HOTARARE   Nr. 4 din 17 martie 2010

pentru aprobarea Normei nr. 3/2010 privind procedura de efectuare a controlului entitatilor care desfasoara activitati în sistemul de pensii private

ACT EMIS DE: COMISIA DE SUPRAVEGHERE A SISTEMULUI DE PENSII PRIVATE

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 185 din 23 martie 2010

In baza Notei de fundamentare nr. 205 din 11 martie 2010 a Direcţiei reglementare, prezentată în cadrul şedinţei Consiliului din data de 17 martie 2010, şi a Hotărârii Parlamentului României nr. 24/2006 privind numirea preşedintelui, a vicepreşedintelui şi a celorlalţi membri ai Consiliului Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private,

având în vedere dispoziţiile art. 25 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 50/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 313/2005, art. 102 alin. (6) şi art. 121 alin. (11) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, art. 112 alin. (6) şi art. 141 alin. (11) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,

în temeiul prevederilor art. 16 alin. (1), art. 21, art. 23 lit. c) şi f) şi art. 24 lit. m) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 50/2005, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 313/2005,

Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private emite următoarea hotărâre:

Art. 1. - Se aprobă Norma nr. 3/2010 privind procedura de efectuare a controlului entităţilor care desfăşoară activităţi în sistemul de pensii private, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre.

Art. 2. - Prezenta hotărâre şi norma menţionată la art. 1 se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi pe site-ul Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private (www.csspp.ro).

Art. 3. - Direcţia secretariat, directorul general adjunct şi Direcţia reglementare asigură ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotărâri.

Preşedintele Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private,

Mircea Oancea

ANEXĂ

NORMA  Nr. 3/2010

privind procedura de efectuare a controlului entităţilor care desfăşoară activităţi în sistemul de pensii private

Având în vedere prevederile art. 25 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 50/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 313/2005, art. 102 alin. (6) şi art. 121 alin. (11) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, art. 112 alin. (6) şi art. 141 alin. (11) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,

în temeiul dispoziţiilor art. 16 alin. (1), art. 21, art. 23 lit. c) şi f) şi art. 24 lit. m) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 50/2005, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 313/2005,

Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, denumită în continuare Comisie, emite prezenta normă.

CAPITOLUL I

Dispoziţii generale

Art. 1. - (1) Prezenta normă stabileşte procedura de efectuare a controlului entităţilor care desfăşoară activităţi în sistemul de pensii private.

(2) Controlul cuprinde ansamblul activităţilor care au ca scop verificarea realităţii, corectitudinii şi conformităţii îndeplinirii obligaţiilor prevăzute de legislaţia în vigoare, verificarea legalităţii activităţilor şi operaţiunilor întreprinse de entităţile implicate în sistemul de pensii private, precum şi activităţile de investigare şi constatare a încălcării prevederilor legale în vigoare.

Art. 2. - Sunt supuse controlului Comisiei toate entităţile care desfăşoară activităţi în sistemul de pensii private, respectiv:

a)  administratorii de fonduri de pensii administrate privat şi/sau fonduri de pensii facultative;

b) fondurile de pensii administrate privat şi fondurile de pensii facultative;

c) depozitarii activelor fondurilor de pensii administrate privat şi/sau fondurilor de pensii facultative;

d) agenţii de marketing;

e)  societăţile comerciale cărora le-au fost externalizate activităţi specifice sistemului de pensii private.

Art. 3. - (1) Controlul entităţilor implicate în sistemul de pensii private se exercită de către persoanele împuternicite de preşedintele Consiliului Comisiei în acest scop.

(2) In vederea realizării obiectivelor Comisiei şi în exercitarea atribuţiilor de serviciu, persoanele împuternicite să efectueze controlul colaborează cu celelalte structuri organizatorice din cadrul Comisiei, cu instituţii şi autorităţi, în special de reglementare şi supraveghere a pieţelor financiare din România şi din alte state, precum şi cu instituţiile de colectare şi evidenţă a contribuţiilor de asigurări sociale.

Art. 4. - (1) Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţiile prevăzute la art. 2 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 50/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 313/2005, la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, şi la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

(2) De asemenea, termenii de mai jos au următoarele semnificaţii:

a) controlul de fond - activitatea de verificare a operaţiunilor desfăşurate de entitatea controlată şi a îndeplinirii tuturor obligaţiilor, pentru o perioadă de timp determinată;

b)  controlul tematic - activitatea de verificare a uneia sau mai multor operaţiuni desfăşurate de entitatea controlată şi îndeplinirea uneia sau mai multor obligaţii, pentru o perioadă de timp determinată.

CAPITOLUL II

Reguli privind controlul şi procedura de efectuare a controlului

SECŢIUNEA 1

Reguli privind controlul

Art. 5. - Urmărirea respectării de către entităţile care desfăşoară activităţi specifice sistemului de pensii private a prevederilor legale în domeniu se realizează de către Comisie pe baza raportărilor transmise de acestea şi prin verificări efectuate atât la sediul autorităţii, cât şi la sediul entităţilor.

Art. 6. - Tipurile de control sunt:

a) controlul de fond;

b) controlul tematic.

Art. 7. - (1) In realizarea atribuţiilor, Comisia poate aplica următoarele metode de efectuare a controlului:

a) controlul anunţat, care reprezintă controlul desfăşurat cu anunţarea, în prealabil, a entităţii controlate;

b) controlul inopinat, care reprezintă controlul desfăşurat fără anunţarea, în prealabil, a entităţii controlate;

c) controlul încrucişat, care reprezintă controlul documentelor şi operaţiunilor unei entităţi în corelaţie cu documentele deţinute de o altă entitate. Controlul încrucişat poate fi şi inopinat.

(2) Metodele de control se aplică în funcţie de scopul, obiectivele şi complexitatea activităţii desfăşurate.

(3)  Controlul poate fi efectuat prin sondaj, prin selectarea operaţiunilor şi a documentelor ce urmează a fi verificate.

(4) Selectarea operaţiunilor şi a documentelor ce urmează a fi verificate se face de către persoanele împuternicite să efectueze controlul, în funcţie de ponderea şi relevanţa acestora în activitatea entităţii controlate.

Art. 8. - (1) Comisia poate efectua controlul fie la sediul său, fie la sediul entităţii.

(2) Comisia decide asupra tipului de control căruia entitatea îi va fi supusă.

Art. 9. - (1) La stabilirea perioadei de timp ce urmează a face obiectul unui nou control de fond se va avea în vedere perioada anterior controlată, astfel încât să se asigure continuitate în verificarea activităţii desfăşurate de entitate.

(2) In situaţia în care, ulterior efectuării unui control, Comisia intră în posesia unor date şi informaţii suplimentare, aceasta poate decide reverificarea, integral sau parţial, a perioadei controlate.

SECŢIUNEA a 2-a

Procedura de efectuare a controlului

Art. 10. - (1) Activitatea de control se organizează şi se desfăşoară în baza unui plan anual al controlului de fond şi, dacă se consideră necesar, a unor planuri trimestriale şi/sau lunare ale controlului tematic, aprobate de Comisie.

(2)  Comisia decide cu privire la entităţile ce urmează a fi supuse controlului.

(3)  In afara controlului planificat, Comisia poate efectua control în scopul soluţionării unor plângeri sau sesizări sau ori de câte ori consideră că este necesar. Controlul efectuat în scopul soluţionării unor plângeri ori sesizări are prioritate faţă de cel planificat.

(4) In cazul controlului efectuat în scopul soluţionării unor plângeri ori sesizări, pot fi verificate şi alte aspecte care se constată ca fiind încălcări ale legislaţiei în vigoare în sistemul de pensii private.

Art. 11. - (1) Controlul se declanşează în baza deciziei emise de către Comisie.

(2)   Decizia prevăzută la alin. (1) cuprinde cel puţin următoarele elemente:

a) denumirea instituţiei;

b) temeiul legal al emiterii deciziei;

c) tipul controlului;

d) numele, prenumele şi funcţia persoanelor împuternicite să efectueze controlul;

e) denumirea şi adresa entităţii supuse controlului;

f) data declanşării controlului;

g) operaţiunile, documentele şi perioadele ce urmează a fi supuse controlului, după caz;

h) semnătura preşedintelui Comisiei;

i) ştampila Comisiei.

(3)  In cazul controlului desfăşurat la sediul Comisiei, în decizie se menţionează data şi ora la care reprezentanţii entităţii se prezintă în vederea efectuării controlului.

(4)  Decizia prin care se declanşează controlul de fond este însoţită de tematica aferentă.

(5)  In cazul controlului la sediul entităţii, numărul şi data deciziei sunt înscrise de către persoanele împuternicite cu efectuarea controlului în registrul unic de control al entităţii.

Art. 12. - (1) In cazul controlului anunţat, entitatea este notificată, printr-o adresă transmisă, după caz, prin poştă şi prin fax, e-mail, cu cel puţin 7 zile lucrătoare înainte de data declanşării controlului.

(2) In cazul unui control inopinat, Comisia nu notifică entitatea cu privire la declanşarea controlului.

Art. 13. - (1) La cererea temeinic justificată a entităţii, Comisia analizează motivele, apreciază şi apoi poate dispune amânarea controlului, comunicând entităţii data reprogramării controlului.

(2)  Entitatea supusă controlului poate solicita amânarea acestuia o singură dată, pentru motive justificate şi pentru cel mult 5 zile lucrătoare.

(3) Solicitarea de către entitate de amânare a controlului se face în scris, în termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea adresei prin care se notifică acţiunea de control, şi trebuie să conţină: denumirea entităţii, adresa sediului, invocarea adresei Comisiei prin care controlul este notificat, motivele pentru care se solicită amânarea controlului, eventualele justificări pentru susţinerea motivelor invocate şi data până la care se solicită amânarea.

(4)    Comisia comunică prin intermediul unei adrese respingerea sau acceptarea solicitării de amânare şi data la care se reprogramează controlul, după caz.

(5) In cazul unui control inopinat, entitatea nu are dreptul de a solicita amânarea acestuia.

Art. 14. - (1) Comisia poate suspenda controlul, notificând entitatea cu privire la data de la care se suspendă derularea acţiunilor şi, ulterior, cu privire la data la care este reluat controlul.

(2) Controlul la sediul entităţii poate fi suspendat când este îndeplinită una dintre următoarele condiţii şi numai dacă neîndeplinirea acesteia împiedică finalizarea controlului:

a)  necesitatea efectuării unuia sau mai multor controale încrucişate;

b)  necesitatea obţinerii unui punct de vedere sau a unor informaţii suplimentare de la alte instituţii şi autorităţi, în special de reglementare şi supraveghere a pieţelor financiare din România şi din alte state, precum şi de la instituţiile de colectare şi evidenţă a contribuţiilor de asigurări sociale;

c) necesitatea efectuării unei expertize;

d)  necesitatea efectuării unor cercetări pe care Comisia le consideră relevante în vederea identificării şi stabilirii realităţii unor activităţi, operaţiuni, tranzacţii etc;

e)  solicitarea suspendării de către entitate ca urmare a apariţiei unei situaţii obiective care împiedică desfăşurarea controlului la sediul entităţii. Entitatea solicită Comisiei suspendarea controlului, în scris, temeinic justificat şi doar o singură dată pe parcursul desfăşurării controlului.

(3) In situaţia prevăzută la alin. (2) lit. e), Comisia comunică prin intermediul unei adrese respingerea sau acceptarea solicitării de suspendare, precum şi data până la care se suspendă controlul şi data la care acesta se reia.

Art. 15. - (1) Documentele aferente controlului sunt predate persoanelor împuternicite să efectueze controlul în baza unui proces-verbal.

(2) In procesul-verbal se menţionează:

a) numele, prenumele şi funcţia persoanelor împuternicite să efectueze controlul;

b)  numele, prenumele şi funcţia reprezentantului legal al entităţii controlate;

c) denumirea entităţii controlate;

d)   toate documentele/situaţiile întocmite la solicitarea persoanelor împuternicite, copiile de pe toate documentele şi fişierele ridicate cu ocazia controlului, ştampilate şi semnate de reprezentantul legal al entităţii pentru conformitate cu originalul, după caz, cu semnătură electronică extinsă;

e)    toate notele explicative date în scris de către reprezentantul legal al entităţii controlate şi de personalul acesteia şi asumate de către reprezentantul legal;

f)   menţiunea că toate documentele în original puse la dispoziţia persoanelor împuternicite să efectueze controlul au fost restituite;

g)  alte documente, date şi informaţii pe care persoanele împuternicite să efectueze controlul le consideră relevante.

(3)  Procesul-verbal se întocmeşte în două exemplare, unul pentru persoanele împuternicite de Comisie să efectueze controlul şi celălalt pentru reprezentantul legal al entităţii, şi se semnează de ambele părţi.

(4) Ambele exemplare ale procesului-verbal se înregistrează în registrul de intrări-ieşiri al entităţii controlate, după caz, în registrul Comisiei, cu acelaşi număr şi aceeaşi dată.

(5) In cazul în care reprezentantul legal al entităţii refuză semnarea procesului-verbal, acest fapt se consemnează în procesul-verbal care se înregistrează în registrul de intrări-ieşiri al entităţii controlate, după caz, în registrul Comisiei.

(6) In cazul refuzului reprezentantului legal al entităţii de a semna procesul-verbal cu ocazia controlului la sediul Comisiei, acesta se transmite entităţii printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire, data primirii de către aceasta constituind data comunicării.

(7)  Numărul şi data procesului-verbal aferent controlului desfăşurat la sediul entităţii sunt înscrise de către persoanele împuternicite în registrul unic de control al acesteia.

Art. 16. - (1) La finalizarea controlului, persoanele împuternicite să efectueze controlul întocmesc raportul privind controlul efectuat.

(2) In raport se consemnează, fără a se limita la acestea, următoarele elemente:

a) data şi locul încheierii raportului;

b) perioada în care s-a desfăşurat controlul;

c) numele, prenumele şi calitatea celor care îl încheie;

d) decizia Comisiei în baza căreia a fost declanşat controlul;

e) datele de identificare a entităţii controlate şi reprezentantul legal al acesteia;

f) descrierea pe scurt a momentelor acţiunii, în conformitate cu tematica aferentă;

g) procesul-verbal prevăzut la art. 15;

h) descrierea documentelor sau a obiectelor care au fost verificate;

i) constatări privind respectarea sau nerespectarea prevederilor legale, precum şi orice aspecte relevante.

(3)  Raportul privind controlul efectuat se transmite entităţii prin unul dintre mijloacele prevăzute la art. 12 alin. (1).

(4) Entitatea controlată are dreptul de a formula obiecţiuni la raportul de control, sub semnătura reprezentantului legal.

(5) Entitatea controlată are obligaţia de a formula obiecţiile la raportul de control în scris şi de a le transmite în termen de 10 zile lucrătoare de la data primirii acestuia.

Art. 17. - (1) Pe baza raportului privind controlul şi a observaţiilor la acesta, prin decizie, Comisia poate aplica sancţiuni potrivit legislaţiei şi/sau dispune măsuri în scopul prevenirii sau remedierii oricăror situaţii care prejudiciază interesele participanţilor şi beneficiarilor la fondurile de pensii private.

(2) Entitatea controlată poate formula plângere prealabilă împotriva deciziei Comisiei prin care sunt aplicate sancţiuni sau dispuse măsuri, în conformitate cu dispoziţiile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările şi completările ulterioare.

CAPITOLUL III

Drepturile şi obligaţiile persoanelor împuternicite să efectueze controlul şi ale entităţilor supuse controlului

SECŢIUNEA 1

Drepturile şi obligaţiile persoanelor împuternicite să efectueze controlul

Art. 18. -In exercitarea atribuţiilor ce le revin, persoanele împuternicite să efectueze controlul au următoarele drepturi:

a) să aibă acces în spaţiile în care entitatea îşi desfăşoară activitatea, precum şi în spaţiile unde se află documentele şi sistemele informatice de evidenţă şi prelucrare a datelor;

b) să efectueze verificări în prezenţa reprezentantului legal al entităţii sau a persoanei desemnate să le însoţească în orice sediu şi incintă în care entitatea îşi desfăşoară activitatea, inclusiv în sediile societăţilor cărora le-au fost externalizate activităţi specifice sistemului de pensii private;

c) să solicite prezenţa la sediul Comisiei a reprezentantului legal al entităţii şi a altor persoane cu competenţe în vederea furnizării de informaţii şi de note explicative scrise, precum şi a prezentării de documente, înscrisuri, registre şi evidenţe contabile;

d) să solicite şi să verifice, în totalitate sau prin sondaj, orice informaţii, documente, fişiere, înscrisuri, registre şi evidenţe contabile care pot avea legătură cu activitatea entităţii, inclusiv cu activităţile externalizate de aceasta, după caz, precum şi sistemele informatice de evidenţă şi prelucrare a datelor;

e)  să ridice orice documente/situaţii întocmite şi copii ale oricărui document, fişier, înscris, registru şi înregistrare contabilă;

f) să solicite verbal sau în scris toate informaţiile şi explicaţiile referitoare la acţiunile şi operaţiunile desfăşurate de entitatea supusă controlului;

g) să solicite note explicative scrise reprezentantului legal al entităţii, tuturor angajaţilor acesteia, precum şi reprezentantului oricărei alte societăţi căreia i-au fost externalizate activităţi specifice sistemului de pensii private;

h) să stabilească şi să prezinte Comisiei concluziile, sancţiunile şi măsurile ce se consideră necesar a fi dispuse;

i) să verifice modul de ducere la îndeplinire a măsurilor dispuse de Comisie ca urmare a controlului efectuat.

Art. 19. -In exercitarea atribuţiilor ce le revin, persoanele împuternicite să efectueze controlul au următoarele obligaţii:

a)  să se identifice prezentând entităţii controlate actul de identitate;

b)  să prezinte entităţii controlate decizia de efectuare a controlului;

c)  să cunoască şi să aplice corect prevederile legislaţiei în vigoare în sistemul de pensii private;

d)    să păstreze confidenţialitatea asupra datelor şi informaţiilor obţinute cu ocazia controlului;

e) să efectueze controlul în aşa fel încât să afecteze cât mai puţin activitatea curentă a entităţii supuse controlului;

f) să utilizeze eficient timpul alocat controlului;

g)  să respecte programul de lucru al entităţii. Controlul se poate desfăşura şi în afara programului de lucru al entităţii, cu acordul scris al entităţii;

h) să propună măsuri acolo unde se constată încălcarea legislaţiei aplicabile în sistemul de pensii private, măsuri care au rolul de a remedia şi înlătura deficienţele constatate, precum şi de a sancţiona.

SECŢIUNEA a 2-a

Drepturile şi obligaţiile entităţii controlate

Art. 20. - Pe durata desfăşurării controlului entitatea are următoarele drepturi:

a) să fie notificată asupra declanşării controlului, cu excepţia situaţiei în care controlul are caracter inopinat;

b) să solicite amânarea controlului;

c) să solicite suspendarea controlului;

d) să beneficieze de asistenţă de specialitate sau juridică pe durata controlului;

e)  să beneficieze, din partea persoanelor împuternicite să efectueze controlul, de un tratament just şi echitabil;

f)  să fie prima căreia i se solicită furnizarea de informaţii, documente, date şi explicaţii pentru clarificarea şi justificarea activităţilor şi operaţiunilor întreprinse;

g) să fie informată cu privire la rezultatele controlului efectuat;

h) să formuleze obiecţiuni  la raportul  privind controlul efectuat;

i) să conteste măsurile şi sancţiunile dispuse prin actele Comisiei.

Art. 21. - Pe durata desfăşurării controlului entitatea are următoarele obligaţii:

a) să permită accesul persoanelor împuternicite să efectueze controlul în spaţiile în care se desfăşoară activitatea pentru care a fost autorizată/avizată, precum şi în spaţiile unde se află documentele aferente activităţii şi sistemele informatice utilizate;

b)  să răspundă, prin reprezentanţii săi legali, la solicitarea Comisiei de a se prezenta la data şi locul stabilite pentru efectuarea controlului;

c)  să permită şi să asigure efectuarea în bune condiţii a controlului şi să acorde sprijinul necesar desfăşurării acestuia;

d)   să pună la dispoziţia persoanelor împuternicite să efectueze controlul toate documentele, informaţiile, fişierele, înscrisurile, registrele şi evidenţele contabile aferente activităţii pe care o desfăşoară, ca urmare a solicitării persoanelor împuternicite să efectueze controlul;

e)   să pună la dispoziţia persoanelor împuternicite să efectueze controlul documentele în original, copiile certificate ale acestora, precum şi traducerea lor în limba română, după caz;

f)  să colaboreze pe întreaga perioadă de desfăşurare a controlului în vederea determinării stărilor de fapt, prin prezentarea în întregime a faptelor cunoscute şi a tuturor documentelor doveditoare;

g)  să formuleze în scris obiecţii la raportul de control, sub semnătura reprezentantului legal;

h) să pună la dispoziţia persoanelor împuternicite să efectueze controlul date şi informaţii complete şi conforme cu realitatea.

CAPITOLUL IV

Dispoziţii finale

Art. 22. - Termenele prevăzute de prezenta normă care expiră într-o zi de sărbătoare legală sau într-o zi nelucrătoare se vor prelungi până la sfârşitul următoarei zile lucrătoare.

Art. 23. - Constituie contravenţii următoarele fapte, dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii, să fie considerate infracţiuni:

a) împiedicarea ori sustragerea de la efectuarea controlului, prin   interzicerea   accesului   persoanelor  împuternicite   să efectueze controlul sau prin neprezentarea documentelor şi a actelor solicitate;

b) refuzul nejustificat sau obstrucţionarea sub orice formă a accesului persoanelor împuternicite să efectueze controlul;

c)  nerespectarea celorlalte obligaţii prevăzute în prezenta normă.

Art. 24. - Săvârşirea de către persoana fizică sau juridică a vreuneia dintre faptele prevăzute la art. 23 se sancţionează conform prevederilor art. 120 alin. (1), art. 121 alin. (1) lit. k), alin. (2)-(10) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, şi, respectiv, art. 140 alin. (1), art. 141 alin. (1) lit. g), alin. (2)-(10) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Art. 25. - Controalele în curs de desfăşurare la data intrării în vigoare a prezentei norme se vor continua potrivit acesteia, actele întocmite anterior rămânând valabile.