Ordinul Nr.77 din 09.07.2015

privind sistemul decizional şi de coordonare pentru implementarea programelor naţionale şi pentru gestionarea asistenţei financiare aferente Cadrului financiar multianual 2014-2020, domeniul Afaceri interne
ACT EMIS DE: Ministerul Afacerilor Interne
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 516 din 10 iulie 2015

În temeiul art. 7 alin. (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare, şi al art. 13 alin. (3) din Hotărârea Guvernului nr. 48/2015 privind stabilirea sistemului de management şi control în vederea gestionării fondurilor acordate României prin Cadrul financiar multianual 2014-2020, domeniul Afaceri interne,viceprim-ministrul, ministrul afacerilor interne, emite următorul ordin: Capitolul IDispoziţii generale Articolul 1Obiectul prezentului ordin îl reprezintă organizarea la nivelul Ministerului Afacerilor Interne şi stabilirea atribuţiilor următoarelor structuri, fără personalitate juridică, în vederea asigurării suportului decizional şi coordonării necesare pentru implementarea programelor naţionale şi pentru gestionarea fondurilor din domeniul afacerilor interne: a)Comitetul director; b)Comitetul de monitorizare a programelor naţionale; c)Comitetul tehnic. Articolul 2Prezentul ordin utilizează termeni şi expresii având semnificaţiile prevăzute în cuprinsul Hotărârii Guvernului nr. 48/2015 privind stabilirea sistemului de management şi control în vederea gestionării fondurilor acordate României prin Cadrul financiar multianual 2014-2020, domeniul Afaceri interne.Capitolul II Comitetul director Articolul 3 (1) Comitetul director prevăzut la art. 3 alin. (1) lit. a) din Hotărârea Guvernului nr. 48/2015 este alcătuit din 3 membri, respectiv:a)secretarul de stat pentru relaţia cu Parlamentul şi Guvernul; b)subsecretarul de stat desemnat prin dispoziţie a secretarului de stat pentru ordine publică; c)secretarul general adjunct din cadrul Ministerului Afacerilor Interne desemnat în acest sens de către secretarul general.(2) Secretarul de stat pentru relaţia cu Parlamentul şi Guvernul îndeplineşte şi funcţia de preşedinte al Comitetului director.(3) Autoritatea responsabilă şi autorităţile delegate pot fi invitate la reuniunile Comitetului director, la solicitarea preşedintelui acestuia.(4) Membrul Comitetului director prevăzut la alin. (1) lit. a) poate delega atribuţiile ce îi revin în această calitate subsecretarilor de stat. Articolul 4Comitetul director are următoarele atribuţii: a)analizează stadiul şi impactul proiectelor finanţate prin programele naţionale şi adoptă, după caz, propuneri de modificare a politicilor Ministerului Afacerilor Interne în domeniu; b)aprobă fişele de proiect de monopol aferente Fondului pentru securitate internă şi Fondului pentru azil, migraţie şi integrare, atât versiunile iniţiale, cât şi cele revizuite ale acestora, pe baza documentaţiei specifice prezentate de către autoritatea responsabilă; c)avizează propunerile de redistribuire a fondurilor alocate în eventualitatea identificării unor noi priorităţi de acţiune, conform legislaţiei europene; d)aprobă forma finală a programelor naţionale, în vederea transmiterii acestora către Comisia Europeană, precum şi a versiunilor revizuite ale acestora; e)aprobă forma finală a rapoartelor anuale şi finale, în vederea transmiterii acestora către Comisia Europeană. Articolul 5Preşedintele Comitetului director are următoarele atribuţii: a)propune agenda reuniunilor; b)stabileşte lista invitaţilor la reuniuni; c)convoacă reuniunile; d)conduce dezbaterile reuniunilor. Articolul 6 (1) Secretariatul Comitetului director este asigurat de Serviciul evaluare necesitate finanţare şi fonduri europene din cadrul Direcţiei Schengen.(2) Secretariatul Comitetului director are următoarele atribuţii:a)asigură pregătirea logistică şi transmiterea invitaţiilor de participare la reuniunile Comitetului director; b)primeşte şi, după caz, întocmeşte şi integrează documentele-suport relevante pentru desfăşurarea reuniunilor Comitetului director şi asigură transmiterea acestora către membrii Comitetului director; c)ţine evidenţa şi monitorizează modul de implementare a deciziilor Comitetului director, prezentând la fiecare reuniune a acestuia stadiul realizării lor; d)redactează procesele-verbale ale şedinţelor, consemnând discuţiile pentru fiecare problemă abordată în cadrul ordinii de zi; e)asigură transmiterea documentelor integrate către membrii Comitetului director, în cazul procedurii consultării în scris a acestora; f)asigură activităţile de înregistrare şi arhivare a documentelor Comitetului director. Articolul 7(1) Activitatea Comitetului director se desfăşoară în cadrul unor reuniuni semestriale sau ori de către ori este necesar, la solicitarea preşedintelui sau prin procedură de consultare scrisă între membrii Comitetului director, conform art. 8 alin. (4). (2) Convocarea reuniunilor Comitetului director se face, de regulă, în scris, invitaţiile fiind transmise fie prin poştă sau curier, fie prin fax sau e-mail.(3) Ordinea de zi a reuniunilor Comitetului director se stabileşte de către preşedinte. Invitaţia cuprinde în mod obligatoriu agenda reuniunii şi se transmite cu cel puţin 5 zile înainte de data organizării reuniunii.(4) La reuniunile Comitetului director pot participa şi alţi reprezentanţi ai structurilor Ministerului Afacerilor Interne, precum şi ai altor instituţii sau autorităţi publice, organizaţii neguvernamentale, în cazul Fondului pentru azil, migraţie şi integrare, la invitaţia preşedintelui Comitetului director, transmisă fie prin poştă sau curier, fie prin fax sau e-mail, cu cel puţin 5 zile înainte. În cadrul reuniunilor Comitetului director, invitaţii nu au drept de vot, având rol consultativ. Articolul 8 (1) Deciziile Comitetului director se iau pe bază de consens cu votul majorităţii membrilor prezenţi, sub rezerva faptului ca la reuniune prezenţa membrilor să fie de două treimi din numărul total al acestora. Prezenţa preşedintelui este obligatorie. În caz de paritate, votul preşedintelui este hotărâtor.(2) În cazul în care nu este îndeplinită condiţia cu privire la cvorumul necesar pentru deliberare prevăzută la alin. (1), reuniunea se suspendă. Reuniunea se reia după un interval de o săptămână, cu aceeaşi agendă.(3) În cazul în care nu se ajunge la consens, preşedintele Comitetului director prezintă situaţia ministrului afacerilor interne, în scris, acesta din urmă luând decizia finală.(4) Membrii Comitetului director pot fi consultaţi şi în scris. Consultările scrise se realizează doar în cazuri excepţionale, justificate corespunzător. Documentaţia care face obiectul consultărilor scrise cuprinde, de regulă, proiectul de decizie, inclusiv anexele dacă este cazul, o notă de prezentare şi motivare a demersului, precum şi documentele pe baza cărora se fundamentează soluţiile propuse, atunci când sunt disponibile.(5) În cazul consultării scrise, prin Secretariatul Comitetului director se transmite membrilor acestuia un punctaj cu problemele apărute, inclusiv motivele care necesită luarea unei decizii în regim de urgenţă şi soluţiile identificate.(6) Dacă în termen de 5 zile lucrătoare de la data transmiterii Secretariatul Comitetului director primeşte obiecţii scrise asupra documentelor transmise conform procedurii de consultare scrisă, acestea se transmit preşedintelui Comitetului director, care procedează la analizarea acestora cu membrii care au formulat obiecţii. Documentul rezultat va fi transmis tuturor membrilor Comitetului director, pentru consultare. Articolul 9Deciziile adoptate de membrii Comitetului director sunt consemnate într-un proces-verbal semnat de către aceştia, care se transmite responsabililor cu îndeplinirea deciziilor în termen de două zile lucrătoare de la data reuniunii. Capitolul IIIComitetul de monitorizare a programelor naţionale Articolul 10 (1) Comitetul de monitorizare a programelor naţionale, denumit în continuare Comitetul de monitorizare, prevăzut la art. 3 alin. (1) lit. b) din Hotărârea Guvernului nr. 48/2015, este alcătuit din următorii membri:a)preşedinte - directorul Direcţiei Schengen; b)reprezentanţi ai Direcţiei Schengen din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, în calitate de autoritate responsabilă: un membru titular la nivel de şef serviciu pe linia de gestionare a fondurilor externe nerambursabile în domeniul afaceri interne şi un membru supleant; c)reprezentanţi ai Direcţiei generale financiare din cadrul Ministerului Afacerilor Interne, în calitate de autoritate delegată financiară: un membru titular la nivel decizional şi un membru supleant; d)reprezentanţi ai Inspectoratului General pentru Imigrări, în calitate de autoritate delegată FAMI: un membru titular la nivel decizional şi un membru supleant; e)reprezentanţi ai Direcţiei generale mecanisme şi instrumente financiare nerambursabile din cadrul Ministerului Fondurilor Europene, în calitate de autoritate delegată FSI: un membru titular la nivel decizional şi un membru supleant.(2) În cadrul Comitetului de monitorizare, următoarele instituţii au calitatea de invitaţi permanenţi:a)Autoritatea de audit din cadrul Curţii de Conturi a României; b)Ministerul Afacerilor Externe; c)Serviciul Român de Informaţii; d)Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă din cadrul Ministerului Afacerilor Interne; e)Direcţia Generală Anticorupţie; f)Direcţia pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei din cadrul Ministerului Afacerilor Interne; g)Inspectoratul General al Poliţiei Române; h)Inspectoratul General al Poliţiei de Frontieră; i)Agenţia Naţională împotriva Traficului de Persoane; j)Centrul Naţional SIS; k)Centrul de coordonare a protecţiei infrastructurilor critice din cadrul Ministerului Afacerilor Interne; l)Centrul de Cooperare Poliţienească Internaţională. (3) La reuniunile Comitetului de monitorizare pot fi invitate şi alte entităţi, denumite în continuare invitaţi externi, astfel:a)Comisia Europeană; b)Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice; c)Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice din cadrul Ministerului Finanţelor Publice; d)orice altă instituţie din cadrul administraţiei publice centrale/locale sau organizaţii neguvernamentale care îşi desfăşoară activitatea în sfera de competenţă a Ministerului Afacerilor Interne. Articolul 11Comitetul de monitorizare îndeplineşte următoarele atribuţii: a)organizează şedinţe de monitorizare, semestrial sau ori de câte ori este necesar; b)analizează stadiul proiectelor finanţate prin fondurile din domeniul afacerilor interne pentru fazele de programare, contractare, implementare şi evaluare, pe baza raportărilor semestriale elaborate de autoritatea responsabilă; c)stabileşte măsurile necesare pentru implementarea corespunzătoare a proiectelor şi acţiunilor finanţate în cadrul fondurilor din domeniul afacerilor interne; d)evaluează periodic, pe baza documentelor elaborate, progresul înregistrat în atingerea obiectivelor specifice şi ulterior elaborează recomandări; e)ţine evidenţa modului în care se derulează proiectele, în termeni de cheltuieli, utilizarea resurselor, implementarea activităţilor, livrarea rezultatelor şi managementul riscurilor. Articolul 12Preşedintele Comitetului de monitorizare îndeplineşte următoarele atribuţii: a)convoacă şi conduce reuniunile Comitetului de monitorizare; b)aprobă transmiterea documentelor ce urmează a fi comunicate tuturor participanţilor la reuniuni, lista invitaţilor, precum şi ordinea de zi a şedinţei; c)invită la reuniunile Comitetului de monitorizare persoane cu competenţe relevante în raport cu subiectele înscrise pe ordinea de zi, pentru prezentarea unei opinii specializate în vederea fundamentării deciziilor Comitetului de monitorizare, dacă este cazul; d)aprobă procesele-verbale ale reuniunilor. Articolul 13 (1) Secretariatul Comitetului de monitorizare este asigurat de către Serviciul evaluare necesitate finanţare şi fonduri europene din cadrul Direcţiei Schengen.(2) Secretariatul îndeplineşte următoarele atribuţii:a)asigură pregătirea reuniunilor Comitetului de monitorizare; b)elaborează ordinea de zi a reuniunilor Comitetului de monitorizare şi pregăteşte documentele-suport; c)transmite, cu cel puţin 5 zile lucrătoare înainte de data reuniunii, invitaţiile şi documentele-suport pentru reuniunile Comitetului de monitorizare; d)păstrează şi înregistrează corespondenţa şi documentele aferente organizării Comitetului de monitorizare, precum şi documentele transmise membrilor şi invitaţilor pentru pregătirea reuniunilor Comitetului de monitorizare şi asigură activităţile de înregistrare şi arhivare a documentelor Comitetului de monitorizare; e)participă la întâlnirile Comitetului de monitorizare şi redactează procesele-verbale, pe care le distribuie tuturor membrilor şi invitaţilor; f)asigură asistenţă de specialitate preşedintelui Comitetului de monitorizare; g)monitorizează implementarea deciziilor Comitetului de monitorizare şi asigură schimbul de informaţii referitor la acestea între părţile implicate; h)redactează procesul-verbal al şedinţei şi îl distribuie membrilor, în termen de 15 zile de la reuniune, pentru semnare. Articolul 14(1) Comitetul de monitorizare se reuneşte semestrial sau ori de câte ori este cazul şi funcţionează pe toată durata de gestionare a fondurilor din domeniul afacerilor interne.(2) Convocarea reuniunilor Comitetului de monitorizare se face în scris.(3) La începutul fiecărei reuniuni se adoptă ordinea de zi, se discută şi se aprobă procesul-verbal al precedentei reuniuni a Comitetului de monitorizare.(4) Ordinea de zi se comunică în scris membrilor Comitetului de monitorizare cu 5 zile înainte de data reuniunii. La cererea membrilor Comitetului de monitorizare, ordinea de zi comunicată iniţial poate fi completată şi cu alte subiecte, cu condiţia transmiterii documentelor respective, în scris, Secretariatului Comitetului de monitorizare, cu cel puţin 3 zile lucrătoare înainte de data reuniunii. Ordinea de zi completată se redistribuie în cel mai scurt timp membrilor Comitetului de monitorizare.(5) La sfârşitul fiecărei reuniuni se stabileşte data viitoarei reuniuni a Comitetului de monitorizare. Articolul 15 (1) Invitaţii permanenţi şi invitaţii externi nu au drept de vot în cadrul Comitetului de monitorizare.(2) Participanţii la şedinţele Comitetului de monitorizare primesc de la secretariat acelaşi set de informaţii şi materiale, precum şi procesele-verbale ale reuniunilor Comitetului de monitorizare.(3) Membrii Comitetului de monitorizare au obligaţia de a participa la reuniunile Comitetului de monitorizare şi de a îndeplini responsabilităţile ce decurg din deciziile adoptate de acesta.(4) Membrii Comitetului de monitorizare au dreptul de a transmite secretariatului propuneri pentru discuţii în cadrul şedinţelor Comitetului de monitorizare.(5) Desemnarea şi înlocuirea membrilor titulari şi supleanţi se fac de către conducătorul instituţiei/structurii reprezentate în Comitetului de monitorizare, prin notificare transmisă Secretariatului Comitetului de monitorizare.(6) În cazul în care membrul titular sau supleantul nu participă la două reuniuni succesive, preşedintele Comitetului de monitorizare poate solicita instituţiei/structurii care l-a desemnat nominalizarea altui reprezentant.(7) Înlocuirea unui membru al Comitetului de monitorizare se comunică în scris Secretariatului Comitetului de monitorizare în termen de 5 zile lucrătoare de la data transmiterii solicitării de către preşedinte. Articolul 16 (1) Reuniunile Comitetului de monitorizare se desfăşoară în prezenţa a cel puţin jumătate plus unu din numărul membrilor.(2) În cazul în care condiţia de la alin. (1) nu este îndeplinită, reuniunea Comitetului de monitorizare se amână, urmând a fi convocată o nouă reuniune la o dată ulterioară.(3) Reuniunea următoare se desfăşoară fără a mai fi necesară îndeplinirea condiţiei prevăzute la alin. (1).(4) Comitetul de monitorizare adoptă decizii prin consens. În situaţia în care nu se ajunge la consens, Comitetul de monitorizare adoptă decizii prin votul a cel puţin două treimi din numărul membrilor prezenţi.(5) Membrii anunţă preşedintele Comitetului de monitorizare, la începutul fiecărei reuniuni, cu privire la existenţa oricărui conflict de interese. Dacă pe parcursul reuniunilor Comitetului de monitorizare apare în mod neaşteptat un conflict de interese, respectivul membru înştiinţează preşedintele cu privire la existenţa conflictului de interese.(6) În cazul în care există membri ai Comitetului de monitorizare care s-ar putea afla în prezenţa unei situaţii ce ar putea constitui conflict de interese, aceştia se abţin de la exprimarea votului.(7) Deciziile adoptate de Comitetul de monitorizare sunt comunicate de drept membrilor de către secretariat. Capitolul IVComitetul tehnic Articolul 17Comitetul tehnic prevăzut la art. 3 alin. (1) lit. c) din Hotărârea Guvernului nr. 48/2015 este alcătuit din reprezentanţi ai autorităţii responsabile, ai autorităţilor delegate şi ai beneficiarilor proiectelor de monopol. Activitatea Comitetului tehnic este coordonată de către un ofiţer de la nivelul autorităţii responsabile, cu funcţie de conducere pe domeniul gestionării fondurilor din domeniul afacerilor interne.Articolul 18Comitetul tehnic se întruneşte la solicitarea Comitetului director, a Comitetului de monitorizare, a autorităţilor delegate sau a beneficiarilor proiectelor de monopol. Articolul 19 (1) Atribuţiile Comitetului tehnic sunt următoarele:a)analizează problematica supusă dezbaterii şi identifică soluţii pentru rezolvare; b)prezintă ofiţerului responsabil de program soluţiile identificate drept recomandări, pentru avizare; c)asigură îndeplinirea soluţiilor adoptate în comun de conducerea instituţiilor reprezentate; d)urmăreşte aplicarea măsurilor necesare pentru implementarea corespunzătoare a proiectelor şi acţiunilor finanţate prin fondurile din domeniul afacerilor interne. (2) În situaţiile în care ofiţerul responsabil de program consideră necesară dezbaterea problematicii în cadrul Comitetului director sau al Comitetului de monitorizare propune convocarea acestor organisme. Capitolul VDispoziţii finale Articolul 20Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. p. Viceprim-ministru, ministrul afacerilor interne, Ilie Botoş, secretar de stat