ORDIN   Nr. 394 din 1 iunie 2006

pentru aprobarea Procedurilor privind efectuarea inspectiilor instalatiilor de testare si verificarea studiilor in vederea respectarii principiilor de buna practica de laborator

ACT EMIS DE: MINISTERUL ECONOMIEI SI COMERTULUI

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 635 din 24 iulie 2006

Având în vedere prevederile art. 2 din Hotărârea Guvernului nr. 63/2002 privind aprobarea Principiilor de bună practică de laborator, precum şi inspecţia şi verificarea respectării acestora în cazul testărilor efectuate asupra substanţelor chimice, cu modificările şi completările ulterioare,

în temeiul Hotărârii Guvernului nr. 738/2003 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Economiei şi Comerţului, cu modificările şi completările ulterioare, al Hotărârii Guvernului nr. 168/2005 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Sănătăţii, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi al Hotărârii Guvernului nr. 155/2005 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Agriculturii, Pădurilor şi Dezvoltării Rurale, cu modificările şi completările ulterioare,

ministrul economiei şi comerţului, ministrul sănătăţii publice şi ministrul agriculturii, pădurilor şi dezvoltării rurale emit următorul ordin:

Art. 1. - Se aprobă Procedurile privind efectuarea inspecţiilor instalaţiilor de testare şi verificarea studiilor în vederea respectării principiilor de bună practică de laborator, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Art. 2. - La data intrării în vigoare a prezentului ordin se abrogă Ordinul ministrului industriei şi resurselor, al ministrului sănătăţii si familiei si al ministrului agriculturii, alimentaţiei şi pădurilor nr. 117/356/248/2002 pentru aprobarea Procedurilor privind efectuarea inspecţiilor instalaţiilor de testare şi verificarea studiilor în vederea respectării principiilor de bună practică de laborator, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 521 din 18 iulie 2002.

Art. 3. - Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

p. Ministrul economiei şi comerţului

Zsolt Bogos,

secretar de stat

Ministrul sănătăţii publice,

Gheorghe Eugen Nicolăescu

Ministrul agriculturii, pădurilor şi dezvoltării rurale,

Gheorghe Flutur

ANEXĂ

PROCEDURI

privind efectuarea inspecţiilor instalaţiilor de testare şi verificarea studiilor în vederea respectării principiilor de bună practică de laborator

Introducere

Scopul prezentei anexe este de a stabili procedurile privind efectuarea inspecţiilor instalaţiilor de testare şi verificarea studiilor în vederea respectării principiilor de bună practică de laborator (BPL), care să fie reciproc acceptabile de către ţările membre ale Organizaţiei pentru Cooperare şi Dezvoltare Economică (OCDE). Prezenta anexă se referă în special la inspecţiile instalaţiilor de testare, activitate căreia îi este consacrată o mare parte din timp de către inspectorii care verifică respectarea principiilor BPL. O inspecţie la o instalaţie de testare include în mod obişnuit verificarea studiului sau reverificarea, dar verificări ale studiilor trebuie totodată efectuate la anumite intervale de timp, la solicitarea, de exemplu, a unei autorităţi de reglementare. La sfârşitul prezentei anexe se găsesc îndrumări generale pentru efectuarea verificărilor studiilor.

Inspecţiile instalaţiilor de testare se efectuează pentru a se determina gradul de conformitate a instalaţiilor de testare şi a studiilor cu principiile BPL şi pentru a se stabili integritatea datelor rezultate, astfel încât să se asigure că acestea au calitatea adecvată pentru evaluarea şi luarea deciziilor de către autorităţile de reglementare. In urma acestor inspecţii se elaborează rapoarte în care se precizează gradul de conformitate a unei instalaţii de testare cu principiile BPL. Inspecţiile instalaţiilor de testare trebuie să fie efectuate cu regularitate pentru a se realiza şi a se păstra înregistrări privind situaţia conformităţii instalaţiilor de testare cu BPL.

Alte precizări cu privire la multe dintre punctele din prezenta anexă se pot obţine prin trimitere la documentele OCDE referitoare la BPL (privind, de exemplu, rolul şi responsabilităţile directorului de studiu).

Definirea termenilor

Prezentei anexe îi este aplicabilă terminologia utilizată în Hotărârea Guvernului nr. 63/2002 privind aprobarea Principiilor de bună practică de laborator, precum şi inspecţia şi verificarea respectării acestora în cazul testărilor efectuate asupra substanţelor chimice, cu modificările şi completările ulterioare.

Inspecţiile instalaţiilor de testare

Inspecţiile pentru verificarea respectării principiilor BPL se pot efectua la orice instalaţie de testare care furnizează date referitoare la securitatea sănătăţii şi a mediului, necesare în scopuri de reglementare.

Inspectorilor li se poate solicita să verifice date referitoare la proprietăţile fizice, chimice, toxicologice sau ecotoxicologice ale unei substanţe sau ale unui preparat. In unele cazuri este posibil ca inspectorii să aibă nevoie de ajutorul specialiştilor din anumite domenii.

Având în vedere marea diversitate a instalaţiilor - atât în privinţa amplasării, cât şi a structurii administrative -, precum şi a tipurilor de studii pe care le întâlnesc inspectorii, aceştia trebuie să decidă singuri în evaluarea gradului şi nivelului conformităţii cu principiile BPL.

Inspectorii trebuie să adopte o abordare uniformă pentru a evalua dacă în cazul unei anumite instalaţii de testare sau al unui studiu specific se obţine un nivel adecvat de conformitate cu fiecare dintre principiile BPL.

In capitolele ce urmează se regăsesc îndrumări privind diferitele aspecte ale instalaţiei de testare, inclusiv personalul şi procedurile acesteia, care pot fi examinate de inspectori. In fiecare capitol se specifică scopul şi, de asemenea, se prezintă o listă reprezentativă a aspectelor specifice care pot fi avute în vedere în timpul inspecţiei unei instalaţii de testare. Aceste liste nu se doresc a fi exhaustive şi nu vor fi considerate ca atare.

Inspectorii nu trebuie să se preocupe de planul ştiinţific al studiului sau de interpretarea rezultatelor studiilor referitoare la riscurile pentru sănătatea oamenilor sau pentru mediu. De aceste aspecte răspund autorităţile de reglementare cărora li se prezintă datele în scop de reglementare.

Inspecţiile instalaţiilor de testare şi verificarea studiilor perturbă inevitabil activităţile normale din instalaţiile de testare. Din acest motiv inspectorii trebuie să îşi desfăşoare activitatea într-un mod atent planificat şi, în măsura în care este posibil, să ţină cont de punctul de vedere al conducerii instalaţiei de testare cu privire la perioada vizitelor în anumite sectoare ale instalaţiei de testare.

In timpul efectuării inspecţiilor instalaţiilor de testare şi a verificărilor studiilor la instalaţiile de testare, inspectorii au acces la informaţii confidenţiale cu valoare comercială. Este esenţial ca aceştia să ia măsurile necesare pentru ca aceste informaţii să fie văzute doar de personalul autorizat. Obligaţiile lor în această privinţă sunt stabilite în cadrul programului privind respectarea principiilor BPL.

Inspecţiile instalaţiilor de testare se efectuează în scopul determinării gradului de conformitate a instalaţiilor de testare cu principiile BPL.

Procedurile de inspecţie a instalaţiilor de testare şi a studiilor cuprind:

I.  inspecţia preliminară;

II.  pregătirea organizatorică a inspecţiei;

III.  desfăşurarea inspecţiei; elementele inspectate:

1.  inspecţia privind organizarea şi personalul instalaţiei de testare;

2.  inspecţia privind programul de asigurare a calităţii;

3.  inspecţia privind instalaţiile;

4.  inspecţia privind îngrijirea, cazarea şi izolarea sistemelor de testare biologice;

5.  inspecţia privind aparatele, materialele, reactivii şi eşantioanele;

6.  inspecţia privind sistemele de testare;

7.  inspecţia privind substanţele de testare şi de referinţă;

8.  inspecţia privind procedurile standard de operare;

9.  inspecţia privind realizarea studiului;

10.  inspecţia privind rapoartele finale;

11.  inspecţia privind stocarea şi păstrarea documentelor şi materialelor;

12.  inspecţia privind verificarea studiilor;

IV.  finalizarea inspecţiilor instalaţiilor de testare şi a verificărilor de studii.

CAPITOLUL I

Inspecţia preliminară

1.   Autoritatea competentă pentru verificarea respectării principiilor BPL iniţiază inspecţia instalaţiilor de testare printr-o inspecţie preliminară. Inspecţia preliminară are ca scop familiarizarea inspectorului cu instalaţia supusă inspecţiei, cu privire la structura administrativă, planul clădirilor şi domeniul studiilor pe care le efectuează.

2.  In cadrul inspecţiilor preliminare inspectorii trebuie să se familiarizeze cu instalaţia de testare pe care urmează să o viziteze; ei trebuie să treacă în revistă toate informaţiile existente privind instalaţia de testare. Aceste informaţii pot include rapoarte ale inspecţiilor anterioare, planul încăperilor instalaţiei, organigrame, rapoarte de studii, protocoale de studiu, curriculum vitae (CV-uri) ale personalului, documente care furnizează informaţii cu privire la:

a) tipul, mărimea şi amplasarea instalaţiei de testare;

b)   domeniul studiilor care pot fi întâlnite în timpul inspecţiei;

c)  structura administrativă a instalaţiei.

3.   Inspectorii trebuie, mai ales, să observe orice deficienţe apărute de la inspecţiile precedente ale instalaţiilor de testare. Dacă nu s-au efectuat inspecţii anterioare, se poate efectua o inspecţie preliminară pentru a se obţine informaţii relevante.

4.   Instalaţiile de testare pot fi informate cu privire la:

a)  data şi ora de sosire a inspectorilor;

b)  obiectul inspecţiei;

c)  durata inspecţiei;

d)  solicitarea anumitor documente sau dosare pentru a fi puse la dispoziţie inspectorilor în cursul inspecţiei.

5.  Instalaţiile de testare asigură în cursul inspecţiei:

a)  prezenţa personalului;

b)  disponibilitatea documentaţiei.

CAPITOLUL II

Pregătirea organizatorică a inspecţiei

1.  Şedinţa de deschidere a inspecţiei

1.1.   La şedinţa de deschidere a inspecţiei, inspectorii împreună cu conducerea instalaţiei de testare stabilesc:

a)   motivele inspecţiei instalaţiei de testare sau ale verificării studiului/studiilor;

b)   identificarea sectoarelor instalaţiei de testare care urmează să fie inspectate;

c)  identificarea studiilor alese pentru verificare;

d)   identificarea documentelor solicitate pentru verificare;

e)     identificarea membrilor personalului aferent sectoarelor inspectate;

f)   detaliile administrative şi practice ale inspecţiei instalaţiei de testare.

1.2.  La şedinţa de deschidere a inspecţiei, inspectorii au următoarele sarcini:

a)  să prezinte obiectivul şi durata inspecţiei;

b)   să indice documentaţia pe care o solicită pentru inspecţia instalaţiei de testare, respectiv listele studiilor în curs de desfăşurare şi finalizate, planurile studiilor, procedurile standard de operare, rapoartele studiilor sau orice altă documentaţie relevantă. Se va stabili modalitatea de acces la documentaţia solicitată şi, dacă este cazul, de copiere a acesteia;

c)   să solicite informaţii privind structura administrativă (organizarea) şi personalul instalaţiei;

d)   să solicite informaţii referitoare la efectuarea în sectoarele instalaţiei de testare în care sunt realizate studii conform principiilor BPL a unor studii care nu sunt supuse principiilor BPL;

e)   să stabilească sectoarele instalaţiei de testare care vor fi supuse inspecţiei instalaţiei de testare;

f)   să indice, în vederea verificării studiului, care sunt documentele şi eşantioanele pe care le solicită din studiul/studiile în curs de desfăşurare sau finalizat/finalizate ales/alese;

g)  să comunice faptul că la sfârşitul inspecţiei va avea loc o şedinţă de încheiere;

h) să stabilească contacte cu serviciul de asigurare a calităţii din cadrul instalaţiei de testare înainte de a începe inspecţia instalaţiei de testare.

2.  Ca regulă generală, este util ca inspectorii, pe durata efectuării inspecţiei, să fie însoţiţi de un membru al serviciului de asigurare a calităţii al instalaţiei de testare.

3.   Inspectorii pot solicita o încăpere care să le fie rezervată în scopul analizării documentelor şi pentru activităţile legate de inspecţie.

CAPITOLUL III

Desfăşurarea inspecţiei; elementele inspectate

1. Inspecţia privind organizarea şi personalul instalaţiei de testare

1.1. Inspecţia urmăreşte următoarele obiective:

a) să stabilească dacă instalaţia de testare dispune de un număr suficient de persoane calificate şi de resurse de personal;

b)  să stabilească dacă instalaţia de testare dispune de un număr suficient de servicii-suport pentru diversitatea şi numărul de studii efectuate;

c)   să verifice dacă structura administrativă este corespunzătoare;

d)   să verifice dacă conducerea instalaţiei de testare a stabilit o politică referitoare la instruirea şi supravegherea sănătăţii personalului instalaţiei, adecvată studiilor realizate în instalaţie.

1.2.   Conducerea instalaţiei de testare furnizează următoarele documente:

a)  planul încăperilor;

b)   organigramele privind gestionarea instalaţiei şi organizarea acesteia din punct de vedere ştiinţific;

c)    curriculum vitae ale personalului implicat în categoria/categoriile studiilor alese pentru verificare;

d)   lista/listele studiilor în curs de desfăşurare şi finalizate, precum şi informaţiile privind categoria studiului, data de începere şi de sfârşit a studiului, sistemele de testare, metodele de testare a substanţei pentru testare şi numele directorului studiului;

e)  politica de supraveghere a sănătăţii personalului;

f)   fişele de post, programul de instruire a personalului şi înregistrări ale instruirilor;

g)   fişierul cu procedurile standard de operare ale instalaţiei;

h) procedurile standard de operare specifice studiilor sau proceselor inspectate ori verificate;

i) lista/listele cuprinzând directorii studiilor şi sponsorii studiilor verificate.

1.3.  Inspectorul verifică în special:

a)   listele cuprinzând studiile în curs de desfăşurare şi finalizate, în vederea evaluării volumului de lucrări realizate în instalaţia de testare;

b)   identitatea şi calificarea directorilor studiilor, ale responsabilului cu asigurarea calităţii, precum şi ale altor membri din rândul personalului;

c)   existenţa procedurilor standard de operare pentru toate sectoarele de testare relevante.

2. Inspecţia privind programul de asigurare a calităţii

2.1.  Inspecţia urmăreşte să stabilească dacă conducerea instalaţiei de testare dispune de sisteme corespunzătoare pentru a se asigura că studiile sunt realizate în conformitate cu principiile BPL.

2.2.   Responsabilul cu asigurarea calităţii prezintă sistemele şi metodele utilizate pentru inspecţia şi verificarea calităţii studiilor, precum şi sistemul de înregistrare a observaţiilor rezultate la verificarea calităţii.

2.3.  Inspectorii verifică:

a)  calificarea responsabilului cu asigurarea calităţii şi a întregului personal însărcinat cu asigurarea calităţii;

b)   independenţa serviciului de asigurare a calităţii faţă de personalul participant la studii;

c)   modul în care serviciul de asigurare a calităţii programează şi efectuează inspecţiile, verifică fazele critice ale unui studiu, precum şi resursele de care dispune pentru activităţile de inspecţie şi de verificare a calităţii;

d)   existenţa metodelor de verificare pe bază de eşantioane, atunci când, dată fiind durata foarte scurtă a studiilor, verificarea fiecărui studiu nu este posibilă;

e)   amploarea şi precizia verificării asigurării calităţii în timpul realizării practice a studiului;

f)   amploarea şi precizia verificării asigurării calităţii în timpul funcţionării curente a instalaţiei de testare;

g)   procedurile de verificare a calităţii raportului final pentru a se asigura că acesta reflectă datele primare;

h) modul în care serviciul de asigurare a calităţii informează conducerea instalaţiei de testare asupra problemelor care pot altera calitatea sau integritatea unui studiu;

i) măsurile luate de serviciul de asigurare a calităţii atunci când sunt constatate abateri;

j) rolul serviciului de asigurare a calităţii în cazul în care studiile sunt realizate în parte sau în totalitate în laboratoare subcontractate;

k) contribuţia, după caz, a serviciului de asigurare a calităţii la analizarea, revizuirea şi actualizarea procedurilor standard de operare.

3.  Inspecţia privind instalaţiile

3.1.   Inspecţia urmăreşte să stabilească dacă instalaţia de testare, în spaţii închise sau deschise, prezintă dimensiunile, proiectarea şi amplasarea care îi permit să răspundă cerinţelor necesare pentru realizarea studiilor.

3.2.  Inspectorul verifică îndeplinirea următoarelor condiţii:

a)   proiectarea instalaţiei de testare permite o separare corespunzătoare a activităţilor, astfel încât, de exemplu, substanţele pentru testare, animalele, hrana animalelor, specimenele bolnave aferente unui studiu să nu poată fi confundate cu cele aferente altor studii;

b)   existenţa procedurilor de control şi de verificare a condiţiilor de mediu şi funcţionarea corespunzătoare în zonele critice, de exemplu spaţiile pentru animale şi pentru alte sisteme de testare biologice, spaţiile pentru stocarea substanţelor pentru testare şi laboratoarele;

c)  întreţinerea corespunzătoare a instalaţiilor şi existenţa, în caz de nevoie, a procedurilor de deparazitare.

4.   Inspecţia privind îngrijirea, cazarea şi izolarea sistemelor de testare biologice

4.1.   Inspecţia urmăreşte să stabilească dacă, în cazul studiilor realizate prin teste pe animale sau alte sisteme de testare biologice, instalaţia de testare dispune de instalaţii-suport şi de condiţii corespunzătoare pentru a asigura îngrijirea, cazarea şi izolarea lor, astfel încât să prevină stresul şi alte probleme care ar putea afecta sistemele de testare şi implicit calitatea datelor. Instalaţia de testare poate să realizeze studii care necesită o varietate de specii de animale sau plante, precum şi sisteme microbiene ori alte sisteme celulare sau subcelulare. Tipul sistemelor de testare care se utilizează determină aspectele referitoare la îngrijire, cazare sau izolare pe care le va urmări inspectorul.

4.2.   Inspectorul verifică, în funcţie de sistemele de testare, dacă:

a)  există instalaţii adecvate pentru sistemele de testare utilizate şi pentru necesităţile de realizare a testelor;

b)   există prevederi pentru izolarea animalelor şi plantelor introduse în instalaţia de testare şi dacă acestea funcţionează satisfăcător;

c)  există prevederi pentru izolarea animalelor sau, după caz, a altor elemente ale sistemelor de testare, despre care  se  ştie  sau  se  bănuieşte  că sunt  bolnave  ori purtătoare ale unor boli;

d)   există o verificare adecvată şi se păstrează înregistrări privind starea de sănătate, comportamentul sau alte aspecte în funcţie de sistemul de testare;

e)   există echipament corespunzător, bine întreţinut şi eficient, pentru asigurarea condiţiilor de mediu impuse de fiecare sistem de testare;

f)  cuştile, rafturile, rezervoarele şi alte recipiente, precum şi echipamentele accesorii sunt menţinute suficient de curate;

g)  se efectuează analize pentru verificarea condiţiilor de mediu şi a instalaţiilor-suport;

h) există dispozitive pentru îndepărtarea şi distrugerea deşeurilor animale şi a reziduurilor sistemelor de testare, utilizate corespunzător, astfel încât să se reducă la minimum infestarea cu paraziţi, mirosurile, riscul îmbolnăvirilor şi contaminarea mediului;

i) există spaţii de stocare a hranei animalelor sau a produselor echivalente pentru toate sistemele de testare; aceste spaţii nu sunt utilizate pentru stocarea altor materiale, cum ar fi substanţele pentru testare, produsele chimice de deparazitare sau dezinfectanţii. Aceste spaţii de stocare sunt separate de spaţiile de cazare a animalelor sau de alte sisteme de testare biologice;

j) hrana animalelor şi aşternuturile de paie stocate sunt protejate împotriva condiţiilor de mediu nefavorabile, infestării sau contaminării.

5.   Inspecţia privind aparatele, materialele, reactivii şi eşantioanele

5.1.   Inspecţia urmăreşte să stabilească dacă instalaţia de testare dispune de aparate în stare bună de funcţionare, corespunzător amplasate, în cantitate suficientă şi cu capacitate adecvată, corespunzătoare testelor efectuate, şi să se asigure că materialele, reactivii şi eşantioanele sunt corect etichetate, utilizate şi stocate.

5.2.     Inspectorul verifică dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

a)  aparatele sunt curate şi în stare bună de funcţionare;

b)   există înregistrări cu date privind funcţionarea, întreţinerea, verificarea, etalonarea şi validarea echipamentelor şi aparatelor de măsură (inclusiv a sistemelor informatice);

c)  materialele şi reactivii chimici sunt corect etichetaţi şi stocaţi la temperatura corespunzătoare şi sunt în limita termenului de valabilitate;

d)   etichetele reactivilor indică: provenienţa, denumirea, concentraţia şi/sau alte informaţii relevante;

e)  eşantioanele sunt etichetate corect, indicând: sistemul de testare, studiul, natura şi data de prelevare a eşantionului;

f)   aparatele şi materialele utilizate nu deteriorează semnificativ sistemele de testare.

6.  Inspecţia privind sistemele de testare

6.1. Inspecţia urmăreşte să stabilească dacă există proceduri corespunzătoare pentru manipularea şi controlul sistemelor de testare necesare pentru realizarea studiilor, cum sunt sistemele de testare chimice, fizice, celulare, microbiologice, vegetale sau animale.

6.2.   Inspecţia privind sistemele de testare fizice şi chimice

Inspectorul verifică dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

a)   a fost determinată stabilitatea substanţelor pentru testare şi de referinţă în cazurile menţionate în planul studiului;

b)   au fost utilizate substanţele de referinţă indicate în metodele de testare;

c)   au fost preluate ca date primare şi au fost arhivate datele obţinute în sistemele automate sub formă de grafice, înregistrări sau forme înregistrate ale datelor înregistrate de computer.

6.3.   Inspecţia privind sistemele de testare biologice Inspectorul, luând în considerare prevederile referitoare la îngrijirea, cazarea şi izolarea sistemelor de testare biologice conform celor menţionate la pct. 4, verifică dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

a)   sistemele de testare corespund celor indicate în planurile studiilor;

b)   sistemele de testare sunt identificate corect, iar în cazurile necesare şi posibile, marca de identificare se menţine neschimbată în tot cursul studiului;

c)   există înregistrări privind recepţia sistemelor de testare şi documente justificative privind numărul de sisteme de testare primite, utilizate, înlocuite sau distruse;

d)   locaşul sau recipientele sistemelor de testare sunt corect identificate cu toate informaţiile necesare;

e)   există o separare corespunzătoare între studiile efectuate pe aceleaşi specii de animale sau pe aceleaşi sisteme de testare biologice, dar realizate cu substanţe diferite;

f)   există o separare corespunzătoare a speciilor de animale şi a celorlalte sisteme de testare biologice în spaţiu sau în timp;

g)   mediul ambiant al sistemelor de testare biologice este cel indicat în planul de studiu sau în procedurile standard de operare, în special în ceea ce priveşte temperatura ori ciclurile lumină/întuneric;

h) înregistrările privind recepţia, manipularea, cazarea sau izolarea, îngrijirea şi evaluarea stării de sănătate sunt corespunzătoare caracteristicilor sistemelor de testare;

i) se păstrează înregistrări scrise privind examinarea, carantina, morbiditatea, mortalitatea, comportamentul, diagnosticarea, tratarea afecţiunilor, corespunzătoare fiecărui sistem de testare biologic;

j) există prevederi pentru distrugerea corespunzătoare a sistemelor de testare la finalizarea testării.

7. Inspecţia privind substanţele de testare şi de referinţă

7.1.   Inspecţia urmăreşte să stabilească dacă instalaţia de testare dispune de proceduri pentru:

a)   a se asigura că identitatea, puritatea, cantitatea şi compoziţia substanţelor pentru testare şi de referinţă sunt în conformitate cu specificaţiile;

b)   recepţia şi stocarea corespunzătoare a substanţelor pentru testare şi de referinţă.

7.2.     Inspectorul verifică dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

a) există o evidenţă scrisă privind recepţia (inclusiv identificarea persoanei responsabile), manipularea, prelevarea de mostre, utilizarea şi stocarea substanţelor pentru testare şi de referinţă;

b)   recipientele de stocare a substanţelor pentru testare şi de referinţă sunt corect etichetate;

c)  condiţiile de stocare sunt adecvate pentru menţinerea concentraţiei, purităţii şi stabilităţii substanţelor pentru testare şi de referinţă;

d)    există o evidenţă scrisă pentru a determina identitatea, puritatea, compoziţia, stabilitatea substanţelor pentru testare şi de referinţă şi prevenirea contaminării acestora;

e)  există proceduri pentru a determina omogenitatea şi stabilitatea amestecurilor conţinând substanţe pentru testare şi de referinţă, după caz;

f)   recipientele de stocare a amestecurilor (sau diluţiilor) de substanţe pentru testare ori de referinţă sunt etichetate corect şi există înregistrări privind omogenitatea şi stabilitatea conţinutului lor, după caz;

g)  dacă durata testului este mai mare de 4 săptămâni, mostrele de substanţe pentru testare şi de referinţă au fost prelevate pentru analiză şi au fost păstrate o perioadă adecvată;

h) există proceduri pentru amestecarea de substanţe privind evitarea erorilor de identificare şi a contaminării încrucişate.

8. Inspecţia privind procedurile standard de operare

8.1.   Inspecţia urmăreşte să stabilească dacă instalaţia de testare dispune de proceduri standard de operare scrise pentru toate componentele importante ale activităţilor sale, ţinând cont de faptul că una dintre cele mai importante tehnici manageriale de care dispune conducerea pentru controlul activităţilor instalaţiei este utilizarea procedurilor standard de operare scrise. Acestea au legătură directă cu elementele de rutină ale testărilor realizate de instalaţia de testare.

8.2.     Inspectorul verifică dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

a)   fiecare sector al instalaţiei de testare are acces imediat la copiile relevante autorizate ale procedurilor standard de operare;

b)   există proceduri pentru revizuirea şi actualizarea procedurilor standard de operare;

c)  toate amendamentele sau schimbările efectuate în procedurile standard de operare au fost autorizate şi datate;

d)  există dosare cu istoricul tuturor procedurilor standard de operare;

e)   procedurile standard de operare sunt disponibile pentru activităţile menţionate la pct. 8.3.

8.3.   Inspectorul verifică dacă există proceduri standard de operare pentru următoarele activităţi:

a)   recepţia, determinarea identităţii, a purităţii, a compoziţiei şi a stabilităţii, etichetarea, manipularea, prelevarea de mostre, utilizarea şi stocarea substanţelor pentru testare şi de referinţă;

b)   utilizarea, întreţinerea, curăţarea, etalonarea şi validarea aparatelor de măsură, a sistemelor informatice şi a echipamentelor de control al condiţiilor de mediu ambiant;

c)  prepararea de reactivi şi dozarea preparatelor;

d)   înregistrarea de date, întocmirea de rapoarte, stocarea şi consultarea înregistrărilor şi rapoartelor;

e)   pregătirea încăperilor şi a condiţiilor de mediu ambiant pentru sistemele de testare;

f)   recepţia, transferul, amplasarea, caracterizarea, identificarea şi întreţinerea sistemelor de testare;

g)  manipularea sistemelor de testare înaintea, în cursul şi la sfârşitul studiului;

h) distrugerea sistemelor de testare uzate;

i) utilizarea agenţilor antiparaziţi şi a agenţilor de curăţare;

j) operaţiile privind programul de asigurare a calităţii.

8.4. Lista cuprinzând activităţile menţionate la pct. 8.3 nu este limitativă.

9.  Inspecţia privind realizarea studiului

9.1.   Inspecţia urmăreşte să stabilească dacă există planurile studiilor şi dacă planurile studiilor şi derularea acestora sunt conforme cu principiile BPL.

9.2.     Inspectorul verifică dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

a)  planul studiului a fost semnat de directorul studiului;

b)   toate modificările aduse planului studiului au fost semnate şi datate de directorul studiului;

c)   data de aprobare a planului studiului de către sponsorul studiului a fost înregistrată;

d)   măsurătorile, observaţiile şi analizele sunt realizate conform planului studiului şi procedurilor standard de operare corespunzătoare;

e)  rezultatele măsurătorilor, observaţiilor şi analizelor au fost înregistrate direct, rapid, precis şi citeţ, au fost semnate, parafate şi datate;

f)  înregistrările modificărilor datelor primare, inclusiv ale celor din calculator, nu ascund înregistrările precedente; consemnările indică motivul şi data modificării, precum şi identitatea persoanei care a efectuat modificarea;

g)   datele generate sau stocate de computer au fost identificate şi există proceduri corespunzătoare de protecţie a acestora împotriva modificărilor neautorizate sau a pierderilor;

h) sistemele informatice utilizate în cadrul studiului sunt fiabile, exacte şi au fost validate;

i) evenimentele neprevăzute din zona datelor primare au fost analizate şi evaluate;

j) rezultatele prezentate în rapoartele studiilor (interimare sau finale) sunt consistente, complete şi reflectă corect datele primare.

10.  Inspecţia privind rapoartele finale

10.1.  Inspecţia urmăreşte să stabilească dacă rapoartele finale sunt întocmite în conformitate cu principiile BPL.

10.2.  Inspectorul verifică dacă în cadrul unui raport final sunt îndeplinite următoarele condiţii:

a)  este semnat şi datat de directorul studiului pentru a arăta că acesta îşi asumă responsabilitatea validităţii studiului şi confirmă că studiul a fost realizat conform principiilor BPL;

b)   este semnat şi datat de alţi responsabili de teste, dacă sunt incluse rapoartele elaborate de aceştia pentru disciplinele la care studiul face referire;

c)  este însoţit de o declaraţie privind asigurarea calităţii, semnată şi datată;

d)  toate amendamentele au fost datate şi semnate de personalul cu competenţe în materie;

e)   conţine listele cu localizarea în arhivă a tuturor mostrelor, eşantioanelor şi datelor primare.

11.   Inspecţia privind stocarea şi păstrarea arhivelor şi materialelor

11.1.   Inspecţia urmăreşte să stabilească dacă instalaţia de testare are înregistrări, rapoarte, măsuri şi prevederi corespunzătoare pentru asigurarea stocării şi păstrării în deplină siguranţă a documentelor şi materialelor.

11.2.    Inspectorul verifică dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

a)    există o persoană desemnată în calitate de responsabil de arhivă;

b)   în arhivă sunt păstrate planurile studiilor, datele primare (inclusiv cele obţinute în cadrul studiilor nefinalizate), rapoartele finale, mostrele şi eşantioanele, precum şi înregistrările cu calificarea şi instruirea profesională a personalului;

c)  există proceduri de consultare a materialului arhivat;

d)   există proceduri pentru cazul în care accesul la arhive este limitat la personalul autorizat şi există înregistrări privind personalul care are acces la datele primare, slide-uri etc;

e)  există un inventar al materialelor din arhivă ieşite şi reintrate;

f)   documentele şi materialele sunt păstrate în mod corespunzător pe durata perioadei de păstrare stabilite la pct. XI.1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 63/2002, cu modificările şi completările ulterioare;

g)   există prevederi privind măsurile pentru evitarea pierderii sau deteriorării documentelor şi materialelor arhivate.

12.  Inspecţia privind verificarea studiilor

12.1.   Inspecţiile instalaţiilor de testare cuprind, printre altele, verificarea studiilor în curs de desfăşurare sau finalizate.

12.2.   Autorităţile de reglementare pot solicita verificări speciale ale studiilor, independente de inspecţia instalaţiilor de testare.

Datorită marii varietăţi a studiilor care pot fi verificate, sunt necesare numai îndrumări cu caracter general, inspectorii şi celelalte persoane participante la verificarea studiilor trebuind, prin urmare, să stabilească singuri natura şi amploarea examinărilor efectuate.

12.3.   Verificarea studiului constă în reconstituirea acestuia prin compararea raportului final cu planul studiului, cu procedurile standard de operare relevante, cu datele primare şi cu alte documente păstrate în arhivă.

12.4.  In unele cazuri inspectorii pot apela la experţi în domeniu pentru efectuarea eficientă a verificării studiului, de exemplu, dacă este necesară examinarea unor secţiuni de ţesuturi la microscop.

12.5.  La verificarea studiului, inspectorul trebuie:

a) să obţină numele, fişele de post şi rezumatul pregătirii profesionale şi al experienţei personalului implicat în efectuarea studiului, cum ar fi directorul de studiu şi responsabilii de teste;

b)   să verifice existenţa unui număr corespunzător de persoane calificate în domeniile aferente studiului;

c)   să identifice aparatele sau echipamentele speciale utilizate în studiu şi să verifice înregistrările cu informaţii privind calibrarea, întreţinerea şi exploatarea acestora;

d)  să verifice înregistrările privind stabilirea substanţelor pentru testare, analizele substanţelor şi preparatelor, analizele alimentelor pentru animale etc;

e)   să încerce să determine, prin interviuri dacă este posibil, sarcinile alocate personalului studiului pentru a cunoaşte dacă acesta a dispus de suficient timp pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite conform planului studiului sau raportului;

f)   să dispună de copii de pe documentaţia privind procedurile de control şi de pe documentaţia de bază privind studiul, incluzând:

1.  planul studiului;

2.   procedurile standard de operare, în vigoare la momentul realizării studiului;

3.  înregistrările, caietele de laborator, dosarele, fişele de lucru, formele înregistrate ale datelor înregistrate de computer etc, verificarea calculelor, dacă este cazul;

4.  raportul final.

12.6. La verificarea studiului realizat pe baza testelor pe animale (de exemplu, rozătoare şi alte mamifere) inspectorul verifică, pentru un anumit procentaj de animale, schimbările survenite de la recepţia acestora în instalaţia de testare până la autopsie, acordând atenţie următoarelor aspecte:

a)  greutatea corporală a animalelor, cantităţile de apă şi de alimente ingerate, prepararea şi administrarea dozelor etc;

b)  observaţiile clinice şi rezultatele autopsiei;

c)  analizele biologice;

d)  patologia.

CAPITOLUL IV

Finalizarea inspecţiilor instalaţiilor de testare sau a verificărilor studiilor

1.  La finalizarea inspecţiilor instalaţiilor de testare sau a verificărilor studiilor inspectorul prezintă concluziile inspecţiei conducerii instalaţiei de testare, în cadrul şedinţei de încheiere.

2.   Inspectorul întocmeşte un raport scris asupra celor constatate, denumit raportul inspecţiei, pe care îl prezintă în cadrul şedinţei de încheiere.

3.   In cazul în care inspectorii au constatat abateri minore de la principiile BPL, abateri care nu compromit valabilitatea studiilor realizate în instalaţia de testare, în raport se poate preciza că instalaţia funcţionează în conformitate cu principiile BPL. In aceste condiţii se procedează astfel:

a)   inspectorul comunică conducerii instalaţiei de testare abaterile constatate;

b)   instalaţia de testare efectuează corecturile necesare într-o perioadă stabilită de comun acord;

c)   inspectorul verifică ulterior efectuarea corecturilor pentru a se asigura că au fost luate toate măsurile necesare pentru remedierea abaterilor.

4.   In cazul în care s-au constatat abateri grave de la principiile BPL şi dacă inspectorul consideră că aceste abateri pot compromite valabilitatea studiilor realizate în instalaţia de testare, acesta le menţionează detaliat în raportul inspecţiei înaintat Autorităţii de monitorizare BPL. Măsurile luate de autoritatea de reglementare, după caz, depind de natura şi de amploarea abaterii, precum şi de prevederile legale şi/sau administrative cuprinse în programul privind respectarea principiilor BPL.

5.  In cazul în care verificările studiilor s-au efectuat la cererea autorităţii de reglementare, inspectorul îi va transmite acesteia raportul detaliat al inspecţiei prin intermediul Autorităţii de monitorizare BPL.