Ordinul Nr.34 din 18.02.2016

pentru modificarea şi completarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Direcţiei secretariat general şi protocol, aprobat prin Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 53/2013
ACT EMIS DE: Ministerul Afacerilor Interne
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 142 din 24 februarie 2016

În temeiul art. 7 alin. (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008 , cu modificările şi completările ulterioare,ministrul afacerilor interne emite următorul ordin: Articolul IRegulamentul de organizare şi funcţionare a Direcţiei secretariat general şi protocol, aprobat prin Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 53/2013, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 285 din 21 mai 2013, cu modificările şi completările ulterioare, se modifică şi se completează după cum urmează: 1. La articolul 9 alineatul (3), litera aa) se abrogă. 2. Articolul 10 se modifică şi va avea următorul cuprins: Articolul 10Conducerea Direcţiei secretariat general şi protocol este asigurată de un director, ajutat de 2 directori adjuncţi. 3. Articolul 13 se modifică şi va avea următorul cuprins: Articolul 13Directorii adjuncţi se subordonează nemijlocit directorului Direcţiei secretariat general şi protocol şi răspund de organizarea, planificarea, desfăşurarea, controlul, sprijinirea şi îndrumarea întregii activităţi a structurilor pentru care au delegare de competenţe şi îndeplinesc atribuţiile prevăzute în fişa postului, al cărei model este prevăzut în anexele nr. 4 şi 4a. 4. Anexa nr. 2 se modifică şi se înlocuieşte cu anexa nr. 1 care face parte integrantă din prezentul ordin. 5. În anexa nr. 3, la litera A punctul 4, literele a) şi c) se modifică şi vor avea următorul cuprins: a)ierarhice: se subordonează nemijlocit secretarului general al Ministerului Afacerilor Interne şi are în subordine directorii adjuncţi, şefii de serviciu şi şeful Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne; ........ ................ ................ ................ ................ ........ ........... c)de control: coordonarea şi controlul directorilor adjuncţi, şefilor de serviciu din subordine şi şefului Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne pentru: implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate, deţinute şi gestionate de conducerea ministerului, pe de o parte, şi de Direcţia secretariat general şi protocol, pe de ală parte; înregistrarea, evidenţa şi manipularea corespondenţei la nivelul conducerii ministerului; primirea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor adresate conducerii ministerului; asigurarea fluxului de informare şi documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei; organizarea, administrarea şi prelucrarea documentelor de specialitate ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne; organizarea activităţilor de protocol intern şi extern la nivelul conducerii ministerului; control de specialitate asupra activităţii personalului din direcţie şi, la nevoie, a altor structuri din Ministerul Afacerilor Interne; 6. În anexa nr. 3, la litera A, punctul 5 se modifică şi va avea următorul cuprins: 5. Definirea sumară a atribuţiilor postului: Elaborează concepţia privind optimizarea activităţilor specifice direcţiei; planifică, organizează, conduce şi controlează activităţile desfăşurate de directorii adjuncţi, de şefii de serviciu din subordine şi de şeful Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne; asigură organizarea şi desfăşurarea acţiunilor derulate la nivelul conducerii ministerului, conform dispoziţiilor; gestionează petiţiile adresate conducerii ministerului. 7. În anexa nr. 3, la litera D paragraful „Sarcini şi îndatoriri", litera o) se modifică şi va avea următorul cuprins: o)controlează modul de desfăşurare a activităţilor profesionale, încadrarea în programul de lucru, activitatea personalului de serviciu, stilul şi metodele de muncă ale directorilor adjuncţi, şefilor de serviciu şi şefului Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne; 8. În anexa nr. 3, la litera D paragraful „Sarcini şi îndatoriri", după litera aaa) se introduc opt noi litere , literele bbb) - iii) , cu următorul cuprins: bbb) implementează Metodologia privind managementul riscurilor de corupţie în cadrul structurilor Ministerului Afacerilor Interne şi aplică măsurile de prevenire şi control al riscurilor la corupţie; ccc) acordă viza de BUN DE PLATĂ pe documente justificative pentru operaţiuni care presupun cheltuieli cu serviciile poştale; ddd) asigură folosirea raţională şi prelungirea duratei de serviciu a materialelor din dotare; eee) organizează şi asigură procesul de muncă în direcţie în conformitate cu obligaţiile angajatorului prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă în vigoare, pentru eliminarea riscurilor de accidente şi îmbolnăvire profesională a personalului din subordine; fff) îşi desfăşoară activitatea astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât şi alte persoane care pot fi afectate de acţiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă; ggg) îşi însuşeşte şi respectă prevederile legislaţiei din domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă şi măsurile de aplicare a acestora; hhh) comunică imediat angajatorului şi/sau lucrătorilor desemnaţi orice situaţie despre care are motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea şi sănătatea lucrătorilor, precum şi orice deficienţă a sistemelor de protecţie; iii) aduce la cunoştinţa şefului ierarhic locului de muncă şi/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană. 9. În anexa nr. 3a, la litera A punctul 7 subpunctul 7.1, literele a) şi c) se modifică şi vor avea următorul cuprins: a)relaţii ierarhice:

– subordonat faţă de: secretarul general;

– superior pentru: directorii adjuncţi, şefii de serviciu şi şeful Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne; ........ ................ ................ ................ ................ ........ ........... c)relaţii de control: coordonarea şi controlul directorilor adjuncţi, şefilor de serviciu din subordine şi şefului Centrului de contact al Ministerului Afacerilor Interne pentru: implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate, deţinute şi gestionate de conducerea ministerului, pe de o parte, şi de Direcţia secretariat general şi protocol, pe de altă parte; înregistrarea, evidenţa şi manipularea corespondenţei la nivelul conducerii ministerului; primirea, înregistrarea şi examinarea petiţiilor adresate conducerii ministerului; asigurarea fluxului de informare şi documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei; organizarea, administrarea şi prelucrarea documentelor de specialitate ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne; organizarea activităţilor de protocol intern şi extern la nivelul conducerii ministerului; control de specialitate asupra activităţii personalului din direcţie şi, la nevoie, a altor structuri din Ministerul Afacerilor Interne; 10. În anexa nr. 3a, la litera D paragraful „Sarcini şi îndatoriri", după litera eee) se introduc opt noi litere , literele fff) - mmm) , cu următorul cuprins: fff) implementează Metodologia privind managementul riscurilor de corupţie în cadrul structurilor Ministerului Afacerilor Interne şi aplică măsurile de prevenire şi control al riscurilor la corupţie; ggg) acordă viza de BUN DE PLATĂ pe documente justificative pentru operaţiuni care presupun cheltuieli cu serviciile poştale; hhh) asigură folosirea raţională şi prelungirea duratei de serviciu a materialelor din dotare; iii) organizează şi asigură procesul de muncă în direcţie în conformitate cu obligaţiile angajatorului prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă în vigoare, pentru eliminarea riscurilor de accidente şi îmbolnăvire profesională a personalului din subordine; jjj) îşi desfăşoară activitatea astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât şi alte persoane care pot fi afectate de acţiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă; kkk) îşi însuşeşte şi respectă prevederile legislaţiei din domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă şi măsurile de aplicare a acestora; lll) comunică imediat angajatorului şi/sau lucrătorilor desemnaţi orice situaţie despre care are motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea şi sănătatea lucrătorilor, precum şi orice deficienţă a sistemelor de protecţie; mmm) aduce la cunoştinţa şefului ierarhic locului de muncă şi/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană. 11. În anexa nr. 4, la litera D paragraful „Sarcini şi îndatoriri", după litera ii) se introduc opt noi litere , literele jj) - qq) , cu următorul cuprins: jj) implementează Metodologia privind managementul riscurilor de corupţie în cadrul structurilor Ministerului Afacerilor Interne şi aplică măsurile de prevenire şi control al riscurilor la corupţie; kk) acordă viza de BUN DE PLATĂ pe documente justificative pentru operaţiuni care presupun cheltuieli cu serviciile poştale; ll) asigură folosirea raţională şi prelungirea duratei de serviciu a materialelor din dotare; mm) organizează şi asigură procesul de muncă în direcţie în conformitate cu obligaţiile angajatorului prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă în vigoare, pentru eliminarea riscurilor de accidente şi îmbolnăvire profesională a personalului din subordine; nn) îşi desfăşoară activitatea astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât şi alte persoane care pot fi afectate de acţiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă; oo) îşi însuşeşte şi respectă prevederile legislaţiei din domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă şi măsurile de aplicare a acestora; pp) comunică imediat angajatorului şi/sau lucrătorilor desemnaţi orice situaţie despre care are motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea şi sănătatea lucrătorilor, precum şi orice deficienţă a sistemelor de protecţie; qq) aduce la cunoştinţa şefului ierarhic locului de muncă şi/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană. 12. După anexa nr. 4 se introduce o nouă anexă, anexa nr. 4a , având cuprinsul prevăzut în anexa nr. 2 care face parte integrantă din prezentul ordin. Articolul IIPrezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Ministrul afacerilor interne, Petre Tobă ANEXA Nr. 1¹ )__1) Anexa nr. 1 este reprodusă în facsimil.(Anexa nr. 2 la regulament) ORGANIGRAMA Direcţiei secretariat general şi protocol (nivel direcţie) ANEXA Nr. 2 (Anexa nr. 4a la regulament) MINISTERUL AFACERILOR INTERNE Direcţia secretariat general şi protocol FIŞA POSTULUI A. Identificarea postului 1. Compartimentul: Direcţia secretariat general şi protocol/conducerea 2. Denumirea postului: director adjunct 3. Poziţia postului în statul de organizare: 2a 4. Relaţii: a)ierarhice: se subordonează nemijlocit directorului şi direct secretarului general şi are în subordine serviciile dispuse de către directorul Direcţiei secretariat general şi protocol prin procedura delegării de competenţe; b)funcţionale: cu unităţi ale aparatului central sau cu instituţii şi structuri aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Afacerilor Interne, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea Ministerului Afacerilor Interne; coordonează activitatea serviciilor pentru care are delegare de competenţe; c)de control: control de specialitate asupra activităţii personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe şi, la nevoie, a altor structuri din componenţa ministerului; d)de cooperare: cu şefii unităţilor aparatului central, ai inspectoratelor generale şi ai celorlalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne; e)de colaborare: cu directorii generali adjuncţi, directorii adjuncţi din structurile aparatului central, inspectoratelor generale, cu omologii din structurile similare proprii şi ale altor instituţii; f)de reprezentare: reprezintă direcţia în raporturile cu conducerea ministerului, cu celelalte structuri ale ministerului, cu autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate pe baza delegaţiei de reprezentare.5. Definirea sumară a atribuţiilor postului: Planifică, organizează, conduce şi controlează activităţile desfăşurate de personalul serviciilor pentru care are delegare de competenţe, elaborează concepţia privind optimizarea activităţilor la nivelul serviciilor pentru care are delegare de competenţe. B. Cerinţele postului 1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie 2. Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel puţin comisar-şef 3. Pregătire: 3.1. de bază: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licenţă - ciclul I Bologna; 3.2. de specialitate: studii de master sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în domeniul management, juridic sau în orice domeniu din aria de competenţă a Ministerului Afacerilor Interne; 3.3. cunoştinţe în domeniile: management general, administraţie publică, legislaţie, birotică: 3.4. limbi străine: cel puţin o limbă străină de circulaţie internaţională la nivel mediu. 4. Experienţă: 4.1. vechime în muncă/din care în Ministerul Afacerilor Interne: 10/5 ani; 4.2. vechime în specialitate: cel puţin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază; 4.3. vechime în funcţii de conducere: cel puţin 4 ani vechime în funcţii de conducere în unităţi ale Ministerului Afacerilor Interne; 4.4. perioada pentru acomodarea la cerinţele postului: 6 luni. 5. Aptitudini şi abilităţi necesare: bun organizator şi conducător, să cunoască şi să aplice principiile managementului modern, să posede capacitatea de a decide şi de a menţine un climat socioprofesional optim, cunoştinţe psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză şi sinteză, spirit de observaţie, simţ organizatoric, prestanţă, tact, discreţie şi discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor. 6. Atitudini necesare/comportament: abordare diplomatică a situaţiilor problemă, motivarea şi antrenarea personalului în rezolvarea activităţilor specifice, sociabilitate, iniţiativă, responsabilitate, conduită morală ireproşabilă la serviciu şi în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe), obiectivitate, spirit critic. 7. Parametri privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere. 8. Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere. C. Condiţii specifice de muncă 1. Locul de muncă: 2. Programul de lucru: 3. Deplasări curente: în structurile Ministerului Afacerilor Interne, la autorităţi sau instituţii publice din ţară şi din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate. 4. Condiţii deosebite de muncă: • activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activităţi intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenţie şi opţiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanţă pentru activitatea personalului direcţiei, a instituţiei şi pentru securitatea naţională; • schimbări frecvente şi imprevizibile de program, cu implicaţii neuropsihice semnificative; • ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgenţa lucrărilor solicitate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne; • nivelul ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate şi inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă; • necesitatea asigurării confidenţialităţii unui număr semnificativ de lucrări; • expunere la radiaţii electromagnetice, stres. 5. Riscuri implicate de post: • afecţiuni ale coloanei vertebrale; • ulcer şi afecţiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres; • afecţiuni ale vederii cauzate de solicitări intense, precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului; • surmenaj, oboseală psihică. 6. Compensări: sporuri conform prevederilor legale. Se încadrează în locuri de muncă şi activităţi cu condiţii speciale de muncă. D. Descrierea sarcinilor, îndatoririlor şi responsabilităţilor postului Sarcini şi îndatoriri: a)îndeplineşte atribuţiile directorului în perioada în care este desemnat la conducerea direcţiei; b)participă nemijlocit la elaborarea lucrărilor cu grad sporit de dificultate ori care presupun colaborarea între mai multe structuri ale direcţiei; c)coordonează activităţile de elaborare şi urmărire a modului de aplicare a procedurilor formalizate şi managementului riscurilor de către serviciile pentru care are delegare de competenţe; d)monitorizează modul de aplicare a standardelor de calitate în activitatea serviciilor pentru care are delegare de competenţe; e)verifică lucrările din mapele secretarilor de stat şi ale secretarului general, după caz, conform dispoziţiei directorului; f)răspunde de conţinutul şi forma lucrărilor prezentate directorului, elaborate de serviciile pentru care are delegare de competenţe; g)monitorizează şi urmăreşte realizarea în intervalul termenelor rezolutive a lucrărilor ordonate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne; h)întocmeşte, din dispoziţia directorului, lucrări solicitate de conducerea ministerului ori de alte structuri; i)întocmeşte fişele de evaluare a activităţii profesionale desfăşurate de şefii serviciilor pentru care are delegare de competenţe; j)participă la elaborarea unor lucrări de către colective numite de conducerea ministerului; k)face propuneri privind concepţia de organizare şi desfăşurare a activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe; l)răspunde de organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire continuă a personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe; m)efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control în unităţile Ministerului Afacerilor Interne pe domeniile pentru care are delegare de competenţe; n)coordonează activitatea de îndrumare, sprijin şi control în unităţile Ministerului Afacerilor Interne, desfăşurată de personalul competent din serviciile pentru care are delegare de competenţe, pe domeniile specifice de activitate; o)controlează prin sondaj încărcătura cu sarcini a personalului din serviciile pentru care are delegare de competenţe şi întocmirea fişelor de autoevaluare; p)coordonează unitar activitatea pe linie de informatică în unitate; q)urmăreşte realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului, în conformitate cu normele în vigoare; r)asigură buna desfăşurare a activităţilor de secretariat tehnic pentru Colegiul Ministerului Afacerilor Interne, pentru Comisia de dialog social şi pentru alte comisii, conform dispoziţiilor; s)implementează Metodologia privind managementul riscurilor de corupţie în cadrul structurilor Ministerului Afacerilor Interne şi aplică măsurile de prevenire şi control al riscurilor la corupţie; ş)asigură aplicarea măsurilor de protecţie a datelor cu caracter personal în cadrul direcţiei; t)răspunde de coordonarea, monitorizarea şi îndrumarea metodologică a Sistemului de control intern/managerial la nivelul direcţiei; ţ)acordă viza de BUN DE PLATĂ pe documente justificative pentru operaţiuni care presupun cheltuieli cu serviciile poştale; u)asigură folosirea raţională şi prelungirea duratei de serviciu a materialelor din dotare; v)organizează şi asigură procesul de muncă în direcţie în conformitate cu obligaţiile angajatorului prevăzute de legislaţia privind securitatea şi sănătatea în muncă în vigoare, pentru eliminarea riscurilor de accidente şi îmbolnăvire profesională a personalului din subordine; w)îşi desfăşoară activitatea astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât şi alte persoane care pot fi afectate de acţiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă; x)îşi însuşeşte şi respectă prevederile legislaţiei din domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă şi măsurile de aplicare a acestora; y)comunică imediat angajatorului şi/sau lucrătorilor desemnaţi orice situaţie despre care are motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea şi sănătatea lucrătorilor, precum şi orice deficienţă a sistemelor de protecţie; z)aduce la cunoştinţa şefului ierarhic locului de muncă şi/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.Responsabilităţi: • de planificare: planificarea activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe • de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor • de lucru cu publicul: - • de luare a deciziilor: decizii privind desfăşurarea în bune condiţii a activităţii serviciilor pentru care are delegare de competenţe • accesul la informaţii: secret de stat, nivelul „strict secret" E. Standarde de performanţă asociate postului 1. Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate şi elaborate (număr de pagini); asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor care revin postului pe care îl ocupă. 2. Indicatori calitativi: acurateţea lucrărilor, conţinutul şi forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete. 3. Costuri: asigură planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor cu respectarea şi încadrarea strictă în limitele resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop. 4. Timp: îndeplineşte atribuţiile, sarcinile şi responsabilităţile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situaţia o impune, în afara acestuia. 5. Utilizarea resurselor: dispune de toate mijlocele legale aflate la dispoziţie. 6. Mod de realizare: individual şi prin colectivele pe care le coordonează. Secretar general, ........ ................ .............. Data ........ ................ Director Direcţia secretariat general şi protocol, ........ ................ .............. Data ........ ................ Titularul postului, director adjunct Direcţia secretariat general şi protocol, ........ ................ .............. Data ........ ................