HOTARARE
Nr. 161 din 6 ianuarie 2006
privind intocmirea si
completarea registrului general de evidenta a salariatilor
ACT EMIS DE:
GUVERNUL
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 172 din 22 februarie 2006
In temeiul art. 108 din
Constituţia României, republicată, şi al art. 34 alin. (7) din Legea nr.
53/2003 - Codul muncii, cu modificările şi completările ulterioare,
Guvernul României adoptă prezenta hotărâre.
Art. 1. - Prezenta hotărâre
stabileşte metodologia de întocmire şi completare a registrului general de
evidenţă a salariaţilor, înregistrările care se efectuează, precum şi orice
alte elemente în legătură cu acesta.
Art. 2. - (1) Incadrarea în muncă
a unei persoane se realizează, potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul
muncii, cu modificările şi completările ulterioare, numai prin încheierea unui
contract individual de muncă, în temeiul căruia persoana fizică, în calitate de
salariat, se obligă să presteze munca pentru şi sub autoritatea unui angajator,
persoană fizică sau juridică, în schimbul unei remuneraţii denumite salariu.
(2) Fiecare angajator are
obligaţia de a înfiinţa un registru general de evidenţă a salariaţilor, denumit
în continuare registru, şi de
a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
(3) Angajatorii care au
înfiinţat sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără
personalitate juridică, cărora le-au delegat competenţa încadrării personalului
prin încheierea de contracte individuale de muncă, pot delega acestora şi
competenţa înfiinţării registrului.
(4) Nu au obligaţia de a
înfiinţa registru misiunile diplomatice, oficiile consulare străine cu sediul
în România, precum şi reprezentanţele din România ale persoanelor juridice
străine pentru perioadele în care contractele individuale de muncă încheiate cu
cetăţenii români se înregistrează la inspectoratul teritorial de muncă.
Art. 3. - (1) Registrul se
întocmeşte în formă electronică.
(2) Registrul se completează în
ordinea angajării şi cuprinde următoarele elemente:
a) elementele de identificare a
tuturor salariaţilor: numele, prenumele, codul numeric personal (CNP);
b) data angajării;
c) funcţia/ocupaţia conform
specificaţiei Clasificării Ocupaţiilor din România (COR) sau altor acte
normative;
d) tipul contractului individual
de muncă;
e) data şi temeiul încetării
contractului individual de muncă.
(3) Registrul
se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în format electronic, prin
utilizarea uneia dintre următoarele modalităţi:
a) prin completarea on-line a
bazei de date existente pe portalul Inspecţiei Muncii;
b) prin e-mail, pe bază de
semnătură electronică;
c) prin depunerea la sediul
inspectoratului teritorial de muncă în format electronic, însoţit de o adresă
de înaintare semnată de angajator.
(4) Evidenţa registrelor,
respectiv a datelor cuprinse în acestea, transmise de angajatori la
inspectoratul teritorial de muncă, se ţine într-o bază de date organizată la
nivelul Inspecţiei Muncii.
(5) Procedura privind transmiterea
registrului în format electronic se stabileşte prin ordin al ministrului
muncii, solidarităţii sociale şi familiei, după adoptarea soluţiei tehnice a
registrului în format electronic şi în funcţie de aceasta.
Art. 4. - (1) Angajatorii au obligaţia
de a transmite registrul în formă electronică la inspectoratul teritorial de
muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul sau domiciliul, după caz, în
termen de 20 de zile de la data angajării primului salariat.
(2) Angajatorii care la data intrării
în vigoare a prezentei hotărâri au încadrat personal cu contract individual de
muncă sunt obligaţi să transmită inspectoratului teritorial de muncă în a cărui
rază teritorială îşi au sediul sau domiciliul, după caz, registrul în formă
electronică, în termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei
hotărâri.
(3) După îndeplinirea obligaţiei
prevăzute la alin. (1) şi (2), angajatorii vor transmite registrul la
inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul sau
domiciliul, numai în cazul în care intervin modificări ale elementelor
prevăzute la art. 3 alin. (2).
(4) Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială
îşi are sediul sau domiciliul angajatorul, în cazurile menţionate la alin. (3),
în termen de 5 zile de la data la care au intervenit modificări ale elementelor
prevăzute la art. 3 alin. (2).
Art. 5. - Unităţile fără
personalitate juridică ce au competenţa înfiinţării registrului au obligaţia de
a transmite registrul, în termenele prevăzute la art. 4, la inspectoratul
teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi desfăşoară activitatea, cu
îndeplinirea obligaţiilor prevăzute de prezenta hotărâre.
Art. 6. - Registrul se păstrează
în formă electronică la sediul angajatorului şi, după caz, la sediul
sucursalei, agenţiei, reprezentanţei sau al altor asemenea unităţi fără
personalitate juridică.
Art. 7. - (1) Angajatorul are
obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţi şi de
a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
(2) Dosarul personal al
salariatului cuprinde cel puţin: actele necesare angajării, contractul
individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la
modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, precum
şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea
completării în registru.
(3) La solicitarea scrisă a
salariatului, angajatorul este obligat să îi elibereze copii, certificate de
reprezentantul legal al acestuia sau de persoana împuternicită de angajator
pentru conformitate cu originalul, ale documentelor existente în dosarul
personal, ale paginii/paginilor din registrul electronic, care cuprinde/cuprind
înscrierile referitoare la persoana sa şi/sau un document care să ateste activitatea desfăşurată de acesta,
vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate, astfel cum rezultă din
registrul general de evidenţă şi din dosarul personal.
(4) Registrul electronic şi
dosarele personale ale fiecărui salariat se vor păstra în condiţii care să
asigure securitatea datelor, precum şi păstrarea lor îndelungată şi
corespunzătoare.
Art. 8. -
(1) Constituie contravenţii următoarele fapte săvârşite de angajatori, persoane
fizice sau juridice:
a) neînfiinţarea registrului
şi/sau netransmiterea acestuia în formă electronică la inspectoratul teritorial
de muncă în termenele şi forma prevăzute de prezenta hotărâre;
b) refuzul de a pune la
dispoziţie inspectorului de muncă registrul în formă electronică, precum şi
dosarul personal al salariaţilor;
c) necompletarea registrului în
conformitate cu prevederile prezentei hotărâri.
(2) Contravenţiile prevăzute la alin. (1) se sancţionează cu amendă de la 2.000
lei (RON) la 5.000 lei (RON).
(3) Constatarea contravenţiilor
şi aplicarea sancţiunilor se fac de către inspectorii de muncă.
(4) Contravenientul poate achita
pe loc sau în termen de cel mult 48 de ore de la data
încheierii procesului-verbal ori, după caz, de la data comunicării acestuia
jumătate din minimul amenzii prevăzute la alin. (2), inspectorul de muncă
făcând menţiune despre această posibilitate în procesul-verbal.
Art. 9. - Prevederile art. 8 se completează cu dispoziţiile Ordonanţei
Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, aprobată cu
modificări şi completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările şi
completările ulterioare.
Art. 10. - (1) Inspecţia Muncii
adoptă soluţia tehnică privind registrul în formă electronică şi aplicaţia
informatică pentru completarea şi transmiterea registrului de către angajatori.
(2) Aplicaţia informatică este
distribuită angajatorilor care au obligaţia de a înfiinţa registrul.
Art. 11. - Registrele înfiinţate
şi înregistrate în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr.
247/2003 privind întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă a
salariaţilor, cu modificările şi completările ulterioare, se păstrează şi se
arhivează de către angajatori.
Art. 12. - (1) Prezenta hotărâre
intră în vigoare la data de 1 septembrie 2006.
(2) Pe data intrării în vigoare a
prezentei hotărâri se abrogă Hotărârea Guvernului nr. 247/2003 privind
întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor,
publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 164 din 14 martie 2003, cu modificările şi completările
ulterioare.
PRIM-MINISTRU
CĂLIN POPESCU-TĂRICEANU
Contrasemnează:
p. Ministrul muncii, solidarităţii
sociale şi familiei,
Mihai Constantin Şeitan,
secretar de stat
Ministrul finanţelor publice,
Sebastian Teodor Gheorghe
Vlădescu