Opinie Concurenta Nr.84 din 30.06.2016

Pentru aplicarea prevederilor art. 4 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,având în vedere prevederile art. 6¹ din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare,în temeiul prevederilor art. 33 alin. (1) din Legea nr. 346/2006 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Apărării Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare,ministrul apărării naţionale emite prezentul ordin. Articolul 1 Se aprobă Normele metodologice privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin. Articolul 2 La data intrării în vigoare a prezentului ordin se abrogă Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M.75/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 531 din 31 iulie 2012. Articolul 3 Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Ministrul apărării naţionale, Mihnea Ioan Motoc ANEXĂ NORME METODOLOGICE privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale Capitolul I Dispoziţii generale Articolul 1 Prezentele norme metodologice, denumite în continuare norme, asigură condiţiile necesare implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale, denumit în continuare minister.Articolul 2 Sintagma „control intern/managerial" este utilizată în înţelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Articolul 3
(1) În minister se urmăreşte atingerea obiectivelor şi a cerinţelor controlului intern/managerial prevăzute la art. 3 şi art. 4 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.(2) Sistemul de control intern/managerial în minister se organizează astfel încât să asigure realizarea următoarelor trei categorii de obiective permanente:a)eficacitatea şi eficienţa funcţionării; b)fiabilitatea informaţiilor interne şi externe; c)conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne. (3) Controlul intern/managerial se organizează în cadrul ministerului pe baza următoarelor principii:a)principiul legalităţii - respectarea prevederilor Constituţiei şi ale actelor normative în vigoare; b)principiul adaptabilităţii - adaptarea la dimensiunea, complexitatea, mediul specific şi misiunile structurilor Armatei României; c)principiul integralităţii - aplicarea la toate nivelurile de conducere şi cuprinderea tuturor activităţilor/acţiunilor acestora; d)principiul uniformităţii - utilizarea aceloraşi instrumente de control intern/managerial în toate structurile Armatei României; e)principiul finalităţii - asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite; f)principiul eficienţei - obţinerea celor mai bune rezultate cu resursele avute la dispoziţie; g)principiul eficacităţii - îndeplinirea obiectivelor planificate pentru fiecare dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective; h)principiul economicităţii - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate. Articolul 4 În sensul prezentelor norme, definiţiile unor termeni şi expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1. Capitolul II Organizarea sistemului de control intern/managerial Articolul 5 În minister se constituie şi funcţionează, în funcţie de nivelul ierarhic, următoarele structuri şi comisii: a)la nivelul ministerului, structura de specialitate din cadrul Secretariatului general; b)la nivelul structurilor ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite, comisii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern/managerial, denumite în continuare comisii. Articolul 6 Secretariatul general, prin structura de specialitate, are următoarele atribuţii: a)monitorizează, coordonează şi îndrumă metodologic structurile ministerului în domeniul controlului intern/managerial pentru atingerea obiectivelor, menţinerea riscurilor/ vulnerabilităţilor în limitele acceptabile, luarea deciziilor adecvate de exploatare a oportunităţilor şi îmbunătăţirea globală a performanţelor; b)elaborează raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu; c)elaborează, actualizează şi supune anual spre aprobare ministrului apărării naţionale Registrul de riscuri al Ministerului Apărării Naţionale, potrivit procedurii de sistem adoptate de Secretariatul general; d)elaborează raportul de informare privind analiza riscurilor; e)elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al Ministerului Apărării Naţionale şi îl supune spre aprobare ministrului apărării naţionale; f)monitorizează sistemul de pregătire profesională a personalului din cadrul ministerului în domeniul controlului intern/managerial. Articolul 7 Comisiile de la nivelul structurilor ministerului se înscriu în ordinul de zi pe unitate şi se constituie din: a)preşedinte - locţiitorul comandantului/şefului structurii sau şeful de stat major/similar al structurii, după caz; b)membri - persoanele cu funcţii de conducere stabilite de comandantul/şeful structurii. Articolul 8 Secretariatele comisiilor sunt asigurate de un birou/compartiment, o funcţie de control intern/managerial sau de către o persoană stabilită de comandantul/şeful structurii. Articolul 9
(1) Comisia are următoarele atribuţii:a)coordonează inventarierea activităţilor din cadrul structurii pe domenii de activitate, precum şi elaborarea/revizia procedurilor de sistem/operaţionale; b)coordonează activitatea de stabilire a măsurilor de management al riscurilor; c)analizează, avizează şi supune spre aprobare comandantului/şefului structurii Registrul de riscuri; d)monitorizează şi coordonează permanent activităţile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor; e)propune comandantului/şefului structurii noi acţiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncţii în implementarea măsurilor de management al riscurilor; f)analizează, avizează şi supune spre aprobare comandantului/şefului structurii raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu; g)analizează, avizează şi supune spre aprobare comandantului/şefului structurii Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
(2) Secretariatul comisiei are următoarele atribuţii:a)centralizează, ţine evidenţa procedurilor de sistem/ operaţionale în format electronic şi le pune la dispoziţia personalului în reţelele informatice locale existente; b)elaborează Inventarul activităţilor structurii pe baza propunerilor şefilor de microstructuri; c)elaborează Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale, în format electronic; d)elaborează Registrul de riscuri pe baza propunerilor şefilor de microstructuri; e)elaborează procesul-verbal de analiză a riscurilor; f)elaborează şi actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; g)elaborează raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute în Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare, pe baza datelor primite de la microstructurile responsabile de standarde şi de la structurile subordonate/aflate în coordonare; h)pregăteşte documentele de lucru pentru şedinţele comisiei. Articolul 10 Pe linia implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial, comandanţii/şefii structurilor ministerului au următoarele atribuţii: a)aplică principiile controlului intern/managerial în actul de conducere; b)asigură cadrul organizaţional şi procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului propriu de control intern/managerial; c)decid măsurile adecvate de management al riscurilor; d)aprobă Registrul de riscuri şi Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; e)dispun măsurile necesare pentru convocarea comisiei în vederea realizării activităţii de autoevaluare a sistemului propriu de control intern/managerial; f)aprobă rapoartele şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu şi dispun transmiterea acestora, ierarhic, la Secretariatul general, la termenele stabilite; g)analizează, în cadrul autoevaluării anuale a structurii proprii, stadiul implementării şi dezvoltării sistemului propriu de control intern/managerial; h)stabilesc microstructurile responsabile de implementarea standardelor de control intern/managerial în conformitate cu atribuţiile ce le revin. Articolul 11(1) Şefii microstructurilor au următoarele atribuţii:a)pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului de control intern/managerial; b)stabilesc obiectivele şi indicatorii de performanţă ai microstructurii şi activităţile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităţilor; c)identifică, analizează, evaluează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/specifice ale microstructurii şi formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor; d)transmit secretariatului comisiei propuneri pentru Registrul de riscuri şi pentru revizia procedurilor de sistem/operaţionale; e)reevaluează riscurile anual sau ori de câte ori situaţia o impune, semnalează apariţia unor noi riscuri şi fac propuneri în sensul diminuării acestora sau a exploatării oportunităţilor. (2) Personalul implicat pune în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern/managerial. Capitolul III Implementarea standardelor de control intern/managerial Secţiunea 1 Direcţii generale de acţiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial Articolul 12(1) Standardele de control intern/managerial definesc în cadrul ministerului un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia.(2) Implementarea standardelor de control intern/managerial se realizează în conformitate cu prevederile Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.(3) Principalele cerinţe privind implementarea standardelor de control intern/managerial sunt prevăzute în anexa nr. 2. Articolul 13(1) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite elaborează şi actualizează anual Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3, şi îl transmit la eşalonul ierarhic imediat superior, pentru informare şi armonizare, la datele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 5 martie a fiecărui an.(2) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, transmit programele elaborate şi actualizate conform alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 10 martie a fiecărui an.(3) În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii se evidenţiază, în mod distinct, acţiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern/managerial, a personalului de conducere şi execuţie, în cadrul structurilor de specialitate ale ministerului, precum şi în instituţii de specialitate din afara ministerului. Articolul 14 La nivelul ministerului, în vederea implementării standardelor de control intern/managerial, se stabilesc structurile centrale responsabile de standardele de control intern/managerial, conform anexei nr. 4. Secţiunea a 2-a Reguli privind implementarea standardelor de control intern/managerial 1. Standardul 1 - Etica şi integritatea Articolul 15 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului desemnează un ofiţer responsabil cu consilierea etică pentru cadrele militare şi personalul civil contractual, în vederea promovării valorilor etice, precum şi a valorilor specifice Armatei României. Articolul 16 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de protecţie a identităţii persoanelor care au sesizat nereguli, fraude sau fapte de corupţie, conform legislaţiei privind avertizorul de integritate. 2. Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini Articolul 17 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun actualizarea documentelor privind misiunea structurii, regulamentele interne şi fişele posturilor pentru atingerea obiectivelor şi luarea la cunoştinţă a conţinutului acestora de către întregul personal. Articolul 18(1) Funcţiile considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile sunt acele funcţii care prezintă risc semnificativ în îndeplinirea obiectivelor structurii.(2) La stabilirea funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile se au în vedere atribuţiile funcţionale care implică, de regulă:a)accesul la informaţiile clasificate sau informaţiile neclasificate exceptate, potrivit legii, de la liberul acces al cetăţenilor; b)gestionarea resurselor; c)nivelul de decizie şi consecinţele actului de decizie; d)competenţa decizională exclusivă; e)derularea procedurilor de achiziţii publice; f)relaţiile directe cu cetăţenii şi/sau instituţiile publice şi/sau private. (3) În vederea inventarierii şi gestionării funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile, structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:a)convocarea comisiei în vederea identificării, ordonării, clasificării şi reevaluării funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile; b)întocmirea Inventarului funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5.3. Standardul 3 - Competenţa, performanţa Articolul 19 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri pentru întocmirea planurilor de pregătire profesională a personalului nou-încadrat, încă din timpul procesului de selecţie. 4. Standardul 4 - Structura organizatorică Articolul 20 Pentru proiectarea structurii organizatorice, personalul implicat parcurge, în principal, următoarele etape: a)analiza obiectivelor structurii; b)definirea activităţilor necesare şi stabilirea conţinutului acestora; c)crearea microstructurilor; d)stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice. Articolul 21 Actul de delegare este conform atunci când: a)este întocmit potrivit prevederilor actelor normative în domeniu; b)respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şi capacitatea necesare efectuării actului de autoritate încredinţat; c)sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele-limită de realizare şi criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuţiilor delegate; d)sunt furnizate toate informaţiile asupra responsabilităţii ce va fi delegată; e)sunt stabilite limitele competenţelor, atribuţiilor şi responsabilităţilor care se deleagă. Articolul 22 Persoana delegată răspunde de realizarea sarcinii, iar comandantul/şeful care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia. 5. Standardul 5 - Obiective Articolul 23 Conducerea ministerului defineşte obiectivele legate de scopurile acestuia, precum şi pe cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne. Articolul 24(1) Stabilirea obiectivelor structurilor ministerului constituie un proces în cadrul căruia se reflectă priorităţile ministerului în concordanţă cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziţie şi domeniile de responsabilitate.(2) Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicaţi a unor ipoteze/premise.(3) Structurile ministerului reevaluează obiectivele ori de câte ori se modifică ipotezele/premisele care au stat la baza stabilirii acestora.(4) Ipotezele/Premisele, obiectivele şi indicatorii de performanţă sunt formulate respectând metodologia prezentată în anexa nr. 6.6. Standardul 6 - Planificarea Articolul 25(1) Structurile ministerului întocmesc planuri, potrivit reglementărilor în domeniu, prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile care ar putea afecta realizarea obiectivelor structurilor ministerului să fie minime.(2) Planurile cu principalele activităţi ale structurilor, precum şi orice alte documente de planificare întocmite potrivit reglementărilor în domeniu trebuie să cuprindă ipoteze/premise şi obiective cărora li se asociază indicatori de performanţă.(3) Pentru îndeplinirea obiectivelor, comandanţii/şefii structurilor ministerului asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor microstructurilor.7. Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor Articolul 26 În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor se elaborează indicatori de performanţă pentru fiecare politică şi activitate utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate. 8. Standardul 8 - Managementul riscului Articolul 27 Structurile ministerului analizează anual riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri şi stabilesc responsabilităţi şi termene pentru aplicarea planurilor respective. Articolul 28 În managementul riscului structurile ministerului sunt obligate să parcurgă următoarele etape: a)identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale şi specifice care au rol hotărâtor în realizarea misiunii; b)stabilirea activităţilor principale necesare îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice identificate; c)identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale şi specifice; d)evaluarea riscurilor identificate; e)stabilirea măsurilor de management al riscurilor şi punerea lor în aplicare; f)analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscurilor; g)reevaluarea procesului de management al riscurilor. Articolul 29 Implementarea managementului riscului se realizează potrivit Diagramei de proces pentru implementarea managementului riscului prevăzute în anexa nr. 7, având în vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea şi atenuarea riscurilor, prevăzută în anexa nr. 8. Articolul 30 Registrul de riscuri al structurii se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 9 şi se actualizează anual până la data de 15 decembrie sau ori de câte ori situaţia o impune. 9. Standardul 9 - Proceduri Articolul 31 Pentru îndeplinirea obiectivelor, structurile ministerului stabilesc activităţile care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale. Articolul 32(1) Pentru elaborarea şi actualizarea procedurilor de sistem/operaţionale structurile ministerului parcurg, în principal, următoarele etape:a)stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale şi a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora; b)studierea prevederilor legislaţiei naţionale şi UE, precum şi a reglementărilor NATO, în baza cărora se exercită atribuţiile structurii potrivit domeniilor de activitate; c)întocmirea Inventarului activităţilor structurii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 10; d)elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale; e)analizarea, în cadrul comisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale, precum şi a codurilor de identificare ale acestora; f)efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/operaţionale; g)aprobarea procedurilor de sistem/operaţionale; h)centralizarea procedurilor de sistem/operaţionale, în format electronic; i)executarea reviziei procedurilor de sistem/operaţionale, de regulă anual, în trimestrul I şi ori de câte ori situaţia o impune. (2) La elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale se ţine cont de următoarele:a)se întocmesc procedurile de sistem/operaţionale necesare îndeplinirii atribuţiilor funcţionale; b)se concep procedurile de sistem/operaţionale pentru a reflecta şi a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite; c)se întocmesc procedurile de sistem/operaţionale după stabilirea corelaţiilor dintre diverse activităţi/tipuri de activităţi; d)se analizează procedurile de sistem/operaţionale pentru evitarea suprapunerii acestora. (3) Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale de către structurile ministerului este prevăzută în anexa nr. 11.(4) Procedura de sistem/operaţională se elaborează potrivit modelului orientativ prevăzut în anexa nr. 12.(5) La nivelul ministerului, codificarea procedurilor de sistem/operaţionale se realizează potrivit „Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem/operaţionale aferente domeniilor de activitate din Ministerul Apărării Naţionale", aprobată de secretarul general. Articolul 33(1) Procedura de sistem/operaţională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare se înregistrează la compartimentul documente clasificate, se păstrează la structura/microstructura emitentă şi se transmite, în format electronic, secretariatului comisiei şi structurilor/microstructurilor/ persoanelor implicate/interesate.(2) Procedura de sistem se elaborează şi se actualizează de către structura care, potrivit reglementărilor, este lider de domeniu de activitate.(3) Procedura de sistem se aprobă de către comandantul/şeful structurii lider de domeniu de activitate, după consultarea şi avizarea de către structurile ale căror domenii de activitate sunt influenţate şi avizarea de către preşedintele comisiei.(4) Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale al structurilor se elaborează şi se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13.(5) Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/ operaţionale al structurilor se tipăreşte şi se înregistrează la sfârşitul anului calendaristic sau la solicitarea comisiilor de control.10. Standardul 10 - Supravegherea Articolul 34 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun planificarea, organizarea şi executarea controalelor activităţilor, operaţiunilor şi tranzacţiilor, în scopul realizării eficace a acestora, în baza unor proceduri prestabilite. Articolul 35 Supravegherea activităţilor presupune: a)personalului îi sunt comunicate atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de competenţă atribuite; b)este evaluată sistematic activitatea personalului. Articolul 36(1) Controlul este un proces continuu şi se desfăşoară, în principal, sub următoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea şi aprobarea.(2) Controalele specializate, efectuate de structurile anume constituite din minister, se desfăşoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor. Articolul 37 Controlul se desfăşoară potrivit prevederilor actelor normative specifice şi presupune: a)integrarea acestuia în componentele procesuale şi structurale ale ministerului; b)stabilirea unor obiective de control clare şi precise; c)stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor şi procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacităţii controlului sub raportul costuri/beneficii; d)pregătirea şi instruirea personalului cu atribuţii de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuţii; e)stabilirea modalităţilor de evaluare şi valorificare a rezultatelor controlului.11. Standardul 11 - Continuitatea activităţii Articolul 38 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de identificare a principalelor riscuri cu privire la continuitatea derulării activităţilor şi de asigurare a continuităţii activităţii prin măsuri/planuri care să prevină apariţia situaţiilor de discontinuitate. 12. Standardul 12 - Informarea şi comunicarea Articolul 39 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de stabilire a metodelor şi căilor de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării activităţilor şi să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă. 13. Standardul 13 - Gestionarea documentelor Articolul 40 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de elaborare şi implementare a procedurilor de sistem/operaţionale privind primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea documentelor, care să ofere control asupra ciclului complet de viaţă a acestora, precum şi accesibilitatea personalului şi terţilor abilitaţi. 14. Standardul 14 - Raportarea contabilă şi financiară Articolul 41 Comandanţii/Şefii structurilor ministerului care au calitatea de ordonatori de credite sunt responsabili de organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii şi de prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrare, precum şi a execuţiei bugetare, în vederea asigurării exactităţii tuturor informaţiilor contabile aflate sub control. Articolul 42 Contabilul-şef/Şeful microstructurii financiar-contabile asigură calitatea informaţiilor şi datelor contabile utilizate la realizarea situaţiilor contabile, care reflectă în mod real activele şi pasivele. 15. Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/ managerial Articolul 43(1) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite transmit pe cale ierarhică la eşaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, Situaţia centralizatoare semestrială privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. I, Informaţii generale, potrivit modelului din anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.(2) Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, transmit situaţia prevăzută la alin. (1) la Secretariatul general, până la data de 10 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat. Articolul 44 Pentru autoevaluarea sistemului de control intern/managerial structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite parcurg, în principal, următoarele etape: a)convocarea comisiei în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de control intern/managerial; b)completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, prevăzut în anexa nr. 4.1 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare; c)întocmirea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, şi aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, în conformitate cu prevederile pct. 1 subpct. 1.4 alin. 3 lit. d) din Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare; d)întocmirea Situaţiei centralizatoare anuale privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. II, Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20...., prevăzută în anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, şi a Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20...., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare; e)înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite, pe cale ierarhică, la eşaloanele superioare, la termenele stabilite de acestea, a documentelor prevăzute la lit. c) şi d); f)înaintarea de către structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori secundari de credite, respectiv ordonatori terţiari de credite în finanţarea ordonatorului principal de credite, la Secretariatul general a documentelor prevăzute la lit. c) şi d), până la data de 25 ianuarie a anului următor pentru anul precedent. Articolul 45 Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi nu au calitatea de ordonatori de credite completează doar documentul prevăzut la art. 44 lit. b) şi îl transmit eşaloanelor superioare pentru a fi cuprins în Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării a acestora. 16. Standardul 16 - Auditul intern Articolul 46 Structurile de audit public intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern/ managerial al structurilor ministerului. Articolul 47 Pentru fundamentarea Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20...., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, la nivelul ministerului se stabilesc următoarele responsabilităţi: a)structurile ministerului auditate de către structurile de audit public intern/extern în domeniul controlului intern/managerial transmit la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul de audit public, precum şi principalele măsuri dispuse în vederea implementării acestora; b)Direcţia audit intern transmite la Secretariatul general o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern/managerial, precum şi elemente considerate relevante în programul şi activitatea structurii de audit, până la data de 25 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent. Capitolul IV Dispoziţii tranzitorii şi finale Articolul 48(1) Structurile ministerului completează şi transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme, informaţiile din tabelul prevăzut în anexa nr. 14.(2) Structurile ministerului transmit pe cale ierarhică la Secretariatul general orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (1), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acesteia. Articolul 49 Documentele privind controlul intern/managerial se arhivează într-un dosar separat la compartimentul documente clasificate, potrivit termenelor stabilite de legislaţia în domeniu. Articolul 50 Reglementări specifice privind elemente de noutate/bună practică în domeniul controlului intern/managerial se stabilesc prin precizări ale secretarului general. Articolul 51 Anexele nr. 1-14 fac parte integrantă din prezentele norme. ANEXA Nr. 1 la norme GLOSAR Impactul - consecinţa asupra rezultatelor/obiectivelor, dacă riscul s-ar materializa. Microstructura - orice compartiment/birou/secţie/serviciu, după caz, de la toate nivelurile ierarhice. Probabilitatea - posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se materializeze, determinată apreciativ sau prin cuantificare, atunci când natura riscului şi informaţiile disponibile permit o astfel de evaluare. Riscul inerent - expunerea la un anumit risc, înainte să fie luată vreo măsură de atenuare a lui. Riscul rezidual - expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsurile de management al riscului. Structurile ministerului - structurile centrale, structurile subordonate nemijlocit ministrului apărării naţionale, structurile din subordinea/coordonarea structurilor centrale, până la nivel batalion/similar inclusiv, cu denumire, stat de organizare şi indicativ numeric. ANEXA Nr. 2 la norme Principalele cerinţe privind implementarea standardelor de control intern/managerial

* Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M.94/2004 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, deoarece avea ca obiect reglementări din sectorul de apărare a ţării şi securitate naţională.

ANEXA Nr. 3 la norme – Model -ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale – denumirea structurii -Nr. ............. din ............ – localitatea -Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. ... Aprob Comandantul/Şeful ........ ......... (structura) ............ (gradul) ........ ........ ............ (prenumele şi numele) Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al ........ ................ ........ ........... (denumirea structurii) A. Cadru legal: – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare; – Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M.84/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale.B. Obiective: 1. asigurarea implementării şi utilizării cu eficienţă a instrumentelor de control intern/managerial, în vederea informării operative, corecte şi la timp a conducerii structurii pentru a deţine un bun control asupra activităţilor şi acţiunilor organizate şi desfăşurate în cadrul structurii; 2. identificarea, analiza şi evaluarea riscurilor care pot afecta obţinerea rezultatelor şi atingerea obiectivelor, stabilirea măsurilor de adoptat şi a responsabilităţilor în acest sens, monitorizarea constantă a procesului. ............. C. Acţiuni

ANEXA Nr. 4 la norme Structurile centrale responsabile de standardele de control intern/managerial

LEGENDĂ: – R - structură responsabilă cu implementarea şi dezvoltarea standardului;

– C - structură colaboratoare la implementarea şi dezvoltarea standardului. ANEXA Nr. 5 la norme – Model -ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale – denumirea structurii -Nr. ...........din ............... – localitatea -Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. ...... Aprob Comandantul/Şeful ........ ......... (structura) ............ (gradul) ........ ........ ............ (prenumele şi numele) Inventarul funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile

* În coloana Măsuri de control intern/managerial se trec măsurile stabilite pentru gestionarea riscurilor aferente funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile, pe rândul corespunzător funcţiei sensibile. ANEXA Nr. 6 la norme Metodologia de formulare a ipotezelor/premiselor, obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă Obiectivele generale contribuie la îndeplinirea misiunii ministerului şi sunt enunţate în legea de organizare şi funcţionare a ministerului sau sunt stabilite în actele normative şi documentele de planificare (Strategia naţională de apărare, Carta albă a apărării, Directiva de planificare a apărării etc.). Obiectivele specifice sunt obiectivele rezultate prin derivare din obiectivele generale şi contribuie la îndeplinirea obiectivului general corespunzător. Ele se particularizează de către comandantul/şeful structurii, în concordanţă cu activitatea şi atribuţiile specifice ale acesteia, şi se includ în planul cu principalele activităţi ale structurii sau în alte documente de planificare. Ipotezele/premisele stau la baza stabilirii obiectivelor şi reprezintă construcţii logice între variabile, bazate pe date cantitative sau calitative complete, care exprimă posibilele schimbări din mediul intern sau extern al ministerului (de exemplu: în estimarea costurilor sau beneficiilor unei acţiuni se ia în considerare rata inflaţiei). Obiectivele sunt formulate astfel încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T., care presupune că obiectivele trebuie să respecte următoarele criterii: a)specific - obiectivele trebuie să fie precise şi concrete; b)măsurabil - obiectivele trebuie să definească o stare viitoare dezirabilă într-un mod care să permită măsurarea, astfel încât să fie posibilă verificarea îndeplinirii obiectivului prin indicatori de performanţă; c)abordabil - obiectivele stabilite trebuie să fie realizabile; d)realist - obiectivele stabilite trebuie să fie ambiţioase, însă, în acelaşi timp, trebuie să fie realiste; e)termen de realizare - obiectivele pot fi măsurate numai dacă sunt încadrate într-o perioadă fixă de timp sau dacă se raportează la o dată.Obiectivele generale şi specifice trebuie stabilite în aşa fel încât îndeplinirea lor să poată fi verificată prin indicatori măsurabili de performanţă pentru activitatea planificată. Indicatorii de performanţă sunt elaboraţi pentru a furniza informaţii de încredere asupra naturii şi performanţei sectorului supus revizuirii împreună cu un set compatibil de măsuri ale performanţei. Acest lucru va contribui la creşterea gradului de răspundere publică al sectorului, precum şi la asigurarea faptului că deciziile privind politicile pot fi agreate în baza informaţiilor întemeiate şi de încredere. Un indicator de performanţă defineşte măsurarea unei informaţii importante şi folositoare, cu privire la performanţa ministerului, exprimată în procente, index, rată sau altă comparaţie, care este monitorizată la intervale regulate şi este comparată cu unul sau mai multe criterii. Măsurarea performanţei este, în general, orientată fie către rezultatele activităţii (output), fie către impactul programului (outcome) pe termen lung. Tipuri de indicatori de performanţă: a)cantitatea (care este rezultatul direct al activităţii sau al ceea ce se va produce în cadrul programului) - este un indicator a ceea ce activitatea/programul va produce efectiv (de exemplu, numărul militarilor instruiţi), fiind relevant pentru programele şi activităţile care se concentrează doar pe furnizarea de bunuri şi servicii de bază (de exemplu, numărul de paturi de spital furnizate, numărul de locuri în cadrul şcolilor de aplicaţie); b)calitatea (cum va fi măsurată calitatea rezultatului) - măsoară calitatea rezultatelor produse (de exemplu, satisfacţia cadrelor militare faţă de cariera militară; numărul greşelilor făcute); c)durata (în ce perioadă ar trebui produse efectele) - măsurarea duratei variază în funcţie de natura rezultatului (de exemplu, lista de aşteptare medie pentru o operaţie medicală, durata medie de spitalizare), fiind foarte folositoare atunci când elementul timp este o dimensiune importantă în cadrul desfăşurării activităţii/programului; d)eficienţa (care este costul per unitate de produs) - este o măsură a unităţilor contribuţiilor, de obicei costul (de exemplu, salarii, cheltuieli administrative şi alte cheltuieli) per unitate de rezultat. Indicatorii de acest tip măsoară dacă serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. În timp, ei indică schimbări în costurile per unitate şi eficienţa operaţiunilor în furnizarea de servicii; e)eficacitatea (ce impact a avut programul) - un indicator privind măsura în care un program sau serviciu şi-a atins obiectivele. La selecţia indicatorilor de performanţă se au în vedere următoarele: a)legătura între indicatori şi obiectivele stabilite trebuie să fie clară; b)trebuie stabilite valorile de referinţă dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator; c)trebuie stabilite activităţi regulate pentru colectarea indicatorului care să descrie modul în care indicatorul va fi colectat, cine este responsabil şi când anume va fi furnizată informaţia; d)valorile-ţintă trebuie stabilite pentru fiecare trimestru al anului financiar curent. ANEXA Nr. 7*) *) Anexa nr. 7 este reprodusă în facsimil. la norme Diagrama de proces pentru implementarea managementului riscului ANEXA Nr. 8 la norme Metodologia privind identificarea, evaluarea şi atenuarea riscurilor Managementul riscurilor este un proces efectuat de către conducerea şi personalul structurilor ministerului şi constă în: 1. identificarea riscurilor; 2. evaluarea riscurilor; 3. stabilirea toleranţei la risc; 4. strategia adoptată pentru atenuarea riscurilor - controlarea riscurilor (răspunsul la risc); 5. revizuirea şi raportarea riscurilor. 1. Identificarea riscurilor Riscurile se identifică şi se definesc în raport cu obiectivele a căror realizare este afectată de materializarea lor. Existenţa unui sistem de obiective clar definite în cadrul structurii constituie premisa esenţială pentru identificarea şi definirea riscurilor. Dacă situaţia o impune, anumite activităţi/sarcini, ce au un rol determinant în realizarea obiectivului, pot fi detaliate la rândul lor până la limita necesară unei identificări şi evaluări mai precise a riscurilor. Identificarea riscurilor se efectuează prin formularea răspunsului la următoarea întrebare: care ar fi consecinţele nerealizării sau realizării necorespunzătoare a acestei activităţi/sarcini? Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul câtorva cuvinte care să îi redea esenţa (de exemplu: efectuarea de plăţi necuvenite sau atribuirea nelegală a contractului de furnizare). Pentru identificarea şi definirea riscurilor se respectă următoarele reguli: a)se ţine cont de faptul că riscul este o incertitudine, o posibilitate, şi nu un fapt împlinit; b)se analizează problemele dificile identificate, iar dacă circumstanţele se pot repeta, se tratează problemele dificile şi ca riscuri; c)problemele (situaţiile, evenimentele) care nu pot să apară nu se consideră riscuri; d)se definesc atât cauzele, cât şi efectele riscului identificat asupra obiectivelor; e)se grupează şi se prioritizează riscurile identificate.2. Evaluarea riscurilor Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilităţii de materializare a riscurilor şi a impactului asupra obiectivelor în cazul în care acestea se materializează. Combinaţia dintre nivelul estimat al probabilităţii şi nivelul estimat al impactului constituie expunerea la risc, în baza căreia se realizează profilul riscurilor. Etapele evaluării riscurilor sunt: 2.1. evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat; 2.2. evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor; 2.3. evaluarea expunerii la risc. 2.1. Evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat Evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat constă în determinarea şanselor de apariţie a unui rezultat specific şi se realizează prin: a)observarea materializării riscurilor similare în trecut; b)analiza circumstanţelor (cauzelor) care favorizează apariţia riscurilor; c)utilizarea scalelor de evaluare a probabilităţii de materializare a riscului, în trei trepte de probabilitate, potrivit tabelului:

2.2. Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor Evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor reprezintă consecinţa asupra obiectivelor (rezultatelor) aşteptate, care poate fi, în funcţie de natura riscului, negativă sau pozitivă şi se face potrivit tabelului:

2.3. Evaluarea expunerii la risc Expunerea la risc reprezintă consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact, pe care le poate resimţi o structură în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în care riscul s-ar materializa. Evaluarea expunerii la risc se determină astfel: probabilitate x impact (X x Y). Scala evaluării expunerii la risc se reprezintă grafic astfel: NOTĂ: Liniile matricei descriu variaţia probabilităţii, iar coloanele variaţia impactului. Expunerea la risc apare la intersecţia liniilor cu coloanele. 3. Stabilirea toleranţei la risc 3.1. Toleranţa la risc reprezintă „cantitatea" de risc pe care o structură este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat şi presupune următoarele: a)pentru fiecare risc identificat este necesară efectuarea unei comparări a expunerii la risc cu nivelul toleranţei la risc; b)se analizează deviaţia expunerii la risc faţă de toleranţa la risc şi se stabileşte dacă riscul este tolerabil sau nu; c)dacă expunerea la riscul inerent este mai mică sau egală cu toleranţa la risc atunci nu se impun măsuri de control al riscurilor, ceea ce înseamnă că riscurile sunt acceptate; d)toate riscurile care au un nivel al expunerii situat deasupra limitei de toleranţă trebuie tratate prin măsuri de control prin care expunerea la riscurile reziduale să fie adusă sub limita de toleranţă stabilită.3.2. Stabilirea limitei de toleranţă la risc constă în punerea într-o relaţie de echilibru a costului de controlare a riscurilor cu costul expunerii, în cazul în care riscul s-ar materializa şi se face potrivit tabelului: 4. Strategia adoptată pentru atenuarea riscurilor - controlarea riscurilor (răspunsul la risc) 4.1. După ce riscurile au fost identificate şi evaluate şi după ce s-au definit limitele de toleranţă în cadrul cărora structura este dispusă la un moment dat să îşi asume riscuri, se stabileşte tipul de răspuns la risc pentru fiecare risc în parte, potrivit tabelului:

4.2. Instrumentele de control intern/managerial constituie ansamblul măsurilor luate în vederea atenuării riscurilor şi sunt clasificate în şase grupe, astfel: a)obiectivele - efectele pozitive pe care conducerea încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite ţinând cont de specificul domeniului de activitate şi al responsabilităţilor stabilite de legislaţia în domeniu; b)mijloacele - ansamblul resurselor umane, financiare, materiale şi de altă natură puse la dispoziţia structurii în vederea realizării obiectivelor stabilite; c)sistemul informaţional - totalitatea procedurilor, metodelor şi mijloacelor puse la dispoziţia structurii în cadrul procesului informaţional ce constituie un tot unitar cu privire la culegerea, prelucrarea, sistematizarea, transmiterea, valorificarea şi stocarea datelor şi informaţiilor, în conformitate cu legislaţia în domeniu; d)organizarea - ansamblul de măsuri, metode, tehnici, mijloace şi operaţiuni, prin care se stabilesc, în conformitate cu anumite principii, reguli, norme şi criterii prevăzute în legislaţia specifică, componentele procesuale (activităţi, atribuţii, sarcini) şi organigramele structurilor ministerului, în vederea îndeplinirii atribuţiilor şi responsabilităţilor stabilite; e)procedurile - totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii; f)supervizarea, controlul - sunt vizate, în principal, măsuri de control ierarhic, menite să ţină sub control riscurile ce rezultă din desfăşurarea activităţilor de către personalul din subordine, şi presupune îndrumarea, coordonarea, monitorizarea şi verificarea.5. Revizuirea şi raportarea riscurilor Revizuirea şi raportarea riscurilor presupune: a)monitorizarea modificării riscurilor ca urmare a implementării instrumentelor de control intern/managerial şi a modificării circumstanţelor care favorizează apariţia riscurilor (a se analiza dacă: riscurile persistă, au apărut riscuri noi, impactul şi probabilitatea riscurilor au suferit modificări, măsurile implementate sunt eficace, anumite riscuri trebuie raportate eşaloanelor superioare etc.); b)obţinerea de asigurări privind eficacitatea gestionării riscurilor şi identificarea nevoii de a lua măsuri viitoare. ANEXA Nr. 9 la norme – Model -ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale – denumirea structurii -Nr. ........ ........ din ........ ........ – localitatea -Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. ... Aprob Comandantul/Şeful ................ (structura) ............ (gradul) ........ ............ (prenumele şi numele) Registrul de riscuri al ........ ........ .......... (denumirea structurii)

LEGENDĂ: – P - probabilitate;

– I - impact;

– E - expunerea la risc. ANEXA Nr. 10 la norme – Model -ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale – denumirea structurii -Nr. ........ ........ din ........ ........ – localitatea -Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. ... Aprob Comandantul/Şeful ................ (structura) ........... (gradul) ........ ............ (prenumele şi numele) Inventarul activităţilor ........ ............... (denumirea structurii)

LEGENDĂ: – P - procedurabilă;

– N - neprocedurabilă.NOTĂ: La nivelul fiecărei microstructuri, precum şi la nivelul întregii structuri, numărul activităţilor procedurabile reprezintă doar o parte din cel al activităţilor identificate. ANEXA Nr. 11¹ ) ¹⁾ Anexa nr. 11 este reprodusă în facsimil.la norme Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale * PS - procedura de sistem. PO - procedura operaţională. ANEXA Nr. 12 la norme – Model orientativ -PROCEDURA DE SISTEM/OPERAŢIONALĂ

Aprob Comandantul/Şeful ........ ............. (structura) ............... (gradul) ........ ........ ........... (prenumele şi numele) De acord Preşedintele comisiei ............... (gradul) ........ ........ ........... (prenumele şi numele)

Verificat Şeful ........ ............ (microstructura) ........... ............... (gradul) ........ ........ ........... (prenumele şi numele) Întocmit ............... (gradul) ........ ........ ........... (prenumele şi numele) CUPRINS 1. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii de sistem/operaţionale

Când se realizează o nouă ediţie a procedurii de sistem/operaţionale, coloanele 2 şi 3 nu se completează. Revizia se schimbă atunci când au loc acţiuni de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a unuia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii de sistem/operaţionale. Paragrafele şi subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv. Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare. Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii scrise sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii scrise. 2. Lista de difuzare Difuzarea procedurilor de sistem/operaţionale este realizată în format electronic.

3. Scop În această secţiune se prezintă scopul pentru care a fost formulată procedura respectivă (PO sau PS). Totodată, este recomandabil să fie precizate şi beneficiile care se obţin prin utilizarea procedurii în cauză. 4. Documente de referinţă Lista documentelor cu rol de reglementare, aplicabile activităţii procedurabile, şi legislaţia internă şi internaţională care reglementează activitatea. 5. Definiţii şi abrevieri Se înscriu şi se explică termenii/abrevierile specifice activităţii. 5.1. Definiţii 5.2. Abrevieri 6. Domeniul de aplicare Sunt precizate principalele activităţi de care depind sau care depind de activitatea care va fi transpusă în procedură, compartimentele furnizoare de date sau/şi beneficiare de rezultate ale activităţii. Listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii. 7. Descrierea procedurii de sistem/operaţionale Se descriu etapele de lucru: derularea operaţiunilor şi a acţiunilor. Această parte de descriere a procedurii propriu-zise poate fi realizată astfel: a)narativ, prin înşiruirea logică şi cronologică a paşilor care trebuie urmaţi în vederea realizării atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor; b)tabelar, prin includerea elementelor procedurii [paşi, responsabil(i), termen etc.] într-un tabel de forma:

8. Responsabilităţi Această secţiune se referă la descrierea responsabilităţilor structurilor/microstructurilor/persoanelor care aplică procedura, şi nu la cele legate de elaborarea, verificarea şi aprobarea procedurii. ANEXA Nr. 13 la norme – Model -ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale – denumirea structurii -Nr. ........ ........ ......... din ........ ................ ................ – localitatea -Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. ... Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale al ........ ................ ................ ........... (denumirea structurii)

ANEXA Nr. 14 la norme – Model -ROMÂNIA Ministerul Apărării Naţionale – denumirea structurii -Nr. ........ ........ ......... din ........ ................ ................ – localitatea -Clasa/Nivel de secretizare Exemplarul nr. ... TABEL CU DATELE DE IDENTIFICARE ALE PREŞEDINTELUI ŞI ALE PERSOANELOR CARE ASIGURĂ SECRETARIATUL COMISIEI CU ATRIBUŢII DE MONITORIZARE, COORDONARE ŞI ÎNDRUMARE METODOLOGICĂ A IMPLEMENTĂRII ŞI DEZVOLTĂRII SISTEMELOR PROPRII DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL