Ordinul Nr.1445 din 05.06.2013

Având în vedere importanţa strategică a proiectelor majore în atingerea gradului de absorbţie şi îndeplinirea angajamentelor asumate de România în cadrul Tratatului de aderare la Uniunea Europeană, impactul major al contractelor de supervizare atât în aprobarea şi verificarea calităţii lucrărilor, cât şi în ceea ce priveşte răspunderea profesională asumată pentru atingerea obiectivelor proiectelor majore, precum şi necesitatea obiectivă de a asigura şi menţine expertiza şi responsabilitatea contractanţilor din cadrul contractelor de supervizare a lucrărilor până la finalizarea proiectelor majore,în temeiul prevederilor art. 8 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 43/2013 privind organizarea si funcţionarea Ministerului Fondurilor Europene, art. 13 alin. (3) din Hotărârea Guvernului nr. 48/2013 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Mediului şi Schimbărilor Climatice şi pentru modificarea unor acte normative în domeniul mediului şi schimbărilor climatice, art. 5 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 24/2013 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Transporturilor şi ale art. 11 alin. (7) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 96/2012 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare în cadrul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea unor acte normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 71/2013, cu modificările ulterioare,ministrul fondurilor europene, ministrul mediului şi schimbărilor climatice şi ministrul transporturilor emit următorul ordin: Articolul 1Se aprobă Instrucţiunea privind posibilitatea prelungirii contractelor de asistentă tehnică pentru supervizarea lucrărilor în cadrul proiectelor majore finanţate în cadrul programelor operaţionale 2007-2013, prevăzuta în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin. Articolul 2Autorităţile contractante care implementează proiecte majore din domeniul infrastructurii au obligaţia utilizării acestei instrucţiuni începând cu data prezentului ordin. Articolul 3Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Ministrul fondurilor europene, Eugen Teodorovici Ministrul mediului şi schimbărilor climatice, Rovana Plumb Ministrul transporturilor, Relu Fenechiu ANEXĂINSTRUCŢIUNE privind posibilitatea prelungirii contractelor de asistenţă tehnică pentru supervizarea lucrărilor în cadrul proiectelor majore finanţate în cadrul programelor operaţionale 2007-2013 1. Cadrul general Implementarea proiectelor trebuie să conducă la finalizarea cu succes a contractelor de lucrări din punctul de vedere al calităţii şi al costurilor şi în perioada de eligibilitate a cheltuielilor, în conformitate cu decizia de finanţare şi cu respectarea condiţiilor din contractul de finanţare. În cadrul acestor proiecte sunt de regulă, în medie, 10 contracte de lucrări, putându-se ajunge la peste 20 de contracte, situate în diverse locaţii în aria de acoperire a proiectului, În conformitate cu caietul de sarcini, experţii din cadrul contractului de supervizare vor răspunde până la finalizarea proiectului în principal de: • urmărirea realizării lucrărilor din punct de vedere tehnic, pe tot parcursul execuţiei acestora, şi admiterea la plată numai a lucrărilor corespunzătoare din punct de vedere tehnic, cantitativ şi calitativ; • verificarea şi propunerea spre revizuire, în vederea aprobării, a proiectelor tehnice şi a detaliilor de execuţie ale contractorului, în cazul contractelor de proiectare şi execuţie; • emiterea certificatului de recepţie la terminarea lucrărilor şi a certificatului de recepţie finală; • emiterea raportului final de supervizare, condiţie obligatorie pentru închiderea proiectului şi eligibilitatea cheltuielilor. Pentru a se asigura de calitatea serviciilor de supervizare, în documentaţia de atribuire autorităţile contractante au solicitat o garanţie de bună execuţie de 10% din partea firmei desemnate câştigătoare şi o asigurare de risc profesional cu valori de aproximativ 5 milioane de euro, care vor putea fi utilizate în cazul în care obiectivele realizate în cadrul proiectelor (staţii de tratare apă, epurare apă uzată, staţii de pompare, reabilitare infrastructură rutieră/feroviară etc.) nu vor atinge parametrii de funcţionare sau vor avea alte deficienţe care vor trebui remediate. Finalizarea unui contract de supervizare, ca urmare a atingerii termenului prevăzut în contract sau ca urmare a depăşirii valorii de semnare a contractului, fără a se putea emite raportul final de supervizare (aferent tuturor contractelor de lucrări din cadrul proiectului) în conformitate cu prevederile contractului de finanţare, duce la pierderea garanţiei de bună execuţie şi a asigurării de risc profesional a prestatorului care a verificat proiectele şi a urmărit realizarea lucrărilor. În această situaţie, în cazul în care vor apărea deficienţe la punerea în funcţiune a obiectivelor de investiţii după încetarea contractului de supervizare, costul remedierii acestora va trebui suportat de autoritatea contractantă. 2. Achiziţii publice Pentru a se evita astfel de situaţii se pot prelungi contractele de supervizare prin aplicarea unei proceduri de negociere fără publicarea unui anunţ de participare în conformitate cu prevederile art. 122 lit. i) sau art. 252 lit. j) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, respectiv atunci când este necesară achiziţionarea unor lucrări sau servicii suplimentare/adiţionale, care nu au fost incluse în contractul iniţial, dar care datorită unor circumstanţe imprevizibile au devenit necesare pentru îndeplinirea contractului în cauză şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele condiţii: • atribuirea să fie făcută contractantului iniţial; • lucrările sau serviciile suplimentare/adiţionale să nu poată fi, din punct de vedere tehnic şi economic, separate de contractul iniţial fără apariţia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractantă sau, deşi separabile de contractul iniţial, să fie strict necesare în vederea îndeplinirii acestuia; • valoarea cumulată a contractelor care vor fi atribuite şi a actelor adiţionale care vor fi încheiate pentru lucrări şi/sau servicii suplimentare ori adiţionale să nu depăşească limita permisă de regulile de achiziţii publice aplicabile art. 122 lit. i) sau art. 252 lit. j) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, respectiv 20% din valoarea contractului iniţial pentru contractele care nu se încadrează în categoria contractelor sectoriale ce sunt reglementate prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, cap. VIII; Serviciile suplimentare de supervizare se încadrează în categoria serviciilor suplimentare/adiţionale (complementare) inseparabile din punct de vedere tehnic şi economic de contractul iniţial (în condiţiile necesităţii obiective de a asigura expertiza şi responsabilitatea acestuia până la finalizarea proiectelor). Extinderea perioadei de execuţie a lucrărilor peste data iniţială de finalizare este încadrabilă la categoria evenimentelor neprevăzute (circumstanţe imprevizibile). Suplimentarea bugetului contractelor de supervizare în scopul asigurării unor resurse proporţionale în raport cu cantitatea de lucrări supervizate poate fi acceptată, în condiţiile în care serviciile suplimentare de supervizare sunt încadrabile în categoria serviciilor complementare inseparabile din punct de vedere tehnic şi economic de contractul iniţial, iar beneficiarul poate proba faptul că dimensionarea corespunzătoare a echipelor de supervizare de pe şantier nu putea fi în mod rezonabil prevăzută la momentul atribuirii contractului iniţial. 3. Eligibilitate Încadrarea în prevederile relevante ale procedurilor de achiziţii publice, respectiv negocierea fără publicarea unui anunţ de participare în conformitate cu prevederile art. 122 lit. i) sau art. 252 lit. j) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 reprezintă o precondiţie a eligibilităţii sumelor suplimentare asociate modificărilor de contracte. Din perspectiva asigurării unui management de contract eficient, în situaţiile în care execuţia lucrărilor se prelungeşte peste termenul asumat iniţial, se recomandă extinderea contractelor de supervizare până la limita permisă de regulile aplicabile de achiziţii publice. Eligibilitatea sumelor aferente extinderii serviciilor de supervizare survenite ca urmare a prelungirii perioadei de execuţie a lucrărilor va fi stabilită în funcţie de circumstanţele care au generat nefinalizarea la timp a lucrărilor, după cum urmează: I. În situaţiile în care extinderea perioadei de execuţie a lucrărilor se datorează unor cauze ce presupun, de asemenea, eligibilitatea extinderii perioadei sau a sumelor suplimentare rezultate ca urmare a evenimentelor neprevăzute/ circumstanţelor imprevizibile acceptate, costurile aferente prelungirii contractelor de supervizare sunt eligibile. Cu privire la condiţia referitoare la „circumstanţele imprevizibile“, această cerinţă trebuie interpretată într-o manieră obiectivă, luând în considerare ceea ce o autoritate contractantă diligentă nu ar fi putut să prevadă la data achiziţiei contactului, cum ar fi: a)întârzieri în semnarea contractelor de lucrări care nu se datorează autorităţii contractante din cauza contestaţiilor repetate, acţiuni în justiţie ale ofertanţilor care au dus la întârzieri mai mari de 6 luni faţă de data prevăzută în documentaţia de atribuire pentru contractul de supervizare; b)extinderea perioadei iniţiale de finalizare a contractelor de lucrări ca urmare a unor condiţii imprevizibile (dezastre naturale, condiţii climatice adverse excepţionale, vestigii arheologice, alunecări de teren sau alte fenomene fizice neprevăzute, în măsură să afecteze viaţa sau siguranţa lucrărilor, noi cerinţe rezultate din adoptarea de noi reglementări comunitare sau naţionale ori condiţii tehnice care nu ar fi putut fi prevăzute, în pofida investigaţiilor tehnice care au stat la baza proiectului şi care au fost întreprinse în conformitate cu „bunele practici“); c)în situaţiile în care modificarea bugetului unui contract de supervizare este rezultatul unei suplimentări a personalului Inginerului, sumele aferente vor fi considerate eligibile doar în condiţiile în care necesitatea redimensionării echipei de supervizare a apărut ca urmare a unei situaţii obiective/ imprevizibile şi neatribuibile unei decizii de management a beneficiarului.În aceste cazuri, costurile necesare extinderii serviciilor de supervizare sunt eligibile. II. În situaţiile în care extinderea perioadei de execuţie a lucrărilor se datorează unor cauze atribuite beneficiarului sau unor situaţii ce presupun neeligibilitatea costurilor suplimentare rezultate în cadrul contractului de lucrări, suma aferentă creşterii bugetului contractului de supervizare este neeligibilă. În cazul în care supervizarea pentru mai multe contracte de lucrări a căror implementare este decalată ca urmare a întârzierilor apărute în faza de licitaţie, mai puţin situaţia descrisă la punctul I.b), suplimentarea bugetului contractului de supervizare va fi considerată, de asemenea, neeligibilă (întârzierile în procesul de licitare/contractare care se datorează autorităţii contractante). III. În cazul în care extinderea perioadei de execuţie a lucrărilor este datorată antreprenorului, costurile suplimentare aferente contractului de supervizare vor fi considerate neeligibile, beneficiarul având în schimb obligaţia de a le compensa prin penalităţile de întârziere pe care este îndreptăţit să le aplice constructorului. 4. Abordarea modificărilor de contracte din perspectiva unui management de proiect eficient Modificarea unui contract aflat în curs de implementare reprezintă o măsură excepţională a cărei aplicare trebuie precedată de o analiză riguroasă a circumstanţelor care impun această soluţie ca necesară şi oportună. În acest sens, autoritatea contractantă trebuie să aibă în vedere următoarele aspecte:

– încadrarea în prevederile regulilor de achiziţii publice aplicabile (avându-se în vedere inclusiv clarificările aduse mai sus);

– necesitatea şi oportunitatea modificării contractelor, în relaţie cu scopul central reprezentat de atingerea obiectivelor deciziilor de finanţare/contractelor de finanţare cu minimum de costuri şi cu maximizarea gradului de utilizare a asistenţei comunitare;

– determinarea eligibilităţii sumelor suplimentare în raport cu criteriile definite în prezenta instrucţiune.