ORDIN   Nr. 1631 din 13 decembrie 2004

pentru aprobarea Ghidului privind dosarul de baza al studiului clinic si arhivarea acestuia*)

ACT EMIS DE: MINISTERUL SANATATII

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 79 bis  din 24 ianuarie 2005

    *) Ordinul nr. 1.631 a fost publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 79/2005 si este reprodus si in acest numar bis.

    Avand in vedere prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 152/1999 privind produsele medicamentoase de uz uman, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 336/2002, cu modificarile si completarile ulterioare,
    vazand Referatul de aprobare al Directiei generale farmaceutice, inspectia de farmacie si aparatura medicala nr. O.B. 14.202/2004,
    in temeiul Hotararii Guvernului nr. 743/2003 privind organizarea si functionarea Ministerului Sanatatii, cu modificarile si completarile ulterioare,

    ministrul sanatatii emite urmatorul ordin:

    Art. 1
    Se aproba Ghidul privind dosarul de baza al studiului clinic si arhivarea acestuia, prevazut in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.
    Art. 2
    La data intrarii in vigoare a prezentului ordin se abroga orice dispozitie contrara.
    Art. 3
    Agentia Nationala a Medicamentului va duce la indeplinire prevederile prezentului ordin.
    Art. 4
    Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

                         p. Ministrul sanatatii,
                                Ion Bazac,
                             secretar de stat

    ANEXA 1*)

    *) Anexa este reprodusa in facsimil.

                                   GHID
    privind dosarul de baza al studiului clinic si arhivarea acestuia

    CAP. 1
    Introducere

    Art. 1
    Prezentul Ghid transpune Ghidul ENTR/F/2 D(2002) privind dosarul de baza al studiului clinic si arhivarea acestuia.
    Art. 2
    Prezentul Ghid ofera instructiuni pentru sponsori si investigatori referitoare la cerintele privind dosarul de baza al studiului clinic.

    CAP. 2
    Baza legala

    Art. 3
    Ordinul nr. 615/21.05.2004 pentru aprobarea Reglementarilor privind implementarea regulilor de buna practica in desfasurarea studiilor clinice efectuate cu medicamente de uz uman prevede la art. 57 elaborarea de ghiduri privind dosarul de baza al studiului clinic si arhivarea acestuia.
    Art. 4
    Dosarul de baza al studiului clinic trebuie intocmit in conformitate cu Capitolul IX din Regulile de buna practica in studiul clinic, aprobate prin Ordinul ministrului sanatatii nr. 1236/04.10.2004.
    Art. 5
    Arhivarea dosarului de baza al studiului clinic trebuie sa fie efectuata in conformitate cu pct. IV.4, art. 82 - 85, 112, 113, 114, 117, 118, 121, 126 si pct. VI.15 din Regulile de buna practica in studiul clinic, aprobate prin Ordinul ministrului sanatatii nr. 1236/04.10.2004, precum si cu sectiunea C din Reglementarile privind autorizarea de punere pe piata si supraveghere a produselor medicamentoase de uz uman aprobate prin Ordinul ministrului sanatatii nr. 263/2003.
    Art. 6
    Fabricatia medicamentelor investigate trebuie sa fie efectuata in conformitate cu Ordinul ministrului sanatatii nr. 1058/2003, anexa nr. 11.

    CAP. 3
    Principii generale

    Art. 7
    Documentele care permit, individual si in comun, evaluarea modului de desfasurare a studiilor clinice si a calitatii datelor obtinute, sunt definite ca documente esentiale in conformitate cu Ordinul ministrului sanatatii nr. 1236/04.10.2004 pentru aprobarea Regulilor de buna practica in studiul clinic; aceste documente sunt utile pentru a demonstra complianta investigatorului, sponsorului si monitorului cu standardele <<Regulilor de buna practica in studiul clinic>> (RBPSC) si cu cerintele reglementarilor in vigoare; ele trebuie inregistrate intr-un mod organizat care va facilita managementul studiului clinic, auditului si inspectiei studiului clinic.
    Art. 8
    Documentele esentiale trebuie pastrate (arhivate) pe perioade suficiente de timp pentru a permite auditul, inspectia de catre autoritatile competente si trebuie sa fie disponibile la cerere.
    Art. 9
    Acest ghid ofera detalii despre:
    a) setul minim de documente care trebuie pastrate;
    b) calitatea documentelor ce trebuie arhivate;
    c) standardele minime privind conditiile de depozitare; suportul de transfer si copiile certificate;
    d) perioadele de pastrare a documentelor.

    CAP. 4
    Documentele care trebuie arhivate

    Art. 10
    Capitolul IX al Regulilor de buna practica in studiul clinic, aprobate prin Ordinul ministrului sanatatii nr. 1236/04.10.2004 defineste setul minim de documente care trebuie arhivate.
    Art. 11
    In completare Ordinul ministrului sanatatii nr. 1236/04.10.2004, se refera la:
    a) Lista cu persoanele calificate carora investigatorul le-a delegat atributii semnificative privind studiul (art. 41);
    b) Inregistrarile controlului calitatii (art. 98);
    c) Declaratiile din care sa rezulte ca, Comisiile independente de etica sunt organizate si functioneaza conform Regulilor de buna practica in studiul clinic, aprobate prin Ordinul ministrului sanatatii nr. 1236/04.10.2004 (art. 128 pct. b).
    Art. 12
    Responsabilitatile pentru asigurarea faptului ca aceste documente sunt arhivate se gasesc in Ordinul ministrului sanatatii nr. 1236/04.10.2004 pentru aprobarea Regulilor de buna practica in studiul clinic, capitolele/articolele: IV.4. Inregistrarile Comisiilor de etica, art. 82 - 85 Investigator/Institutie, art. 112, 113, 114, 117, 118, 121, 126 si pct. VI.15.

    CAP. 5
    Calitatea documentelor esentiale

    Art. 13
    Documentele esentiale trebuie sa fie complete, lizibile, precise, fara ambiguitati, autentice si, dupa caz, certificate dupa verificare.
    Art. 14
    Regulile de buna practica in studiul clinic, aprobate prin Ordinul ministrului sanatatii nr. 1236/04.10.2004, art. 96 si 98 precizeaza responsabilitatile sponsorului pentru punerea in aplicare a sistemului de asigurare a calitatii si de control al calitatii pentru a garanta calitatea documentelor esentiale.

    CAP. 6
    Suportul (de depozitare) ce trebuie folosit

    Art. 15
    Suportul folosit pentru depozitarea documentelor esentiale trebuie sa asigure ca aceste documente vor fi disponibile imediat si ca vor fi complete si lizibile pe intreaga perioada de pastrare.
    Art. 16
    Orice deteriorare a inregistrarilor trebuie sa fie detectabila, o atentie speciala fiind necesara in cazul inregistrarilor facute pe suport electronic, magnetic, optic sau orice alt suport de nesters, caz in care trebuie aplicat un control corespunzator pentru a se asigura ca aceste inregistrari nu pot fi modificate fara autorizatia corespunzatoare si organizarea unui audit pentru verificarea acestui aspect.
    Art. 17
    Cand inregistrarile originale sunt copiate si transferate pe un alt suport pentru arhivare, sistemul de copiere sau transfer trebuie sa fie validat pentru a se asigura ca informatia nu va fi pierduta sau modificata; asemenea copii sau transferuri trebuie sa fie certificate in ceea ce priveste acuratetea si integralitatea lor de catre persoane autorizate, in cadrul procedurii de control de calitate.
    Art. 18
    Pentru suporturi care necesita procesare pentru transformarea inregistrarii intr-un suport lizibil, trebuie asigurat un echipament corespunzator pentru realizarea procesarii respective.

    CAP. 7
    Conditii de depozitare

    Art. 19
    (1) Localurile de depozitare si intretinerea lor trebuie sa respecte standardele nationale si ale Uniunii Europene (UE); ele trebuie sa asigure ca inregistrarile esentiale sunt mentinute intr-un format lizibil si trebuie sa fie permanent disponibil.
    (2) Orice modificare a proprietatii sau a locatiei documentatiei trebuie sa fie inregistrata pentru a permite urmarirea inregistrarilor depozitate.
    Art. 20
    (1) Trebuie sa se asigure spatii adecvate pentru o depozitare sigura a tuturor inregistrarilor esentiale obtinute din studiile finalizate.
    (2) Locatiile de depozitare trebuie sa fie securizate, cu un mediu controlat corespunzator si protejat adecvat impotriva incendiilor, a inundatiilor si a accesului neautorizat.
    Art. 21
    Depozitarea documentatiei sponsorului poate fi transferata unui subcontractor (de exemplu, o arhiva comerciala), dar sponsorului ii revine responsabilitatea finala pentru calitatea, integritatea, confidentialitatea, posibilitatea de accesare a documentelor (art. 100 din Regulile de buna practica in studiul clinic, aprobate prin Ordinul ministrului sanatatii nr. 1236/04.10.2004).
    Art. 22
    (1) Functionarea depozitului si arhivarea trebuie sa fie specificate si acest rol trebuie atribuit unui arhivar desemnat.
    (2) Accesul la arhive trebuie restrictionat fiind permis numai personalului autorizat.
    Art. 23
    Arhivarul trebuie sa pastreze un index de arhivare/jurnal al arhivei pentru a inregistra toate documentele esentiale care au intrat in arhiva si pentru a urmari circulatia documentelor imprumutate din arhiva.
    Art. 24
    (1) Investigatorul trebuie sa instiinteze sponsorul asupra aranjamentelor de depozitare a documentelor.
    (2) Daca investigatorul nu mai poate depozita documentele sale esentiale, sponsorul trebuie instiintat in scris pentru a se putea conveni asupra unor aranjamente alternative de depozitare.
    (3) Daca investigatorul nu mai are posibilitatea sa mentina custodia documentelor sale esentiale, sponsorul trebuie instiintat in scris si investigatorul/institutia trebuie sa stabileasca cu sponsorul modul in care pot fi facute aranjamentele corespunzatoare.
    Art. 25
    Documentele care trebuie retinute de catre investigator pot fi depozitate intr-o arhiva comerciala; aceasta poate fi o optiune pentru documentele sursa atunci cand spitalul/institutia nu poate pastra inregistrarile pacientilor din studiile clinice, in relatie cu studiile clinice, pentru o perioada de timp suficient de lunga.
    Art. 26
    Depozitarea datelor personale se efectueaza in conformitate cu legislatia in vigoare.

    CAP. 8
    Durata de pastrare a documentelor esentiale

    VIII.1. Studii care vor fi incluse in solicitarile adresate autoritatilor competente
    VIII.1.1. Responsabilitatile sponsorului
    Art. 27
    Trebuie sa fie respectate cerintele din sectiunea C din Reglementarile privind autorizarea de punere pe piata si supraveghere a produselor medicamentoase de uz uman aprobate prin Ordinul ministrului sanatatii nr. 263/2003.
    Art. 28
    Sponsorul trebuie sa retina toate documentele sale specifice esentiale in conformitate cu cerintele reglementarilor in tara (tarile) unde produsul este aprobat si/sau unde sponsorul intentioneaza sa faca cerere pentru aprobare.
    Art. 29
    Daca sponsorul intrerupe investigatiile clinice pentru un medicament investigat (de exemplu, oricare alte indicatii, cai de administrare, formulari), el trebuie sa-si pastreze toate documentele esentiale, pe o perioada de cel putin 2 ani de la intreruperea oficiala sau in conformitate cu cerintele reglementarilor in vigoare.
    Art. 30
    Sponsorul trebuie sa pastreze documentele esentiale specifice timp de cel putin 2 ani de la ultima aprobare a autorizatiei de punere pe piata in UE si pana cand nu mai exista cereri de autorizare nerezolvate sau in asteptare in UE/AEE sau pana la trecerea a cel putin 2 ani de la intreruperea oficiala a dezvoltarii clinice a produsului investigat; aceste documente trebuie pastrate pe o perioada mai lunga daca se prevede astfel in cerintele reglementarilor aplicabile sau daca ii sunt necesare sponsorului.
    Art. 31
    Perioadele de mentinere de catre sponsor a inregistrarilor sunt aplicabile si pentru inregistrarile mentinute prin Organizatiile de Cercetare prin Contract sau prin alti agenti ai sponsorului, cu exceptia cazului in care s-au facut aranjamente pentru transferul documentelor la sponsor; orice transfer al proprietatii documentelor trebuie inregistrat.
    VIII.1.2. Responsabilitatile investigatorului/institutiei
    Art. 32
    (1) Documentele esentiale trebuie pastrate cel putin 7 ani dupa obtinerea primei autorizatii de punere pe piata a produsului, dar nu mai mult de 15 ani de la inchiderea oficiala a studiului pentru produsul investigat; aceste documente trebuie pastrate pe o perioada mai lunga, daca este prevazut in cerintele reglementarilor aplicabile sau conform intelegerii cu sponsorul.
    (2) Sponsorul are responsabilitatea de a informa investigatorul/institutia atunci cand aceste documente nu mai trebuie sa fie pastrate.
    Art. 33
    Trebuie sa fie respectate, de asemenea, cerintele din sectiunea C a Reglementarilor privind autorizarea de punere pe piata si supraveghere a produselor medicamentoase de uz uman aprobate prin Ordinul ministrului sanatatii nr. 263/2003.

    VIII.2. Studii clinice care nu vor fi utilizate in cererile depuse la autoritatile competente
    Art. 34
    Sponsorul are responsabilitatea de a aprecia daca rezultatele unui studiu vor fi sau pot fi incluse in cererea de autorizare de punere pe piata si de a lua masurile necesare pentru a asigura pastrarea adecvata a documentelor esentiale. Documentele esentiale ale sponsorului si investigatorului obtinute din studiile care nu vor fi utilizate in cererile depuse la autoritatile competente trebuie pastrate cel putin 5 ani dupa finalizarea studiilor respective; aceste documente se vor pastra pe o perioada mai lunga daca asa prevad cerintele reglementarilor in vigoare sau daca exista o intelegere cu sponsorul.

    VIII.3. Responsabilitatile comisiilor de etica
    Art. 35
    Comisia de etica trebuie sa pastreze toate inregistrarile relevante pentru o perioada de cel putin 3 ani dupa finalizarea studiilor si are obligatia de a le pune oricand la dispozitia autoritatilor competente; aceste documente trebuie pastrate pe o perioada mai lunga de timp daca asa prevad cerintele reglementarilor in vigoare.

    CAP. 9
    Distrugerea documentelor esentiale

    Art. 36
    Motivele pentru distrugerea documentelor esentiale trebuie inregistrate si semnate de o persoana autorizata; aceste inregistrari trebuie pastrate timp de inca 5 ani de la data distrugerii documentelor esentiale.
    Art. 37
    Sponsorul trebuie sa instiinteze in scris investigatorii cu privire la momentul in care inregistrarile studiilor pot fi distruse.