ORDIN Nr. 1389
din 22 august 2006
privind modificarea si
completarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 946/2005 pentru
aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de
management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial
ACT EMIS DE:
MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 771 din 12 septembrie 2006
In temeiul art. 11 alin. (5) din Hotărârea Guvernului
nr. 208/2005 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Finanţelor
Publice şi a Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, cu modificările şi
completările ulterioare,
în baza prevederilor art. 5 alin. (2) din Ordonanţa
Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar
preventiv, republicată,
având în vedere prevederile art. 19 lit. d) din Legea
nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu
modificările ulterioare,
ministrul finanţelor publice emite următorul ordin:
Art. I. - Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru
aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de
management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial, publicat în Monitorul Oficial al României,
Partea I, nr. 675 din 28 iulie
2005, se modifică şi se completează după cum urmează:
1. Articolul 1 va avea
următorul cuprins:
„Art. 1. - Se aprobă Codul controlului intern,
cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice,
prevăzut în anexa nr. 1."
2. La articolul 3, după
alineatul (2) se introduce un nou alineat, alineatul (3), cu următorul cuprins:
„(3) In vederea elaborării procedurilor formalizate pe
activităţi, entităţile publice pot utiliza modelul prezentat în anexa nr.
2."
3. După articolul 5 se introduce
un nou articol, articolul 51, cu următorul cuprins:
„Art. 51. - Anexele
nr. 1 şi 2 fac parte integrantă din prezentul ordin."
4. La punctul 2 „Scopul şi
definirea standardelor de control intern", de la „Prezentare
generală", cuprins în anexa nr. 1, după ultimul alineat se introduce un
nou alineat, cu următorul cuprins:
„In contextul acţiunilor pentru
elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial, entităţile
publice au obligaţia actualizării permanente a listei actelor normative reprezentative,
cuprinse în componenta «referinţe principale» a fiecărui standard, precum şi a
completării acesteia cu orice alte reglementări care cuprind prevederi
aplicabile fiecărui standard."
5. Anexa la Ordinul
ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 devine anexa nr. 1 la acelaşi ordin
şi se introduce o nouă anexă, anexa nr. 2, al cărei conţinut este prevăzut în
anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.
Art. II. - Prezentul
ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi va fi afişat pe pagina de internet a Ministerului Finanţelor
Publice.
Ministrul finanţelor publice,
Sebastian Teodor Gheorghe Vlădescu
ANEXĂ
(Anexa nr. 2 la Ordinul ministrului finanţelor
publice nr. 946/2005)
Entitatea publică ...................................
Departamentul (Direcţia) ......................
MODEL
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ*)
..............................................................
..............................................................
COD: P.O.................
Ediţia ......................
Revizia ...................
*) Componentele 1 - 11 ale Procedurii operaţionale sunt
reproduse în facsimil.
|
Entitatea publică
..............................
Departamentul (Direcţia)
....................................
|
Procedura operaţională
......................................
Cod:P.O..................
|
Ediţia..........
Nr. de ex......
|
|
Revizia ............
Nr. de ex.....
|
|
Pagina ....din......
|
|
Exemplar nr.........
|
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea
şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii
operaţionale
|
|
Elemente privind
responsabilii/
operaţiunea
|
Numele şi prenumele
|
Funcţia
|
Data
|
Semnătură
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
1.1.
|
Elaborat
|
|
|
|
|
|
1.2.
|
Verificat
|
|
|
|
|
|
1.3.
|
Aprobat
|
|
|
|
|
|
Entitatea publică
..............................
Departamentul (Direcţia)
....................................
|
Procedura operaţională
......................................
Cod:P.O..................
|
Ediţia..........
Nr. de ex......
|
|
Revizia ............
Nr. de ex.....
|
|
Pagina ....din......
|
|
Exemplar nr.........
|
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul
ediţiilor procedurii operaţionale
|
|
Ediţia sau, după caz, revizia în
cadrul ediţiei
|
Componenta revizuită
|
Modalitatea reviziei
|
Data de la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
2.1.
|
Ediţia I
|
X
|
X
|
|
|
2.2.
|
Revizia 1
|
|
|
|
|
2.3.
|
Revizia 2
|
|
|
|
|
....
|
Revizia ....
|
|
|
|
|
....
|
Ediţia a II-a
|
X
|
X
|
|
|
....
|
Revizia 1
|
|
|
|
|
2.n.
|
…………………
|
|
|
|
|
Entitatea publică
..............................
Departamentul (Direcţia)
....................................
|
Procedura operaţională
......................................
Cod:P.O..................
|
Ediţia..........
Nr. de ex......
|
|
Revizia ............
Nr. de ex.....
|
|
Pagina ....din......
|
|
Exemplar nr.........
|
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează
ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
|
|
Scopul difuzării
|
Exemplar nr.
|
Compartiment
|
Funcţia
|
Nume şi prenume
|
Data primirii
|
Semnătură
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
3.1.
|
aplicare
|
|
|
|
|
|
|
|
3.2.
|
aplicare
|
|
|
|
|
|
|
|
….
|
....
|
|
|
|
|
|
|
|
….
|
informare
|
|
|
|
|
|
|
|
….
|
....
|
|
|
|
|
|
|
|
….
|
evidentă
|
|
|
|
|
|
|
|
….
|
....
|
|
|
|
|
|
|
|
….
|
arhivare
|
|
|
|
|
|
|
|
….
|
....
|
|
|
|
|
|
|
|
….
|
alte scopuri
|
|
|
|
|
|
|
|
3.n.
|
....
|
|
|
|
|
|
|
|
Entitatea publică
..............................
Departamentul (Direcţia)
....................................
|
Procedura operaţională
......................................
Cod:P.O..................
|
Ediţia..........
Nr. de ex......
|
|
Revizia ............
Nr. de ex.....
|
|
Pagina ....din......
|
|
Exemplar nr.........
|
4. Scopul procedurii operaţionale
4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii,
compartimentele şi persoanele implicate;
4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa
documentaţiei adecvate derulării activităţii;
4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv
în condiţii de fluctuaţie a personalului;
4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme
abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea
deciziei;
............................................................................................................................
4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaţionale
|
Entitatea publică
..............................
Departamentul (Direcţia)
....................................
|
Procedura operaţională
......................................
Cod:P.O..................
|
Ediţia..........
Nr. de ex......
|
|
Revizia ............
Nr. de ex.....
|
|
Pagina ....din......
|
|
Exemplar nr.........
|
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se
referă procedura operaţională;
5.2. Delimitarea explicită a activităţii
procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea
publică;
5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea
procedurată;
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date
şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea
compartimentelor implicate în procesul activităţii.
|
Entitatea publică
..............................
Departamentul (Direcţia)
....................................
|
Procedura operaţională
......................................
Cod:P.O..................
|
Ediţia..........
Nr. de ex......
|
|
Revizia ............
Nr. de ex.....
|
|
Pagina ....din......
|
|
Exemplar nr.........
|
6. Documente de referinţă (reglementări)
aplicabile activităţii procedurate
6.1. Reglementări internaţionale
-
-
-
6.2. Legislaţie primară
-
-
-
6.3. Legislaţie secundară
-
-
-
6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne
ale entităţii publice
-
-
-
|
Entitatea publică
..............................
Departamentul (Direcţia)
....................................
|
Procedura operaţională
......................................
Cod:P.O..................
|
Ediţia..........
Nr. de ex......
|
|
Revizia ............
Nr. de ex.....
|
|
Pagina ....din......
|
|
Exemplar nr.........
|
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
în procedura operaţională
7.1. De finiţii ale
termenilor
|
Nr. crt.
|
Termenul
|
Definiţia şi/sau, dacă este cazul,
actul care defineşte
termenul
|
|
1.
|
Procedura operaţională
|
Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie
urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea
realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual
|
|
2.
|
Ediţie a unei proceduri operaţionale
|
Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri
operaţionale, aprobată şi difuzată
|
|
3.
|
Revizia în cadrul unei ediţii
|
Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea,
după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii
operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate
|
|
.....
|
.............................................
|
..................................................................................
|
|
n
|
.............................................
|
..................................................................................
|
7.2. Abrevieri ale termenilor
|
Nr.crt.
|
Abrevierea
|
Termenul abreviat
|
|
1.
|
P.O.
|
Procedura operaţională
|
|
2.
|
E
|
Elaborare
|
|
3.
|
V
|
Verificare
|
|
4.
|
A
|
Aprobare
|
|
5.
|
Ap.
|
Aplicare
|
|
6.
|
Ah.
|
Arhivare
|
|
..........
|
.........................................
|
............................................................................................
|
|
n
|
.........................................
|
.............................................................................................
|
|
Entitatea publică
..............................
Departamentul (Direcţia)
....................................
|
Procedura operaţională
......................................
Cod:P.O..................
|
Ediţia..........
Nr. de ex......
|
|
Revizia ............
Nr. de ex.....
|
|
Pagina ....din......
|
|
Exemplar nr.........
|
8. Descrierea procedurii operaţionale
8.1. Generalităţi
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor
8.2.2. Conţinutul si rolul documentelor
8.2.3. Circuitul documentelor
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
8.3.2. Resurse umane
8.3.3. Resurse financiare
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor
activităţii
8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor
activităţii
8.4.3. Valorificarea
rezultatelor activităţii
|
Entitatea publică
..............................
Departamentul (Direcţia)
....................................
|
Procedura operaţională
......................................
Cod:P.O..................
|
Ediţia..........
Nr. de ex......
|
|
Revizia ............
Nr. de ex.....
|
|
Pagina ....din......
|
|
Exemplar nr.........
|
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea
activităţii
|
Nr. crt.
|
Compartimentul
(postul) /
acţiunea
(operaţiunea)
|
I
|
II
|
III
|
IV
|
V
|
VI
|
...
|
|
|
0
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
...
|
|
1
|
a
|
E
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
b
|
|
V
|
|
|
|
|
|
|
3
|
c
|
|
|
A
|
|
|
|
|
|
4
|
d
|
|
|
|
Ap.
|
|
|
|
|
5
|
e
|
|
|
|
|
Ap.
|
|
|
|
6
|
f
|
|
|
|
|
|
Ah.
|
|
|
......
|
....................
|
|
|
|
|
|
|
...
|
|
n
|
z
|
|
|
|
|
|
|
...
|
|
Entitatea publică
..............................
Departamentul (Direcţia)
....................................
|
Procedura operaţională
......................................
Cod:P.O..................
|
Ediţia..........
Nr. de ex......
|
|
Revizia ............
Nr. de ex.....
|
|
Pagina ....din......
|
|
Exemplar nr.........
|
10. Anexe, înregistrări, arhivări
|
Nr. anexă
|
Denumirea anexei
|
Elaborator
|
Aprobă
|
Număr
de exemplare
|
Difuzare
|
Arhivare
|
Alte elemente
|
|
Loc
|
Perioadă
|
|
0
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
....
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
n
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Entitatea publică
..............................
Departamentul (Direcţia)
....................................
|
Procedura operaţională
......................................
Cod:P.O..................
|
Ediţia..........
Nr. de ex......
|
|
Revizia ............
Nr. de ex.....
|
|
Pagina ....din......
|
|
Exemplar nr.........
|
11. Cuprins
|
Numărul
componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
|
Denumirea componentei din cadrul
procedurii operaţionale
|
Pagina
|
|
|
Coperta
|
|
|
1.
|
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea
ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii
operaţionale
|
|
|
2.
|
Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii
operaţionale
|
|
|
3.
|
Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după
caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
|
|
|
4.
|
Scopul procedurii operaţionale
|
|
|
5.
|
Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
|
|
|
6.
|
Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii
procedurate
|
|
|
7.
|
Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în
procedura operaţională
|
|
|
8.
|
Descrierea procedurii operaţionale
|
|
|
9.
|
Responsabilităţi şi răspunderi în derularea
activităţii
|
|
|
10.
|
Anexe, înregistrări, arhivări
|
|
|
11.
|
Cuprins
|
|
PRECIZĂRI
cu privire la modelul de procedură operaţională
A. Precizări generale
a.1) Prezenta procedură operaţională este un model.
Modelul prezentat completează segmentul instrumentelor
de lucru referitoare la activităţile entităţilor publice în domeniul
dezvoltării sistemelor de management financiar şi control, procedurile
operaţionale fiind cunoscute în practică şi sub alte denumiri: proceduri de
proces, proceduri formalizate etc.
a.2) Entităţile publice, în funcţie de mărimea
entităţii, de politica adoptată cu privire la sistemul propriu de management
financiar şi control, de gradul de dotare, de tipurile de activităţi şi
complexitatea acestora etc, pot utiliza modelul de procedură operaţională în
forma prezentată, în forme completate şi îmbunătăţite cu noi componente, sau
pot elabora proceduri de proces, după modelul altor ghiduri întâlnite în
practica domeniului, cu precizarea că, indiferent de forma adoptată, trebuie
avute în vedere prevederile Standardului de control intern nr. 17
„Proceduri", prezentat în anexa nr. 1 la ordin.
a.3) Pentru o bună gestionare a elaborării, aprobării
şi aplicării procedurilor operaţionale, conducătorii entităţilor publice
trebuie să asigure derularea tuturor acţiunilor privind elaborarea şi/sau
dezvoltarea sistemelor de management financiar şi control, dispuse la art. 2, 3
şi 4 din ordin.
a.4) Procedurile trebuie elaborate, aprobate şi
aplicate în condiţiile cunoaşterii şi respectării regulilor de management
constituite în cele 25 de standarde de control prevăzute în anexa nr. 1 la
ordin. Indiferent de activitatea la care se referă, o procedură operaţională poartă amprenta fiecărui standard de
control, din oricare dintre cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial,
respectiv mediul de control, performanţa şi managementul riscului, informarea
şi comunicarea, activităţile de control, auditarea şi evaluarea.
a.5) Condiţiile esenţiale ale procedurilor operaţionale
stabilesc, printre altele, că acestea trebuie să fie scrise şi formalizate pe
suport hârtie şi/sau electronic, simple şi specifice pentru fiecare activitate,
actualizate în mod permanent şi aduse la cunoştinţă executanţilor şi celorlalţi
factori interesaţi.
a.6) In măsura în care dotarea tehnică şi pregătirea
personalului permit, operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare,
utilizare etc. a procedurilor operaţionale se pot derula şi prin utilizarea
sistemelor informatice.
B. Precizări privind
componentele modelului de procedură operaţională
b.1) Precizări comune componentelor
b.1.1) Datele de identificare din cartuşul de capăt se
trec pe fiecare pagină, cu modificările cerute de rubrici, acolo unde este
cazul.
b.1.2) Denumirea procedurii operaţionale şi codul
acesteia se stabilesc în cadrul fiecărei entităţi publice şi trebuie să
reflecte activitatea procedurata şi locul acesteia în sistemul de codificare
utilizat.
b.1.3) Ediţiile se numerotează cu cifre romane, iar
reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.
b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatorică
sau de altă natură, cu efect asupra activităţii procedurate, determină revizia
sau, după caz, elaborarea unei noi ediţii pentru procedura operaţională
respectivă.
b.1.5) In măsura în care este posibil, se asigură
pagină distinctă pentru fiecare componentă a procedurii operaţionale.
b.2) Precizări specifice
componentelor
b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor
cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în
cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 1):
- responsabilii se stabilesc, pentru fiecare
operaţiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie internă a
conducătorului entităţii publice;
- când una sau mai multe dintre operaţiuni se
realizează, conform deciziei, de către un grup sau o comisie, în listă se
cuprind toţi membrii grupului sau ai comisiei.
b.2.2) Cu privire la Situaţia ediţiilor şi a reviziilor
în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale (componenta 2):
- se cuprind, în ordine cronologică, toate ediţiile
şi, respectiv, reviziile în cadrul ediţiilor;
- când se realizează o nouă ediţie a procedurii
operaţionale, coloanele nr. 2 şi 3, privind componenta revizuită, precum şi
modalitatea reviziei, nu se completează;
- coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveşte
acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz,
referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operaţionale;
- la fixarea datei de la care se aplică prevederile
noii ediţii sau revizii (coloana nr. 4) se are în vedere asigurarea timpului
necesar pentru difuzarea şi studierea acesteia de către aplicatori.
b.2.3) Cu privire la Lista cuprinzând persoanele la
care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii
operaţionale (componenta 3):
- coloana nr. 1 (Scopul
difuzării) are în vedere faptul că oricare compartiment/persoană a cărui/cărei
activitate intră sub incidenţa aplicării, informării, evidenţei, arhivării sau
este în alte scopuri în legătură cu procedura respectivă trebuie să aibă la
dispoziţie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizării prin noi ediţii
sau revizii.
b.2.4) Cu privire la Scopul procedurii operaţionale
(componenta 4):
- entitatea publică, spre deosebire de scopurile
considerate generale şi prezentate ca exemple în modelul procedurii
operaţionale la această componentă, identifică şi înscrie scopurile specifice
în cazul fiecărei proceduri operaţionale elaborate, ţinând cont de rolul, locul,
importanţa, precum şi de alte elemente privind activitatea procedurata; de
exemplu, în cazul unei activităţi de aprovizionare, unul dintre scopurile
specifice ale procedurii operaţionale este şi acela al descrierii,
identificării şi asigurării necesarului de produse şi servicii.
b.2.5) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii
operaţionale (componenta 5):
- această componentă se bazează pe colaborarea dintre
compartimentele entităţii publice, astfel încât la fixarea şi definirea
activităţii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activităţi (pct. 5.2 şi
5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea
respectivă (pct. 5.4) să fie eliminată orice situaţie de suprapunere de
activităţi, de activităţi necuprinse în procesul de analiză şi elaborare a
procedurilor, de suprapunere de atribuţii între compartimente, de atribuţii
pentru care nu au fost fixate responsabilităţi etc;
- de exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale
privind raportarea numărului de personal şi a veniturilor salariale se
recomandă:
- prezentarea activităţii de raportare a datelor
privind numărul de personal si veniturile salariale ale acestuia (pct. 5.1);
- delimitarea acesteia, în special de alte activităţi
de raportare, cum ar fi cele financiare, cele privind achiziţiile etc. (pct.
5.2);
- nominalizarea activităţilor privind organizarea
concursurilor, examenelor de angajare sau de întocmire a pontajelor ori a
statelor de salarii etc, ca activităţi furnizoare de informaţii către
activitatea de raportare a numărului de personal şi a veniturilor salariale,
sau nominalizarea activităţii de
elaborare a rapoartelor de sinteză, pe ansamblul entităţii publice, care se
bazează pe informaţiile primite de la activitatea procedurată (pct. 5.3);
- nominalizarea, ca furnizoare de date, a
compartimentului/persoanei cu atribuţii/sarcini de organizare a
concursurilor/examenelor de angajare, a direcţiilor/serviciilor la nivelul
cărora se întocmesc pontajele, a compartimentului/ persoanei care elaborează statele
de salarii etc. sau a compartimentului de sinteză, ca beneficiar de informaţii.
Se nominalizează ca fiind implicate în procesul activităţii
persoana/biroul/serviciul cu sarcina evidenţei personalului şi a stabilirii
drepturilor salariale ale acestuia (pct. 5.4).
b.2.6) Cu privire al Documentele de referinţă
(reglementări) aplicabile activităţii procedurate (componenta 6):
- această componentă priveşte, în special, listarea
documentelor cu rol de reglementare faţă de activitatea procedurată;
- este necesar să fie cunoscute şi respectate toate
reglementările care guvernează fiecare activitate;
- gruparea pe cele 4 categorii are rol de
sistematizare a reglementărilor, unde: reglementările internaţionale în
legătură cu domeniul respectiv sunt cele la care România este parte; legislaţia
primară se referă la legi şi la ordonanţe ale Guvernului; legislaţia secundară
are în vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuţii de
reglementare şi care sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor
Guvernului; alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice
(legislaţie terţiară), se referă la instrucţiuni, precizări, decizii, ordine
sau altele asemenea şi au efect asupra activităţii procedurate.
b.2.7) Cu privire la Definiţii şi abrevieri ale
termenilor utilizaţi în procedura operaţională (componenta 7):
- se va urmări definirea
acelor termeni care: reprezintă element de noutate; sunt mai puţin cunoscuţi;
prezintă sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc;
- se recomandă precizarea, acolo unde este cazul, a
actului relevant care defineşte termenul în cauză;
- se va avea în vedere abrevierea termenilor
(cuvinte, expresii, denumiri de instituţii etc.) utilizaţi cu mai mare frecvenţă
în textul procedurii operaţionale şi/sau care, în urma acestei acţiuni, permit
o înţelegere şi utilizare mai uşoară a procedurii;
- se recomandă ca ordinea în care se înscriu atât
definiţiile termenilor în tabelul 7.1, cât şi abrevierile termenilor în tabelul
7.2, să fie aceea dată de prima apariţie în textul procedurii operaţionale a
termenului definit sau abreviat, după caz;
- în tabelele 7.1 şi 7.2 din modelul de procedură
operaţională au fost definiţi şi, respectiv, abreviaţi, pentru exemplificare,
termeni utilizaţi în model.
b.2.8) Cu privire la Descrierea procedurii operaţionale
(componenta 8):
- această componenţă reprezintă, în fapt, esenţa
procedurii operaţionale. In acelaşi timp este şi acea componentă care nu este
generalizabila prin model de procedură decât în termeni foarte largi.
Componenta este dependentă, în mod direct, de condiţiile concrete în care se
desfăşoară activitatea respectivă în cadrul entităţii publice, de modul de
organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale,
financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea profesională a salariaţilor şi,
nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management
financiar şi control. Cele câteva puncte şi subpuncte, enumerate la această
componentă în prezentul model de procedură operaţională, recomandă una din
multitudinea de posibilităţi de descriere a acestei
componente;
- la „Generalităţi" (pct. 8.1) se cuprind
elemente de ansamblu privind caracteristicile activităţii. Se va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul
celorlalte componente ale procedurii operaţionale, cum ar fi cele legate de
scopul procedurii operaţionale (prezentate la componenta 4), cele privind
domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (prezentate la componenta 5) sau
cele privind documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurate
(prezentate la componenta 6). De exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale
privind activitatea de aprovizionare, la „Generalităţi" se poate menţiona
că aceasta urmăreşte descrierea clară a produsului/serviciului de achiziţionat,
verificarea şi aprobarea documentelor utilizate în procesul de aprovizionare,
relaţiile cu furnizorii/prestatorii, recepţia produsului/serviciului
aprovizionat, păstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot
prezenta principiile generale aplicabile activităţii, cum ar fi: transparenţa,
egalitatea şanselor potenţialilor furnizori/prestatori, legalitatea,
imparţialitatea, confidenţialitatea etc;
- la „Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind,
în principal, cele de natura formularelor, dar şi manuale, instrucţiuni
operaţionale, liste de verificare (check-lists) etc, care furnizează informaţii necesare derulării activităţii,
contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit rezultatele
obţinute altor utilizatori. De reţinut că documentele trebuie să fie
actualizate, utile, precise, uşor de examinat, disponibile şi accesibile
managerului, salariaţilor şi terţilor, dacă este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 şi
8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putând fi comasate
sau detaliate în funcţie de amploarea, volumul, diversitatea şi complexitatea
documentelor respective;
- la „Lista şi provenienţa documentelor
utilizate" (subpct. 8.2.1) se are în vedere nominalizarea tuturor
documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea şi actualizarea acestora, a
codurilor de identificare, dacă este cazul, a regimului informaţiilor conţinute
etc. In această listă se nominalizează şi documentele interne de această
natură, emise şi utilizate în cadrul compartimentelor sau, prin colaborare,
între compartimentele entităţii publice;
- la „Conţinutul şi rolul documentelor
utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate în forma completă, anexând la
procedură modele ale documentelor, instrucţiuni de completare a acestora şi
menţiuni referitoare la rolul lor;
- subpct. 8.2.3 „Circuitul
documentelor" are în vedere compartimentele/persoanele la care trebuie să
circule documentele în procesul de realizare a activităţii, precum şi operaţiunile
ce se efectuează în legătură cu documentul respectiv, la fiecare
compartiment/persoană pe la care circulă. Este necesar ca circuitul
documentelor aferente activităţii să fie integrat în fluxul general al
documentelor din cadrul entităţii publice. Se recomandă utilizarea
reprezentării grafice a circuitului documentelor;
- pct. 8.3 „Resurse necesare"
se dezvoltă pe structura clasică a acestora, respectiv resurse materiale
(subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) şi, respectiv, resurse
financiare (subpct. 8.3.3). De menţionat că structura resurselor este foarte
sensibilă faţă de activitatea la care ne referim; la unele activităţi resursa
necesară preponderentă este cea materială, iar la altele este preponderentă
resursa umană sau resursa financiară ori combinaţii ale acestora;
- subpct. 8.3.1 „Resursa materială" se dezvoltă
pe elementele de logistică: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice,
materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, reţea,
imprimantă, posibilităţi de stocare a informaţiilor etc, dar şi pe elemente de
altă natură, dacă specificul activităţii o impune. De exemplu, în cazul unei
entităţi publice cu activitate de teren intensă, cu deplasări auto frecvente,
activitatea de transport capătă o conotaţie distinctă, iar procedura
operaţională aferentă, la resursa materială, va trebui să reflecte parcul auto,
fapt care, în acest caz, va da greutate sporită acestui tip de resursă, în
comparaţie cu resursa umană sau financiară;
- subpct. 8.3.2 „Resursa umană" fixează
compartimentul/ compartimentele şi/sau persoana/persoanele din cadrul entităţii
publice care sunt implicate, prin atribuţiile/sarcinile de serviciu, în
realizarea activităţii procedurate;
- subpct. 8.3.3 „Resursa financiară" are în
vedere prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcţionare
(achiziţionarea materialelor consumabile necesare desfăşurării activităţii,
acoperirea contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata
cheltuielilor cu personalul direct implicat în activitatea respectivă etc), dar
şi a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activităţi.
De exemplu, în situaţia unei activităţi de achiziţie, resursa financiară
trebuie să reflecte sumele din buget aferente programului de achiziţii al
entităţii publice;
- pct. 8.4 „Modul de lucru" pentru o activitate
poate fi formalizat, respectiv transpus în procedura
operaţională, numai prin aportul salariaţilor implicaţi direct în acea
activitate;
- subpct. 8.4.1 „Planificarea operaţiunilor şi a
acţiunilor activităţii" se sprijină, pe de o parte, pe acţiunile
identificate, aşa cum sunt ele listate în cadrul tabelului de la componenta 9
„Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii", iar pe de altă
parte, pe o bună cunoaştere şi stăpânire a cerinţelor generale şi a celorlalte
caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 „Planificarea" şi
a Standardului de control intern nr. 11 „Managementul riscului",
prezentate în anexa nr. 1 la ordin. Acţiunile analizate prin prisma resurselor
de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate şi a
măsurilor de limitare a efectului acestora, a condiţiilor de eficienţă şi
legalitate impuse, puse în corelaţie şi într-o succesiune logică şi
cronologică, constituie în fapt instrumentul de planificare cuprins în
procedura operaţională pentru activitatea analizată. Un exemplu în acest sens
poate fi considerat Cadrul general al proiectelor de operaţiuni supuse vizei de
control financiar preventiv, anexa nr. 1 la Normele metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările şi
completările ulterioare, precum şi cadrele specifice ale proiectelor de
operaţiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, ca activitate de
sine-stătătoare, documente elaborate şi aprobate la nivelul fiecărei entităţi
publice;
- subpct. 8.4.2 „Derularea operaţiunilor şi
acţiunilor" reflectă programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei
implicate în realizarea activităţii, în care acesta/aceasta uzează de toate
instrumentele specifice şi acţionează corespunzător prevederilor din procedura
operaţională şi, în special, celor din instrumentul de planificare a
activităţii. Se recomandă cuprinderea în procedura operaţională, sub formă
tabelară, a modului de operare, unde pe verticală se
pot cuprinde etapele ce se derulează în legătură cu
activitatea respectivă, iar pe orizontală se precizează intrările de informaţii
(de la cine? ce?), operaţiunile, acţiunile/prelucrările, completările etc, ce
au loc faţă de datele intrate, instrumentele utilizate în acest scop, ieşirile
de rezultate (care? către cine? etc). Recomandăm ca exemplu de instrument
utilizat în derularea unei activităţi consultarea modelelor privind listele de
verificare (check-lists) a proiectelor de operaţiuni prezentate la viză în cadrul
activităţii de control financiar preventiv propriu, modele aprobate prin
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea şi
completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor
publice nr. 522/2003, cu modificările ulterioare;
- subpct. 8.4.3 „Valorificarea rezultatelor
activităţii" poate fi orientat către mai multe direcţii, ca de exemplu:
analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanţă asociaţi
activităţii; furnizarea datelor şi informaţiilor cu privire la rezultatele
activităţii către beneficiarii acestora; identificarea măsurilor de
îmbunătăţire etc.
b.2.9) Cu privire la Responsabilităţi şi răspunderi în
derularea activităţii (componenta 9):
- se va urmări identificarea tuturor acţiunilor care
au loc în legătură cu activitatea procedurată, precum şi fixarea acestora pe
compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilităţile şi/sau, după
caz, răspunderile faţă de acestea;
- se recomandă cuprinderea acţiunilor în tabel, pe
cât posibil, în ordinea logică a desfăşurării lor, iar a compartimentelor
(posturilor), în ordinea intervenţiei în proces;
- în tabelul 9 din modelul de procedură operaţională,
compartimentele (posturile) au fost simbolizate,
ipotetic, cu I, II, III, ..., acţiunile (operaţiunile),
cu a, b, c, ..., iar responsabilităţile/răspunderile, cu abrevierile regăsite
în tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A
= aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observăm,
de exemplu, că operaţiunea a este o operaţiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaţiunea
c este o operaţiune de
aprobare A, în
răspunderea postului III; acţiunea / este o acţiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.
b.2.10) Cu privire la Anexe, înregistrări, arhivări
(componenta 10):
- este necesar ca procedura operaţională să cuprindă
în anexe toate instrumentele relevante, prezentate în cadrul celorlalte
componente ale acesteia, şi care sunt aplicabile în realizarea activităţii;
- pentru o mai bună ordonare şi evidenţă a anexelor,
se recomandă întocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model.