, evidenţa, înregistrarea, introducerea în baza de date şi manipularea documentelor adresate conducerii ministerului, în conformitate cu reglementările legale în vigoare; b)întocmeşte documentele necesare în vederea expedierii lucrărilor; c)organizează şi execută activitatea de secretariat a Colegiului ministerului şi a şedinţelor conducerii ministerului, sens în care:1. elaborează proiectul Planului activităţilor trimestriale, pe baza propunerilor primite; 2. asigură evidenţa, multiplicarea şi difuzarea materialelor; 3. întocmeşte ordinea de zi, notele de sarcini şi procesele-verbale ale şedinţelor; 4. redactează, transmite şi ţine evidenţa sarcinilor cu termen, urmărind executarea la timp a acestora; d)organizează şi execută activitatea de secretariat tehnic a Comisiei şi Subcomisiei de dialog social din minister; e)asigură activitatea de secretariat pentru comisii întrunite din dispoziţiile conducerii ministerului; f)asigură accesul la informaţiile, datele şi documentele aflate în evidenţă, în limitele competenţelor stabilite de director şi în conformitate cu reglementările în vigoare; g)asigură prelucrarea, actualizarea şi valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de secretariat (procedură informatică de evidenţă a documentelor); h)întocmeşte periodic analize cantitative şi calitative privind modul de rezolvare a sarcinilor specifice. (3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului secretariat şi tehnic administrativ sunt:a)metodologia privind circuitul documentelor; b)fişe de evidenţă a lucrărilor cu termene rezolutive ale conducerii ministerului; c)planul activităţilor trimestriale ale Colegiului ministerului; d)ordinea de zi, tematica şi notele cu sarcinile rezultate din şedinţele Colegiului ministerului şi din şedinţele de conducere; e)ordinea de zi, tematica, minutele şi procesele-verbale ale şedinţelor Comisiei şi Subcomisiei de dialog social; f)note de prezentare, circulare şi corespondenţă conform dispoziţiilor conducerii ministerului; g)documente privind organizarea, desfăşurarea cursurilor de specialitate şi evaluarea cursanţilor, în colaborare cu Institutul de Studii pentru Ordine Publică; h)planificarea serviciului de zi pentru fiecare direcţie; i)registrul cu ordine de zi pe minister; j)registrul cu dispoziţii de zi ale directorului; k)rapoarte şi documente privind drepturile de personal pentru conducerea ministerului şi efectivul direcţiei; l)ordine de tragere cu armamentul; m)documente de lucru (convocări, minute, procese-verbale, comunicări etc.). Articolul 16(1) Serviciul relaţii cu publicul are ca obiectiv principal primirea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor/ rapoartelor personale adresate conducerii ministerului şi organizează activitatea de primire a cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport la acest nivel.(2) Atribuţiile principale ale Serviciului relaţii cu publicul:I. Atribuţii pe linie de petiţii şi audienţe: a)primeşte şi înregistrează petiţiile cetăţenilor, ale organizaţiilor neguvernamentale şi ale instituţiilor, din ţară şi străinătate, transmise la minister prin poştă, fax sau e-mail ori depuse la ghişeul „Relaţii cu publicul“; b)analizează problematica petiţiilor şi, după caz:1. le prezintă conducerii ministerului pentru a dispune asupra modalităţii de soluţionare; 2. le trimite pentru soluţionare şi răspuns petentului, unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în a căror sferă de activitate se încadrează problematica semnalată; 3. când situaţia o impune, solicită unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor din subordinea/ coordonarea ministerului cărora le-au fost repartizate pentru soluţionare trimiterea către Secretariatul General - Serviciul relaţii cu publicul a rezultatului verificărilor aspectelor semnalate, în vederea informării conducerii ministerului şi/sau a altor instituţii; 4. în situaţia în care aspectele semnalate excedează sferei de competenţă a ministerului, redirecţionează petiţiile către instituţiile abilitate să le soluţioneze şi informează în scris petentul şi/sau instituţia care a remis petiţia ministerului despre acest demers; c)formulează şi comunică răspunsuri către petenţi, din dispoziţia conducerii ministerului; d)analizează periodic petiţiile înregistrate şi elaborează informări pentru conducerea ministerului şi pentru public; e)cooperează cu structurile centrale şi teritoriale similare din cadrul ministerului, precum şi cu instituţiile guvernamentale şi neguvernamentale competente în materie de soluţionare a petiţiilor; f)primeşte, verifică antiterorism, cartează şi expediază unităţilor competente corespondenţa primită prin poşta civilă; g)asigură, prin ghişeul „Relaţii cu publicul“, datele, îndrumările şi informaţiile solicitate de către cetăţeni din domeniul de competenţă al ministerului; h)asigură introducerea, prelucrarea, actualizarea şi valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de petiţii-audienţe (procedură informatică de evidenţă a petiţiilor); i)prezintă conducerii ministerului cererile/rapoartele de primire în audienţă/ieşire la raport, organizează primirea cetăţenilor în audienţă şi urmăreşte îndeplinirea dispoziţiilor date cu aceste prilejuri; j)gestionează apelurile telefonice primite de la cetăţeni prin Linia telefonică deschisă şi la celelalte posturi telefonice din serviciu; k)desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, din instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.II. Atribuţiile Centrului de consiliere: a)asigură aplicarea reglementărilor în vigoare privind relaţiile cu publicul în minister; b)participă la definirea cadrului legal şi procedural al activităţii de relaţii cu publicul; c)informează cetăţenii cu privire la drepturile şi modalităţile de a se adresa conducerii ministerului; d)acţionează ca unitate consultativă pentru unităţile aparatului central al ministerului, pentru instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul activităţii de relaţii cu publicul; e)îi primeşte şi îi consiliază, prin ofiţerii desemnaţi, pe cetăţenii care solicită acest lucru şi monitorizează activitatea de rezolvare a problemelor ridicate, în limitele conferite de lege ministerului; f)sprijină şi îndrumă cetăţenii către structurile şi instituţiile desemnate prin lege să le soluţioneze cererile. (3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului relaţii cu publicul sunt:a)informarea semestrială şi cea anuală privind organizarea şi desfăşurarea, la nivelul unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/ coordonarea ministerului, a activităţii de primire şi soluţionare a petiţiilor, precum şi de primire a cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport; b)note de prezentare şi propuneri de soluţionare a petiţiilor adresate conducerii ministerului; c)adrese de înaintare/reîndrumare a petiţiilor a căror soluţionare intră în competenţa altor instituţii; d)răspunsuri către petenţi şi instituţiile care au transmis petiţiile; e)note de clasare a petiţiilor; f)adrese de răspuns şi materiale însoţitoare pentru unităţile din aparatul central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului care solicită informaţii despre petenţi. Articolul 17(1) Serviciul documentare, intranet şi arhivă este structura specializată unică ce are ca obiective principale atât coordonarea fluxului de informare şi documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei, la nivel central şi la nivelul structurilor subordonate, cât şi organizarea, administrarea şi prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al ministerului - aparatul central.(2) Atribuţiile principale ale Serviciului documentare, intranet şi arhivă:I. Atribuţii pe linie de informare - documentare: a)asigură fluxul de informare-documentare necesar personalului de conducere şi specialiştilor, pe specificul activităţilor structurilor centrale şi principalelor componente ale ministerului, pentru cunoaşterea şi asimilarea datelor şi informaţiilor de profil, inclusiv din structurile similare străine; b)formulează propuneri privind conţinutul buletinului de informare şi documentare, denumit în continuare B.I.D., şi al sintezelor documentare, prin consultarea conducătorilor structurilor beneficiare, şi le prezintă directorului în vederea obţinerii aprobării conducerii ministerului; c)prelucrează documentar materialele ce vor fi cuprinse în B.I.D. şi în sintezele documentare, inclusiv pe cele care au fost elaborate de specialişti din unităţile aparatului central al ministerului, din instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului; d)asigură prelucrarea informatică a datelor prin crearea, actualizarea şi gestionarea bazelor de date specifice; e)asigură analiza şi sinteza surselor documentare interne şi externe, pentru stabilirea tematicii din cuprinsul documentelor de informare-documentare elaborate în cadrul serviciului, şi efectuează traducerea şi prelucrarea documentară a acestora; f)exploatează şi valorifică baza documentară şi biblioteca virtuală existente la nivelul serviciului, prin realizarea de B.I.D., mape documentare şi informări documentare periodice, analize documentare comparative, lucrări documentare pe teme de management strategic şi operaţional, deontologie profesională, coordonare şi cooperare, control şi inspecţii etc.; g)asigură traducerea corespondenţei conducerii ministerului; h)studiază cataloagele editoriale, pentru identificarea şi selecţionarea publicaţiilor şi literaturii de specialitate străine pe domeniile de interes ale ministerului şi stabileşte necesarul de abonamente anual; i)cooperează cu structurile centrale, cu inspectoratele generale şi cele asimilate, cu instituţiile de învăţământ şi cu celelalte structuri din cadrul ministerului, pentru stabilirea necesităţilor şi priorităţilor de informare-documentare curente şi de perspectivă; j)colaborează şi efectuează documentarea cu/la structurile similare din celelalte instituţii publice sau organisme neguvernamentale, pentru dezvoltarea fondului documentar; k)cooperează cu serviciile din cadrul direcţiei şi cu unităţile aparatului central, pentru stabilirea şi elaborarea materialelor documentare necesare întocmirii lucrărilor din domeniul de referinţă; l)asigură informarea periodică a beneficiarilor asupra documentarului existent disponibil, prin intermediul semnalărilor bibliografice din B.I.D. sau prin comunicare directă; m)cooperează cu Tipografia ministerului pentru realizarea materialelor documentare; n)participă la organizarea şi desfăşurarea de congrese, conferinţe, simpozioane, seminare etc., pe profil de informare-documentare în ţară şi în străinătate, în conformitate cu planul de măsuri şi acţiuni al ministerului; o)acţionează ca unitate consultativă pentru unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul informării şi documentării; p)desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, urmărind cu această ocazie şi impactul B.I.D. şi al sintezelor documentare asupra beneficiarilor.II. Atribuţiile principale pe linie de redactare-editare, intranet: a)tehnoredactează lucrările documentare, la solicitarea unităţilor aparatului central al ministerului, instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului beneficiare sau din iniţiativă proprie; b)asigură tehnoredactarea şi forma grafică a manuscriselor, întocmeşte adresele de înaintare şi organizează activitatea de distribuire a publicaţiilor; c)realizează fluxul de informare-documentare prin gestionarea paginii de intranet a ministerului, din punctul de vedere al informaţiilor prezentate; d)actualizează permanent informaţiile ce sunt publicate de Secretariatul General pe pagina de intranet a ministerului; e)cooperează cu Direcţia generală pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei în vederea actualizării paginii de intranet a ministerului; f)înregistrează, cataloghează şi stochează structurat tematic materialele documentare în baza de date, pentru identificarea şi exploatarea operativă; g)gestionează fondul documentar aflat la punctul de documentare şi ţine evidenţa lucrărilor date cu titlu de împrumut persoanelor care le solicită.III. Atribuţiile Centrului de multiplicare: a)asigură copierea materialelor solicitate de conducerea ministerului, cu respectarea normelor legale privind multiplicarea, înregistrarea şi manipularea acestora; b)gestionează şi asigură repartizarea materialelor consumabile necesare conducerii ministerului şi consumului intern.IV. Atribuţiile pe linie de evidenţă, îndrumare şi control arhivă: a)preia în depozitele proprii documentele create în unităţile din aparatul central al ministerului, în condiţiile şi la termenele prevăzute de lege; b)asigură aplicarea şi respectarea tuturor normelor metodologice în ceea ce priveşte organizarea şi funcţionarea depozitelor de arhivă, evidenţa şi conservarea documentelor, prin efectuarea activităţilor specifice de sistematizare a depozitelor, verificarea existentului de arhivă, actualizarea instrumentului de evidenţă, inventarierea documentelor fără evidenţă, selecţionarea, păstrarea şi conservarea documentelor; c)întocmeşte şi actualizează Nomenclatorul arhivistic pentru dosarele create în cadrul aparatului central al ministerului, precum şi alte norme tehnice; d)asigură consultanţă de specialitate tuturor unităţilor din aparatul central al ministerului, din oficiu sau la solicitarea acestora; e)asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare, pentru realizarea protecţiei informaţiilor din documentele ce fac parte din Fondul arhivistic al unităţilor din aparatul central al ministerului, prin apărarea secretului de stat şi de serviciu, prin paza şi conservarea documentelor, atât în timp de pace, cât şi la mobilizare sau război; f)desfăşoară activităţi de sprijin, îndrumare şi control pe linia specifică de muncă la compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului; g)întreprinde măsurile necesare în vederea asigurării protecţiei antiincendiu şi antiefracţie a depozitului de arhivă.V. Atribuţiile principale pe linie de cercetare a arhivei: a)întreprinde activităţi de cercetare tematică a documentelor existente în arhiva aparatului central al ministerului, constituind ulterior un fişier cu temele extrase din informaţiile cuprinse în structurile arhivistice aflate în depozit; b)organizează şi desfăşoară acţiunile de pregătire a documentelor pentru transpunere pe suporturi alternative şi de executare efectivă a operaţiunilor tehnice de copiere în scopul salvării informaţiilor din documente, în faţa unor eventuale pericole, constituind Fondul de asigurare a documentelor din cadrul aparatului central al ministerului; c)execută cercetarea documentelor deţinute, în scopul rezolvării petiţiilor şi a cererilor persoanelor fizice şi juridice referitoare la recunoaşterea unor drepturi legale; d)creează, gestionează şi actualizează baza de date centralizată cu privire la unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/ coordonarea ministerului care deţin acte şi date care dovedesc veniturile personalului, iar la solicitarea acestora oferă informaţii din baza de date centralizată; e)pune la dispoziţia cercetătorilor în sala de studiu documentele solicitate, potrivit prevederilor legale; f)întreţine şi dezvoltă relaţii de specialitate cu Arhivele Naţionale, cu alte instituţii de cultură, prin participarea la activităţi comune, cum ar fi: sesiuni de comunicări ştiinţifice, colocvii, mese rotunde, consfătuiri pe probleme arhivistice sau istorice; g)întreţine relaţii cu instituţii similare din ţară şi străinătate, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic, asigurând aplicarea convenţiilor şi înţelegerilor stabilite şi respectând toate prevederile dispoziţiilor referitoare la relaţiile cu instituţiile din străinătate. (3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului documentare, intranet şi arhivă sunt:a)B.I.D., bimestrial; b)sinteze documentare, trimestrial; c)informări documentare pentru conducerea ministerului, bilunar; d)studii comparative pe profiluri şi linii de muncă, periodic şi la cerere; e)sinteza materialelor documentare introduse în baza de date, lunar; f)materiale pentru publicarea pe pagina de intranet a ministerului; g)Nomenclatorul arhivistic al aparatului central al ministerului; h)regulamentul de organizare şi funcţionare a sălii de studiu; i)regulamentul procesului de pregătire pentru transpunerea pe suporturi alternative a documentelor şi de copiere efectivă a acestora; j)referate de cercetare şi răspunsuri către petenţi; k)registrele de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice; l)procesele-verbale ale şedinţelor Comisiei centrale de selecţionare a documentelor din minister; m)rapoarte, referate, note, procese-verbale şi modele de tipizate privind inventarierea şi predarea-primirea documentelor create de unităţile aparatului central al ministerului, existentul de documente, măsuri pentru asigurarea păstrării şi conservării documentelor, dotări şi amenajări ale spaţiilor de depozitare. Capitolul VIDispoziţii finale Articolul 18Întregul personal al Secretariatului General are obligaţia de a cunoaşte prevederile prezentului regulament, în părţile care îl privesc. Articolul 19Anexele nr. 1-4 fac parte integrantă din prezentul regulament. ANEXA Nr. 1*)la regulament DIAGRAMA DE RELAŢII A SECRETARIATULUI GENERAL  _____*) Anexa nr. 1 este reprodusă în facsimil. ANEXA Nr. 2la regulament ORGANIGRAMA SECRETARIATULUI GENERAL (nivel direcţie)  ANEXA Nr. 3la regulament MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR SECRETARIATUL GENERAL FIŞA POSTULUI A. IDENTIFICAREA POSTULUI 1. Compartimentul: Secretariatul General/conducerea 2. Denumirea postului: director 3. Poziţia postului în statul de organizare: 1 4. Relaţii: a)ierarhice: se subordonează nemijlocit secretarului general al Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare minister, şi are în subordine directorul adjunct şi şefii de serviciu; b)funcţionale: cu unităţi ale aparatului central sau cu instituţii şi structuri aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea ministerului; c)de control: – coordonarea şi controlul directorului adjunct şi a şefilor de serviciu din subordine pentru: implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate, deţinute şi gestionate de conducerea ministerului, pe de o parte, şi de Secretariatul General, pe de altă parte; înregistrarea, evidenţa şi manipularea corespondenţei la nivelul conducerii ministerului; primirea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor adresate conducerii ministerului; asigurarea fluxului de informare şi documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei; organizarea, administrarea şi prelucrarea documentelor de specialitate ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al ministerului; control de specialitate asupra activităţii personalului din direcţie şi, la nevoie, a altor structuri din minister; – coordonarea, îndrumarea şi controlul activităţilor desfăşurate de unităţile din aparatul central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, cu privire la modul de aplicare a regulilor specifice de muncă, în domeniile din competenţa Secretariatului General; d)de cooperare: cu şefii unităţilor aparatului central al ministerului, ai inspectoratelor generale şi ai celorlalte instituţii şi structuri aflate în subordinea/coordonarea ministerului; e)de colaborare: cu omologii din structurile similare ale altor instituţii; f)de reprezentare: reprezintă direcţia în raporturile cu conducerea ministerului, cu unităţile din aparatul central al ministerului, cu instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului şi cu celelalte autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate.5. Definirea sumară a atribuţiilor postului: Elaborează concepţia privind optimizarea activităţilor specifice direcţiei; planifică, organizează, conduce şi controlează activităţile desfăşurate de directorul adjunct şi de şefii de serviciu din subordine; asigură organizarea şi desfăşurarea acţiunilor derulate la nivelul conducerii ministerului, conform dispoziţiilor; gestionează petiţiile adresate conducerii ministerului. B. CERINŢELE POSTULUI 1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie 2. Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel puţin comisar-şef 3. Pregătire: 3.1. de bază: studii superioare de lungă durată, cu diplomă de licenţă; 3.2. de specialitate: curs postuniversitar în domeniul management, juridic sau în orice domeniu din aria de competenţă a ministerului; 3.3. cunoştinţe în domeniile: management general, administraţie publică, legislaţie, birotică; 3.4. limbi străine: cel puţin o limbă străină de circulaţie internaţională la nivel mediu. 4. Experienţă: 4.1. în muncă: cel puţin 10 ani, dintre care cel puţin 5 ani în minister; 4.2. în specialitate: cel puţin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază; 4.3. în funcţii de conducere: cel puţin 5 ani vechime în funcţii de conducere în unităţi ale ministerului; 4.4. perioada pentru acomodarea la cerinţele postului: 6 luni. 5. Aptitudini şi abilităţi necesare: bun organizator şi conducător, cunoaşterea şi aplicarea principiilor managementului modern, capacitatea de a decide şi de a menţine un climat socioprofesional optim, cunoştinţe psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză şi sinteză, spirit de observaţie, simţ organizatoric, prestanţă, tact şi discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor. 6. Atitudini necesare/Comportament: abordare diplomatică a situaţiilor-problemă, motivarea şi antrenarea personalului în rezolvarea activităţilor specifice, sociabilitate, iniţiativă, responsabilitate, conduită morală ireproşabilă la serviciu şi în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe), obiectivitate, spirit critic. 7. Parametri privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere 8. Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere C. CONDIŢII SPECIFICE DE MUNCĂ 1. Locul de muncă: sediul ministerului - Secretariatul General 2. Programul de lucru: conform programului de lucru aprobat pentru personalul ministerului 3. Deplasări curente: în structurile ministerului, la autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate 4. Condiţii deosebite de muncă: • activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activităţi intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenţie şi opţiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanţă pentru activitatea personalului direcţiei, a instituţiei şi pentru securitatea naţională; • schimbări frecvente şi imprevizibile de program, cu implicaţii neuropsihice semnificative; • ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgenţa lucrărilor solicitate de conducerea ministerului; • nivelul ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate şi inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă; • necesitatea asigurării confidenţialităţii unui număr semnificativ de lucrări; • expunere la radiaţii electromagnetice, stres. 5. Riscuri implicate de post: • afecţiuni ale coloanei vertebrale; • ulcer şi afecţiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres; • afecţiuni ale vederii cauzate de solicitări intense, precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului; • surmenaj, oboseală psihică. 6. Compensări: sporuri, conform prevederilor legale Se încadrează în locuri de muncă şi activităţi cu condiţii speciale de muncă D. DESCRIEREA SARCINILOR, ÎNDATORIRILOR ŞI RESPONSABILITĂŢILOR POSTULUI Sarcini şi îndatoriri: a)elaborează concepţia de organizare a activităţilor specifice direcţiei şi asigură transpunerea acesteia în practică; b)zilnic şi ori de câte ori este nevoie prezintă secretarului general corespondenţa adresată ministrului administraţiei şi internelor, asigurând informarea asupra conţinutului documentelor; c)urmăreşte realizarea la termen a sarcinilor rezultate din documentele aprobate de conducerea ministerului, care conţin rezoluţii, măsuri sau propuneri cu termene precise; d)verifică existenţa tuturor avizelor necesare pe documentele ce urmează a fi promovate la conducerea ministerului; e)asigură realizarea lucrărilor solicitate de conducerea ministerului, cu grad sporit de dificultate, ori care necesită colaborarea cu alte structuri din cadrul ministerului; f)urmăreşte înscrierea corectă a datelor în ordinul de zi pe minister şi îl semnează; g)semnează ordine de serviciu pentru personalul de la cabinetele conducerii ministerului şi foi de parcurs pentru autovehiculele care deservesc cabinetele conducerii ministerului; h)semnează ordine de serviciu pentru persoanele aflate în vizită la conducerea ministerului; i)întocmeşte Planul de activitate al Colegiului ministerului pe baza propunerilor formulate de şefii inspectoratelor generale, direcţiilor generale şi direcţiilor din aparatul central; j)verifică modul în care au fost pregătite şi organizate şedinţele Colegiului ministerului şi alte şedinţe la nivelul conducerii ministerului, asigurând secretariatul şedinţelor Colegiului ministerului şi ale Comisiei şi Subcomisiei de dialog social; k)stabileşte responsabilitatea verificării mapelor cu lucrări (de secretariat şi petiţii) adresate conducerii ministerului; l)repartizează spre soluţionare structurilor responsabile documente adresate conducerii ministerului, conform ordinelor în vigoare; m)solicită, după caz, puncte de vedere/avize de la oricare dintre structurile ministerului, în vederea prezentării la conducerea ministerului; n)controlează modul de desfăşurare a activităţilor profesionale, încadrarea în programul de lucru, activitatea personalului de serviciu, stilul şi metodele de muncă ale directorului adjunct şi şefilor de serviciu; o)asigură îndeplinirea măsurilor prevăzute în planul propriu al Secretariatului General pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al ministerului; p)efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control la unităţile din aparatul central, la inspectoratele generale şi la celelalte structuri din minister pe liniile specifice de muncă; q)întocmeşte aprecierea de serviciu a directorului adjunct; r)organizează, conduce şi controlează activitatea personalului din structurile direcţiei; s)monitorizează modul de funcţionare a Sistemului de management al calităţii şi dispune măsuri de eliminare a neconformităţilor; t)organizează activitatea de pregătire continuă a personalului, urmăreşte cum se desfăşoară şi cum se asigură evaluarea întregului personal; u)asigură cadrul organizatoric necesar elaborării procedurilor formalizate şi managementului riscurilor pentru activităţile specifice; v)coordonează activitatea comisiei de elaborare a standardelor ocupaţionale; w)organizează categoriile de servicii (permanent sau ofiţer de serviciu, ture, cabinete) care se execută în cadrul unităţii; x)numeşte prin dispoziţie personalul care va exercita atribuţii în domeniile: întărirea controlului intern, apărarea împotriva incendiilor, securitatea şi sănătatea în muncă, protecţie civilă, personalul care va întocmi şi actualiza Registrul de riscuri al Secretariatului General, precum şi consilierul de integritate; y)numeşte prin dispoziţie persoanele din structura Secretariatului General care au atribuţii de gestionare a tehnicii de informatică, documentelor clasificate, materialelor din evidenţa Secretariatului General; z)asigură măsurile pentru păstrarea în condiţii de deplină securitate a celorlalte bunuri din înzestrare şi verifică trimestrial modul lor de depozitare;aa) urmăreşte realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat şi petiţiilor la nivelul conducerii ministerului; bb) deschide petiţiile adresate de către cetăţeni conducerii ministerului, inclusiv pe cele marcate confidenţial/personal, le analizează şi le repartizează în funcţie de sfera de activitate în care se încadrează problematica semnalată; cc) semnează în numele conducerii ministerului răspunsuri adresate petenţilor; dd) urmăreşte modul de organizare şi desfăşurare a activităţilor de primire a cetăţenilor în audienţă de către conducerea ministerului; ee) coordonează activitatea de informare-documentare pentru conducerea ministerului şi stabileşte conţinutul şi planificarea de perspectivă a materialelor care urmează a fi introduse în publicaţiile de specialitate; ff) analizează şi propune spre aprobare conţinutul buletinelor de informare şi documentare şi al sintezelor documentare; gg) urmăreşte şi coordonează activitatea de actualizare a informaţiilor pe pagina de intranet a ministerului; hh) urmăreşte respectarea normelor metodologice în ceea ce priveşte prelucrarea şi gestionarea arhivei aparatului central al ministerului; ii) urmăreşte activitatea de întocmire şi actualizare a Nomenclatorului arhivistic în cadrul ministerului şi de gestionare a tezaurului de documente; jj) pune în aplicare şi verifică respectarea, în cadrul Secretariatului General, a prevederilor Normelor de aplicare a Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate şi a informaţiilor secrete de serviciu în unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor, aprobate prin Ordinul ministrului de interne nr. 353/2002*), a prevederilor Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 585/2002, cu modificările şi completările ulterioare, şi a prevederilor Normelor de aplicare a Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în sistemele informatice şi de comunicaţii - INFOSEC - în instituţiile MAI, aprobate prin Ordinul ministrului de interne nr. 810/2005**); kk) asigură aplicarea măsurilor de protecţie a datelor cu caracter personal în cadrul direcţiei. Responsabilităţi:– de planificare: planificarea activităţii direcţiei– de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilo– de lucru cu publicul:– de luare a deciziilor: decizii privind desfăşurarea în bune condiţii a activităţilor direcţiei– accesul la informaţii: secret de stat, nivelul „strict secret de importanţă deosebită“E. STANDARDE DE PERFORMANŢĂ ASOCIATE POSTULUI 1. Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate şi elaborate (număr de pagini); asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor care revin direcţiei şi postului pe care îl ocupă. 2. Indicatori calitativi: acurateţea lucrărilor, conţinutul şi forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete 3. Costuri: asigură planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor, respectarea şi încadrarea strictă în limitele resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop. 4. Timp: îndeplineşte atribuţiile, sarcinile şi responsabilităţile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situaţia o impune, în afara acestuia. 5. Utilizarea resurselor: dispune de toate mijloacele legale şi materiale aflate la dispoziţie. 6. Mod de realizare: individual, prin delegare de competenţe către directorul adjunct sau către şefii de serviciu şi prin colectivele pe care le coordonează Ministrul administraţiei şi internelor, ........ ................ ................ Secretarul general, ........ ................ ................ Titularul postului, director ........ ................ .............. _____*) Ordinul ministrului de interne nr. 353/2002 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I. **) Ordinul ministrului de interne nr. 810/2005 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I. ANEXA Nr. 4la regulament MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR SECRETARIATUL GENERAL FIŞA POSTULUI A. IDENTIFICAREA POSTULUI 1. Compartimentul: Secretariatul General/conducerea 2. Denumirea postului: director adjunct 3. Poziţia postului în statul de organizare: 2 4. Relaţii: a)ierarhice: se subordonează nemijlocit directorului şi direct secretarului general şi are în subordine serviciile dispuse de către directorul Secretariatului General prin procedura delegării de competenţe; b)funcţionale: cu unităţi ale aparatului central sau cu instituţii şi structuri aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare minister, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea ministerului; coordonează activitatea serviciilor pentru care are delegare de competenţe; c)de control: control de specialitate asupra activităţii personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe şi, la nevoie, a altor structuri din componenţa ministerului; d)de cooperare: cu şefii unităţilor aparatului central, ai inspectoratelor generale şi ai celorlalte instituţii şi structuri aflate în subordinea/coordonarea ministerului; e)de colaborare: cu directorii generali adjuncţi, directorii adjuncţi din unităţile aparatului central, inspectoratelor generale, cu omologii din structurile similare proprii şi ale altor instituţii; f)de reprezentare: reprezintă direcţia în raporturile cu conducerea ministerului, cu instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, cu autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate, pe baza delegaţiei de reprezentare.5. Definirea sumară a atribuţiilor postului: Planifică, organizează, conduce şi controlează activităţile desfăşurate de personalul serviciilor pentru care are delegare de competenţe, elaborează concepţia privind optimizarea activităţilor la nivelul serviciilor pentru care are delegare de competenţe, îndeplineşte atribuţiile funcţionarului de securitate la nivelul Secretariatului General. B. CERINŢELE POSTULUI 1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie 2. Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel puţin comisar-şef 3. Pregătire: 3.1. de bază: studii superioare de lungă durată, cu diplomă de licenţă; 3.2. de specialitate: curs postuniversitar sau masterat; 3.3. cunoştinţe în domeniile: management general, administraţie publică, legislaţie, birotică; 3.4. limbi străine: cel puţin o limbă străină de circulaţie internaţională la nivel mediu. 4. Experienţă: 4.1. în muncă: cel puţin 10 ani, dintre care cel puţin 5 ani în minister; 4.2. în specialitate: cel puţin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază; 4.3. în funcţii de conducere: cel puţin 5 ani vechime în funcţii de conducere în unităţi ale ministerului; 4.4. perioada pentru acomodarea la cerinţele postului: 6 luni 5. Aptitudini şi abilităţi necesare: bun organizator şi conducător, să cunoască şi să aplice principiile managementului modern, să posede capacitatea de a decide şi de a menţine un climat socioprofesional optim, cunoştinţe psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză şi sinteză, spirit de observaţie, simţ organizatoric, prestanţă, tact şi discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor 6. Atitudini necesare/Comportament: abordare diplomatică a situaţiilor-problemă, motivarea şi antrenarea personalului în rezolvarea activităţilor specifice, sociabilitate, iniţiativă, responsabilitate, conduită morală ireproşabilă la serviciu şi în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe), obiectivitate, spirit critic 7. Parametri privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere 8. Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere C. CONDIŢII SPECIFICE DE MUNCĂ 1. Locul de muncă: sediul ministerului - Secretariatul General 2. Programul de lucru: conform programului de lucru aprobat pentru personalul ministerului 3. Deplasări curente: în structurile ministerului, la autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate 4. Condiţii deosebite de muncă: • activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activităţi intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenţie şi opţiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanţă pentru activitatea personalului direcţiei, a instituţiei şi pentru securitatea naţională; • schimbări frecvente şi imprevizibile de program, cu implicaţii neuropsihice semnificative; • ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgenţa lucrărilor solicitate de conducerea ministerului; • nivelul ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate şi inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă; • necesitatea asigurării confidenţialităţii unui număr semnificativ de lucrări; • expunere la radiaţii electromagnetice, stres. 5. Riscuri implicate de post: • afecţiuni ale coloanei vertebrale; • ulcer şi afecţiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres; • afecţiuni ale vederii cauzate de solicitări intense precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului; • surmenaj, oboseală psihică. 6. Compensări: sporuri, conform prevederilor legale Se încadrează în locuri de muncă şi activităţi cu condiţii speciale de muncă. D. DESCRIEREA SARCINILOR, ÎNDATORIRILOR ŞI RESPONSABILITĂŢILOR POSTULUI Sarcini şi îndatoriri: a)participă nemijlocit la elaborarea lucrărilor cu grad sporit de dificultate ori care presupun colaborarea între mai multe structuri ale direcţiei; b)coordonează activităţile de elaborare şi urmărire a modului de aplicare a procedurilor formalizate şi managementului riscurilor de către serviciile pentru care are delegare de competenţe; c)monitorizează modul de aplicare a standardelor de calitate în activitatea serviciilor pentru care are delegare de competenţe; d)verifică lucrările din mapele secretarilor de stat şi ale secretarului general, după caz, conform dispoziţiei directorului; e)răspunde de conţinutul şi forma lucrărilor prezentate directorului, elaborate de serviciile pentru care are delegare de competenţe; f)monitorizează şi urmăreşte realizarea în intervalul termenelor rezolutive a lucrărilor ordonate de conducerea ministerului; g)întocmeşte, din dispoziţia directorului, lucrări solicitate de conducerea ministerului ori de alte structuri; h)întocmeşte aprecierea de serviciu a şefilor serviciilor pentru care are delegare de competenţe; i)participă la elaborarea unor lucrări de către colective numite de conducerea ministerului; j)face propuneri privind concepţia de organizare şi desfăşurare a activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe; k)răspunde de organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire continuă a personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe; l)efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control în unităţile ministerului pe domeniile pentru care are delegare de competenţe; m)coordonează activitatea de îndrumare, sprijin şi control în unităţile ministerului, desfăşurată de personalul competent din serviciile pentru care are delegare de competenţe, pe domeniile specifice de activitate; n)controlează prin sondaj încărcătura cu sarcini a personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe şi întocmirea fişelor de autoevaluare; o)coordonează unitar activitatea pe linie de informatică în unitate; p)pune în aplicare şi verifică respectarea, în cadrul Secretariatului General, a prevederilor Normelor de aplicare a Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate şi a informaţiilor secrete de serviciu în unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor, aprobate prin Ordinul ministrului de interne nr. 353/2002*);____*) Ordinul ministrului de interne nr. 353/2002 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I. q)întocmeşte programul de prevenire a scurgerilor de informaţii clasificate în cadrul Secretariatului General, pe care îl supune avizării Direcţiei Generale de Informaţii şi Protecţie Internă şi aprobării directorului. După aprobare, acţionează pentru aplicarea acestuia; r)coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia; s)colaborează cu Direcţia Generală de Informaţii şi Protecţie Internă, pe linia protecţiei informaţiilor clasificate; t)monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora; u)consiliază conducerea Secretariatului General în legătură cu toate aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate; v)informează conducerea Secretariatului General şi Direcţia Generală de Informaţii şi Protecţie Internă despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora; w)acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai Direcţiei Generale de Informaţii şi Protecţie Internă, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate; x)organizează, în colaborare cu Direcţia Generală de Informaţii şi Protecţie Internă, activităţi de pregătire specifică a persoanelor care au acces la informaţii clasificate; y)asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate; z)actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate;aa) întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate de Secretariatul General, pe clase şi niveluri de secretizare; bb) prezintă conducerii Secretariatului General propuneri pentru stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul Direcţiei Generale de Informaţii şi Protecţie Internă în realizarea acestor demersuri; cc) efectuează, cu aprobarea directorului Secretariatului General, controale privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate în cadrul Secretariatului General; dd) exercită atribuţii în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate, potrivit legii; ee) răspunde de implementarea şi asigurarea măsurilor de securitate în domeniul INFOSEC, conform normelor în vigoare; ff) pune la dispoziţia şefului CSTIC lista cu certificatele de securitate/autorizaţiile de acces la informaţii clasificate deţinute de personalul Secretariatului General; gg) monitorizează echipamentele care intră/ies din zonele de securitate; hh) urmăreşte realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului, în conformitate cu normele în vigoare; ii) asigură buna desfăşurare a activităţilor la cabinetele conducerii ministerului; jj) ţine evidenţa lucrărilor cu termen de finalizare dispus de conducerea ministerului, conform rezoluţiilor; kk) asigură buna desfăşurare a activităţilor de secretariat tehnic pentru Colegiul ministerului, pentru Comisia şi Subcomisia de dialog social. Responsabilităţi: • de planificare: planificarea activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe • de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor • de lucru cu publicul: - • de luare a deciziilor: decizii privind desfăşurarea în bune condiţii a activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe • accesul la informaţii: secret de stat, nivelul „strict secret de importanţă deosebită“ E. STANDARDE DE PERFORMANŢĂ ASOCIATE POSTULUI 1. Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate şi elaborate (număr de pagini); asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor care revin postului pe care îl ocupă. 2. Indicatori calitativi: acurateţea lucrărilor, conţinutul şi forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete 3. Costuri: asigură planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor cu respectarea şi încadrarea strictă în limitele resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop. 4. Timp: îndeplineşte atribuţiile, sarcinile şi responsabilităţile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situaţia o impune, în afara acestuia. 5. Utilizarea resurselor: dispune de toate mijlocele legale aflate la dispoziţie. 6. Mod de realizare: individual şi prin colectivele pe care le coordonează. Secretarul general, ........ ............... Numele şi prenumele Semnătura Data Avizat Directorul general al Direcţiei Generale Informaţii şi Protecţie Internă, ........ ........ .............. Numele şi prenumele Semnătura Data Directorul Secretariatului General, ........ ........ .............. Numele şi prenumele Semnătura Data Titularul postului, directorul adjunct al Secretariatului General ........ ........ .............. Numele şi prenumele Semnătura Data
|