ORDIN Nr. 318
din 11 octombrie 2007
privind organizarea si
executarea inspectiilor si controalelor in Ministerul Internelor si Reformei
Administrative
ACT EMIS DE:
MINISTERUL INTERNELOR SI REFORMEI ADMINISTRATIVE
ACT PUBLICAT IN: MONITORUL
OFICIAL NR. 710 din 22 octombrie 2007
In temeiul prevederilor art. 7 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea
şi funcţionarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative,
ministrul internelor şi reformei administrative emite următorul ordin:
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale
Art. 1. - Prezentul ordin
instituie un ansamblu de norme tehnico-juridice prin care se stabilesc tipurile
de control executate în cadrul Ministerului Internelor şi Reformei
Administrative, scopul controlului, obiectivele şi modalităţile de desfăşurare
ale acestuia, documentele în care se concretizează acţiunile de control şi
măsurile propuse de personalul cu atribuţii de control.
Art. 2. - In cadrul Ministerului Internelor şi Reformei
Administrative se organizează şi se execută următoarele tipuri de control:
inspecţii, controale de fond şi controale tematice.
Art. 3. - Scopul controlului este acela de creştere a
eficienţei şi eficacităţii activităţii desfăşurate în cadrul Ministerului
Internelor şi Reformei Administrative prin executarea activităţilor de
comparare a rezultatelor obţinute cu obiectivele prevăzute, de măsurare a
performanţelor realizate cu standardele stabilite iniţial, de identificare a abaterilor
şi de adoptare a măsurilor pentru eliminarea acestora.
Art. 4. - Principiile care stau la baza controlului
sunt:
a) principiul legalităţii - presupune ca toate activităţile specifice controlului să fie
desfăşurate cu respectarea prevederilor Constituţiei şi ale legislaţiei în
materie;
b) principiul obiectivitătii - presupune o evaluare corectă şi cât
mai aproape de realitate a rezultatelor obţinute, a cauzelor care au determinat
abaterile şi a măsurilor necesare înlăturării ori diminuării efectelor negative
şi integrării celor pozitive;
c) principiul eficacităţii - se referă la oportunitatea şi finalitatea controlului, în scopul
obţinerii rezultatelor scontate;
d) principiul eficienţei - are în vedere maximizarea rezultatelor activităţii de control în
raport cu resursele utilizate: umane, financiare, de timp;
e) principiul controlului preventiv - presupune
prevederea şi identificarea posibilelor erori şi
abateri în scopul prevenirii acestora pe întreg parcursul desfăşurării
procesului de management;
f) principiul motivării
personalului - se
referă la aplicarea cu obiectivitate a sistemului sancţiune-recompensă
personalului implicat în activităţile de control;
g) principiul viziunii unitare - activitatea de control trebuie să aibă la bază o viziune unitară
a problematicii, atât în sensul reglementărilor, cât şi al generalizării
experienţei pozitive;
h) principiul coordonării
şi cooperării unitare - în sensul că unitatea
centrală de control coordonează toate activităţile de control şi în acelaşi
timp cooperează cu structurile implicate;
i) principiul
profesionalizării - presupune pregătirea
profesională corespunzătoare a specialiştilor care efectuează activitatea de control, precum şi
diseminarea informaţiilor, a bunelor practici şi a instrumentelor de lucru în
domeniu;
j) principiul
complementarităţii - presupune implicarea activă a
structurilor de control ale fiecărei unităţi aflate în subordinea sau
coordonarea ministerului în efectuarea permanentă a controlului activităţii
proprii. Astfel, controlul realizat de Corpul de control al ministrului este
completat de către cel intern, efectuat în cadrul structurilor ministerului;
k) principiul continuităţii - activităţile de control trebuie să aibă un caracter permanent;
l) principiul respectării
demnităţii umane - presupune ca, în exercitarea
activităţii de control, să fie respectate toate drepturile şi demnitatea
persoanelor controlate.
CAPITOLUL II
Organizarea şi executarea inspecţiilor, controalelor de fond şi controalelor tematice
SECŢIUNEA 1
Organizarea şi executarea inspecţiei
Art. 5. - Inspecţia este controlul general, ierarhic superior şi planificat, dispus de
către ministrul internelor şi reformei administrative, care vizează o examinare
şi o cercetare complexă, multidisciplinara a activităţii structurilor
ministerului, în scopul evaluării obiective a rezultatelor, a competenţei şi
capacităţilor managerilor, al identificării şi corectării deficienţelor
constatate.
Art. 6. - (1) Inspecţia se organizează numai de Corpul
de control al ministrului.
(2) Inspecţia este executată de o comisie formată din
specialişti ai Corpului de control al ministrului.
(3) Preşedintele comisiei este directorul general al
Corpului de control al ministrului sau unul dintre adjuncţii acestuia.
Art. 7. - Inspecţia se execută la nivelul
departamentelor, direcţiilor generale centrale, al celorlalte instituţii şi
structuri aflate în subordinea Ministerului Internelor şi Reformei
Administrative, precum şi la autorităţi ale administraţiei publice locale, potrivit
legii.
Art. 8. - Inspecţiile se desfăşoară în baza planului
unic de inspecţii aprobat anual de către ministrul internelor şi reformei administrative, la propunerea Corpului de control al ministrului.
Art. 9. - (1) Inspecţia se execută în baza planului de
inspecţie care cuprinde următoarele:
a) unitatea (instituţia) care face obiectul inspecţiei;
b) scopul şi obiectivele inspecţiei;
c) perioada de activitate
supusă inspecţiei;
d) componenţa comisiei şi subcomisiilor;
e) durata de desfăşurare a inspecţiei.
(2) Perioada de executare a inspecţiei se poate
prelungi prin dispoziţie motivată a directorului general al Corpului de control
al ministrului, după caz, până la realizarea obiectivelor stabilite prin planul
de inspecţie.
(3) Constatările efectuate pe timpul inspecţiei,
concluziile şi măsurile propuse de Corpul de control al ministrului se
materializează în raportul de inspecţie şi se supun aprobării ministrului
internelor şi reformei administrative.
Art. 10. - (1) Preşedintele comisiei de inspecţie răspunde
de pregătirea inspecţiei, scop în care dispune, cu cel puţin 5 zile înaintea
declanşării acestei activităţi, măsurile necesare documentării şi instruirii
membrilor comisiei în legătură cu specificul misiunilor şi sarcinilor
structurilor inspectate, cunoaşterea legislaţiei, a ordinelor, instrucţiunilor
şi dispoziţiilor de linie.
(2) In termenul prevăzut la alin. (1), preşedintele
comisiei de inspecţie ia măsuri de înştiinţare a şefului structurii care
urmează a fi inspectată cu privire la data începerii inspecţiei, perioada
supusă inspecţiei şi obligaţia întocmirii raportului de informare prevăzut în
anexa nr. 1.
(3) Din comisiile de inspecţie pot face parte, la
solicitarea preşedintelui acesteia, specialişti cu experienţă profesională în
domeniu din alte structuri ale Ministerului Internelor şi Reformei
Administrative, desemnaţi de şefii acestora.
Art. 11. - (1) Inspecţia debutează prin prezentarea la
sediul instituţiei inspectate a obiectivelor inspecţiei şi a membrilor comisiei
de inspecţie de către preşedintele acesteia, după care şeful structurii
evaluate prezintă raportul de informare şi personalul cu atribuţii de
conducere.
(2) Pe timpul executării
inspecţiei, în vederea realizării obiectivelor acesteia, personalul instituţiei
inspectate este obligat să pună la dispoziţia inspectorilor toate materialele
şi documentele din dotarea unităţii sau deţinute în exercitarea atribuţiunilor
de serviciu şi să furnizeze toate datele şi informaţiile care au legătură cu
exercitarea sarcinilor de serviciu.
(3) Ridicarea oricăror înscrisuri sau documente de
către inspectori se efectuează în condiţiile prevăzute de lege.
(4) Dacă pe timpul executării inspecţiei sunt comise
abateri disciplinare de către personalul inspectat, preşedintele comisiei de
inspecţie ia măsuri pentru sesizarea şefilor/comandanţilor competenţi ai
acestuia, în vederea dispunerii cercetării prealabile.
(5) In cazul în care pe timpul inspecţiei se constată indicii cu privire la existenţa unor pagube
create de către personalul instituţiei inspectate, preşedintele comisiei de
inspecţie dispune măsuri de efectuare a cercetării administrative şi
recuperarea pagubei, potrivit dispoziţiilor legale în
vigoare.
(6) In cazul în care pe timpul inspecţiei se constată
săvârşirea unor infracţiuni de către personalul unităţii instituţiei
inspectate, preşedintele comisiei de inspecţie ia măsuri pentru sesizarea
organului competent să efectueze urmărirea penală.
(7) Pe timpul inspecţiei membrii comisiei de
inspecţie întocmesc note de constatare cu concluziile rezultate la sfârşitul
evaluării fiecărui domeniu de activitate, formaţiune/subunitate sau autoritate
a administraţiei publice locale ori centrale şi se aduc la cunoştinţă, sub
semnătură, conducerii instituţiei inspectate şi personalului evaluat.
(8) Modelul notei de constatare este prevăzut în anexa
nr. 2.
(9) Pe timpul inspecţiei personalul evaluat poate
contesta la preşedintele comisiei de inspecţie, în scris şi motivat,
concluziile cuprinse în notele de constatare.
(10) Preşedintele comisiei de inspecţie se pronunţă,
până la încheierea inspecţiei, în legătură cu admiterea sau respingerea
contestaţiei.
(11) Când preşedintele comisiei de inspecţie apreciază
că obiectivele inspecţiei au fost realizate, acesta declară închisă inspecţia.
Cu această ocazie sunt prezentate conducerii instituţiei inspectate
principalele concluzii ale inspecţiei.
Art. 12. - (1) Raportul de inspecţie se elaborează de
comisia de inspecţie în termen de 20 de zile de la închiderea inspecţiei.
(2) Raportul de inspecţie cuprinde realizările,
disfuncţiile, deficienţele şi planul cu măsuri de ordin organizatoric,
administrativ şi disciplinar pentru remedierea acestora.
(3) In cadrul raportului de
inspecţie, activitatea instituţiei este apreciată prin efectuarea mediei
notelor acordate pentru fiecare dintre obiectivele generale prevăzute la art.
22, astfel:
a) FOARTE BINE FB - 9,00-10,00;
b) BINE B - 7,00-
8,99;
c) SATISFĂCĂTOR S
- 5,00- 6,99;
d) NESATISFĂCĂTOR NS - 1,00- 4,99.
(4) Nota obţinută la fiecare obiectiv general rezultă
din media notelor acordate la obiectivele specifice.
(5) Calificativul general acordat instituţiei
inspectate este luat în considerare, conform semnificaţiei date, la întocmirea
evaluărilor anuale ale personalului cu funcţii de conducere.
Art. 13. - (1) După aprobarea raportului de inspecţie
de către ministrul internelor şi reformei administrative, preşedintele comisiei
de inspecţie îl prezintă şefului instituţiei inspectate, la sediul acesteia.
(2) In termen de 3 luni de la data prezentării
raportului de inspecţie sau la alte termene prevăzute în cuprinsul acestuia,
şeful instituţiei inspectate informează, în scris, Corpul de control al
ministrului despre stadiul realizării măsurilor stabilite în urma inspecţiei.
(3) In termen de 6 luni de la prezentarea raportului
de inspecţie, de regulă, Corpul de control verifică modul de executare a
măsurilor stabilite.
SECŢIUNEA a 2-a
Organizarea şi executarea controlului de fond
Art. 14. - Controlul de fond este activitatea de verificare internă, planificată, dispusă de
către şefii/comandanţii departamentelor, direcţiilor generale centrale, ai
celorlalte instituţii şi structuri aflate în subordinea Ministerului Internelor
şi Reformei Administrative, în scopul evaluării activităţii structurilor
subordonate, a competenţei şi capacităţii managerilor, al identificării şi
corectării deficienţelor constatate.
Art. 15. - (1) Controlul de fond se execută în baza
planului unic de control, aprobat anual de către şefii structurilor care le
organizează.
(2) Controlul de fond este condus de către
şefii/comandanţii menţionaţi la art. 14 sau de alte persoane delegate de către
aceştia.
(3) In planul de control sunt cuprinse următoarele:
a) scopul şi obiectivele controlului;
b) perioada de activitate supusă controlului;
c) componenţa comisiei de inspecţie şi a subcomisiilor;
d) durata de desfăşurare a
controlului.
(4) Perioada de executare a controlului de fond se
poate prelungi, după caz, până la realizarea obiectivelor stabilite prin planul
de control.
(5) Elaborarea şi aprecierea concluziilor desprinse se
materializează prin raportul de control.
Art. 16. - Prevederile art. 9-12 se aplică în mod
corespunzător şi în cazul controalelor de fond.
SECŢIUNEA a 3-a
Organizarea şi executarea controlului tematic
Art. 17. - Controlul tematic este activitatea de verificare internă, neplanificată, care se
execută, de regulă, inopinat, prin care se urmăresc analizarea, evaluarea,
îndrumarea şi/sau sprijinul unei activităţi determinate şi se execută atât de
Corpul de control al ministrului, cât şi de direcţiile din aparatul central,
instituţiile şi structurile aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului
Internelor şi Reformei Administrative, pe toate nivelurile ierarhice.
Art. 18. - (1) Controlul tematic se execută în baza
planului de control aprobat de către şefii/comandanţii menţionaţi la art. 14
sau de alte persoane delegate de către aceştia.
(2) Controlul tematic este condus de către şefii/comandanţii
menţionaţi la art. 14 sau de persoanele delegate.
(3) Prevederile art. 15 alin (3) şi (4) se aplică în
mod corespunzător şi în cazul controalelor tematice.
Art. 19. - (1) Durata, mijloacele şi modalităţile de
executare a controlului tematic, componenţa comisiilor şi obiectivele de
control se stabilesc de către şefii/comandanţii care le dispun.
(2) Rezultatele controalelor tematice se materializează în raportul de control, nota de constatare sau în registre
speciale destinate acestui scop.
(3) La încheierea controalelor tematice nu se acordă
calificative.
Art. 20. - Controlul tematic debutează prin prezentarea
la sediul instituţiei controlate a obiectivelor controlului tematic şi a
membrilor comisiei de inspecţie de către preşedintele acesteia.
Art. 21. - Prevederile art. 9 alin. (1) şi (3), art. 11
alin. (2)-(11), art. 12 alin. (1) şi (2) şi ale art. 13 alin. (1) se aplică în
mod corespunzător şi în cazul controlului tematic.
CAPITOLUL III
Obiectivele generale şi specifice ale inspecţiilor şi controalelor
Art. 22. - Obiectivele generale care se urmăresc cu
ocazia inspecţiilor şi controalelor sunt, în principal, următoarele:
a) modul şi stadiul de implementare a strategiilor şi
planurilor de acţiuni prioritare;
b) legitimitatea, eficacitatea, eficienţa, finalitatea
activităţii unităţii şi conformitatea strategică a organizării şi funcţionării
structurii;
c) gradul de încredere al comunităţii şi imaginea
instituţiilor în rândul opiniei publice;
d) organizarea şi executarea activităţilor specifice
conform atribuţiilor funcţionale;
e) activitatea de management resurse umane;
f) pregătirea funcţionarilor publici cu statut special
şi a personalului militar pentru îndeplinirea
misiunilor;
g) organizarea activităţilor pentru creşterea
capacităţii de răspuns a unităţii în situaţii deosebite şi capacitatea
operativă şi de intervenţie;
h) activitatea de organizare, asigurarea cu personal,
folosirea şi evidenţa acestuia;
i) activitatea de înzestrare şi respectarea disciplinei
în domeniu;
j) pregătirea pentru reacţii în situaţii de criză şi
logistica pentru stări excepţionale;
k) ordinea interioară, starea şi practica disciplinară;
l) activitatea de management logistic;
m) activitatea medicală şi sanitar-veterinară;
n) activitatea financiar-contabilă;
o) activitatea de comunicaţii şi informatică;
p) activitatea de secretariat, relaţii cu publicul,
arhivă şi informare-documentare;
q) activitatea de protecţie a informaţiilor
clasificate;
r) activitatea de psihologie;
s) activitatea juridică;
ş) competenţa managerială şi diagnoza climatului
organizaţional.
Art. 23. - Obiectivele specifice ale inspecţiei sau
controlului se stabilesc în planurile de inspecţie sau de control.
CAPITOLUL IV
Dispoziţii finale
Art. 24. - La întocmirea planului unic de inspecţie,
pentru evitarea suprapunerii activităţilor de control efectuate de structurile
cu atribuţii în acest sens, comandanţii/şefii departamentelor, direcţiilor
generale centrale, ai celorlalte instituţii şi structuri aflate în subordinea
sau coordonarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative vor informa
Corpul de control al ministrului, până la data de 30 noiembrie, despre
controalele executate în anul curent şi cele planificate în anul următor.
Art. 25. - Inspecţiile şi controalele se execută
concomitent cu desfăşurarea activităţilor curente de către structurile
evaluate, acordându-se sprijin în organizarea şi îndeplinirea sarcinilor şi
misiunilor specifice acestora, înlăturarea deficienţelor constatate şi a
cauzelor care le-au generat.
Art. 26. - Inspecţiile şi controalele la structurile
aparatului central din Ministerul Internelor şi Reformei Administrative se
execută potrivit prevederilor prezentului ordin, iar obiectivele se stabilesc
în funcţie de atribuţiile prevăzute în regulamentele proprii de organizare şi
funcţionare.
Art. 27. - Corpul de control al ministrului verifică şi
monitorizează modalităţile în care comandanţii/şefii departamentelor,
direcţiilor generale centrale, ai celorlalte instituţii şi structuri aflate în
subordinea sau coordonarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative
organizează şi execută activităţile de control reglementate prin prezentul
ordin.
Art. 28. - Structurile aflate
în subordonarea/coordonarea Ministerului Internelor şi Reformei Administrative
înaintează Corpului de control al ministrului, în format electronic,
regulamentele de organizare şi funcţionare, ordinele, instrucţiunile,
metodologiile, dispoziţiile care le reglementează activitatea internă, precum
şi rapoartele privind concluziile controalelor de fond şi tematice efectuate,
în termen de 5 zile de la aprobarea acestora.
Art. 29. -Anexele nr. 1 şi 2 fac parte integrantă din
prezentul ordin.
Art. 30. - Prezentul ordin se
publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Ministrul internelor şi reformei administrative,
Cristian David
ANEXA Nr. 1
RAPORT DE INFORMARE*)
1. Scurt istoric:
a) acte normative în baza cărora a fost înfiinţată
unitatea;
b) evoluţia în timp a unităţii
prin prisma reorganizărilor structurale.
2. Realizările obţinute în perioada supusă inspecţiei,
pe linia îndeplinirii atribuţiilor şi misiunilor specifice:
a) indicatori şi situaţii statistice comparative pe
etape de timp;
b) măsuri pentru eficientizarea activităţilor,
stabilite de alte structuri de control, precum şi cele proprii, monitorizarea
acestora şi stadiul îndeplinirii lor.
3. Greutăţi care au impietat activitatea unităţii
4. Disfuncţii şi nereguli identificate în activitatea proprie, pe domenii de activitate.
Şeful unităţii,
....................................
*) Raportul de informare se întocmeşte de către
şeful/comandantul unităţii ce urmează a fi evaluată/verificată.
ANEXA Nr. 2
NOTĂ DE CONSTATARE
cu principalele concluzii rezultate în urma inspecţiei efectuate pe linie de............................
(denumirea obiectivului sau domeniului de activitate
verificat)
la..............................(denumirea unităţii)
1. Modul de îndeplinire a sarcinilor şi atribuţiilor
specifice (baza legală şi realizări)
2. Greutăţi întâmpinate
3. Nereguli şi disfuncţionalităţi constatate
4. Neajunsuri remediate pe timpul efectuării inspecţiei
(măsuri proactive)
5. Calificativul propus (dacă este cazul, se vor
propune calificative pe compartimente de muncă şi subunităţi)
6. Program cu măsurile propuse pentru remedierea
neregulilor constatate, cu responsabilităţi şi termene precise, referitoare la
probleme de concepţie, organizatorice sau neconcordanţe cu actele normative
etc.
Din partea:
(denumirea structurii de control)
....................................................
(denumirea structurii inspectate)
.....................................................
(denumirea direcţiei centrale din care face parte
specialistul cooptat în comisia de inspecţie)
.........................................................................................................................................