Ordinul Nr.3714 din 21.06.2018

În conformitate cu prevederile art. 201 alin. (1) şi (2), art. 158 alin (3), art. 216 alin. (2) lit. e) şi h) din Legea educaţiei naţionale nr. 1/2011, cu modificările şi completările ulterioare,având în vedere Hotărârea Guvernului nr. 1.589/2002 privind aprobarea înfiinţării pe lângă Ministerul Educaţiei şi Cercetării şi unităţile din subordinea sa a unor activităţi finanţate integral din venituri proprii, cu modificările ulterioare,având în vedere prevederile Hotărârii Guvernului nr. 26/2017 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Educaţiei Naţionale, cu modificările ulterioare,ministrul educaţiei naţionale emite prezentul ordin. Articolul 1Se aprobă Regulamentul de organizare, funcţionare şi operaţionalizare a sistemului informatic Registrul Matricol Unic al Universităţilor din România, denumit în continuare RMUR, sub coordonarea Ministerului Educaţiei Naţionale, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin. Articolul 2
(1) Sistemul informatic RMUR este o bază de date electronică în care sunt înregistraţi toţi studenţii la toate cele trei cicluri universitare (licenţă, master, doctorat) din instituţiile de învăţământ superior din România, de stat şi particulare, acreditate sau autorizate să funcţioneze provizoriu, precum şi Academia Română. Baza de date electronică RMUR se completează şi cu participanţii la celelalte forme de studii furnizate de către instituţiile de învăţământ superior de stat, particulare acreditate şi autorizate să funcţioneze provizoriu.
(2) Evidenţa studenţilor şi cursanţilor din registrele matricole ale universităţilor devine parte a RMUR. Articolul 3Ministerul Educaţiei Naţionale, denumit în continuare MEN, în calitate de proprietar, beneficiar şi operator al RMUR, controlează gestionarea sistemului, decide cu privire la modificările şi îmbunătăţirile care i se aduc, în urma consultării şi pe baza propunerilor înaintate de către instituţiile care utilizează sistemul informatic şi răspunde solidar pentru confidenţialitatea datelor personale înregistrate în sistem alături de celelalte instituţii care au acces la acestea, în condiţiile legii. Articolul 4
(1) MEN desemnează Unitatea Executivă pentru Finanţarea Învăţământului Superior, a Cercetării, Dezvoltării şi Inovării, denumită în continuare UEFISCDI, ca administrator şi procesator al RMUR.
(2) Coordonarea ştiinţifică a administrării RMUR este asigurată de un Consiliu ştiinţific, desemnat de MEN, format din reprezentanţi ai MEN, Consiliului Naţional pentru Finanţarea Învăţământului Superior, Consiliului Naţional de Statistică şi Prognoză a Învăţământului Superior, reprezentanţi ai instituţiilor de învăţământ superior din România de stat şi particulare acreditate şi alţi reprezentanţi ai organizaţiilor/instituţiilor cu atribuţii în domeniu. Articolul 5Prevederile prezentului ordin vor fi duse la îndeplinire de către Direcţia generală învăţământ universitar din cadrul MEN, UEFISCDI, Consiliul Naţional pentru Finanţarea Învăţământului Superior, Consiliul Naţional de Statistică şi Prognoză a Învăţământului Superior şi instituţiile de învăţământ superior de stat şi particulare acreditate sau autorizate să funcţioneze provizoriu, precum şi Academia Română. Articolul 6 Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Ministrul educaţiei naţionale, Valentin Popa ANEXĂREGULAMENT de organizare, funcţionare şi operaţionalizare a Registrului Matricol Unic al Universităţilor din România Capitolul IDispoziţii generale Articolul 1
(1) Instituţiile de învăţământ superior de stat şi particulare din România, acreditate sau autorizate să funcţioneze provizoriu (denumite în continuare IIS), precum şi Academia Română (denumită în continuare AR) au obligaţia de a încărca în Registrul Matricol Unic al Universităţilor din România (RMUR) datele despre toţi studenţii la toate ciclurile universitare (licenţă, master, doctorat), precum şi despre participanţii la alte forme de studii furnizate de către IIS, denumiţi în continuare cursanţi.
(2) Categoriile de date pe care le gestionează sistemul RMUR şi momentele de validare a datelor încărcate (date de referinţă pentru raportările oficiale) se reglementează periodic de către MEN, în urma propunerilor înaintate de Consiliul Naţional pentru Finanţarea Învăţământului Superior (CNFIS) şi pe baza consultării IIS şi a instituţiilor centrale cu atribuţii specifice de analiză şi utilizare a datelor privind învăţământul superior.
(3) Pentru fiecare student sau cursant declarat admis şi înmatriculat în sistemul de învăţământ superior din România, IIS şi AR vor colecta şi încărca în RMUR categoriile de date prezentate în capitolul V din prezenta anexă.
(4) Fiecare student şi cursant înregistrat în RMUR primeşte un cod matricol individual, care se alocă conform dispoziţiilor menţionate la cap. IV. Articolul 2Colectarea şi prelucrarea datelor primare privind studenţii şi cursanţii din IIS şi AR, prin sistemul RMUR, se fac pentru următoarele scopuri: 1. vizualizarea de către MEN a traseului educaţional al studenţilor şi cursanţilor din IIS din România şi AR în vederea fundamentării, formulării şi implementării politicilor publice în domeniu şi, implicit, corelarea ofertei educaţionale cu cerinţele pieţei muncii; 2. avizarea/eliberarea numărului de formulare ale actelor de studii solicitate de universităţi şi AR, indiferent de ciclul de studii; 3. fundamentarea metodologiilor de finanţare şi repartizarea pe instituţii de învăţământ superior de stat a alocaţiilor bugetare instituţionale; 4. identificarea situaţiilor de dublă finanţare a studenţilor din cadrul instituţiilor de învăţământ superior de stat; 5. transmiterea de date către operatorii de transport feroviar şi metrou, conform Hotărârii Guvernului nr. 42/2017 pentru aprobarea Normelor metodologice privind acordarea facilităţilor de transport intern feroviar şi cu metroul pentru elevi şi studenţi; 6. transmiterea de date către Institutul Naţional de Statistică conform Regulamentului (UE) 2015/759 al Parlamentului European şi al Consiliului din 29 aprilie 2015 de modificare a Regulamentului (CE) nr. 223/2009 şi a Convenţiei MEN - Institutul Naţional de Statistică (INS) privind prelucrarea datelor în vederea producerii statisticilor oficiale de educaţie şi formare profesională; 7. transmiterea de date, pe bază de solicitări scrise, către instituţii publice abilitate în menţinerea controlului şi ordinii publice în condiţiile legilor speciale care reglementează aceste domenii, conform reglementărilor legislative privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date; 8. prelucrarea în scopuri statistice şi de cercetare istorică sau ştiinţifică sau în alte scopuri la solicitarea MEN, în conformitate cu prevederile legale. Articolul 3
(1) Datele primare se actualizează doar pentru perioada în care persoana vizată are statutul de student sau cursant la alte forme de studii furnizate de către universitate.
(2) Ulterior, datele colectate vor fi arhivate, fără posibilitatea intervenirii asupra lor, şi vor fi utilizate doar în scopuri de interes public, statistic şi de cercetare istorică sau ştiinţifică, în conformitate cu reglementările legislative privind protecţia datelor şi circulaţia acestora. Articolul 4Beneficiarii studiilor şi cercetărilor bazate exclusiv pe date statistice furnizate de RMUR sunt MEN, Consiliul Naţional pentru Finanţarea Învăţământului Superior, Consiliul Naţional de Statistică şi Prognoză a Învăţământului Superior, Unitatea Executivă pentru Finanţarea Învăţământului Superior, a Cercetării, Dezvoltării şi Inovării (UEFISCDI), Agenţia Română de Asigurare a Calităţii în Învăţământul Superior (ARACIS), instituţiile de învăţământ superior de stat, particulare acreditate şi autorizate să funcţioneze provizoriu (IIS), Academia Română (AR), alte instituţii publice care utilizează în activităţile proprii date aferente desfăşurării activităţii în sistemul de învăţământ superior. Capitolul IICoordonarea şi administrarea RMUR Articolul 5
(1) Sistemul informatic RMUR este în proprietatea Ministerului Educaţiei Naţionale care coordonează gestionarea sistemului şi decide sau avizează modificările şi îmbunătăţirile care sunt necesare pentru o funcţionare eficientă şi respectarea legislaţiei specifice în domeniu.
(2) UEFISCDI, în calitate de administrator al sistemului RMUR, dezvoltă şi actualizează din punct de vedere tehnic modulele sistemului informatic şi asigură prelucrarea şi gestionarea datelor încărcate de către furnizorii de date.
(3) Consiliul ştiinţific al RMUR coordonează dezvoltarea şi actualizarea RMUR, în vederea utilizării eficiente a acestuia şi respectării legislaţiei specifice în domeniu.
(4) MEN avizează numărul formularelor actelor de studii pentru IIS şi AR, în funcţie de completitudinea şi corectitudinea datelor introduse/înregistrate în RMUR cu privire la studenţii absolvenţi ai studiilor universitare şi postuniversitare, conform actelor normative în vigoare. Capitolul IIIOperaţionalizarea sistemului RMUR Articolul 6
(1) Operaţionalizarea sistemului informatic RMUR se realizează prin înregistrarea sau actualizarea de către IIS şi AR a datelor referitoare la toţi studenţii înscrişi începând cu anul universitar 2015/2016, pentru toate ciclurile universitare: licenţă, master, doctorat.
(2) Datele introduse/înregistrate în RMUR se actualizează ori de câte ori apare o modificare la nivelul registrului matricol al universităţii.
(3) Baza de date electronică aferentă RMUR înregistrează şi păstrează evidenţa actelor de studii emise în România, pe baza registrelor existente în universităţile acreditate. Articolul 7UEFISCDI, administratorul RMUR, are următoarele atribuţii: a)asigură buna funcţionare şi administrare a RMUR; b)modifică, îmbunătăţeşte şi actualizează, la solicitarea MEN, secţiunile/modulele RMUR; c)creează şi administrează conturile din cadrul RMUR de gestiune la nivel de universitate, MEN şi alte instituţii autorizate, în baza unei solicitări aprobate de MEN; d)asigură securitatea conturilor de utilizatori şi a parolelor în vederea accesării secţiunilor RMUR; e)permite accesul în RMUR, în funcţie de nivelurile de acces şi drepturile utilizatorilor; f)colaborează cu IIS şi AR şi asigură suportul pentru încărcarea datelor în RMUR şi utilizarea acestuia; g)colaborează cu instituţiile centrale şi le sprijină în vederea utilizării RMUR, conform nivelului de acces aprobat de MEN; h)se asigură că procedurile de securitate şi protecţie a datelor înregistrate şi actualizate în RMUR sunt aplicate conform reglementărilor în vigoare; i)monitorizează utilizarea RMUR de către persoanele/ universităţile/instituţiile care accesează sistemul; j)suspendă şi restricţionează accesul la RMUR în cazul în care există probleme sau disfuncţionalităţi ale reţelelor şi sistemelor de internet, serverelor, furnizorilor de acces la internet, echipamentelor, calculatoarelor, programelor etc.; k)nu poate şterge nicio informaţie personală printr-o operaţie de tip „rol-back" la o versiune mai veche, aferentă unui student/participant la alte forme de studii; l)asigură confidenţialitatea datelor în conformitate cu prevederile legale în domeniu. Articolul 8Instituţiile de învăţământ superior de stat şi particulare din România, acreditate sau autorizate să funcţioneze provizoriu (IIS) şi Academia Română (AR) au următoarele responsabilităţi, drepturi şi obligaţii în raport cu RMUR: a)să deţină, să înregistreze şi să actualizeze în mod curent în RMUR datele despre studenţii înscrişi la toate ciclurile universitare (licenţă, master, doctorat), precum şi despre participanţii la celelalte forme de studii furnizate de către acestea, în conformitate cu structura RMUR; b)să înregistreze datele referitoare la studenţi şi cursanţi, în mod obligatoriu, la începerea fiecărui an universitar şi să le actualizeze ori de câte ori apare o modificare la nivelul registrului matricol al universităţii; c)să opereze în RMUR în maximum 15 zile lucrătoare orice modificare care intervine asupra statutului studenţilor sau cursanţilor, de la momentul emiterii sau primirii documentului administrativ (decizie de senat, copie certificat deces, document solicitare întrerupere studii etc.); d)să înregistreze în RMUR seria şi numărul actelor de studii emise pentru absolvenţii înscrişi la toate ciclurile de studii universitare (licenţă, master, doctorat) şi la alte forme de studii; e)să răspundă în totalitate de corectitudinea datelor deţinute, adăugate şi actualizate în sistemul RMUR; f)în cazul unor prejudicii de imagine aduse universităţii de către student sau studentului/participantului la alte forme de studii de către universitate, responsabilitatea rezolvării litigiilor revine exclusiv celor două părţi, fără implicarea în vreun fel a beneficiarului şi administratorului RMUR; g)să răspundă de orice transfer de drepturi de vizualizare a datelor din partea universităţii către o terţă persoană fizică şi/sau juridică. Transferul acestor drepturi nu va implica în niciun fel responsabilitatea beneficiarului sau a administratorului RMUR, universităţile fiind răspunzătoare de orice prejudiciu/daune de orice fel cauzat/e lor, studentului, beneficiarului sau administratorului RMUR; h)în eventualele litigii privind raporturile acestora cu terţii să nu solicite sau pretindă, după ce au încărcat date în RMUR, eventuale daune de orice fel de la beneficiarul sau administratorul RMUR; i)să asigure confidenţialitatea datelor în conformitate cu prevederile legale în domeniu; j)sub nicio formă, chiar şi la solicitarea scrisă şi expresă a studentului/cursantului, universitatea nu are dreptul de a şterge nicio informaţie despre acesta; k)pot solicita rapoarte specifice pe baza datelor înregistrate în RMUR; l)să informeze prin mecanisme proprii (postare la avizier, menţionare în contractele de studii etc.) studenţii înscrişi la toate ciclurile universitare că datele lor personale sunt raportate nominal la MEN prin UEFISCDI; m)să finalizeze încărcarea şi actualizarea datelor pentru toţi anii de studiu ai anilor universitari 2015/2016, 2016/2017 şi 2017/2018 până la data de 27.07.2018; n)în vederea avizării numărului de formulare ale actelor de studii pentru anul 2017-2018, instituţiile de învăţământ superior de stat, particulare acreditate şi AR trebuie să finalizeze încărcarea şi actualizarea datelor pentru anii terminali până la data de 22.06.2018. Articolul 9
(1) Pentru înregistrarea şi actualizarea datelor despre studenţi/cursanţi în sistemul RMUR se utilizează nomenclatoare specifice, actualizate în cadrul aplicaţiei online de nomenclatoare.
(2) Actualizarea anuală a nomenclatoarelor se realizează prin colaborarea dintre Ministerul Educaţiei Naţionale, UEFISCDI, Agenţia Română de Asigurare a Calităţii în Învăţământul Superior (ARACIS), Institutul Naţional de Statistică (INS), universităţile de stat şi particulare, acreditate sau autorizate să funcţioneze provizoriu, precum şi alte instituţii cu atribuţii în domeniu.
(3) Aplicaţia online de nomenclatoare este parte a Registrului Educaţional Integrat, denumit în continuare REI.
(4) Ministerul Educaţiei Naţionale decide forma finală a nomenclatoarelor care sunt utilizate în RMUR. Capitolul IV Alocarea codului matricol individual în cadrul RMUR Articolul 10Codul matricol individual se alocă la prima înregistrare în sistemul RMUR a unui student înmatriculat la unul dintre cele trei cicluri universitare (licenţă, master, doctorat) şi, respectiv, a unui cursant la una dintre celelalte niveluri de studii furnizate de către universităţile de stat şi particulare, acreditate sau autorizate să funcţioneze provizoriu, precum şi la AR. Articolul 11
(1) Codul matricol individual este alocat automat la intrarea în sistem, utilizându-se un algoritm de generare care va asigura unicitatea acestuia.
(2) Codul matricol individual este unic şi este asociat unui singur student sau cursant, nefiind posibilă alocarea aceluiaşi cod matricol individual pentru două persoane diferite.
(3) Generarea codului matricol individual asigură securitatea datelor personale, nefiind posibilă extragerea din acesta a unor variabile ce pot identifica persoana la care se referă.
(4) Înregistrarea în sistem a studentului sau participantului se poate realiza prin una, mai multe sau toate modalităţile de mai jos:a)adăugarea manuală a datelor despre student/participant în sistemul RMUR şi salvarea acestora; b)importul datelor despre student/participant din registrul matricol informatic al universităţii în sistemul RMUR, printr-o machetă de import (fişier Excel, csv, xml); c)realizarea transferului de date despre student/participant, prin servicii web, din registrul matricol al universităţii în sistemul RMUR.
(5) În cazul în care datele studentului sau ale cursantului sunt deja în sistem, fiind asociat la un alt program de studiu, respectiv la o altă formă de studii furnizate de către instituţiile de învăţământ superior, acestuia i se va aloca acelaşi cod matricol individual, după identificarea acestuia, preluarea datelor comune şi validarea lor de către universitate. Pentru validarea datelor se vor utiliza documentele oficiale deţinute de instituţia de învăţământ superior cu privire la studentul, respectiv cursantul în cauză.
(6) Odată alocat, codul matricol individual nu poate fi modificat. Capitolul VCategoriile de date înregistrate în sistemul RMUR

¹ Categoria subcâmpuri se actualizează periodic conform actualizării nomenclatoarelor naţionale şi internaţionale pe tipurile de date colectate. ² La înscriere sau la modificarea datelor personale (după caz). ³ Acolo unde este cazul (de exemplu: familie monoparentală). ⁴ Sau alt cod de identificare personală, pentru studenţii străini. ⁵ Numai pentru studenţii străini. ⁶ Poate să nu fie declarată. ⁷ Se aplică doar studenţilor cu o situaţie socială specială. ⁸ Numai pentru studenţii români (poate să nu fie declarată). ⁹ Numai pentru studenţii români. ¹⁰ Numai pentru studenţii străini. ¹¹ Se solicită şi pentru studenţii străini. ¹² Documentul de călătorie numai pentru studenţii străini (act de identitate pentru cetăţenii UE/SEE sau paşaport pentru studenţii străini cu altă cetăţenie decât UE/SEE). ¹³ Se completează cu informaţii pe an universitar (pentru fiecare an universitar). ¹⁴ Pentru studentul străin care vrea să studieze în România se va considera numai documentul care atestă recunoaşterea/echivalarea studiilor anterioare (document eliberat de direcţia de specialitate din cadrul Ministerului Educaţiei Naţionale) care permit înscrierea în învăţământul superior. ¹⁵ Aplicabil pentru studenţii români care au finalizat anterior studiile în străinătate sau studenţii străini care studiază în România. ¹⁶ Se aplică şi pentru studenţii străini. ¹⁷ Idem ¹⁵. ¹⁸ Se aplică doar studenţilor care au început studiile în România şi au finalizat studiile în altă ţară. Capitolul VIDispoziţii finale Articolul 12
(1) Beneficiarul şi administratorul RMUR vor lua toate măsurile pentru prelucrarea datelor colectate în conformitate cu Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările ulterioare, şi ale Regulamentului (UE) nr. 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor).
(2) Beneficiarul şi administratorul RMUR vor lua toate măsurile tehnice şi organizatorice pentru prelucrarea în siguranţă a datelor, inclusiv protecţia împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale, împotriva pierderii sau a distrugerii şi/sau deteriorării accidentale.
(3) Finanţarea cheltuielilor de administrare de întreţinere şi utilizare RMUR se asigură din bugetul Ministerului Educaţiei Naţionale prin bugetul UEFISCDI, în limita unei sume echivalente cu maximum 0,15% din finanţarea instituţională fundamentată prin bugetul UEFISCDI. Articolul 13RMUR poate fi interoperabil cu alte baze de date electronice, atât ale instituţiilor de învăţământ superior de stat şi particulare, acreditate sau autorizate să funcţioneze provizoriu, cât şi ale instituţiilor de la nivel central, prin intermediul REI. Interoperabilitatea se realizează în baza unor proceduri specifice (pentru instituţiile din sistemul de învăţământ superior), respectiv a unor protocoale între Ministerul Educaţiei Naţionale şi alte ministere sau structuri naţionale de care aparţin instituţiile care gestionează celelalte baze de date de la nivel naţional.