ORDIN
Nr. 946 din 4 iulie 2005
pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de
management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial
ACT EMIS DE: MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE
ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL NR. 675 din 28 iulie 2005
In temeiul art. 11 alin. (5) din Hotararea Guvernului nr. 208/2005 privind
organizarea si functionarea Ministerului Finantelor Publice si a Agentiei
Nationale de Administrare Fiscala, cu modificarile ulterioare, al art. 5 alin.
(2) din Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul
financiar preventiv, republicata, si al art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002
privind finantele publice, cu modificarile ulterioare,
avand in vedere angajamentele asumate de Romania in cadrul capitolului 28
"Control financiar" de negociere cu Uniunea Europeana,
luand in considerare prevederile referitoare la controlul financiar din
cap. 12 al Programului de guvernare pe perioada 2005 - 2008,
ministrul finantelor publice emite urmatorul ordin:
Art. 1
Se aproba Codul controlului intern, cuprinzand standardele de
management/control intern la entitatile publice, prevazut in anexa care face
parte integranta din prezentul ordin.
Art. 2
(1) Conducatorii entitatilor publice vor dispune - tinand cont de
particularitatile cadrului legal, organizational, de personal, de finantare si
de alte elemente specifice, precum si de standardele prevazute in anexa la
prezentul ordin - masurile necesare pentru elaborarea si/sau dezvoltarea
sistemelor de control managerial ale fiecarei organizatii, inclusiv a
procedurilor, formalizate pe activitati.
(2) Obiectivele, actiunile, responsabilitatile, termenele, precum si alte
componente ale masurilor respective vor fi cuprinse in programe de dezvoltare a
sistemelor de control managerial, elaborate la nivelul fiecarei entitati
publice.
(3) In programe vor fi cuprinse in mod distinct si actiunile de
perfectionare profesionala, atat pentru persoanele cu functii de conducere, cat
si pentru cele de executie, prin cursuri organizate de Scoala de Finante
Publice si Vama, Institutul National de Administratie sau de alte organisme
abilitate.
Art. 3
(1) In vederea monitorizarii, coordonarii si indrumarii metodologice cu
privire la sistemele proprii de control managerial, prin act de decizie
interna, conducatorul entitatii publice constituie structuri cu atributii in
acest sens.
(2) Componenta, modul de organizare si de lucru, precum si alte elemente
privind structurile prevazute la alin. (1) se stabilesc, in functie de volumul
si de complexitatea activitatilor din fiecare entitate publica, de catre
conducatorul acesteia.
Art. 4
(1) Programele intocmite conform art. 2 alin. (2) si actele de constituire
a structurilor prevazute la art. 3 alin. (1) vor fi transmise, in vederea
informarii si armonizarii, la entitatile publice superioare, pana la data de 29
iulie 2005.
(2) Documentele prevazute la alin. (1), care se refera la entitatile
publice in care se exercita functia de ordonator principal de credite al
bugetului de stat, al bugetului asigurarilor sociale de stat sau al bugetului
oricarui fond special, vor fi transmise de catre acestea la Ministerul
Finantelor Publice, Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management
financiar si control, pana la data de 15 august 2005.
(3) Progresele inregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor de control
managerial, in raport cu programele prevazute la art. 2 alin. (2), precum si
situatiile deosebite observate in actiunile de monitorizare, coordonare si
indrumare metodologica derulate de structurile prevazute la art. 3 alin. (1)
vor face obiectul informarilor care vor fi transmise pana pe data de 10 a lunii
urmatoare fiecarui trimestru incheiat, in cazul entitatilor prevazute la art. 4
alin. (1) si, respectiv, pana la data de 15 a lunii urmatoare fiecarui
trimestru incheiat, in cazul entitatilor prevazute la art. 4 alin. (2).
Art. 5
In vederea asigurarii bunei gestiuni a fondurilor publice si/sau a
patrimoniului public, Ministerul Finantelor Publice, prin Unitatea centrala de
armonizare a sistemelor de management financiar si control, va aviza, din punct
de vedere al referirilor la procedurile de control, proiectele de reglementari
cu implicatii financiare, care se elaboreaza si se aproba la nivelul
entitatilor publice in care se exercita functia de ordonator principal de
credite al bugetului de stat, al bugetului asigurarilor sociale de stat sau al
bugetului oricarui fond special, la solicitarea acestora.
Art. 6
Prezentul ordin va fi publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I,
si va fi cuprins in pagina de Internet a Ministerului Finantelor Publice.
Ministrul finantelor publice,
Ionel Popescu
ANEXA 1*)
*) Anexa este reprodusa in facsimil.
CODUL CONTROLULUI INTERN
cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice
STANDARDELE DE MANAGEMENT/CONTROL INTERN LA ENTITATILE PUBLICE
- Prezentare generala -
1. O noua abordare a controlului intern
Acquis-ul comunitar in domeniul controlului intern este alcatuit, in mare
masura, din principii generale de buna practica, acceptate pe plan
international si in Uniunea Europeana.
Modalitatea in care aceste principii se transpun in sistemele de
management/control intern este specifica fiecarei tari, tinand cont de
conditiile constitutionale, administrative, legislative, culturale etc.
In contextul principiilor generale de buna practica care compun acquis-ul
comunitar, controlului i se asociaza o acceptiune mult mai larga, acesta fiind
privit ca o functie manageriala, si nu ca o operatiune de verificare. Prin
functia de control, managementul constata abaterile rezultatelor de la
obiective, analizeaza cauzele care le-au determinat si dispune masurile
corective sau preventive ce se impun.
- Natura obiectivelor
Obiectivele entitatii publice pot fi grupate in trei categorii:
1) Eficacitatea si eficienta functionarii
Aceasta categorie cuprinde obiectivele legate de scopurile entitatii
publice si de utilizarea eficienta a resurselor. De asemenea, tot aici sunt
incluse si obiectivele privind protejarea resurselor entitatii publice de
utilizare inadecvata sau de pierderi, ca si identificarea si gestionarea
pasivelor.
2) Fiabilitatea informatiilor interne si externe
Aceasta categorie include obiectivele legate de tinerea unei contabilitati
adecvate, ca si de fiabilitatea informatiilor utilizate in entitatea publica
sau difuzate catre terti. De asemenea, in aceasta categorie sunt incluse si
obiectivele privind protejarea documentelor impotriva a doua categorii de
fraude: disimularea fraudei si distorsionarea rezultatelor.
3) Conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne
Aceasta categorie cuprinde obiective legate de asigurarea ca activitatile
entitatii publice se desfasoara in conformitate cu obligatiile impuse de lege
si de regulamente, precum si cu respectarea politicilor interne.
- Descompunerea si formularea obiectivelor
In entitatea publica, obiectivele generale se descompun in obiective
derivate, care, la randul lor, se descompun in obiective specifice
(individuale), formand un ansamblu coerent. Formularea obiectivelor poate fi
calitativa sau cantitativa, insa, in orice caz, trebuie definiti indicatori de
rezultate, pe cat posibil comensurabili.
- Planificarea
Pentru a se realiza obiectivele, se desfasoara activitati adecvate, carora
este necesar sa li se aloce resurse. Expresia valorica a resurselor se reflecta
in buget, care reprezinta planul financiar. Obiectivele, activitatile esalonate
in timp si resursele aferente constituie planul de management. Planificarea
constituie un element fundamental al sistemului de control managerial,
deoarece, prin plan, se stabileste baza de referinta in raport cu care aceasta
se exercita.
- Organizarea
Activitatile prin care se realizeaza obiectivele (individuale, derivate si
generale) sunt transpuse in sarcini (componenta elementara), atributiuni si
functiuni (componente agregate) si sunt atribuite, spre efectuare,
componentelor structurale ale entitatii publice (posturi si compartimente).
Aceasta conduce la definirea unei structuri organizatorice adecvate
indeplinirii obiectivelor. Controlul managerial nu poate opera in afara unui
plan si a unei structuri organizatorice adecvate.
- Riscurile
Evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor constituie riscuri
care trebuie identificate.
Managementul are obligatia de a identifica riscurile si de a intreprinde
acele actiuni care plaseaza si mentin riscurile in limite acceptabile. Trebuie
mentinut un echilibru intre nivelul acceptabil al riscurilor si costurile pe
care le implica aceste actiuni.
- Procedurile
Pentru realizarea obiectivelor trebuie sa se asigure un echilibru intre
sarcini, competenta (autoritate decizionala conferita prin delegare) si responsabilitati
(obligatia de a realiza obiectivele) si sa se defineasca proceduri. Procedurile
reprezinta pasii ce trebuie urmati (algoritmul) in realizarea sarcinilor,
exercitarea competentelor si angajarea responsabilitatilor.
In acest context, se afirma, despre controlul intern, ca:
- este integrat in sistemul de management al fiecarei componente
structurale a entitatii publice;
- intra in grija personalului de la toate nivelurile;
- ofera o asigurare rezonabila a atingerii obiectivelor, incepand cu cele
individuale si terminand cu cele generale.
- Activitatile de control
Controlul este prezent pe toate palierele entitatii publice si se manifesta
sub forma autocontrolului, controlului in lant (pe faze ale procesului) si a
controlului ierarhic. Din punct de vedere al momentului in care se exercita,
controlul este concomitent (operativ), ex-ante (feed-forward) si ex-post
(feed-back).
Printre activitatile de control curente se regasesc: observarea,
compararea, aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea, analiza,
autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea functiunilor si monitorizarea.
In afara activitatilor de control integrate in linia de management, pot fi
organizate controale specializate, efectuate de componente structurale anume
constituite (comisii, compartimente de control etc.), a caror activitate se
desfasoara in baza unui plan conceput prin luarea in considerare a riscurilor.
- Definirea
Pentru o intelegere adecvata a conceptului de control intern, privit prin
prisma principiilor generale de buna practica acceptate pe plan international
si in Uniunea Europeana, se reda mai jos definitia adoptata de Comisia
Europeana.
Controlul intern reprezinta ansamblul politicilor si procedurilor concepute
si implementate de catre managementul si personalul entitatii publice, in
vederea furnizarii unei asigurari rezonabile pentru: atingerea obiectivelor
entitatii publice intr-un mod economic, eficient si eficace; respectarea
regulilor externe si a politicilor si regulilor managementului; protejarea
bunurilor si a informatiilor; prevenirea si depistarea fraudelor si greselilor;
calitatea documentelor de contabilitate si producerea in timp util de
informatii de incredere, referitoare la segmentul financiar si de management*).
------------
*) Alte definitii ale controlului intern:
- INTOSAI
Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o
asigurare rezonabila ca obiectivele managementului sunt indeplinite.
- Comitetul Entitatilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway
(S.U.A.) - COSO
Controlul intern este un proces implementat de managementul entitatii
publice, care intentioneaza sa furnizeze o asigurare rezonabila cu privire la
atingerea obiectivelor, grupate in urmatoarele categorii: eficacitatea si
eficienta functionarii; fiabilitatea informatiilor financiare; respectarea
legilor si regulamentelor.
- Institutul Canadian al Contabililor Autorizati (Criteria of Control) -
CoCo
Controlul intern este ansamblul elementelor unei organizatii (inclusiv
resursele, sistemele, procesele, cultura, structura si sarcinile) care, in mod
colectiv, ii ajuta pe oameni sa realizeze obiectivele entitatii publice,
grupate in trei categorii: eficacitatea si eficienta functionarii; fiabilitatea
informatiei interne si externe; respectarea legilor, regulamentelor si
politicilor interne.
2. Scopul si definirea standardelor de control intern
Standardele de control intern definesc un minimum de reguli de management,
pe care toate entitatile publice trebuie sa le urmeze.
Obiectivul standardelor este de a crea un model de control managerial
uniform si coerent. De asemenea, standardele constituie un sistem de referinta,
in raport cu care se evalueaza sistemele de control intern, se identifica
zonele si directiile de schimbare.
Stabilirea sistemelor de control intra in responsabilitatea managementului
fiecarei entitati publice si trebuie sa aiba la baza standardele, elaborate de
Ministerul Finantelor Publice. Formularea cat mai generala a standardelor a
fost necesara pentru a da posibilitatea managerilor sa le aplice, in pofida
deosebirilor semnificative intre diferitele entitati publice.
Sistemele de control managerial trebuie dezvoltate tinand cont de
specificul legal, organizational, de personal, de finantare etc., al fiecarei
entitati publice in parte.
La elaborarea standardelor interne s-a tinut cont de experienta in domeniu
a Comisiei Europene, INTOSAI, Comitetului Entitatilor publice de Sponsorizare a
Comisiei Treadway, Institutului Canadian al Contabililor Autorizati.
Standardele sunt grupate in cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului
managerial:
- Mediul de control. Acesta grupeaza problemele legate de organizare,
managementul resurselor umane, etica, deontologie si integritate.
- Performanta si managementul riscurilor. Acest element subsumeaza
problematica managementului legata de fixarea obiectivelor, planificare
(planificarea multianuala), programare (planul de management) si performanta
(monitorizarea performantei).
- Informarea si comunicarea. In aceasta sectiune sunt grupate problemele ce
tin de crearea unui sistem informational adecvat si a unui sistem de rapoarte
privind executia planului de management, a bugetului, a utilizarii resurselor,
semnalarea abaterilor. De asemenea, conservarea si arhivarea documentelor
trebuie avuta in vedere.
- Activitati de control. Standardele subsumate acestui element-cheie al
controlului managerial se focalizeaza asupra: documentarii procedurilor; continuitatii
operatiunilor; inregistrarii exceptiilor (abaterilor de proceduri); separarii
atributiilor; supravegherii (monitorizarii) etc.
- Auditarea si evaluarea. Problematica vizata de aceasta grupa de standarde
priveste dezvoltarea capacitatii de evaluare a controlului managerial, in
scopul asigurarii continuitatii procesului de perfectionare a acestuia.
Fiecare standard este structurat pe 3 componente:
- Descrierea standardului - prezinta trasaturile definitorii ale domeniului
de management la care se refera standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia;
- Cerinte generale - anunta directiile determinante in care trebuie
actionat, in vederea respectarii standardului;
- Referinte principale - listeaza actele normative reprezentative, care
cuprind prevederi aplicabile standardului.
Pe ansamblu, standardele si referintele principale asociate constituie
pachetul reprezentativ al normelor de reglementare - Codul controlului intern
-, care guverneaza obiectivele, organizarea si functionarea sistemelor de
management financiar si control (control intern) la entitatile publice.
STANDARDELE DE MANAGEMENT/CONTROL INTERN LA ENTITATILE PUBLICE
- lista standardelor -
- Mediul de control
Standardul 1 - ETICA, INTEGRITATEA
Standardul 2 - ATRIBUTII, FUNCTII, SARCINI
Standardul 3 - COMPETENTA, PERFORMANTA
Standardul 4 - FUNCTII SENSIBILE
Standardul 5 - DELEGAREA
Standardul 6 - STRUCTURA ORGANIZATORICA
- Performante si managementul riscului
Standardul 7 - OBIECTIVE
Standardul 8 - PLANIFICAREA
Standardul 9 - COORDONAREA
Standardul 10 - MONITORIZAREA PERFORMANTELOR
Standardul 11 - MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 15 - IPOTEZE, REEVALUARI
- Informarea si comunicarea
Standardul 12 - INFORMAREA
Standardul 13 - COMUNICAREA
Standardul 14 - CORESPONDENTA
Standardul 16 - SEMNALAREA NEREGULARITATILOR
- Activitati de control
Standardul 17 - PROCEDURI
Standardul 18 - SEPARAREA ATRIBUTIILOR
Standardul 19 - SUPRAVEGHEREA
Standardul 20 - GESTIONAREA ABATERILOR
Standardul 21 - CONTINUITATEA ACTIVITATII
Standardul 22 - STRATEGII DE CONTROL
Standardul 23 - ACCESUL LA RESURSE
- Auditarea si evaluarea
Standardul 24 - VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI
Standardul 25 - AUDITUL INTERN
Standard 1
ETICA, INTEGRITATEA
1.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura conditiile necesare cunoasterii, de catre
angajati, a reglementarilor care guverneaza comportamentul acestora, prevenirea
si raportarea fraudelor*) si neregulilor.
------------
*) Frauda inseamna orice actiune sau omisiune intentionata in legatura cu:
utilizarea sau prezentarea de declaratii ori documente false, incorecte sau
incomplete, inclusiv faptele penale prevazute in cap. III, sectiunea 4^1 din
Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de
coruptie, cu modificarile ulterioare, care au ca efect alocarea/dobandirea,
respectiv utilizarea nepotrivita sau incorecta a fondurilor comunitare de la
bugetul general al Comunitatii Europene si/sau a sumelor de cofinantare
aferente de la bugetul de stat, bugetele prevazute la art. 1 alin. (2) lit. a)
- f) si l) din Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile
ulterioare, si la art. 1 alin. (2) lit. a) - d) din Ordonanta de urgenta a
Guvernului nr. 45/2003, aprobata cu modificari prin Legea nr. 108/2004, cu
modificarile ulterioare; necomunicarea unei informatii prin incalcarea unei
obligatii specifice, avand acelasi efect la care s-a facut referire anterior;
deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate initial
(conform art. 2 lit. b) din Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul
si recuperarea fondurilor comunitare, precum si a fondurilor de cofinantare
aferente utilizate necorespunzator, cu modificarile si completarile
ulterioare).
1.2. Cerinte generale
- Managerul si salariatii trebuie sa aiba un nivel corespunzator de
integritate*) profesionala si personala si sa fie constienti de importanta
activitatii pe care o desfasoara;
- Managerul, prin deciziile sale si exemplul personal, sprijina si
promoveaza valorile etice si integritatea profesionala si personala a
salariatilor. Deciziile si exemplul personal trebuie sa reflecte:
- valorificarea transparentei si probitatii in activitate;
- valorificarea competentei profesionale;
- initiativa prin exemplu;
- conformitatea cu legile, regulamentele, regulile si politicile
specifice;
- respectarea confidentialitatii informatiilor;
- tratamentul echitabil si respectarea indivizilor;
- relatiile loiale cu colaboratorii;
- caracterul complet si exact al operatiilor si documentatiilor;
- modul profesional de abordare a informatiilor financiare;
- Salariatii manifesta acel comportament si dezvolta acele actiuni
percepute ca etice in entitatea publica;
- Managerul si salariatii au o abordare pozitiva fata de controlul
financiar, a carui functionare o sprijina.
------------
*) Integritate: Caracter integru; sentiment al demnitatii, dreptatii si
constiinciozitatii, care serveste drept calauza in conduita omului; onestitate,
cinste, probitate.
1.3. Referinte principale*)
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata,
cu modificarile ulterioare;
- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduita a functionarilor publici;
- Legea nr. 251/2004 privind unele masuri referitoare la bunurile primite
cu titlu gratuit cu prilejul unor actiuni de protocol in exercitarea mandatului
sau a functiei;
- Legea nr. 161/2003 privind unele masuri pentru asigurarea transparentei
in exercitarea demnitatilor publice, a functiilor publice si in mediul de
afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei, cu modificarile si completarile
ulterioare;
- Legea nr. 115/1996 privind declararea si controlul averii demnitarilor,
magistratilor, functionarilor publici si unor persoane cu functii de conducere,
cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduita a personalului contractual din
autoritatile si entitatile publice;
- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea
faptelor de coruptie, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 14/2005 privind modificarea formularelor
privind declaratia de avere si pentru declaratia de interese;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 56/2003 privind crearea statutului
special al functionarului public denumit manager public, cu modificarile si
completarile ulterioare;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.190/2004 pentru aprobarea
Codului etic al profesiei de controlor delegat;
- Ordinul nr. 252/2004 al ministrului finantelor publice, pentru aprobarea
Codului privind conduita etica a auditorului intern.
------------
*) Valorile etice fac parte din cultura entitatii publice si constituie un
cod nescris, pe baza caruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta,
entitatea publica trebuie sa aiba un cod de conduita oficial, scris, care este
un mijloc de comunicare uniforma a valorilor etice a tuturor salariatilor.
Codul etic stabileste care sunt obligatiile rezultate din lege carora trebuie
sa li se supuna salariatii, in plus peste cele rezultate ca urmare a
raporturilor de munca: depunerea declaratiei de avere, a declaratiei pentru
prevenirea conflictului de interese. Exista si cazuri in care legea prevede
incompatibilitati pentru ocuparea unor functii publice.
Codul de conduita a functionarilor publici este aprobat prin lege. La
nivelul fiecarei institutii, codul etic se aproba de catre conducator.
Pentru a putea actiona in conformitate cu valorile entitatii publice,
salariatii au nevoie de sprijin si de o comunicare deschisa, in special atunci
cand este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor si a
incertitudinilor in materie de conduita adecvata. Salariatii entitatilor
publice sunt liberi sa comunice preocuparile lor in materie de etica.
Managementul entitatii trebuie sa creeze un mediu adecvat acestui tip de
comunicare.
Conducerea trebuie sa supravegheze comportamentul efectiv al salariatilor
din subordine, referitor la standardul de etica si integritate si sa trateze in
mod adecvat orice abatere de la codul de conduita.
Standard 2
ATRIBUTII, FUNCTII, SARCINI
2.1. Descrierea standardului
Entitatea publica transmite angajatilor si actualizeaza permanent:
- documentul privind misiunea entitatii publice;
- regulamentele interne;
- fisa postului (functiei).
2.2. Cerinte generale
- Atributiile entitatii publice pot fi realizate numai daca sunt cunoscute
de salariati si acestia actioneaza concertat;
- Fiecare salariat are un rol bine definit in entitatea publica, stabilit
prin fisa postului;
- Sarcinile sunt incredintate si rezultatele sunt comunicate numai in
raportul manager - salariat - manager (sef - subaltern - sef);
- Managerii trebuie sa identifice sarcinile in realizarea carora salariatii
pot fi expusi unor situatii dificile si care influenteaza in mod negativ
managementul entitatii;
- Managerul trebuie sa sustina salariatul in indeplinirea sarcinilor sale.
2.3. Referinte principale*)
- Legea nr. 90/2001 privind organizarea si functionarea Guvernului Romaniei
si a ministerelor, modificata si completata prin Legea nr. 23/2004;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 64/2003 privind stabilirea unor
masuri privind infiintarea, organizarea, reorganizarea sau functionarea unor
structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor
masuri de reorganizare in cadrul administratiei publice centrale;
- Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea
carierei functionarilor publici;
- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;
- Hotararea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizarii
principalelor functii de sprijin pe care le asigura ministerele, celelalte
organe centrale si organizatii neguvernamentale privind prevenirea si gestionarea
situatiilor de urgenta.
------------
*) Managementul entitatii publice va comunica tuturor angajatilor care sunt
sarcinile entitatii, rezultate din actul normativ de organizare si functionare.
Totodata, se va ingriji ca aceste sarcini sa se regaseasca in Regulamentul de
organizare si functionare a entitatii publice, la care sa aiba acces toti
salariatii. Se vor intocmi si se vor actualiza, ori de cate ori necesitatile o
vor cere, fisele postului pentru toti functionarii publici si personalul contractual
din entitatea publica. Aceasta este o obligatie permanenta a fiecarui nivel de
management.
Regulamentul de organizare si functionare a entitatii se publica pe pagina
de Internet a entitatii publice.
Standard 3
COMPETENTA, PERFORMANTA*)
3.1. Descrierea standardului
Managerul asigura ocuparea posturilor de catre persoane competente, carora
le incredinteaza sarcini potrivit competentelor si asigura conditii pentru
dezvoltarea capacitatii profesionale a salariatului.
3.2. Cerinte generale
- Managerul si salariatii au acele cunostinte, abilitati si experienta care
fac posibila indeplinirea eficienta si efectiva a sarcinilor;
- Competenta angajatilor si sarcinile incredintate trebuie sa se afle in
echilibru permanent, stabil. Actiuni pentru asigurarea acestuia:
- definirea cunostintelor si deprinderilor necesare pentru fiecare loc
de munca;
- conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de
evaluare definit;
- identificarea planului de pregatire de baza a noului angajat, inca
din timpul procesului de recrutare;
- revederea necesitatilor de pregatire, in contextul evaluarii anuale a
angajatilor si urmarirea evolutiei carierei;
- asigurarea faptului ca necesitatile de pregatire identificate sunt
satisfacute;
- dezvoltarea capacitatii interne de pregatire, complementara formelor
de pregatire externe entitatii publice;
- definirea politicii de pregatire/mobilitate;
- Performantele angajatilor se evalueaza cel putin o data pe an si sunt
discutate cu acestia de catre realizatorul raportului;
- Competenta si performanta trebuiesc sustinute de instrumente adecvate,
care includ tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru
etc.;
- Nivelul de competenta necesar este cel care constituie premisa
performantei.
3.3. Referinte principale
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificarile si completarile
ulterioare;
- Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea
carierei functionarilor publici;
- Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al
functionarilor publici;
- Legea nr. 215/2001 a administratiei publice locale;
- Hotararea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun
european de curriculum vitae;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 92/2004 privind reglementarea
drepturilor salariale si a altor drepturi ale functionarilor publici pentru
anul 2005;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele masuri in
domeniul functiei publice;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 92/2004 privind reglementarea
drepturilor salariale si a altor drepturi ale functionarilor publici pentru
anul 2005;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele masuri in
domeniul functiei publice;
- Legea nr. 154/1998 privind sistemul de stabilire a salariilor de baza in
sectorul bugetar si a indemnizatiilor pentru persoane care ocupa functii de
demnitate publica;
- Legea nr. 40/1991 cu privire la salarizarea Presedintelui si Guvernului
Romaniei si a personalului Presedintiei, republicata;
- Hotararile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a functiilor
publice;
- Ordonanta Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesionala a
adultilor;
- Hotararea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice
de aplicare a prevederilor Ordonantei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea
profesionala a adultilor;
- Ordinul nr. 206/2005 al Presedintelui Agentiei Nationale a Functionarilor
Publici pentru aprobarea metodologiei de evaluare a posturilor si a criteriilor
de evaluare a posturilor;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 15/2005 privind unele masuri pentru
ocuparea prin concurs a functiilor publice vacante din cadrul autoritatilor si
entitatilor publice implicate in implementarea angajamentelor asumate prin
negocierile pentru aderarea Romaniei la Uniunea Europeana;
- Actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale
personalului din entitatile sistemului de aparare si ordine publica, precum si
statutele corpurilor profesionale;
- Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiara a personalului care
gestioneaza fonduri comunitare;
- Hotararea Guvernului nr. 170/2005 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004
privind stimularea financiara a personalului care gestioneaza fonduri
comunitare.
------------
*) Salariatii entitatii publice trebuie sa aiba cunostintele profesionale,
competentele, atributiile si instrumentele necesare pentru a contribui la
realizarea obiectului de activitate al entitatii publice.
Este stabilit prin lege ca ocuparea posturilor unei entitati publice se
face prin concurs. Acest lucru asigura premisele realizarii sarcinilor
entitatii de catre persoane capabile si competente, precum si atingerea
obiectivelor de viitor ale entitatii publice. Managementul entitatii publice
evalueaza continuu nevoile si cerintele acesteia, fapt care permite luarea unor
decizii motivate in materie de formare, supraveghere, atribuire a sarcinilor si
de reorganizare. Conducerea poate recurge la servicii externe pentru a raspunde
nevoilor care nu pot fi satisfacute cu resursele entitatii publice.
Formarea profesionala poate fi axata pe acele competente care favorizeaza
performantele individuale si pe abilitatile interpersonale care vizeaza luarea
deciziilor si invatarea in grup.
Standard 4
FUNCTII SENSIBILE
4.1. Descrierea standardului
Entitatea publica identifica functiile considerate ca fiind sensibile si
stabileste o politica adecvata de rotatie a salariatilor care ocupa astfel de
functii.
4.2. Cerinte generale
- In entitatea publica se intocmesc:
- inventarul functiilor sensibile;
- lista cu salariatii care ocupa functii sensibile;
- planul pentru asigurarea rotatiei salariatilor din functii sensibile,
astfel incat un salariat sa nu activeze intr-o astfel de functie, de regula,
mai mult de 5 ani;
- In inventarul functiilor sensibile sunt reflectate, de regula, acele
functii care prezinta risc semnificativ in raport cu obiectivele;
- Rotatia personalului se face cu efect minim asupra activitatii entitatii
publice si a salariatilor.
4.3. Referinte principale
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificarile si completarile
ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind statutul functionarilor publici, republicata,
cu modificarile ulterioare;
- Alte reglementari in domeniul muncii.
Standard 5
DELEGAREA
5.1. Descrierea standardului
Managerul stabileste, in scris, limitele competentelor si
responsabilitatilor pe care le delega.
5.2. Cerinte generale
- Delegarea de competenta se face tinand cont de impartialitatea deciziilor
ce urmeaza a fi luate de persoanele delegate si de riscurile asociate acestor
decizii;
- Salariatul delegat trebuie sa aiba cunostinta, experienta si capacitatea
necesara efectuarii actului de autoritate incredintat;
- Asumarea responsabilitatii, de catre salariatul delegat, se confirma prin
semnatura;
- Subdelegarea este posibila cu acordul managerului;
- Delegarea de competenta nu exonereaza pe manager de responsabilitate.
5.3. Referinte principale
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare,
art. 20 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite pot delega aceasta
calitate inlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane
imputernicite in acest scop. Prin actul de delegare ordonatorii principali de
credite vor preciza limitele si conditiile delegarii.";
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice
locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;
- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice;
- Fisa postului;
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul
Finantelor Publice, Directia generala de control financiar preventiv, publicat
pe adresa de Internet a ministerului (pag. 14, pct. 2.1.2. "Delegarea de
competenta").
Standard 6
STRUCTURA ORGANIZATORICA
6.1. Descrierea standardului
Entitatea publica defineste propria structura organizatorica, competentele,
responsabilitatile, sarcinile si obligatia de a raporta pentru fiecare
componenta structurala, si informeaza in scris salariatii.
6.2. Cerinte generale
- Competenta, responsabilitatea, sarcina si obligatia de a raporta sunt
atribute asociate postului; acestea trebuie sa fie clare, coerente si sa
reflecte elementele avute in vedere pentru realizarea obiectivelor entitatii
publice;
- Competenta constituie capacitatea de a lua decizii, in limite definite,
pentru realizarea activitatilor specifice postului;
- Responsabilitatea reprezinta obligatia de a indeplini sarcinile si se
inscrie in limitele ariei de competenta;
- Raportarea reprezinta obligatia de a informa asupra indeplinirii
sarcinilor.
6.3. Referinte principale*)
- Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea
carierei functionarilor publici;
- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice.
------------
*) In temeiul actului normativ privind organizarea si functionarea
entitatii publice, managerul aproba structura organizatorica: departamente,
directii generale, directii, servicii, birouri, posturi de lucru. Incadrarea cu
personal de conducere si personal de executie a acestor structuri se regaseste
in statul de functii a entitatii. Scopul acestei actiuni este realizarea in
bune conditii de eficienta si eficacitate a obiectivelor entitatii.
Standard 7
OBIECTIVE
7.1. Descrierea standardului
Entitatea publica trebuie sa defineasca obiectivele determinante, legate de
scopurile entitatii, precum si cele complementare, legate de fiabilitatea
informatiilor, conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne si
sa comunice obiectivele definite tuturor salariatilor si tertilor interesati.
7.2. Cerinte generale
- Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitatii publice;
- Entitatea publica transpune obiectivele generale in obiective specifice
si in rezultate asteptate pentru fiecare activitate si le comunica
personalului;
- Obiectivele trebuie astfel definite incat sa raspunda pachetului de
cerinte "S.M.A.R.T."*);
- Fixarea obiectivelor reprezinta atributul managementului, iar
responsabilitatea realizarii acestora revine atat managementului, cat si
salariatilor;
- Multitudinea si complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor
criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea
responsabilitatilor, raspunderilor, de a asigura operativitate in cunoasterea
rezultatelor etc.
------------
*) S - Precise (in limba engleza: Specific); M - Masurabile si verificabile
(in limba engleza: Measurable and verifiable); A - Necesare (in limba engleza:
Appropriate); R - Realiste (in limba engleza: Realistic); T - Cu termen de
realizare (in limba engleza: Time - dependent);
7.3. Referinte principale*)
- Acest standard presupune ca, pentru toate obiectivele, sa fie alocate
resursele financiare, materiale si umane necesare. In acest sens, Legea nr.
500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare, prevede:
- art. 3 alin. (2): "Creditele bugetare aprobate se utilizeaza
pentru finantarea functiilor administratiei publice, programelor, actiunilor,
obiectivelor si sarcinilor prioritare, potrivit scopurilor prevazute in legi si
alte reglementari [...]";
- art. 4 alin. (5): "Pentru actiunile multianuale se inscriu in
buget, distinct, creditele de angajament si creditele bugetare";
- art. 14 alin. (1): "Cheltuielile bugetare au destinatie precisa
si limitata si sunt determinate de autorizarile continute in legi specifice si
in legile bugetare anuale";
- art. 15 alin. (1): In cazurile in care se fac propuneri de elaborare
a unor proiecte de acte normative a caror aplicare atrage micsorarea
veniturilor sau majorarea cheltuielilor aprobate prin buget, initiatorii au
obligatia sa prevada si mijloacele necesare pentru acoperirea minusului de
venituri sau cresterea cheltuielilor [...]";
- art. 22 alin. (1): "Ordonatorii de credite au obligatia de a
angaja si a utiliza creditele bugetare numai in limita prevederilor si
destinatiilor aprobate, pentru cheltuielile strict legate de activitatea
entitatilor publice respective si cu respectarea dispozitiilor legale";
- art. 28 lit. f): referitor la estimarea anuala a performantelor
fiecarui program care trebuie sa precizeze: "actiunile, costurile
asociate, obiectivele urmarite, rezultatele obtinute si estimate pentru anii
urmatori, masurate prin indicatori precisi, a caror alegere este
justificata";
- art. 56 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite au
obligatia sa intocmeasca si sa anexeze la situatiile financiare anuale [...]
obiectivele [...]";
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice
locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea
instructiunilor privind continutul, forma de prezentare si structura
programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii
unor actiuni sau ansamblu de actiuni;
- Legile bugetare anuale.
------------
*) Obiectivele generale ale oricarei entitati publice se refera la
realizarea unor servicii publice de buna calitate, in conditii de eficienta si
eficacitate maxima, astfel cum sunt prezentate aceste obiective in actul
normativ care reglementeaza organizarea si functionarea entitatii publice.
Standard 8
PLANIFICAREA
8.1. Descrierea standardului
Entitatea publica intocmeste planuri prin care se pun in concordanta
activitatile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil
de alocat, astfel incat riscurile de a nu realiza obiectivele sa fie minime.
8.2. Cerinte generale
- Planificarea este una din functiile esentiale ale managementului;
- Planificarea se refera la repartizarea resurselor, pornind de la
stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Avand in vedere caracterul
limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la cel
mai bun mod de alocare;
- Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un
caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale
procesului de fundamentare impune actualizarea planului;
- Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a
planurilor, variaza in functie de diversi factori, precum: marimea entitatii
publice, structura decizionala a acesteia, necesitatea aprobarii formale a unor
activitati etc.
- Dupa orizontul de timp la care se refera, in general, se elaboreaza:
- planuri anuale;
- planuri multianuale;
- Specific planificarii multianuale este stabilirea unei succesiuni de
masuri ce trebuiesc luate pentru atingerea obiectivelor.
8.3. Referinte principale*)
- Legile bugetare anuale;
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare:
- Art. 4 alin. (1): "Legea bugetara anuala prevede si autorizeaza,
pentru anul bugetar, veniturile si cheltuielile bugetare, precum si
reglementari specifice exercitiului bugetar";
- Art. 4 alin. (5): "Pentru actiunile multianuale se inscriu in
buget, distinct, creditele de angajament si creditele bugetare";
- Art. 4 alin. (6): "In vederea realizarii actiunilor multianuale
ordonatorii de credite incheie angajamente legale, in limita creditelor de
angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv";
- Art. 22 alin. (2) lit. g): "Organizarea evidentei programelor,
inclusiv a indicatorilor aferenti acestora.";
- Art. 32: "Ministerul Finantelor Publice va inainta Guvernului,
pana la data de 1 mai, obiectivele politicii fiscale si bugetare pentru anul
bugetar pentru care se elaboreaza proiectul de buget si urmatorii 3 ani,
impreuna cu limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de
credite [...]";
- Art. 34 alin. (1): "Ordonatorii principali de credite au
obligatia ca pana la data de 15 iulie a fiecarui an sa depuna la Ministerul
Finantelor Publice propunerile pentru proiectul de buget si anexele la acesta,
pentru anul bugetar urmator, cu incadrarea in limitele de cheltuieli si
estimarile pentru urmatorii 3 ani [...];
- Art. 39 alin. (1): "Ordonatorii principali de credite vor
prezenta anual programul de investitii publice, pe clasificatia
functionala";
- Art. 39 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite vor
transmite pentru fiecare obiectiv de investitii inclus in programul de
investitii informatii financiare si nefinanciare";
- Art. 43, referitor la cuprinderea in buget a obiectivelor de
investitii;
- Art. 53 alin. (1) - (3), referitor la planificarea platii salariilor;
- Hotararea Guvernului nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a
Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 60/2001 privind achizitiile publice, cu
modificarile si completarile ulterioare:
- Art. 2 alin. (1): "Autoritatea contractanta are obligatia de a
stabili programul anual al achizitiilor publice. Programul anual al
achizitiilor publice cuprinde totalitatea contractelor de furnizare, de lucrari
si de servicii, pe care autoritatea contractanta intentioneaza sa le atribuie
in decursul anului bugetar urmator";
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea
Instructiunilor privind continutul, forma de prezentare si structura
programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii
unor actiuni sau ansamblu de actiuni;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice
locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;
- Hotararea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor
privind spatiile cu destinatia de birou sau pentru activitati colective ori de
deservire ce pot fi utilizate de ministere;
- Ordonanta Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de
cheltuieli pentru autoritatile administratiei publice si entitatile publice, cu
modificarile ulterioare;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 63/1999 cu privire la gestionarea
fondurilor nerambursabile alocate Romaniei de catre Comunitatea Europeana,
precum si a fondurilor de cofinantare aferente acestora, cu modificarile si
completarile ulterioare.
------------
*) Controlul este un mecanism necesar in raport cu planificarea, in sensul
existentei unui set clar de instrumente de masurare care sa poata indica - pe
de o parte - care este progresul in realizarea obiectivelor si - pe de alta
parte - actiunile corective, atunci cand este necesar.
Standard 9
COORDONAREA
9.1. Descrierea standardului
Pentru atingerea obiectivelor, deciziile si actiunile componentelor
structurale ale entitatii publice trebuiesc coordonate, in scopul asigurarii
convergentei si coerentei acestora.
9.2. Cerinte generale
- Managementul asigura coordonarea deciziilor si actiunilor
compartimentelor structurale ale entitatii publice;
- Atunci cand necesitatile o impun, se pot organiza structuri specializate,
care sa sprijine managementul in activitatea de coordonare;
- Coordonarea influenteaza decisiv rezultatele interactiunii dintre
salariati in cadrul raporturilor profesionale;
- Salariatii trebuie sa tina cont de consecintele deciziilor lor si ale
actiunilor lor asupra intregii entitati publice;
- Coordonarea eficienta presupune consultari prealabile, atat in cadrul
structurilor unei entitati publice, cat si intre structurile respective.
9.3. Referinte principale
- Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata;
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare:
"Art. 22
(1) Ordonatorii de credite au obligatia de a angaja si de a utiliza
creditele bugetare numai in limita prevederilor si destinatiilor aprobate,
pentru cheltuieli strict legate de activitatea entitatilor publice respective
si cu respectarea dispozitiilor legale.
(2) Ordonatorii de credite raspund, potrivit legii, de:
a) angajarea, lichidarea si ordonantarea cheltuielilor in limita creditelor
bugetare repartizate aprobate potrivit prevederilor art. 21;
b) realizarea veniturilor;
c) angajarea si utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni
financiare;
d) integritatea bunurilor incredintate entitatii pe care o conduc;
e) organizarea si tinerea la zi a contabilitatii si prezentarea la termen a
situatiilor financiare asupra situatiei patrimoniului aflat in administrare si
executiei bugetare;
f) organizarea sistemului de monitorizare a programului de achizitii
publice si a programului de lucrari de investitii publice;
g) organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenti
acestora;
h) organizarea si tinerea la zi a evidentei patrimoniului, conform
prevederilor legale."
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul
financiar preventiv, republicata, art. 4 alin. (1): "Conducatorii
entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si
perfectionarea structurilor organizatorice, reglementarilor metodologice,
procedurilor si criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerintele generale
si specifice de control intern";
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice
locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;
- Hotararea Guvernului nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a
Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 60/2001 privind achizitiile publice, cu
modificarile si completarile ulterioare, art. 2 alin. (1), referitor la
programul anual al achizitiilor publice.
Standard 10
MONITORIZAREA PERFORMANTELOR*)
10.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura, pentru fiecare politica si activitate,
monitorizarea performantelor, utilizand indicatori cantitativi si calitativi
relevanti, inclusiv cu privire la economicitate, eficienta si eficacitate.
10.2. Cerinte generale
- Managementul trebuie sa primeasca sistematic raportari asupra
desfasurarii activitatii entitatii publice;
- Managementul evalueaza performantele, constatand eventualele abateri de
la obiective, in scopul luarii masurilor corective ce se impun;
- Sistemul de monitorizare a performantei este influentat de marimea si
natura entitatii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/si a
indicatorilor, de modul de acces al salariatilor la informatii.
10.3. Referinte principale
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare:
- art. 22 alin. (2) lit. c): "angajarea si utilizarea creditelor
bugetare pe baza bunei gestiuni financiare.";
- art. 22 alin. (2) lit. f): "organizarea sistemului de
monitorizare a programului de achizitii publice si a programului de lucrari si
investitii publice.";
- art. 56 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite au
obligatia sa intocmeasca si sa anexeze la situatiile financiare anuale rapoarte
anuale de performanta, in care sa se prezinte, pe fiecare program, obiectivele,
rezultatele preconizate si cele obtinute, indicatorii si costurile asociate,
precum si situatii privind angajamentele legale.";
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice,
aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;
- Hotararea Guvernului nr. 925/2003 privind reorganizarea Consiliului
Guvernamental pentru Monitorizarea Reformei Administratiei Publice;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea
instructiunilor privind continutul, forma de prezentare si structura
programelor elaborate de ordonatorii principali de credite in scopul finantarii
unor actiuni sau ansamblu de actiuni.
------------
*) Monitorizarea performantelor - supraveghere, urmarire, de catre aparatul
de conducere al entitatii publice, prin intermediul unor indicatori relevanti,
a performantelor activitatii aflate in coordonare.
Standard 11
MANAGEMENTUL RISCULUI*)
11.1. Descrierea standardului
Entitatea publica analizeaza sistematic, cel putin o data pe an, riscurile
legate de desfasurarea activitatilor sale, elaboreaza planuri corespunzatoare,
in directia limitarii posibilelor consecinte ale acestor riscuri, si numeste
salariatii responsabili in aplicarea planurilor respective.
11.2. Cerinte generale
- Orice actiune sau inactiune prezinta un risc de nerealizare a
obiectivelor;
- Riscurile sunt acceptabile, daca masurile care vizeaza evitarea acestora
nu se justifica in plan financiar;
- Riscurile semnificative apar si se dezvolta in special ca urmare a:
- managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea publica si
mediile in care aceasta actioneaza;
- unor sisteme de conducere centralizate excesiv;
- Un sistem de control intern eficient presupune implementarea in entitatea
publica a managementului riscurilor;
- Managerul are obligatia crearii si mentinerii unui sistem de control
intern sanatos, in principal, prin:
- identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea si
eficienta operatiunilor, respectarea regulilor si regulamentelor, increderea in
informatiile financiare si de management intern si extern, protejarea
bunurilor, prevenirea si descoperirea fraudelor;
- definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;
- evaluarea probabilitatii ca riscul sa se materializeze si a marimii
impactului acestuia;
- monitorizarea si evaluarea riscurilor si a gradului de adecvare a
controalelor interne la gestionarea riscurilor;
- verificarea raportarii executiei bugetului, inclusiv a celui pe
programe.
11.3. Referinte principale
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare:
- art. 21 alin. (4): "Ordonatorii principali de credite vor
repartiza, potrivit alin. (1), creditele bugetare, dupa retinerea a 10% din prevederile
aprobate acestora, pentru asigurarea unei executii bugetare prudente, cu
exceptia cheltuielilor de personal si a celor care decurg din obligatii
internationale, care vor fi repartizate integral. Repartizarea sumelor retinute
in proportie de 10% se face in semestrul al doilea, dupa examinarea de catre
Guvern a executiei bugetare pe primul semestru.";
- Hotararea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizarii
functiilor pe care le asigura ministerele si organizatiile neguvernamentale privind
prevenirea situatiilor de urgenta;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice
locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul
Finantelor Publice, Directia generala de control financiar preventiv, publicat
pe adresa de Internet a Ministerului Finantelor Publice - (pagina 82, pct. 4.4.
"Controlul preventiv al unor operatiuni cu risc ridicat".)
------------
*) Managementul riscului - metodologie care vizeaza asigurarea unui control
global al riscului, ce permite mentinerea unui nivel acceptabil al expunerii la
risc pentru entitatea publica, cu costuri minime.
Managementul riscului cuprinde o gama larga de activitati riguros definite
si organizate, plecand de la conditiile de existenta si obiectivele
fundamentale ale entitatii publice, precum si analiza factorilor de risc intr-o
conceptie de functionare optima si eficienta.
Standard 12
INFORMAREA
12.1. Descrierea standardului
Entitatea publica stabileste tipurile de informatii, continutul, calitatea,
frecventa, sursele si destinatarii acestora, astfel incat managerii si
salariatii, prin primirea si transmiterea informatiilor, sa-si poata indeplini
sarcinile.
12.2. Cerinte generale
- Informatia este indispensabila unui management sanatos, unei monitorizari
eficace, identificarii situatiilor de risc in faze anterioare ale manifestarii
acestora;
- Cultura entitatii publice*) are o incidenta majora asupra cantitatii,
naturii si fiabilitatii informatiilor, ca si in ceea ce priveste largirea gamei
acestora in domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilitatilor
si obligatiilor de raportare, obiectivelor entitatii publice, planurilor etc.;
- Informatia trebuie sa fie corecta, credibila, clara, completa, oportuna,
utila, usor de inteles si receptat;
- Managerul si salariatii trebuie sa primeasca si sa transmita informatiile
necesare pentru indeplinirea sarcinilor;
- Informatia trebuie sa beneficieze de o circulatie rapida, in toate
sensurile, inclusiv in si din exterior.
------------
*) Cultura entitatii publice - forma de cultura organizationala, ce
reprezinta armonizarea valorilor individuale, in vederea orientarii lor convergente
spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entitatii publice. Cultura
reflecta atitudinea pe care o are entitatea publica fata de schimbare.
Intr-o entitate publica cultura se transmite prin reguli scrise, reguli
nescrise si prin standarde de etica sociala si de comportare. Acestea sunt
relativ stabile in timp.
In entitatile publice exista, in general, o cultura de tip normativ, in
care accentul se pune pe urmarirea corecta a procedurilor, care sunt mai
importante decat rezultatele. De asemenea, in acest tip de cultura
organizationala, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.
12.3. Referinte principale
- Legea nr. 52/2003 privind transparenta decizionala in administratia
publica;
- Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat, cu modificarile si
completarile ulterioare;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobarii
tacite, aprobata prin Legea nr. 486/2003;
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatii de interes public;
- Hotararea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice
de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informatii de interes
public;
- Legile bugetare anuale;
- Bugetul aprobat al fiecarei institutii publice;
- Analize periodice asupra executiei bugetare;
- Analize periodice asupra documentelor a caror viza a fost refuzata de
controlul financiar preventiv, precum si asupra operatiunilor efectuate pe
propria raspundere a ordonatorului de credite;
- Ordine/decizii ale conducatorului entitatii publice.
Standard 13
COMUNICAREA
13.1. Descrierea standardului
Entitatea publica trebuie sa dezvolte un sistem eficient de comunicare
interna si externa, care sa asigure o difuzare rapida, fluenta si precisa a
informatiilor, astfel incat acestea sa ajunga complete si la timp la
utilizatori.
13.2. Cerinte generale
- Managerul asigura functionarea unui sistem eficient de comunicare;
- Prin componentele sale, sistemul de comunicare serveste scopurilor
utilizatorilor;
- Sistemul de comunicare trebuie sa fie flexibil si rapid, atat in
interiorul entitatii publice, cat si intre aceasta si mediul extern;
- Procesul de comunicare trebuie sa fie adaptat la capacitatea
utilizatorilor, in ceea ce priveste prelucrarea informatiilor si achitarea de
responsabilitati in materie de comunicare.
13.3. Referinte principale
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes
public;
- Hotararea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice
de aplicare a Legii nr. 544/2001;
- Adresa pe Internet a entitatii publice;
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul
financiar preventiv, republicata;
- Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata;
- Hotararea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenta relatiilor
financiare dintre autoritatile publice si intreprinderile publice, precum si
transparenta financiara in cadrul anumitor intreprinderi;
- Hotararea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor proceduri ale
Legii nr. 161/2003 referitoare la implementarea Sistemului Electronic National;
- Hotararea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de
masuri pentru combaterea birocratiei in activitatea de relatii cu publicul.
Standard 14
CORESPONDENTA SI ARHIVAREA
14.1. Descrierea standardului
Fiecare entitate publica organizeaza primirea/expedierea, inregistrarea si
arhivarea corespondentei, astfel incat sistemul sa fie accesibil managerului,
angajatilor si tertilor interesati cu abilitare in domeniu.
14.2. Cerinte generale
- Corespondenta trebuie sa fie purtatoarea unor informatii utile in
interiorul si in exteriorul entitatii publice;
- Corespondenta utilizeaza purtatori diferiti ai informatiei (hartie, benzi
magnetice, floppy, CD etc.) si se realizeaza prin mijloace diferite (curierul,
posta, posta electronica, fax etc.);
- Ponderea in care entitatea publica utilizeaza unul sau altul dintre
purtatori si apeleaza la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a
corespondentei este determinata de o serie de factori, cum ar fi: gradul de
dotare interna si/sau al tertilor, nivelul de pregatire al salariatilor,
urgenta, distanta, costul, siguranta, restrictiile din reglementari etc.;
- In functie de tipul de purtator si mijlocul de realizare utilizat cu
privire la corespondenta, operatiunile de intrare, iesire, inregistrare si
stocare trebuiesc adaptate corespunzator, pe baza unor planuri elaborate in
acest sens, astfel incat, pentru fiecare caz, sa poata fi reflectate cerintele
majore privind:
- asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;
- confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;
- stocarea (arhivarea) corespondentei;
- accesul la corespondenta realizata.
14.3. Referinte principale
- Hotararea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei
Guvernului privind informatizarea administratiei publice;
- Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
- Hotararea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice si
metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
- Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile
ulterioare;
- Hotararea Guvernului nr. 51/2003 privind procedura de predare-primire a
documentelor creatorilor si/sau detinatorilor de documente, persoane juridice,
care s-au desfiintat;
- Ordonanta Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitatii de
solutionare a petitiilor;
- Hotararea Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul,
distribuirea si protectia, pe teritoriul Romaniei, a corespondentei
clasificate.
Standard 15
IPOTEZE, REEVALUARI
15.1. Descrierea standardului
Fixarea obiectivelor ia in considerare ipoteze acceptate constient, prin
consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformarii mediului, impune
reevaluarea obiectivelor.
15.2. Cerinte generale
- Ipotezele se formuleaza in legatura cu obiectivele ce urmeaza a fi
realizate si stau la baza fixarii acestora;
- Salariatii implicati in realizarea unui obiectiv trebuie sa fie
constienti de ipotezele formulate si acceptate in legatura cu obiectivul in
cauza;
- Ipotezele de care salariatii nu sunt constienti reprezinta un obstacol in
capacitatea de adaptare;
- Reevaluari ale nevoilor de informare - concretizate in schimbari in ceea
ce priveste informatiile necesar a fi colectate, in modul de colectare, in
continutul rapoartelor sau sistemelor de informatii conexe - trebuiesc
efectuate daca se modifica ipotezele ce au stat la baza obiectivelor.
15.3. Referinte principale
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice
locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;
- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice.
Standard 16
SEMNALAREA NEREGULARITATILOR*)
16.1. Descrierea standardului
Salariatii, deosebit de comunicarile pe care le realizeaza in legatura cu
atingerea obiectivelor fata de care sunt responsabili, au si posibilitatea ca,
pe baza unor proceduri distincte, sa semnaleze neregularitati, fara ca astfel de
semnalari sa atraga un tratament inechitabil sau discriminatoriu fata de
salariatul care se conformeaza unor astfel de proceduri.
16.2. Cerinte generale
- Managerii trebuie sa stabileasca si sa comunice salariatilor procedurile
corespunzatoare, aplicabile in cazul semnalarii unor neregularitati;
- Managerii au obligatia sa intreprinda cercetarile adecvate, in scopul
elucidarii celor semnalate si, daca este cazul, sa ia masurile ce se impun;
- Salariatii care semnaleaza, conform procedurilor, neregularitati, de
care, direct sau indirect, au cunostinta, vor fi protejati impotriva oricaror
discriminari;
- Semnalarea neregularitatilor trebuie sa aiba un caracter transparent
pentru eliminarea suspiciunii de delatiune;
- Managerul trebuie sa promoveze respectul fata de lege si spiritul de
incredere.
16.3. Referinte generale
- Legea nr. 571/2004 privind protectia personalului din autoritatile
publice, entitatile publice si din alte unitati care semnaleaza incalcari ale
legii;
- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea
faptelor de coruptie;
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul
financiar preventiv, republicata;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si
completarile ulterioare.
------------
*) Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil,
in contextul aplicarii valorilor culturii increderii si al asigurarii unui
mediu de moralitate in cadrul entitatii publice, dat fiind riscul de percepere
a standardului ca fiind la interfata cu delatiunea. Pentru ca acest risc sa fie
limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe intelegerea faptului ca,
in cadrul entitatii publice, toti salariatii exercita diverse nivele de
management si ca au, in mod esential, aceleasi obiective:
- de a realiza servicii publice de buna calitate, cu costuri minime,
trebuincioase contribuabilului;
- de a-si pastra locurile de munca.
Intr-un astfel de mediu se creeaza anticorpii necesari reechilibrarii
sistemului, in cazul producerii unor agresiuni din interiorul sau din
exteriorul entitatii publice. Daca nu se creeaza astfel de anticorpi,
managementul trebuie sa asigure descoperirea si inlaturarea neregularitatilor,
prin dialog liber cu membrii entitatii publice. Angajatilor le revine sarcina
ca, in cazul identificarii unor dovezi in ceea ce priveste existenta unor
posibile fraude, coruptie sau orice alta activitate ce poate afecta in sens
negativ interesele majore ale entitatii publice, care depasesc nivelul de
competenta al managementului propriu, sau in cazul in care sunt implicate
nivele ale acestuia, sa aduca respectivele dovezi la cunostinta organelor
abilitate ale statului. In nici un caz un salariat care descopera dovezi de
acest gen si actioneaza pentru scoaterea lor la lumina nu trebuie sanctionat,
si nici recompensat. Actiunea sa trebuie privita ca exercitarea unei indatoriri
profesionale.
Realizarea in practica a acestui standard se face si cu ajutorul fisei postului.
Standard 17
PROCEDURI*)
17.1. Descrierea standardului
Pentru activitatile din cadrul entitatii publice si, in special, pentru
operatiunile economice, aceasta elaboreaza proceduri scrise, care se comunica
tuturor salariatilor implicati.
17.2. Cerinte generale
- Entitatea publica trebuie sa se asigure ca, pentru orice actiune si/sau
eveniment semnificativ, exista o documentatie adecvata si ca operatiunile sunt
consemnate in documente;
- Documentatia trebuie sa fie completa, precisa si sa corespunda
structurilor si politicilor entitatii publice;
- Documentatia cuprinde politici administrative, manuale, instructiuni
operationale, check-lists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor;
- Documentatia trebuie sa fie actualizata, utila, precisa, usor de
examinat, disponibila si accesibila managerului, salariatilor, precum si
tertilor, daca este cazul;
- Documentatia asigura continuitatea activitatii, in pofida fluctuatiei de
personal;
- Lipsa documentatiei, caracterul incomplet sau/si neactualizarea acesteia
constituie riscuri in realizarea obiectivelor;
- Intocmirea si urmarirea executarii graficului de circulatie a
documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea publica.
17.3. Referinte principale
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice
locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004;
- Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul si recuperarea
fondurilor comunitare, precum si a fondurilor de cofinantare aferente utilizate
necorespunzator;
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul
financiar preventiv, republicata:
- art. 4 alin (1): "Conducatorul entitatii publice trebuie sa
asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si perfectionarea structurilor
organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor*) si criteriilor de
evaluare, pentru a satisface cerintele generale si specifice de control
intern.";
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea si
completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea
controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor
publice nr. 522/2003, cu modificarile ulterioare;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea
Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata
cheltuielilor entitatilor publice, precum si organizarea, evidenta si
raportarea angajamentelor bugetare si legale;
- Ordinul Presedintelui Consiliului Concurentei nr. 136/2003 pentru punerea
in aplicare a instructiunilor privind vanzarile de terenuri si/sau cladiri de
catre autoritatile publice.
------------
*) Exista doua acceptiuni cu privire la proceduri:
- aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizari si instructiuni,
elaborate de catre entitatea publica pentru organizarea aplicarii unor
reglementari de rang superior, aprobate de catre conducatorul entitatii publice
sau chiar de catre Guvern (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea
nr. 500/2002);
- aceea a metodelor de lucru si a procedurilor scrise, formalizate - care
constituie obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate
publica, referitoare la activitatile acesteia. Aceste proceduri trebuie sa fie:
- scrise, respectiv formalizate. Cunostintele individuale si colective
trebuie stocate si puse in ordinea care corespunde scopurilor entitatii
publice;
- simple si specifice. Procedurile scrise se constituie in instrument
de lucru, pentru ca executantii sa cunoasca normele legale ce trebuie
respectate, pentru fiecare domeniu al entitatii publice;
- actualizate in mod permanent, in functie de evolutia reglementarilor
in materie;
- aduse la cunostinta executantilor.
Standard 18
SEPARAREA ATRIBUTIILOR
18.1. Descrierea standardului
Elementele operationale si financiare ale fiecarei actiuni sunt efectuate
de persoane independente una fata de cealalta, respectiv functiile de initiere
si verificare trebuie sa fie separate.
18.2. Cerinte generale
- Separarea atributiilor si responsabilitatilor este una dintre
modalitatile prin care se reduce riscul de eroare, frauda, incalcare a
legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta aceste probleme;
- Prin separarea atributiilor se creeaza conditiile ca nici o persoana sau
compartiment sa nu poata controla toate etapele importante ale unei operatiuni
sau ale unui eveniment;
- Separarea atributiilor si responsabilitatilor intre mai multe persoane
creeaza premisele unui echilibru eficace al puterilor;
- Managerii entitatilor publice in care, datorita numarului mic de salariati,
se limiteaza posibilitatea de aplicare a separarii atributiilor si
responsabilitatilor, trebuie sa fie constienti de riscuri si sa compenseze
aceasta limitare prin alte masuri.
18.3. Referinte principale
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare:
- art. 24 alin. (1): "Angajarea, lichidarea si ordonantarea
cheltuielilor din fonduri publice se aproba de catre ordonatorul de credite,
iar plata acestora se efectueaza de catre contabil.";
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul
financiar preventiv, republicata:
- art. 11: "Separarea atributiilor": "Persoana care
exercita controlul financiar preventiv propriu nu trebuie sa fie implicata,
prin sarcinile de serviciu, in efectuarea operatiunii supuse controlului
financiar preventiv propriu";
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul
Finantelor Publice, Directia generala de control financiar preventiv, publicat
pe adresa de Internet a Ministerului Finantelor Publice - Cap. 2 -
"Actorii financiari. Principiul separarii functiunilor [...]";
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finantele publice
locale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 108/2004.
Standard 19
SUPRAVEGHEREA*)
19.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura masuri de supraveghere adecvate a operatiunilor,
pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, in scopul
realizarii in mod eficace a acestora.
19.2. Cerinte generale
- Managerul trebuie sa monitorizeze efectuarea controalelor de
supraveghere, pentru a se asigura ca procedurile sunt respectate de catre
salariati in mod efectiv si continuu;
- Controalele de supraveghere implica revizuiri in ceea ce priveste munca
depusa de salariati, rapoarte despre exceptii, testari prin sondaje sau orice
alte modalitati care confirma respectarea procedurilor;
- Managerul verifica si aproba munca salariatilor, da instructiunile
necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislatia si
pentru a veghea asupra intelegerii si aplicarii instructiunilor;
- Supravegherea activitatilor este adecvata, in masura in care:
- fiecarui salariat i se comunica atributiile, responsabilitatile si
limitele de competenta atribuite;
- se evalueaza sistematic munca fiecarui salariat;
- se aproba rezultatele muncii obtinute in diverse etape ale realizarii
operatiunii.
19.3. Referinte principale
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul
financiar preventiv, republicata:
- art. 4: "Obligatiile conducatorului entitatii publice in
domeniul controlului intern; cerintele controlului intern." [alin. (1) si
alin. (2)];
- art. 22: "Masuri operative." alin. (1) - (9) cu privire la
inspectii;
- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;
- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.
------------
*) Managementul entitatilor publice are datoria de a stabili, pentru
fiecare nivel de organizare, atributiile ce ii revin pe linia supravegherii
curente a activitatii, conditiile de exercitare a acesteia si raspunderile si,
de asemenea, sa initieze, sa aplice si sa dezvolte forme de control (supraveghere)
flexibile si eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual
si controlul ierarhic al salariatilor.
Standard 20
GESTIONAREA ABATERILOR
20.1. Descrierea standardului
Entitatea publica se asigura ca, pentru toate situatiile in care, datorita
unor circumstante deosebite, apar abateri fata de politicile sau procedurile
stabilite, se intocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzator,
inainte de efectuarea operatiunilor.
20.2. Cerinte generale
- In derularea actiunilor pot aparea circumstante deosebite, care nu au
putut fi anticipate si care induc abateri ce nu permit derularea tranzactiilor
prin procedurile existente;
- Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate si justificate,
in vederea prezentarii spre aprobare;
- Este necesara analiza periodica a circumstantelor si a modului cum au
fost gestionate actiunile, in vederea desprinderii unor concluzii de buna
practica pentru viitor, ce urmeaza a fi formalizate.
20.3. Referinte principale
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul
financiar preventiv, republicata:
- art. 20: "Regimul refuzului de viza";
- art. 21: "Autorizarea efectuarii unor operatiuni pentru care se
refuza viza de control financiar preventiv";
- art. 22: "Masuri operative" (referitor la efectuarea de
inspectii de catre Ministerul Finantelor Publice, in cazurile in care exista
indicii ale unor abateri de la legalitate sau regularitate in efectuarea de
operatiuni, in cazul in care este sesizat de catre un contabil-sef in legatura
cu efectuarea de operatiuni pe propria raspundere a ordonatorului de credite,
fara viza de control financiar preventiv etc.).
Standard 21
CONTINUITATEA ACTIVITATII
21.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura masurile corespunzatoare pentru ca activitatea
acesteia sa poata continua in orice moment, in toate imprejurarile si in toate
planurile, cu deosebire in cel economico-financiar.
21.2. Cerinte generale
- Entitatea publica este o organizatie a carei activitate trebuie sa se
deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala intrerupere a
activitatii acesteia afecteaza atingerea obiectivelor propuse;
- Situatii diferite, care afecteaza continuitatea activitatii: mobilitatea
salariatilor; defectiuni ale echipamentelor din dotare; disfunctionalitati
produse de unii prestatori de servicii; schimbari de proceduri etc.;
- Pentru fiecare din situatiile care apar, entitatea publica trebuie sa
actioneze in vederea asigurarii continuitatii, prin diverse masuri, de exemplu:
- angajarea de personal in locul celor pensionati sau plecati din
entitatea publica din alte considerente;
- delegarea, in cazul absentei temporare (concedii, plecari in misiune
etc.);
- contracte de service pentru intretinerea echipamentelor din dotare;
- contracte de achizitii pentru inlocuirea unor echipamente din dotare;
- Existenta inventarului situatiilor care pot conduce la discontinuitati in
activitate si a masurilor care sa previna aparitia lor.
21.3. Referinte principale
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificarile ulterioare;
- Hotararea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea si dezvoltarea
carierei functionarilor publici;
- Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al
functionarilor publici;
- Hotararea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun
european de curriculum vitae;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele masuri in
domeniul functiei publice;
- Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de
asigurari sociale, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata,
cu modificarile ulterioare.
Standard 22
STRATEGII DE CONTROL
22.1. Descrierea standardului
Entitatea publica construieste politici adecvate strategiilor de control si
programelor concepute pentru atingerea obiectivelor si mentinerea in echilibru
a acestor strategii.
22.2. Cerinte generale
- Exista un raport de interdependenta intre strategiile, politicile si
programele elaborate pentru atingerea obiectivelor si strategiile de control.
Fara o strategie de control adecvata, creste riscul de manifestare a abaterilor
de la strategia, politica si programele entitatii publice si, deci, al
nerealizarii obiectivelor la nivelul exigentelor preconizate;
- Strategiile de control sunt cu atat mai complexe si mai laborioase cu cat
fundamentarea si realizarea obiectivelor entitatii publice sunt mai complexe si
mai dificile;
- Strategiile de control se supun conceptului de strategie, in general,
acestea necesitand studii, in vederea stabilirii obiectivelor de control, a
resurselor necesare, a pregatirii personalului de control, a imbunatatirii
metodelor si procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor
etc.;
- Strategiile de control se refera si la tipurile de control aplicabile
situatiei. In paleta larga a modalitatilor de control si a criteriilor de
clasificare a acestora, regasim:
- activitati de control: observatia; compararea; aprobarea; comunicarea
rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea;
examinarea; monitorizarea etc.;
- clasificarea controlului in functie de modul de cuprindere a
obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj);
- clasificarea controlului in functie de scopul urmarit: control de
conformitate; control de perfectionare; control de adaptare etc.;
- clasificarea controlului in functie de apartenenta organelor de
control: control propriu; control exterior;
- clasificarea controlului in functie de executanti: autocontrol; control
mutual; control ierarhic; control de specialitate;
- clasificarea controlului in functie de modul de executie: control
direct; control indirect; control incrucisat;
- clasificarea controlului in functie de baza normativa: control normativ;
control practic; control teoretic;
- clasificarea controlului in functie de interesul entitatii: control
pentru sine; control pentru altii;
- clasificarea controlului in functie de orientarea sa: control
tematic; control nedirijat;
- clasificarea controlului in functie de momentul efectuarii acestuia:
control ex-ante; control concomitent; control ex-post;
- etc.
22.3. Referinte principale
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar
preventiv, republicata;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si
completarile ulterioare;
- Strategia dezvoltarii controlului financiar public intern in Romania;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea
Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar
preventiv, cu modificarile si completarile ulterioare.
Standard 23
ACCESUL LA RESURSE
23.1. Descrierea standardului
Managerul stabileste, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele
care au acces la resursele materiale, financiare si informationale ale
entitatii publice si numeste persoanele responsabile pentru protejarea si
folosirea corecta a acestor resurse.
23.2. Cerinte generale
- Restrangerea accesului la resurse reduce riscul utilizarii inadecvate a
acestora;
- Severitatea restrictiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursa si
de riscul pierderilor potentiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea
vulnerabilitatii bunurilor si valorilor se au in vedere costul, riscul
potential de pierdere sau utilizare inadecvata;
- Intre resurse si sumele inregistrate in evidente se fac comparatii
periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor si valorilor determina
frecventa acestor verificari;
23.3. Referinte principale
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile ulterioare;
- Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 618/2002 pentru aprobarea
Precizarilor privind inventarierea bunurilor din domeniul public al statului;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.753/2004 pentru aprobarea
Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ
si de pasiv;
- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si
utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobata cu modificari
prin Legea nr. 201/2003, cu modificarile ulterioare;
- Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publica si regimul juridic al
acesteia;
- Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat, cu modificarile si
completarile ulterioare;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind modul de incasare si utilizare a
fondurilor banesti primite sub forma donatiilor si sponsorizarilor de catre
entitatile publice;
- Legile bugetare anuale;
- Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active
corporale si necorporale, republicata;
- Hotararea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fara
plata si de valorificare a bunurilor apartinand entitatilor publice, cu
modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de
garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor, cu modificarile
si completarile ulterioare;
- Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de
casa;
- Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate;
- Hotararea Guvernului nr. 781/2002 privind protectia informatiilor secrete
de serviciu;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea
Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a
Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin
trezoreria statului, cu modificarile si completarile ulterioare.
Standard 24
VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI
24.1. Descrierea standardului
Entitatea publica instituie o functie de evaluare a controlului intern si
elaboreaza politici, planuri si programe de derulare a acestor actiuni.
24.2. Cerinte generale
- Managerul trebuie sa asigure verificarea si evaluarea in mod continuu a
functionarii sistemului de control intern si a elementelor sale.
Disfunctionalitatile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate
operativ, prin masuri corective;
- Verificarea operatiunilor garanteaza contributia controalelor interne la
realizarea obiectivelor;
- Evaluarea eficacitatii controlului se poate referi, in functie de cerinte
specifice si/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitatii
publice, fie la unele dintre acestea, optiune care revine managerului;
- Managerul stabileste modul de realizare a evaluarii eficacitatii
controlului.
24.3. Referinte principale
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si
completarile ulterioare;
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul
financiar preventiv, republicata;
- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;
- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.
Standard 25
AUDITUL INTERN
25.1. Descrierea standardului
Entitatea publica infiinteaza sau are acces la o capacitate de audit, care
are in structura sa auditori competenti, a caror activitate se desfasoara, de
regula, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.
25.2. Cerinte generale
- Auditul intern asigura evaluarea independenta si obiectiva a sistemului
de control intern al entitatii publice;
- Auditorul intern finalizeaza actiunile sale prin rapoarte de audit, in
care enunta punctele slabe identificate in sistem si formuleaza recomandari
pentru eliminarea acestora;
- Managerul dispune masurile necesare, avand in vedere recomandarile din
rapoartele de audit intern, in scopul eliminarii punctelor slabe constatate de
misiunile de auditare.
25.3. Referinte principale
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si
completarile ulterioare;
Ordinul ministrului finantelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea
Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, cu modificarile
ulterioare;
Actul intern de aprobare a Normelor metodologice de organizare si
exercitare a auditului public intern in cadrul entitatilor publice.