HOTARARE   Nr. 1328 din 14 decembrie 2000

pentru aprobarea Memorandumului de intelegere dintre Guvernul Romaniei si Comunitatea Europeana privind utilizarea Fondului National pentru ISPA, semnat la Bucuresti la 20 octombrie 2000

ACT EMIS DE: GUVERNUL ROMANIEI

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 705 din 29 decembrie 2000

    In temeiul prevederilor art. 107 din Constitutia Romaniei si ale art. 5 din Legea nr. 4/1991 privind incheierea si ratificarea tratatelor,

    Guvernul Romaniei adopta prezenta hotarare.

    Art. 1
    Se aproba Memorandumul de intelegere dintre Guvernul Romaniei si Comunitatea Europeana privind utilizarea Fondului National pentru ISPA, semnat la Bucuresti la 20 octombrie 2000, prevazut in anexa la prezenta hotarare.
    Art. 2
    Primul-ministru numeste prin decizie Coordonatorul national ISPA (CNI) si Responsabilul national cu autorizarea finantarii ISPA (RNA).

                  PRIM-MINISTRU
            MUGUR CONSTANTIN ISARESCU

                       Contrasemneaza:
                       p. Ministru de stat,
                       ministrul afacerilor externe,
                       Eugen Dijmarescu,
                       secretar de stat

                       p. Ministrul finantelor,
                       Valentin Lazea,
                       secretar de stat

                       MEMORANDUM DE INTELEGERE
privind utilizarea Fondului National pentru ISPA

    Intrucat strategia intarita de preaderare este menita sa permita tuturor tarilor candidate din Europa Centrala si de Est ca in cele din urma sa devina membre ale Comunitatii Europene astfel incat acestea sa se alinieze pe cat posibil acquisului comunitar inainte de aderare,
    intrucat Parteneriatul de Aderare este un punct-cheie al strategiei intarite de preaderare care va mobiliza intr-un singur cadru toate formele de asistenta acordata tarilor candidate,
    intrucat un memorandum de intelegere privind infiintarea Fondului National a fost incheiat intre Comisie si fiecare stat candidat din Europa Centrala si de Est pentru programul PHARE,
    intrucat strategia de preaderare prevede infiintarea unui instrument pentru politici structurale de preaderare (ISPA), care sa fie orientat in vederea alinierii tarilor candidate la standardele de infrastructura ale Comunitatii, precum si pentru acordarea unei contributii financiare masurilor din domeniul mediului si al infrastructurii de transport,
    intrucat Reglementarea Consiliului nr. 1.267/99 privind infiintarea unui instrument pentru politici structurale de preaderare*1) prevede ca in fiecare tara beneficiara urmeaza sa se desemneze o unitate centrala, Fondul National, prin care vor intra fondurile comunitare acordate prin ISPA,
    intrucat Memorandumul de finantare ISPA prevede ca atributiile Responsabilului national cu autorizarea (RNA) sunt descrise in memorandumul de intelegere incheiat intre Comisie si tarile beneficiare,
    intrucat este necesar sa se extinda punerea in aplicare a mecanismului Fondului National pentru a acoperi ISPA o data cu luarea in considerare a procedurilor de implementare a acestui instrument,
    in consecinta, Comunitatea Europeana, reprezentata de Comisia Europeana, denumita in continuare Comisia, pe de o parte, si Guvernul Romaniei, actionand in numele Romaniei, denumit in continuare Beneficiarul, pe de alta parte, au convenit dupa cum urmeaza:
------------
    *1) OJ nr. L 161 din 26 iunie 1999, pag. 73.

    Art. 1
    Definitii
    Sistemul de implementare descentralizat (SID) - sistemul de implementare prin care o parte a managementului si responsabilitatilor a fost transferata tarii beneficiare, in timp ce Comisiei ii revine responsabilitatea finala conform tratatelor Comunitatii Europene.
    Agentia de implementare (AI) - un organism de implementare din cadrul administratiei publice, responsabil cu tinerea licitatiilor, contractarea, efectuarea platilor si implementarea tehnica a masurilor beneficiare de asistenta acordata prin ISPA. Aceasta autoritate corespunde "institutiei responsabile cu implementarea", asa cum este definita in sectiunea II a anexei nr. III.2 la Memorandumul de finantare ISPA.
    Beneficiarul final - un organism, o organizatie sau o autoritate publica beneficiara a proiectului. Agentia de implementare poate delega responsabilitatile sale privind achizitiile sau alte probleme beneficiarului final, in baza conditiilor prevazute in sectiunea II a anexei nr. III.2 la Memorandumul de finantare ISPA.
    Coordonatorul national ISPA (CNI) - un oficial din cadrul administratiei publice centrale, responsabil cu activitatea de programare, implementare si monitorizare a proiectelor in cadrul statului european. CNI asigura o legatura stransa intre procesul general de aderare si folosirea asistentei financiare comunitare, fiind, de asemenea, responsabil pentru monitorizarea proiectelor ISPA.
    Responsabilul national cu autorizarea (RNA) - un oficial din cadrul administratiei publice centrale, care conduce FN. RNA are intreaga responsabilitate a managementului financiar al fondurilor ISPA in tara beneficiara.
    Fondul National (FN) - entitatea de trezorerie centrala din cadrul Ministerului Finantelor prin care sunt canalizate fondurile ISPA catre Beneficiar.
    Responsabilul sectorial cu autorizarea (RSA) - un oficial din cadrul administratiei publice centrale, care conduce o agentie de implementare ISPA. RSA este responsabil pentru functionarea AI si pentru managementul financiar judicios al proiectelor ce urmeaza sa fie implementate.
    Comitetul de monitorizare ISPA - principalul organism de monitorizare pentru implementarea proiectelor ISPA, constituit din reprezentanti ai Comisiei, ai Beneficiarului si ai institutiilor financiare internationale. Comitetul este prezidat de CNI. De asemenea, participa reprezentanti ai agentiilor de implementare, beneficiarii finali, precum si RNA.
    Art. 2
    FN si RNA
    1. Obiectivul si atributiile FN, precum si ale RNA, stabilite deja pentru PHARE, sunt aplicabile si pentru ISPA.
    2. FN, ca entitate de trezorerie centrala aflata in subordinea unui Responsabil national cu autorizarea (RNA) din cadrul Ministerului Finantelor, va gestiona asistenta ISPA acordata Beneficiarului conform SID.
    3. RNA nu poate detine in acelasi timp functia de coordonator national ISPA. RNA isi poate delega atributiile catre maximum alti 2 oficiali, dar el va avea raspunderea finala asupra tuturor atributiilor ce ii sunt investite conform prezentului memorandum de intelegere.
    Art. 3
    Atributiile RNA
    1. RNA detine intreaga responsabilitate pentru gestionarea financiara a fondurilor ISPA. El trebuie sa asigure respectarea regulilor si procedurilor ISPA in procesul de achizitie, raportare si gestionare financiara si functionarea adecvata a unui sistem de raportare si informare pentru fiecare proiect. RNA detine intreaga raspundere pentru fondurile ISPA alocate pe un proiect pana la efectuarea de catre Comisie a ultimei plati din asistenta ISPA.
    2. RNA trebuie sa mentina un sistem de raportare financiara pentru toate fondurile ISPA. El trebuie sa raspunda in fata Comisiei pentru utilizarea fondurilor. Pentru indeplinirea acestor atributii RNA este raspunzator pentru urmatoarele sarcini:
    (i) solicitarea si gestionarea fondurilor de la Comisie;
    (ii) numirea responsabililor sectoriali cu autorizarea (RSA) in cadrul fiecarei AI, dupa consultarea CNI;
    (iii) incheierea de acorduri de finantare pe care le va semna cu fiecare AI;
    (iv) asigurarea fluxului de resurse nationale si a altor resurse de cofinantare, astfel cum este stabilit in memorandumul de finantare pentru masurile ce beneficiaza de asistenta ISPA;
    (v) asigurarea tinerii la zi a unui sistem de raportare financiara pentru fondurile ISPA si respectarii intru totul de catre AI;
    (vi) transferarea fondurilor catre AI in conformitate cu mecanismul stabilit in acordul de finantare;
    (vii) participarea alaturi de Comisie si de CNI in Comitetul de monitorizare ISPA;
    (viii) recuperarea fondurilor neutilizate de la AI la incheierea masurilor ISPA si a fondurilor platite necorespunzator, generatoare de disfunctionalitati.
    3. Aspectele tehnice si administrative ale masurilor de implementare ISPA, inclusiv tinerea licitatiilor si contractarea, vor fi in intreaga responsabilitate a AI.
    4. Nereusita in indeplinirea oricarei atributii stabilite in prezentul memorandum de intelegere va determina rambursarea fondurilor ISPA catre Comisie.
    Art. 4
    Solicitarea de fonduri de la Comisie
    1. O prima transa din plata avansului va fi transferata de Comisie catre FN dupa semnarea Memorandumului de finantare ISPA de catre Beneficiar, cu conditia ca prevederile art. 13 (conturi bancare) sa fi fost indeplinite. Prima plata nu poate depasi 10% din bugetul total al masurii. Restul va fi platit dupa semnarea primului contract, in mod normal pentru primele contracte de lucrari. Ca o regula generala avansul nu poate depasi 20% din bugetul ISPA.
    2. Solicitarea acordarii unor alimentari sau a platii finale, care trebuie certificata si aprobata de RNA, este inaintata Comisiei pentru probare si transfer. Solicitarile de plati trebuie sa cuprinda informatii referitoare la facturile care stau la baza cererii, precum si informatii privind controlul realizat, asa cum acestea sunt descrise in Memorandumul de finantare ISPA. Solicitarile pentru alimentari trebuie sa fie inaintate, ca o regula generala, de 3 ori pe an pana cel mai tarziu la 1 martie, 1 iulie si 1 noiembrie.
    3. RNA are obligatia de a transmite Comisiei o cerere pentru efectuarea platii finale in intervalul de 6 luni pana la termenul de incheiere a activitatii, prevazut in Memorandumul de finantare ISPA.
    4. Comisia isi pastreaza dreptul de a cere informatii suplimentare pentru sustinerea transferului de fonduri.
    5. Prevederile si conditiile exacte in care se fac transferurile de fonduri de catre Comisie vor fi specificate in Memorandumul de finantare ISPA.
    6. FN trebuie sa tina evidenta tuturor alimentarilor si platilor finale primite de la Comisie in beneficiul implementarii masurilor individuale finantate prin ISPA.
    Art. 5
    Transferul de fonduri catre AI
    1. FN trebuie sa transfere fondurile in subconturile AI cat mai repede posibil si complet. Totusi, inainte de numirea RSA si de semnarea Acordului de finantare cu AI nu se va face nici un transfer de fonduri.
    2. FN si RNA sunt raspunzatori in fata Comisiei pentru efectuarea corespunzatoare si pe baza de informatii corecte a transferurilor de fonduri.
    3. FN trebuie sa tina evidenta tuturor transferurilor efectuate in beneficiul implementarii masurilor individuale finantate prin ISPA.
    Art. 6
    Acorduri de finantare
    1. FN trebuie sa incheie acorduri de finantare cu fiecare AI responsabila de ISPA. Aceste acorduri vor acoperi toate masurile cofinantate prin ISPA in sectorul AI respective.
    2. Acordurile de finantare vor identifica un RSA numit de RNA dupa consultarea cu CNI si vor mentiona numarul de persoane catre care pot fi delegate responsabilitatile RSA.
    3. Acordurile de finantare trebuie sa stabileasca atributiile RSA pentru:
    - managementul administrativ, tehnic si financiar judicios al proiectelor ISPA pe sectoare;
    - semnarea contractelor;
    - implementarea proiectelor in baza regulilor privind achizitiile prevazute in manualul SID;
    - verificarea facturilor inainte de efectuarea platilor catre contractori;
    - mentinerea unui sistem viabil de raportare tehnica si financiara;
    - mentinerea unui sistem contabil separat sau a unei codificari contabile adecvate pentru toate tranzactiile care privesc fiecare masura cofinantata prin ISPA;
    - transmiterea de informatii periodic catre FN asupra progresului financiar si tehnic necesar pentru acesta, in vederea transmiterii cererilor de plata catre Comisie in conformitate cu cerintele Memorandumului de finantare ISPA;
    - declararea catre FN ca informatiile de mai sus sunt exacte si ca pot fi confirmate prin documentatia originala aflata la AI;
    - pastrarea documentatiei mai sus amintite pentru o perioada de 5 ani de la efectuarea ultimei plati in cadrul unui proiect.
    4. Acordurile de finantare trebuie sa contina, de asemenea, prevederi detaliate privind transferul de fonduri si structura conturilor bancare in vederea aplicarii art. 5 si 13 din prezentul memorandum de intelegere.
    Art. 7
    Raportarea
    1. RNA are obligatia de a asigura ca FN si AI mentin un sistem viabil de raportare tehnica si financiara pentru toate masurile de finantare prin ISPA, inclusiv pentru fondurile transferate catre AI.
    2. In plus, FN are obligatia redactarii rapoartelor periodice asupra situatiei financiare a masurii, programarilor licitatiilor viitoare, evaluarii licitatiilor tinute si contractarii, modului de implementare a proiectului, problemelor intampinate (daca exista), perspectivelor de viitor si a oricaror alte informatii necesare cerute de Comisie.
    Art. 8
    Plati neefectuate si disfunctionalitati
    1. FN trebuie sa fie raspunzator de rambursarea catre Comisie a oricaror sume platite gresit sau necorespunzator, conform conditiilor Memorandumului de finantare.
    2. FN trebuie sa raspunda de transmiterea catre Comisie a informatiilor cerute in baza Acordului de finantare referitor la disfunctionalitati, recuperarea sumelor primite gresit prin ISPA si control, anexate la Memorandumul de finantare ISPA.
    Art. 9
    Utilizarea monedei euro
    1. FN raspunde de asigurarea utilizarii corecte a monedei euro in declaratiile de cheltuieli inaintate Comisiei.
    2. Rata de schimb utilizata va fi rata de inregistrare in contabilitatea Comisiei din luna in care cheltuielile declarate sunt inregistrate in documentele contabile ale autoritatilor responsabile de managementul financiar al proiectului.
    Art. 10
    Personalul
    Beneficiarul trebuie sa asigure pe cheltuiala proprie resursele umane necesare pentru executarea corecta si la timp a sarcinilor incredintate FN.
    Art. 11
    Sediu, facilitati
    Beneficiarul trebuie sa furnizeze din resurse proprii sediul necesar, mobilierul de birou si celelalte facilitati pentru FN din cadrul Ministerului Finantelor.
    Art. 12
    Costuri operationale ale FN
    Costurile operationale ale FN trebuie sa fie acoperite de catre Beneficiar.
    Art. 13
    Conturi bancare
    1. FN trebuie sa deschida un cont la Banca Nationala sau un cont bancar garantat guvernamental pentru fiecare sector (transport si mediu). Aceste conturi bancare vor avea subconturi corespunzatoare fiecarei masuri, din care AI sunt indreptatite sa execute plati. In situatiile in care acest sistem nu poate fi implementat, pot fi agreate aranjamente specifice intre serviciile Comisiei si FN. In principiu, aceste conturi vor fi purtatoare de dobanda. Se va acorda de catre Comisie asistenta suplimentara in ceea ce priveste utilizarea veniturilor din dobanzi.
    2. Conturile bancare trebuie sa fie operate pe baza sistemului dublei semnaturi, necesitand semnaturile RNA si a unui responsabil financiar din partea AI.
    3. FN trebuie sa raporteze Comisiei toate informatiile relevante referitoare la conturile FN. Informatiile relevante cuprind, printre altele, numele si adresa bancii, numarul contului, numele titularului(ilor) de cont, ratele dobanzii si orice alta informatie pe care Comisia o considera necesara.
    Art. 14
    Achizitii
    1. Achizitionarea va fi efectuata conform Manualului PHARE SID, asigurand accesul liber, concurenta loiala si transparenta, dupa cum se prevede la titlul IX al Reglementarii financiare aplicabile bugetului general al Comunitatilor Europene.
    2. De la caz la caz, Comisia poate aproba o derogare de la regulile Manualului PHARE SID, daca aceasta este prevazuta in Reglementarea financiara si ca urmare a unei examinari in acest sens din partea Comitetului de gestiune ISPA.
    3. FN trebuie sa asigure respectarea regulilor si procedurilor de achizitii corespunzatoare.
    Art. 15
    Control financiar, contabilitate si audit
    1. Autoritatea nationala de control financiar competenta va desfasura un control financiar corespunzator in conformitate cu prevederile Memorandumului de finantare ISPA. Anual trebuie transmis catre Comisie un plan de audit si un sumar al rezultatelor auditurilor efectuate. Rapoartele de audit trebuie sa fie la dispozitia Comisiei.
    2. Conturile si operatiunile tuturor structurilor de implementare respective pot fi controlate la intervale constante de catre un auditor extern contactat de Comisie, fara a prejudicia responsabilitatile Comisiei si ale Curtii de Conturi Europene, dupa cum se stipuleaza in prevederile referitoare la implementarea financiara ISPA ale Memorandumului de finantare.
    3. FN trebuie sa opereze un sistem contabil cu dubla intrare sau un sistem contabil analitic care sa acopere toate operatiunile contractuale si alte operatiuni financiare legate de toate masurile finantate prin ISPA din Romania.
    4. Toate inregistrarile scrise referitoare la gestiunea financiara, licitare si contractare trebuie pastrate timp de 5 ani dupa incheierea proiectului.
    Art. 16
    Solutionarea disputelor
    1. Orice neclaritati in executarea sau interpretarea prezentului memorandum de intelegere trebuie sa devina subiectul consultarii dintre Beneficiar si Comisie, conducand, daca este necesar, la un amendament la acesta.
    2. In cazul neindeplinirii unei obligatii stabilite in prezentul memorandum de intelegere sau in instructiunile aferente acestuia, precum si in cazul neluarii masurilor de remediere corespunzatoare in timp util, dupa consultari cu Beneficiarul Comisia poate suspenda finantarea masurilor implementate prin sistemul introdus de prezentul memorandum de intelegere si poate solicita rambursarea fondurilor ISPA.
    3. Daca consultarile nu conduc la o rezolvare amiabila, partile pot recurge la arbitraj, asa cum se stipuleaza in anexa B "Conditii generale" la Memorandumul de finantare ISPA, anexa la Acordul-cadru incheiat intre Romania si Comisie la data de 12 martie 1991.
    Art. 17
    Dispozitii finale
    1. Prezentului memorandum de intelegere i se pot aduce amendamente in scris doar cu acordul partilor.
    2. Prezentul memorandum de intelegere intra in vigoare la data semnarii de catre ambele parti.
    Incheiat la Bucuresti la 20 octombrie 2000.

                       Pentru Guvernul Romaniei,
                             Petre Roman,
                           ministru de stat,
                     ministrul afacerilor externe

                          Valentina Siclovan,
                           secretar de stat,
                         Ministerul Finantelor

                     Pentru Comunitatea Europeana,
                            Fokion Fotiadis,
               seful Delegatiei Comisiei Europene in Romania