Norma Nr.9 din 29.04.2014

privind organizarea activităţii de arhivă la asigurători/reasigurători şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări
ACT EMIS DE: Autoritatea de Supraveghere Financiara
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 343 din 09 mai 2014

În temeiul prevederilor art. 2 alin. (1) lit. b) şi ale art. 3 alin. (1) lit. b), coroborate cu prevederile art. 6 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare,în conformitate cu art. 8 din Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu modificările şi completările ulterioare,în urma deliberărilor din şedinţa Consiliului de Supraveghere a Autorităţii de Supraveghere Financiară din data de 16 aprilie 2014,Consiliul Autorităţii de Supraveghere Financiară emite următoarea normă: Capitolul IDispoziţii generale Articolul 1Prezenta normă are în vedere păstrarea în mod corespunzător a documentelor referitoare la activitatea de asigurare, astfel încât acestea să poată fi prezentate la solicitarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, precum şi protejarea drepturilor asiguraţilor şi promovarea stabilităţii activităţii de asigurare în România şi are ca obiect organizarea activităţii de arhivă la asigurători/reasigurători şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări. Articolul 2Asigurătorii/Reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări răspund prin intermediul conducerii executive de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor create şi deţinute, în condiţiile prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, precum şi ale prezentei norme. Articolul 3Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţiile prevăzute în Legea nr. 32/2000 privind activitatea de asigurare şi supravegherea asigurărilor, cu modificările şi completările ulterioare, în Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările ulterioare, în Legea nr. 136/1995 privind asigurările şi reasigurările în România, cu modificările şi completările ulterioare, în Legea nr. 503/2004 privind redresarea financiară, falimentul, dizolvarea şi lichidarea voluntară în activitatea de asigurări, republicată, în Legea nr. 260/2008 privind asigurarea obligatorie a locuinţelor împotriva cutremurelor, alunecărilor de teren şi inundaţiilor, republicată, şi în normele emise în aplicarea acestora, precum şi în legislaţia specifică privind activitatea de arhivă. Capitolul IIObligaţiile asigurătorilor/reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări Articolul 4Asigurătorii/Reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a crea şi de a deţine documente care să ateste întreaga lor activitate. Articolul 5 (1) Asigurătorii/Reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a înregistra şi de a ţine evidenţa tuturor documentelor intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern.(2) Înregistrarea documentelor se face într-un registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor, în mod cronologic, în ordinea primirii şi ieşirii, fără ca numerele de înregistrare atribuite documentelor să se repete.(3) Înregistrarea documentelor începe de la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie a fiecărui an. Articolul 6(1) Asigurătorii/Reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a înfiinţa, conform prevederilor legale, compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu arhiva, în funcţie de complexitatea, valoarea şi cantitatea documentelor pe care le creează sau le deţin.(2) Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, competenţa acestuia şi/sau structura compartimentului de arhivă se stabilesc de către conducerea asigurătorilor/ reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări, în conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, republicată.
(3) Conducerea asigurătorilor/reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări propune componenţa comisiei de selecţionare a documentelor al căror termen de păstrare a expirat, în vederea distrugerii acestora în conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, republicată.
(4) Compartimentele de arhivă/Persoanele responsabile cu problemele de arhivă au următoarele obligaţii:a)să organizeze depozitul de arhivă după criterii prestabilite, conform prevederilor legislaţiei arhivistice în vigoare, şi să solicite conducerii asigurătorilor/reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări dotarea corespunzătoare a depozitelor, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor, de prevenire a inundaţiilor, precum şi cu aparatură specifică de urmărire şi asigurare a microclimatului şi de control al accesului în depozit, să informeze conducerea acestora şi să propună măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei; b)să coordoneze şi să răspundă de activitatea arhivistică din cadrul asigurătorilor/reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări, în conformitate cu prevederile legislaţiei arhivistice în vigoare; c)să organizeze arhivarea documentelor primite de la structurile asigurătorilor/reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări pe bază de proces-verbal şi inventare, întocmite conform legislaţiei în vigoare; d)să iniţieze şi să organizeze activitatea de întocmire a Nomenclatorului arhivistic al asigurătorilor/reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări şi să îl actualizeze periodic, precum şi să asigure legătura cu Arhivele Naţionale în vederea verificării şi confirmării Nomenclatorului şi să urmărească modul de aplicare a acestuia de către structurile asigurătorilor/reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări; e)să întocmească inventare pentru documentele fără evidenţă aflate în depozit; f)să asigure evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrelor specifice; g)să cerceteze documentele din depozit în vederea eliberării documentelor solicitate de cetăţeni (asiguraţi, păgubiţi, angajaţi etc.), în conformitate cu legislaţia arhivistică în vigoare; h)să pună la dispoziţie pe bază de semnătură şi să ţină evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor, iar la restituire să verifice integritatea documentului împrumutat; i)să pună la dispoziţia Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunilor de control privind situaţia arhivelor la asigurători/reasigurători şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări; j)să pregătească documentele cu valoare istorică şi inventarele acestora, în vederea predării lor la Arhivele Naţionale, conform legislaţiei arhivistice în vigoare. (5) Compartimentele de arhivă/Persoanele responsabile cu arhiva răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor înscrise în Nomenclatorul arhivistic al societăţii. Articolul 7Fiecare asigurător/reasigurător şi intermediar în asigurări şi/sau în reasigurări are obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al societăţii, care va fi supus aprobării Arhivelor Naţionale sau serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, iar Nomenclatorul arhivistic aprobat de Arhivele Naţionale va fi transmis Autorităţii de Supraveghere Financiară. Articolul 8(1) Asigurătorii/Reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a inventaria documentele şi de a le preda compartimentului de arhivă.(2) Documentele se grupează potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în Nomenclatorul arhivistic.(3) Predarea dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează pe bază de inventare şi procese-verbale de predare-primire. (4) Până la predarea la compartimentul de arhivă a documentelor se va întocmi o evidenţă provizorie a acestora, pe suport electronic şi pe suport hârtie, cu obligativitatea actualizării acesteia periodic. Articolul 9(1) Asigurătorii/Reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a întocmi evidenţa dosarelor depuse la depozitul de arhivă, respectiv a documentelor scoase din depozit, conform inventarelor şi proceselor de predare-primire.(2) Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe baza Registrului de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice. În evidenţa informatică a unităţilor arhivistice urmează a fi păstrate în mod obligatoriu informaţiile privind indicativul arhivistic conform nomenclatorului, anul, unitatea teritorială emitentă a documentului, numărul documentului.(3) Un asigurător/reasigurător şi intermediar în asigurări şi/sau în reasigurări, dacă intenţionează să scoată dosare din evidenţa arhivei, în vederea transferului către un alt asigurător/reasigurător şi intermediar în asigurări şi/sau în reasigurări, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat, vor notifica Autoritatea de Supraveghere Financiarǎ. Capitolul IIIPăstrarea documentelor şi organizarea depozitului de arhivă Articolul 10(1) Asigurătorii/Reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări vor depune spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, documentele cu termen de păstrare permanent, potrivit Nomenclatorului arhivistic.(2) Dosarele de daună, împreună cu evidenţa completă a acestora, precum şi evidenţele tehnice şi evidenţele contabile aferente acestor dosare se păstrează în arhiva asigurătorilor, respectiv reasigurătorilor timp de 10 ani.(3) Documentele de introducere în reparaţie a vehiculelor, declaraţiile proprietarilor/conducătorilor de vehicule şi alte documente rezultate din verificări, precum şi evidenţele tehnice şi evidenţele contabile aferente acestor dosare se păstrează în arhiva asigurătorilor, respectiv reasigurătorilor timp de 10 ani.(4) Raportul anual al auditorului financiar, raportul actuarial anual, raportul asupra asigurărilor de viaţă, precum şi orice alte rapoarte prevăzute de Legea nr. 32/2000, cu modificările şi completările ulterioare, de Legea nr. 503/2004, republicată, precum şi de normele emise în aplicarea acestora, registrul special al activelor admise să acopere rezervele tehnice, raportările financiare transmise către Autoritatea de Supraveghere Financiară, precum şi situaţiile financiare anuale se păstrează în arhiva asigurătorilor/reasigurătorilor şi intermediarilor în asigurări şi/sau în reasigurări timp de 10 ani.
(5) Documentele cu valoare practică în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale asiguraţilor vor fi păstrate de către asigurători/reasigurători şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări.(6) Asigurătorii şi reasigurătorii împotriva cărora s-a deschis procedura falimentului sunt obligaţi să predea Arhivelor Naţionale sau serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale documentele în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurări sociale ale personalului. Articolul 11(1) Asigurătorii/Reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări pot păstra arhiva la sediile sociale şi la sediile secundare ori pot contracta un operator economic care este autorizat de către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale să preseteze servicii arhivistice şi servicii de arhivare electronic, cu respectarea dispoziţiilor Legii nr. 16/1996, republicată, precum şi ale Legii nr. 135/2007, republicată.
(2) Asigurătorii/Reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări au obligaţia de a notifica Autoritatea de Supraveghere Financiară privind externalizarea serviciilor de arhivare, indicând societatea respectivă şi datele sale de contact.(3) Operatorul economic autorizat să presteze servicii de arhivare, menţionat la alin. (1), trebuie să respecte standardele de calitate referitoare la prestarea serviciilor de arhivare, precum şi obligaţiile prevăzute la art. 6. alin. (4). Capitolul IVDispoziţii finale Articolul 12Asigurătorii/Reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări care îşi încetează activitatea au obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, în condiţiile prevăzute de prezenta normă, şi să comunice Autorităţii de Supraveghere Financiară adresa unde se află arhiva societăţii, precum şi datele de identificare şi de contact ale persoanei responsabile cu administrarea arhivei. Articolul 13Asigurătorii/Reasigurătorii şi intermediarii în asigurări şi/sau în reasigurări sunt obligaţi să ia toate măsurile necesare în vederea organizării activităţii de arhivă potrivit prevederilor prezentei norme. Articolul 14 (1) Prezenta normă se completează cu prevederile legislaţiei arhivistice în vigoare, precum şi cu cele ale legislaţiei privind arhivarea documentelor în formă electronică.(2) Încălcarea în orice mod a prevederilor prezentei norme constituie contravenţie şi se sancţionează de către Autoritatea de Supraveghere Financiară potrivit prevederilor art. 39 din Legea nr. 32/2000, cu modificările şi completările ulterioare. Articolul 15Prezenta normă intră în vigoare la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I. Articolul 16La data intrării in vigoare a prezentei norme se abrogă Normele privind organizarea activităţii de arhivă la asigurători, reasigurători şi intermediari în asigurări şi/sau în reasigurări, aprobate prin Ordinul preşedintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurărilor nr. 4/2010, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 264 din 22 aprilie 2010. Prim-vicepreşedintele Autorităţii de Supraveghere Financiară, Daniel Dăianu