LEGE
Nr. 316 din 18 iunie 2001
pentru ratificarea Acordului multianual de finantare dintre Guvernul Romaniei
si Comisia Comunitatilor Europene, semnat la Bruxelles la 2 februarie 2001
ACT EMIS DE: PARLAMENT
ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL NR. 362 din 5 iulie 2001
Parlamentul Romaniei adopta prezenta lege.
ARTICOL UNIC
Se ratifica Acordul multianual de finantare dintre Guvernul Romaniei si
Comisia Comunitatilor Europene, semnat la Bruxelles la 2 februarie 2001.
Aceasta lege a fost adoptata de Camera Deputatilor in sedinta din 2 mai
2001, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (2) din Constitutia Romaniei.
PRESEDINTELE CAMEREI DEPUTATILOR
VALER DORNEANU
Aceasta lege a fost adoptata de Senat in sedinta din 24 mai 2001, cu
respectarea prevederilor art. 74 alin. (2) din Constitutia Romaniei.
p. PRESEDINTELE SENATUI,
DORU IOAN TARACILA
PROGRAMUL SPECIAL DE ADERARE PENTRU AGRICULTURA SI DEZVOLTARE RURALA IN
ROMANIA
ACORD MULTIANUAL DE FINANTARE
intre Guvernul Romaniei si Comisia Comunitatilor Europene*)
*) Traducere.
Comisia Comunitatilor Europene, denumita in continuare Comisia, actionand
pentru si in numele Comunitatii Europene, denumita in continuare Comunitate, pe
de o parte, si Guvernul Romaniei, actionand pentru si in numele Romaniei,
denumit in continuare Romania, pe de alta parte, denumite in continuare parti
contractante,
intrucat:
1. un program special de preaderare pentru agricultura si dezvoltare
rurala, denumit in continuare SAPARD, care furnizeaza o contributie financiara
a Comunitatii, a fost stabilit prin Reglementarea Comisiei (C.E.) nr.
1.268/1999 din 21 iunie 1999 privind suportul Comunitatii pentru masurile de
preaderare in domeniul agriculturii si dezvoltarii rurale in tarile candidate
din centrul si estul Europei in perioada de preaderare*1);
2. Romania este eligibila sa fie beneficiara in cadrul SAPARD;
3. Romania a aprobat un plan pentru agricultura si dezvoltare rurala si l-a
prezentat ca program Comisiei pentru aprobare;
4. planul a fost aprobat ca program pentru agricultura si dezvoltare rurala
printr-o decizie luata in conformitate cu art. 4(5) din Reglementarea (C.E.)
nr. 1.268/1999 in data de 12 decembrie 2000, este necesar sa se stabileasca
conditiile pentru executia Programului pentru agricultura si dezvoltare rurala
si orice amendament la acesta in Romania;
5. Programul trebuie sa fie executat pe o baza descentralizata urmand
decizia Comisiei ce confera managementul asistentei unei agentii in Romania,
luata in conformitate cu art. 12(2) din Reglementarea Comisiei (C.E.) nr.
1.266/1999 din 21 iunie 1999 privind coordonarea ajutorului catre tarile
candidate in cadrul strategiei de preaderare si care modifica Reglementarea
Comisiei (C.E.) nr. 3.906/89*2),
adopta urmatorul acord:
------------
*1) OJ L 161, 26 iunie 1999, p. 87.
*2) OJ L 161, 26 iunie 1999, p. 68.
Art. 1
Obiectiv
1. Acest acord stabileste cadrul administrativ, legal si tehnic conform
caruia Programul pentru agricultura si dezvoltare rurala, denumit in continuare
Program, si orice amendamente la acesta vor fi executate in Romania. Cu privire
la respectarea acestui acord trebuie sa se inteleaga ca acesta include si
respectarea Programului, a acordului/acordurilor anual/anuale de finantare si a
deciziei Comisiei la care face referire art. 3 paragraful 1 din sectiunea A din
anexa.
2. Romania va asigura executia adecvata a Programului in Romania pe o baza
descentralizata, in conformitate cu prevederile acestui acord.
3. In caz de conflict prevederile acestui acord vor prevala fata de
prevederile Programului.
Art. 2
Acordul anual de finantare
1. Dupa aprobarea de catre Comisie a Programului si incheierea prezentului
acord un acord anual de finantare va trebui sa fie incheiat in fiecare an.
2. Angajamentul financiar al Comunitatii va fi stabilit in acordurile
anuale de finantare. Acestea sunt singurele instrumente care determina un
angajament financiar din partea Comunitatii fata de Romania. Fiecare acord
anual de finantare va stabili:
a) doar pentru anul respectiv angajamentul financiar maxim al Comunitatii
pentru Romania si perioada de valabilitate a acestui angajament;
b) acolo unde este cazul, amendamente la prevederile acestui acord.
3. Prin aderarea la Uniunea Europeana Romania va pierde dreptul la
finantare in cadrul Programului.
Art. 3
Inspectie si audit
1. Comisia si Curtea de Conturi a Comunitatilor Europene, denumita in
continuare Curtea de Conturi, vor avea dreptul, cu privire la executia
Programului, sa trimita agenti sau reprezentanti autorizati pentru a indeplini:
a) misiuni financiare, tehnice sau de auditare in Romania;
b) inspectii legate de neregularitati si fraude.
Astfel de misiuni, auditari sau inspectii pot implica in particular o
examinare a sistemelor si procedurilor, inspectii la fata locului asupra:
- proiectelor si beneficiarilor; si
- in particular cu referire la verificarea realitatii economice a ofertelor
si receptiilor, precum si a certificatelor de origine, a furnizorilor de bunuri
si servicii catre beneficiari carora li s-a acordat asistenta in cadrul
Programului.
Comunitatea va anunta anticipat autoritatile din Romania despre aceste
misiuni si auditari.
2. Romania va pastra inregistrari si bilanturi adecvate pentru
identificarea proiectelor si, unde este cazul, a serviciilor finantate de
Program in conformitate cu procedurile contabile adecvate, luand in considerare
cerintele acestui acord.
Se va asigura ca agentii sau reprezentantii la care s-a facut referire in
paragraful 1 au dreptul sa inspecteze toata documentatia relevanta, sistemele
si conturile apartinand proiectelor si, unde este cazul, serviciilor finantate
in cadrul Programului.
Se va asigura ca, nu mai tarziu de data la care proiectele sunt selectate,
toti beneficiarii sunt informati cu privire la faptul ca agentii sau
reprezentantii la care s-a facut referire in paragraful 1 au dreptul de a
realiza inspectii la fata locului.
3. Romania va furniza, la cererea agentilor si reprezentantilor la care s-a
facut referire in paragraful 1, toate documentele si informatiile, inclusiv
cele create sau inmagazinate pe suport electronic, legate de angajamentele si
cheltuielile finantate in cadrul Programului, si va lua masurile necesare
pentru a facilita munca agentilor mentionati mai sus si a reprezentantilor
Comunitatii in cadrul acestui acord.
Art. 4
Rezolvarea diferendelor
Diferendele dintre partile contractante, legate de acest acord, vor fi
rezolvate in conformitate cu sectiunea G din anexa.
Art. 5
Limba folosita
1. Orice comunicare intre Comisie si Romania, legata de acest acord, se va
face in limba engleza.
2. Romania se va asigura ca pentru examinarea de catre Comisie, la care se
face referire in art. 3 paragraful 1 din sectiunea A din anexa, legislatia
nationala relevanta, manualele cu proceduri scrise, liniile directoare, listele
de verificari privind controlul standard, notificarile administrative
relevante, documentele si formularele standard vor fi disponibile in limba
engleza. In cazul in care este necesara documentatie in alt scop decat cel de
examinare, dar aceasta nu este disponibila in limba engleza, Romania va asigura
textele in limba engleza cu promptitudine, in urma unei cereri din partea
Comisiei.
Art. 6
Rezilierea acordului
I. Comisia si Romania vor monitoriza, in conformitate cu obligatiile lor
specifice, implementarea Programului in cadrul acestui acord. Fara a afecta
drepturile si obligatiile care rezulta din acest acord, oricare dintre partile
contractante poate rezilia acest acord, daca cealalta parte nu reuseste sa isi
indeplineasca oricare dintre obligatiile sale referitoare la acest acord. In
cazul in care una dintre partile contractante detecteaza un astfel de esec,
aceasta trebuie sa instiinteze imediat cealalta parte contractanta.
2. In cazul detectarii unei neconformitati cu obligatiile din acest acord,
Comisia:
a) va notifica Romaniei cu privire la intentiile sale, cu justificarea
(justificarile) necesara; si
b) isi rezerva dreptul cu privire la Program, dar fara a afecta deciziile
la care se face referire in art. 11 si 12 din sectiunea A din anexa:
(i) de a face corectii financiare impotriva Romaniei;
(ii) de a inceta transferul banilor spre Romania;
(iii) de a inceta preluarea oricarei noi obligatii din partea Comunitatii;
si
(iv) daca este cazul, de a rezilia acordul, cu efect din momentul in care a
fost detectata prima data neconformitatea.
Art. 7
Conditiile detaliate
Conditiile detaliate privind executarea acestui acord sunt stabilite in
anexa, dupa cum urmeaza:
Sectiunea A - Managementul financiar
Sectiunea B - Managementul, monitorizarea si evaluarea Programului
Sectiunea C - Prevederi generale
Sectiunea D - Declaratiile de cheltuieli anuale si trimestriale
Sectiunea E - Liniile directoare pentru Organismul de certificare
Sectiunea F - Textul legislatiei Comunitatii, la care se face referire in
Reglementarea C.E. nr. 2.222/2000 privind regulile
financiare aplicabile SAPARD*3), adaptate acestui acord
Sectiunea G - Rezolvarea diferendelor - SAPARD.
Anexa la acest acord face parte integranta din acesta.
------------
*3) OJ L 253, 7 octombrie 2000, p. 5.
Art. 8
Puncte de contact
Corespondenta privind orice aspect legat de scopul acestui acord, daca este
cazul mentionandu-se numarul si titlul Programului, va fi adresata astfel:
Pentru Comunitate:
Comisia Comunitatilor Europene
Directia generala pentru agricultura,
Unitatea SAPARD
Rue de la Loi, 200 B - 1049 Bruxelles
Telefon: 00 32 2 2967 337
Fax: 00 32 2 29 51746
E-mail: agri-sapard@cec.eu.int
Pentru Romania:
Ministerul Integrarii Europene
Str. Apolodor nr. 17, latura Nord, sectorul 5, Bucuresti
Telefon: 00 40 1 3011623
Fax: 00 40 1 3011626
E-mail: eugen.teodorovici@mie.ro
Art. 9
Intrarea in vigoare
Acest acord va intra in vigoare la data la care ambele parti contractante
isi vor fi notificat reciproc indeplinirea tuturor formalitatilor necesare
pentru incheierea sa.
Art. 10
Semnare
Acest acord este elaborat in doua exemplare in limbile engleza si romana,
doar textul in limba engleza fiind autentic.
Semnat la Bruxelles la 2 februarie 2001.
Pentru Comisia Comunitatilor Europene,
Franz Fischler,
membru al Comisiei Europene
Pentru Romania,
Hildegard Carola Puwak,
ministrul integrarii europene -
coordonatorul national al asistentei
ANEXA 1
SECTIUNEA A
MANAGEMENTUL FINANCIAR
Art. 1
Scop
Aceasta sectiune stabileste prevederile financiare pentru executia
Programului. Executia Programului trebuie sa faca obiectul adoptarii deciziei
Comisiei care acorda managementul asistentei unei agentii si in conditiile
contextului acelei decizii.
Art. 2
Definitii
Pentru obiectivele acordului urmatoarele definitii trebuie sa fie aplicate:
a) Fondul National inseamna organismul numit de Romania si aflat sub
responsabilitatea responsabilului national cu autorizarea finantarii, care
actioneaza in calitate de Autoritate competenta;
b) Autoritatea competenta inseamna organismul din Romania care:
(i) confera, monitorizeaza si retrage acreditarea Agentiei SAPARD; si
(ii) numeste un organism de certificare;
c) Agentia SAPARD inseamna organismul stabilit de Romania care functioneaza
sub responsabilitatea acesteia si care indeplineste o functie de implementare
si o functie de plata. Doar o singura agentie SAPARD poate fi acreditata in
orice moment in Romania;
d) Organismul de certificare inseamna organismul care este independent
operational de Agentia SAPARD si stabileste atestarea conturilor, raporteaza
asupra sistemelor de management si control si verifica elementele de
cofinantare;
e) contul euro SAPARD inseamna contul deschis de responsabilul national cu
autorizarea finantarii, in numele Romaniei, aflat sub responsabilitatea
acestora, intr-o institutie financiara sau la trezorerie, care este purtator de
dobanda in conditii comerciale normale, pentru a primi platile mentionate in
art. 7 din aceasta sectiune, este utilizat exclusiv pentru tranzactiile SAPARD,
este mentinut in euro si nu face obiectul nici unei taxe sau unui impozit;
f) anul financiar inseamna anul calendaristic de la 1 ianuarie la 31
decembrie;
g) masura inseamna mijlocul prin care o prioritate este implementata, care
permite proiectelor sa fie cofinantate; unei masuri i se aloca o contributie
din partea Comunitatii si a Romaniei, precum si un set de sarcini specifice;
h) proiect inseamna orice operatiune intreprinsa de beneficiarul final in
cadrul Programului;
i) beneficiar final inseamna organizatia publica sau privata care preia
responsabilitatea realizarii unui proiect;
j) contributia Comunitatii inseamna partea cofinantata de Comunitate din
cheltuielile publice totale eligibile efectuate in cadrul Programului;
k) cheltuieli publice inseamna cheltuielile Comunitatii plus alte
cheltuieli publice ale tuturor organismelor publice din Romania.
Art. 3
Conferirea managementului asistentei
1. Romania va permite Comisiei sa verifice respectarea conditiilor
mentionate la pct. 1 si 3 din sectiunea F, denumite in continuare in aceasta
sectiune conditiile, si la art. 4, 5, 6 si 14 din aceasta sectiune, inainte de
luarea deciziei care confera managementul asistentei unei agentii SAPARD.
Pentru stabilirea respectarii conditiilor si a articolelor mentionate in
primul subparagraf Comisia:
a) va examina procedurile si structurile Fondului National legate de
implementarea Programului si procedurile si structurile Agentiei SAPARD si,
daca este cazul, procedurile si structurile altor organisme carora li s-au
delegat sarcini in conformitate cu art. 4 paragraful 3, art. 5 paragraful 3 si
cu art. 6 paragraful 5 din aceasta sectiune;
b) va realiza verificari la fata locului.
2. Romania va trebui sa se asigure intotdeauna ca responsabilul national cu
autorizarea finantarii din Romania poarta intreaga responsabilitate financiara
si obligatia pentru fondurile primite din contributia Comunitatii.
Responsabilul national cu autorizarea finantarii va fi punctul de contact
pentru informatiile financiare transmise intre Comisie si Romania.
3. Decizia de a conferi managementul asistentei unei agentii SAPARD in
Romania poate fi luata pe o baza provizorie, asigurandu-se respectarea
conditiilor si a articolelor la care se face referire in primul subparagraf al
paragrafului 1.
Art. 4
Atributiile Autoritatii competente
1. Romania se va asigura ca inainte de acreditarea Agentiei SAPARD
Autoritatea competenta trebuie sa fie sigura ca aranjamentele administrative,
contabile, de plata si de control intern ale Agentiei SAPARD ofera urmatoarele
garantii:
a) admisibilitatea cererilor si respectarea acestui acord sunt verificate
inainte de autorizarea platii;
b) angajamentele si platile efectuate sunt inregistrate corect si in
intregime in conturi;
c) documentele necesare sunt transmise la momentul si in formatul cerut;
d) eligibilitatea cererilor si respectarea acestui acord sunt verificate
inainte de semnarea contractelor cu beneficiarii si de inregistrarea
angajamentului.
Agentia SAPARD trebuie sa pastreze toata documentatia care justifica
platile efectuate si documentele cu privire la efectuarea controalelor
administrative si fizice stabilite. Acolo unde documentatia este pastrata de
organismele responsabile pentru autorizarea cheltuielii, aceste organisme
trebuie sa transmita rapoarte Agentiei SAPARD cu privire la numarul de
verificari facute, continutul acestora si la actiunile intreprinse ca urmare a
rezultatelor acestor verificari.
2. Romania se va asigura ca decizia Autoritatii competente de a acredita
Agentia SAPARD este luata pe baza unei examinari care acopera structurile si
procedurile privind aranjamentele la care se face referire in paragraful 1.
Examinarea va include in special aranjamentele care au fost adoptate pentru a
proteja interesele Comunitatii cu privire la tranzactiile ce vor fi finantate
prin Program, tinandu-se seama de prevederile art. 5 si 14 din aceasta
sectiune, si anume:
a) executia platilor;
b) protectia trezoreriei;
c) securitatea computerelor;
d) mentinerea inregistrarilor contabile;
e) separarea indatoririlor si suficienta controalelor interne si externe;
f) garantiile de obtinut;
g) sumele de colectat;
h) selectia proiectelor, ofertarea, contractarea;
i) respectarea regulilor de achizitie.
3. Examinarea la care se face referire in paragraful 2 trebuie sa fie
facuta la standardele de audit international acceptate.
Autoritatea competenta poate delega conducerea examinarii catre alte
organisme. In toate cazurile responsabilul national cu autorizarea finantarii,
in numele Romaniei, va purta intreaga raspundere.
4. Acreditarea poate fi oferita provizoriu pentru o perioada care urmeaza
sa fie fixata in functie de seriozitatea problemei de care depinde
implementarea oricaror schimbari in aranjamentele administrative sau contabile.
In situatiile in care este prevazuta o astfel de acreditare provizorie, trebuie
sa fie respectate prevederile art. 5 si 14 din aceasta sectiune, in particular
urmatoarele criterii:
(i) proceduri scrise;
(ii) separarea indatoririlor;
(iii) aprobarea preproiectelor si verificarea preplatilor;
(iv) procedurile de plata;
(v) procedurile de contabilitate;
(vi) securitatea computerelor;
(vii) audit intern si, unde este cazul, prevederi pentru achizitii publice.
5. Autoritatea competenta trebuie sa se asigure ca sistemul de
contabilitate al Agentiei SAPARD respecta standardele de contabilitate
international acceptate.
6. Daca Autoritatea competenta este sigura ca Agentia SAPARD respecta toate
cerintele relevante, trebuie sa inceapa acreditarea. In caz contrar trebuie sa
trimita Agentiei SAPARD instructiunile legate de aranjamentele administrative
si de contabilitate si, in particular, cele legate de orice conditii cerute
Agentiei SAPARD care trebuie sa fie indeplinite inainte de acreditare.
7. Responsabilul national cu autorizarea finantarii trebuie sa comunice
Comisiei urmatoarele particularitati despre Agentia SAPARD care il acrediteaza
sa indeplineasca sarcinile stabilite in art. 5:
a) denumirea si statutul Agentiei SAPARD;
b) conditiile administrative, de contabilitate si control intern in care
sunt realizate platile legate de implementarea Programului;
c) actul acreditarii care trebuie sa constea intr-o confirmare scrisa a
faptului ca organismul respecta criteriile de acreditare si, acolo unde este
cazul, trebuie sa stabileasca instructiuni cu privire la schimbari si la
perioada;
d) informatii cu privire la urmatoarele:
(i) responsabilitatile investite in ea;
(ii) alocarea responsabilitatilor intre departamentele sale;
(iii) relatiile sale cu alte organisme, publice sau private, care au, de
asemenea, responsabilitati in executarea masurilor pentru care se fac cheltuieli
in cadrul Programului;
(iv) procedurile prin care cererile beneficiarilor sunt primite, verificate
si validate si prin care cheltuiala este autorizata, platita si contabilizata;
(v) previziunile pentru audit intern.
Responsabilul national cu autorizarea finantarii trebuie sa informeze
Comisia in avans despre orice schimbari propuse la aceste particularitati
inainte ca ele sa fie implementate.
8. Romania se va asigura ca Autoritatea competenta monitorizeaza
acreditarea si, daca se constata o neindeplinire in respectarea oricarui
criteriu stabilit in paragraful 4(i) - (vii) prin operatiuni ale Agentiei
SAPARD, va retrage imediat acreditarea. Responsabilul national cu autorizarea
finantarii trebuie sa informeze imediat Comisia.
Art. 5
Functiile de implementare si de plata ale Agentiei SAPARD
1. Functia de implementare a Agentiei SAPARD va cuprinde:
a) primirea cererilor de finantare si publicarea termenilor si conditiilor
de eligibilitate;
b) selectarea proiectelor, inclusiv cereri pentru prioritizarea
criteriilor;
c) verificarea cererilor pentru aprobarea proiectelor pe baza termenilor si
conditiilor de eligibilitate si cu respectarea acestui acord, incluzand, daca
este cazul, prevederi cu privire la achizitiile publice;
d) stabilirea de obligatii contractuale in scris intre Agentia SAPARD si
beneficiari, incluzand informatiile referitoare la posibile sanctiuni in cazul
neconformitatii cu acele obligatii si, daca este cazul, eliberarea aprobarii
pentru inceperea lucrarii;
e) realizarea de verificari pe teren pentru stabilirea eligibilitatii atat
inainte, cat si dupa aprobarea proiectului;
f) urmarirea activitatilor pentru a asigura progresul proiectelor ce sunt
implementate;
g) raportarea progresului masurilor ce sunt implementate pe baza
indicatorilor;
h) asigurarea ca beneficiarul este informat cu privire la contributia
Comunitatii la proiect.
2. Functia de plata a Agentiei SAPARD trebuie sa includa:
a) verificarea solicitarilor de plata;
b) realizarea de verificari pe teren pentru stabilirea eligibilitatii
platii;
c) autorizarea platii;
d) executarea platii;
e) contabilitatea angajamentelor si a platilor;
f) daca este necesar, prin obligatiile contractuale dintre Agentia SAPARD
si beneficiar sau prin prevederile Programului, controale asupra beneficiarilor
dupa plata ajutorului, pentru a se stabili daca termenii si conditiile de
eligibilitate ale ajutorului nerambursabil continua sa fie respectate.
3. In cazul in care functiile de implementare si de plata nu sunt
indeplinite intr-o singura structura administrativa, Agentia SAPARD le poate
delega catre alte parti care asigura respectarea conditiilor prevazute la pct.
2.3.1 - 2.3.8 ale art. 14 din aceasta sectiune. In nici un caz functiile de
executare a platilor si functia de contabilizare a angajamentului si platii,
stabilite in art. 14 pct. 1.2 si 1.3 din aceasta sectiune, nu pot fi delegate.
Aprobarea proiectului, controalele pe teren si procesele de plata trebuie sa se
bazeze pe o separare corespunzatoare a atributiilor.
4. Romania se va asigura ca orice schimbare propusa in aranjamentele de
implementare sau de plata ale Agentiei SAPARD dupa acreditarea sa este
prezentata Comisiei de catre Autoritatea competenta pentru examinare inaintea
implementarii.
5. Romania se va asigura ca, atunci cand Agentia SAPARD nu indeplineste, de
asemenea, functiile de autoritate de management prevazute la art. 2c) din
sectiunea B, Agentia SAPARD va comunica acelei autoritati informatiile necesare
pentru ca aceasta sa isi indeplineasca functiile.
6. In ceea ce priveste investitiile in proiecte de infrastructura de un
anumit tip, care genereaza de obicei venit net substantial, Agentia SAPARD va
evalua, inainte de a intra in aranjamente contractuale cu un potential
beneficiar, daca proiectul este de acel tip. Cand se poate ajunge la concluzia
ca proiectul respectiv este de acel tip, Agentia SAPARD se va asigura ca
ajutorul public din toate sursele nu depaseste 50% din costul total eligibil.
7. In ceea ce priveste investitiile in proiecte, cu exceptia acelora in
infrastructura de un tip care nu genereaza venit net substantial, Agentia
SAPARD se va asigura ca acumularea ajutorului public acordat in cadrul
Programului din toate sursele nu depaseste 50% din costul total eligibil al
oricarui proiect. Masurile pentru pregatirea personalului sunt considerate ca
fiind capital uman si nu sunt investitii in sensul acestui paragraf.
Art. 6
Atributiile Organismului de certificare
1. Romania se va asigura ca atributiile Organismului de certificare vor
cuprinde:
a) eliberarea unui certificat privind contul anual al Agentiei SAPARD,
precum si pentru contul euro SAPARD, in ceea ce priveste integralitatea,
acuratetea si veridicitatea acestor conturi;
b) raportarea anuala privind compatibilitatea sistemelor de management si
de control ale Agentiei SAPARD referitor la capacitatea lor de a asigura
conformitatea cheltuielilor cu prevederile art. 7 paragraful 1 din aceasta
sectiune;
c) verificarea existentei si corectitudinii elementului de cofinantare
national specificat in art. 8 paragraful 2 din aceasta sectiune.
2. Organismul de certificare trebuie sa fie un departament sau un organism
independent din punct de vedere operational fata de Agentia SAPARD si care are
o vocatie tehnica potrivita.
3. Certificatul la care se face referire in paragraful 1 trebuie sa se
bazeze pe o examinare a procedurilor si pe un esantion al tranzactiilor.
Trebuie sa acopere conformitatea platilor cu acest acord, in ceea ce priveste
capabilitatea structurilor administrative ale Agentiei SAPARD si ale Fondului
National de a asigura ca aceasta conformitate a fost verificata inainte ca
plata sa fi fost facuta.
4. Raportul la care face referire paragraful 1b) trebuie sa stabileasca
daca:
a) procedurile Agentiei SAPARD, in particular cele cu privire la criteriile
si functiile mentionate in art. 4, 5 si 14 din aceasta sectiune, ofera
suficiente garantii ca operatiunile desfasurate de Program respecta acest acord
si ce recomandari au fost facute pentru imbunatatirea sistemelor;
b) conturile anuale la care se face referire in art. 11 din aceasta
sectiune sunt in concordanta cu registrele si inregistrarile Agentiei SAPARD;
c) declaratiile de cheltuieli prevazute la art. 9 din aceasta sectiune si
in sectiunea D sunt inregistrari adevarate, complete si clare ale operatiunilor
cuprinse in Program;
d) interesele financiare ale Comunitatii sunt protejate in mod
corespunzator in ceea ce priveste sumele ce trebuie sa fie colectate si, unde
este cazul, garantiile obtinute;
e) recomandarile de imbunatatire a sistemelor, adresate Agentiei SAPARD, au
fost urmate;
f) orice tranzactii neobisnuite sau dificultati tehnice au fost
experimentate in ceea ce priveste anul financiar in cauza;
g) orice modificare semnificativa a fost realizata de la ultimul raport de
informare.
Raportul trebuie sa fie insotit de informatii privind numarul si
calificarile personalului care efectueaza auditul, munca realizata, numarul
tranzactiilor examinate, nivelul de materialitate si incredere obtinut, privind
orice slabiciune depistata si recomandare facuta pentru imbunatatire si privind
operatiunile Organismului de certificare si ale celorlalte organisme de audit,
din interiorul sau din exteriorul Agentiei SAPARD, de la care s-a obtinut o
parte sau intreaga siguranta a Organismului de certificare in ceea ce priveste
chestiunile raportate.
5. Organismul de certificare isi va conduce examinarea in conformitate cu
standardele de audit international acceptate si cu liniile directoare stabilite
in sectiunea E. Daca organismul numit este Biroul national de audit sau un
echivalent, acesta poate delega o parte sau toate atributiile de examinare
specificate in paragraful 3, asigurand indeplinirea efectiva a sarcinilor.
Organismul de certificare poarta intreaga responsabilitate pentru sarcini in
toate cazurile.
6. Verificarile trebuie sa fie efectuate atat in timpul, cat si dupa
sfarsitul fiecarui an financiar.
7. Responsabilul national cu autorizarea finantarii trebuie sa se asigure
ca raportul Organismului de certificare asupra contului anual si raportul de
audit asupra constatarilor sale, la care se face referire in paragraful 1,
specifica, in special daca s-au obtinut suficiente asigurari, ca conturile care
trebuie sa fie transmise Comisiei sunt adevarate, complete si clare si ca
procedurile de control intern au operat satisfacator. Certificatul si raportul
trebuie sa fie redactate pana cel tarziu la data de 15 aprilie a anului urmator
anului financiar in cauza si comunicate de Autoritatea competenta Comisiei cel
tarziu pana la data de 30 aprilie. Comitetul de monitorizare la care se face
referire in art. 7 din sectiunea B trebuie sa primeasca o copie de pe raport.
Art. 7
Angajamentele si platile de la Comisie
1. Doar asistenta SAPARD, acordata in conformitate cu prevederile acestui
acord, va face obiectul cofinantarii de catre Comunitate.
2. Platile efectuate de Comisie din contributia Comunitatii vor fi facute,
in conformitate cu acordul/acordurile anual/anuale de finantare la care se face
referire in art. 2 din acest acord, in contul euro SAPARD si vor arata ca
verificarile la care se face referire in art. 9 din aceasta sectiune nu indica
nici o problema. Responsabilul national cu autorizarea finantarii trebuie sa
comunice Comisiei detaliile acestui cont, asa cum se arata in formularul D3
prezentat in sectiunea D.
3. Platile trebuie sa fie facute in contul primului angajament deschis.
Angajamentele din bugetul Comunitatii pentru Romania trebuie facute in
conturile Comunitatii, pe baza deciziei Comisiei prin care se autorizeaza
semnarea fiecarui acord anual de finantare.
Angajamentele trebuie, ca o regula generala, sa fie efectuate anual. Primul
angajament in conturile Comisiei pentru Romania trebuie facut atunci cand este
luata decizia Comisiei prin care se autorizeaza semnarea acordului anual de
finantare. Angajamentele ulterioare trebuie sa fie efectuate in fiecare an prin
decizia Comisiei prin care se autorizeaza semnarea acordului anual de
finantare. Fiecare angajament anual trebuie sa fie stabilit in acordul anual de
finantare.
4. Comisia va dezangaja in mod automat:
a) intregul angajament ce priveste orice an, daca semnarea acordului anual
de finantare nu s-a realizat pana la sfarsitul anului urmator;
b) orice parte a unui angajament care nu a fost stabilit prin plata in cont
sau pentru care nu s-a primit o cerere de plata continand toate elementele care
sa permita plata de catre Comisie, in conformitate cu paragraful 6, pana la
sfarsitul celui de-al doilea an ulterior anului in care s-a facut angajamentul.
5. Cu conditia disponibilitatii alocarii, Comisia va face o plata initiala
in avans in contul euro SAPARD. Aceasta plata, care poate fi facuta in mai mult
de o transa, nu va depasi 49% din angajamentul anual fata de Romania, stabilit
in primul acord anual de finantare. Plata va fi facuta dupa adoptarea
Programului, cu conditia ca acreditarea Agentiei SAPARD sa fi fost supusa
deciziei specificate in art. 3 paragraful 1 din aceasta sectiune, si dupa
incheierea prezentului acord si a primului acord anual de finantare. Plata va
fi rambursata in euro cu toate dobanzile acumulate daca, in conformitate cu
art. 9 din aceasta sectiune, nu este primita nici o cerere de plata acceptabila
de catre Comisie in termen de 18 luni de la data acelei plati.
Daca plata in avans este mai mica de 49%, cererile pot fi prezentate
Comisiei pentru plati suplimentare in avans in limita generala, bazate pe
declaratiile de cheltuieli mentionate in art. 8 paragraful 1b) din aceasta
sectiune, inca neonorate. Cu conditia disponibilitatii alocarii, Comisia va
face plati ulterioare in avans care sa reflecte aceasta necesitate anticipata.
In timpul derularii Programului responsabilul national cu autorizarea
finantarii trebuie sa utilizeze plata in avans doar pentru a plati contributia
Comunitatii la cheltuiala, in conformitate cu acest acord. Toate dobanzile
obtinute la plata in avans trebuie sa fie utilizate in exclusivitate pentru
Program.
6. Platile intermediare, altele decat cele in avans, trebuie sa fie facute
de catre Comisie pentru a rambursa cheltuiala platita de fapt in cadrul
Programului, astfel cum este atestat de responsabilul national cu autorizarea
finantarii in conformitate cu art. 9 din aceasta sectiune. Astfel de plati
trebuie sa fie calculate si facute la nivelul masurilor continute in planul
financiar al Programului.
Acestea trebuie sa fie supuse urmatoarelor conditii:
a) ultimul raport anual de implementare datorat, care contine informatiile
specificate in art. 8 paragraful 5 din sectiunea B, trebuie sa fie inaintat
Comisiei;
b) evaluarea intermediara la care se face referire in art. 10 din sectiunea
B, acolo unde este cazul, trebuie sa fie trimisa Comisiei;
c) cheltuiala pe masura trebuie sa fie in concordanta cu Programul,
incluzand, acolo unde este cazul, flexibilitate intre masuri si, in limitele
contributiei Comunitatii, urmarind acordul anual de finantare incheiat;
d) orice recomandari, astfel cum se specifica in art. 8 paragraful 3 din
sectiunea B, trebuie sa fi fost respectate intr-o perioada specificata sau, in
cazul in care aceste recomandari au fost destinate sa remedieze erori serioase
ale sistemului de monitorizare sau management, erori care submineaza
managementul financiar al Programului, Romania sa fi comunicat motivele pentru
care nu a fost intreprinsa nici o actiune; orice cerere a Comisiei pentru
actiuni de corectare trebuie sa fie respectata;
e) trebuie sa se tina seama de consecintele financiare ale oricaror decizii
luate in concordanta cu art. 11 si 12 din aceasta sectiune.
f) furnizarea informatiilor solicitate de Comisie, necesare pentru a
clarifica orice elemente relevante privind cererile de plata.
Romania si responsabilul national cu autorizarea finantarii trebuie sa fie
informati imediat de catre Comisie daca oricare dintre aceste conditii nu este
indeplinita. Ei trebuie sa ia masurile necesare pentru a remedia situatia inainte
ca cererea de plata sa fie acceptata.
7. Totalul combinat al platilor la care se face referire in paragrafele 5
si 6 si care sunt realizate cu privire la Program, inainte ca plata sa fie
facuta in conformitate cu paragraful 8, nu trebuie sa depaseasca 95% din
angajamentul Comunitatii pentru Program.
8. Transa finala a Programului trebuie sa fie platita daca:
a) responsabilul national cu autorizarea finantarii trimite Comisiei, in 6
luni de la termenul limita al platii stabilit in acordul anual de finantare, o
declaratie de cheltuieli certificata, efectuate in conformitate cu art. 9 din
aceasta sectiune;
b) raportul final de implementare a fost trimis si aprobat de catre
Comisie;
c) a fost adoptata decizia la care se face referire in art. 11 si 12 din
aceasta sectiune.
Art. 8
Platile de la Agentia SAPARD
1. Romania se va asigura ca platile de la Agentia SAPARD catre beneficiar:
a) sunt facute in moneda nationala si sunt debitate corespunzator in contul
euro SAPARD. Ordinul (ordinele) de plata catre beneficiar (beneficiari) sau
catre delegatii sai (lor) va fi eliberat (vor fi eliberate), ca regula
generala, in 5 zile de la aceasta debitare;
b) sunt bazate pe declaratiile de cheltuieli facute de beneficiar, evidentiate
prin facturile originale primite sau prin alte documente justificative, daca,
conform Programului, asistenta nu este o functie de cheltuiala. Astfel de
declaratii vor include doar cheltuieli sau, in cazul in care asistenta nu este
o functie de cheltuiala, evenimente care au avut loc nu mai devreme de data la
care a fost incheiat contractul prin care solicitantul devine beneficiar in
cadrul Programului pentru proiectul respectiv, cu exceptia celor ce privesc
studiile de fezabilitate si altele legate de acestea, dar in nici un caz nu se
vor referi la proiectele selectate, contractele incheiate de catre sau in
numele Agentiei SAPARD si beneficiari, cheltuiala platita mai devreme de data
specificata in decizia Comisiei la care se face referire in art. 3 paragraful 1
din aceasta sectiune. Daca facturile originale sau alte documente justificative
la care se face referire in acest subparagraf nu sunt retinute de Agentia
SAPARD dupa primire, aceasta se va asigura ca se vor face copii si se vor face
aranjamente pentru ca originalele sa poata fi consultate cu ocazia auditului si
inspectiei.
2. Agentia SAPARD se va asigura ca contributia Comunitatii va fi realizata
simultan cu cheltuiala publica de la toate organismele publice. Totusi, in
cazul beneficiarilor din sectorul public contributia Comunitatii poate fi
facuta mai tarziu decat cea de la alte organisme publice. In nici un caz
contributia Comunitatii nu va fi facuta inainte de contributia altor organisme
publice din Romania.
3. Agentia SAPARD se va asigura ca cheltuiala publica totala a tuturor
organismelor publice din Romania pentru fiecare masura si proiect este
identificabila la nivelul Agentiei SAPARD.
4. Agentia SAPARD va pastra inregistrari ale fiecarei plati, care trebuie
sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:
a) suma in moneda nationala;
b) suma corespunzatoare in euro.
Proportiile contributiilor nationale si ale Comunitatii in cheltuiala
publica si ale cheltuielii totale publice in costul total eligibil trebuie sa
fie determinate in moneda nationala.
5. Agentia SAPARD se va asigura ca orice suma care a fost platita inadecvat
in plus fata de suma datorata, care a fost semnalata si care a fost incorporata
in declaratiile de cheltuieli evidentiate in contul euro SAPARD va fi
inregistrata in termen de 5 zile in contul euro SAPARD si va fi dedusa din
urmatoarea cerere de plata catre Comisie, la care se face referire in art. 9
din aceasta sectiune.
6. Agentia SAPARD va asigura o tratare in timp util a cererilor de plata de
la beneficiari. In cazul in care intervalul dintre primirea documentatiei
justificative necesare pentru plata si eliberarea ordinului de plata depaseste
3 luni, cofinantarea comunitara poate fi redusa.
Art. 9
Cererea de plata de la Comunitate
1. Agentia SAPARD va prezenta trimestrial Comisiei cereri de plata, in
conformitate cu formularul D1 prezentat in sectiunea D, semnate, certificate si
transmise de responsabilul national cu autorizarea finantarii, in numele
Romaniei, in decurs de o luna de la sfarsitul fiecarui trimestru. Totusi cereri
suplimentare pot fi prezentate doar daca se justifica pe baza riscului soldului
net al contului euro SAPARD de a fi epuizat inainte de transmiterea urmatoarei
cereri trimestriale.
2. Comisia va verifica cererile de plata tinand seama de prevederile art. 7
din aceasta sectiune.
3. Cheltuiala declarata in cererile de plata va fi rambursata de catre
Comisie in termen de doua luni de la primirea unei cereri de plata acceptabile,
cu conditia ca:
a) verificarile specificate in art. 7 paragraful 6 si, unde este cazul, in
art. 7 paragraful 8 din aceasta sectiune sa nu fi indicat nici o problema;
b) sa nu fi fost decisa nici o suspendare a platilor in ceea ce priveste
masura/masurile care este/sunt subiectul cererii in cauza;
c) sa existe disponibilitatea alocarii.
Art. 10
Rata de schimb si dobanda
1. Romania se va asigura ca rata de schimb inregistrata pentru conversia
dintre euro si moneda nationala este, pentru Romania, publicata de Banca
Centrala Europeana pe pagina sa de web la ora 14,15 C.E.T.:
a) pentru platile de la Agentia SAPARD, rata din penultima zi lucratoare la
Comisie in luna precedenta lunii in care cheltuiala a fost inregistrata in
conturile Agentiei SAPARD. Data la care este emis ordinul de plata catre
beneficiar sau catre reprezentantii acestuia trebuie sa fie data specificata in
conturi;
b) pentru plati necuvenite de catre Agentia SAPARD, rata penultimei zile
lucratoare la Comisie din luna precedenta lunii in care plata necuvenita a fost
observata pentru prima oara;
c) pentru sumele fixate prin decizia de lichidare a conturilor si prin
deciziile de lichidare referitoare la conformitate, rata penultimei zile
lucratoare la Comisie din luna precedenta lunii in care a fost luata decizia;
d) pentru datoriile recuperate in conformitate cu art. 14 pct. 2.8 din
aceasta sectiune, rata penultimei zile lucratoare la Comisie din luna
precedenta lunii in care a fost recuperata datoria;
e) pentru neregularitati recuperate in conformitate cu art. 13 din aceasta
sectiune, rata penultimei zile lucratoare la Comisie din luna precedenta lunii
in care suma a fost recuperata;
f) pentru dobanzi obtinute in contul (conturile) Agentiei SAPARD, rata
zilei in care dobanda a fost creditata in cont si care trebuie sa fie cel putin
lunara.
In cazul in care rata pentru o anumita zi nu este publicata, va fi
utilizata rata publicata in cea mai recenta zi lucratoare anterioara.
2. In cazul in care limitele de timp in deciziile luate conform art. 11 si
12 din aceasta sectiune nu sunt respectate, orice suma restanta va genera
dobanda la o rata egala cu rata Euribor pentru depozite de 3 luni, publicata de
Banca Centrala Europeana, plus 1,5% . Acea rata va fi media lunara a lunii in care
acele decizii specificate au fost luate.
3. Romania se va asigura ca dobanda realizata in contul euro SAPARD va fi
utilizata exclusiv pentru Program. Conturile legate de fondurile SAPARD si
deschise de Agentia SAPARD vor fi purtatoare de dobanda in conditii comerciale
normale. Dobanzile obtinute in aceste conturi atribuibile contributiei
comunitare vor fi, de asemenea, utilizate exclusiv pentru Program si nu vor
constitui obiectul nici unor taxe sau impozite. Toate dobanzile atribuibile
contributiei Comunitatii trebuie sa fie adaugate sumelor incluse in acordurile
anuale de finantare si trebuie sa fie considerate ca fiind o contributie
suplimentara a Comunitatii. Modificarile corespunzatoare ale Programului vor
trebui sa fie facute in conformitate cu art. 7 din sectiunea B.
Art. 11
Decizia de lichidare a conturilor
1. Romania se va asigura ca responsabilul national cu autorizarea
finantarii trimite Comisiei, cel tarziu pana la data de 30 septembrie a anului
urmator anului financiar de referinta, conturile anuale ale Agentiei SAPARD,
insotite de informatiile la cerere, la care se face referire in art. 6
paragraful 1 din aceasta sectiune, cu privire la Agentia SAPARD si Fondul
National si in legatura cu tranzactiile finantate in cadrul Programului.
2. Conturile la care se face referire in paragraful 1 trebuie sa fie
trimise utilizandu-se formularul D2 prezentat in sectiunea D.
3. Cheltuiala declarata pentru o anumita luna trebuie sa fie legata de
platile facute, mai putin orice incasari.
Data justificativa pentru plati trebuie sa fie data la care Agentia SAPARD
a trimis ordinul de plata catre o institutie financiara sau beneficiar ori
catre reprezentantii lor. Data justificativa pentru primire trebuie sa fie data
la care suma a fost inregistrata in cont.
Cheltuiala declarata poate include corectii la datele raportate pentru luna
precedenta in acelasi an financiar.
Pentru un anumit an financiar trebuie sa fie luate in considerare toate
tranzactiile inregistrate in conturile Agentiei SAPARD in acel an.
4. Atunci cand platile datorate in cadrul Programului sunt afectate de
cereri, acestea trebuie sa fie considerate ca au fost facute in intregime in
intelesul primului subparagraf al paragrafului 3:
- la data platii sumei inca datorate beneficiarului, daca cererea este mai
mica decat cheltuiala stabilita;
- la data stabilirii cheltuielii, daca cea din urma este mai mica sau egala
cu cererea.
5. Ordinele de plata neexecutate si platile debitate in cont si apoi recreditate
trebuie sa fie evidentiate in formularul D2 ca deduceri din cheltuiala cu
privire la luna in cursul careia esecul executiei sau anularea este raportata
Agentiei SAPARD.
6. Comisia, pana cel tarziu la data de 30 septembrie a anului urmator
anului financiar in cauza, pe baza informatiilor la care se face referire in
paragraful 1, va lua o decizie de lichidare a contului Agentiei SAPARD,
denumita in continuare decizie de lichidare a conturilor.
Decizia de lichidare a conturilor trebuie sa asigure integralitatea,
acuratetea si veridicitatea conturilor prezentate si nu va afecta adoptarea
unei decizii ulterioare de lichidare a conturilor, conform art. 12 din aceasta
sectiune.
Decizia de lichidare a conturilor va acoperi, de asemenea, lichidarea contului
euro SAPARD si sumele ce urmeaza sa fie creditate in acest cont in conformitate
cu art. 13 paragraful 2 si cu art. 14 pct. 2.8 din aceasta sectiune.
7. Comisia va comunica Romaniei rezultatele verificarilor sale privind
informatiile furnizate, impreuna cu orice amendamente pe care le propune, cel
tarziu pana la data de 15 iulie a anului urmator celui financiar de referinta.
Daca din motive atribuite Romaniei Comisia nu poate sa lichideze conturile
Romaniei cel tarziu pana la data de 30 septembrie, Comisia va notifica Romaniei
examinarile ulterioare pe care isi propune sa le realizeze.
8. Suma fixata prin decizia de lichidare a conturilor va fi in mod normal
adaugata sau dedusa din una dintre platile ulterioare de la Comisie catre
Romania. In orice caz, in situatiile in care suma ce urmeaza sa fie dedusa,
fixata prin decizia de lichidare a conturilor, depaseste nivelul platilor
ulterioare posibile, responsabilul national cu autorizarea finantarii, in
numele Romaniei, trebuie sa asigure ca suma neacoperita de balanta va fi
creditata in euro catre Comisie in termen de doua luni de la notificarea
deciziei. Comisia poate, dupa caz, sa decida ca orice suma ce urmeaza sa fie
creditata va fi compensata cu platile ce trebuie facute de Comisie catre Romania
prin orice instrument comunitar.
Art. 12
Decizia de lichidare referitoare la conformitate
1. Comisia va lua o decizie, denumita in continuare decizie de lichidare
referitoare la conformitate, prin care decide ca o cheltuiala este exclusa de
la cofinantarea Comunitatii atunci cand constata ca aceasta cheltuiala nu a
fost efectuata in conformitate cu acest acord.
2. Atunci cand, ca rezultat al unei examinari, Comisia considera ca aceasta
cheltuiala nu a fost efectuata in conformitate cu acest acord, va notifica in
scris responsabilului national cu autorizarea finantarii, inainte ca o decizie
de lichidare referitoare la conformitate sa fie luata, rezultatele
verificarilor sale si va indica actiunile de corectie ce trebuie intreprinse
pentru a se asigura conformitatea viitoare. Comunicarea trebuie sa se refere,
acolo unde este cazul, la articolele relevante din acest acord, la Program, la
decizia la care se face referire in art. 3 paragraful 1 din aceasta sectiune si
la acordul/acordurile anual/anuale de finantare.
3. Responsabilul national cu autorizarea finantarii va da un raspuns in
scris in termen de doua luni, iar Comisia, in consecinta, poate sa isi modifice
pozitia. In cazuri justificate Comisia poate fi de acord cu extinderea perioadei
de raspuns.
Dupa expirarea perioadei de raspuns Comisia va invita Romania la o discutie
bilaterala si ambele parti contractante vor incerca sa ajunga la un acord cu
privire la actiunile ce trebuie intreprinse si la evaluarea gravitatii
abaterilor si a pierderilor financiare pentru Comunitate. Ca urmare a acestei
discutii si dupa termenul limita fixat de Comisie in timpul discutiilor pentru
transmiterea unor viitoare informatii sau, in cazul in care Romania nu accepta
invitatia la intalnire inainte de termenul limita stabilit de Comisie, dupa ce
acest termen limita a trecut, Comisia va comunica formal concluziile sale
Romaniei.
Daca nu se ajunge la nici un acord, responsabilul national cu autorizarea
finantarii, in numele Romaniei, poate solicita sa fie initiata o procedura,
astfel cum este mentionat la pct. 9 din sectiunea F, in vederea medierii intre
partile implicate, in decurs de 4 luni. Rezultatele acelei proceduri vor fi
stabilite intr-un raport redactat de Organismul de conciliere, tinandu-se seama
de prevederile stabilite la pct. 9 din sectiunea F. Raportul va fi transmis
Comisiei si va fi examinat de aceasta inainte ca o decizie de lichidare
referitoare la conformitate sa fi fost luata.
4. Comisia va evalua sumele ce urmeaza sa fie excluse din motive care se
refera in special la gradul de neconformitate. Comisia va lua in considerare
natura si gravitatea nerespectarii legii si cresterii riscului de pierderi
financiare ale Comunitatii.
5. Un refuz al finantarii nu poate implica o cheltuiala pentru o masura
pentru care plata finala a fost efectuata inainte cu 24 de luni de la
comunicarea scrisa a Comisiei catre responsabilul national de autorizarea
finantarii privind rezultatele acelor verificari in conformitate cu paragraful
2. Aceasta nu se va aplica consecintelor financiare ale neregularitatilor la
care se refera art. 13 din aceasta sectiune. In cazul in care textele necesare
pentru realizarea acelor verificari nu sunt disponibile in limba engleza,
aceasta perioada trebuie sa fie extinsa pana la durata perioadei dintre
solicitarea documentelor in limba engleza de catre Comisie si primirea lor.
6. In cazurile in care controalele nu au fost corect stabilite sau
executate de Agentia SAPARD, o corectie financiara poate fi aplicata si poate
include aplicarea corectiilor cu cote uniforme, al caror nivel trebuie sa fie
proportional cu riscul de pierderi financiare pentru Comunitate.
7. Suma ce trebuie recuperata in conformitate cu decizia de lichidare
referitoare la conformitate va fi comunicata responsabilului national cu
autorizarea finantarii care, in numele Romaniei, se va asigura ca suma este
creditata in contul euro SAPARD in decurs de doua luni de la data la care a
fost luata decizia de lichidare referitoare la conformitate si este dedusa din
urmatoarea cerere de plata de la Comisie. Comisia poate totusi sa decida, dupa
caz, ca orice suma ce urmeaza sa ii fie creditata va fi compensata cu platile
ce trebuie facute de Comisie catre Romania prin orice instrument comunitar.
8. Suma recuperata in conformitate cu decizia de lichidare referitoare la
conformitate nu va fi realocata Programului.
Art. 13
Prevederi privind neregularitatile si controlul
1. Fara a prejudicia prevederile acestui acord si in concordanta cu prevederile
nationale stabilite prin lege, regulamente sau actiuni administrative, Romania
va trebui sa intreprinda actiunile necesare pentru:
a) a fi multumita de faptul ca tranzactiile finantate prin Program sunt
indeplinite si executate corect;
b) a preveni si a rezolva neregularitatile;
c) a acoperi sumele pierdute ca urmare a neregularitatilor si neglijentei.
Romania trebuie sa informeze Comisia in legatura cu actiunile intreprinse
in acest scop si, in particular, in legatura cu situatia procedurilor
administrative si juridice.
2. Sumele recuperate, astfel cum se specifica in paragraful 1c), in
legatura cu contributia Comunitatii trebuie sa fie platite Agentiei SAPARD care
a fost acreditata si sa fie deduse de aceasta din cheltuiala care a fost
finantata de Program.
3. Romania trebuie sa puna la dispozitie Comisiei toate informatiile cerute
pentru bunul mers al Programului si trebuie sa intreprinda toate actiunile
corespunzatoare pentru a facilita supervizarea pe care Comisia o considera
necesara in cadrul managementului finantarii Comunitatii, inclusiv controale pe
teren.
4. Reprezentantii autorizati numiti de Comisie sa realizeze inspectiile pe
teren trebuie sa aiba acces la inregistrari si documente, inclusiv la
informatii create si stocate pe suport magnetic, legate de cheltuiala finantata
prin Program.
Acestia pot verifica, in particular:
a) daca practicile administrative sunt in concordanta cu acest acord;
b) daca documentele justificative necesare exista si coincid cu
tranzactiile finantate prin Program;
c) conditiile sub care tranzactiile finantate prin Program sunt realizate
si verificate.
Comisia trebuie sa notifice Romaniei inainte ca inspectia sa fie realizata.
Oficialii Romaniei pot lua parte la inspectie.
5. La cererea Comisiei si cu acordul Romaniei inspectiile sau cercetarile
privind tranzactiile la care se face referire in acest acord pot fi realizate
de autoritatile Romaniei.
Oficialii Comisiei pot participa, de asemenea, la aceste inspectii sau
cercetari.
6. Fara a aduce prejudicii paragrafelor 1 - 5, Romania va aplica
prevederile pct. 4 - 7 din sectiunea F privind neregularitatile si organizarea
unui sistem informational in acest domeniu.
Art. 14
Functiile si criteriile pentru acreditare ca agentie SAPARD
Romania se va asigura ca Agentia SAPARD va executa urmatoarele:
1. Functii
1.1. Autorizarea angajamentelor si a platilor: obiectivul acestei functii
il constituie stabilirea sumei care va fi platita unui solicitant sau
delegatului sau in conformitate cu acest acord, in special cele care privesc
eligibilitatea cererilor de aprobare si a solicitarilor de plata, in
conformitate cu angajamentele luate cu ocazia aprobarii proiectelor,
procedurile de licitare si contractare si verificarea lucrarilor realizate sau
a serviciilor furnizate.
1.2. Executia platilor: obiectivul acestei functii este emiterea unei
instructiuni catre bancherul Agentiei SAPARD, sau, dupa caz, catre un birou
guvernamental de plati, pentru a plati suma autorizata solicitantului (sau
reprezentantului acestuia).
1.3. Contabilitatea pentru angajamente si plati: obiectivul acestei functii
il constituie inregistrarea angajamentului si a platii in registre contabile
separate ale Agentiei SAPARD cu privire la cheltuielile SAPARD, care va fi
facuta in mod normal sub forma unui sistem electronic de procesare a datelor,
si pregatirea unor rezumate periodice ale cheltuielilor, incluzand declaratiile
periodice si anuale catre Comisie. In registrele contabile se vor inregistra,
de asemenea, detalii privind datoriile de recuperat.
1.4. Controlul: obiectivul acestei functii este de a verifica faptele pe
care sunt bazate cererile si solicitarile, pentru a se verifica conformitatea
acestora cu acest acord si termenii si conditiile angajamentului intre Agentia
SAPARD si beneficiar. Controalele, dupa caz, vor include verificari ale
selectarii preliminare a proiectelor, remasuratori, verificari ale cantitatii
si calitatii bunurilor sau serviciilor furnizate, o analiza sau un control pe
un esantion, verificari preliminare ale platii si orice alte prevederi speciale
pentru implementarea acestui acord, in ceea ce priveste eligibilitatea
cheltuielii. Pentru a stabili eligibilitatea controalele vor include, daca este
cazul, examinari de natura tehnica, care pot implica evaluari
economico-financiare si verificari de natura stiintifica, tehnica sau agricola.
1.5. Raportarea: obiectivul acestei functii este de a asigura ca progresul
fiecarui proiect si fiecarei masuri este raportat intr-un mod care sa asigure o
implementare efectiva si eficienta a masurilor.
2. Criterii
2.1. Structura administrativa a Agentiei SAPARD va asigura separarea celor
3 functii de autorizare, executie si contabilitate. Fiecare dintre aceste
functii va constitui responsabilitatea unei subunitati administrative separate,
ale carei atributii sunt definite intr-o organigrama.
2.2. Agentia SAPARD va adopta urmatoarele proceduri sau acele proceduri
care ofera garantii echivalente:
2.2.1. Agentia SAPARD va stabili procedurile scrise detaliate pentru
primirea, inregistrarea si procesarea cererilor pentru aprobarea proiectelor, a
solicitarilor, facturilor, documentelor justificative si rapoartelor de
control, inclusiv o descriere a tuturor documentelor ce trebuie folosite.
Aceste proceduri vor asigura faptul ca doar solicitarile de plata sau
proiectele selectate care corespund criteriilor de selectare a proiectelor sunt
procesate si vor asigura mentinerea unui dosar al proiectului cuprinzand toata
documentatia relevanta pentru auditarea proiectului.
2.2.2. Impartirea indatoririlor va fi facuta astfel incat nici un
functionar sa nu poarte in orice moment, pentru orice proiect, mai mult de o
responsabilitate privind aprobarea proiectelor, autorizarea platii, plata sau
contabilitatea pentru sume.
Activitatea fiecarui functionar care desfasoara una dintre acele sarcini va
fi supravegheata de un al doilea functionar. Responsabilitatile fiecarui
functionar vor fi definite in scris si vor fi stabilite limitele financiare ale
autoritatii lor. Pregatirea personalului se va face in mod adecvat si
personalul care ocupa pozitii sensibile va fi rotit sau va fi supus unei
supravegheri sporite.
2.2.3. Fiecare functionar responsabil cu autorizarea va avea la dispozitie
o lista detaliata cuprinzand verificarile cerute sa fie realizate si prin
documentele justificative ale solicitarii va atesta faptul ca aceste verificari
au fost realizate. Aceasta atestare poate fi facuta prin mijloace electronice
cu privire la cerintele de control la care se face referire la pct. 2.2.6.
Va exista evidenta verificarii muncii realizate de mai mult de un cadru
superior de conducere din randul personalului. Analiza, evaluarea si aprobarea
proiectelor trebuie sa fie evidentiate in scris. Analiza proiectului trebuie sa
se conduca dupa principiile unui management financiar solid.
2.2.4. O cerere sau o solicitare va fi autorizata doar dupa ce au fost
realizate suficiente controale care sa verifice daca aceasta este conforma cu
acest acord. Verificarile vor include pe cele cerute de prevederile care
guverneaza masurile specifice conform carora este solicitata asistenta si pe
cele necesare pentru a preveni si a detecta frauda si neregularitatile
referitoare in special la riscurile prezentate.
Ca parte a functiei de autorizare, cererile vor fi supuse verificarilor
care includ stabilirea respectarii termenilor si conditiilor, eligibilitatii,
completitudinii documentelor, corectitudinii documentelor justificative, datei
de primire.
Toate verificarile ce trebuie efectuate vor fi specificate intr-o lista de
verificare, iar realizarea acestora va fi atestata pentru fiecare cerere si
solicitare sau pentru fiecare serie de cereri sau solicitari.
In ceea ce priveste serviciile sau bunurile livrate, controlul trebuie sa
constea in:
- controlul documentar: pentru a se asigura ca datele privind cantitatea,
calitatea si pretul bunurilor sau serviciilor din factura corespund cu cele
comandate;
- controlul fizic: pentru a se asigura ca atat cantitatea, cat si calitatea
bunurilor sau serviciilor corespund celor mentionate in factura ori in
solicitare.
Acest control al serviciilor sau bunurilor poate fi, de asemenea, executat
in mod continuu in timpul livrarii, deci atunci cand sunt realizate plati
initiale sau intermediare.
2.2.5. Procedurile vor asigura faptul ca plata este facuta doar catre
solicitant, in contul sau bancar, sau catre reprezentantul sau. Plata va fi
executata de bancherul Agentiei SAPARD sau, dupa caz, de un birou guvernamental
de plati ori cu cecul expediat, ca o regula generala, in termen de 5 zile de la
data debitarii contului euro SAPARD.
Toate platile pentru care transferurile nu sunt efectuate vor fi
recreditate in contul euro SAPARD in termen de 5 zile de la notificarea
neexecutarii lor.
Sumele rezultate din cecuri neincasate in perioada validitatii lor vor fi
creditate in contul euro SAPARD in termen de 5 zile de la notificarea
neexecutarii lor.
Nici o plata nu va fi facuta in numerar. Aprobarea functionarului
responsabil cu autorizarea si a supervizorului acestuia poate fi facuta prin
mijloace electronice, asigurandu-se un nivel corespunzator de securitate, iar
identitatea semnatarului este introdusa in inregistrarile electronice.
2.2.6. Daca cererile, solicitarile sau facturile sunt procesate
folosindu-se un sistem computerizat, accesul la acesta va fi protejat si
controlat astfel:
a) toate informatiile introduse in sistem trebuie sa fie validate in mod
corespunzator pentru a se asigura detectarea si corectarea erorilor de intrare
si trimiterea spre verificari logice pentru a detecta date inconsistente sau
redundante;
b) nici o data nu va fi introdusa, modificata sau validata decat de
functionarii autorizati carora le sunt distribuite parole individuale;
c) identitatea fiecarui functionar care introduce sau modifica date ori
programe este inregistrata in jurnalul de operatiuni;
d) parolele vor fi schimbate in mod regulat pentru evitarea abuzului;
e) schimbarile de hardware si software vor fi testate si aprobate inaintea
implementarii, acesta fiind motivul schimbarii procedurii de management;
f) sistemele computerizate vor fi protejate impotriva accesului neautorizat
prin controale fizice, iar datele vor fi asigurate prin copii stocate intr-o
locatie separata, protejata;
g) toate intrarile de date vor fi verificate prin teste logice care au
drept scop detectarea datelor inconsistente sau redundante.
O politica de securitate a tehnologiei informationale cuprinzatoare va fi
dezvoltata intr-o baza de strategie acceptata pentru tehnologia informatiei si
comunicatiei, pentru asigurarea confidentialitatii, integritatii si
disponibilitatii tuturor datelor.
2.2.7. Procedurile vor asigura inregistrarea schimbarilor in ratele
asistentei sau in termenii si conditiile alocarii asistentei si reactualizarea
instructiunilor, bazelor de date si a listelor de verificari in timp util.
2.3. O parte sau intreaga functie de autorizare si control poate fi delegata
catre alte organisme, asigurandu-se indeplinirea urmatoarelor conditii:
2.3.1. Responsabilitatile si obligatiile acestor organisme, in particular
cele privind controlul si verificarea conformitatii cu acest acord, trebuie sa
fie clar definite.
2.3.2. Organismele vor avea sisteme efective care sa asigure indeplinirea
responsabilitatilor lor intr-o maniera satisfacatoare.
2.3.3. Organismele trebuie sa confirme Agentiei SAPARD ca isi indeplinesc
intr-adevar responsabilitatile si sa descrie mijloacele utilizate.
2.3.4. Agentia SAPARD este informata in mod regulat si la timp despre
rezultatele controalelor efectuate, astfel incat oportunitatea acestor
controale sa poata fi intotdeauna luata in considerare inainte ca o cerere sa
fie autorizata, rezolvata sau sa fie platita o factura. Activitatea desfasurata
va fi descrisa in detaliu intr-un raport care insoteste fiecare cerere si
solicitare, ansamblul de cereri si solicitari sau, daca este cazul, intr-un
raport care acopera intregul an. Raportul va fi insotit de o atestare a
eligibilitatii cererilor si solicitarilor aprobate, precum si a naturii,
scopului si a limitelor activitatii realizate. Raportul trebuie sa identifice
verificarile fizice si administrative realizate, metoda descrisa, rezultatele
tuturor inspectiilor si actiunile intreprinse cu privire la discrepantele si
neregularitatile raportate. Documentele justificative prezentate Agentiei
SAPARD vor fi suficiente pentru a asigura ca toate verificarile necesare
privind eligibilitatea solicitarilor sau a facturilor autorizate pentru plata
au fost realizate.
2.3.5. Agentia SAPARD trebuie sa se asigure ca, inainte de aprobarea
proiectului si de acordarea asistentei, celelalte organisme au urmat
procedurile in conformitate cu criteriile stabilite in acest articol.
2.3.6. Criteriile pentru evaluarea cererilor si ordinea de prioritate a
acestora vor fi clar definite si documentate.
2.3.7. Daca documentele referitoare la solicitarile autorizate,
cheltuielile realizate si controalele efectuate, precum si cele referitoare la
proiecte neselectate sunt retinute de celelalte organisme, aceste organisme si
Agentia SAPARD vor stabili proceduri pentru a se asigura ca localizarea tuturor
documentelor relevante pentru platile specifice facute de Agentia SAPARD este
inregistrata si ca aceste documente trebuie sa fie puse la dispozitie pentru
inspectie la birourile Agentiei SAPARD, la cererea persoanei si a organismelor
care in mod normal au dreptul de a inspecta astfel de documente, incluzand:
(i) personalul Agentiei SAPARD care se ocupa de cereri;
(ii) serviciul de audit intern al Agentiei SAPARD;
(iii) Organismul de certificare care atesta declaratia anuala a Agentiei
SAPARD;
(iv) agentii autorizati sau reprezentanti ai Comunitatii.
2.3.8. Acordurile scrise vor fi incheiate intre Agentia SAPARD si
organismele carora le sunt delegate functii ale Agentiei SAPARD. Astfel de
acorduri vor identifica in mod clar functiile pe care trebuie sa le
indeplineasca organismul delegat, tipul de documente justificative si
rapoartele ce urmeaza sa fie trimise Agentiei SAPARD in limita de timp
specificata. Intregul sistem, incluzand functiile delegate indeplinite de
celelalte organisme, va fi stabilit intr-o organigrama de functionare.
Acordul va asigura accesul agentilor autorizati sau al reprezentantilor
Comunitatii la informatiile detinute de aceste organisme delegate si cercetarea
de catre functionari a cererilor, incluzand realizarea de verificari ale
proiectelor si beneficiarilor asistentei.
2.4. Procedurile contabile vor asigura ca declaratiile de cheltuieli catre
Comisie sunt complete, exacte si punctuale si ca orice erori sau omisiuni sunt
detectate si corectate, in special prin verificari si aranjamente realizate la
intervale care nu depasesc 3 luni. Va fi furnizata o pista de audit pentru
fiecare articol intrat in conturi.
Procedurile contabile ale Agentiei SAPARD vor asigura ca sistemul contabil
poate furniza, in euro si in moneda nationala, pentru fiecare birou regional si
pentru fiecare proiect, contract sau masura si submasura, costul total,
cheltuielile angajate, platile partiale si platile finale. Termenele limita vor
fi fixate pentru anularea angajamentelor cand activitatea nu a fost incheiata
conform programului stabilit. Astfel de anulari vor fi inregistrate in mod
corespunzator in sistemul contabil.
2.5. Agentia SAPARD va asigura existenta unui serviciu de audit intern sau
a unui serviciu echivalent pentru asigurarea functionarii efective a sistemului
de control intern al Agentiei SAPARD. Serviciul de audit intern trebuie sa fie
independent de celelalte departamente ale Agentiei SAPARD si trebuie sa
raporteze direct conducerii superioare a acesteia. Serviciul de audit intern va
verifica daca procedurile adoptate de Agentia SAPARD sunt adecvate pentru
asigurarea verificarii conformitatii cu conditiile de implementare a acestui
acord si daca conturile sunt exacte, complete si punctuale. Verificarile pot fi
limitate la masurile si submasurile selectate si la esantioanele tranzactiilor,
in conditiile in care un plan de audit asigura ca toate domeniile
semnificative, incluzand departamentele si organismele responsabile cu
autorizarea si acele departamente si organisme carora le-au fost delegate
functii, sunt acoperite pe o perioada ce nu depaseste 3 ani. Activitatea
serviciului de audit intern va fi realizata in conformitate cu standardele de
audit international acceptate, va fi inregistrata in lucrarile de serviciu si
va consta in rapoarte si recomandari adresate conducerii superioare a Agentiei
SAPARD. Planurile de audit si rapoartele vor fi puse la dispozitie Organismului
de certificare si agentilor sau reprezentantilor Comunitatii autorizati sa
preia auditurile financiare, in scopul de a evalua eficienta functiei de audit
intern.
2.6. Regulile pentru achizitionarea de catre organismele publice de
servicii, lucrari si bunuri in Romania vor fi in conformitate cu regulile
stabilite in manualul Comisiei, intitulat "Contracte de bunuri, servicii
si lucrari incheiate in cadrul cooperarii comunitare pentru tarile
terte"*4). In orice caz nu se va aplica cerinta pentru aprobarea ex-ante
de catre Comisie, inclusa in acesta.
------------
*4) SEC 1999 1801/2 -
http://europa.eu.int/comm/scr/tender/usedoc/index_en.htm.
2.7. Pentru achizitii, altele decat cele amintite la pct. 2.6, urmatoarele
trebuie sa fie originare din Comunitate sau din tarile la care se face referire
la pct. 8 din sectiunea F:
(i) servicii, activitati, utilaje si bunuri procurate;
(ii) bunuri si echipamente achizitionate de un contractor pentru contracte
de lucrari sau servicii, daca bunurile si echipamentul urmeaza sa devina
proprietatea proiectului in momentul in care contractul a fost incheiat.
2.8. Agentia SAPARD va stabili, in conformitate cu Programul, un sistem
pentru recunoasterea tuturor sumelor datorate si pentru inregistrarea intr-un
registru al debitorilor a tuturor astfel de datorii, inclusiv a
neregularitatilor, inainte de primirea acestora. Registrul debitorilor va fi inspectat
la intervale regulate de timp in scopul de a se lua masuri pentru colectarea
datoriilor care sunt depasite ca termen, in particular in cazul garantiilor
anulate si platilor rambursate. Fara a afecta prevederile art. 8 paragraful 5
din aceasta sectiune sau orice prevederi nationale referitoare la recuperarea
datoriilor, orice contributie financiara in sarcina Comunitatii referitoare la
aceste sume, inclusiv neregularitatile, va fi anulata la sfarsitul celui de-al
doilea an ce urmeaza inregistrarii sale in registrul debitorilor si va fi
dedusa din urmatoarea cerere de plata in conformitate cu art. 9 din aceasta
sectiune. Orice dobanda recuperata de Agentia SAPARD, atribuita contributiei
Comunitatii in legatura cu datoriile recuperate, va fi inregistrata in contul
(conturile) Agentiei SAPARD si utilizata exclusiv pentru Program. Agentia
SAPARD se va asigura ca orice suma recuperata este creditata in contul euro
SAPARD in termen de 5 zile de la data recuperarii.
2.9. Agentia SAPARD va face publica disponibilitatea de sprijin, facand
referire la cofinantarea comunitara, tuturor potentialilor manageri si
operatori de proiect, astfel incat sa obtina o cat mai larga selectare de
potentiali manageri si operatori de proiect. Formularele de cerere standard cu
linii directoare clare pentru completare si conditiile de eligibilitate vor fi
stabilite inainte de lansarea schemei. Nici o taxa nu va fi impusa asupra
potentialilor beneficiari sau asupra beneficiarilor pentru informatii, inclusiv
pentru formularele de cerere, referitoare la Program. Aceasta prevedere se
realizeaza fara a prejudicia taxele percepute in restul economiei.
2.10. Agentia SAPARD va prelucra cererile primite de la beneficiari in timp
util.
2.11. Agentia SAPARD va instala un sistem potrivit pentru a raporta
progresul fiecarui proiect si fiecarei masuri pe baza de indicatori
predefiniti. Daca este cazul, acesti indicatori, cu aprobarea Comitetului de
monitorizare si cu acordul Comisiei, vor fi revizuiti.
2.12. In cazurile in care apar intarzieri in atingerea obiectivelor
predefinite se vor lua masuri, inclusiv, unde este cazul, retragerea aprobarii
unui proiect. Vor fi tinute inregistrari corespunzatoare ale tuturor actiunilor
realizate.
2.13. Se va folosi un sistem informational de conducere potrivit pentru
elaborarea rapida a rapoartelor corespunzatoare cu privire la proiecte si
masuri. Aceste rapoarte vor fi puse la dispozitie Autoritatii de management,
Comitetului de monitorizare si Comisiei, la cerere.
Art. 15
Pastrarea inregistrarilor
Agentia SAPARD si Fondul National vor tine toate documentele, inclusiv cele
care se refera la proiecte care nu au fost selectate, la dispozitia Comisiei,
pana la expirarea unei perioade de 24 de luni, conform art. 12 paragraful 5 din
aceasta sectiune. Totusi documentele cu privire la neregularitatile la care se
face referire in art. 12 paragraful 5 si in art. 13 vor fi tinute la dispozitia
Comisiei pana la terminarea tuturor lucrarilor.
Agentia SAPARD si Fondul National se vor asigura ca, daca nu pastreaza ele
aceste documente, documentele sunt tinute la dispozitia Comisiei pentru aceasta
perioada.
SECTIUNEA B
MANAGEMENTUL, MONITORIZAREA SI EVALUAREA PROGRAMULUI
Art. 1
Aplicabilitate
Aceasta sectiune stabileste prevederile pentru managementul, monitorizarea
si evaluarea Programului. Romania trebuie sa asigure ca aplica aceste
prevederi.
Art. 2
Definitii
Pentru obiectivele acestui acord:
a) prioritate reprezinta una dintre necesitatile principale, recunoscuta ca
fiind o solicitare de asistenta pentru atingerea obiectivelor strategiei
adoptate in Program;
b) submasura reprezinta componentele ce constituie o masura, care pot
forma, de asemenea, obiectul unor obiective specifice;
c) Autoritatea de management reprezinta
autoritatea/organismul/unitatea/sectiunea publica sau privata desemnata de
Romania, care poate fi sau nu in cadrul Agentiei SAPARD, pentru a aduna
informatii necesare pentru monitorizarea si evaluarea Programului si pentru a
raporta aceste informatii Comitetului de monitorizare si Comisiei.
Art. 3
Parteneriat
1. Programul trebuie sa fie implementat printr-o stransa colaborare intre
Comisie si Romania, impreuna cu autoritatile si organismele desemnate de
Romania, si anume:
a) orice autoritati regionale, locale si alte autoritati publice
competente;
b) parteneri economici si sociali;
c) orice alte organisme competente relevante.
2. Colaborarea trebuie sa se desfasoare in deplina concordanta cu
atributiile institutionale, legale si financiare ale autoritatilor si
organismelor desemnate la paragraful 1.
In desemnarea celui mai reprezentativ parteneriat la nivel national,
regional, local sau la alt nivel Romania trebuie sa realizeze o implicare larga
si efectiva a tuturor autoritatilor si organismelor relevante, in conformitate
cu legile si practicile nationale, luand in considerare necesitatea de a
promova egalitatea dintre femei si barbati si dezvoltarea sustinuta prin
integrarea cerintelor de protectie a mediului inconjurator.
Toate partile desemnate, denumite in continuare parteneri, trebuie sa
urmareasca atingerea obiectivelor Programului.
3. Parteneriatul trebuie sa se ocupe de finantarea, implementarea,
monitorizarea si evaluarea Programului. Romania trebuie sa asigure implicarea
tuturor partenerilor relevanti pe durata Programului.
Art. 4
Eligibilitatea cheltuielilor
1. Cheltuiala va fi eligibila pentru sprijinul comunitar pentru SAPARD,
daca este in conformitate si cu acest acord, numai in cazul in care utilizarea
asistentei SAPARD este in concordanta cu principiile managementului financiar
adecvat si in special ale economiei si eficientei costurilor.
Regulile existente in legislatia nationala cu privire la eligibilitatea
cheltuielilor se vor aplica, in cazul in care aceste reguli sunt comunicate in
prealabil Comisiei si acceptate de catre aceasta in mod specific, nu mai tarziu
de data la care Comisia ia o decizie in ceea ce priveste managementul
asistentei, conform art. 3 paragraful 1 din sectiunea A si fara a aduce
atingere acestei decizii.
Regulile pentru eligibilitatea cheltuielilor propuse de Romania pentru
fiecare masura, in conformitate cu procedurile si cu manualul, se vor aplica.
Comisia va informa Romania asupra acceptarii sau neacceptarii regulilor
propuse, in termen de 3 luni de la primirea lor, dar nu mai tarziu de data la
care Comisia ia o decizie in ceea ce priveste managementul asistentei, conform
art. 3 paragraful 1 din sectiunea A si fara a aduce atingere acestei decizii.
Regulile privind eligibilitatea cheltuielilor stabilite in Program se vor
aplica fara a prejudicia luarea deciziei Comisiei privind conferirea
managementului asistentei, la care se face referire in art. 3 paragraful 1 din
sectiunea A.
Costurile mentionate explicit in proiectul de contract(e) standard pe
masurile propuse de Agentia SAPARD pentru beneficiari se vor aplica. Comisia va
informa Romania asupra acceptarii sau neacceptarii regulilor propuse, in termen
de 3 luni de la primirea lor, dar nu mai tarziu de data la care Comisia ia o
decizie in ceea ce priveste managementul asistentei, conform art. 3 paragraful
1 din sectiunea A si fara a aduce atingere acestei decizii.
2. In cazul in care Comisia nu decide altfel in mod expres si explicit,
urmatoarele cheltuieli nu sunt eligibile pentru finantarea Comunitatii in
cadrul Programului:
a) cumpararea, inchirierea sau luarea in leasing a terenurilor si
cladirilor existente, indiferent daca leasingul are ca rezultat trecerea in
proprietatea celui care ia in leasing;
b) impozite, taxe vamale si taxe de import care:
(i) sunt recuperabile, rambursabile sau compensate prin orice mijloace;
(ii) nu fac parte din sistemul fiscal general din Romania;
(iii) sunt disproportionate in orice parte a Programului;
c) costuri operationale, inclusiv costuri de intretinere si chirie;
d) leasing, exceptand cazul in care leasingul are ca rezultat trecerea in
proprietatea celui care ia in leasing;
e) costurile oricaror servicii, bunuri si lucrari care valoreaza mai mult
de echivalentul in lei a 10.000 euro, pentru care beneficiarul nu a obtinut
oferte de la cel putin 3 furnizori, originalele acestora fiind incluse in
declaratia de cheltuieli la care se face referire in art. 8 b) din sectiunea A;
f) comisioane bancare, costurile garantiilor si cheltuieli similare;
g) costuri de schimb valutar, taxe si pierderi ocazionate de schimburile
valutare asociate contului euro SAPARD;
h) cheltuieli efectuate de administratia publica, incluzand Agentia SAPARD
si, in special, cheltuieli de regie, chirii si salarii ale personalului angajat
in activitati de management, implementare, monitorizare si control;
j) acea parte din costuri, precum onorariile platite arhitectilor,
inginerilor sau consultantilor, taxe legale, studii de fezabilitate, achizitii
de patente si licente, costuri care privesc pregatirea si/sau implementarea
unui proiect, direct legate de masura, care depasesc 12% din totalul costului
eligibil al proiectului;
k) cheltuiala legata de produsele sau serviciile care nu respecta
prevederile mentionate la pct. 2.6 si 2.7 ale art. 14 din sectiunea A;
l) cheltuiala privind proiectele care au generat taxe de utilizator sau
participant inainte de incheierea proiectului fara ca sumele respective sa fi
fost deduse din costurile eligibile;
m) costuri promotionale, altele decat in interes comun.
3. Urmatoarele cheltuieli pot fi eligibile doar pe baza unei decizii luate
de Comisie ca urmare a unei examinari de la caz la caz, care va fi emisa in
termen de 3 luni de la prezentarea de catre Romania a unei cereri motivate si
complete catre Comisie:
a) plata in natura;
b) cheltuieli pentru cumpararea de echipament second-hand;
c) cheltuieli neimplicate in infrastructura ale unui beneficiar, daca mai
mult de 25% din capital este detinut de un organism sau de organisme publice.
4. Acolo unde este specificat in Program, Romania se va asigura ca pentru o
masura data un proiect ramane eligibil pentru cofinantarea Comunitatii doar
daca nu a suferit o modificare substantiala pe o perioada de 5 ani de la data
platii finale realizate de Agentia SAPARD. Modificarile substantiale ale unui
proiect sunt cele care:
a) ii afecteaza natura sau conditiile de implementare sau acorda unei firme
ori unui organism public un avantaj nejustificat; si
b) rezulta fie dintr-o schimbare in natura proprietatii asupra unui element
de infrastructura, fie dintr-o incetare ori o schimbare a localizarii
activitatii productive cofinantate.
Daca oricare dintre aceste modificari este detectata de Romania, trebuie
informata imediat Comisia.
5. Nici un proiect pentru care autoritatile Romaniei, inclusiv Agentia
SAPARD, au facut orice deducere, retinere sau taxe ulterioare specifice programelor
SAPARD, care ar reduce sumele platibile sau platite catre beneficiar, nu va fi
eligibil pentru cofinantare. In orice caz Agentia SAPARD poate deduce din
platile datorate:
a) sumele legate de importante plati restante in cadrul Programului catre
beneficiari;
b) sumele detinute de beneficiari pentru nerespectarea conditiilor atasate
platilor realizate in prealabil catre acestia de catre Agentia SAPARD in cadrul
Programului.
Art. 5
Autoritatea de management
1. Romania va desemna o autoritate de management care, fara a afecta
prevederile sectiunii A, va fi responsabila pentru eficienta si corectitudinea
coordonarii si raportarii privind monitorizarea si evaluarea Programului.
Autoritatea de management va consulta Agentia SAPARD despre toate aspectele
referitoare la implementare.
2. Autoritatea de management, in conformitate cu prevederile art. 6 - 11
din aceasta sectiune, trebuie sa constituie un sistem in care sa se adune
informatii financiare si statistice despre progresul Programului, daca
constituirea unui astfel de sistem nu este realizata de catre Agentia SAPARD,
si va trebui sa inainteze aceste date Comitetului de monitorizare, in
conformitate cu acordurile incheiate intre Comisie si Romania, folosind, acolo
unde este posibil, sisteme computerizate care sa permita schimbul de date cu
Comisia.
3. Autoritatea de management va propune Comisiei ajustarea Programului,
dupa consultarea cu Agentia SAPARD, daca nu este in cadrul acesteia, si
urmarirea acordului de catre Comitetul de monitorizare.
4. Autoritatea de management trebuie sa redacteze si, in urma consultarii
cu Agentia SAPARD, daca nu este in cadrul acesteia, si dupa obtinerea aprobarii
Comitetului de monitorizare, sa transmita Comisiei raportul anual de implementare.
5. Autoritatea de management va organiza, in cooperare cu Comisia si cu
Romania, evaluarea intermediara mentionata in art. 10 din aceasta sectiune.
6. Autoritatea de management va fi organismul responsabil care se va
asigura ca autoritatile relevante sa fie informate cu privire la nevoia de a
face schimbari administrative corespunzatoare, daca asemenea schimbari sunt
cerute conform unei decizii a Comisiei pentru amendarea Programului.
7. Autoritatea de management va consulta si va informa Comisia in fiecare
an, avand avizul Comitetului de monitorizare, despre initiativele luate si
despre cele care vor fi luate cu privire la informarea publicului larg in
legatura cu rolul jucat de Comunitate in cadrul Programului si cu rezultatele
sale.
Art. 6
Monitorizare si indicatori de monitorizare
1. Agentia SAPARD si Autoritatea de management, indiferent daca aceasta din
urma este in cadrul Agentiei SAPARD, vor asigura monitorizarea efectiva a
implementarii Programului si vor raporta Comitetului de monitorizare despre
progresele masurilor si, daca este cazul, a submasurilor. Comisia va verifica
aceste rapoarte si, daca este cazul, va face recomandari de imbunatatire.
2. Monitorizarea va fi realizata prin referire la indicatori fizici, de mediu
si financiari si va include date care sa demonstreze ca fondurile Comunitatii
nu au inlocuit finantarea disponibila in Romania. Acesti indicatori de
monitorizare, care privesc intrarile si iesirile Programului, vor fi legati de
caracterul specific al asistentei respective, de obiectivele si situatia
sociala, economica, structurala si privind mediul inconjurator din Romania.
Art. 7
Comitetul de monitorizare
1. Un comitet de monitorizare va fi constituit de catre Romania, cu acordul
Autoritatii de management si al Agentiei SAPARD, daca Autoritatea de management
nu este in cadrul acesteia, si dupa consultarea cu partenerii mentionati in
art. 3 din aceasta sectiune, pentru supervizarea Programului.
Comitetul de monitorizare va fi stabilit, ca o regula generala, in termen
de 3 luni de la aprobarea Programului.
2. Un reprezentant (sau reprezentanti) al Comisiei va participa la
lucrarile Comitetului de monitorizare in calitate de consultant.
3. Comitetul de monitorizare, in colaborare cu Autoritatea de management,
Agentia SAPARD si cu Comisia, va elabora propriile reguli de procedura. Aceste
reguli de procedura vor fi adoptate de Comitetul de monitorizare la prima sa
intrunire. Ele pot fi schimbate de catre Comitetul de monitorizare atunci cand
este necesar. Aceste modificari vor fi comunicate in avans Comisiei.
Presedintele Comitetului de monitorizare va fi desemnat de Romania.
Persoana desemnata nu trebuie sa detina nici o pozitie in cadrul Agentiei
SAPARD.
4. Comitetul de monitorizare va asigura eficienta si calitatea
implementarii Programului in vederea atingerii obiectivelor specifice.
5. Comitetul de monitorizare va lua in considerare si isi va exprima opinia
cu privire la criteriile de selectare si ordonare a proiectelor sub fiecare
masura. In cazul in care aceasta opinie nu a fost exprimata la timp pentru a fi
luata in considerare la momentul luarii deciziei Comisiei, mentionata la art. 3
paragraful 1 din sectiunea A, acea decizie va putea fi revizuita pentru a tine
seama de opinia Comitetului de monitorizare, opinie ce va fi comunicata
Comisiei fie intr-o luna de la adoptarea ei, fie intr-o luna de la infiintarea
Comitetului de monitorizare, oricare dintre aceste date fiind ultima.
6. Comitetul de monitorizare va verifica periodic progresul facut in
atingerea obiectivelor stabilite in Program. In acest scop va primi
urmatoarele:
a) informatii asupra oricarui sector unde exista dificultati in gasirea de
debuseuri de piata normale la nivelul Comunitatii;
b) informatii asupra rezultatelor controalelor realizate; si
c) lista si caracteristicile proiectelor aprobate si ale celor care nu sunt
aprobate.
7. Comitetul de monitorizare va examina rezultatele Programului, in special
atingerea obiectivelor stabilite pentru diversele masuri, si progresul
utilizarii alocarilor financiare pentru aceste masuri si a alocarilor pentru
submasuri in cadrul masurilor, in cazul in care Programul include asemenea
alocari. In acest sens Autoritatea de management se va asigura ca toate
informatiile referitoare la progresul masurilor si, daca este cazul, al
submasurilor sunt puse la dispozitie Comitetului de monitorizare.
8. Comitetul de monitorizare va examina evaluarea intermediara mentionata
in art. 10 din aceasta sectiune.
9. Comitetul de monitorizare va lua in considerare si va aproba raporturile
de implementare finala si anuala inainte de a fi trimise la Comisie.
10. Comitetul de monitorizare va lua in considerare si va aproba, daca este
cazul, orice propunere catre Comisie de amendare a Programului.
11. Comitetul de monitorizare poate propune Comisiei, prin intermediul
Autoritatii de management, orice amendament sau revizuire a Programului pentru
facilitarea atingerii obiectivelor Programului.
12. Comitetul de monitorizare, in urma consultarii cu Autoritatea de
management, cu Agentia SAPARD, daca nu este in cadrul acesteia, si cu
Autoritatea competenta, poate propune Comisiei orice amendament sau revizuire a
Programului, pentru a imbunatati implementarea Programului.
13. Acolo unde Programul cere sa fie formulata o opinie in orice privinta
Comitetul de monitorizare trebuie sa actioneze in consecinta.
Art. 8
Rapoartele anuale si finale
1. Romania se va asigura ca, in urma consultarii cu Agentia SAPARD,
Autoritatea de management, daca nu este in cadrul acesteia, va inainta Comisiei
un raport anual de implementare in termen de 6 luni de la sfarsitul fiecarui an
calendaristic de implementare.
Raportul anual de implementare va fi examinat si aprobat de Comitetul de
monitorizare inainte sa fie trimis Comisiei.
2. Dupa ce Comisia a primit un raport anual de implementare va indica
intr-o perioada de doua luni daca raportul este considerat nesatisfacator,
precizand si motivele; in caz contrar raportul va fi considerat acceptat. In
cazul raportului final Comisia va raspunde in decurs de 5 luni de la primirea
acestuia.
3. In fiecare an, atunci cand este trimis un raport anual de implementare,
Comisia si Autoritatea de management si, unde este cazul, Agentia SAPARD
trebuie sa analizeze principalele rezultate ale anului precedent. Comisia se va
consulta cu Autoritatea de management si, daca este cazul, cu Agentia SAPARD cu
privire la aranjamentele ce vor fi definite pentru aceasta analiza.
Daca dupa aceasta analiza Comisia formuleaza comentarii catre Romania,
aceasta trebuie sa informeze Comisia despre actiunile intreprinse cu privire la
aceste recomandari. Atunci cand Comisia, fara a prejudicia deciziile care sunt
luate in conformitate cu art. 11 si 12 din sectiunea A, face recomandari
Romaniei pentru ajustarile dorite pentru imbunatatirea eficientei
aranjamentelor privind monitorizarea sau managementul pentru Program, Romania
trebuie sa demonstreze ulterior actiunile intreprinse pentru imbunatatirea
aranjamentelor privind monitorizarea sau managementul ori trebuie sa explice de
ce nu a actionat astfel.
4. Raportul final trebuie sa fie trimis Comisiei cel mai tarziu dupa 6 luni
de la data finala pana la care cheltuielile sunt eligibile in cadrul
Programului.
5. Toate rapoartele de implementare anuale si finale vor cuprinde
informatii despre:
a) orice schimbare in conditiile generale cu relevanta in implementarea
Programului, in special principalele tendinte socioeconomice, schimbari ale politicilor
nationale, regionale sau sectoriale si, daca este cazul, implicatiile acestora
in consecventa asistentei SAPARD cu cea provenind din alte instrumente
financiare ale Comunitatii;
b) progresul implementarii prioritatilor si masurilor cu privire la
atingerea obiectivelor Programului, tintele lor specifice din Program, cu o
cuantificare, oriunde si oricand permit o cuantificare, a indicatorilor fizici
si a indicatorilor rezultatelor si ai impactului in Program;
c) etapele parcurse de Autoritatea de management, de Agentia SAPARD, unde
este cazul, si de Comitetul de monitorizare pentru a ajuta la asigurarea
calitatii si eficientei implementarii, in special:
(i) masuri de monitorizare si evaluare, inclusiv aranjamente privind
colectarea datelor;
(ii) un rezumat al tuturor problemelor semnificative intalnite in
implementarea Programului si orice actiuni intreprinse, inclusiv cele
referitoare la recomandarile de ajustare mentionate in paragraful 3;
(iii) modul de utilizare a asistentei tehnice;
(iv) etapele ce trebuie parcurse pentru a se asigura publicitatea pentru
Program;
d) etapele parcurse pentru a se asigura coordonarea intregii asistente
comunitare pentru preaderare, la care se face referire in art. 1 din sectiunea
C;
e) tabele financiare care prezinta cheltuielile pe masuri si, daca este
cazul, pe submasuri.
Art. 9
Principii de evaluare
1. Pentru a se masura eficienta sa Programul va face obiectul unei evaluari
intermediare si ex-post pentru a evalua impactul sau cu privire la obiectivele
stabilite in Program si a analiza efectele sale structurale.
2. Eficacitatea masurilor Programului va fi evaluata pe baza impactului sau
general privind:
a) contributia la implementarea acquisului comunitar in ceea ce priveste
politica agricola comuna si politicile legate de aceasta;
b) rezolvarea prioritatilor si problemelor specifice pentru adaptarea
sustinuta a sectorului agricol si a zonelor rurale in Romania;
c) obiectivele Programului.
3. Romania va aduna resursele corespunzatoare si va colecta datele necesare
pentru a se asigura ca aceasta evaluare poate fi realizata in cea mai adecvata
maniera. In acest sens evaluarea va utiliza diversele amanunte pe care
aranjamentele de monitorizare le pot produce, suplimentate, acolo unde este
necesar, de culegerea informatiilor pentru a imbunatati relevanta sa.
4. Evaluarile vor fi facute de catre evaluatori independenti.
5. Evaluarile intermediare si ex-post vor raspunde problemelor comune de
evaluare definite de Comisie prin consultare cu Romania si, ca regula generala,
vor fi insotite de criteriile si indicatorii de realizare corespunzatori. In
plus evaluarile pot fi cerute pentru a raspunde problemelor specifice legate de
obiectivele Programului.
6. Rapoartele de evaluare vor explica metodologiile aplicate, incluzand o
evaluare asupra calitatii datelor si rezultatelor.
7. Calitatea si implicatiile evaluarilor vor fi analizate de Autoritatea de
management, Comitetul de monitorizare si de Comisie.
Art. 10
Evaluarea intermediara
1. Romania, tinand seama de prevederile art. 9 din aceasta sectiune, va
asigura ca o evaluare intermediara va examina rezultatele initiale ale
Programului, concordanta acestora cu evaluarea ex-ante, relevanta obiectivelor
propuse si masura in care acestea au fost realizate. Se va evalua, de asemenea,
calitatea monitorizarii si a implementarii.
2. Evaluarea intermediara se va face sub responsabilitatea Autoritatii de
management, in cooperare cu Comisia si cu Romania. Aceasta va fi inaintata
Comitetului de monitorizare, in conformitate cu art. 7 paragraful 8 din aceasta
sectiune, si va fi trimisa Comisiei in decurs de 3 ani de la data aprobarii
Programului, dar cel mai tarziu la 31 decembrie 2003.
3. In plus fata de evaluarea la care se refera art. 9 paragraful 7 din
aceasta sectiune, Comisia va lua in considerare implicatiile evaluarii in
vederea revizuirii Programului.
4. Evaluarea intermediara, daca este cazul, va fi actualizata si inaintata
Comisiei cel mai tarziu la 31 decembrie 2005.
5. Autoritatea de management va informa Comisia daca s-au respectat
recomandarile din raportul de evaluare, inclusiv orice actualizare posibila.
Art. 11
Evaluarea ex-post
O evaluare ex-post va fi realizata de catre Romania prin consultare cu
Comisia si sub responsabilitatea Autoritatii de management. Pe baza
rezultatelor evaluarii deja disponibile si tinand seama de art. 9 din aceasta
sectiune, precum si de aspectele relevante din Program, evaluarea ex-post va
acoperi utilizarea resurselor, eficienta si eficacitatea Programului, impactul
sau si concordanta cu evaluarea ex-ante. Aceasta evaluare va acoperi factorii
care contribuie la succesul sau la esecul implementarii, realizarile
Programului si rezultatele, inclusiv sustenabilitatea acestora.
Evaluarea ex-post trebuie sa traga concluziile relevante cu privire la
Program.
Evaluarea ex-post va fi incheiata nu mai tarziu de sfarsitul celui de-al
patrulea an care urmeaza incheierii acordului anual de finantare final.
SECTIUNEA C
PREVEDERI GENERALE
Art. 1
Coordonarea cu alte instrumente
Comisia si Romania trebuie sa asigure coordonarea asistentei dintre
Program, Instrumentul de Politica Structurala pentru Preaderare (ISPA), PHARE
si asistenta de la Banca Europeana de Investitii (B.E.I.), precum si alte
instrumente financiare internationale.
Romania se va asigura in particular ca, in cazul in care un proiect SAPARD,
datorita naturii sale, ar putea fi in intregime sau partial potential eligibil
pentru asistenta in cadrul unuia dintre celelalte instrumente la care se face
referire in primul subparagraf, trebuie sa fie evitat orice risc ca aceasta
cheltuiala sa fie suportata mai mult decat o data. Pentru toate aceste proiecte
si independent de orice alta actiune intreprinsa de Romania toate facturile
primite, mentionate la art. 8b) din sectiunea A, vor fi clar stampilate
"SAPARD" de catre un functionar autorizat inainte de a face obiectul
unei plati de la Agentia SAPARD.
Art. 2
Privilegii generale
Romania se va asigura ca personalului expatriat, angajat in mod specific de
autoritatile Romaniei pentru scopurile Programului, si membrilor familiilor lui
le vor fi acordate cel putin in aceeasi masura beneficiile, privilegiile si
scutirile acordate in mod obisnuit expatriatilor angajati in Romania si
membrilor familiilor lor in cadrul oricarui alt acord bilateral sau
multinational ori al aranjamentelor pentru asistenta economica si programelor
de cooperare tehnica. Prevederile acestui articol nu confera statut diplomatic
unui asemenea personal.
Art. 3
Facilitatile de stabilire, instalare, intrare si rezidenta
Romania se va asigura ca, in cazul contractelor de lucrari, bunuri sau
servicii, persoanele fizice sau juridice eligibile sa participe la procedurile
de licitatie si personalul tehnic necesar pentru realizarea studiilor
pregatitoare vor avea dreptul la instalare si rezidenta temporare. Acestia se
vor bucura de acest drept din momentul in care a fost lansata o invitatie la
licitatie si pana la expirarea unei luni de la desemnarea contractantului.
Romania va permite personalului care participa la contractele de lucrari,
bunuri sau servicii in cadrul Programului si membrilor familiilor lui sa intre
in Romania, sa se stabileasca, sa lucreze si sa paraseasca acest stat, daca
natura contractului justifica acest lucru.
Art. 4
Importul si reexportul de echipamente
Romania va acorda, la timp si fara vreo taxa discriminatorie, permisele
necesare pentru importul si reexportul ulterior de echipamente necesare pentru
executarea Programului. Acest lucru nu prejudiciaza dreptul persoanelor fizice
si juridice care importa echipament de a beneficia de sistemul de admitere
temporara in privinta respectivului echipament.
Art. 5
Controalele importurilor si ale schimbului valutar
1. Pentru executarea Programului Romania preia sarcina, fara discriminare
intre statele membre si tarile mentionate la pct. 8 din sectiunea F, de a
acorda autorizatii de import si autorizatii pentru achizitionarea de valuta si
de a aplica reglementarile nationale privind controlul schimbului valutar.
2. Romania va acorda aprobarile necesare, la timp si fara vreo taxa
discriminatorie, pentru repatrierea fondurilor primite cu privire la Program,
in conformitate cu reglementarile in vigoare in Romania privind controlul
schimbului valutar.
Art. 6
Impozite si taxe vamale
1. Romania se va asigura ca importurilor din cadrul contractelor de bunuri
incheiate de autoritatile din Romania si cofinantate prin Program le va fi
permisa intrarea in Romania fara a face obiectul taxelor vamale, taxelor de
import, impozitelor sau taxelor fiscale cu efect echivalent. Romania se va
asigura ca importurile respective vor fi eliberate contractorului din punctul
de intrare al livrarii, conform prevederilor contractului, in vederea
utilizarii imediate, asa cum este cerut de implementarea normala a
contractului, fara a lua in considerare intarzierile sau disputele in privinta
achitarii acelor obligatii, taxe sau impozite.
2. Romania se va asigura ca bunurile personale si obiectele casnice
importate pentru uzul personal de persoanele fizice (si membrii familiilor
lor), altele decat cele de provenienta locala, angajate in derularea sarcinilor
definite in contractele de asistenta tehnica, vor fi scutite de taxe vamale,
taxe de import, impozite si alte taxe fiscale cu efect echivalent. Acele bunuri
personale si obiecte casnice vor fi fie reexportate, fie puse la dispozitie
Romaniei dupa terminarea contractului, in conformitate cu reglementarile in
vigoare in Romania.
Art. 7
Proceduri nationale legale
In cazul in care se suspecteaza sau se dovedesc esecul unui beneficiar in
ceea ce priveste respectarea obligatiilor legate de Program, precum si incercarile
de a obtine de la Agentia SAPARD plati pentru care nu are nici un drept,
Romania va urmari orice asemenea esecuri si incercari, conform procedurilor
nationale legale, intr-un mod nu mai putin riguros decat in cazurile in care
sunt implicate fonduri publice nationale.
SECTIUNEA D
DECLARATIILE DE CHELTUIELI TRIMESTRIALE SI ANUALE
Comisia Europeana - SAPARD
Formularul D1
DECLARATIA DE CHELTUIELI SI CEREREA DE PLATA
[Va fi trimisa Comisiei Europene, DG AGRI, Rue de la Loi 200 (SAPARD),
B-1049, Bruxelles).]
Denumirea Programului .....................................................
Decizia Comisiei nr. ........ din .................. (modificata ultima
data prin Decizia nr. .......... din ....................)
Numarul de referinta al Comisiei ...................
Subsemnatul ................................., responsabilul national cu
autorizarea finantarii, reprezentand Guvernul Romaniei, dupa cum este prevazut
in Acordul multianual de finantare incheiat intre Guvernul Romaniei si Comisia
Comunitatilor Europene, declar prin prezenta ca cheltuiala eligibila totala
potrivit Programului, realizata din ziua/luna/anul ..... pana la ziua/luna/anul
........, este in suma de ................... (moneda nationala), .......
[euro, convertiti din moneda nationala la rata (ratele) indicata in tabelul
anexat, conform art. 10 din sectiunea A din anexa la Acordul multianual de
finantare].
Detaliile referitoare la aceasta cheltuiala sunt cuprinse in tabelul anexat
si sunt parte integranta a acestei declaratii.
Declar, de asemenea, ca masurile progreseaza cu o rata satisfacatoare in
conformitate cu obiectivele stipulate in Program si ca documentele
justificative sunt si vor ramane disponibile dupa cum prevad art. 3 din Acordul
multianual de finantare si art. 15 din sectiunea A din anexa la acest acord.
Declar ca:
1. Lista cuprinzand cheltuielile este exacta. Se bazeaza pe conturi la
nivelul proiectelor individuale si este sustinuta prin evidenta documentara.
Lista si documentele justificative corespunzatoare sunt deschise pentru
verificare si vor ramane disponibile in conformitate cu art. 3 din Acordul
multianual de finantare si cu art. 15 din sectiunea A din anexa la acesta.
2. Fie lista include detalii privind datoriile ce urmeaza sa fie colectate,
in suma de ................ (moneda nationala), .............. (euro), din care
totalul sumei pentru fiecare masura este anexat, inclusiv defalcarea
contributiei publice nationale si a Comunitatii; fie nu exista datorii de
colectat. (Se sterge in mod corespunzator.) Declaratia cuprinde, de asemenea,
toate datoriile de la declaratia anterioara, care au fost inregistrate pentru
mai mult de 2 ani si care sunt deduse din aceasta declaratie de cheltuieli.
3. Volumul fondurilor comunitare din contul euro SAPARD la data ultimului
debit la sfarsitul trimestrului la care se refera declaratia (sau, in cazul
unei declaratii aditionale, la data specificata in aceasta declaratie) se
ridica la ............... euro.
Plata trebuie facuta in contul euro SAPARD, folosindu-se detaliile de
referinta comunicate Comisiei conform art. 7 paragraful 2 din sectiunea A din
anexa la Acordul multianual de finantare (formularul D3).
Aceasta declaratie de cheltuieli contine ........ pagini numerotate.
Aceasta declaratie a fost intocmita de ...................................
Data, stampila si semnatura directorului Agentiei SAPARD
Declaratia a fost intocmita pe baza sumelor financiare furnizate de
........
Data si semnatura contabilului Agentiei SAPARD
Certificata de ...............................................
Data, stampila si semnatura responsabilului national cu autorizarea
finantarii, in numele Guvernului Romaniei
Intocmita la ...................., ........................
(data)
Formularul D1
DECLARATII
care trebuie sa fie prezentate impreuna cu toate cererile de plata
Se confirma prin prezenta ca:
a) Agentia SAPARD a verificat daca cheltuiala declarata eligibila a fost
realizata in conformitate cu Programul, cu Acordul multianual de finantare, cu
decizia Comisiei la care se refera art. 3 paragraful 1 din sectiunea A din
anexa la Acordul multianual de finantare si cu acordul/acordurile anual/anuale
de finantare.
b) Cheltuiala este reala, normala si s-a produs de la data prevazuta in
Decizia Comisiei nr. ........... prin care se acorda management Agentiei
SAPARD.
c) Platile catre beneficiarii finali au fost facute fara nici o taxa
specifica, deducere sau retinere a oricarei sume care ar putea sa reduca suma
asistentei financiare la care acestia sunt indreptatiti.
d) Sumele recuperate reprezentand plati efectuate incorect si datoriile
inregistrate in registrul debitorilor pentru mai mult de 2 ani au fost deduse
din declaratia de cheltuieli; Comisia a fost informata in privinta oricarei
neregularitati in concordanta cu prevederile art. 13 din sectiunea A din anexa
la Acordul multianual de finantare, privind neregularitatile si recuperarea
sumelor platite incorect in cadrul programului de finantare SAPARD.
e) Asistenta acordata de Romania ramane in limitele masurii stabilite in
Program.
f) Conversia dintre moneda nationala si euro s-a derulat in conformitate cu
prevederile art. 10 din sectiunea A din anexa la Acordul multianual de
finantare.
g) Documentele justificative pentru aceasta declaratie sunt si vor ramane
disponibile conform prevederilor art. 3 din Acordul multianual de finantare si
ale art. 15 din sectiunea A din anexa la acesta.
h) Masurile care primesc asistenta financiara a Comunitatii au facut
obiectul unei publicitati adecvate directionate spre opinia publica si
beneficiarii potentiali si actuali.
Intocmita la ........................, ....................
(data)
Aceasta declaratie a fost intocmita de ....................
Semnatura si stampila directorului Agentiei SAPARD
Aceasta declaratie a fost intocmita pe baza sumelor financiare furnizate de
................................................
Semnatura si stampila contabilului Agentiei SAPARD
Certificata de ...........................................
Semnatura si stampila responsabilului national cu autorizarea finantarii,
in numele Guvernului Romaniei
Formularul D1 - Tabelul A
DECLARATIA
privind cheltuielile eligibile realizate efectiv de la inceputul Programului -
toti beneficiarii
Denumirea Programului ....................................................
Decizia Comisiei nr. ........ din ......... (modificarea finala fiind
facuta prin Decizia nr. ....... din .................)
Numarul de referinta al Comisiei ........................
Declaratia nr. ........ acoperind perioada de la inceputul Programului
..... la .............. (data) inclusiv
Semnificatia coloanelor din tabelul de mai jos este urmatoarea:
A - C.E.
B - nationala
______________________________________________________________________________
| | Moneda nationala | Euro
|
|Axa prioritatii
|______________________________|______________________________|
| Denumirea |Cheltuiala | | Costul |Cheltuiala | | Costul
|
| Masura | publica |Finantare| total | publica |Finantare| total
|
| |___________| privata |eligibil|___________| privata
|eligibil|
| | A | B | | | A | B | | |
|________________|_____|_____|_________|________|_____|_____|_________|________|
| 1 | 2 | 3 | 4 |5=2+3+4 | 6 | 7 | 8 |9=6+7+8
|
|________________|_____|_____|_________|________|_____|_____|_________|________|
|1. Prioritatea 1| | | | | | | |
|
|Masura 1 | | | | | | | |
|
|Masura 2 | | | | | | | |
|
|Masura n | | | | | | | |
|
|Total | | | | | | | |
|
|prioritatea 1: | | | | | | | |
|
|________________|_____|_____|_________|________|_____|_____|_________|________|
|n. Prioritatea n| | | | | | | |
|
|Masura 1 | | | | | | | |
|
|Masura 2 | | | | | | | |
|
|Masura n | | | | | | | |
|
|Total | | | | | | | |
|
|prioritatea n: | | | | | | | |
|
|________________|_____|_____|_________|________|_____|_____|_________|________|
|TOTAL GENERAL: | | | | | | | |
|
|________________|_____|_____|_________|________|_____|_____|_________|________|
In cazul existentei unor diferente in legatura cu o declaratie anterioara,
acestea sunt identificate prin "*" si explicate la paginile .... .
Ratele de schimb moneda nationala/euro sunt urmatoarele: rata ...........
data ................ .
Formularul D2
DECLARATIA
privind cheltuielile anuale pentru anul financiar .........
[Va fi trimisa, impreuna cu raportul de atestare si audit cerut de art. 6
din sectiunea A din anexa la Acordul multianual de finantare, Comisiei
Europene, DG AGRI, Rue de la Loi 200 (SAPARD), B-1049 Bruxelles.]
Denumirea Programului ....................................................
Decizia Comisiei nr. ........ din ......... (modificarea finala fiind
facuta prin Decizia nr. ....... din .................)
Numarul de referinta al Comisiei ........................
Subsemnatul ........................., responsabilul national cu
autorizarea finantarii, reprezentand Guvernul Romaniei, dupa cum este prevazut
in Acordul multianual de finantare incheiat intre Guvernul Romaniei si Comisia
Comunitatilor Europene, declar prin prezenta ca cheltuiala eligibila totala
potrivit Programului, realizata din (1/1 anul ...... pana in 31/12 anul
......), este in suma de ............... (moneda nationala), .......... (euro,
convertiti din moneda nationala la rata indicata in tabelul anexat, dupa cum
prevede art. 10 din sectiunea A din anexa la Acordul multianual de finantare).
Detaliile referitoare la aceasta cheltuiala sunt cuprinse in tabelul anexat
si sunt parte integranta a acestei declaratii.
Declar, de asemenea, ca masurile progreseaza cu o rata satisfacatoare in
conformitate cu obiectivele stipulate in Program si ca documentele
justificative sunt si vor ramane disponibile dupa cum prevad art. 3 din Acordul
multianual de finantare si art. 15 din sectiunea A din anexa la acesta.
Declar ca:
1. Lista cuprinzand cheltuielile este exacta. Se bazeaza pe conturi la
nivelul proiectelor individuale si este sustinuta prin evidenta documentara.
Lista si documentele justificative corespunzatoare sunt deschise pentru
verificare si vor ramane disponibile in conformitate cu art. 3 din Acordul
multianual de finantare si cu art. 15 din sectiunea A din anexa la acesta.
2. Fie lista include detalii privind datoriile ce urmeaza sa fie colectate,
in suma de ............... (moneda nationala), ..................... (euro),
din care totalul sumei pentru fiecare masura este anexat, inclusiv defalcarea
contributiei publice nationale si a Comunitatii; fie nu exista datorii de
colectat. (Se sterge in mod corespunzator.) Declaratia cuprinde, de asemenea,
toate datoriile de la declaratia anterioara, care au fost inregistrate pentru
mai mult de 2 ani si care sunt deduse din aceasta declaratie de cheltuieli.
3. Volumul fondurilor comunitare din contul euro SAPARD la data ultimului
an la care se refera aceasta declaratie se ridica la ............ euro.
Aceasta declaratie de cheltuieli contine ...... pagini numerotate.
Aceasta declaratie a fost intocmita de ...........................
Data, stampila si semnatura directorului Agentiei SAPARD
Declaratia a fost intocmita pe baza sumelor financiare furnizate de
........
Data si semnatura contabilului Agentiei SAPARD
Certificata de ...............................................
Data, stampila si semnatura responsabilului national cu autorizarea
finantarii, in numele Guvernului Romaniei
Intocmita la ........................., ...................
(data)
Raportul de atestare si audit al Organismului de certificare face parte din
aceasta declaratie.
Formularul D2
DECLARATII
care sunt prezentate impreuna cu declaratia anuala a contului
Se confirma prin prezenta ca:
a) Agentia SAPARD a verificat daca cheltuiala declarata eligibila a fost
realizata in conformitate cu Programul, cu Acordul multianual de finantare, cu
decizia Comisiei la care se refera art. 3 paragraful 1 din sectiunea A din
anexa la Acordul multianual de finantare si cu acordul/acordurile anual/anuale
de finantare.
b) Cheltuiala este reala, normala si s-a realizat la data/datele
prevazuta/prevazute in Decizia Comisiei nr. ....... prin care se deleaga management
Agentiei SAPARD.
c) Platile catre beneficiarii finali au fost realizate fara nici o taxa
specifica, deducere sau retinere a oricarei sume care ar putea sa reduca suma
asistentei financiare la care acestia sunt indreptatiti.
d) Sumele recuperate reprezentand plati efectuate incorect si datoriile
inregistrate in registrul debitorilor pentru mai mult de 2 ani au fost deduse
din cheltuiala declarata. Comisia a fost informata in privinta oricarei
neregularitati in concordanta cu prevederile art. 13 din sectiunea A din anexa
la Acordul multianual de finantare, privind neregularitatile si recuperarea
sumelor platite incorect in cadrul Programului de finantare SAPARD.
e) Asistenta acordata de Romania ramane in limitele masurii stipulate in
Program.
f) Conversiile dintre moneda nationala si euro s-au realizat in
conformitate cu prevederile art. 10 din sectiunea A din anexa la Acordul
multianual de finantare.
g) Documentele justificative pentru aceasta declaratie sunt si vor ramane
disponibile conform prevederilor art. 3 din Acordul multianual de finantare si
ale art. 15 din sectiunea A din anexa la acesta.
h) Masurile care primesc asistenta financiara a Comunitatii fac obiectul
unei publicitati adecvate directionate spre opinia publica si beneficiarii
potentiali si actuali.
Intocmita la ......................., .....................
(data)
Intocmita de ........................
Data, stampila si semnatura directorului Agentiei SAPARD
Declaratia a fost intocmita pe baza sumelor financiare furnizate de
........
Data si semnatura contabilului Agentiei SAPARD
Certificata de ..............................
Semnatura si stampila responsabilului national cu autorizarea finantarii,
in numele Guvernului Romaniei
Formularul D2 - Tabelul A
DECLARATIE
privind cheltuielile eligibile realizate efectiv pentru anul ....... - toti
beneficiarii
Denumirea Programului ....................................................
Decizia Comisiei nr. ........ din ......... (modificarea finala fiind
facuta prin Decizia nr. ....... din .................)
Numarul de referinta al Comisiei ........................
Declaratia nr. .......... acoperind perioada de la (1/1/an) .............
la ..................... (31/12/an) inclusiv.
Semnificatia coloanelor din tabelul de mai jos este urmatoarea:
A - C.E.
B - nationala
______________________________________________________________________________
| | Moneda nationala | Euro
|
|Axa prioritatii
|______________________________|______________________________|
| Denumirea |Cheltuiala | | Costul |Cheltuiala | | Costul
|
| Masura | publica |Finantare| total | publica |Finantare| total
|
| |___________| privata |eligibil|___________| privata
|eligibil|
| | A | B | | | A | B | |
|
|________________|_____|_____|_________|________|_____|_____|_________|________|
| 1 | 2 | 3 | 4 |5=2+3+4 | 6 | 7 | 8 |9=6+7+8
|
|________________|_____|_____|_________|________|_____|_____|_________|________|
|1. Prioritatea 1| | | | | | | |
|
|Masura 1 | | | | | | | |
|
|Masura 2 | | | | | | | |
|
|Masura n | | | | | | | |
|
|Total | | | | | | | |
|
|prioritatea 1: | | | | | | | |
|
|________________|_____|_____|_________|________|_____|_____|_________|________|
|n. Prioritatea n| | | | | | | |
|
|Masura 1 | | | | | | | |
|
|Masura 2 | | | | | | | |
|
|Masura n | | | | | | | |
|
|Total | | | | | | | |
|
|prioritatea n: | | | | | | | |
|
|________________|_____|_____|_________|________|_____|_____|_________|________|
|TOTAL GENERAL: | | | | | | | |
|
|________________|_____|_____|_________|________|_____|_____|_________|________|
In cazul existentei unor diferente in legatura cu o declaratie anterioara,
acestea sunt identificate prin "* " si explicate la paginile
.......... .
Ratele de schimb moneda nationala/euro sunt urmatoarele: rata ..........
data .................. .
Formularul D3
- model -
IDENTIFICARE FINANCIARA - SAPARD
Romania
______________________________________________________________________________
| Numele _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| titularului |N|A|T|I|O|N|A|L| |F|U|N|D| |S|A|P|A|R|D| |E|U|R|O|
|
| contului: |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ |
| | | | | | | | | | |C|O|N|T| | | | | | | | | | | | |
|
| |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| Adresa: |R|E|S|P|O|N|S|A|B|I|L|U|L| |N|A|T|I|O|N|A|L| |C|U| | | |
|
| |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| |A|U|T|O|R|I|Z|A|R|E|A| |F|I|N|A|N|T|A|R|I|I| | | | | | |
|
| |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| |M|I|N|I|S|T|E|R|U|L| |F|I|N|A|N|T|E|L|O|R| |P|U|B|L|I|C|E|
|
| |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| Orasul: | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
|
| |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _
|
| Codul postal: | | | | | | | |
| |_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| Persoana de | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
|
| contact: |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| Telefon: | | | | | | | | | | | | | | | |
|
| |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| Fax: | | | | | | | | | | | | | | | |
|
| |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| E-mail: | | | | | | | | | | | | | | | |
|
| |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| Banca: |B|A|N|C|A| |N|A|T|I|O|N|A|L|A| |A| |R|O|M|A|N|I|E|I| | |
|
| |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
|
| |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
|
| |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|
|
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| Numarul | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
|
| contului: |_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_|_| |
| _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
|
| | |E|U|R|O| | | | | | | | | |
|
| |_|_|_|_|_|_|_| |_|_|_|_|_|_|
|
|______________________________________________________________________________|
SECTIUNEA E
LINII DIRECTOARE PENTRU ORGANISMUL DE CERTIFICARE
LINII DIRECTOARE PENTRU CERTIFICAREA ANUALA A AGENTIILOR SAPARD
Subiect: Linia directoare mentionata la art. 6 paragraful 5 din sectiunea A
din anexa la Acordul multianual de finantare - Forma, sfera de cuprindere si
continutul certificatului si al raportului Organismului care realizeaza
certificarea Agentiei SAPARD
Introducere
1. Obiectul acestui document este de a stabili linii directoare privind
cerintele de certificare a contului, mentionate la art. 6 din sectiunea A din
anexa la Acordul multianual de finantare.
2. Subiectul certificarii si deci al certificatului de audit si raportului
de audit este Agentia SAPARD si toate organismele descentralizate si delegate,
adica procesele de la inregistrarea cererilor pana la angajament si de la
inregistrarea facturii pana la plata.
Certificatul de audit
3. Certificatul de audit trebuie sa fie un document concis, clar si
explicit, care sa cuprinda toate concluziile organismului nominalizat drept
Organism de certificare. Exemple de certificate de audit sunt prezentate in
anexa la aceasta sectiune.
Raportul de audit
4. Sfera de cuprindere a raportului de audit este mai larga decat cea a
certificatului de audit, cuprinzand in plus declaratii daca:
(i) Organismul de certificare a obtinut asigurarea rezonabila ca
procedurile de control intern sunt sigure teoretic si ca vor opera in mod satisfacator
in practica;
(ii) procedurile, cu referinta specifica la criteriile de acreditare de
relevanta semnificativa (proceduri scrise, separarea functiilor, verificari
preliminare ale proiectelor si platii, achizitii, proceduri de angajament si de
plata, proceduri de contabilitate, securitatea computerelor, auditul intern),
dau asigurarea rezonabila ca proiectele din sarcina Agentiei SAPARD sunt
conforme prevederilor Acordului multianual de finantare;
(iii) toate criteriile de acreditare de relevanta semnificativa continua sa
fie respectate, dupa cum este cerut, pentru conferirea de catre Comisie a
managementului asistentei, la art. 3 paragraful 1 din sectiunea A din anexa la
Acordul multianual de finantare; si
(iv) interesele financiare ale Comunitatii sunt protejate corespunzator.
Raportul trebuie, de asemenea, sa stabileasca orice recomandari si sa
indice (si cele din anii trecuti, daca este cazul) cui si cum au fost adresate.
5. Continutul raportului:
I. Proceduri de control intern
Raportul trebuie sa cuprinda dovezile obtinute de Organismul de certificare
ca in perioada de realizare a auditului controalele interne au operat in
practica ca si in teorie, au fost aplicate tuturor tranzactiilor planificate si
au avut ca rezultat corectarea erorilor. Raportul trebuie sa includa o
declaratie privind procedurile de control intern, care trebuie sa atraga
atentia asupra oricarei slabiciuni gasite in proiectarea sau in operatiunile de
control, cu referinta speciala asupra factorilor care pot diminua eficacitatea
procedurilor interne de control, cum ar fi:
- potentialul pentru controale sa nu fie luat in seama de functionarul
responsabil;
- aplicarea incorecta a controalelor ca rezultat al interpretarii gresite
sau al neatentiei; si
- dezvoltarea procedurilor nonstandard.
Functia de audit intern este un element-cheie al problematicii de control
intern. Din acest motiv aceasta merita un capitol specific in raportul de
audit. Raportul trebuie sa ia in considerare independenta, competenta si
eficienta auditului intern, precum si, in special: sfera de cuprindere a
responsabilitatilor; drepturile de acces la directorul Agentiei SAPARD si la
toate inregistrarile, personal si anexe (incluzand organisme descentralizate si
delegate); excluderea membrilor unitatii de audit intern de la actiunile
operationale zilnice; angajatii (competenta, formarea si experienta);
planificarea (evaluarea nevoilor, abordarea bazata pe risc, ciclul de acoperire
a auditului); documentarea (verificarile si concluziile in urma acestora vor fi
inregistrate adecvat si, de asemenea, vor fi insotite de documentele
justificative); evidenta auditului (asigurarea suficientei si relevantei
aranjamentelor); existenta aranjamentelor adecvate pentru asigurarea calitatii;
rapoartele (sunt adecvate in conceptie si vor asigura proceduri care vor fi
efectuate la timp) si concluziile referitoare la planul de auditare.
II. Proceduri pentru asigurarea conformitatii cu Acordul multianual de
finantare
Prevederile acestui punct se refera la autorizare. Tranzactiile procesate
de Agentia SAPARD sunt guvernate prin reguli complexe. Riscul inerent aparut
cere ca Agentia SAPARD sa stabileasca controale moderate, incluzand folosirea
procedurilor scrise, a listelor de verificare si a reperformantelor detaliate
sau revazute de alt functionar.
Raportul trebuie sa includa o declaratie privind procedurile pentru
asigurarea conformitatii cu Acordul multianual de finantare (prin masuri si,
daca sunt aplicabile, submasuri) pentru fiecare procedura, stipuland daca
controalele relevante sunt suficient de solide pentru a se putea pune baza pe
ele in perioada de auditare. Acolo unde s-a ajuns la concluzia ca o procedura
nu confera siguranta necesara, elementele importante ale esecului controlului
trebuie sa fie luate in considerare.
III. Criterii de acreditare de relevanta semnificativa
Raportul trebuie sa stabileasca limita pana la care Agentia SAPARD si
organismele descentralizate si delegate indeplinesc toate criteriile de acreditare
de relevanta (proceduri scrise, separarea functiilor, verificari preliminare
ale proiectelor si platii, achizitii, proceduri pentru angajamente si plati,
proceduri de contabilitate, securitatea computerelor, audit intern), dupa cum
se stipuleaza la art. 3 paragraful 1 din sectiunea A din anexa la Acordul
multianual de finantare, pentru acordarea managementului asistentei de catre
Comisie, si ce actiune (executia la timp si durata), daca exista vreuna,
urmeaza sa fie preluata de Agentia SAPARD sau de organismul
descentralizat/delegat pentru a rezolva orice deficienta.
IV. Proceduri pentru protejarea intereselor financiare ale Comunitatii
Prevederile acestui punct se refera la sumele care urmeaza sa fie colectate
(debitori). Obiectivele de control cheie pertinente includ: inregistrarea
corecta si la timp a tuturor debitorilor in registrul "Tranzactii catre
debitori"; debit compensat din alte plati SAPARD catre beneficiarii care
au debit; si inregistrarea corecta a tuturor chitantelor de la debitori.
In general raportul trebuie sa includa o declaratie privind protectia
intereselor financiare ale Comunitatii, stabilind pentru fiecare procedura daca
controalele relevante au fost suficient de solide pentru a se putea pune baza
pe ele. Daca se ajunge la concluzia ca o procedura nu confera siguranta
necesara, elementele importante ale esecului controlului trebuie sa fie luate
in considerare.
V. Recomandari
Orice recomandari pentru imbunatatiri trebuie sa fie clasificate cu
referinta la nivelul de importanta pe care Organismul de certificare crede ca
ar trebui sa fie atribuit fiecarei situatii. Pentru simplificarea prezentarii
este propusa urmatoarea clasificare a recomandarilor:
- majore: recomandari care cer atentia imediata a directorului Agentiei
SAPARD;
- intermediare: recomandari care sunt semnificative in contextul
controlului Agentiei SAPARD si care cer o atentie imediata din partea
conducerii;
- minore: recomandari pentru care fiecare actiune trebuie sa asigure
deplina conformitate cu criteriile de acreditare.
Raportul trebuie sa stabileasca pentru fiecare recomandare procedura si
aspectele de politica implicand atentie si raspunsul Agentiei SAPARD.
6. Profilul raportului
Profilul raportului va asista Comisia in procesarea rapoartelor privind
certificarea, daca un profil standard a fost urmarit dupa cum este indicat mai
jos.
Rezumat executiv cuprinzand opinia, declaratii rezumative pentru fiecare
dintre pct. I, II, III si IV mentionate mai sus si sectiuni privind
recomandarile majore si intermediare
Introducere generala
I. Proceduri de control intern: o evaluare a controalelor principale;
functia de audit intern; declaratia privind procedurile de control intern,
impreuna cu justificari
II. Proceduri pentru asigurarea conformitatii cu Acordul multianual de
finantare: o evaluare a controalelor-cheie; declaratia privind procedurile
pentru asigurarea conformitatii cu Acordul multianual de finantare, impreuna cu
justificari
III. Criterii de acreditare de relevanta semnificativa: o evaluare a
limitei pana la care Agentia SAPARD indeplineste toate criteriile de acreditare
de relevanta semnificativa (proceduri scrise, separarea functiilor, verificari
preliminare ale proiectelor si platii, achizitii, proceduri pentru angajamente
si plati, proceduri de contabilitate, securitatea computerelor, auditul
intern), dupa cum se cere in art. 14 din sectiunea A din anexa la Acordul
multianual de finantare
IV. Proceduri pentru protejarea intereselor financiare ale Comunitatii: o
evaluare a controalelor-cheie; declaratia privind procedurile de protectie a
intereselor financiare ale Comunitatii, impreuna cu justificari
Concluzii generale
Recomandari
Anexe
Pentru fiecare masura/submasura si functie comuna (de exemplu:
contabilitate, serviciu de inspectie, audit intern, tehnologia informatica)
anexa trebuie sa stabileasca activitatea realizata pentru fiecare obiectiv de
control, incluzand o descriere a obiectivului de control, mecanismul controlului,
structura documentului (sa determine daca cuprinde justificarea primara
ceruta/documente necesare pentru a sprijini solicitarea), constatarile,
evaluarea, concluziile si recomandarile detaliate.
O lista cuprinzand recomandarile trebuie sa fie pregatita cel putin cu
urmatoarele informatii: referinta/recomandarea/statutul/actiunea raportului.
ANEXA 1
la sectiunea E
Exemple de certificate de audit eliberate de Organismul de certificare*5)
*5) Conform Standardului international privind auditul si serviciile legate
de acesta nr. 13 (ISA 13), elaborat de Federatia Internationala a Contabililor
(IFAC).
Matricea opiniilor:
________________________________________________________________________________
Fara obiectii Obiectii Concluzii
limitate negative
________________________________________________________________________________
Nelimitarea sferei de cuprindere Necalificat (A) Calificat (B) Contra
(E)
Limitarea sferei de cuprindere Calificat (C) Refuz (D)
________________________________________________________________________________
A. Necalificat
Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind
cheltuieli realizate pentru Programul pentru anul financiar 200x prin
(denumirea si adresa Agentiei SAPARD). Responsabilitatea noastra, actionand ca
Organism de certificare, este de a exprima o opinie asupra conturilor anuale.
Noi ne-am derulat auditul in concordanta cu standardele de auditare
international acceptate si cu art. 6 din sectiunea A din anexa la Acordul
multianual de finantare. Am planificat si am realizat auditul pentru a obtine
asigurarea rezonabila ca conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori in
declaratii. Auditul a inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidentelor cu
privire la informatiile din conturile anuale, inregistrarea angajamentelor,
examinarea procedurilor si a unui esantion de tranzactii. Auditul a acoperit
conformitatea platilor cu Acordul multianual de finantare numai in ceea ce
priveste capacitatea structurilor administrative ale Agentiei SAPARD de a
asigura ca o astfel de conformitate a fost verificata inainte ca plata sa fi
fost facuta. Auditul nostru furnizeaza o baza rezonabila pentru opinia noastra.
Dupa opinia noastra conturile transmise Comisiei pentru anul financiar 200x
(datat ZZ/LL/AAAA) sunt adevarate, complete si clare.
Auditul nostru a fost derulat intre ZZ/LL/AAAA si ZZ/LL/AAAA. Un raport
privind constatarile noastre este furnizat la aceeasi data ca cea a acestui
certificat.
(Data emiterii, semnatura, numele si pozitia, denumirea si adresa
Organismului de certificare)
B. Calificat - diferente observate
Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind
cheltuieli realizate pentru Programul pentru anul financiar 200x prin
(denumirea si adresa Agentiei SAPARD). Responsabilitatea noastra, actionand ca
Organism de certificare, este de a exprima o opinie asupra conturilor anuale.
Noi ne-am derulat auditul in concordanta cu standardele de auditare
international acceptate si cu art. 6 din sectiunea A din anexa la Acordul
multianual de finantare. Am planificat si am realizat auditul pentru a obtine
asigurarea rezonabila ca conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori in
declaratii. Auditul a inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidentelor cu
privire la informatiile din conturile anuale, inregistrarea angajamentelor,
examinarea procedurilor si a unui esantion de tranzactii. Auditul a acoperit
conformitatea platilor cu Acordul multianual de finantare numai in ceea ce
priveste capacitatea structurilor administrative ale Agentiei SAPARD de a
asigura ca o astfel de conformitate a fost verificata inainte ca plata sa fi
fost facuta. Auditul nostru furnizeaza o baza rezonabila pentru opinia noastra.
Diferentele au fost observate intre conturile anuale, documentele contabile
si inregistrarile Agentiei SAPARD pentru urmatoarele masuri/submasuri (conform
raportului de audit, pagina P):
(masura/submasura diferenta (+/-) in moneda nationala si euro
masini agricole - 23.000 CCC/100 euro)
Dupa opinia noastra, cu exceptia diferentelor descrise in paragraful
precedent, conturile transmise Comisiei pentru anul financiar FEOGA 200x (datat
ZZ/LL/AAAA) sunt adevarate, complete si clare.
Auditul nostru a fost derulat intre ZZ/LL/AAAA si ZZ/LL/AAAA. Un raport
privind constatarile noastre este furnizat la aceeasi data ca cea a acestui
certificat.
(Data emiterii, semnatura, numele si pozitia, denumirea si adresa
Organismului de certificare)
C. Opinie calificata - limitarea sferei de cuprindere
Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind
cheltuieli incluse in Programul pentru anul financiar 200x prin (denumirea si
adresa Agentiei SAPARD). Responsabilitatea noastra, actionand ca Organism de
certificare, este de a exprima o opinie asupra conturilor anuale.
Cu exceptia celor discutate in paragraful urmator, noi ne-am derulat
auditul in concordanta cu standardele de auditare international acceptate si cu
art. 6 din sectiunea A din anexa la Acordul multianual de finantare. Noi am
planificat si am realizat auditul pentru a obtine asigurarea rezonabila ca
conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori in declaratii. Auditul a
inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidentelor cu privire la informatiile
din conturile anuale, inregistrarea angajamentelor, examinarea procedurilor si
a unui esantion de tranzactii. Auditul a acoperit conformitatea platilor cu
Acordul multianual de finantare numai in ceea ce priveste capacitatea
structurilor administrative ale Agentiei SAPARD de a asigura ca o astfel de
conformitate a fost verificata inainte ca plata sa fi fost facuta. Auditul
nostru furnizeaza o baza rezonabila pentru opinia noastra.
Din cauza (de exemplu) naturii inregistrarilor Agentiei SAPARD/Organismului
delegat etc., nu putem fi satisfacuti chiar daca (se citeaza natura problemei)
recurgem la alte proceduri de audit (conform raportului de audit, pagina P).
Dupa opinia noastra, cu exceptia efectelor unor astfel de ajustari, daca
exista, care s-au dovedit necesare, conturile ce urmeaza sa fie transmise
Comisiei pentru anul financiar 200x EAGGF (datat ZZ/LL/AAAA) sunt adevarate,
complete si clare.
Auditul nostru a fost derulat intre ZZ/LL/AAAA si ZZ/LL/AAAA. Un raport
privind constatarile noastre este furnizat la aceeasi data ca cea a acestui
certificat.
(Data emiterii, semnatura, numele si pozitia, denumirea si adresa
Organismului de certificare)
D. Refuzul opiniei - limitarea sferei de aplicare
Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind
cheltuieli incluse in Programul pentru anul financiar 200x prin (denumirea si
adresa Agentiei SAPARD). Responsabilitatea noastra, actionand ca Organism de
certificare, este de a exprima o opinie asupra conturilor anuale.
Cu exceptia celor discutate in paragraful urmator, noi ne-am derulat
auditul in concordanta cu standardele de auditare international acceptate si cu
art. 6 din sectiunea A din anexa la Acordul multianual de finantare. Noi am
planificat si am realizat auditul pentru a obtine asigurarea rezonabila ca
conturile transmise Comisiei sunt lipsite de erori in declaratii. Auditul a
inclus examinarea, pe baza unor teste, a evidentelor cu privire la informatiile
din conturile anuale, inregistrarea angajamentelor, examinarea procedurilor si
a unui esantion de tranzactii. Auditul a acoperit conformitatea platilor cu
Acordul multianual de finantare numai in ceea ce priveste capacitatea
structurilor administrative ale Agentiei SAPARD de a asigura ca o astfel de
conformitate a fost verificata inainte ca plata sa fi fost facuta. Auditul
nostru furnizeaza o baza rezonabila pentru opinia noastra.
Nu putem sa examinam procedurile care fundamenteaza platile efectuate de
organismele cu responsabilitati delegate, din cauza restrictiilor existente in
sfera de aplicare a activitatii noastre din partea Agentiei SAPARD (conform
raportului de audit, pagina P).
Din cauza semnificatiei problemelor discutate in paragraful precedent, nu
ne exprimam opinia daca conturile transmise Comisiei pentru anul financiar 200x
EAGGF (datat ZZ/LL/AAAA) sunt adevarate, complete si clare.
Auditul nostru a fost derulat intre ZZ/LL/AAAA si ZZ/LL/AAAA. Un raport
privind constatarile noastre este furnizat la aceeasi data ca cea a acestui
certificat.
(Data emiterii, semnatura, numele si pozitia, denumirea si adresa
Organismului de certificare)
E. Opinie adversa
Noi am auditat conturile anuale de cheltuieli declarate Comisiei ca fiind
cheltuieli incluse in Programul pentru anul financiar 200x prin (denumirea si
adresa Agentiei SAPARD). Responsabilitatea noastra, actionand ca Organism de
certificare, este de a exprima o opinie bazata pe auditul nostru.
Noi ne-am derulat auditul in concordanta cu standardele de auditare
international acceptate si cu art. 6 din sectiunea A din anexa la Acordul
multianual de finantare. Noi am planificat si am realizat auditul pentru a
obtine asigurarea rezonabila ca conturile transmise Comisiei sunt lipsite de
erori in declaratii. Auditul a inclus examinarea, pe baza unor teste, a
evidentelor cu privire la informatiile din conturile anuale, inregistrarea
angajamentelor, examinarea procedurilor si a unui esantion de tranzactii.
Auditul a acoperit conformitatea platilor cu Acordul multianual de finantare
numai in ceea ce priveste capacitatea structurilor administrative ale Agentiei
SAPARD de a asigura ca o astfel de conformitate a fost verificata inainte ca
plata sa fi fost facuta. Auditul nostru furnizeaza o baza rezonabila pentru
opinia noastra.
Cheltuielile declarate de Agentia SAPARD nu sunt in concordanta cu platile
si chitantele intocmite in perioada respectiva (conform raportului de audit,
pagina P).
In opinia noastra, din cauza efectelor problemelor discutate in paragraful
precedent, conturile transmise Comisiei pentru anul financiar 200x EAGGF (datat
ZZ/LL/AAAA) nu sunt adevarate, complete si clare.
Auditul nostru a fost derulat intre ZZ/LL/AAAA si ZZ/LL/AAAA. Un raport
privind constatarile noastre este furnizat la aceeasi data ca cea a acestui
certificat.
(Data emiterii, semnatura, numele si pozitia, denumirea si adresa
Organismului de certificare)
SECTIUNEA F
TEXTUL LEGISLATIEI COMUNITATII, LA CARE SE FACE REFERIRE IN REGLEMENTAREA
C.E. Nr. 2.222/2000 PRIVIND REGULILE FINANCIARE APLICABILE SAPARD, ADAPTATE
ACESTUI ACORD*6)
*6) OJ L 253, 7 octombrie 2000, p. 5.
Semnificatia coloanelor din tabelul de mai jos este urmatoarea:
I - Sectiunea
II - Articolul
III - Paragraful
________________________________________________________________________________
a) b) c) d) e)
________________________________________________________________________________
Nr. I II III Prevederi de aplicat de Romania
crt. in conformitate cu acest acord
________________________________________________________________________________
1. A 3 1 Pe baza unor analize de la caz la caz privind capacitatea
de coordonare a unui program/proiect la nivel national si
sectorial, procedurile de control financiar si
structurile
finantelor publice, Comisia poate decide amanarea cererii
de aprobare ex-ante la care se refera pct. 3 si
atribuirea
de asistenta agentiilor de implementare, pe baze
descentralizate.
O astfel de amanare va fi subiect pentru:
- criteriile minimale pentru evaluarea abilitatilor
agentiilor de implementare din tara candidata de a
coordona asistenta acordata si conditiile minimale
aplicabile de catre aceste agentii, dupa cum este
stabilit la pct. 3;
- prevederi specifice in ceea ce priveste, printre
altele,
invitatii la licitatii, scrutine si evaluari ale
licitatiilor, obtinerea contractelor si implementarea
directivelor in ceea ce priveste achizitiile publice
ale
Comunitatii, care trebuie sa se inscrie in acordurile
financiare cu fiecare tara beneficiara.
________________________________________________________________________________
2. F pct. 1 Selectia proiectului, licitatia si contractarea vor fi
subiecte ale aprobarii ex-ante de catre Comisie.
3. A 3 si 1 Criteriile minimale si conditiile pentru un management
pct. 1 descentralizat la agentiile de implementare din tarile
candidate
1. Criteriile minimale pentru evaluarea abilitatilor
agentiilor de implementare din tara candidata de a
coordona asistenta acordata
Comisia va aplica urmatoarele criterii in vederea
stabilirii agentiilor de implementare din tarile
partenere, care vor putea coordona asistenta acordata pe
baze descentralizate:
(i) va exista un sistem bine pus la punct de coordonare
a Programului, cu reguli interne ale procedurilor,
responsabilitati clare institutionale si personale;
(ii) principiul separarii puterilor trebuie sa fie
respectat astfel incat sa nu apara conflicte de
interese in ceea ce priveste achizitiile si
platile;
(iii) trebuie sa existe un personal adecvat pentru
indeplinirea sarcinilor. Acesta trebuie sa aiba
experienta si abilitati corespunzatoare in audit,
sa cunoasca limbi straine si sa fie pregatit pentru
desfasurarea activitatii de implementare a
programelor Comunitatii.
2. Conditii minimale pentru managementul descentralizat
la
agentiile de implementare din tarile candidate
Descentralizarea in tarile candidate cu controlul ex-post
de catre Comisie poate fi considerata pentru o agentie de
implementare in care sunt indeplinite urmatoarele
conditii:
(i) demonstrarea unui control intern eficace, inclusiv
functia de audit independenta si un sistem de
raportare contabil si financiar la standarde
internationale;
(ii) un audit (un raport) financiar si operational
recent, aratand in mod efectiv si la timp
gestionarea fondurilor Comunitatii sau masuri
nationale de natura similara;
(iii) un sistem de control financiar national in agentia
de implementare;
(iv) reguli de achizitionare care sa fie andosate de
Comisie, asa cum se prevede la titlul IX din
Regulamentul financiar aplicabil la bugetul general
al Comunitatii Europene (a se vedea art. 14 pct.
2.6. din sectiunea A din anexa la acest acord);
(v) angajamentul responsabilului national cu
autorizarea
finantarii de a-si asuma intreaga raspundere si
responsabilitate pentru Program.
Aceasta apreciere nu va prejudicia dreptul Comisiei si al
Curtii de Conturi de a verifica cheltuielile.
________________________________________________________________________________
4. A 13 6 Punctul 4
Prevederile acestui punct nu vor afecta aplicarea in
Romania a legilor care se refera la urmariri penale sau
cooperare juridica intre tarile candidate mentionate la
pct. 8 si statele membre.
Subpunctul 4.1
Atunci cand Comisia decide sa realizeze controale pe
teren
si inspectii conform prevederilor acestui punct, trebuie
sa se asigure ca nu sunt realizate inspectii de acest
gen in acelasi timp asupra aceluiasi obiectiv si cu
privire la aceiasi operatori economici implicati (a se
vedea pct. 6).
In plus se vor lua in considerare inspectiile in curs sau
cele deja efectuate de Romania conform legislatiei sale
in
legatura cu aceleasi obiective care privesc operatorii
economici in cauza.
Subpunctul 4.2
Verificarile la fata locului si inspectiile vor fi
pregatite si conduse de Comisie in cooperare cu
autoritatile din Romania, care va fi anuntata in timp
util
despre obiectul, scopul si bazele legale ale
verificarilor
si inspectiilor, in asa fel incat sa poata acorda
ajutorul
cerut. Astfel oficialii din Romania pot participa la
inspectii si verificari pe teren.
In plus, daca Romania doreste, verificarile pe teren si
inspectiile pot fi realizate impreuna de catre Comisie si
autoritatile responsabile din Romania.
Subpunctul 4.3
Verificarile pe teren si inspectiile vor fi realizate de
Comisie la operatori economici carora le vor fi aplicate
in conformitate cu prevederile pct. 6 masuri
administrative si penalizari in cazul in care exista
motive sa se creada ca au fost comise neregularitati.
Pentru a se facilita desfasurarea de catre Comisie a
verificarilor operatorii economici vor fi apelati pentru
a
asigura accesul la sedii, terenuri, mijloace de transport
sau la alte asemenea mijloace folosite in scopul
desfasurarii afacerilor.
Acolo unde este necesar, pentru stabilirea existentei
neregularitatilor, Comisia poate efectua inspectii pe
teren si inspectii la alti operatori economici, in scopul
de a se asigura accesul la informatiile necesare.
Subpunctul 4.4
4.4.1. Verificarile pe teren si inspectiile vor fi
executate de autoritati ale Comisiei si responsabilitatea
va fi a oficialilor si a altor functionari guvernamentali
autorizati, acestia fiind numiti inspectorii Comisiei.
Persoanele aflate la dispozitia Comisiei in calitate de
experti nationali prin detasare pot asista la aceste
verificari si inspectii.
Inspectorii Comisiei isi vor exercita atributiile prin
autorizatii scrise, in care sunt precizate identitatea si
functia, impreuna cu un document care sa arate scopul si
subiectul verificarii pe teren sau al inspectiei.
In conformitate cu cerintele acestui acord ei vor trebui
sa actioneze conform legilor Romaniei.
4.4.2. Cu conditia respectarii acestui acord Comisia, cu
acordul Romaniei, poate apela la colaborarea in calitate
de observatori a reprezentantilor din alte tari candidate
specificate la pct. 8 si poate solicita altor organisme
externe sa actioneze sub responsabilitatea sa in vederea
acordarii asistentei tehnice.
Comisia trebuie sa se asigure ca reprezentantii si
organismele mentionate mai sus ofera toate garantiile cu
privire la competenta tehnica, independenta si pastrarea
secretului profesional.
Subpunctul 4.5
4.5.1. Inspectorii Comisiei trebuie sa aiba acces, fara a
prejudicia prevederile acestui acord si in aceleasi
conditii ca si inspectorii administrativi nationali si in
concordanta cu legislatia nationala, la toate
informatiile
si documentatia cu privire la operatiunile care sunt
cerute pentru coordonarea adecvata a verificarilor pe
teren si a inspectiilor in conditii similare. Acestia pot
beneficia de aceleasi facilitati in desfasurarea
inspectiilor ca si inspectorii administrativi nationali
si, in particular, de copii de pe documentatia
justificativa.
Verificarile pe teren si inspectiile pot privi, in
particular:
- registre si documente, cum ar fi: facturile, listele
cuprinzand termeni si conditii, borderouri de plata,
declaratii privind materialele folosite si munca
prestata si declaratii bancare pastrate de operatori
economici;
- date computerizate;
- productie, sisteme si metode de ambalare si
dezambalare;
- verificari fizice, cum ar fi: natura si cantitatea
bunurilor sau operatiunile incheiate;
- crearea si verificarea de esantioane;
- progresul activitatilor si investitiilor pentru fiecare
finantare care a fost furnizata si utilizarea
investitiilor realizate;
- documente cu privire la buget si contabilitate;
- implementarea financiara si tehnica a proiectelor
subventionate.
4.5.2. Acolo unde este necesar pentru Romania, la cererea
Comisiei trebuie sa se ia masuri preventive adecvate cu
privire la legile nationale, fara a se prejudicia
prevederile acestui acord, in particular cu privire la
garantia dovezilor.
Subpunctul 4.6
4.6.1. Informatiile comunicate sau dobandite in orice
forma conform acestui punct trebuie sa fie supuse
secretului profesional si protejate in acelasi fel in
care
informatiile similare sunt protejate de legislatia
nationala a tarii care le primeste si de prevederile
corespunzatoare aplicabile institutiilor Comunitatii.
Astfel de informatii nu pot fi comunicate altor persoane
decat cele din institutiile Comunitatii sau din Romania,
ale caror functii necesita cunoasterea lor, si nici nu
pot
fi utilizate de institutiile Comunitatii pentru alte
scopuri in afara celor de protectie efectiva a
intereselor
financiare comunitare in toate tarile candidate. In cazul
in care Romania intentioneaza sa foloseasca in alte
scopuri informatiile obtinute de oficialii care participa
sub autoritatea sa in calitate de observatori, in
conformitate cu prevederile subpunctului 4.4.2, la
controale si inspectii la fata locului, trebuie sa obtina
acordul tarii de la care au fost obtinute informatiile.
4.6.2. Comisia va raporta cat de repede posibil
autoritatii competente a statului pe teritoriul caruia
s-a
executat verificarea pe teren sau inspectia daca s-au
remarcat orice fapte sau suspiciuni in legatura cu vreo
neregularitate in timpul verificarilor pe teren sau al
inspectiilor. In orice caz Comisia trebuie sa informeze
autoritatile mentionate mai sus despre rezultatul acestor
verificari si inspectii.
4.6.3. Inspectorii Comunitatii se vor asigura ca, fara a
prejudicia prevederile acestui acord, in realizarea
rapoartelor lor se vor lua in considerare cerintele
procedurale stabilite prin legile nationale ale Romaniei.
Materialele si documentele justificative, asa cum se
precizeaza la pct. 4.5, vor fi anexate la aceste
rapoarte.
Acolo unde inspectia este realizata in colaborare, in
conformitate cu cel de-al doilea subparagraf al
subpunctului 4.2, inspectorii nationali care iau parte la
operatiune trebuie sa contrasemneze raportul elaborat de
inspectorii Comisiei.
4.6.4. Comisia trebuie sa se asigure ca acolo unde se
implementeaza prevederile acestui punct inspectorii sai
trebuie sa respecte prevederile Comunitatii si
prevederile
legislatiei nationale cu privire la protectia datelor
personale.
4.6.5. Acolo unde operatorii economici la care se face
referire la subpunctul 4.3 sunt supusi verificarilor pe
teren sau inspectiilor, Romania, care actioneaza in
concordanta cu regulile nationale si fara a prejudicia
prevederile acestui acord, trebuie sa acorde
inspectorilor Comisiei asistenta necesara pentru a le
permite sa isi indeplineasca indatoririle in realizarea
verificarilor pe teren si a inspectiilor. Romania trebuie
sa ia toate masurile necesare, in conformitate cu legile
nationale.
________________________________________________________________________________
5. A 13 1 b) Neregularitate inseamna orice incalcare a unei prevederi
a
acestui acord, care rezulta din activitatea sau omisiunea
unui operator economic (vezi pct. 6), care a avut sau
va avea un efect de prejudiciere asupra Comunitatii sau
asupra unui punct nejustificat de cheltuiala.
________________________________________________________________________________
6. A pct. 4 Masurile administrative si penalizarile pot fi aplicate
si 5 operatorilor economici persoane fizice sau juridice ori
altor organisme recunoscute de legile nationale (persoane
private, intreprinderi, institutii publice sau autoritati
locale ori regionale ale statului), acolo unde
activitatea lor implica aplicarea incorecta a acestui
acord prin atingerea sau lezarea contributiei
Comunitatii,
si, de asemenea, persoanelor fizice si juridice care au
fost implicate in comiterea de neregularitati sau care se
asteapta sa evite comiterea unei neregularitati.
________________________________________________________________________________
7. A 13 6 Subpunctul 7.13
7.1.1. Notificarea neregularitatilor care apar la
finantarea Comunitatii trebuie sa fie facuta in
conformitate cu prevederile acestui punct. Aceste
prevederi nu trebuie sa afecteze aplicarea in Romania a
regulilor legate de procedurile penale sau cooperarea
juridica dintre tarile candidate mentionate la pct. 8 si
statele membre in chestiunile penale.
Subpunctul 7.2
7.2.1. Romania trebuie sa comunice Comisiei in termen de
3
luni de la incheierea Acordului multianual de finantare:
- prevederile stabilite prin lege, regulile si actiunile
administrative pentru aplicarea masurilor prevazute la
art. 13 paragraful 1 din sectiunea A din anexa la acest
acord;
- lista cuprinzand autoritatile si organismele
responsabile pentru aplicarea masurilor in conformitate
cu prevederile art. 13 paragraful 1 din sectiunea A din
anexa la acest acord;
- principalele prevederi legate de rolul si de
functionarea acestor autoritati si organisme si
procedurile de a caror aplicare sunt responsabile.
7.2.2. Romania va comunica Comisiei orice amendament la
informatiile furnizate in conformitate cu prevederile
subpunctului 7.2.1.
7.2.3. Comisia trebuie sa studieze comunicarile Romaniei
si trebuie sa o informeze asupra concluziilor care
urmeaza
a fi trase. Aceasta trebuie sa ramana in contact cu
Romania daca este necesara extinderea aplicarii
prevederilor acestui punct.
Subpunctul 7.3
7.3.1. In timpul ultimelor doua luni de la sfarsitul
fiecarui trimestru Romania va raporta Comisiei orice
neregularitate care a facut subiectul investigatiilor
administrative sau juridice.
Astfel, trebuie sa dea, daca este posibil, detalii care
privesc:
- prevederi care au fost incalcate;
- natura si sumele cheltuielilor; in cazul in care nu s-a
realizat nici o plata, sumele care ar fi fost platite
gresit daca neregularitatea nu ar fi fost descoperita,
in afara de cazul in care erorile sau neglijentele sunt
detectate inaintea platii si nu rezulta in nici o
amenda
administrativa sau juridica;
- suma totala si distribuirea ei intre diferitele surse
de
finantare;
- proiectul si masura avute in vedere;
- perioada sau momentul in care s-a comis o
neregularitate;
- modurile in care se realizeaza o neregularitate;
- modul in care a fost descoperita o neregularitate;
- autoritatile nationale si alte institutii care au
realizat raportul oficial despre neregularitati;
- consecintele financiare, suspendarea platilor si
posibilitatea recuperarilor;
- data si sursa primei informatii care a iscat suspiciuni
ale existentei unei neregularitati;
- data la care a fost realizat primul raport privind
neregularitatile;
- acolo unde este necesar, Romania si alte tari
implicate;
- identitatea persoanelor fizice si juridice implicate,
pastrata in cazurile in care astfel de informatii nu
sunt relevante in combaterea neregularitatilor in
functie de caracterul acestora.
7.3.2. In cazul in care unele informatii la care se
refera subpunctul 7.3.1 si, in particular, cele care
privesc modurile de comitere a neregularitatilor si
maniera in care au fost descoperite nu sunt disponibile,
Romania trebuie, in masura posibilitatilor, sa furnizeze
informatiile lipsa cand va trimite urmatoarele raporturi
trimestriale privind neregularitatile catre Comisie.
Subpunctul 7.4
Romania trebuie sa raporteze Comisiei orice
neregularitate
descoperita sau care se presupune ca a fost comisa, acolo
unde exista temerea ca:
a) aceasta poate avea repercusiuni rapide in afara
teritorialului sau; si/sau
b) aceasta arata ca a avut loc o noua practica
frauduloasa.
Un astfel de raport va trebui, daca este cazul, sa fie
trimis simultan altor tari candidate sau tari membre
relevante.
Subpunctul 7.5
7.5.1. In decurs de doua luni de la sfarsitul fiecarui
trimestru, Romania trebuie sa informeze Comisia cu privire
la orice raport anterior, realizat in conditiile
subpunctului 7.3, asupra procedurilor instituite ca
urmare
a tuturor neregularitatilor anterior notificate si asupra
schimbarilor importante care rezulta din acestea,
inclusiv:
- sumele care au fost recuperate sau care se asteapta sa
fie recuperate;
- masuri intermediare de precautie luate de Romania
pentru
a garanta recuperarea sumelor platite gresit;
- procedurile judiciare si administrative instituite
pentru recuperarea sumelor platite gresit si pentru
impunerea de sanctiuni;
- motivele pentru orice abandon al procedurilor de
recuperare; Comisia trebuie, daca este posibil, sa fie
notificata inainte de luarea unei decizii;
- orice abandon al actiunilor penale.
Romania trebuie sa notifice Comisiei cu privire la
deciziile administrative sau juridice ori la aspectele
principale cuprinse in acest document cu privire la
indeplinirea acestor proceduri.
7.5.2. Fara a prejudicia prevederile art. 14 pct. 2.8 din
sectiunea A din anexa la acest acord, atunci cand Romania
considera ca o suma nu poate fi recuperata in totalitate
sau nu se asteapta sa fie recuperata in totalitate,
trebuie sa informeze Comisia printr-un raport special
referitor la suma nerecuperata.
7.5.3. In eventualitatea existentei situatiei mentionate
la subpunctul 7.5.2., fara a prejudicia prevederile art.
14 pct. 2.8 din sectiunea A, Comisia poate cere in mod
expres Romaniei sa continue procedurile de recuperare.
7.5.4. Atunci cand autoritatile din Romania decid, la
cererea expresa a Comisiei, sa initieze sau sa continue
actiunile legale cu privire la recuperarea sumelor
platite
necorespunzator, Comisia, fara a prejudicia prevederile
art. 14 pct. 2.8 din sectiunea A, poate sa accepte
rambursarea catre Romania, in intregime sau in parte, a
tuturor costurilor juridice si a costurilor legate direct
de actiunile legale, la prezentarea documentelor de
evidenta, chiar daca aceste actiuni sunt fara succes.
Subpunctul 7.6
Daca nu sunt neregularitati de raportat in perioada de
referinta, Romania trebuie sa informeze Comisia despre
acest lucru in aceeasi limita de timp care este stabilita
la subpunctul 7.3.1.
Subpunctul 7.7
7.7.1. Comisia trebuie sa mentina contacte potrivite cu
Romania in scopul completarii informatiei despre
neregularitatile la care se refera subpunctul 7.3, in
legatura cu procedura la care se refera subpunctul 7.5
si,
in particular, la posibilitatea de recuperare.
7.7.2. Independent de contactele mentionate la subpunctul
7.7.1., Comisia trebuie sa informeze Romania in cazul in
care natura neregularitatii sugereaza ca practici
similare
sau identice pot aparea in alte tari.
7.7.3. Comisia trebuie sa organizeze intalniri
informationale pentru reprezentantii tarilor candidate
mentionate la pct. 8, in scopul de a examina impreuna cu
acestia informatiile cerute la subpunctele 7.3, 7.4, 7.5
si 7.7, in particular cu privire la concluziile ce pot fi
trase de aici in legatura cu neregularitatile, masurile
preventive si procedurile legale.
7.7.4. La cererea Romaniei sau a Comisiei Romania si
Comisia trebuie sa se consulte intre ele in scopul
evitarii interpretarilor care prejudiciaza interesele
Comunitatii si care apar in cursul implementarii
prevederilor in vigoare.
Subpunctul 7.8
7.8.1. Romania si Comisia trebuie sa ia toate
precautiunile necesare pentru a asigura ca informatiile
pe
care le schimba raman confidentiale.
7.8.2. Informatiile la care se refera acest punct nu pot
fi trimise, in particular, altor persoane decat cele din
Romania sau din institutiile Comunitatii, ale caror
sarcini presupun accesul la aceste informatii, cu
exceptia
cazului in care Romania le furnizeaza asa cum a fost
convenit in mod expres.
7.8.3. Numele persoanelor juridice sau fizice pot fi
dezvaluite altor tari candidate mentionate la pct. 8,
institutiilor statelor membre sau Comunitatii doar atunci
cand acest lucru este necesar in vederea prevenirii sau
urmaririi neregularitatilor ori pentru a se stabili daca
o
neregularitate afirmata a avut loc.
7.8.4. Informatiile comunicate sau obtinute in orice
forma, referitoare la acest punct, trebuie sa fie supuse
secretului profesional si sa fie protejate in acelasi fel
ca si informatiile similare care sunt protejate de
legislatia nationala a tarii care le primeste si de
prevederile corespondente aplicabile institutiilor
Comunitatii.
In plus aceste informatii nu pot fi folosite in alte
scopuri decat cele prevazute la acest punct, cu exceptia
cazului in care autoritatile care au furnizat aceste
informatii si-au dat consimtamantul in mod expres si cu
conditia ca prevederile in vigoare in tara in care se
gaseste autoritatea beneficiara nu interzic asemenea
comunicari sau utilizari.
7.8.5. Prevederile subpunctelor 7.8.1 - 7.8.4 nu vor
impiedica utilizarea in nici o actiune sau in proceduri
legale instituite si care nu sunt conforme cu acest acord
a informatiilor obtinute in baza acestui punct.
Autoritatea competenta din Romania care a furnizat aceste
informatii trebuie sa fie informata corespunzator despre
aceasta utilizare.
7.8.6. In cazul in care Romania anunta Comisia ca o
persoana fizica sau juridica al carei nume a fost
comunicat Comisiei in baza acestui punct se dovedeste la
o
verificare viitoare ca nu a fost implicata in nici o
neregularitate, Comisia trebuie sa ii informeze despre
acest fapt pe toti cei carora le-a comunicat acel nume,
in
baza acestui punct. O asemenea persoana trebuie sa
inceteze sa mai fie tratata, in virtutea notificarii
prealabile, ca o persoana implicata in neregularitatea
respectiva.
Subpunctul 7.9
Sumele recuperate trebuie sa fie distribuite de Romania
si
de Comunitate proportional cu cheltuielile deja facute de
acestea, cu conditia ca debitul sa nu fi fost lichidat in
conformitate cu regulile prevazute in art. 14 pct. 2.8
din
sectiunea A din anexa la acest acord.
Subpunctul 7.10
7.10.1. In cazul in care se constata neregularitati
privind valori mai mici decat echivalentul in lei a 4.000
euro din bugetul Comunitatii, Romania nu trebuie sa
inainteze Comisiei informatia prevazuta la subpunctele
7.3. si 7.5 decat daca Comisia o solicita in mod expres.
________________________________________________________________________________
8. A art. 14 2.6 Republica Bulgaria, Republica Ceha, Republica Estonia,
Republica Ungara, Republica Letona, Republica Lituania,
Republica Polonia, Romania, Republica Slovacia si
Republica Slovenia
________________________________________________________________________________
9. A art. 12 3 Subpunctul 9.1
9.1.1. Sarcinile Organismului de conciliere sunt
urmatoarele:
a) sa examineze orice problema la care se face referire
de
catre Romania, care, ca urmare a prevederilor art. 12
din sectiunea A din anexa la acest acord si a
discutiilor bilaterale asupra acelor prevederi,
primeste notificarea formala din partea Comisiei, cu
referire la art. 12 din sectiunea A si la acest punct,
a concluziei ca asemenea articole de cheltuieli
realizate de Romania nu sunt eligibile pentru Program:
b) sa incerce sa reconcilieze pozitiile divergente ale
Comisiei si ale Romaniei; si
c) la sfarsitul investigatiilor sa elaboreze un raport
asupra rezultatelor eforturilor sale de reconciliere,
facand orice remarci pe care le considera necesare,
precum si sa mentioneze punctele disputei ramase
nerezolvate.
9.1.2. Pentru scopurile stadiilor procedurii de lichidare
a conturilor:
a) pozitia Organismului nu trebuie sa prejudicieze
decizia
finala a Comisiei privind lichidarea conturilor;
b) faptul de a nu supune o problema Organismului nu
trebuie sa prejudicieze Romaniei, care primeste
notificare din partea Comisiei conform prevederilor
subpunctului 9.1.1 a).
Subpunctul 9.2
9.2.1. Romania trebuie sa supuna o problema Organismului
in termen de 30 de zile lucratoare de la primirea
notificarii la care se face referire la subpunctul 9.1.1
a), prin trimiterea unei cereri motivate de conciliere la
Secretariatul Organismului de conciliere, a carui adresa
va fi notificata Romaniei in comunicarea respectiva.
9.2.2. O cerere de conciliere este admisibila numai daca
reglementarea financiara recomandata de Comisie cu
privire
la un capitol de buget:
- fie depaseste 0,5 milioane euro;
- fie reprezinta mai mult de 25% din cheltuiala totala
anuala a Romaniei din capitolul de buget respectiv.
Suplimentar, daca in timpul discutiilor bilaterale la
care
se face referire la subpunctul 9.1 a) Romania solicita si
demonstreaza ca problema este una de principiu si
priveste
aplicarea regulilor Comunitatii, presedintele
Organismului
poate sa declare cererea de conciliere ca fiind
admisibila.
9.2.3. Secretariatul Organismului trebuie sa confirme
primirea cererii de conciliere.
9.2.4. Organismul trebuie sa conduca investigatiile cat
de
prompt posibil, bazandu-se pe evidenta din dosar si pe o
audiere corecta a Comisiei si a autoritatilor nationale
in
discutie. La sfarsitul investigatiilor trebuie sa le
trimita raportul la care s-a facut referire in subpunctul
9.1.1 c).
9.2.5. Daca in termen de 4 luni de cand a fost supus un
caz Organismul nu a reusit sa reconcilieze pozitiile
Comisiei si Romaniei, procedura de conciliere se
considera
ca a esuat. Raportul la care se face referire in
subpunctul 9.1.1 c) trebuie sa stabileasca motivele
pentru
care pozitiile nu pot fi reconciliate.
9.2.6. Raportul elaborat in limita de timp stabilita
trebuie sa fie trimis:
- tarii care a supus problema Organismului;
- celorlalte tari aplicante; si
- Comisiei, in cazul in care este propusa decizia de
lichidare a conturilor.
Subpunctul 9.3
9.3.1. Organismul trebuie sa se intruneasca la sediul
central al Comisiei. Secretariatul Organismului trebuie
sa
fie asigurat de personalul Comisiei.
9.3.2. Nici un membru nu poate sa ia parte la lucrarile
Organismului sau sa semneze un raport, daca intr-o
functie
anterioara a fost personal implicat in problema supusa
concilierii.
9.3.3. Fara a prejudicia prevederile subpunctului 9.3.2,
rapoartele trebuie sa fie adoptate de majoritatea
absoluta
a membrilor prezenti, cvorumul fiind de 3.
Rapoartele trebuie sa fie semnate de presedinte si de
membrii care au luat parte la deliberari. Ele trebuie sa
fie inregistrate de secretariat.
Subpunctul 9.4
9.4.1. Membrii Organismului trebuie sa isi indeplineasca
indatoririle in mod independent, fara sa tina seama sau
sa
accepte instructiuni de la vreun guvern sau organism.
9.4.2. Membrii Organismului nu pot sa dezvaluie nici o
informatie primita de ei in perioada in care isi
desfasoara activitatea in cadrul Organismului. Aceste
informatii sunt confidentiale si acoperite de obligatia
pastrarii secretului profesional.
________________________________________________________________________________
10. A art. 14 2.7 Organismele publice care au dreptul la contracte de
lucrari publice trebuie sa fie statul, autoritati
regionale sau locale, organisme guvernate de legea
publica, asociatii formate din una sau mai multe asemenea
autoritati ori organisme guvernate de legea publica. Un
organism guvernat de legea publica inseamna orice
organism:
- infiintat pentru un scop precis care este in interes
general, care nu are caracter industrial sau comercial;
si
- care are personalitate juridica; si
- care este finantat in cea mai mare parte de stat sau de
autoritati regionale ori locale sau de alte organisme
guvernate de legea publica ori este obiectul
supravegherii manageriale al acestor organisme sau are
o
conducere administrativa, manageriala ori de
supraveghere, mai mult de jumatate din numarul
membrilor
numiti de stat, de autoritati locale sau regionale ori
de alte organisme guvernate de legea publica.
________________________________________________________________________________
SECTIUNEA G
REZOLVAREA DIFERENDELOR - SAPARD
1. Orice diferend intre partile contractante cu privire la acest acord,
care nu este rezolvat intre partile contractante, va fi decis conform
arbitrajului de catre un tribunal de arbitraj, in concordanta cu prevederile
pct. 2 si 7 din aceasta sectiune.
2. Fiecare parte contractanta are dreptul sa invoce procedura de rezolvare
a diferendelor. Fiecare parte contractanta isi va nominaliza arbitrul in termen
de 3 luni de la initierea procedurii.
3. Tribunalul de arbitraj constituit pentru fiecare caz individual va fi
alcatuit din 3 arbitri numiti dupa cum urmeaza:
- un arbitru va fi numit de Romania;
- un arbitru va fi numit de Comisie;
- un arbitru va fi numit prin acordul partilor contractante sau, daca
acestea nu cad de acord, de catre presedintele Curtii de Justitie a
Comunitatilor Europene.
4. Daca una dintre partile contractante nu reuseste sa numeasca un arbitru
intr-o perioada de 3 luni de la primirea solicitarii de arbitraj, un asemenea
arbitru va fi numit de presedintele Curtii de Justitie a Comunitatilor
Europene.
5. Daca orice arbitru numit demisioneaza, decedeaza sau este in
incapacitate de a actiona, alt arbitru va fi numit in concordanta cu
prevederile pct. 2, 3 si 4 si va avea toate puterile si sarcinile arbitrului
initial.
6. Tribunalul de arbitraj va lua in considerare legislatia relevanta a
Curtii de Justitie a Comunitatilor Europene.
7. Toate deciziile vor fi luate prin vot majoritar de catre tribunalul de
arbitraj. Procedura de arbitraj va fi stabilita de tribunal. Deciziile sale vor
fi obligatorii pentru ambele parti contractante. Fiecare parte contractanta va
suporta costurile propriului arbitru si ale reprezentantilor in procedurile de
arbitraj; restul costurilor va fi suportat in parti egale de partile
contractante.