ORDIN   Nr. 761 din 24 septembrie 2009

pentru aprobarea categoriilor de cheltuieli eligibile efectuate în implementarea proiectelor finantate în cadrul Programului operational comun „Marea Neagra 2007-2013"

ACT EMIS DE: MINISTERUL DEZVOLTARII REGIONALE SI LOCUINTEI

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 669 din 7 octombrie 2009

Având în vedere prevederile art. 10 din Regulamentul (CE) nr. 1.638/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului din 24 octombrie 2006 de stabilire a dispoziţiilor generale privind instituirea unui instrument european de vecinătate şi parteneriat,

ţinând cont de prevederile art. 15 din Regulamentul (CE) nr. 951/2007 al Comisiei din 9 august 2007 de stabilire a normelor de aplicare a programelor de cooperare transfrontalieră finanţate în cadrul Regulamentului (CE) nr. 1.638/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului de stabilire a dispoziţiilor generale privind instituirea unui instrument european de vecinătate şi parteneriat,

având în vedere prevederile art. 11 alin. (1) lit. c) din Hotărârea Guvernului nr. 33/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei, cu modificările ulterioare,

în temeiul art. 12 alin. (5) din Hotărârea Guvernului nr. 33/2009, cu modificările ulterioare,

ministrul dezvoltării regionale şi locuinţei emite următorul ordin:

Art. 1. - Prin prezentul ordin se aproba categoriile de cheltuieli eligibile efectuate în implementarea proiectelor finanţate în cadrul Programului operaţional comun „Marea Neagră 2007-2013", denumit în continuare Programul.

Art. 2. -In sensul prezentului ordin, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii:

a) cerere de finanţare - documentul elaborat de către solicitant cu scopul de a obţine finanţare pentru implementarea activităţilor descrise conform formatului standard furnizat în Ghidul solicitantului;

b) proiect - operaţiune descrisă în cererea de finanţare depusă în cadrul unui apel pentru propuneri de proiecte lansat de către Autoritatea comună de management, care îndeplineşte criteriile impuse de către Comitetul comun de monitorizare a Programului şi primeşte fonduri aferente Programului;

c) contract de finanţare - contractul încheiat între beneficiar, ca reprezentant al tuturor partenerilor în cadrul unui proiect, şi Autoritatea comună de management pentru finanţarea din fonduri ENPI a unui proiect aprobat în cadrul Programului;

d) Ghidul solicitantului - documentul care detaliază condiţiile pe care autorităţile/structurile implicate în gestionarea Programului şi potenţialii beneficiari trebuie să le îndeplinească pentru a participa în Program. Documentul prezintă şi procedura de evaluare şi selecţie a propunerilor de proiecte;

e) acord de parteneriat - documentul legal semnat de toţi partenerii dintr-un proiect, care detaliază responsabilităţile acestora şi creează cadrul pentru gestionarea şi implementarea eficientă a proiectului;

f) per diem - acoperă cheltuielile cu cazarea, masa şi transportul local din locul misiunii sau cheltuieli diverse.

Art. 3. - (1) Pentru toate tipurile de cheltuieli considerate eligibile în cadrul proiectelor aprobate în cadrul Programului se respectă reglementările prevăzute în regulamentele europene aplicabile, Ghidul solicitantului şi legislaţia naţională în vigoare.

(2) Cheltuielile deja finanţate integral sau parţial prin alte instrumente financiare naţionale, europene sau internaţionale nu reprezintă cheltuieli eligibile.

Art. 4. - Sunt eligibile numai acele cheltuieli care sunt însoţite de facturi, în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale, sau alte documente contabile cu valoare probantă, echivalente facturilor, pe baza cărora cheltuielile să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului sau a partenerului, certificate şi identificate.

Art. 5. - Pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie să fie:

a) efectuate, plătite, certificate şi declarate de către beneficiar sau partener în perioada de implementare a proiectului conform contractului de finanţare. Prin excepţie, cheltuielile pentru raportul final, verificarea cheltuielilor şi evaluarea proiectului sunt eligibile, indiferent de data plăţii efective. Sunt eligibile şi cheltuielile generate ca urmare a unor proceduri de achiziţie demarate înainte de data începerii implementării proiectului, sub condiţia încheierii contractelor şi a plăţii efective în cursul perioadei de implementare şi cu realizarea procedurilor cu respectarea dispoziţiilor anexei IV la contractul de finanţare;

b) prevăzute în bugetul proiectului, anexă la contractul de finanţare;

c) necesare pentru implementarea proiectului;

d) identificabile şi verificabile, înregistrate în contabilitatea beneficiarului sau a partenerilor în conformitate cu legislaţia naţională în vigoare şi procedura aplicată;

e) rezonabile, justificate şi in conformitate cu principiile managementului financiar eficient, în special în privinţa economiei şi eficacităţii;

f) efectuate în aria eligibilă a Programului.

Art. 6. - (1) Sunt considerate eligibile cheltuielile de personal, conform contractului de finanţare, inclusiv contribuţiile aferente acestora aflate în sarcina angajatorului conform prevederilor legale în vigoare.

(2) Sunt eligibile doar cheltuielile de personal aferente personalului beneficiarului sau al partenerului, angajat cu contract individual de muncă sau prin act administrativ de numire în funcţia publică, pe durată nedeterminată sau determinată, cu fracţiune de normă sau cu normă întreagă de lucru, implicat în implementarea proiectului. Plafoanele salariilor angajaţilor implicaţi în proiect nu trebuie să depăşească nivelul practicat în domeniul respectiv pentru funcţii similare.

(3) Cheltuielile de personal includ salariul tarifar/salariul de bază, sporurile permanente prevăzute în contractele individuale de muncă/contractul colectiv de muncă, în actele adiţionale aferente valabile pe toată durata de implementare a proiectului şi/sau în actul administrativ de numire în funcţia publică, precum şi în actele de modificare a actului administrativ de numire în funcţia publică şi contribuţiile aferente menţionate la alin. (1).

(4) Salariul tarifar/Salariul de bază, sporurile permanente şi contribuţiile menţionate la alin. (1) vor fi plătite pentru timpul efectiv lucrat şi vor fi susţinute de fişele de post, fişele de pontaj pentru timpul efectiv lucrat, statele de salarii, ordinele de plată, extrasele de cont, declaraţia salariatului pentru timpul lucrat în cadrul proiectului şi alte documente justificative, după caz.

(5) Calculul valorii unei ore de muncă va fi făcut luând în considerare cheltuielile de personal eligibile pe lună.

(6) Timpul de muncă alocat proiectului nu poate depăşi durata normală de lucru, conform prevederilor legislaţiei naţionale în vigoare.

(7) Este considerată cheltuială neeligibilă contravaloarea orelor suplimentare, precum şi a oricărui tip de concediu aferent timpului de muncă alocat proiectului.

(8) Sunt eligibile cheltuielile cu salariile funcţionarilor publici încadraţi în instituţiile/autorităţile administraţiei publice dedicate implementării proiectelor, cu respectarea prevederilor legale în vigoare privind incompatibilitatea.

Art. 7. - (1) Sunt considerate eligibile cheltuielile pentru deplasare pentru personalul beneficiarului/partenerului implicat în proiect, care conform contractului de finanţare efectuează deplasări pentru participarea la întâlniri, seminarii, conferinţe ce au loc pe teritoriul Programului. Cheltuielile de deplasare efectuate pentru deplasări în afara ariei Programului pot fi eligibile dacă sunt menţionate explicit şi justificate în contractul de finanţare.

(2) Cheltuielile pentru deplasarea personalului partenerilor asociaţi şi al beneficiarilor finali sunt eligibile dacă sunt înscrise în liniile bugetare corespunzătoare, conform contractului de finanţare.

(3) Categoriile de cheltuieli eligibile pentru deplasare includ următoarele costuri: de transport, de cazare şi plată a diurnei în conformitate cu legislaţia în vigoare pentru asigurarea medicală de călătorie şi vize.

(4) Pentru asigurarea transportului şi cazării trebuie să se aleagă varianta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, cu respectarea prevederilor din legislaţia naţională în vigoare.

(5) Pentru deplasarea în ţară şi străinătate, sunt eligibile cheltuielile cu transportul, cazarea şi diurna, după cum urmează:

a) numai cheltuielile care privesc deplasarea către şi în aria de eligibilitate a Programului. Prin excepţie, sunt eligibile şi cheltuielile cu deplasarea la sediul Autorităţii comune de management;

b) pentru personalul care lucrează în autorităţile şi instituţiile publice, precum şi din unităţile aflate în subordinea, coordonarea sau sub autoritatea acestora, cheltuielile vor respecta condiţiile şi plafoanele impuse de legislaţia naţională aplicabilă instituţiilor publice;

c) pentru personalul care lucrează în cadrul altor persoane juridice decât cele menţionate la lit. b) cheltuielile nu vor depăşi plafoanele publicate de Comisia Europeană la data semnării contractului, care pot fi găsite la adresa: www.ec.europa.eu/ europeaid/work/procedures/index_en.htm

(6) Cheltuielile de transport, cazare şi diurnă pentru experţii externi vor fi încadrate în linia bugetară „Expertiză externă şi servicii".

(7) Cheltuielile prevăzute la alin. (1) nu trebuie să mai fie incluse în altă linie bugetară.

Art. 8. - (1) Atunci când beneficiarul/partenerul nu dispune de personalul calificat pentru a executa sarcini din proiect, pot fi contractaţi experţi externi, cu încadrarea cheltuielilor în linia bugetară pentru expertiză externă şi servicii.

(2) Sunt considerate eligibile cheltuielile pentru expertiză externă şi servicii, cu respectarea următoarelor condiţii cumulative:

a) să fie prevăzute şi justificate în contractul de finanţare şi necesare implementării proiectului;

b) să existe un contract sau un acord, în conformitate cu legislaţia naţională în vigoare, însoţit de documente justificative pe baza cărora se pot efectua plăţi;

c) costurile cu expertiza externă sunt rezonabile şi determinate de gradul de complexitate a lucrărilor efectuate;

d) partenerii în proiect nu pot fi contractaţi pentru expertiză externă şi nu le poate fi subcontractată realizarea proiectului.

(3) Categoriile de cheltuieli eligibile în cadrul capitolului bugetar „Expertiză externă şi servicii" sunt următoarele:

a) costuri pentru expertiză profesională pentru elaborarea de studii, cercetări;

b) costuri pentru experţi în managementul proiectului, asistenţi, manageri financiari etc, în cazul în care beneficiarul sau partenerul nu dispune de personalul calificat să îndeplinească activităţile sale din proiect sau activităţile realizate în comun în cadrul proiectului, aşa cum sunt prevăzute în contractul de finanţare;

c) costuri legate de verificarea cheltuielilor conform anexei VII la contractul de finanţare;

d) costuri legate de organizarea de evenimente, seminarii, întâlniri, grupuri de lucru, informarea asupra activităţilor din proiect, servicii de catering care să fie justificate pe baza listei de participanţi la eveniment, închirierea sălilor pentru evenimente şi a echipamentelor necesare derulării evenimentului, tipărirea materialelor pentru eveniment, servicii de interpretariat;

e) costuri de promovare: realizarea de broşuri, fluturaşi, difuzarea de comunicate de presă, publicarea de articole în ziare, newslettere, designul şi găzduirea paginii web a proiectului, alte publicaţii legate de proiect şi care nu sunt legate de anumite evenimente;

f) costuri pentru evaluarea proiectului.

Art. 9. - (1) Sunt considerate eligibile cheltuielile privind achiziţionarea şi închirierea echipamentelor şi bunurilor numai cu respectarea următoarelor condiţii:

a) echipamentele achiziţionate să fie noi şi să nu fie depăşite din punct de vedere tehnic şi moral;

b) să fie necesare şi folosite exclusiv pentru implementarea proiectului;

c) să fie menţionate în contractul de finanţare;

d) achiziţia să fie realizată cu respectarea regulilor prevăzute în contractul de finanţare şi a legislaţiei naţionale în vigoare.

(2) Următoarele categorii de cheltuieli privind achiziţionarea echipamentelor sunt considerate eligibile:

a) costurile pentru achiziţionarea echipamentelor de birou, computerelor, laptopurilor, mobilierului de birou, necesare managementului proiectului, dacă sunt justificate şi menţionate în proiectul aprobat;

b) costuri pentru achiziţionarea de echipamente speciale necesare implementării proiectului, de exemplu echipamente de laborator sau de măsurare specială;

c) închirierea de vehicule.

Art. 10. - (1) Sunt considerate eligibile cheltuielile directe efectuate cu spaţiul de birouri destinat exclusiv proiectului.

(2) In categoria cheltuielilor directe efectuate cu spaţiul de birouri destinat exclusiv proiectului sunt incluse costurile pentru: chiria locaţiei unde se desfăşoară activităţile proiectului, special închiriată în acest scop, asigurarea utilităţilor, precum apă curentă, canalizare, salubritate, energie electrică şi termică, gaze naturale corespunzătoare suprafeţei utilizate pentru activităţile proiectului, precum şi cheltuieli pentru consumabile şi birotică, multiplicare şi fotocopiere, servicii poştale şi de curierat, telefon, fax, internet, necesare pentru implementarea proiectului.

(3) Cheltuielile directe se justifică prin contracte şi facturi sau alte documente cu valoare contabilă.

Art. 11. - (1) Sunt eligibile costurile administrative (maximum 7% din costurile totale direct eligibile ale proiectului), altele decât cele menţionate la art. 10, pentru: închirierea spaţiului de birouri, servicii poştale, servicii de comunicaţii telefonice/fax, acces la internet, utilităţi precum electricitate, încălzire, apă, gaze, servicii de curăţenie, pază, salubritate, renovări şi igienizare, consumabile de birou şi alte costuri similare, numai dacă sunt efectuate pentru realizarea proiectului.

(2) Cheltuielile administrative se calculează prin aplicarea pro-ratei, în cazul în care este imposibilă alocarea directă a costurilor pentru implementarea proiectului.

(3) Pro-rata se stabileşte prin aplicarea cumulativă a următorilor parametri:

a) numărul de persoane alocate implementării proiectului/ numărul de persoane care desfăşoară activităţi în incintă;

b) numărul de ore lucrate pentru implementarea proiectului/numărul total de ore lucrate în incintă;

c) suprafaţa folosită de personalul care lucrează pentru implementarea proiectului/suprafaţa totală a incintei.

(4) Dacă la stabilirea costurilor administrative se foloseşte metoda pro-ratei, costurile eligibile sunt:

a) servicii administrative, de salarizare, de contabilitate, servicii poştale şi telefonice, servicii de copiere şi întreţinere centralizată a sistemelor de calcul;

b) consumabile de birou;

c) chiria birourilor, utilităţi precum electricitate, încălzire, apă şi alte servicii calculate pentru fiecare metru pătrat de spaţiu folosit pentru implementarea proiectului. Eligibilitatea va fi analizată numai pentru solicitările care au ataşate atât documentaţia contabilă privind cheltuielile, cât şi copia contractului de închiriere/folosinţă a spaţiului de birouri.

(5) Calcularea pro-ratei va fi bine documentată şi revizuită periodic. De asemenea, la nivelul fiecărui proiect va fi ataşată la contractul de finanţare o notă justificativă privind metoda de calcul folosită.

Art. 12. - Sunt considerate eligibile cheltuielile financiare care privesc comisioanele pentru tranzacţiile financiare transnaţionale, comisioanele bancare ocazionate de deschiderea şi administrarea conturilor necesare pe perioada implementării proiectelor, costul garanţiilor furnizate de bănci sau alte instituţii financiare, în cazul în care astfel de garanţii sunt cerute de legislaţia naţională sau comunitară, taxele notariale şi pentru consultanţă juridică, dacă sunt direct legate de proiect şi necesare pentru implementarea acestuia.

Art. 13. - Taxa pe valoarea adăugată este considerată eligibilă dacă sunt îndeplinite simultan următoarele condiţii:

a) nu este recuperabilă prin orice alte mijloace prevăzute de legislaţia naţională;

b) este aferentă unor cheltuieli considerate eligibile.

Art. 14. - Sunt considerate eligibile cheltuielile care prin natura lor nu pot fi înscrise în alte linii bugetare, dar sunt necesare implementării proiectului şi se regăsesc în bugetul proiectului linia „6. Other".

Art. 15. - Costurile de rezervă (cheltuieli neprevăzute) nu trebuie să depăşească 2% din totalul costurilor direct eligibile şi pot fi folosite cu o aprobare scrisă a Autorităţii comune de management.

Art. 16. - Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Ministrul dezvoltării regionale şi locuinţei,

Vasile Blaga