Norma Nr.0 din 09.03.2011

privind organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor-cadru de servicii prevăzute în anexa nr. 2B la Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare, în legătură cu contractele/acordurile/protocoalele încheiate de Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, prin Autoritatea de management pentru Programul operaţional sectorial Dezvoltarea resurselor umane (AMPOSDRU), în calitate de autoritate de management pentru implementarea Programului operaţional sectorial Dezvoltarea resurselor umane
ACT EMIS DE: Ministerul Muncii, Familiei și Protecției Sociale
ACT PUBLICAT ÎN MONITORUL OFICIAL NR. 203 din 24 martie 2011

Dispoziţii generale Articolul 1

(1) Prezentele norme procedurale interne asigură cadrul şi metodologia unitară pentru organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor-cadru de servicii prevăzute în anexa nr. 2B la Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Ordonanţă, în legătură cu contractele/acordurile/protocoalele încheiate de Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale (ministerul), prin Autoritatea de management pentru Programul operaţional sectorial Dezvoltarea resurselor umane (AMPOSDRU), în calitate de autoritate de management în vederea implementării Programului operaţional sectorial Dezvoltarea resurselor umane, denumite în continuare contracte-cadru de servicii, în mod colectiv, şi contract-cadru de servicii, în mod individual.
(2) Conform art. 16 alin. (1) din Ordonanţă, obligativitatea respectării prevederilor actului normativ cadru în domeniul achiziţiilor publice se impune numai pentru contractele a căror valoare este egală sau mai mare decât cea prevăzută la art. 57 alin. (2) din Ordonanţă şi se limitează numai la prevederile art. 35-38 şi 56 din Ordonanţă şi la aplicarea, pe tot parcursul procedurii de atribuire, a principiilor prevăzute la art. 2 alin. (2) din Ordonanţă.Contractul-cadru de servicii Articolul 2
(1) Contractul-cadru de servicii este acel acord intervenit între minister, prin Direcţia generală AMPOSDRU, şi unul sau mai mulţi operatori economici, prin care aceştia din urmă îşi asumă obligaţia de a asigura serviciile prevăzute în anexa nr. 2B la Ordonanţă, în legătură cu contractele/acordurile/protocoalele încheiate de minister, prin autoritatea de management.
(2) Contractele-cadru de servicii se încheie cu cel puţin un operator economic declarat câştigător pe o perioadă de 2 ani. Ministerul, prin AMPOSDRU, va emite solicitări de servicii incluse în anexa nr. 2B la Ordonanţă, în funcţie de necesităţile apărute.
(3) Contractele-cadru de servicii produc efecte începând cu data la care ministerul, prin AMPOSDRU, emite solicitări de servicii incluse în anexa nr. 2B la Ordonanţă.
(4) În perioada cuprinsă între încheierea contractelor-cadru de servicii şi emiterea solicitării de servicii incluse în anexa nr. 2B la Ordonanţă, operatorii economici nu sunt îndreptăţiţi să pretindă ministerului, prin AMPOSDRU, efectuarea de plăţi în baza contractelor-cadru de servicii.
(5) Operatorii economici selectaţi să fie parte la contractele-cadru de servicii şi care au primit solicitare de servicii incluse în anexa nr. 2B la Ordonanţă au obligaţia de a depune toate diligenţele pentru finalizarea solicitării. În această situaţie, ministerul, prin AMPOSDRU, are obligaţia corelativă de a efectua plata pentru serviciile prestate efectiv de aceştia.Procedurile pentru încheierea contractelor-cadru de servicii Articolul 3Ministerul, prin AMPOSDRU, atribuie contractele-cadru de servicii prin aplicarea de proceduri de selecţie a candidaturilor, respectiv de proceduri prin care comisia de selecţie, după aplicarea criteriilor în prealabil stabilite, analizează şi selectează operatorii economici, pe baza unor criterii stabilite în documentaţia de selecţie. Reguli generale de participare Articolul 4Orice operator economic are dreptul de a participa, în condiţiile prezentelor norme procedurale interne, la procedurile de selecţie a candidaturilor pentru atribuirea contractelor-cadru de servicii. Derularea procedurilor de selecţie este posibilă şi se consideră a fi în mod valabil efectuată chiar dacă în cadrul unei proceduri depune oferta un singur operator economic. Articolul 5Ministerul, prin Direcţia generală AMPOSDRU, în calitate de autoritate de management, după aplicarea cerinţelor stabilite prin documentaţia de atribuire şi parcurgerea etapelor prevăzute în prezentele norme procedurale interne, va încheia contractul-cadru de servicii. Iniţierea procedurilor pentru încheierea contractelor-cadru de servicii Articolul 6
(1) Ministerul, prin AMPOSDRU, va iniţia aplicarea procedurilor de selecţie de candidaturi pentru atribuirea contractelor-cadru de servicii, numai dacă este constituită comisia de selecţie şi este publicat anunţul de participare.
(2) Înainte de emiterea solicitării de servicii incluse în anexa nr. 2B la Ordonanţă, ministerul, prin AMPOSDRU, trebuie să asigure fonduri suficiente pentru anul în curs, dar şi să aibă în vedere posibilitatea ca soluţionarea solicitării să se întindă pe o perioadă mai lungă de timp.Evaluarea situaţiilor de concurenţă neloială şi de conflict de interese Articolul 7Pe parcursul derulării procedurilor de atribuire a contractelor-cadru de servicii, ministerul, prin AMPOSDRU, va lua toate măsurile legale necesare pentru a combate apariţia eventualelor situaţii de concurenţă neloială sau de conflict de interese, precum şi a oricăror fapte considerate contravenţii ori infracţiuni, potrivit legislaţiei în vigoare. În cazul în care aceste situaţii se produc totuşi, se vor lua toate măsurile legale pentru înlăturarea lor. Întocmirea şi conţinutul documentaţiei de selecţie Articolul 8Documentaţia de selecţie care va fi promovată în vederea achiziţiei de servicii incluse în anexa nr. 2B va include fişa de date a achiziţiei, caietul de sarcini, formularele şi clauzele contractuale obligatorii. Articolul 9Cerinţele care pot fi incluse în fişa de date vizează, în principal, următoarele: îndeplinirea obligaţiilor de plată a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor de asigurări sociale către bugetele locale şi bugetul de stat, modalitatea de înfiinţare şi organizare a activităţii, informaţii financiare care pot dovedi capacitatea de a susţine îndeplinirea serviciilor, experienţa anterioară în domeniul/domeniile apreciat/apreciate ca fiind relevant/relevante pentru obiectul achiziţiei, personalul calificat, asigurarea calităţii serviciilor prin standarde corespunzătoare. Articolul 10Caietul de sarcini va include cerinţe/prescripţii/ caracteristici care să permită achiziţia serviciilor vizate de minister, prin AMPOSDRU, cu respectarea necesităţilor acestuia. Cerinţele vor fi elaborate astfel încât să poată fi îndeplinite de prestatorii de specialitate din domeniul respectiv. Articolul 11Atribuirea contractelor-cadru de servicii se va realiza, de regulă, pe baza celui mai avantajos punctaj obţinut în urma aplicării unor criterii/factori de selecţie, care vor viza oferta financiară şi, respectiv, oferta tehnică, de natură a asigura îndeplinirea unor caracteristici stabilite pentru fiecare achiziţie în parte, în funcţie de temă, complexitate etc. Articolul 12Formularele care vor fi incluse în documentaţie vor avea în vedere modelele utilizate în domeniul achiziţiilor publice, urmând să fie adaptate, pe cât posibil, la obiectul/specificul achiziţiei. Articolul 13Documentaţia de selecţie va fi elaborată de direcţiile/serviciile având atribuţii relative la derularea contractului-cadru de servicii vizat a fi încheiat, iar definitivarea acesteia, incluzând avizarea şi aprobarea corespunzătoare, va respecta regulile şi procedurile interne aplicabile la nivelul ministerului, prin AMPOSDRU. Iniţierea şi derularea procedurii de selecţie Articolul 14Procedura va fi iniţiată printr-un anunţ publicitar, care va conţine o scurtă descriere a aspectelor esenţiale ale contractului-cadru de servicii care urmează să fie atribuit, sursele de finanţare, va menţiona procedura de atribuire, modalitatea de achiziţie a documentaţiei de selecţie, data-limită stabilită pentru depunerea ofertelor, precum şi invitaţia de a contacta ministerul, prin AMPOSDRU, în vederea obţinerii de informaţii suplimentare, pe bază de cerere. Anunţul va fi adus la cunoştinţa celor interesaţi prin mijloace adecvate. Articolul 15Documentaţia de selecţie va fi pusă la dispoziţia oricărui operator economic interesat, care înaintează o solicitare scrisă în acest sens, prin fax, urmând ca ministerul, prin AMPOSDRU, să furnizeze documentaţia, de regulă în forma editată, sub rezerva preluării acesteia de la sediul său. Articolul 16Operatorii economici interesaţi care au preluat documentaţia de selecţie au dreptul de a solicita clarificări cu privire la conţinutul documentaţiei, cu respectarea termenului indicat în documentaţie, respectiv cu cel puţin 3 zile înainte de data-limită stabilită pentru depunerea ofertelor. Răspunsurile la solicitările de clarificări, transmise în termen de 3 zile de la data solicitării, vor fi înregistrate în mod corespunzător, vor fi verificate, avizate şi aprobate potrivit prezentelor proceduri interne şi vor fi aduse la cunoştinţă, prin fax, operatorilor economici care au preluat documentaţia de selecţie. Articolul 17
(1) Responsabilul desemnat pentru fiecare contract-cadru de servicii va propune direcţiilor/serviciilor având atribuţii relative la derularea contractului persoanele care vor alcătui comisia de selecţie, precum şi membrii de rezervă, dacă este cazul (înlocuirea unui membru se va realiza numai dacă acesta nu are posibilitatea, din motive obiective, de a-şi îndeplini atribuţiile care rezultă din această calitate; ulterior înlocuirii, calitatea de membru este preluată de către membrul de rezervă, care îşi va exercita atribuţiile până la finalizarea procedurii de selecţie).
(2) Direcţiile/Serviciile respective vor răspunde în scris, în termen de 3 zile de la primirea solicitării, iar pe baza răspunsurilor primite responsabilul de contract va întocmi nota cu privire la numirea comisiei de selecţie. Componenţa comisiei de selecţie va fi următoarea: un preşedinte cu drept de vot şi un număr par de membri votanţi (2 sau 4 membri votanţi, în funcţie de complexitatea şi valoarea contractului).
(3) Membrii comisiei vor semna pe propria răspundere o declaraţie de confidenţialitate. Articolul 18
(1) Atribuţiile comisiei de selecţie sunt următoarele:a)deschiderea ofertelor; b)verificarea îndeplinirii criteriilor de eligibilitate de către operatorii economici; c)evaluarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanţi din punctul de vedere al modului în care acestea corespund cerinţelor minime din caietul de sarcini; d)verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanţi din punctul de vedere al încadrării în fondurile alocate pentru îndeplinirea contractului-cadru de servicii respectiv; e)aplicarea criteriului de selecţie, astfel cum a fost prevăzut în documentaţia de selecţie, şi stabilirea ofertei câştigătoare; f)elaborarea raportului procedurii de selecţie.
(2) Pe parcursul desfăşurării procedurii de selecţie a ofertelor, membrii comisiei de selecţie au obligaţia de a păstra confidenţialitatea asupra oricăror informaţii prezentate de ofertanţi, a căror dezvăluire ar putea aduce atingere dreptului acestora de a-şi proteja secretele comerciale, asupra datelor/informaţiilor din sfera dreptului de proprietate intelectuală.
(3) În cazul în care unul dintre membrii desemnaţi în comisia de selecţie constată că se află în situaţia de conflict de interese, acesta are obligaţia de a solicita înlocuirea sa din componenţa comisiei. Articolul 19
(1) Comisia de soluţionare a contestaţiilor este compusă din specialişti din cadrul ministerului, prin AMPOSDRU, alţii decât membrii comisiei de selecţie, iar, în scopul organizării acesteia, se vor aplica, pe cât posibil, dispoziţiile prezentelor norme procedurale interne cu privire la numirea comisiei de selecţie.
(2) Componenţa comisiei de soluţionare a contestaţiilor va fi următoarea: un preşedinte cu drept de vot şi minimum 2 membri votanţi (comisia va avea întotdeauna un număr impar de membri). Articolul 20Termenul minim pentru elaborarea şi depunerea ofertelor este de cel puţin 5 zile de la data publicării anunţului publicitar; termenul aferent fiecărei proceduri va fi stabilit în funcţie de complexitatea serviciilor, dar şi de urgenţa cu privire la contractarea acestora. Articolul 21
(1) Ofertele vor fi transmise ministerului, prin AMPOSDRU, fiind depuse direct la sediul acestuia sau transmise prin poştă. În momentul depunerii se vor înregistra în mod corespunzător, notându-se pe plic şi ora primirii; plicurile vor fi numerotate în ordinea primirii, chiar dacă sunt primite după data şi ora-limită; nicio ofertă nu va fi luată în considerare dacă data şi ora-limită pentru depunere au fost depăşite. Plicurile care conţin ofertele trebuie să rămână sigilate până la data deschiderii.
(2) Oferta va cuprinde documentele de calificare, propunerea financiară şi propunerea tehnică şi se va elabora de către operatorii economici în conformitate cu prevederile din documentaţia de selecţie. Articolul 22
(1) În cadrul şedinţei de deschidere a ofertelor se vor deschide numai ofertele originale. Comisia de selecţie va verifica modul de respectare a regulilor formale pentru depunere şi prezentare a ofertelor şi a documentelor care le însoţesc.
(2) Comisia de selecţie va întocmi un proces-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor, care trebuie să includă următoarele informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor, retragerile de oferte, documentele depuse, elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preţul, orice alte detalii şi precizări pe care comisia de selecţie le consideră necesare. Procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor va fi semnat de către toţi membrii comisiei de selecţie.
(3) În cadrul şedinţei de deschidere este permisă numai respingerea ofertelor întârziate sau a celor care nu sunt însoţite de garanţia de participare, în cuantumul, forma şi având perioada de valabilitate solicitate potrivit documentaţiei de selecţie. Articolul 23
(1) Pe parcursul evaluării ofertelor, comisia de selecţie va avea în vedere un calendar estimativ de aplicare a procedurii şi perioada solicitată pentru valabilitatea ofertelor. Comisia de selecţie are obligaţia să desfăşoare activităţile de evaluare numai la sediul ministerului, prin AMPOSDRU.
(2) În cazul în care se constată ca una sau mai multe oferte nu prezintă un document solicitat prin documentaţia de selecţie, comisia de selecţie are dreptul de a respinge oferta ca fiind inacceptabilă sau are dreptul de a solicita ofertantului transmiterea documentului lipsă, într-un termen rezonabil, care va fi prevăzut în respectiva solicitare.
(3) În toate cazurile evaluarea ofertelor depuse şi motivele de respingere a ofertelor (ofertă necorespunzătoare, ofertă inacceptabilă, ofertă neconformă) se vor realiza în conformitate cu principiile şi regulile prevăzute de Ordonanţă şi normele de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de achiziţie publică, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 925/2006. Oferta câştigătoare va fi desemnată dintre ofertele admisibile, adică dintre cele corespunzătoare din punctul de vedere al cerinţelor incluse în documentaţia de selecţie.
(4) Evaluarea ofertelor se va realiza prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj realizat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit prin documentaţia de selecţie, conform grilei de evaluare, care nu poate fi schimbată sau modificată de comisia de selecţie; în ordinea descrescătoare a punctajului acordat, comisia de selecţie trebuie să întocmească clasamentul pe baza căruia se stabileşte oferta câştigătoare.
(5) După finalizarea procedurii, comisia de selecţie are obligaţia să întocmească raportul procedurii de selecţie, în care se vor menţiona aspectele principale ale procedurii aplicate, inclusiv cu privire la finalizarea acesteia.Atribuirea contractului-cadru de servicii Articolul 24
(1) În maximum 3 zile lucrătoare de la data raportului procedurii de selecţie/anulării procedurii, prin grija responsabilului de contract, vor fi întocmite şi transmise, prin fax, comunicările cu privire la rezultatul procedurii, indicându-se motivele care au condus la respingerea ofertei, acolo unde este cazul.
(2) Ministerul, prin AMPOSDRU, are dreptul de a nu comunica anumite informaţii, în măsura în care divulgarea acestora:a)ar conduce la neaplicarea unei prevederi legale, ar constitui un obstacol în aplicarea unei prevederi legale sau ar fi contrară interesului public; b)ar prejudicia interesele comerciale/informaţiile confidenţiale ale operatorilor economici sau ar afecta concurenţa loială între aceştia. Articolul 25
(1) Ministerul, prin AMPOSDRU, va putea anula procedura de selecţie oricând înainte de atribuirea contractului-cadru de servicii, în următoarele cazuri:a)documentaţia de selecţie nu poate fi respectată sau remediată, în cazul în care se constată erori; b)niciuna dintre ofertele depuse nu îndeplineşte criteriile de calificare şi selecţie; c)preţul oferit depăşeşte sumele alocate; d)abateri grave de la prevederile legislative care afectează procedura de atribuire sau fac imposibilă încheierea contractului.
(2) În oricare dintre cazurile menţionate la alin. (1), responsabilul de contract va informa conducerea Ministerului, prin AMPOSDRU, adresând propunerea de anulare, iar, ulterior aprobării acesteia, operatorii economici vor fi înştiinţaţi cu privire la decizia adoptată, în termen de 3 zile lucrătoare de la data raportului procedurii de selecţie privind anularea procedurii. Articolul 26
(1) Contestaţiile privind procedura de atribuire a contractelor-cadru de servicii pot fi depuse şi, respectiv, vor fi soluţionate cu respectarea termenelor şi a procedurii prevăzute de Ordonanţă pentru sesizarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor.
(2) Ministerul, prin AMPOSDRU, are obligaţia de a soluţiona contestaţia în termen de 10 zile. În cazul în care contestatarul nu este mulţumit de decizia ministerului, prin AMPOSDRU, cu privire la contestaţia depusă, decizie care i se comunică, prin fax, în termen de 3 zile de la data adoptării acesteia, se poate adresa instanţei de judecată.
(3) Comisia de soluţionare a contestaţiilor va analiza toate aspectele menţionate de operatorul economic, iar decizia adoptată va fi consemnată într-un raport/proces-verbal, care se va aproba de conducerea ministerului, prin AMPOSDRU. În termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la data deciziei, prin grija responsabilului de contract, va fi întocmită şi transmisă contestatarului, prin fax, comunicarea cu privire la contestaţie. În cazul în care acesta nu este mulţumit de decizia respectivă, se poate adresa instanţei de judecată.
(4) În cazul în care comisia de soluţionare a contestaţiilor constată erori sau omisiuni în cadrul documentaţiei sau în modul de aplicare a procedurii de selecţie, iar ministerul, prin AMPOSDRU, se află în imposibilitatea de a adopta măsuri corective, se poate proceda la anularea procedurii. Articolul 27
(1) Încheierea contractului-cadru de servicii cu operatorul economic desemnat se va face cu respectarea termenelor prevăzute de Ordonanţă, în funcţie de valoarea contractului-cadru de servicii.
(2) După semnarea contractului-cadru de prestări de servicii de către toate persoanele implicate din partea ministerului, prin AMPOSDRU, acesta va fi transmis spre semnare operatorului economic desemnat, punându-i-se în vedere să îl returneze în termen de 5 zile de la primire.

Articolul 28Prin grija responsabilului de contract se va proceda la întocmirea dosarului procedurii de selecţie de oferte, care trebuie să includă, pe cât posibil, documentele prevăzute de dispoziţiile legale relevante incluse în Ordonanţă.