ORDIN Nr. 365
din 8 februarie 2008
privind Comitetul de
monitorizare pentru Mecanismul financiar SEE si procedura de evaluare nationala
a aplicatiilor depuse spre finantare din Mecanismul financiar SEE
ACT EMIS DE:
MINISTERUL ECONOMIEI SI FINANTELOR
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 157 din 29 februarie 2008
Având în vedere prevederile
paragrafului 2 din anexa A la Memorandumul de înţelegere dintre guvernele
Islandei, Principatului de Liechtenstein şi Regatului Norvegiei şi Guvernul
României pentru Mecanismul financiar SEE,
în temeiul Hotărârii Guvernului nr. 386/2007 privind
organizarea şi funcţionarea Ministerului Economiei şi Finanţelor, cu
modificările şi completările ulterioare,
pentru buna coordonare şi implementare a asistenţei
financiare nerambursabile acordate României de guvernele Islandei,
Principatului de Liechtenstein şi de Regatul Norvegiei, prin Mecanismul
financiar SEE,
ministrul economiei şi finanţelor emite următorul ordin:
SECŢIUNEA I
Comitetul de monitorizare pentru Mecanismul
financiar SEE
Art. 1. - Se constituie Comitetul de monitorizare pentru
Mecanismul financiar SEE, denumit în continuare CM, pe durata de implementare a acestuia, ca structură de tip
partenerial, cu rol consultativ, care asistă Punctul naţional de contact (PNC) pentru Mecanismul financiar SEE
în selectarea şi monitorizarea strategică a proiectelor.
Art. 2. - CM are următoarele atribuţii:
1. analizează criteriile generale şi specifice de
evaluare şi selecţie a propunerilor de proiecte depuse în vederea finanţării
din Mecanismul financiar SEE şi formulează recomandări către PNC, dacă este
cazul;
2. realizează, la nivelul grupurilor de lucru, evaluarea
propunerilor de proiecte primite de la PNC şi stabileşte lista ierarhizată, pe
fiecare sector prioritar, a propunerilor de proiecte pe care le recomandă PNC
în vederea transmiterii la Oficiul Mecanismului
Financiar;
3. analizează, pe baza documentelor prezentate de PNC,
progresul general şi raportările financiare privind implementarea Mecanismului
financiar SEE.
Art. 3. - (1) Componenţa CM este formată din
reprezentanţi desemnaţi ai Ministerului Economiei şi Finanţelor, ai altor
ministere şi instituţii publice, ai partenerilor economici şi sociali, ai organizaţiilor neguvernamentale, ai
autorităţilor regionale şi locale şi ai altor entităţi relevante.
(2) Componenţa CM se stabileşte cu respectarea
principiilor parteneriatului şi reprezentativităţii. Instituţiile
administraţiei publice şi organizaţiile reprezentate în CM sunt prevăzute în
anexa nr. 1.
(3) Componenţa nominală a CM, precum şi orice
modificări aduse acesteia se stabilesc, la solicitarea preşedintelui CM, pe
baza notificărilor transmise de conducătorii fiecărei instituţii/organizaţii
reprezentate în CM.
Art. 4. - (1) CM este alcătuit din preşedinte şi
membri.
(2) Preşedintele CM este secretarul de stat care
coordonează activitatea PNC, iar supleantul său este conducătorul direcţiei
generale în cadrul căreia funcţionează PNC.
(3) Membrii CM sunt persoanele desemnate de
instituţiile cuprinse în anexa nr. 1, care participă la reuniunile CM având
drept de decizie.
(4) Membrii sunt titulari sau
supleanţi. Fiecare membru titular are dreptul la un singur supleant.
(5) Membrii supleanţi au drept de decizie numai atunci
când participă la reuniunile CM în locul membrilor titulari.
(6) La reuniunile CM pot participa persoanele desemnate de instituţiile cuprinse în anexa nr. 2, care participă cu rol
exclusiv consultativ, fără drept de decizie. CM îşi desfăşoară activitatea
conform normelor din anexa nr. 3.
(7) La invitaţia preşedintelui, pot participa în
calitate de invitaţi la reuniunile CM reprezentanţi ai instituţiilor
administraţiei publice centrale şi locale şi ai altor organisme naţionale.
Aceştia pot lua cuvântul şi pot face recomandări doar în legătură cu aspectele
specifice pentru care au fost invitaţi să participe la reuniune.
Art. 5. - (1) CM deliberează în
mod valabil dacă la reuniune participă cel puţin jumătate din numărul membrilor
săi.
(2) In cazul în care nu se realizează cvorumul prevăzut
la alin. (1), reuniunea se suspendă. Reuniunea se reia după un interval de o
săptămână, cu aceeaşi agendă, şi CM deliberează în mod valabil, indiferent de
numărul membrilor prezenţi.
(3) Deciziile CM se iau pe bază de consens, definit în
sensul prezentului ordin ca expresia acordului de voinţă al membrilor cu
privire la problema supusă dezbaterii şi la decizia propusă, considerată cea
mai bună pentru gestionarea corespunzătoare a asistenţei, pe baza unor
argumente coerente şi pragmatice, pe care CM o poate adopta la acel moment. In
cazul în care nu se ajunge la consens, deciziile se iau prin votul majorităţii
calificate (două treimi din numărul membrilor prezenţi).
(4) La iniţiativa preşedintelui, membrii CM pot fi
consultaţi şi în scris. In spiritul respectării principiului parteneriatului,
consultările scrise se vor aplica doar în cazuri excepţionale, justificate
corespunzător.
(5) In cazul consultării scrise, Secretariatul
permanent transmite în scris membrilor CM problemele apărute, inclusiv factorii
care necesită luarea unei decizii în regim de urgenţă şi soluţiile
identificate.
(6) Dacă în termen de 5 zile lucrătoare de la data
transmiterii Secretariatul permanent primeşte obiecţii scrise asupra
documentelor transmise conform procedurii de consultare scrisă, acestea se
transmit preşedintelui, care procedează la discutarea acestora cu membrii care
au formulat obiecţii. Documentul rezultat va fi transmis tuturor membrilor CM
pentru consultare.
(7) In lipsa unui răspuns scris din partea membrilor,
trimis Secretariatului permanent în termen de 10 zile lucrătoare de la data
retransmiterii, documentele se consideră adoptate. In cazul în care există
obiecţii, acestea vor fi examinate în cadrul unei reuniuni a CM.
(8) Secretariatul permanent transmite membrilor CM
varianta finală a documentelor adoptate, cu aplicarea termenelor prevăzute la
alin. (6) şi (7).
Art. 6. - (1) Preşedintele conduce activitatea CM
astfel:
a) convoacă reuniunile CM şi conduce dezbaterile;
b) propune agenda şi stabileşte lista invitaţilor la
reuniunile CM;
c) reprezintă CM în relaţiile cu terţii.
(2) In cazul în care nu poate
participa la o reuniune, preşedintele deleagă atribuţiile sale, prin mandat
scris, conducătorului direcţiei generale în cadrul căreia funcţionează PNC.
Art. 7. - (1) Membrii CM au următoarele atribuţii:
a) participă la reuniunile CM şi la procesul de adoptare a deciziilor;
b) aduc în discuţie aspecte relevante legate de
implementarea Mecanismului financiar SEE;
c) urmăresc ducerea la îndeplinire a deciziilor CM.
(2) Desemnarea şi înlocuirea membrilor (titulari şi
supleanţi) se fac de către conducătorul instituţiei/organizaţiei reprezentate în CM, prin notificare transmisă
Secretariatului permanent al CM.
(3) Calitatea de membru titular sau supleant încetează
când persoana nominalizată în CM se află în una dintre următoarele situaţii:
a) îşi încetează activitatea în autoritatea publică,
instituţia sau organismul pe care îl reprezintă în CM;
b) CM a recomandat revocarea calităţii de membru pentru
încălcarea prevederilor Codului de conduită sau pentru absenţe nemotivate. In
acest caz, Secretariatul permanent va notifica instituţia vizată şi va solicita
o nouă nominalizare.
(4) Membrii CM nu sunt remuneraţi pentru activitatea
desfăşurată în cadrul acestuia.
Art. 8. - (1) CM se va reuni, de regulă, o dată la 3
luni.
(2) Convocarea reuniunilor şi transmiterea
invitaţiilor şi a agendei preliminare către membri şi invitaţi se realizează de
Secretariatul permanent cu cel puţin 15 zile lucrătoare înaintea datei
reuniunii.
(3) Propunerile de completare/modificare a agendei
preliminare se adresează Secretariatului permanent în termen de 5 zile
lucrătoare de la data transmiterii acesteia. Agenda finală împreună cu
documentele suport se transmit membrilor şi observatorilor cu cel puţin 10 zile
lucrătoare înainte de data reuniunii.
(4) Secretariatul permanent va furniza membrilor şi observatorilor în CM, până în preziua reuniunii sau
chiar în cadrul reuniunii, alte informaţii relevante cu privire la ordinea de
zi, astfel încât aceştia să aibă la dispoziţie cele mai recente informaţii cu
privire la subiectele aflate pe agendă.
(5) Convocarea reuniunilor CM se face întotdeauna în
scris, invitaţiile fiind transmise prin poştă, curier, fax sau e-mail.
(6) La începutul fiecărei reuniuni, se adoptă agenda
şi se discută şi se aprobă minuta precedentei reuniuni a CM.
(7) La sfârşitul fiecărei reuniuni
se stabileşte data orientativă a următoarei reuniuni a CM.
(8) Reuniunile CM nu au caracter public.
(9) Deciziile adoptate în cadrul reuniunii CM sunt
rezumate într-un document denumit „Sinteza deciziilor". Acest document se
elaborează de Secretariatul permanent şi se transmite
tuturor membrilor CM, precum şi altor responsabili, pentru îndeplinirea
deciziilor, nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data reuniunii. Ulterior,
acest document se anexează la minuta reuniunii.
(10) Minuta reuniunii, întocmită
de Secretariatul permanent, se transmite membrilor CM şi celorlalţi
participanţi la reuniunea CM în termen de 20 de zile lucrătoare de la data
reuniunii.
(11) Observaţiile asupra minutei pot fi trimise
Secretariatului permanent în termen de maximum 10 zile lucrătoare de la
transmiterea acesteia. Observaţiile sunt consemnate în anexa la minuta şi sunt
avute în vedere de Secretariatul permanent la întocmirea textului final al
minutei. Documentul final şi anexele sunt transmise membrilor şi celorlalţi
participanţi la reuniunea CM cel mai târziu în 30 de zile lucrătoare de la data
reuniunii.
(12) Reuniunile CM se desfăşoară în limba română.
Secretariatul permanent asigură servicii de traducere a documentelor şi de
interpretare în şi din limba engleză pe parcursul reuniunilor CM, atunci când
este necesar.
Art. 9. - (1) Activitatea CM şi a grupurilor tehnice de
lucru ale acestuia este asistată de un secretariat permanent, asigurat de PNC
şi coordonat de preşedintele CM.
(2) Secretariatul permanent funcţionează pe baza unei
proceduri interne şi are următoarele atribuţii principale:
a) asigură pregătirea logistică şi transmiterea
invitaţiilor de participare la reuniunea CM;
b) primeşte şi, după caz, întocmeşte şi integrează
documentele-suport relevante desfăşurării reuniunilor CM şi asigură
transmiterea acestora către membrii CM;
c) monitorizează implementarea deciziilor CM şi
asigură schimbul de informaţii referitor la acestea între părţile implicate;
d) primeşte şi asigură soluţionarea corespondenţei legate
de activitatea CM;
e) asigură păstrarea şi arhivarea, în format
electronic şi pe hârtie, a tuturor documentelor referitoare la reuniunile CM;
f) asigură publicarea pe pagina de internet a PNC a
informaţiilor privitoare la activitatea CM;
g) pune la dispoziţia membrilor grupurilor de lucru
ale CM, stabilite conform art. 10, în vederea evaluării, documentele aferente
aplicaţiilor depuse spre finanţare;
h) centralizează punctajele
acordate aplicaţiilor de membrii fiecărui grup de lucru şi realizează lista
ierarhizată a propunerilor de proiecte pentru fiecare sector prioritar în
parte, pe care o comunică membrilor CM.
(3) Orice solicitare de informaţii cu privire la
activitatea CM se adresează Secretariatului permanent, fie pe cale electronică,
fie pe suport hârtie.
Art. 10. - (1) Se înfiinţează grupuri de lucru pentru a
asista CM în îndeplinirea atribuţiilor sale, în special în ceea ce priveşte
selectarea şi ierarhizarea proiectelor.
(2) In conformitate cu sectoarele şi domeniile
prioritare stabilite în cadrul Mecanismului financiar SEE, se definesc
următoarele grupuri de lucru:
a) grup de lucru pentru sectorul „Protecţia
mediului";
b) grup de lucru pentru domeniul
„Dezvoltarea capacităţii administrative";
c) grup de lucru pentru domeniul „Dezvoltarea
resurselor umane";
d) grup de lucru pentru sectorul „Sănătatea şi
protecţia copilului";
e) grup de lucru pentru sectorul „Conservarea
patrimoniului cultural european".
(3) Grupurile de lucru se întrunesc ori de câte ori
este necesar, în funcţie de solicitarea transmisă în acest sens de către PNC.
(4) Grupurile de lucru sunt compuse din reprezentanţii
instituţiilor şi organizaţiilor având calitatea de membru CM, desemnaţi în
acest sens, la solicitarea preşedintelui CM, prin notificări transmise de
conducătorii fiecărei instituţii/organizaţii reprezentate în CM.
(5) Componenţa instituţională a grupurilor de lucru se
stabileşte de PNC, cu consultarea CM.
Art. 11. - Membrii grupurilor
de lucru au următoarele atribuţii principale:
- primesc de la Secretariatul permanent al CM
documentele aferente aplicaţiilor depuse spre finanţare pe domeniul de
competenţă al grupului de lucru pentru care au fost desemnaţi;
- analizează aplicaţiile pe
baza criteriilor stabilite de PNC şi acordă punctaje fiecărei aplicaţii.
Art. 12. -Toţi membrii desemnaţi în cadrul CM şi în
grupurile de lucru, precum şi invitaţii semnează o declaraţie de imparţialitate
şi confidenţialitate.
SECŢIUNEA a II-a
Procedura de evaluare naţională a aplicaţiilor
depuse spre finanţare din Mecanismul financiar SEE
Art. 13. - Criteriile generale şi specifice de
conformitate administrativă, eligibilitate, evaluare şi selecţie se stabilesc
de PNC, cu consultarea CM.
Art. 14. -In vederea evaluării naţionale a aplicaţiilor
depuse spre finanţare din Mecanismul financiar SEE şi a transmiterii lor la
Oficiul Mecanismului Financiar, denumit în continuare OMF, se stabilesc următoarele etape
procedurale:
1. PNC înregistrează
aplicaţiile primite din partea solicitanţilor.
2. PNC realizează o analiză preliminară care vizează
conformitatea administrativă şi eligibilitatea aplicaţiei şi a solicitantului.
3. PNC transmite pachetele de aplicaţii fiecărui grup
de lucru, în funcţie de specificul sectorului pe care
s-a aplicat.
4. Grupurile de lucru realizează o evaluare tehnică şi
financiară a aplicaţiilor, utilizând în acest sens grilele specifice de
evaluare, şi stabilesc pe baza punctajelor acordate lista ierarhizată a
propunerilor de proiecte, pe fiecare sector în parte.
5. Listele ierarhizate elaborate de grupurile de lucru
sunt supuse validării CM.
6. CM transmite PNC o opinie consolidată referitoare la
aplicaţiile propuse spre transmitere la OMF.
7. PNC primeşte şi analizează opinia consolidată a CM
şi listele ierarhizate de propuneri de proiecte.
8. Cu luarea în considerare a opiniei CM, PNC
stabileşte lista finală a aplicaţiilor propuse spre transmitere la OMF. Lista
se structurează pe sectoare prioritare, iar valoarea propunerilor aferente
fiecărui sector va fi, de regulă, maximum dublul alocării orientative la nivel
de sector prioritar stabilite prin cererea de propuneri de proiecte.
9. PNC transmite lista finală a propunerilor de
proiecte către OMF.
Prevederi finale
Art. 15. - Cheltuielile PNC
legate de desfăşurarea activităţilor aferente implementării Mecanismului
financiar SEE, inclusiv cele privind organizarea reuniunilor CM şi a grupurilor
de lucru, se suportă din bugetul Ministerului Economiei şi Finanţelor.
Art. 16. -Anexele nr. 1-3 fac
parte integrantă din prezentul ordin.
Art. 17. - Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul
Oficial al României, Partea I.
p. Ministrul economiei şi finanţelor,
Alice Cezarina Bîtu,
secretar de stat
ANEXA Nr. 1
LISTA
autorităţilor publice, instituţiilor şi organismelor
ai căror reprezentanţi au statut de membru titular şi supleant în Comitetul de
monitorizare pentru Mecanismul financiar SEE
1. Ministerul Economiei şi Finanţelor - Punctul
naţional de contact
2. Ministerul Mediului şi
Dezvoltării Durabile
3. Ministerul Internelor şi Reformei Administrative
4. Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de Şanse
5. Ministerul Justiţiei
6. Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului
7. Ministerul Dezvoltării, Lucrărilor Publice şi
Locuinţelor
8. Ministerul Sănătăţii Publice
9. Ministerul Culturii şi Cultelor
10. Ministerul Economiei şi Finanţelor- Direcţia
generală politică energetică
11. Autoritatea Naţională pentru Protecţia Drepturilor
Copilului
12. Agenţia Română pentru Conservarea
Energiei
13. Federaţia Autorităţilor Locale din România
14. Consiliul Economic şi Social
15. Centrul de Asistenţă pentru Organizaţii
Neguvernamentale - CENTRAS
16. Asociaţia Agenţiilor de Dezvoltare Regională
17. Organizaţie neguvernamentală relevantă cu
activitate în domeniul protecţiei mediului
18. Organizaţie neguvernamentală relevantă cu
activitate în domeniul educaţiei şi formării profesionale
19. Organizaţie neguvernamentală relevantă cu
activitate în domeniul sănătăţii
ANEXA Nr. 2
LISTA
instituţiilor şi organismelor ai căror reprezentanţi
participă cu rol consultativ la Comitetul de
monitorizare pentru Mecanismul financiar SEE
1. Oficiul Mecanismului Financiar
2. Innovation Norway
ANEXA Nr. 3
CODUL DE CONDUITĂ
Membrii CM au obligaţia de a respecta următoarele
reguli de conduită:
1. să acţioneze în interesul implementării Mecanismului
financiar SEE, în concordanţă cu scopul şi obiectivele stabilite;
2. să ia decizii în interes public şi să nu acţioneze
în scopul obţinerii de avantaje financiare sau alte beneficii pentru ei sau
pentru alţii;
3. să declare preşedintelui, la începutul oricărei
reuniuni sau pe parcursul acesteia, orice situaţie de conflict de interese în
care s-ar putea afla în legătură cu un anumit subiect dezbătut. In acest caz,
membrul se va abţine de la exprimarea unei poziţii cu privire la punctul sau
punctele respective de pe agendă şi de la exercitarea dreptului de vot;
4. să informeze, după încheierea reuniunilor,
autoritatea publică, instituţia sau organismul pe care îl reprezintă în
legătură cu principalele chestiuni discutate şi deciziile luate;
5. să păstreze confidenţialitatea informaţiilor prin a
căror divulgare s-ar putea leza interesul legitim al oricărei instituţii,
organizaţii sau persoane, ori prin a căror utilizare privilegiată s-ar putea
crea avantaje nelegitime;
6. să se supună deciziilor adoptate de CM.