HOTARARE Nr. 3
din 2 noiembrie 2007
privind aprobarea Ghidului
de achizitii pentru proiectele finantate de Fondul Roman de Dezvoltare Sociala
in cadrul Programului de interventii prioritare, componenta I a Proiectului de
incluziune sociala
ACT EMIS DE:
FONDUL ROMAN DE DEZVOLTARE SOCIALA
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 815 din 29 noiembrie 2007
Având în vedere considerentele prezentate în nota de fundamentare înaintată de Departamentul financiar,
contabilitate, administrativ,
în temeiul art. 17 şi 18 din Legea nr. 129/1998 privind
înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Fondului Român de Dezvoltare Socială,
republicată, cu modificările ulterioare,
Consiliul director al Fondului Român de Dezvoltare
Socială hotărăşte:
Art. 1. - Se aprobă Ghidul de achiziţii pentru
proiectele finanţate de Fondul Român de Dezvoltare Socială în cadrul
Programului de intervenţii prioritare, componenta I a Proiectului de incluziune socială.
Art. 2. - Documentul menţionat la art. 1 este prevăzut
în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre.
Art. 3. - Se aprobă publicarea
în Monitorul Oficial al României, Partea I, a
prezentei hotărâri.
Preşedintele Consiliului director al Fondului Român de
Dezvoltare Socială,
Valentina Conţescu
ANEXĂ
GHID
de achiziţii pentru proiectele finanţate de Fondul
Român de Dezvoltare Socială în cadrul Programului de intervenţii prioritare, componenta I a Proiectului de incluziune
socială
CAPITOLUL I
Introducere
1.1. Generalităţi
1.1.1. Prezentul ghid de achiziţii este un îndrumător
pentru aplicarea diverselor metode de achiziţii, fiind conform cu procedurile
în materie ale Băncii Mondiale, obligatorii pentru beneficiarii împrumuturilor
Băncii Internaţionale pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare (denumită în cele ce
urmează Banca), şi
anume: „Guidelines-Procurement" („Ghid de proceduri"- ediţia mai
2004) şi „Guidelines - Selection and Employment of Consultants" („Ghid -
Selecţia şi angajarea consultanţilor" - ediţia mai 2004), ce pot fi
consultate pe pagina de web - http//www.worldbank.org., aplicabile proiectelor cu finanţare din
partea Băncii, şi cu următoarele documente:
- Legea nr. 129/1998 privind înfiinţarea, organizarea
şi funcţionarea Fondului Român de Dezvoltare Socială, republicată, cu
modificările ulterioare;
- Acordul de împrumut nr. 4825 - RO dintre România şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi
Dezvoltare, destinat finanţării Proiectului privind incluziunea socială,
ratificat prin Legea nr. 40/2007 pentru ratificarea Acordului de împrumut
dintre România şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare,
destinat finanţării Proiectului privind incluziunea socială, semnat la
Bucureşti la 4 iulie 2006, prin care Fondul Român de Dezvoltare Socială a fost
desemnat ca agenţie de implementare a Programului de intervenţii prioritare
(PIP), componenta I a
Proiectului privind incluziunea socială;
- Manualul de operare pentru implementarea Programului
de intervenţii prioritare, componenta I a Proiectului de incluziune socială, finanţat de către Banca
Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare şi Guvernul României, aprobat
de Consiliul director al Fondului Român de Dezvoltare Socială prin Hotărârea nr. 2/II/2007, publicată în
Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 575 şi 575 bis din 22 august 2007.
1.1.2. Procedurile de achiziţii ale Fondului Român de
Dezvoltare Socială (denumit în cele ce urmează Fondul
sau FRDS) sunt
obligatorii pentru beneficiarii de granturi. Toate celelalte prevederi ale
legilor în vigoare în România sunt aplicabile, dacă nu contravin prevederilor
din acordul internaţional în baza cărora este implementat Proiectul privind
incluziunea socială.
CAPITOLUL II
Ghidul de achiziţii
2.1. Ghidul de achiziţii al Fondului
2.1.1. Scopul principal al acestui îndrumător este de a
informa toţi beneficiarii de granturi interesaţi şi partenerii de lucru ai
acestora sau ai Fondului asupra modului de organizare a achiziţiilor de bunuri
şi de lucrări, precum şi de selecţie şi angajare a consultanţilor pentru aceste
proiecte. Acest îndrumător este, de asemenea, şi un instrument de instruire şi
pregătire a personalului angajat şi a colaboratorilor pentru Proiect.
2.1.2. Rolul Fondului este să se asigure, prin
rapoartele cu privire la stadiul unui proiect, prin supervizarea fizică pe
teren şi prin avizările prealabile şi cele ulterioare, asupra modului în care
s-au efectuat achiziţiile de către beneficiarii Proiectului şi că fondurile au
fost utilizate cu încadrarea în angajamentele iniţiale, cu economicitate şi
eficienţă, iar contractele au fost încredinţate într-o manieră transparentă şi
corectă.
Pentru aceasta, Fondul organizează programe de
instruire cu reprezentanţii beneficiarilor şi cu oricare alte persoane
interesate să asiste (reprezentanţi ai autorităţilor locale, contractori,
parteneri).
2.1.3. Principalele materiale utilizate ca suport pentru elaborarea acestui îndrumător sunt:
• Liniile directoare ale Băncii Mondiale („WB
Guidelines") menţionate mai sus şi documentele standardizate
corespondente;
• Manual privind achiziţiile de valori foarte mici
derulate în cadrul granturilor mici finanţate de Banca Mondială (ultima
versiune, 16 octombrie 2001, revizuit în septembrie 2005);
•Achiziţii de lucrări simple, de valoare mică, cu
durată scurtă şi risc redus (Documente standardizate de ofertare, ediţie-pilot,
septembrie 2000).
2.1.4. Ghidul încearcă să ţină seama de toate aspectele
legale privind prevederile în materie de achiziţii ale finanţatorului (Banca)
şi normele de achiziţii publice ale cofinanţatorului (Guvernul României), să le
ajusteze şi să le facă mai simple pentru beneficiarii Fondului, luând în
considerare capacitatea lor de a coordona astfel de activităţi, experienţa şi
practica Fondului, precum şi lecţiile învăţate în timpul implementării.
2.2. Utilizarea
ghidului de achiziţii
2.2.1. Ghidul cuprinde prevederi legale, modul de identificare a necesarului de bunuri, lucrări şi
servicii în cadrul granturilor, roluri şi responsabilităţi ale beneficiarilor
de granturi, precum şi metodele de achiziţii aplicabile, descrise pas cu pas.
2.2.2. Banca a acceptat aplicarea acestor proceduri simplificate cu condiţia ca obiectivele
Proiectului să fie atinse. Pentru aceste proceduri, atât Banca, cât şi Fondul
au stabilit cerinţe procedurale minimale în scopul asigurării economicităţii şi
eficienţei, cu condiţia supervizării periodice şi prin verificarea ulterioară a
fazelor relevante ale proceselor de achiziţii.
2.3. Răspunderile
beneficiarului
2.3.1. Beneficiarii de granturi FRDS trebuie să se
conformeze procedurilor stabilite, fiind singurii responsabili pentru
achiziţiile făcute în cadrul unui subproiect.
2.3.2. Prevederile descrise sunt aplicabile atât pentru
beneficiari, cât şi pentru oricare alte persoane aflate în relaţii contractuale
sau de colaborare cu beneficiarii.
2.3.3. Beneficiarii Fondului vor utiliza modelele de documente şi formularele-tip FRDS aplicabile fiecărei proceduri,
puse la dispoziţie odată cu semnarea acordului de grant.
2.3.4. Beneficiarii Fondului vor putea face modificări
minime la modelele de documente furnizate de FRDS, dar numai în urma obţinerii acceptului FRDS.
2.3.5. Orice modificare la formulare se face numai sub
formă de anexă.
2.3.6. Succesul implementării
unui subproiect (proiect) depinde, în principal, de:
• implicarea membrilor comunităţii/grupului în toate
fazele de implementare;
• capacitatea de organizare şi
conducere a proiectului de către comunitate;
• încrederea oamenilor în ei înşişi şi în ceea ce vor
să realizeze;
• definirea precisă a proiectului finanţat şi a
componentelor acestuia;
• finalizarea activităţilor în termenul prevăzut în Acordul de grant;
• folosirea fondurilor primite numai pentru proiect;
• respectarea angajamentelor privind contribuţia
comunităţii la implementarea proiectului;
• folosirea materialelor locale (cu respectarea
cerinţelor de calitate);
• utilizarea cunoştinţelor şi
a forţei de muncă locale, corespunzător standardelor tehnologice;
• verificarea stadiului contractelor, a cantităţilor
cerute şi a nivelului calitativ;
• îndeplinirea standardelor de calitate pentru toate
activităţile desfăşurate.
2.3.7. Beneficiarii vor avea
grijă:
• să estimeze costurile pentru toate achiziţiile
necesare în cadrul fiecărui contract, prin utilizarea bazei de date a Fondului,
asigurându-se că aceste costuri nu depăşesc bugetul aprobat;
• să întocmească Planul de achiziţii;
• să utilizeze pentru fiecare achiziţie metoda
aplicabilă;
• să pregătească Specificaţiile tehnice, Lista cantităţilor
de lucrări, precum şi Lista furnizorilor/contractorilor/consultanţilor,
utilizând informaţii din Baza de date a Fondului;
• să trimită invitaţiile, documentele de ofertare şi
să primească cotaţiile/propunerile;
• să evalueze cotaţiile/preţurile/propunerile primite,
alegând cea mai bună dintre ele, în conformitate cu metoda aplicabilă;
• să încredinţeze şi să semneze contractul sau să
transmită comanda;
• să verifice documentele referitoare la cantităţile şi
calitatea bunurilor furnizate ori a lucrărilor executate de contractori sau a
rapoartelor/serviciilor prestate de consultanţi;
• să facă plăţile şi să pregătească rapoartele
periodice către Fond;
• să păstreze (în original) toate documentele
proiectului la dispoziţia reprezentanţilor Băncii, ai Guvernului şi/sau a
auditorilor şi coordonatorilor Fondului.
CAPITOLUL III
Planul de achiziţii. Metode aplicabile
3.1. Intocmirea Planului de achiziţii
3.1.1. Acesta este rezultatul planificării tuturor
activităţilor necesare pentru implementarea proiectului. Fondul sprijină
Beneficiarul să schiţeze şi să elaboreze un plan de activităţi şi Planul de
achiziţii, în timpul instruirii iniţiale, la negocierea Acordului de grant.
Acest plan determină la rândul său Graficul de implementare al proiectului.
Planul de achiziţii conţine, pentru un tip obişnuit de
proiect, o scurtă descriere a paşilor necesari (din punct de vedere legal,
tehnic, financiar şi al costurilor estimate) şi etapele achiziţiilor (datele
estimative pentru invitare, primire cotaţii/propuneri, evaluare şi
contractare).
3.1.2. Costurile pentru deplasări, comunicaţii,
anunţuri, consumabile de birou, multiplicare documente, taxe, autorizaţii,
formulare tipizate pentru contabilitate, organizare de seminarii de lucru etc.
pot fi plătite direct, cu condiţia respectării principiilor economicităţii şi
eficienţei.
3.1.3. Planul de achiziţii se bazează pe bugetul
aprobat şi pe:
• ce trebuie achiziţionat/contractat
în vederea atingerii obiectivului;
• când ar trebui făcută achiziţia;
• care sunt principalii paşi pentru fiecare achiziţie;
• cât va costa fiecare achiziţie.
3.1.4. Pentru pregătirea Planului de achiziţii trebuie
făcuţi următorii paşi:
• se întocmeşte lista bunurilor, lucrărilor şi
serviciilor necesare pentru realizarea proiectului;
• se grupează aceste bunuri în liste şi în grupe de
contracte, în mod logic;
• se estimează costurile lor pe baza preţurilor din
magazine, din cataloage sau din baza de date pentru preţuri unitare a Fondului,
estimarea acestor preţuri trebuind să se facă cu maximă grijă;
• se citeşte cu atenţie acest ghid de achiziţii pentru
a şti care este metoda de achiziţie aplicabilă;
• se apreciază durata fiecărui proces de achiziţie,
respectiv data de începere şi de finalizare.
Formatul pentru Planul de achiziţii este detaliat la
sfârşitul părţii I a ghidului.
3.1.5. O achiziţie poate fi iniţiată numai dacă sunt
îndeplinite următoarele condiţii:
- planul de achiziţii a fost pregătit conform bugetului
aprobat din Acordul de grant;
- finanţarea este asigurată (Acordul de grant a fost
semnat de cele două părţi);
- toate aprobările, avizele şi autorizaţiile legale
prealabile au fost obţinute;
- a fost publicat anunţul privind achiziţiile necesare
din cadrul grantului (proiectului).
3.2. Metode
aplicabile de achiziţii
3.2.1. Principiile de bază în aplicarea procedurilor de
achiziţii cu participare comunitară sunt:
• economicitate şi eficienţă;
• transparenţă şi competiţie liberă;
• tratament egal pentru toţi candidaţii;
• confidenţialitate şi corectitudine în procesul de
evaluare;
• încurajarea contractorilor locali.
3.2.2. Metoda de achiziţie aplicabilă reprezintă suma
tuturor regulilor care trebuie respectate pentru a alege furnizorul/
contractorul/consultantul şi pentru a-i încredinţa comanda/ contractul. Pentru
achiziţiile efectuate de beneficiarii Fondului este obligatoriu:
- să compare cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri
obţinute de la 3 (trei) furnizori - pentru bunuri;
- să compare cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri
obţinute de la 3 (trei) contractori calificaţi - pentru lucrări;
- să compare cel puţin 3 (trei) consultanţi de
specialitate - pentru consultanţă individuală;
şi este recomandat
- să evalueze cel puţin 3 (trei) consultanţi de
specialitate - pentru servicii.
3.2.3. Metodele aplicabile detaliate în acest ghid sunt
următoarele:
• pentru achiziţii de bunuri - metoda aplicabilă este:
- „Compararea preţurilor pentru bunuri" (CPB)
pentru achiziţii cu valori sub 8.000 euro echivalent;
- „Procurare bunuri" (PB) pentru achiziţii cu valori
egale sau mai mari de 8.000 euro echivalent;
• pentru achiziţii de lucrări - metoda aplicabilă este:
- „Compararea preţurilor pentru lucrări" (CPL)
pentru achiziţii cu valori sub 8.000 euro echivalent.
- „Procurare lucrări" (PL) pentru achiziţii cu valori
egale sau mai mari de 8 000 euro echivalent;
• pentru servicii de consultanţă prestate de o firmă -
metoda aplicabilă este „Selecţia la preţul cel mai mic" (SPM).
• pentru angajarea
consultanţilor individuali, precum: inspector/contabil/expert/asistent
instructor/îndrumător - metoda aplicabilă este „Selecţia consultanţilor
individuali" (SCI).
Tabelul următor conţine metodele aplicabile în funcţie
de tipul de achiziţie.
|
Tip achiziţie
|
Metoda
|
CPB
|
PB
|
CPL
|
PL
|
SPM
|
SCI
|
|
Valoare
|
|
Bunuri
|
< 8.000 euro
|
DA
|
|
|
|
|
|
|
>= 8.000 euro
|
|
DA
|
|
|
|
|
|
Lucrări
|
< 8.000 euro
|
|
|
DA
|
|
|
|
|
>=8.000 euro
|
|
|
|
DA
|
|
|
|
Servicii
- consultanţă firme
-
consultantă individuală
|
-
|
|
|
|
|
DA
|
|
|
-
|
|
|
|
|
|
DA
|
CAPITOLUL IV
Metodele de
achiziţii. Paşii
4.1. Pentru bunuri
4.1.1. Compararea preţurilor pentru bunuri (CPB -
pentru achiziţii cu valori sub 8.000 euro echivalent)
Această metodă va fi utilizată pentru achiziţia „de pe
raft" (din magazine) a unor bunuri sau produse standardizate, disponibile
la câţiva furnizori din ţară ori importate (numai din ţări eligibile ale Băncii
Mondiale) şi livrate de către furnizori locali.
Este obligatoriu să se compare cel puţin 3 (trei)
cotaţii/ preţuri corespunzătoare aceloraşi bunuri sau aceleiaşi liste de
bunuri.
Va fi selectat furnizorul având preţul total evaluat
cel mai mic1 dacă a
răspuns substanţial cerinţelor.
Metoda presupune următorii paşi:
- se stabilesc tipul, unitatea de măsură şi termenul
de livrare pentru fiecare bun solicitat;
- se pregăteşte o listă de furnizori disponibili,
suficient de mare (conform pct. 5.6.1) pentru a realiza o bună competiţie şi
pentru a asigura primirea a cel puţin 3 (trei) cotaţii/preţuri;
- se obţin şi se înregistrează informaţii în legătură
cu posibilitatea achiziţionării acestor bunuri (studiind magazinele din zonă);
- se obţin broşuri/cataloage şi liste de preţuri de la
furnizori, fie personal, fie telefonic;
- se iau în considerare calitatea bunurilor, dacă
acestea sunt în stoc si costurile finale;
- se compară preţurile;
- preţurile pot fi chiar negociate dacă se constată că
acestea sunt mai mari decât preţurile unitare de referinţă din Baza de date a
FRDS sau decât preţurile de pe piaţă;
- se pregăteşte un scurt raport de evaluare2, arătându-se numele furnizorilor şi
preţurile obţinute de la ei, justificându-se alegerea furnizorului;
- Comisia de evaluare predă reprezentantului
Beneficiarului raportul de evaluare, recomandând cel mai bun furnizor;
- reprezentantul Beneficiarului recepţionează bunurile
de la furnizor, preia chitanţa şi factura;
- toate documentele achiziţiei se păstrează în dosar.
4.1.2. Procurare bunuri (PB - bunuri sau pachete de
bunuri cu valoare egală sau mai mare de 8.000 euro echivalent)
Această metodă se aplică în cazul unui bun sau al unui
pachet de bunuri necesare a se achiziţiona de la diverşi furnizori, dacă
valoarea totală a acestora este egală cu sau depăşeşte echivalentul a 8.000
euro. Este obligatoriu să se compare cel puţin 3 (trei) cotaţii
corespunzătoare. Furnizorul care are preţul total evaluat cel mai mic3 şi asigură livrarea bunului sau a
întregului pachet de bunuri, răspunzând substanţial termenelor şi condiţiilor
cerute, va fi selectat.
Metoda presupune următorii paşi:
- se pregătesc „Specificaţiile tehnice", sub
îndrumarea unui specialist (dacă este cazul);
- se pregăteşte o listă de furnizori disponibili,
suficient de mare (conform pct. 5.6.1.) pentru a realiza o bună competiţie şi
pentru a asigura primirea a cel puţin 3 (trei) cotaţii/ preţuri;
- se stabilesc termenul limită
de livrare a bunurilor şi condiţiile de livrare;
- se pregăteşte „Invitaţia la cotaţie"4;
- se transmite furnizorilor „Invitaţia la
cotaţie", cu asigurarea confirmării participării a cel puţin 3 (trei);
- se primesc şi se înregistrează cotaţiile primite, la
un termen limită;
- se întocmeşte Raportul de evaluare5 şi se face recomandarea de
încredinţare a contractului care se predă Beneficiarului;
- reprezentantul Beneficiarului întocmeşte formularul
de comandă şi îl transmite furnizorului selectat;
- până la încredinţarea comenzii procesul de evaluare
rămâne confidenţial;
- bunurile primite se recepţionează6, plata făcându-se conform comenzii;
- toate documentele achiziţiei se păstrează în dosar.
4.2. Pentru lucrări
4.2.1. Compararea preţurilor
pentru lucrări (CPL pentru achiziţii cu valori sub 8.000 euro echivalent)
Metoda se aplică în cazul contractării unor lucrări
simple şi de volum redus7, precum micile reparaţii/accesorii la construcţii sau instalaţii.
Este obligatoriu a se evalua şi
compara cel puţin 3 (trei) preţuri obţinute de la 3 (trei) ofertanţi
specializaţi.
Firma care solicită preţul total8 evaluat cel mai mic pentru întreaga
listă a cantităţilor de lucrări va fi selectată.
Metoda presupune următorii paşi:
- se pregătesc „Lista cantităţilor de lucrări"
(precum şi desenele şi specificaţiile tehnice) şi un „Grafic de
activităţi"9 corespunzător,
sub directa coordonare a unui proiectant de specialitate;
- se stabileşte termenul de finalizare a lucrărilor;
- se pregătesc o listă de contractori specializaţi şi
„Invitaţia la cotaţie"10;
- se transmite „Invitaţia la cotaţie" câtorva
contractori, astfel încât să existe confirmarea participării a cel puţin 3
(trei);
- se vizitează amplasamentul investiţiei împreună cu
contractorii;
- se primesc şi se
înregistrează cotaţiile primite, la un termen limită;
- Comisia de evaluare verifică eligibilitatea şi
calificarea ofertanţilor, compară preţurile şi determină cel mai mic cost;
- se poate utiliza Baza de date (preţuri unitare) a
FRDS pentru compararea şi verificarea cotaţiilor primite;
- se pregăteşte raportul de evaluare11, arătându-se numele
contractorilor, clasamentul preţurilor, termenul de finalizare şi
justificându-se alegerea câştigătorului;
- se predă Beneficiarului Raportul de evaluare;
- reprezentanţii Beneficiarului semnează „Contractul
de execuţie lucrări - sumă fixă" (contract tip FRDS) cu firma selectată;
-se plătesc numai lucrările executate, certificate
corespunzător, conform cu graficul de activităţi;
- toate documentele achiziţiei
se păstrează în dosar.
4.2.2. Procurare lucrări (PL pentru achiziţii cu
valori egale sau mai mari de 8.000 euro echivalent)
Metoda se aplică în cazul contractării unor lucrări noi
de construcţii ori de instalaţii sau pentru reabilitarea unora existente.
Este obligatoriu a se compara cel puţin 3 (trei)
preţuri obţinute de la 3 (trei) ofertanţi specializaţi. Firma care are preţul
total evaluat12 cel
mai mic va fi selectată.
Metoda presupune următorii paşi:
- se pregătesc „Lista cantităţilor de lucrări"
(precum şi specificaţiile tehnice şi desenele13), sub directa coordonare a unui proiectant de specialitate;
- se pregăteşte o listă de contractori specializaţi,
cel puţin 7 (şapte), din Baza de date a FRDS (lista contractorilor14);
- se pregătesc „Invitaţia la cotaţie" şi
„Documentele de ofertare"15;
- se transmite „Invitaţia la cotaţie"
contractorilor din listă, cu confirmare de participare, asigurându-se depunerea
a cel puţin 3 (trei) oferte;
- se vizitează amplasamentul lucrării împreună cu contractorii;
- se înregistrează ofertele, la un termen limită (dată
şi oră) şi se face deschiderea publică a acestora la data, ora şi adresa
indicate în invitaţie;
- se completează şi se înregistrează „Minuta la
deschidere";
- se pregăteşte Raportul de evaluare16, făcându-se recomandarea
de încredinţare a contractului;
- Comisia de evaluare predă Beneficiarului Raportul de
evaluare;
- până la încredinţarea contractului, procesul de
evaluare rămâne confidenţial;
- reprezentanţii Beneficiarului semnează „Contractul de
execuţie lucrări cu preţuri unitare fixe", numai după obţinerea avizului
prealabil de la FRDS;
- contractorul va fi sprijinit să demareze lucrările;
- plata contractorului se face pe baza situaţiilor de
plată certificate17,
după primirea facturii;
- toate documentele achiziţiei se păstrează în dosar.
4.3. Servicii de
consultanţă
4.3.1. Selecţia la preţul cel mai mic (SPM)
Metoda se aplică pentru angajarea unor servicii de
consultanţă care pot fi prestate de o firmă sau de o asociere dintre
consultanţi individuali cu o firmă privată, servicii care nu pot fi realizate
de un singur specialist.
Este recomandat să se evalueze cel puţin 3 (trei)
propuneri.
Firma/Asocierea care are preţul total evaluat18 cel mai mic şi care a obţinut cel
puţin scorul tehnic minim va fi selectată.
Metoda se utilizează pentru selectarea unei echipe de
specialişti care să presteze servicii de consultanţă de rutină pentru care
există norme şi standarde în vigoare şi practici curente (proiectare
interdisciplinară pentru lucrări inginereşti fără grad mare de complexitate),
cu valoare mică de contract.
Aceste servicii sunt executate de mai mulţi specialişti
astfel că pentru elaborarea unui proiect tehnic cu caracter civil, construirea
unei clădiri, a unui drum, a unui pod, a unui mic sistem de alimentare cu apă
sau reabilitarea unor astfel de construcţii, echipa poate fi formată din:
arhitect, inginer proiectant construcţii civile, inginer proiectant instalaţii
(specific unor subproiecte SSC sau MIR), inginer proiectant de specialitate
(construcţii civile; drumuri şi poduri; instalaţii sau construcţii
edilitar-gospodăreşti sau hidrotehnice etc), topometrist sau/şi alţi
specialişti necesari pentru elaborarea unor studii de bază obligatorii (
geotehnician; hidrogeolog, expert tehnic, expert de mediu etc), în funcţie de
tipul şi de complexitatea Proiectului.
Metoda presupune următorii paşi:
- se pregătesc „Termenii de referinţă şi scopul
serviciilor" şi „Cerere de propuneri"19;
- se pregăteşte o listă scurtă cuprinzând între 3
(trei) şi 6 (şase) firme, din Baza de date20 a Fondului (Lista proiectanţilor), care se supune aprobării
Fondului;
- se transmite „Scrisoarea de invitaţie" şi
„Cererea de propuneri" consultanţilor din Lista scurtă, cu confirmare de
participare, urmându-se recomandarea ca cel puţin 3 (trei) propuneri să fie
primite;
- se primesc şi se înregistrează propunerile tehnice
şi financiare, la un termen limită, şi se deschid propunerile tehnice,
păstrându-se propunerile financiare nedeschise;
- se evaluează21 propunerile tehnice, stabilindu-se firmele
calificate tehnic (care au obţinut cel puţin scorul tehnic minim;
- se pregăteşte Raportul de evaluare tehnică,
făcându-se recomandarea de invitare a firmelor calificate pentru deschiderea
publică a propunerilor lor financiare;
- se predă Raportul de evaluare tehnică atât
Beneficiarului, cât şi reprezentantului Fondului, pentru aviz prealabil;
- se invită firmele calificate pentru a participa la
deschiderea publică a propunerilor lor financiare, indicându-le data, ora şi
locul de desfăşurare, numai după avizul prealabil al Fondului;
- se deschid public propunerile financiare şi se
înregistrează „Minuta la deschidere";
- se evaluează propunerile financiare şi se predă
Beneficiarului raportul de evaluare finală, cu recomandarea de încredinţare a
contractului;
- până la încredinţarea contractului, procesul de
evaluare este confidenţial;
- reprezentanţii Beneficiarului semnează contractul
(formular FRDS) numai după avizul prealabil al Fondului;
- consultantul va fi sprijinit
să înceapă activităţile;
- toate documentele achiziţiei se păstrează în dosar.
Plata consultantului se va face după acceptarea documentelor şi rapoartelor şi numai după primirea facturii.
4.3.2. Selecţia consultanţilor individuali (SCI)
Metoda se aplică pentru a
angaja un consultant individual.
Este obligatoriu să se compare şi să se evalueze cel
puţin 3 (trei) consultanţi de specialitate.
Consultantul cel mai bine calificat pentru îndeplinirea
sarcinilor va fi selectat şi invitat la negociere.
Metoda presupune următorii
paşi:
- se pregăteşte fişa postului („Termenii de referinţă
şi scopul serviciilor"), solicitând avizul prealabil al Fondului;
- se pregăteşte o listă a potenţialilor specialişti,
cel puţin 3 (trei) consultanţi din domeniul respectiv;
- aceştia sunt invitaţi22 să îşi exprime interesul şi să prezinte informaţii în legătură cu
specializarea/calificarea lor profesională şi cu experienţa anterioară, la
termen flexibil (dar nu mai devreme de 10 zile de la invitare);
- se selectează consultantul cel
mai bine calificat pentru sarcinile de serviciu necesare;
- se negociază termenele şi condiţiile, se
înregistrează „Minuta de negociere";
- se semnează contractul;
- consultantul este sprijinit să înceapă activităţile;
- toate documentele selecţiei se păstrează în dosar.
Plata consultantului se face pe baza rapoartelor acceptate şi numai după primirea facturii.
4.4. Cumpărare/contractare/angajare
directă
4.4.1. Metoda cumpărării, contractării sau angajării
directe, fără parcurgerea unui proces de selecţie, poate fi aplicată numai în
situaţii bine justificate, cu aprobarea prealabilă a FRDS şi a BM, astfel:
• pentru achiziţii directe de bunuri sau de lucrări
estimate să coste mai puţin decât echivalentul a 8.000 euro - cu acordul
prealabil al FRDS;
• pentru achiziţii directe de
bunuri sau de lucrări al căror cost estimat este egal sau depăşeşte
echivalentul a 8.000 euro este necesară de asemenea şi aprobarea prealabilă a
BM;
• contractele de consultanţă pot fi încredinţate unui
singur consultant (sursă unică) numai cu acordul prealabil al FRDS şi al BM.
4.4.2. Achiziţiile de bunuri, lucrări sau servicii
adjudecate în conformitate cu procedurile FRDS şi cu ghidul de achiziţii pot fi
suplimentate cu până la 15% din valoarea iniţială contractată, numai cu acordul
prealabil al FRDS şi cu luarea în considerare a planului de achiziţii aprobat,
a resurselor financiare disponibile şi cu respectarea condiţiilor Acordului de
grant şi a prevederilor Manualului de operare.
4.4.3. Fondul (şi Banca) vor accepta aceste situaţii
dacă se dovedeşte că prin organizarea unei noi competiţii nu s-ar putea obţine
niciun avantaj şi că preţurile sunt rezonabile.
4.4.4. Serviciile oferite de un singur consultant pot
fi angajate numai dacă se dovedeşte clar că angajarea acestuia este mai
avantajoasă decât organizarea unei competiţii, de exemplu:
a) pentru activităţi care reprezintă o continuare a
unor servicii angajate şi prestate anterior de consultant (Beneficiarul trebuie
să solicite firmei pregătirea unei propuneri tehnice şi financiare pe baza
Termenilor de referinţă noi, care vor fi negociaţi);
b) atunci când este esenţială o selecţie rapidă (în
cazuri de urgenţă);
c) pentru contracte de valori foarte mici;
d) când numai o singură entitate (firmă sau consultant
individual) este calificată sau are experienţă deosebit de relevantă pentru
îndeplinirea angajamentului respectiv.
4.4.5. Serviciile oferite de un singur consultant pot
fi angajate şi în cazurile când se dovedeşte clar că:
a) există doar un singur
furnizor/contractor/consultant în zona proiectului finanţat şi în zonele vecine
şi s-a constatat că obţinerea unor cotaţii din alte localităţi ar adăuga sume
care ar conduce la costuri mai mari;
b) cu toate că Beneficiarul a parcurs toţi paşii
ceruţi, făcând publicitate şi/sau transmiţând multe invitaţii, nu s-au obţinut
cel puţin 3 (trei) cotaţii/ propuneri.
4.4.6. Justificarea pentru selecţia de la o singură
sursă va fi examinată de Fond (şi, după caz, de Bancă) în contextul urmăririi tuturor intereselor Proiectului.
4.4.7. Solicitarea de contractare directă va fi
expediată Fondului pentru analiză. Fondul va examina toate documentele şi
justificările şi va solicita, după caz, analiza prealabilă a Băncii în
conformitate cu prevederile Proiectului.
Trebuie urmaţi următorii paşi:
- se întocmesc documentele şi justificările care
determină utilizarea acestei metode;
- preţul cerut de furnizor/contractor/consultant
trebuie să fie certificat de acesta;
- Beneficiarul de grant transmite Fondului cererea
pentru aprobare.
4.4.8. Dacă argumentele sunt bine fundamentate (dovedind
că Beneficiarul a întreprins toate demersurile posibile), iar costurile sunt
comparabile cu preţurile/tarifele medii corespondente din Baza de date a
Fondului, aplicarea acestei metode poate fi acceptată.
4.4.9. Niciun contract de angajare directă nu se va
semna fără avizul prealabil al Fondului şi, după caz, al Băncii, conform pct.
4.4.1.
CAPITOLUL V
Despre achiziţii - pas cu pas
5.1. Stabilirea tipului de achiziţie
Un proiect finanţat de Fond presupune achiziţia uneia
dintre următoarele categorii:
a) bunuri;
b) lucrări;
c) servicii de consultanţă (servicii).
a) Bunuri - sunt
definite astfel materialele, produsele, bunurile standard, echipamentele de
scurtă sau îndelungată folosinţă, consumabilele etc, care pot fi aprovizionate
direct de la producători sau de la comercianţi.
b) Lucrări - sunt definite astfel toate operaţiunile tehnologice necesare
pentru edificarea unei construcţii noi sau a unui sistem de instalaţii nou ori
pentru repararea unei construcţii existente, pentru consolidarea unui teren,
regularizarea unui curs de apă, reabilitarea unui drum sau a unui pod, fiind
incluse şi consumurile de materiale, necesarul de forţă de muncă,
transporturile şi utilajele aferente şi care, datorită complexităţii lor, nu
pot fi executate decât de către o firmă specializată.
c) Servicii de consultanţă
(servicii) - sunt definite astfel asistenţa şi
instruirea acordată de specialişti şi/sau prestaţiile complexe efectuate de
echipe mixte de specialişti, fiecare cu experienţă într-un domeniu specific, cu
studii şi cunoştinţe profesionale corespunzătoare.
5.2. Stabilirea metodei aplicabile
5.2.1. Ghidul descrie metodele şi procedurile de
achiziţii pentru proiectele integrate din cadrul PIR Pentru o anume achiziţie
este aplicabilă o anume metodă, care va fi precizată în Planul de achiziţii al
fiecărui proiect în parte.
5.2.2. Beneficiarii de granturi vor utiliza, pentru
fiecare achiziţie, numai una dintre metode, în funcţie de tipul achiziţiei
(bunuri/lucrări/servicii) şi valoarea contractului (cost estimat), conform pct.
3.2.3.
5.3. Stabilirea Comisiei de evaluare
5.3.1. Pentru derularea corectă a procesului de
achiziţie, Beneficiarul va numi, prin decizie, Comisia de evaluare formată de
regulă din 3 sau 5 membri, astfel:
a) 3 (trei) membri, pentru evaluarea cotaţiilor de
bunuri sau lucrări a căror valoare de contract nu depăşeşte 8.000 euro
echivalent, cu recomandarea ca specialistul care a pregătit specificaţiile
tehnice să participe la procesul de evaluare;
b) 3 (trei) membri pentru selecţia consultanţilor
individuali, cu recomandarea ca cel puţin 2 să fie foarte bine informaţi în
domeniu;
c) 5 (cinci) membri pentru selecţia serviciilor de
consultanţă prestate de firme, cu recomandarea ca cel puţin 2 să fie bine pregătiţi
în domeniu;
d) 5 (cinci) membri pentru evaluarea cotaţiilor de
bunuri sau lucrări a căror valoare este egală sau mai mare de 8.000 euro
echivalent, cu recomandarea ca specialiştii care au pregătit specificaţiile
tehnice şi inspectorul de şantier să participe la procesul de evaluare.
5.3.2. Pentru valori foarte mari sau pentru servicii
importante, beneficiarul poate solicita asistenţă din partea Fondului în timpul
procesului de evaluare.
5.3.3. Principalele
responsabilităţi ale membrilor Comisiei de evaluare, în timpul procesului de
evaluare, aşa cum sunt precizate şi în regulamentele româneşti, sunt:
- să îşi organizeze propriile întâlniri;
- să primească toate cotaţiile/propunerile de la
persoana însărcinată cu organizarea achiziţiilor;
- să returneze ofertanţilor, nedeschise, cotaţiile
primite după termenul limită;
- să deschidă ofertele primite la termen şi să le
înregistreze în Minuta la deschidere, în prezenţa ofertanţilor care doresc să
asiste (dacă este prevăzută deschidere publică), un membru al Comisiei de
evaluare completând minuta cu toate datele prezentate şi cu orice alte
informaţii considerate importante;
- să efectueze evaluarea în conformitate cu condiţiile
referitoare la confidenţialitate, obiectivitate şi imparţialitate şi cu respectarea
restricţiilor privind conflictul de interese23;
- să verifice conţinutul ofertelor (dacă acestea sunt
complete sau nu);
- să determine dacă fiecare dintre cotaţiile primite
răspunde cerinţelor şi să stabilească care sunt clarificările (informaţii sau
documente adiţionale) necesar a fi solicitate, astfel încât cotaţiile să poată
răspunde substanţial cerinţelor;
- să examineze mai întâi documentele privind
eligibilitatea ofertanţilor;
- să examineze apoi documentele referitoare la
cerinţele de calificare;
- să examineze toate preţurile unitare, preţurile
totale (verificând calculele şi stabilind eventualele corecţii aritmetice),
stabilind preţul total evaluat al fiecărei cotaţii şi solicitând ofertanţilor
acceptarea eventualelor corecţii;
- să stabilească clasamentul final, alegând
câştigătorul în conformitate cu metoda aplicabilă;
- să se asigure că valoarea contractului nu depăşeşte
costul estimat;
- să recomande Beneficiarului ofertantul cel mai bine
clasat căruia i se poate încredinţa contractul.
Membrii Comisiei de evaluare îşi vor însuşi şi vor
respecta procedurile din acest ghid.
5.4. Pregătirea
anunţului publicitar
5.4.1. Beneficiarul va publica într-un ziar de largă
circulaţie din regiune (sau din ţară) un anunţ privind achiziţiile pe care urmează
să le facă dacă valoarea acestora este mai mare decât echivalentul a 20.000
euro. Scrisorile de intenţie24 primite la Beneficiar, în urma anunţului, vor fi aduse la
cunoştinţă reprezentanţilor Fondului şi vor completa
Listele furnizorilor/contractorilor din Baza de date a Fondului.
5.4.2. Fondul anunţă periodic, într-o gazetă cu
circulaţie la nivel naţional25, proiectele aprobate spre finanţare, beneficiarii de granturi,
locaţia şi tipul proiectului.
5.4.3. Fondul va publica trimestrial pe site-ul FRDS (www.frds.ro)
lista contractelor atribuite de către beneficiarii de
granturi.
5.5. Pregătirea
invitaţiei la cotaţie/documentelor de ofertare/cererii de propuneri
5.5.1. Pentru pregătirea
acestor documente, în partea a 2-a a ghidului de achiziţii se găsesc
formularele-tip ale Fondului care trebuie utilizate:
• modele26 de
Invitaţie la cotaţie, Comandă, Contract, Termene şi condiţii de livrare, Notă
de recepţie a bunurilor, precum şi formular de Raport de evaluare, pentru
achiziţia de bunuri;
• formulare27
pentru Invitaţie la cotaţie, Documente de ofertare, Contract şi Raport de
evaluare, pentru achiziţia de lucrări;
• formulare pentru Scrisoare de invitaţie, Cerere de
propuneri, Contract, Raport de evaluare şi Termeni de referinţă, pentru
servicii de proiectare;
• Termeni de referinţă pentru două tipuri frecvente de
consultanţă (contabil, inspector de şantier); Termeni de referinţă - model
general pentru alte tipuri de consultanţă.
5.5.2. Beneficiarul va încuraja candidaţii să
viziteze amplasamentul proiectului (zona şantierului/condiţiile de lucru la
sediu) înainte ca aceştia să depună oferta/propunerea.
5.5.3. Beneficiarul va face toate demersurile pentru a
se convinge că firmele invitate au o bună reputaţie şi
sunt autorizate legal pentru livrarea de bunuri, execuţia de lucrări sau
prestarea de servicii, acestea fiind obiect curent de activitate al lor.
5.5.4. In cazul în care Beneficiarul primeşte o
cotaţie/propunere de la o firmă neinvitată, aceasta poate fi acceptată în
evaluare şi pot fi făcute demersuri suplimentare de verificare a activităţii
curente şi a reputaţiei firmei.
5.6. Trimiterea
invitaţiilor. Primirea cotaţiilor/propunerilor
5.6.1. Pentru ca beneficiarii
să fie siguri că vor primi cel puţin 3 (trei) cotaţii/propuneri astfel încât să
se asigure o competiţie corespunzătoare, este necesar să trimită invitaţii28 astfel:
• cel puţin 3 (trei) invitaţii la cotaţie, în cazul
metodei „Compararea preţurilor pentru bunuri" pentru achiziţii cu valori
sub 8.000 euro echivalent, transmise unor furnizori eligibili care au bunurile
necesare, iar acestea îndeplinesc cerinţele de calitate şi performanţă
necesare;
• cel puţin 7 (şapte) invitaţii la cotaţie, în cazul
metodei „Compararea preţurilor pentru lucrări" pentru achiziţii cu valori
sub 8.000 euro echivalent sau „Procurare lucrări" pentru achiziţii cu
valori egale sau mai mari de 8.000 euro echivalent, transmise contractorilor
specializaţi din regiune, care au capabilitate tehnică, financiară şi
profesională pentru a executa lucrările şi care au executat cel puţin un
contract similar, aceştia putând fi selectaţi de către Beneficiar din Lista
contractorilor (Baza de date a Fondului);
• de la 3 (trei) până la 6 (şase) cereri de propuneri,
în cazul metodei „Selecţie la preţul cel mai mic", transmise firmelor din
Lista scurtă, selectate de către Beneficiar din Lista proiectanţilor (Baza de
date a Fondului);
• cel puţin 3 (trei) Cereri de exprimare a interesului,
în cazul metodei "Selecţia consultanţilor individuali", transmise
persoanelor care au specializarea şi experienţa necesară;
• cel puţin 5 (cinci) invitaţii la cotaţie, în cazul
metodei „Procurare bunuri" pentru achiziţii cu valori egale sau mai mari
de 8.000 euro echivalent, transmise unor furnizori eligibili care au bunurile
necesare, iar acestea îndeplinesc cerinţele de calitate şi performanţă
necesare.
5.6.2. Toate ofertele primite, la timp sau cu
întârziere, se înregistrează şi se păstrează în condiţii de siguranţă până la
momentul „deschiderii" sau începerii evaluării.
5.7. Deschiderea ofertelor
5.7.1. Comisia de evaluare va deschide ofertele (dacă
acestea s-au primit în plic închis), va citi şi va verifica cu mare atenţie:
invitaţia la cotaţie/documentele de ofertare/cererea de propuneri; termenele de
ofertare; perioada de valabilitate; costul estimat; toate documentele fiecărei
cotaţii/propuneri primite; înregistrarea lor; modificări (după caz);
cotaţiile/preţurile şi orice alte documente în legătură cu acestea; costul
estimat din Planul de achiziţii.
5.7.2. Dacă este prevăzută deschidere publică, Comisia
de evaluare va invita ofertanţii/consultanţii care doresc să asiste, în camera
în care va avea loc „deschiderea". Plicurile primite după termenul limită
nu vor fi deschise, ci vor fi returnate ofertantului în forma prezentată. Plicurile
primite la termen vor fi deschise. Se va citi cu voce tare şi se vor consemna
în Minuta la deschidere numele ofertantului/consultantului şi preţul înscris de
acesta în ofertă. Originalul minutei va fi păstrat în dosarul achiziţiei.
5.8. Evaluarea
cotaţiilor
5.8.1. Toţi membrii Comisiei de evaluare sunt pe deplin
responsabili pentru corectitudinea evaluării în cadrul procesului de evaluare. Acest proces va avea loc numai în prezenţa membrilor comisiei (sunt exceptaţi de la această regulă
reprezentanţii Fondului - supervizor/coordonator - care pot fi prezenţi în
calitate de consultanţi, fără drept de participare la adoptarea deciziilor).
5.8.2. Evaluarea cotaţiilor/propunerilor trebuie să se
facă conform metodelor şi procedurilor de achiziţii descrise în acest ghid.
Membrii Comisiei de evaluare trebuie de asemenea să întocmească, la sfârşitul
activităţii, rapoartele de evaluare, conforme cu formularele din partea a 2-a a
ghidului, precum şi o scurtă descriere a modului în care s-a desfăşurat
procesul de evaluare, justificând decizia adoptată.
5.8.3. Beneficiarul trebuie să verifice dacă membrii
Comisiei de evaluare şi-au îndeplinit corect sarcina atribuită, Incredinţarea
contractului/comenzii numai pe baza recomandării făcute de Comisia de evaluare
nu absolvă Beneficiarul de responsabilitatea contractării. De aceea, se
recomandă fiecărui beneficiar de grant să solicite ori de cate ori apar
probleme dificile opinia reprezentantului Fondului sau a specialiştilor în
achiziţii ai Fondului.
5.9. Trimiterea
notificărilor. Contestaţii
5.9.1. Rezultatele selecţiei (numele câştigătorului şi
valoarea contractului/comenzii) vor fi notificate tuturor participanţilor29. Câştigătorului i se va transmite
o scrisoare de acceptare prin care i se vor comunica termenul limită şi locul
unde se va perfecta negocierea contractului.
5.9.2. Contestaţii (dacă este cazul). Dacă un ofertant
solicită în scris informaţii în legătură cu motivele pentru care nu a fost
ales, Beneficiarul trebuie să întocmească un răspuns. In cazul în care se
constată că motivele invocate în contestaţie nu sunt justificate sau sunt
neserioase, Beneficiarul poate respinge contestaţia, răspunzând în consecinţă.
Dacă, dimpotrivă, se descoperă că motivele invocate sunt întemeiate, Comisia de
evaluare îşi poate reconsidera decizia iniţială. Răspunsul se trimite în scris
contestatarului imediat după ce au fost trasate concluziile, iar dacă decizia
comisiei a fost modificată, vor fi înştiinţaţi toţi candidaţii.
5.9.3. In cazul în care un ofertant înaintează
contestaţia la Fond (sau la Bancă), Beneficiarul trebuie să transmită acestora
toate documentele legate de procesul de achiziţie (în copie). Fondul (sau
Banca) va revizui şi va examina procesul de achiziţie, făcând comentariile care
se impun sau adoptând o decizie asupra sancţiunilor aplicabile.
5.9.4. Până când se transmite un răspuns
contestatarului, iar contestaţia va fi rezolvată, semnarea contractului de
către Beneficiar se amână.
5.10. Negocierea şi
semnarea contractului/comenzii
Reprezentanţii Beneficiarului pot semna
contractul/comanda numai după ce acest document a fost semnat de către ofertant
şi numai după ce reprezentantul Fondului a revizuit procedura, iar comunitatea
a fost informată asupra rezultatelor selecţiei. Dacă evaluarea şi selecţia au
avut la bază o metodă de achiziţie prin care câştigătorul a fost determinat pe
criteriul „preţ", valoarea totală evaluată nu poate fi negociată. Pot fi
negociate numai condiţiile şi termenele contractuale (în legătură cu: data de
începere, facilităţi pe care beneficiarul le va face, posibilitatea acordării
avansului şi garantarea acestuia, organizarea activităţilor comune etc).
5.11. Registrul de
corespondenţă. Registrul contractelor
Toate documentele, invitaţiile, notificările,
cotaţiile/ propunerile, solicitările de clarificare şi
clarificările/răspunsurile etc, referitoare la achiziţii, vor fi înregistrate
în Registrul de corespondenţă. Pentru toate corespondenţele prin poştă se vor păstra confirmările de primire. Toate
contractele/comenzile vor fi înregistrate în Registrul de contracte în ordinea
în care au fost semnate, primul contract înregistrat fiind Acordul de grant.
5.12. Dosarul de
achiziţie
5.12.1. Grupul de coordonare a Proiectului, după caz, trebuie să întocmească dosarul fiecărei achiziţii.
Următoarele documente, în original, vor fi păstrate în dosarul respectiv:
- anunţul publicitar (ziarul);
- decizia privind numirea Comisiei de evaluare;
- lista bunurilor/lista cantităţilor de lucrări,
desenele şi specificaţiile tehnice/cererea de propuneri, termenii de referinţă;
- invitaţiile la cotaţie/scrisorile de invitaţie şi
confirmările, clarificările, modificările;
- cotaţiile/propunerile primite şi înregistrările
acestora (se vor păstra de asemenea şi plicurile în care au fost primite
ofertele);
- minuta la deschidere, unde este cazul;
- raportul de evaluare şi documentele adiţionale
anexate;
- notificările, contestaţiile şi răspunsurile (unde
este cazul);
- contractul semnat;
- facturile, documentele de preluare şi acceptare,
bonurile, ordinele de plată, statele de plată.
Toate aceste documente vor fi păstrate în dosarul
Proiectului timp de 10 (zece) ani după data la care s-a finalizat Proiectul.
CAPITOLUL VI
Coordonarea contractelor.
Plăţile
6.1. Coordonatorul de contract. Comisia de recepţie
6.1.1. Pentru fiecare contract în parte, Beneficiarul
va desemna o persoană care va fi coordonator de contract. Coordonatorul va
urmări:
- recepţionarea tuturor bunurilor/executarea
lucrărilor/ prestarea serviciilor;
- respectarea termenelor contractuale şi a condiţiilor
de plată;
- respectarea preţurilor şi tarifelor care au
determinat valoarea contractului.
6.1.2. Toate plăţile se fac în contul
furnizorului/contractorului, înscris de acesta în contract, numai după ce Beneficiarul
a primit documentele justificative (bon fiscal, factură fiscală, chitanţă).
6.1.3. Beneficiarul va acorda o atenţie deosebită
depozitului bancar în care sunt primite fondurile. Se recomandă ca suma din
acest depozit (de cont curent) să fie permanent suficient de mare pentru
acoperirea plăţilor datorate. Echipa de conducere a proiectului va verifica
periodic suma din cont şi va solicita în timp util următoarea tranşă. Dacă
plata datorată este mai mare decât soldul, Beneficiarul poate solicita furnizorului/
contractorului să întârzie execuţia sau să amâne depunerea facturii până la
primirea tranşei următoare. Termenele contractuale şi condiţiile de plată vor
fi de asemenea respectate.
6.2. Plata pentru bunuri
După consemnarea primirii produsului/bunurilor prin
Nota de recepţie şi punere în funcţiune a bunurilor, însoţită de un certificat
de calitate şi/sau Agrementul tehnic al acestuia, de Certificatul de origine a
produsului (ţara de origine - de fabricaţie), precum şi de Certificatul de
garanţie, furnizorul poate emite factura, care va fi certificată de
coordonatorul contractului şi plata poate fi făcută.
Bunurile care nu corespund calitativ sau care nu trec
testele de funcţionare nu vor fi acceptate.
Plăţile se vor face în conformitate cu cotaţiile
primite.
6.3. Plata
lucrărilor
După consemnarea periodică a lucrărilor executate prin
Nota de recepţie a lucrărilor, însoţită de toate documentele de certificare a
calităţii şi a rezultatelor testelor, contractorul poate emite factura, care va
fi certificată de coordonatorul contractului şi plata poate fi făcută.
Plăţile se vor face în conformitate cu condiţiile
contractului, astfel:
a) pentru contractele cu preţuri unitare fixe, conform
cu preţurile unitare şi cu cantităţile de lucrări executate;
b) pentru contractele cu sumă fixă, conform cu suma
fixă alocată activităţii finalizate din grafic.
Ultima plată va fi făcută numai după terminarea
integrală a lucrărilor, eveniment consemnat prin procesul-verbal de recepţie la
terminare30 şi după
executarea remedierilor constatate cu această ocazie.
6.4. Plata serviciilor
Pentru unele servicii de consultanţă care pot fi
materializate (desene, specificaţii tehnice, autorizaţii şi avize) plata poate
fi făcută după primirea şi acceptarea acestor documente în formă finală.
Se va întocmi Nota de recepţie a serviciilor, iar
consultantul va putea emite factura.
Pentru acele servicii care nu pot fi materializate
(contabilitate, dirigenţie de şantier) plăţile pot fi făcute pentru luna
precedentă numai dacă consultantul şi-a îndeplinit corespunzător sarcinile în
luna respectivă. Plata acestor servicii se face numai pe baza unui document
justificativ (factură sau stat de plată).
6.5. Plata avansului
Nicio plată nu se face în avans la contracte cu valori
mici şi în niciun caz fără o scrisoare de garanţie bancară în favoarea
Beneficiarului.
Avansul se poate acorda numai dacă este necesar, la
contracte cu valori mari (peste 50.000 euro), în limita a 10% din valoarea
contractului.
Pentru a putea încasa avansul,
Contractorul va prezenta Beneficiarului o scrisoare de garanţie bancară, cu
valoare egală cu avansul, Beneficiarul reţinând scrisoarea până în momentul în
care se execută şi se recepţionează lucrări de valoare echivalentă cu avansul.
CAPITOLUL VII
Rapoartele privind achiziţiile
7.1. Raport asupra stadiului achiziţiilor
Beneficiarul va raporta la Fond despre stadiul
achiziţiilor înainte de solicitarea fiecărei tranşe următoare. Raportul se
prezintă în formatul cerut şi va fi certificat de către supervizorul Fondului.
In acest raport Beneficiarul va completa Planul de achiziţii cu achiziţiile
efectuate, precizând tipul de achiziţie, stadiul procesului, valoarea
contractelor semnate şi plăţile efectuate.
7.2. Raport final privind achiziţiile
După ce proiectul se finalizează, Beneficiarul va face
un raport asupra cheltuielilor finale. Inainte de închiderea proiectului,
Beneficiarul va face o scurtă prezentare cu privire la rezultatele proiectului,
metodele şi activităţile derulate, problemele pe care Ie-a avut şi soluţiile
adoptate, rezultatele privind obiectivele proiectului, cunoştinţele dobândite
şi impactul proiectului asupra beneficiarilor şi va face sugestii pentru
viitoarele proiecte.
Formularele pentru Plan de achiziţii, Raport privind
stadiul achiziţiilor şi Raport final privind achiziţiile sunt prezentate în
continuare.
Plan de achiziţii
|
Pachete de contracte
|
Cost estimat
|
Metoda de achiziţie
|
Semnare contract
|
Dată începere
|
Dată finală
|
|
lei
|
euro
|
|
1. Bunuri
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total bunuri
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Lucrări
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total lucrări
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Servicii
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total servicii
|
|
|
|
|
4. Alte costuri
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total alte costuri
|
|
|
|
|
|
|
|
Total general (1+2+3+4)
|
|
|
|
|
|
|
Raport privind stadiul achiziţiilor
|
Descrierea pachetelor de contracte
|
Cost estimaţi
|
Metodade achiziţie
aplicată
|
Stadiu (invitare/ ofertare/
evaluare)
|
Contracte (comenzi) semnate
|
|
Cheltuielii
|
Valoare contract (lei)
|
Data de început
|
Data de terminare
|
|
lei
|
euro
|
|
1. Bunuri
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total cheltuieli pentru bunuri
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Lucrări
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total cheltuieli pentru lucrări
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Servicii
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total cheltuieli pentru servicii
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Alte costuri
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total cheltuieli pentru alte costuri
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total general cheltuieli
|
|
|
|
|
|
|
|
i Se completează cu
valorile înscrise în Planul de achiziţii.
ii Se completează cu
valorile plăţilor efectuate.
Raport final privind achiziţiile
|
Contracte
|
Costuri estimate
|
Cheltuieli la contracte (lei)
|
|
lei
|
euro
|
Valori totale contractate
|
Plăţi finale
|
Valori economii
(-)
|
Valori adăugate
(+)
|
|
1. Bunuri
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Lucrări
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Servicii
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Alte costuri
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total buget cheltuieli
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
NOTE:
1 Compararea
preţurilor se face exclusiv TVA.
2 Comisia de
evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, evaluează şi
compară cotaţiile primite, verifică încadrarea substanţială în cerinţe şi face
clasamentul preţurilor, în ordine crescătoare.
3 Compararea
preţurilor se face exclusiv TVA.
4 Setul de documente
- modele FRDS - se regăseşte în partea a 2-a a ghidului, secţiunea I.
5 Comisia de
evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, evaluează şi
compară cotaţiile primite, verifică încadrarea substanţială în cerinţele
invitaţiei la cotaţie şi face clasamentul preţurilor, în ordine crescătoare.
6 Recepţia şi
punerea în funcţiune pentru echipamente sau utilaje se vor face în prezenţa
unui specialist.
7 Se interzice
împărţirea unor lucrări în contracte de valori mai mici cu scopul aplicării
unei proceduri mai simple.
8 Compararea
preţurilor se face exclusiv TVA.
9 Se grupează lucrările
pe categorii mari (activităţi), într-o ordine cronologică, care pot fi
executate şi recepţionate parţial.
10 Setul de
documente - modele tip FRDS - se pune la dispoziţie odată su semnarea acordului
de grant.
11 Comisia de
evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, îndeplinirea
condiţiilor de calificare a ofertanţilor, evaluează şi compară cotaţiile
primite, verifică încadrarea în cerinţele invitaţiei şi face clasamentul
preţurilor, în ordine crescătoare.
12Compararea
preţurilor se face luându-se în considerare toate cantităţile de lucrări,
costurile directe şi alte costuri (in)directe, exclusiv TVA.
13 In conformitate
cu conţinutul-cadru al Proiectului tehnic (Ordinul MFP/MLPTL nr.
1.014/874/2001).
14Lista firmelor
recomandate de FRDS din Baza de date proprie nu este
limitativă, putând fi invitaţi şi contractori (executanţi) care şi-au exprimat
interesul, numai după ce se verifică eligibilitatea, activitatea şi
notorietatea acestora.
15Setul de documente
- formulare tip FRDS - se pune la dispoziţie odată cu semnarea acordului de
grant.
16Comisia de evaluare numită de Beneficiar analizează procedura
parcursă, îndeplinirea condiţiilor de calificare a ofertanţilor, evaluează şi
compară cotaţiile primite, verifică încadrarea în cerinţele invitaţiei la
cotaţie, evaluează preţurile (utilizând pentru comparaţie preţurile unitare din
Baza de date a FRDS) şi face clasamentul preţurilor, în ordine crescătoare.
17Ataşamentele şi
situaţiile pentru lucrările executate corespunzător Proiectului tehnic şi
conform condiţiilor de calitate se certifică din punct de vedere cantitativ şi
calitativ de către un inspector de şantier angajat de către Beneficiar.
18compararea
preţurilor se face exclusiv TVA, luându-se în considerare toate activităţile
(serviciile) cerute.
19Setul de documente - formulare tip FRDS - se pune la dispoziţie odată cu
semnarea acordului de grant.
20Lista firmelor
recomandate de FRDS din Baza de date proprie nu este limitativă, putând fi
invitaţi şi alţi consultanţi care şi-au exprimat interesul, caz în care este
necesară verificarea calificării şi notorietăţii acestora.
21Comisia de
evaluare numită de Beneficiar analizează procedura parcursă, verifică
îndeplinirea Termenilor de referinţă şi notează fiecare propunere, conform cu
criteriile şi punctajul comunicat prin Cererea de
propunere.
22Setul de documente
- modele tip FRDS - se pune la dispoziţie odată cu semnarea acordului de grant.
23Fiecare membru al
Comisiei de evaluare va semna, pe propria răspundere, o declaraţie de confidenţialitate
şi imparţialitate.
24Scrisorile de
intenţie demonstrează interesul firmelor, de aceea, după o atentă verificare a
informaţiilor furnizate, acestea vor fi luate în considerare cu prioritate.
25De regulă, în
„România Liberă" şi pe site-ul www.frds.ro.
26Un model poate fi
adaptat situaţiei şi caracteristicilor specifice achiziţiei, cu acceptul FRDS.
27Un formular
trebuie completat cu toate datele Proiectului, dar nu poate fi modificat decât
cu avizul prealabil al Fondului şi numai prin anexă.
28Beneficiarul va
solicita de la invitaţi „confirmare de primire" a invitaţiei (sub
semnătura reprezentantului firmei).
29Beneficiarul se va
asigura că toţi participanţii au primit notificările, solicitând „confirmare de
primire" (sub semnătură).
30Beneficiarul va numi o comisie de recepţie şi va anunţa despre acest
eveniment întreaga comunitate, Fondul, autoritatea locală, toate instituţiile
locale interesate, pe alţi colaboratori ai săi.