HOTARARE Nr.
895 din 1 august 2007
privind stabilirea cadrului
institutional pentru planificarea financiara, coordonarea, implementarea si
auditarea utilizarii fondurilor acordate Romaniei prin Facilitatea Schengen
ACT EMIS DE:
GUVERNUL ROMANIEI
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 561 din 15 august 2007
In temeiul art. 108 din
Constituţia României, republicată,
având în vedere prevederile Legii nr. 157/2005 pentru
ratificarea Tratatului dintre Regatul Belgiei, Republica Cehă, Regatul
Danemarcei, Republica Federală Germania, Republica Estonia, Republica Elenă,
Regatul Spaniei, Republica Franceză, Irlanda, Republica Italiană, Republica
Cipru, Republica Letonia, Republica Lituania, Marele Ducat al Luxemburgului,
Republica Ungară, Republica Malta, Regatul Ţărilor de Jos, Republica Austria,
Republica Polonă, Republica Portugheză, Republica Slovenia, Republica Slovacă,
Republica Finlanda, Regatul Suediei, Regatul Unit al Marii Britanii şi Irlandei
de Nord (state membre ale Uniunii Europene) şi Republica Bulgaria şi România
privind aderarea Republicii Bulgaria şi a României la Uniunea Europeană, semnat
de România la Luxemburg la 25 aprilie 2005, precum şi al art. 4 alin. (4) din
Hotărârea Guvernului nr. 620/2007 privind modalitatea de utilizare a fondurilor
alocate de Uniunea Europeană prin intermediul Facilităţii Schengen şi pentru fluxurile de numerar,
Guvernul României adoptă
prezenta hotărâre.
Art. 1. - Obiectul prezentei hotărâri îl constituie
stabilirea cadrului instituţional pentru coordonarea, implementarea şi
gestionarea asistenţei financiare comunitare acordate României prin Facilitatea Schengen.
Art. 2. -In sensul prezentei hotărâri, termenii şi
expresiile de mai jos au următoarele înţelesuri:
a) Facilitatea Schengen se
defineşte potrivit art. 2 lit. c) din Hotărârea Guvernului nr. 620/2007 privind
modalitatea de utilizare a fondurilor alocate de Uniunea Europeană prin
intermediul Facilităţii Schengen şi pentru fluxurile de numerar;
b) Planul indicativ este documentul de planificare strategică şi programare financiară, care
are ca scop să orienteze şi să stimuleze activitatea de atingere a obiectivului
vizând aderarea la Spaţiul Schengen;
c) autoritatea competentă este autoritatea publică prin care se asigură gestionarea
asistenţei financiare din Facilitatea Schengen;
d) autoritatea de certificare este autoritatea publică desemnată să certifice cheltuielile realizate în cadrul
proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen;
e) autoritatea de
contractare şi plată reprezintă autoritatea
publică desemnată să elaboreze şi să înainteze cererile de plată şi să
primească de la Comisia Europeană sumele aferente Facilităţii Schengen;
f) autoritatea de audit este un organism independent care efectuează auditul extern al
fondurilor comunitare în conformitate cu procedurile proprii şi standardele
internaţionale de audit acceptate;
g) organismele intermediare sunt instituţiile prevăzute în anexa care face parte integrantă din
prezenta hotărâre, care, potrivit atribuţiilor delegate de autoritatea
competentă sau de autoritatea de contractare şi plată, coordonează
implementarea măsurilor din Planul indicativ al Facilităţii Schengen;
h) beneficiarii sunt
organismele responsabile cu implementarea proiectelor finanţate prin
Facilitatea Schengen şi destinatari ai bunurilor materiale şi serviciilor
furnizate prin acest tip de proiecte.
Art. 3. - In conformitate cu Decizia Comisiei Europene
nr. C(2007)1.417 din 4 aprilie 2007 privind gestionarea şi controlul părţii
consacrate acquis-ului Schengen din cadrul Facilităţii Schengen şi pentru
fluxurile de numerar pentru perioada 2007-2009, denumită în continuare decizie, se înfiinţează următoarele
sisteme şi funcţii:
a) Sistem de monitorizare, care este coordonat de Comitetul de monitorizare, organizat la
nivel interinstituţional, cu următoarea componenţă: autoritatea competentă,
autoritatea de certificare, autoritatea de contractare şi plată şi organismele
intermediare. In cadrul Comitetului de monitorizare autoritatea de audit are
calitatea de observator. Comitetul de monitorizare funcţionează pe lângă
Ministerul Internelor şi Reformei Administrative şi analizează stadiul
proiectelor Facilităţii Schengen pentru fazele de contractare şi implementare.
In acest sens, sunt elaborate raportări anuale şi semestriale şi acţiuni de
verificare a îndeplinirii măsurilor concluzionate cu ocazia şedinţelor Comitetului de monitorizare;
b) sisteme de gestionare şi
control instituite la nivelul tuturor
instituţiilor implicate, în scopul stabilirii unui sistem eficient de control
intern, al definirii clare a funcţiilor cu care este învestită autoritatea
competentă şi pentru a fi asigurată o pistă de audit suficientă, în
conformitate cu prevederile deciziei. Sistemele de gestionare şi control
trebuie să prevadă proceduri destinate verificării veridicităţii cheltuielilor
declarate şi, în special, îndeplinirea acţiunilor, precum şi eligibilitatea
cheltuielilor până la concurenţa părţii corespunzătoare Facilităţii Schengen,
în conformitate cu prevederile deciziei;
c) sisteme de verificare şi
inspecţii la faţa locului la nivelul tuturor
instituţiilor implicate, care trebuie să cuprindă controale ale acţiunilor
efectuate de către un organism de control independent, pe baza unei eşantionări
corespunzătoare şi care trebuie să vizeze în special examinarea, de o manieră
selectivă pe baza unei analize a riscurilor, a declaraţiilor de cheltuieli
elaborate la diferitele niveluri în cauză;
d) sisteme de gestiune
financiară la nivelul autorităţii de contractare
şi plată, care trebuie să cuprindă proceduri de verificare a conturilor,
proceduri contradictorii, mecanisme de corecţii financiare, mecanisme de
rambursări, în conformitate cu prevederile deciziei;
e) Ofiţerul responsabil de program - Facilitatea
Schengen, structură care se înfiinţează în cadrul
autorităţii competente şi a organismelor intermediare. Ofiţerul responsabil de
program are următoarele atribuţii:
1. coordonează, îndrumă şi răspunde de gestionarea din
punct de vedere tehnic a proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen;
2. organizează şi urmăreşte activităţile de
programare, implementare, monitorizare şi evaluare a
proiectelor din acest program;
3. reprezintă instituţia din care face parte în
relaţia cu omologii acesteia din cadrul celorlalte autorităţi prevăzute la art.
2 şi din cadrul instituţiilor europene;
4. aprobă sau avizează, după caz, procedurile interne
de lucru ale structurilor de gestionare a fondurilor Facilităţii Schengen.
Art. 4. - Se desemnează Ministerul Internelor şi
Reformei Administrative ca autoritate competentă pentru coordonarea
implementării asistenţei comunitare prin Facilitatea Schengen.
Art. 5. - (1) Autoritatea competentă are următoarele
atribuţii principale:
a) înfiinţează un punct unic de contact răspunzător de
schimbul de informaţii cu unităţile angajate în folosirea mijloacelor fondului
şi de menţinerea contactelor curente cu reprezentanţii Comisiei Europene;
b) elaborează împreună cu organismele intermediare şi
cu beneficiarii Planul indicativ;
c) asigură corelarea măsurilor din Planul indicativ cu
Planul de acţiune Schengen şi cu celelalte documente programatice în domeniul Schengen;
d) verifică obţinerea rezultatelor generale şi a
impactului definit prin Planul indicativ prin controale la faţa locului şi
rapoartele periodice elaborate de autorităţile implicate în gestionarea
proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen;
e) coordonează armonizarea cadrului instituţional şi
dezvoltarea capacităţii administrative de gestionare şi implementare a
Facilităţii Schengen şi urmăreşte consolidarea şi extinderea parteneriatelor în
procesul de planificare, precum şi în toate fazele de
implementare ale Planului indicativ;
f) elaborează un sistem funcţional şi integrat de
colectare şi prelucrare a informaţiilor şi datelor statistice privind
implementarea Planului indicativ, monitorizarea şi evaluarea asistenţei
comunitare acordate României prin Facilitatea Schengen;
g) asigură realizarea şi funcţionarea sistemului
informatic privind managementul financiar şi tehnic şi auditul fondurilor
acordate prin Facilitatea Schengen;
h) elaborează, pe baza rapoartelor anuale de
implementare ale beneficiarilor, raportul anual de implementare al Facilităţii
Schengen şi, după aprobarea acestuia de către Comisia naţională de autoevaluare
Schengen, îl transmite Comisiei Europene spre analiză, observaţii şi
recomandări;
i) transmite spre aprobare Comisiei
naţionale de autoevaluare Schengen proiectele răspunsurilor la recomandările
primite de la Comisia Europeană;
j) înaintează spre aprobare Comisiei naţionale de
autoevaluare Schengen propunerile de modificare a Planului indicativ, prin
realocarea de fonduri între proiectele finanţate prin Facilitatea Schengen;
k) asigură şi urmăreşte îndeplinirea cerinţelor cu
privire la informarea, transparenţa şi publicitatea asistenţei acordate prin
Facilitatea Schengen;
l) asigură implementarea
eventualelor modificări ale Planului indicativ propuse de autoritatea de
evaluare, ca urmare a evaluării intermediare, şi informează în mod
corespunzător Comisia Europeană;
m) participă, în parteneriat cu Comisia Europeană, la
realizarea evaluării ex-post a implementării Planului indicativ şi prezintă autorităţii de
evaluare şi autorităţii de certificare rezultatele şi concluziile acestei
evaluări;
n) răspunde, împreună cu autoritatea de contractare şi
plată şi cu beneficiarii, pentru respectarea măsurilor din Planul indicativ
aprobat şi pentru eligibilitatea operaţiunilor finanţate prin Facilitatea Schengen, aplicând un
management financiar şi tehnic riguros şi transparent;
o) elaborează manualul de implementare şi utilizare a
fondurilor acordate prin Facilitatea Schengen şi manualul de audit intern
pentru Facilitatea Schengen, în cooperare cu autorităţile implicate;
p) în baza recomandărilor Comisiei Europene de
elaborare a Planului indicativ, elaborează criteriile de selecţie a proiectelor
şi aprobă proiectele selectate de către organismele intermediare;
q) transmite autorităţii de contractare şi plată
rapoarte privind recuperarea sumelor rămase de recuperat, stabilite de Comisia
Europeană, precum şi a celor neutilizate;
r) ţine evidenţa sumelor recuperabile din plăţile deja
făcute din Facilitatea Schengen şi se asigură că sumele sunt recuperate fără
întârzieri nejustificate;
s) răspunde pentru utilizarea eficientă, efectivă şi
transparentă a fondurilor stabilite prin Planul indicativ;
t) sprijină activităţile de evaluare a implementării
Planului indicativ şi informează Comisia naţională de autoevaluare Schengen
asupra rezultatelor acestora şi asupra modalităţilor propuse pentru
implementarea recomandărilor evaluărilor;
u) furnizează informaţii privind absorbţia fondurilor,
conform datelor cuprinse în Planul indicativ;
v) participă la reuniunile Comisiei Europene în vederea
examinării rezultatelor anului precedent;
w) asigură existenţa procedurilor privind realizarea
unui audit corespunzător şi furnizarea unei piste de audit adecvate;
x) elaborează proceduri detaliate privind monitorizarea
punerii în aplicare a acţiunilor şi primirea, înregistrarea şi procesarea
cererilor, care trebuie să cuprindă şi descrierea tuturor documentelor care
urmează a fi folosite;
y) întocmeşte certificatul privind eligibilitatea cheltuielilor
cuprinse în declaraţia finală de cheltuieli, pe care o transmite Comisiei
Europene;
z) se asigură că există un sistem de control suficient
pentru verificarea autenticităţii cheltuielilor, a respectării cadrului legal
comunitar şi naţional aplicabil şi a respectării termenilor de acordare a
asistenţei financiare prin Facilitatea Schengen de către Comisia Europeană;
aa) se asigură de existenţa unei piste de audit.
(2) Autoritatea competentă îndeplineşte şi alte
atribuţii, în condiţiile legii.
(3) Planul indicativ se supune aprobării Comisiei
naţionale de autoevaluare Schengen, constituită potrivit Hotărârii Guvernului
nr. 882/2006 privind constituirea Comisiei naţionale de autoevaluare Schengen,
iar ulterior se negociază cu Comisia Europeană pentru gestionarea sumelor
acordate prin Facilitatea Schengen.
Art. 6. - Autoritatea competentă poate delega
competenţe proprii diferitelor structuri de specialitate proprii, precum şi
altor instituţii ale administraţiei publice centrale, prin acorduri interinstituţionale.
Art. 7. - (1) Se desemnează Oficiul pentru Plăţi şi
Contractare PHARE, denumit în continuare OPCP, din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor, pentru
îndeplinirea funcţiei de autoritate de contractare şi plată pentru asistenţa
acordată prin Facilitatea Schengen.
(2) In acest sens, OPCP trebuie să prevadă în statutul
propriu de organizare un număr de funcţii necesar pentru a-şi îndeplini
atribuţiile funcţionale.
Art. 8. -Autoritatea de contractare şi plată are
următoarele atribuţii principale:
a) organizează licitaţiile pentru achiziţiile finanţate
din fondurile alocate prin Facilitatea Schengen, este responsabilă pentru
derularea acestora şi evaluează dosarele de licitaţie din punctul de vedere al
formalităţii documentaţiei şi al completitudinii acesteia;
b) deschide un cont în care vor fi virate sumele
aferente proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen;
c) primeşte cereri de plată de la contractori şi atestă
faptul că acestea reflectă în mod corespunzător operaţiunile selectate şi că
includ numai cheltuieli realizate efectiv în perioada de referinţă, care pot fi
dovedite în mod corespunzător;
d) primeşte lunar sumele aferente proiectelor
finanţate prin Facilitatea Schengen pentru care este autoritate de contractare
şi plată;
e) efectuează plăţile reglementate prin prezenta
hotărâre în conformitate cu cerinţele Comisiei Europene;
f) transmite cereri Comisiei Europene pentru
corectarea, dacă este necesar, a plăţii soldului final al asistenţei, în termen
de 9 luni de la data transferării sumelor aferente soldului final;
g) furnizează autorităţii competente evidenţe detaliate
privind plăţile efectuate în vederea transmiterii acestora către Comisia
Europeană;
h) restituie Comisiei Europene sumele neutilizate sau plătite în mod eronat din fondurile alocate prin Facilitatea
Schengen;
i) trimite anual către autoritatea competentă
declaraţia referitoare la sumele rămase de recuperat la acea dată;
j) asigură menţinerea evidenţelor financiare privind
operaţiunile pe care le derulează;
k) informează autoritatea competentă periodic, la
termenele stabilite de comun acord cu aceasta, referitor la stadiul plăţilor
efectuate;
l) primeşte de la organismul
intermediar, în formate standard, documentaţia de licitaţie elaborată conform
legii şi asigură transparenţa procedurii de licitaţie;
m) verifică actualizarea corespunzătoare a rapoartelor
privind implementarea programelor elaborate de organismele intermediare;
n) verifică din punct de vedere procedural documentaţia
licitaţiei pregătită de organismele intermediare;
o) verifică şi solicită modificări ale contractului,
dacă este necesar, pentru asigurarea conformităţii cu reglementările
legislaţiei comunitare şi naţionale în vigoare;
p) asigură pregătirea corespunzătoare a dosarelor de
licitaţie;
q) transmite dosarele de licitaţie către ofertanţi;
r) verifică şi aprobă componenţa comisiilor de evaluare
sub aspectul competenţei membrilor acesteia, pregătirii şi imparţialităţii faţă
de domeniul licitaţiei şi ofertanţi;
s) asigură, în condiţiile legii, derularea procedurilor
de evaluare a ofertelor depuse în cadrul licitaţiei;
t) furnizează consultanţă şi sprijin administrativ
necesar pentru efectuarea evaluărilor şi asigurarea pregătirii corespunzătoare
a raportului de evaluare care trebuie întocmit de
comisia de evaluare;
u) atribuie contractele încheiate în cadrul proiectelor
finanţate prin Facilitatea Schengen, în vederea asigurării respectării
procedurilor administrative ale Facilităţii Schengen;
v) negociază contractele beneficiind de asistenţa
tehnică necesară din partea organismului intermediar şi, împreună cu acesta,
elaborează proiectele de contract şi pregăteşte semnarea contractelor;
w) operaţionalizează şi asigură funcţionarea sistemului
contabil necesar administrării financiare a fondurilor programului Facilitatea
Schengen;
x) utilizează registre contabile şi înregistrarea
contabilă adecvată a tuturor plăţilor la nivel de program, proiect sau contract;
y) operează în conturile financiare, în condiţiile
efectuării tuturor verificărilor standard şi a reconcilierilor bancare
necesare;
z) solicită autorizarea de plată „citit şi
aprobat" din partea organismului intermediar sau, după caz, returneaza
contractorului cererea de plată pentru modificări;
aa) elaborează rapoartele privind situaţia financiară a
fiecărui program;
bb) furnizează autorităţii competente şi organismelor
intermediare, periodic, informaţii la zi privind planificarea licitaţiilor, a
evaluării ofertelor şi a atribuirii contractelor;
cc) acordă consultanţă, la
solicitarea organismelor intermediare, în probleme privind procedurile de
achiziţii şi financiare;
dd) întreprinde măsurile necesare pentru asigurarea
auditării conturilor de către autorităţile naţionale;
ee) cooperează cu Comisia Europeană, Curtea de Conturi
şi sprijină aceste instituţii în îndeplinirea cerinţelor de audit;
ff) răspunde, împreună cu autoritatea competentă şi cu
beneficiarii, pentru respectarea măsurilor din Planul indicativ aprobat şi
pentru eligibilitatea operaţiunilor finanţate prin Facilitatea Schengen,
aplicând un management financiar şi tehnic riguros şi transparent;
gg) îndeplineşte atribuţiile delegate de autoritatea
competentă, precum şi alte atribuţii ce derivă în mod firesc din statutul de
autoritate de contractare şi plăţi;
hh) primeşte toate scrisorile conţinând expresii de
interes aferente procedurilor de licitaţie.
Art. 9. - Se desemnează Direcţia generală financiară
din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative pentru
îndeplinirea funcţiei de autoritate de certificare pentru asistenţa acordată
prin Facilitatea Schengen.
Art. 10. -Autoritatea de certificare are următoarele
atribuţii principale:
a) elaborează şi transmite Comisiei Europene
declaraţiile privind cheltuielile certificate;
b) verifică dacă cheltuiala a fost efectuată în
interiorul perioadei de eligibilitate din decizie şi dacă aceasta poate fi
justificată de facturi primite sau documente contabile echivalente ca valoare
probativă;
c) verifică dacă activităţile care nu fuseseră
finalizate la momentul când s-a făcut cererea de plată sunt justificate de
desfăşurarea sau finalizarea acţiunii în conformitate cu termenii deciziei şi
cu obiectivele acţiunii;
d) certifică faptul că
declaraţia de plată este corectă, că a fost furnizată de sisteme de
contabilitate competente şi se bazează pe documente verificabile;
e) certifică concordanţa cheltuielilor declarate cu
normele europene şi naţionale şi faptul că au fost realizate având în vedere
operaţiile selectate pentru finanţare în concordanţă cu criteriile aplicabile
programului şi respectând regulile europene şi naţionale;
f) elaborează şi transmite Comisiei Europene
declaraţii de certificare a cheltuielilor intermediare şi finale;
g) atestă faptul că informaţia primită despre
procedurile şi verificările efectuate în legătură cu cheltuielile, inclusă în
declaraţia de cheltuieli, oferă o bază adecvată pentru certificare;
h) verifică dacă sumele solicitate concordă cu
informaţiile din baza de date, precum şi corectitudinea calculării sumei totale
de cheltuieli eligibile;
i) certifică cheltuielile la nivelul beneficiarilor,
organismelor intermediare şi autorităţii de certificare.
Art. 11. -Autoritatea de certificare poate delega atribuţiile menţionate la art. 10 lit. b)-e) şi g)-i) către
structurile financiare din cadrul organismelor beneficiare şi intermediare.
Art. 12. - Se desemnează ca autoritate de evaluare
structura specializată a departamentului responsabil de coordonarea
instrumentelor structurale organizat în cadrul Ministerului Economiei si
Finanţelor.
Art. 13. -Autoritatea de evaluare are următoarele
atribuţii principale:
a) planifică şi coordonează activităţile de evaluare a
Planului indicativ;
b) asigură calitatea procesului de evaluare a
Planului indicativ şi analizează calitatea rapoartelor de evaluare;
c) analizează implicaţiile implementării
recomandărilor evaluărilor;
d) diseminează factorilor implicaţi rezultatele
evaluărilor;
e) urmăreşte îndeplinirea recomandărilor evaluărilor
Planului indicativ;
f) raportează Comitetului de monitorizare cu privire
la activităţile de evaluare a Planului indicativ.
Art. 14. - Se desemnează Autoritatea de audit de pe
lângă Curtea de Conturi ca autoritate de audit pentru fondurile acordate
României în perioada postaderare de către Uniunea Europeană în cadrul
Facilităţii Schengen. Auditul fondurilor acordate României în perioada
postaderare de către Uniunea Europeană prin Facilitatea Schengen se efectuează
de către Autoritatea de audit de pe lângă Curtea de Conturi, potrivit Legii nr.
94/1992 privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi, republicată, cu
modificările şi completările ulterioare.
Art. 15. - Pentru realizarea atribuţiilor care îi
revin, Autoritatea de audit pentru Facilitatea Schengen încheie acorduri cu
autoritatea competentă.
Art. 16. - Se desemnează instituţiile prevăzute în
anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre pentru îndeplinirea
funcţiei de organisme intermediare pentru Facilitatea Schengen, Indeplinirea
funcţiilor ce revin acestor instituţii, potrivit prezentei hotărâri, se
efectuează prin structuri de specialitate desemnate prin ordin al
conducătorilor acestor instituţii.
Art. 17. - (1) Organismele intermediare au următoarele
atribuţii principale:
a) coordonează activitatea beneficiarilor din subordine
în cadrul exerciţiului de programare şi implementare a Facilităţii Schengen;
b) îndeplinesc obligaţiile pentru implementarea
proiectelor, astfel cum acestea urmează a fi definite în acordurile
interinstituţionale, în conformitate cu regulile şi procedurile de implementare
ale Comisiei Europene, proceduri, instrucţiuni şi alte documente standard
furnizate atât de OPCP, cât şi de autoritatea competentă, asigurând accesul
liber, concurenţa loială şi transparenţa proceselor desfăşurate la nivelul
acestora şi al beneficiarilor;
c) realizează verificări inopinate împreună cu OPCP;
d) elaborează documentele finale consolidate de
programare anuală pentru Planul indicativ pe baza propunerilor beneficiarilor
din subordine şi le supune prin intermediul autorităţii competente aprobării
Comisiei naţionale de autoevaluare Schengen;
e) monitorizează şi controlează implementarea
proiectelor structurilor subordonate finanţate prin Facilitatea Schengen pe
toată durata derulării acestora;
f) avizează membrii comisiilor de evaluare în
conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale privind achiziţiile publice
şi se asigură de prezenţa acestora pe toata perioada preselecţiei şi selecţiei;
g) colaborează cu celelalte autorităţi implicate în
gestionarea şi implementarea fondurilor alocate prin Facilitatea Schengen,
precum şi cu alte instituţii naţionale cu care implementează în parteneriat
programe/proiecte finanţate prin Facilitatea Schengen;
h) organizează modalităţi de
prezentare adecvată a materialelor de sinteză privind proiectele finanţate prin
Facilitatea Schengen;
i) constituie şi actualizează permanent baza de date cu
privire la implementarea proiectelor cu finanţare prin Facilitatea Schengen, pe baza informaţiilor primite de
la beneficiarii proiectelor;
j) monitorizează modul de elaborare de către
beneficiari a documentaţiei de licitaţie, monitorizează raportările periodice,
precum şi documentele elaborate de beneficiari în procesul de management al
proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen, pe care le transmite autorităţii
de contractare şi plată, autorităţii competente, autorităţii de audit sau
autorităţii de evaluare, în funcţie de necesitatea aprobării documentelor de
către aceste instituţii;
k) analizează, avizează si propune spre aprobarea OPCP
eventualele modificări la contracte, ca urmare a solicitărilor beneficiarului;
l) se asigură că toate
facturile sunt emise în numele beneficiarului final, cu menţiunea „plătibil
prin OPCP", iar aceste facturi sunt înregistrate corespunzător în
contabilitatea beneficiarului;
m) atestă realitatea cererilor de plată remise de
contractantul fondurilor în favoarea OPCP, cu menţiunea „citit şi
aprobat", în vederea efectuării plăţii;
n) coordonează activităţile prin care se realizează
implementarea din punct de vedere tehnic a proiectelor, monitorizarea şi
execuţia şi aprobă rapoartele intermediare şi finale întocmite de contractori,
în termen de 30 de zile de la prezentarea acestora;
o) verifică şi avizează cererile de plată, prin
structurile de audit intern, înainte de efectuarea certificării cheltuielilor,
pentru beneficiarii din subordine.
(2) Modificarea contractelor care presupune modificarea
valorii contractelor în perioada implementării lor este valabilă numai cu
aprobarea OPCP. In lipsa aprobării OPCP cheltuielile afectate de aceste
modificări sunt considerate costuri neeligibile. Cheltuielile neeligibile sunt
suportate de către organismul intermediar sau de către beneficiar dacă se
dovedeşte că acesta a efectuat modificarea fără a anunţa organismul
intermediar.
Art. 18. - Beneficiarii asistenţei acordate României
prin Facilitatea Schengen au următoarele atribuţii principale:
a) identifică şi elaborează propuneri de proiecte de
finanţare din fondurile alocate prin Facilitatea Schengen, pe baza
priorităţilor din Planul indicativ şi din alte documente programatice;
b) întreprind toate demersurile pe care le presupune
exerciţiul de programare, în vederea asigurării eligibilităţii proiectelor
propuse, completarea sau modificarea fişei de proiect, redimensionarea
bugetului solicitat;
c) administrează proiectele si contractele aferente
acestora, asigură funcţionarea unui sistem informaţional pentru monitorizarea
derulării acestora şi întreprind măsurile necesare pentru a asigura
îndeplinirea de către contractor a sarcinilor ce îi revin conform contractului;
d) întocmesc documentele subsecvente aprobării Planului
indicativ în vederea atribuirii contractului;
e) îndeplinesc sarcinile ce le revin pentru participarea la licitaţii, evaluarea ofertelor, selectarea contractorului,
negocierea şi încheierea contractului, în colaborare cu autoritatea de
contractare şi plată;
f) supraveghează în permanenţă îndeplinirea de către
contractor a obligaţiilor asumate în conformitate cu
contractul semnat;
g) întocmesc documentaţia de recepţie a bunurilor,
serviciilor şi lucrărilor menţionate în facturile emise de contractori, în
vederea efectuării plăţii de către autoritatea de contractare şi plată;
h) planifică şi răspund de organizarea în condiţii
optime a activităţilor aprobate prin program, inclusiv în situaţiile în care
derularea efectivă a programelor este în sarcina beneficiarilor asistenţei, direcţiilor/structurilor din
aceeaşi instituţie sau din alte instituţii;
i) prezintă rapoarte privind
stadiul implementării proiectelor; în acest scop păstrează evidenţa datelor
privind îndeplinirea obiectivelor, desfăşurarea şi rezultatele programelor
derulate;
j) ţin evidenţa repartizării şi utilizării bunurilor
achiziţionate din fondurile alocate prin Facilitatea Schengen, conform
destinaţiei şi scopului prevăzute în program;
k) furnizează asistenţa tehnică OPCP în vederea
negocierii contractelor, acolo unde este cazul, şi formulează recomandări
tehnice privind elaborarea de către OPCP a proiectelor
de contract;
l) întocmesc documentele de
raportare periodică privind stadiul implementării programelor, rapoartele de
monitorizare şi evaluare a proiectelor, conform procedurilor Facilităţii
Schengen;
m) asigură schimbul de informaţii privind aspectele
tehnice ale implementării programelor cu direcţiile implicate din cadrul
Comisiei Europene, Ministerului Internelor şi Reformei Administrative,
Ministerului Economiei şi Finanţelor, OPCP şi cu organismele intermediare;
n) pun la dispoziţia structurilor de control şi audit
toate datele şi informaţiile solicitate;
o) organizează şi păstrează arhiva documentaţiei
proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen pe perioada legală;
p) asigură publicitatea acţiunilor realizate şi a
bunurilor achiziţionate prin intermediul Facilităţii Schengen;
q) suportă orice cheltuieli considerate neeligibile în
urma unei misiuni de audit a Comisiei Europene, Curţii de Conturi sau a unei
misiuni de verificare efectuate de OPCP;
r) răspunde, împreună cu autoritatea competentă şi cu
autoritatea de contractare şi plată, pentru respectarea măsurilor din Planul
indicativ aprobat şi pentru eligibilitatea operaţiunilor finanţate prin
Facilitatea Schengen, aplicând un management financiar şi tehnic riguros şi
transparent.
Art. 19. - (1) In cadrul Direcţiei generale afaceri
europene şi relaţii internaţionale şi al Direcţiei generale financiare din
Ministerul Internelor şi Reformei Administrative se înfiinţează, în condiţiile
legii, structuri care vor îndeplini atributele autorităţii competente ale căror
atribuţii şi număr de personal se stabilesc prin ordin al ministrului
internelor şi reformei administrative.
(2) Personalul necesar pentru operaţionalizarea
structurilor prevăzute la alin. (1) se va asigura cu încadrarea în numărul
maxim de posturi aprobat Ministerului Internelor şi Reformei Administrative.
(3) In cadrul autorităţii competente se înfiinţează, în
condiţiile legii, Punctul unic de contact cu rol de transmitere a datelor şi
informaţiilor între autorităţile implicate în gestionarea şi implementarea
Facilităţii Schengen şi instituţiile europene. Atribuţiile Punctului unic de
contact sunt îndeplinite de către Serviciul de programe postaderare din cadrul
Direcţiei generale afaceri europene şi relaţii internaţionale.
Art. 20. - Personalul autorităţii competente şi al
tuturor celorlalte autorităţi şi structuri implicate în coordonarea,
implementarea, auditarea, evaluarea şi gestionarea proiectelor şi fondurilor
Facilităţii Schengen beneficiază de sporuri salariale, în conformitate cu
legislaţia naţională în vigoare, în limita sumei alocate pentru costurile
logistice şi operaţionale ale Facilităţii Schengen în Planul indicativ anual,
conform regulilor de eligibilitate stabilite de Comisia Europeană.
Art. 21. -Autoritatea
competentă pentru implementarea Planului indicativ desemnează organismele
intermediare pentru implementarea măsurilor finanţate din Facilitatea Schengen
pe bază de acorduri interinstituţionale.
Art. 22. - Schimbul de informaţii şi accesul la
conţinutul acestora se realizează cu respectarea reglementărilor legale în
materia protecţiei informaţiilor clasificate.
Art. 23. -' Hotărârea Guvernului nr. 882/2006 privind
constituirea Comisiei naţionale de autoevaluare Schengen, publicată în
Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 608 din 13 iulie 2006, se modifică şi se completează după cum
urmează:
1. La articolul 1
alineatul (3), litera i) se modifică şi va avea următorul cuprins:
,,i) Departamentul pentru Afaceri Europene;".
2. La articolul 4,
după litera k) se introduce o nouă literă, litera I), cu următorul cuprins:
,,l) aprobă Planul indicativ, propunerile de modificare
a Planului indicativ şi raportul anual de implementare a Facilităţii
Schengen."
PRIM-MINISTRU
CĂLIN POPESCU-TĂRICEANU
Contrasemnează:
Ministrul internelor şi reformei administrative,
Cristian David
p. Ministrul economiei şi finanţelor,
Doina-Elena Dascălu,
secretar de stat
Ministrul afacerilor externe,
Adrian Mihai Cioroianu
ANEXA
INSTITUŢII
care îndeplinesc funcţia de organisme intermediare pentru Facilitatea Schengen
1. Ministerul Internelor şi Reformei Administrative
2. Ministerul Afacerilor Externe
3. Ministerul Comunicaţiilor şi Tehnologiei
Informaţiei
4. Serviciul de Telecomunicaţii Speciale