DECIZIE   Nr. 181 din 10 iulie 2009

privind aprobarea Procedurii de implementare a Programului national multianual pe perioada 2002-2012 de înfiintare si dezvoltare de incubatoare tehnologice si de afaceri

ACT EMIS DE: AGENTIA NATIONALA PENTRU IMPLEMENTAREA PROIECTELOR SI PROGRAMELOR PENTRU INTREPRINDERI MICI SI MIJLOCII

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 512 din 27 iulie 2009

Având în vedere prevederile anexei nr. 3/21/27 la Legea bugetului de stat pe anul 2009 nr. 18/2009, cu modificările şi completările ulterioare, ale art. 25 din Legea nr. 346/2004 privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi prevederile art. 3 lit. a) din Hotărârea Guvernului nr. 65/2009 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei pentru Implementarea Proiectelor şi Programelor pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii,

în temeiul prevederilor art. 5 alin. (3) din Hotărârea Guvernului nr. 65/2009 şi ale art. 15 alin. (5) din Ordinul ministrului întreprinderilor mici şi mijlocii, comerţului şi mediului de afaceri nr. 658/2009 privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Agenţiei pentru Implementarea Proiectelor şi Programelor pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii, cu modificările ulterioare,

preşedintele Agenţiei pentru Implementarea Proiectelor şi Programelor pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii emite prezenta decizie.

Art. 1. - Se aprobă Procedura de implementare a Programului naţional multianual pe perioada 2002-2012 de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare tehnologice şi de afaceri, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezenta decizie.

Art. 2. - Prezenta decizie se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi intră în vigoare la data publicării.

p. Preşedintele Agenţiei pentru Implementarea Proiectelor şi Programelor pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii,

Dumitru Nancu

ANEXĂ

PROCEDURĂ

de implementare a Programului naţional multianual pe perioada 2002-2012 de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare tehnologice şi de afaceri

1. Fundamentarea Programului

1.1. Strategia şi obiectivele Programului

1.1.1. Programul naţional multianual pe perioada 2002- 2012 de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare tehnologice şi de afaceri, denumit în continuare Program, are ca obiectiv general dezvoltarea sectorului întreprinderilor mici şi mijlocii (IMM) din România, prin înfiinţarea unor noi incubatoare de afaceri, precum şi prin îmbunătăţirea eficienţei incubatoarelor de afaceri deja existente.

1.1.2. Programul vizează în special:

a) crearea unui mediu de afaceri favorabil dezvoltării şi creşterii IMM-urilor;

b) promovarea culturii antreprenoriale şi îmbunătăţirea performanţelor manageriale;

c) consolidarea unui sector privat dinamic, capabil să facă faţă forţelor concurenţiale şi competiţiei internaţionale;

d) facilitarea accesului IMM-urilor la surse de finanţare, creşterea numărului de activităţi economice competitive, întărirea climatului investiţional, precum şi reducerea ratei şomajului în zonele-ţintă.

1.1.3. In cadrul Programului, autorităţile responsabile de implementarea acestuia la nivel naţional şi autorităţile publice locale partenere vor acorda alocaţii financiare nerambursabile şi vor pune la dispoziţia incubatoarelor de afaceri facilităţile necesare pentru a asigura funcţionalitatea acestora în beneficiul IMM-urilor selectate în cadrul Programului.

1.1.4. Programul constă în crearea unei reţele de incubatoare de afaceri în România, care va permite în principal:

a) dezvoltarea mediului economic local, regional, naţional şi internaţional, prin utilizarea mai eficientă a potenţialului economic şi uman existent în zonă;

b) înfiinţarea şi dezvoltarea de IMM-uri inovative, capabile să utilizeze în mod eficient resursele existente şi care, la finalul perioadei de incubare, se vor afla într-o situaţie stabilă din punct de vedere financiar;

c) crearea unei relaţii eficiente între potenţialul tehnologic şi antreprenorial al zonelor-ţintă;

d) dezvoltarea unei infrastructuri de afaceri capabile să facă faţă presiunilor concurenţiale;

e) favorizarea accesului IMM-urilor incubate la informaţii, servicii de consultanţă profesională, surse de finanţare, precum şi la servicii şi echipamente specifice;

f) creşterea numărului de locuri de muncă şi dezvoltarea economică a regiunilor-ţintă;

g) promovarea unei cooperări strânse între principalii parteneri la nivel naţional, regional şi local pentru realizarea unei dezvoltări economice susţinute;

h) corelarea activităţilor incubatoarelor de afaceri cu cele ale operatorilor economici existenţi în zonă.

2. Cadrul instituţional şi resursele Programului

2.1. Cadrul legal

Programul se derulează pe perioada 2002-2012, conform:

a) Hotărârii Guvernului nr. 290/2006 pentru aprobarea Strategiei de stimulare a dezvoltării reţelei naţionale de incubatoare de afaceri, conform căreia „Strategia va asigura crearea şi consolidarea unei reţele naţionale de incubatoare în România, prin dezvoltarea unor programe integrate de susţinere a acestora, până în 2013";

b) prevederilor anexei nr. 3/21/27 la Legea bugetului de stat pe anul 2009 nr. 18/2009, cu modificările şi completările ulterioare;

c) Planului de acţiune al Programului de ţară pentru România 2005-2009, aprobat de Guvernul României, şi Programului Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare, în baza Acordului-standard de asistenţă pentru dezvoltare semnat de ambele părţi pe 23 ianuarie 1991, completat de Acordul pentru amendarea Acordului dintre Guvernul României şi Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare, semnat la 23 aprilie 2004;

d) prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 65/2009 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei pentru Implementarea Proiectelor şi Programelor pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii, art. 4 alin. (1) lit. A pct. 9. Agenţia „exercită calitatea de Agenţie naţională de execuţie în implementarea Programului naţional multianual de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare de afaceri, derulat conform Memorandumului de înţelegere încheiat cu Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare România (PNUD)";

e) prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 482/2005 pentru aprobarea suplimentării bugetului Programului naţional multianual pe perioada 2002-2005 de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare tehnologice şi de afaceri prin contribuţia obţinută de către Guvernul României din partea Guvernului Japoniei şi provenind din Fondul de contrapartidă şi a Convenţiei de utilizare a fondului de contrapartidă, încheiate între Ministerul Finanţelor Publice, în calitate de „gestionar" al fondului de contrapartidă, şi PNUD, în calitate de „beneficiar";

f) Memorandumului din 30 martie 2009 (Memorandum din 2009) de înţelegere între Agenţia pentru Implementarea Proiectelor şi Programelor pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii din România şi Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare privind Programul naţional multianual pe perioada 2002-2012 de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare tehnologice şi de afaceri;

g) Acordului de cofinanţare pentru Programul naţional multianual pe perioada 2002-2012 de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare tehnologice şi de afaceri.

Politicile operaţionale majore aplicabile în derularea Programului vor fi aprobate de către preşedintele Agenţiei pentru Implementarea Proiectelor şi Programelor pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii, denumită în continuare AIPPIMM, iar monitorizarea implementării Programului, conform obiectivelor stabilite prin prezenta procedură, se va realiza de către oficiile teritoriale pentru întreprinderi mici şi mijlocii şi cooperaţie, denumite în continuare OTIMMC.

2.2. Bugetul Programului

(1) Contribuţia AIPPIMM pentru anul 2009 este de 2.000.000 lei, în conformitate cu prevederile anexei nr. 3/21/27 la Legea nr. 18/2009, cu modificările şi completările ulterioare, şi va fi distribuită în funcţie de Planul de acţiuni propus de PNUD şi aprobat de preşedintele AIPPIMM.

(2) Contravaloarea alocaţiei de la bugetul Programului pentru reabilitarea spaţiilor fiecărei locaţii destinate desfăşurării activităţii de incubare este de maximum 500.000 lei pentru incubatoarele noi şi de maximum 200.000 lei pentru incubatoarele existente, aprobate pentru a intra în procesul de modernizare şi/sau de extindere. Pentru dotarea şi utilarea incubatoarelor noi, se va aloca o sumă maximă de 130.000 lei, iar pentru reutilări ca urmare a uzurii fizice şi morale a dotărilor şi echipamentelor existente la incubatoarele în funcţiune, o sumă de 50.000 lei.

(3) Fondurile destinate Programului vor fi distribuite cu titlu de alocaţii financiare nerambursabile, în conformitate cu prezenta procedură, după cum urmează:

a) fonduri alocate pentru amenajarea şi reabilitarea spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare, incluzând în limita fondurilor disponibile şi achiziţionarea de echipamente de calcul, mobilier şi altele asemenea, necesare pentru dotarea corespunzătoare a incubatoarelor de afaceri;

b) fonduri alocate pentru activităţile specifice perioadei de preincubare, precum şi pentru administrarea incubatoarelor de afaceri;

c) fonduri destinate susţinerii activităţilor specifice incubatoarelor de afaceri, materializate prin alocaţii financiare periodice nerambursabile, alocate în condiţiile prevăzute de prezenta procedură.

(4) Fondurile derulate prin intermediul Programului vor fi transferate prin intermediul PNUD. In calitate de agenţie de implementare, PNUD poate transfera fondurile derulate în cadrul Programului prin intermediul autorităţilor publice locale responsabile la nivel regional de implementarea Programului, precum şi prin intermediul administratorilor de incubatoare în baza unor conturi bancare cu destinaţii speciale, deschise în condiţiile legii numai cu aprobarea AIPPIMM.

(5) Autorităţile publice locale sau administratorii de incubatoare prevăzuţi la alin. (4) vor transfera fondurile către beneficiarii finali numai în condiţiile prestabilite şi numai ca urmare a aprobărilor transmise în scris de către AIPPIMM.

(6) Bugetul poate fi suplimentat cu surse atrase de la alţi parteneri numai cu avizul PNUD şi cu aprobarea preşedintelui AIPIMM.

(7) Contribuţia PNUD pentru finanţarea Programului este de 10% din contribuţia alocată de AIPPIMM de la bugetul de stat, conform Acordului de cofinanţare dintre AIPPIMM şi PNUD.

(8) Alocaţiile prevăzute la alin. (2) vor putea fi modificate prin decizie a preşedintelui AIPPIMM, în limita fondurilor disponibile, numai în baza unei justificări corespunzătoare prezentate de PNUD şi OTIMMC.

3. Managementul Programului

3.1. Autorităţile implicate în implementarea Programului

a) AIPPIMM este coordonatorul naţional al Programului;

b) OTIMMC exercită atribuţiile de agenţie naţională de execuţie a Programului sub îndrumarea coordonatorului naţional al Programului, desemnat de către preşedintele AIPPIMM, conform Regulamentului de organizare si funcţionare al AIPPIMM;

c) PNUD, în calitate de agenţie de implementare a Programului, va asigura implementarea corespunzătoare a Programului în numele AIPPIMM.

3.1.1. AIPPIMM va încheia acorduri de finanţare cu autorităţile publice locale în scopul amenajării şi reabilitării spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare.

3.1.2. In cadrul Programului va fi constituită echipa de Program, care răspunde de derularea tuturor activităţilor menţionate în prezenta procedură. Această echipă va fi îndrumată de către coordonatorul naţional al Programului, desemnat conform Regulamentului de organizare şi funcţionare al AIPPIMM. Echipa de Program va răspunde de elaborarea şi prezentarea rapoartelor trimestriale, semestriale şi a planurilor de lucru. Echipa de Program va include consultanţi de specialitate şi personal administrativ.

3.1.3. Selecţia şi recrutarea personalului echipei de Program se vor face de către o comisie formată din reprezentanţi PNUD, prin intermediul unui proces de interviuri structurat şi deschis, conform procedurilor PNUD.

3.1.4. Atribuţiile AIPPIMM:

a) aprobă modificări de procedură, actualizări de costuri, eliminarea unor deficienţe, introducerea unor noi acţiuni;

b) aprobă planul anual de lucru pe 2009 întocmit de echipa de Program;

c) coordonează echipa de proiect, prin intermediul coordonatorului naţional al Programului, desemnat în cadrul AIPPIMM;

d) aprobă planul de acţiuni pe perioade scurte şi lungi, întocmit de OTIMMC, în vederea implementării Programului;

e) supraveghează îndeplinirea tuturor obiectivelor, activităţilor şi a strategiei Programului, aşa cum sunt definite în documentul-proiect;

f) monitorizează stadiul implementării Programului în raport cu obiectivele acestuia;

g) conduce procesul de selecţie a administratorului de incubator;

h) colaborează în vederea asigurării sprijinului necesar pentru implementarea Programului din partea autorităţilor publice centrale şi locale;

i) asigură promovarea incubatoarelor de afaceri, pentru a contribui la gradul de conştientizare a publicului şi crearea unei imagini pozitive privind reţeaua naţională de incubatoare de afaceri, prin participarea la conferinţe de presă şi la alte evenimente mass-media;

j) acordă asistenţă pentru atragerea potenţialilor beneficiari ai Programului, care au perspective reale de dezvoltare;

k) organizează vizite de lucru şi participă la evenimentele organizate în cadrul incubatorului;

l) promovează activităţi menite să faciliteze informarea reciprocă, îmbunătăţirea nivelului de cunoştinţe manageriale pentru administratori sau firme incubate;

m) încheie contractele-cadru de administrare cu autorităţile locale şi cu administratorii de incubatoare;

n) aprobă lista necesarului de dotare a incubatoarelor, propus de PNUD;

o) aprobă cuantumul şi condiţiile de alocare a fondurilor suplimentare destinate extinderii ulterioare a spaţiilor incubatoarelor de afaceri sau susţinerii ori dezvoltării unor incubatoare de afaceri deja înfiinţate.

3.1.5. Atribuţiile OTIMMC:

a) propun modificări de procedură, actualizări de costuri, eliminarea unor deficienţe şi introducerea de noi acţiuni;

b) propun planul de acţiuni la nivel local pe perioade scurte şi lungi, în vederea implementării Programului;

c) supraveghează la nivel local îndeplinirea tuturor obiectivelor, activităţilor şi a strategiei Programului, aşa cum sunt definite în documentul proiect;

d) monitorizează la nivel local stadiul implementării Programului în raport cu obiectivele acestuia;

e) participă la stabilirea prevederilor contractului-cadru de administrare şi ale contractului-cadru de incubare;

f) controlează şi avizează rapoartele înaintate de echipa de Program din cadrul PNUD, referitoare la bugetele şi raportările financiare, precum şi raportările privind stadiul de realizare a Programului;

g) analizează cuantumul subvenţiilor acordate firmelor incubate şi realizarea de către acestea a indicatorilor de performanţă stabiliţi la intrarea în incubator;

h) colaborează împreună cu PNUD în vederea asigurării sprijinului necesar pentru implementarea Programului din partea autorităţilor publice centrale şi locale;

i) asigură promovarea la nivel local a incubatoarelor de afaceri, pentru a contribui la gradul de conştientizare a publicului şi crearea unei imagini pozitive privind reţeaua naţională de incubatoare de afaceri, prin participarea la conferinţe de presă şi la alte evenimente mass-media;

j) acordă asistenţă pentru atragerea potenţialilor beneficiari ai Programului, care au perspective reale de dezvoltare;

k) organizează vizite de lucru şi participă la evenimentele organizate în cadrul incubatorului;

l) promovează activităţi menite să faciliteze informarea reciprocă, îmbunătăţirea nivelului de cunoştinţe manageriale pentru administratori sau firme incubate.

3.1.6. Atribuţiile echipei de Program

Echipa de Program constituită în cadrul PNUD va avea următoarele responsabilităţi şi atribuţii:

a) asigură managementul Programului şi supraveghează implementarea corespunzătoare a acestuia;

b) întocmeşte planul anual de lucru pe 2009;

c) prezintă către AIPPIMM şi OTIMMC, după caz, rapoarte financiare documentate, precum şi rapoarte privind stadiul de realizare a Programului;

d) stabileşte şi menţine comunicarea dintre autorităţile implicate în implementarea Programului;

e) stabileşte contacte cu diverse autorităţi publice, organizează conferinţe de presă şi alte evenimente mass-media, în vederea atragerii de fonduri suplimentare la bugetul Programului, precum şi pentru promovarea incubatoarelor de afaceri şi crearea unei imagini pozitive privind reţeaua naţională a incubatoarelor de afaceri;

f) evaluează şi propune spre aprobare AIPPIMM locaţiile destinate pentru înfiinţarea de noi incubatoare de afaceri sau dezvoltarea celor existente;

g) participă la stabilirea condiţiilor specifice acordurilor de finanţare, ce se vor încheia între AIPPIMM şi autorităţile publice locale în scopul amenajării şi reabilitării spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare;

h) achiziţionează conform procedurilor PNUD echipamentele necesare amenajării incubatoarelor de afaceri;

i) participă alături de AIPPIMM, OTIMMC şi administratorul de incubator la selecţia IMM-urilor care vor fi desemnate participante în cadrul Programului;

j) stabileşte cu aprobarea AIPPIMM prevederile contractului-cadru de administrare şi ale contractului-cadru de incubare;

k) propune spre aprobare AIPPIMM cuantumul şi condiţiile de alocare a fondurilor suplimentare destinate extinderii ulterioare a spaţiilor incubatoarelor de afaceri sau susţinerii ori dezvoltării unor incubatoare de afaceri deja înfiinţate;

l) stabileşte destinaţia fondurilor suplimentare atrase la bugetul Programului, după o consultare prealabilă cu OTIMMC şi cu AIPPIMM;

m) stabileşte, cu aprobarea AIPPIMM, categoriile de cheltuieli eligibile cu privire la amenajarea şi reabilitarea spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare, activităţile de preincubare, decontarea costurilor referitoare la utilităţi şi a serviciilor de asistenţă şi consultanţă de specialitate;

n) monitorizează şi coordonează, prin intermediul unor instrucţiuni transmise în scris, activitatea desfăşurată de administratorii incubatoarelor şi de firmele incubate;

o) transmite AIPPIMM şi OTIMMC trimestrial raportarea privind indicatorii de performanţă;

p) aprobă rapoartele financiare şi de activitate întocmite de administratorii incubatoarelor si le prezintă spre aprobare AIPPIMM;

q) supun spre aprobare AIPPIMM planul de afaceri pentru incubatoare, criteriile şi procedurile folosite pentru selectarea, admiterea şi promovarea beneficiarilor Programului, prevederile contractului-cadru de administrare, prevederile contractului-cadru de incubare, politica de preţuri sau nivelul subvenţiilor etc.

3.2. Raportarea, monitorizarea şi evaluarea periodică a Programului

3.2.1. Activităţile Programului vor fi derulate şi monitorizate pe baza planului anual de activităţi elaborat şi actualizat de echipa de Program, în conformitate cu prezenta procedură.

3.2.2. Echipa de Program va elabora rapoartele financiare şi cele privind stadiul de realizare a Programului, pe care le prezintă la AIPPIMM, după cum urmează:

a) trimestrial: raport narativ privind stadiul de realizare a Programului;

b) semestrial: raport financiar însoţit de documentele justificative (cu evidenţierea alocaţiilor financiare nerambursabile acordate IMM incubate), raport narativ (cu evidenţierea activităţii firmelor incubate, a indicatorilor de performanţă realizaţi şi a activităţii administratorilor).

3.2.3. Programul va fi supus unui proces de evaluare cu 6 luni înainte de data prevăzută pentru încheierea sa. Organizarea, planificarea şi termenii de referinţă se vor stabili după consultări între părţile responsabile cu implementarea Programului.

3.2.4. PNUD va face un audit anual al Programului cu un auditor independent selecţionat prin competiţie, iar rapoartele anuale vor fi prezentate în copie la AIPPIMM.

(1) Lunar se va ţine o şedinţă de lucru la care vor participa reprezentanţi decizionali de la AIPPIMM, PNUD, managerul echipei de Program, autoritatea locală şi administratorul incubatorului. La şedinţa ultimului ciclu de incubator va fi dezbătut raportul final al Programului. Acesta va fi elaborat cu cel puţin două luni înainte de data şedinţei finale, pentru a permite evaluarea activităţilor efectuate.

(2) Programul va fi supus unui proces de evaluare cu 6 luni înainte de data prevăzută pentru încheierea sa. Organizarea, planificarea şi termenii de referinţă se vor stabili după consultări între părţile responsabile cu implementarea Programului.

(3) Programul va fi supus unui proces de audit în fiecare an, efectuat de către un auditor independent.

3.3. Evaluarea finală şi concluziile Programului

3.3.1. Performanţele incubatoarelor de afaceri trebuie analizate în primul rând din perspectiva rezultatelor obţinute, dar şi prin prisma impactului pe care l-au avut în mediul de afaceri al regiunii în care funcţionează, precum şi a dezvoltării economice. Impactul Programului se reflectă în cuantificarea performanţelor incubatoarelor de afaceri obţinute pe termen mediu sau lung, precum şi în rata de ocupare a acestuia la un anumit moment dat.

3.3.2. Raportul final de evaluare a Programului trebuie să conţină şi impactul activităţii incubatorului din perspectiva creării unor noi locuri de muncă.

3.3.3. In vederea cuantificării rezultatelor incubatoarelor de afaceri pe arii specifice de acţiune vor trebui luaţi în considerare o serie de indicatori. Datele vor fi obţinute de la administratorii de incubatoare, care vor avea obligaţia de a monitoriza pe parcursul celor 3 ani ai incubării, dar şi după incubare încă 2 ani, următorii indicatori:

a) rata de supravieţuire a beneficiarilor Programului după terminarea perioadei de incubare, fapt care va genera o imagine generală a rezultatelor Programului;

b) numărul de locuri de muncă nou-create în perioada de incubare (minimum 3);

c) dezvoltarea economică a ariei geografice de amplasare a incubatoarelor;

d) rezultatele economice obţinute;

e) serviciile prestate şi calitatea acestora.

4. Beneficiarii Programului

4.1. Criterii de selecţie a beneficiarilor Programului

4.1.1. Beneficiarii Programului sunt potenţiali întreprinzători care intenţionează să înfiinţeze o întreprindere în conformitate cu legislaţia naţională sau întreprinderi deja înfiinţate, cu cel mult 2 ani de activitate de la data înregistrării cererii pentru înscrierea în incubator, care, la data solicitării, îndeplinesc cumulativ condiţiile de încadrare în categoria IMM-urilor, stabilite de Legea nr. 346/2004 privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi criteriile de eligibilitate prevăzute în prezenta procedură.

4.1.2. In cadrul Programului sunt definite ca IMM-uri nou-înfiinţate acele societăţi care îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:

a) prezintă, în termen de 30 de zile de la data selecţiei, dovada înmatriculării întreprinderii la oficiul registrului comerţului de pe lângă tribunalul unde îşi are sediul întreprinderea;

b) au sediul în sfera teritorială a incubatorului de afaceri care face obiectul prezentei proceduri;

c) se încadrează în categoria IMM-urilor şi sunt clasificate ca întreprinderi autonome, potrivit Legii nr. 346/2004, cu modificările şi completările ulterioare;

d) desfăşoară numai activităţi de producţie de bunuri şi/sau de prestări de servicii.

4.1.3. In cadrul Programului sunt definite ca IMM-uri cu istoric de funcţionare IMM-urile care la data depunerii cererii de participare în cadrul Programului au o perioadă de funcţionare de până la 2 ani şi îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:

a) au sediul social în zonele-ţintă în care sunt amplasate incubatoarele de afaceri care fac obiectul prezentei proceduri;

b) se încadrează în categoria IMM-urilor şi sunt clasificate ca întreprinderi autonome, potrivit Legii nr. 346/2004, cu modificările şi completările ulterioare;

c) prezintă un bilanţ contabil pozitiv în ultimul an fiscal;

d) au un număr mediu scriptic de minimum 3 salariaţi în anul fiscal anterior incubării;

e) desfăşoară numai activităţi de producţie de bunuri şi/sau prestări de servicii;

f) nu sunt în stare de faliment ori lichidare, nu au afacerile administrate de unjudecător-sindic, nu au activităţile comerciale suspendate.

4.1.4. Nu beneficiază de prevederile Programului, fără a se limita la acestea: societăţile bancare, societăţile de asigurare şi reasigurare, societăţile de administrare a fondurilor financiare de investiţii, societăţile de valori imobiliare, societăţile cu activitate principală de comerţ, activităţi de intermedieri financiare, activităţi auxiliare intermedierilor financiare, activităţi de intermedieri imobiliare, întreprinderile din sectoarele de activitate referitoare la producţia, prelucrarea şi comercializarea produselor agricole, precum şi cele din industria de pescuit şi din industria carboniferă.

4.2. Procedura de selecţie a beneficiarilor Programului

4.2.1. In vederea obţinerii informaţiilor şi a documentaţiei necesare pentru înscrierea în Program, precum şi pentru depunerea solicitărilor de înscriere pentru procesul de instruire, potenţialii beneficiari ai Programului se vor adresa administratorului incubatorului, la sediul acestuia sau la sediul incubatorului ori la sediul OTIMMC. Informaţii referitoare la Program şi la procesul de instruire a potenţialilor beneficiari ai Programului vor fi disponibile şi pe paginile de internet ale autorităţilor publice locale, PNUD şi AIPPIMM.

4.2.2. In urma serviciilor de asistenţă prestate de administratorul incubatorului în procesul de preincubare, potenţialii beneficiari vor transmite acestuia documentaţia necesară pentru înscrierea la selecţia pentru includerea în Program. Documentaţia va cuprinde:

a) opisul documentelor depuse;

b) cererea-tip/formular de înscriere, care se completează, prin tehnoredactare, în limba română şi poartă semnătura în original a solicitantului;

c) copia actului de identitate al întreprinzătorului/ administratorului întreprinderii, autorizat să semneze cererea-tip şi să susţină proiectul în faţa comisiei de evaluare;

d) un proiect de dezvoltare sau planul de afaceri al firmei;

e) o declaraţie pe propria răspundere privind intenţia de a înfiinţa o întreprindere odată cu admiterea în incubator;

f) după caz, alte documente solicitate de administratorul incubatorului.

4.2.3. Potenţialii beneficiari care au un istoric de funcţionare, în condiţiile prezentei proceduri, vor depune, în plus faţă de documentele menţionate la pct. 4.2.2 lit. a)-d) şi f), următoarele documente:

a) certificat constatator, în original, emis de oficiul registrului comerţului de pe lângă tribunalul unde îşi are sediul întreprinderea, în care trebuie să se menţioneze reprezentanţii legali ai acesteia, precum şi domeniile de activitate ale întreprinderii solicitante;

b) copie de pe actul constitutiv al întreprinderii;

c) copii de pe bilanţul contabil pentru ultimul an fiscal, vizate şi înregistrate de organele competente, semnate pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al întreprinderii;

d) declaraţie pe propria răspundere privind numărul mediu anual de personal în anul fiscal precedent;

e) declaraţie pe propria răspundere privind încadrarea în categoria IMM-urilor şi clasificarea ca întreprindere autonomă, potrivit Legii nr. 346/2004, cu modificările şi completările ulterioare;

f) certificat de atestare fiscală privind îndeplinirea obligaţiilor de plată către bugetul general consolidat;

g) certificat de atestare fiscală cu privire la îndeplinirea obligaţiilor de plată către bugetul local;

h) cazier fiscal emis de autorităţile competente cu cel mult 15 zile înainte de data depunerii cererii;

i) după caz, alte documente solicitate de administratorul incubatorului.

4.2.4. Selecţia întreprinzătorilor în vederea includerii în Program se va face de o comisie de evaluare din a cărei componenţă vor face parte reprezentanţi ai autorităţilor publice locale, AIPPIMM, OTIMMC, PNUD, ai administratorului incubatorului.

4.2.5. Selecţia beneficiarilor se va face în baza unei metodologii de selecţie elaborate de către administratorul incubatorului, aprobată de AIPPIMM şi de PNUD, şi va consta în evaluarea planului de afaceri depus şi în susţinerea unui interviu de către întreprinzători în faţa comisiei de evaluare. In aprecierea proiectelor, comisia de evaluare va ţine cont de criteriul de fezabilitate al acestor propuneri, evidenţiind următoarele aspecte: ideea de afaceri, capacitatea creării de locuri de muncă, planul de marketing, structura organizaţională, resursele financiare, riscurile şi oportunităţile afacerii, resursele umane necesare etc.

4.2.6. Ca urmare a procesului de deliberare, comisia de evaluare va selecta întreprinzătorii care vor fi incluşi în cadrul Programului. Numărul de întreprinzători, format din IMM-uri nou-înfiinţate şi IMM-uri cu un istoric de funcţionare, va fi stabilit de AIPPIMM în baza contractului-cadru de administrare. Raportul dintre numărul de IMM-uri nou-înfiinţate şi cele cu un istoric de funcţionare, selectate pentru participarea la Program, va fi stabilit de comisia de evaluare în funcţie de documentele depuse şi de criteriile de fezabilitate ale proiectelor prezentate.

4.2.7. Rezultatul procesului de evaluare va fi comunicat în scris solicitanţilor în termen de 5 zile lucrătoare de la data evaluării proiectelor.

4.2.8. Eventualele contestaţii asupra rezultatelor evaluării vor fi depuse în termen de 3 zile lucrătoare de la comunicarea rezultatelor şi vor fi soluţionate de comisia de evaluare în termen de 3 zile lucrătoare de la data depunerii acestora.

4.3. Contractul-cadru de incubare

4.3.1. Beneficiarii desemnaţi de comisia de evaluare ca participanţi în cadrul Programului vor semna, individual, cu administratorul incubatorului, în condiţiile stabilite de prezenta procedură şi în concordanţă cu principiile agreate cu PNUD şi aprobate de AIPPIMM, un contract-cadru de incubare încheiat pe o perioadă de 3 ani.

4.3.2. Contractul-cadru de incubare va cuprinde, printre altele, clauze referitoare la:

a) durata de activitate a beneficiarilor Programului în cadrul incubatorului;

b) condiţiile de închiriere a spaţiilor, suprafaţa, rata chiriei;

c) modalităţile de plată;

d) serviciile asigurate gratuit şi serviciile asigurate contra cost, în conformitate cu prezenta procedură;

e) condiţiile de participare la servicii de informare, training şi documentare;

f) modalităţile de raportare;

g) soluţionarea eventualelor litigii;

h) condiţiile de excludere din incubatorul de afaceri şi sancţiunile aplicabile;

i) subvenţiile şi granturile asigurate de Program.

4.3.3. In cadrul contractului-cadru de incubare, administratorul incubatorului, care poate fi o persoană juridică, inclusiv un OTIMMC, este responsabil pentru managementul incubatorului de afaceri şi se obligă să asigure buna funcţionare a acestuia prin asigurarea cu utilităţi a spaţiilor de lucru, încheierea de contracte de prestări de servicii şi utilităţi, asigurarea serviciilor de telecomunicaţii, servicii de pază, curăţenie, personal administrativ şi consiliere/instruire, prevăzute de prezenta procedură.

4.3.4. In cazul în care oricare dintre beneficiarii Programului nu îşi respectă din culpă obligaţiile contractuale, precum şi în cazul în care un beneficiar vrea să se retragă sau intră în faliment, administratorul incubatorului, cu acordul prealabil al AIPPIMM şi după notificarea beneficiarului vizat, va rezilia contractul de incubare încheiat cu acesta. Rezilierea contractului de incubare va atrage excluderea beneficiarului din cadrul Programului şi va da dreptul AIPPIMM de a solicita rambursarea integrală a sumelor primite de beneficiarul exclus, cu titlu de alocaţii financiare nerambursabile, precum şi obligarea acestuia la plata de daune ce au rezultat ca urmare a neîndeplinirii obligaţiilor contractuale.

4.3.5. Excluderea unei IMM incubate din cadrul Programului va putea atrage înlocuirea acesteia cu un potenţial beneficiar eligibil, selecţionat în condiţiile stabilite de administratorul incubatorului şi în concordanţă cu instrucţiunile PNUD.

4.3.6. PNUD şi AIPPIMM îşi rezervă dreptul ca în baza unor motive temeinice să solicite părţilor semnatare modificarea sau renegocierea contractelor-cadru de incubare.

4.4. Responsabilităţile beneficiarilor Programului

4.4.1. Pe întreaga perioadă de derulare a Programului, beneficiarii acestuia se obligă să respecte condiţiile contractuale asumate prin contractul-cadru de incubare încheiat cu administratorul incubatorului, precum şi toate modificările sau completările subsecvente ale acestuia.

4.4.2. Participarea beneficiarilor la Program este condiţionată de îndeplinirea cumulativă a următoarelor condiţii:

a) înfiinţarea, în primul an de funcţionare în incubatorul de afaceri, a cel puţin 3 locuri de muncă şi menţinerea acestora pe întreaga perioadă de derulare a Programului;

b) luarea tuturor măsurilor necesare, precum şi depunerea tuturor diligentelor menite să sporească performanţele economice, materializate prin creşterea cifrei de afaceri pe fiecare an fiscal;

c) încheierea de contracte comerciale cu parteneri economici şi din afara ariei geografice de amplasare a incubatorului de afaceri;

d) îndeplinirea tuturor obligaţiilor exigibile de plată a impozitelor, taxelor şi datoriilor către bugetul de stat şi/sau bugetele locale;

e) obligaţia de a pleca din incubator după terminarea perioadei de incubare de 3 ani. Derogări în acest sens se pot obţine numai la recomandarea administratorului şi cu aprobarea AIPPIMM, însă fără continuarea sprijinului financiar.

4.4.3. Neîndeplinirea din culpă a obligaţiilor prezentate mai sus va putea atrage rezilierea contractului de incubare şi excluderea beneficiarului din cadrul Programului, precum şi aplicarea măsurilor prevăzute de prezenta procedură.

4.5. Beneficiile Programului

4.5.1. Beneficiarii Programului selectaţi în scopul incubării vor beneficia de sprijin financiar şi de asistenţă de specialitate în cadrul Programului, ceea ce le va permite să îşi îmbunătăţească performanţele economice şi să devină în final independenţi din punct de vedere financiar pe termen mediu şi lung, fiind în măsură în acelaşi timp să ofere produse şi servicii competitive.

4.5.2. Beneficiile Programului se materializează prin punerea la dispoziţia beneficiarilor Programului de spaţii de birouri, spaţii de producţie în limita disponibilităţii acestora în cadrul incubatorului de afaceri, închiriate în condiţii avantajoase, servicii administrative prestate prin intermediul administratorului incubatorului, asistenţă şi consultanţă de specialitate acordată contra cost, la preţuri avantajoase, de către sau prin intermediul administratorului incubatorului, precum şi alocaţii financiare nerambursabile.

4.5.3. Serviciile administrative prestate de administratorul incubatorului urmăresc buna funcţionare a incubatorului de afaceri, menţinerea în condiţii optime a spaţiilor individuale puse la dispoziţia beneficiarilor Programului, precum şi a spaţiilor comune, incluzând spaţiile destinate pentru întâlniri de afaceri, expoziţii, instruiri etc, prin asigurarea acestora cu utilităţi (energie termică, electrică, apă, gaz etc), servicii de telecomunicaţii, servicii de pază, curăţenie etc. De asemenea, administratorul incubatorului va presta beneficiarilor Programului, pe întreaga perioadă de incubare, servicii comune referitoare la cooperarea dintre investitori în cadrul incubatorului, prevenirea actelor ce ar putea avea un impact negativ asupra mediului, servicii de informare, documentare şi secretariat etc.

4.5.4. Serviciile de asistenţă şi consultanţă de specialitate vor fi prestate de administratorul incubatorului, direct sau prin persoane specializate, la preţuri avantajoase, în funcţie de oportunitatea şi solicitarea acestor servicii de către beneficiarii Programului. Administratorii incubatoarelor vor avea un drept prioritar în raport cu alţi prestatori de servicii de asistenţă şi consultanţă de specialitate, în condiţii de preţ şi calitate egale. Aceste servicii, nelimitativ prezentate, pot fi:

a) consultanţă şi asistenţă în elaborarea planurilor de afaceri şi de marketing, a studiilor de fezabilitate şi a surselor şi metodelor de finanţare a investiţiilor în scopul contractării altor finanţări nerambursabile complementare;

b) consultanţă şi instruire în managementul afacerilor şi managementul investiţiilor;

c) asistenţă în procesul de dezvoltare de noi produse şi servicii;

d) asistenţă pentru dezvoltarea de parteneriate naţionale şi internaţionale;

e) servicii de training, traduceri şi publicitate;

f) consultanţă privind protejarea drepturilor de proprietate intelectuală şi industrială;

g) asistenţă pentru corelarea activităţilor beneficiarilor Programului cu cele ale întreprinderilor existente în zonă;

h) asistenţă în scopul diversificării capacităţii beneficiarilor Programului de a-şi comercializa produsele şi/sau serviciile în afara zonei de amplasare a incubatorului de afaceri;

i) asistenţă în desfăşurarea activităţilor de selecţie şi recrutare de personal;

j) asistenţă pentru implementarea procedurilor specifice de lucru în conformitate cu normele europene în domeniul calităţii.

4.5.5. Pe întreaga perioadă de derulare a Programului, beneficiarii acestuia vor primi sprijin financiar prin alocarea unor fonduri nerambursabile periodice, în condiţiile stabilite prin contractul-cadru de incubare, după următorul grafic de finanţare:

a) în primul an de participare la Program, suma maximă anuală a ajutorului financiar nerambursabil este de 40.000 lei, distribuită astfel:

- 60% din valoarea fără TVA a cheltuielilor aferente înfiinţării beneficiarului, în cazul în care acesta este o IMM nou-înfiinţată;

- 40% din valoarea fără TVA a utilităţilor comune aferente funcţionării incubatorului de afaceri, distribuite fiecărui beneficiar al Programului, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

- 30% din valoarea totală fără TVA a serviciilor de asistenţă şi consultanţă de specialitate;

b) în al doilea an de participare la Program, suma maximă anuală a ajutorului financiar nerambursabil este de 30.000 lei, distribuită astfel:

- 30% din valoarea fără TVA a utilităţilor comune aferente funcţionării incubatorului de afaceri, distribuite fiecărui beneficiar al Programului, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

- 20% din valoarea totală fără TVA a serviciilor de asistenţă şi consultanţă de specialitate;

c) în al treilea an de participare la Program, suma maximă anuală a ajutorului financiar nerambursabil este de 25.000 lei, distribuită astfel:

- 20% din valoarea fără TVA a utilităţilor comune aferente funcţionării incubatorului de afaceri, distribuite fiecărui beneficiar al Programului, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

- 15% din valoarea totală fără TVA a serviciilor de asistenţă şi consultanţă de specialitate.

4.5.6. In limita plafoanelor menţionate anterior, beneficiarii Programului pot solicita, prin intermediul administratorului, ajutoare financiare nerambursabile destinate activităţilor de dezvoltare a afacerilor, cum ar fi participarea la târguri şi expoziţii, obţinerea certificărilor ISO specifice activităţii desfăşurate, proiectarea şi găzduirea unei pagini web etc. Eligibilitatea acestor cheltuieli, precum şi cuantumul acestora vor fi stabilite de PNUD, cu aprobarea AIPPIMM.

4.5.7. Atragerea de fonduri suplimentare la bugetul Programului va putea determina majorarea plafonului fondurilor nerambursabile periodice sau diversificarea cheltuielilor eligibile ori acordarea unor ajutoare financiare separate. Cuantumul, condiţiile de transferare, precum şi destinaţia acestor fonduri nerambursabile suplimentare vor fi stabilite de PNUD, după aprobarea AIPPIMM.

5. Dispoziţii finale

5.1. Prevederile prezentei proceduri vor putea fi modificate prin decizie a preşedintelui AIPPIMM în urma unor consultări prealabile cu PNUD.

5.2. Evaluarea şi selecţia locaţiilor, fondurile, costurile şi administrarea incubatoarelor

5.2.1. Procedura generală pentru înfiinţarea incubatoarelor de afaceri debutează cu un studiu de fezabilitate, urmat de evaluări pe teren în vederea selectării locaţiilor. Ca urmare a procedurii de selecţie a locaţiilor, AIPPIMM va încheia acorduri de finanţare cu autorităţile publice locale, în scopul demarării campaniei de amenajare şi reabilitare a spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare. In procesul de selecţie a locaţiilor se vor lua în consideraţie, cu precădere, locaţiile care se pot adapta cu uşurinţă pentru buna funcţionare a incubatoarelor de afaceri, precum şi locaţiile în care funcţionează deja, în baza unor parteneriate încheiate cu autorităţile publice locale, unele structuri similare cu incubatoarele de afaceri.

5.2.2. Fondurile destinate pentru amenajarea şi reabilitarea spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare vor fi alocate o singură dată în baza contractului de finanţare încheiat de AIPPIMM cu autorităţile publice locale şi provin din fonduri alocate din bugetul Programului, fonduri alocate de autorităţile publice locale sau din surse financiare private atrase la bugetul Programului. Pentru extinderea ulterioară a spaţiilor incubatoarelor de afaceri, autorităţile implicate în implementarea Programului vor putea aloca, în limita disponibilităţilor, fonduri suplimentare pentru amenajarea şi reabilitarea noilor locaţii.

5.2.3. Costurile referitoare la reabilitarea clădirii incubatorului privesc cheltuieli specifice legate de renovarea şi amenajarea spaţiilor de producţie, a birourilor, a spaţiilor comune destinate întâlnirilor, sălilor de curs etc. Prin excepţie, cheltuielile care fac obiectul unor activităţi de reparaţii curente nu vor fi decontate.

5.2.4. Virarea efectivă a sumelor ce au ca destinaţie amenajarea şi reabilitarea iniţială a spaţiilor în care îşi vor desfăşura activitatea incubatoarele de afaceri se face de către PNUD, după aprobarea AIPPIMM, în contul autorităţilor publice locale, în termen de 15 zile lucrătoare de la data semnării acordului de finanţare. Autorităţile publice locale vor prezenta către PNUD şi AIPPIMM, în termen de 30 de zile de la efectuarea cheltuielilor, documentele justificative referitoare la distribuirea sumelor alocate. Fondurile destinate amenajării spaţiilor suplimentare vor fi alocate, în funcţie de disponibilităţile financiare, ulterior aprobării de către autorităţile implicate în implementarea Programului şi a documentaţiei tehnice întocmite în vederea atribuirii lucrărilor de amenajare şi/sau reabilitare a spaţiilor suplimentare.

5.2.5. Dosarul privind documentaţia justificativă va conţine un opis al documentelor depuse, copie de pe documentaţia tehnică întocmită în vederea atribuirii lucrărilor de amenajare şi/sau reabilitare, în conformitate cu legislaţia în vigoare, contracte de prestări de servicii, facturi fiscale, chitanţe fiscale, ordine de plată, extrase de cont etc.

5.2.6. PNUD şi AIPPIMM îşi rezervă dreptul de a verifica la sediul incubatorului veridicitatea şi conformitatea declaraţiilor referitoare la activităţile, serviciile şi cheltuielile efectuate în cadrul procesului de amenajare şi reabilitare a spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de incubare.

5.2.7. Administrarea incubatorului

5.2.7.1. Selectarea administratorului incubatorului

a) AIPPIMM va selecta şi va contracta o persoană juridică, care va deveni parte asociată la contractul-cadru de administrare, denumită în continuare administratorul incubatorului, care se va ocupa de managementul incubatorului de afaceri pe plan local.

b) La selectarea administratorului incubatorului se vor avea în vedere următoarele:

- planul de promovare locală, realizat din resursele financiare ale administratorului;

- numărul de personal, calificarea şi experienţa membrilor echipei manageriale responsabile de managementul Programului;

- strategia de monitorizare a Programului şi capacitatea de elaborare a rapoartelor financiare şi a rapoartelor periodice privind stadiul de implementare a Programului.

c) Contractul-cadru de administrare a incubatorului de afaceri va fi semnat de către: AIPPIMM, autoritatea publică locală şi administratorul incubatorului.

5.2.7.2. Criterii de selecţie şi procedura de selectare a administratorului incubatorului

Administrator al incubatorului va putea fi desemnat un operator economic juridic, o organizaţie nonprofit sau un OTIMMC, constituite în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare.

In procesul de selectare a candidaţilor înscrişi pentru concursul de administrator al incubatorului, autorităţile implicate vor analiza cererile acestora, având în vedere cel puţin următoarele criterii:

a) deţinerea unui istoric de activitate cu bilanţ pozitiv în cazul firmelor private;

b) după caz, prezentarea proiectelor de consultanţă derulate în ultima perioadă şi rezultatele acestora;

c) nu se află în stare de faliment ori lichidare, nu au afacerile administrate de un administrator judiciar şi nu au activitatea comercială suspendată;

d) prezintă proiecte de colaborare încheiate cu autorităţile publice locale;

e) implică personal calificat, cu experienţă în managementul afacerilor, şi au capacitatea de a atrage experţi capabili să ofere beneficiarilor Programului consultanţă şi alte servicii de susţinere a afacerilor;

f) posedă infrastructură proprie necesară asigurării serviciilor menţionate în prezenta procedură;

g) deţin cunoştinţe şi informaţii privind mediul de afaceri din aria geografică de amplasare a incubatorului de afaceri;

h) au capacitatea de a se implica în susţinerea incubatorului de afaceri în relaţia cu autorităţile locale, unităţi bancare, institute de cercetare, institute de învăţământ superior şi unităţi economice din aria geografică de amplasare a incubatorului de afaceri;

i) prezintă detaliat un plan de afaceri viabil pentru dezvoltarea incubatorului de afaceri pe termen mediu şi lung.

5.2.7.3. Procedura de selectare a administratorului incubatorului

Procedura de selectare a administratorului incubatorului se va desfăşura cu respectarea dispoziţiilor legale în vigoare privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii.

Ofertele solicitanţilor vor fi evaluate din punct de vedere tehnic şi financiar de către o comisie de evaluare constituită din reprezentanţi ai AIPPIMM, PNUD, reprezentanţi ai autorităţilor publice locale şi, după caz, OTIMMC. Rezultatul procesului de evaluare va fi comunicat în scris solicitanţilor în termen de 5 zile lucrătoare de la data evaluării ofertelor.

Eventualele contestaţii vor fi depuse în termen de 3 zile lucrătoare de la comunicarea rezultatelor şi vor fi soluţionate de comisia de evaluare în termen de 3 zile lucrătoare de la data depunerii acestora.

5.2.7.4. Contractul-cadru de administrare

Incubatorul de afaceri se constituie printr-un contract-cadru încheiat între AIPPIMM, autorităţile publice locale şi administratorul incubatorului, responsabile la nivel local de implementarea Programului.

In cadrul acestui contract, autorităţile publice locale vor pune la dispoziţia incubatorului de afaceri, respectiv a beneficiarilor Programului, IMM incubate, în condiţii de calitate şi la preţuri convenabile, spaţii pentru birouri, întâlniri de afaceri, expoziţii, instruiri etc, cu acces direct la utilităţi, respectiv energie electrică, termică, apă, gaz, servicii de telecomunicaţii, servicii de curăţenie şi pază etc.

Contractul-cadru de administrare se va încheia pe o perioadă de 5 ani (3 ani incubare + 2 ani monitorizare a firmelor ce au fost incubate) şi va prevedea, printre altele, clauze referitoare la:

a) promovarea locală a Programului din resurse financiare proprii puse la dispoziţie de administratorul incubatorului;

b) disponibilitatea unei echipe manageriale sau atragerea ei, care să fie responsabile de administrarea incubatorului;

c) elaborarea rapoartelor financiare lunare, atât pentru activitatea proprie, cât şi pentru activitatea IMM-urilor incubate;

d) elaborarea rapoartelor trimestriale privind stadiul de realizare a Programului;

e) numărul de IMM-uri ce vor fi selectate în vederea participării în cadrul Programului, număr stabilit în funcţie de spaţiul alocat incubatorului de afaceri, precum şi de fondurile disponibile;

f) modalitatea de monitorizare a IMM-urilor incubate;

g) garanţii de bună execuţie;

h) furnizarea către PNUD a tuturor datelor necesare elaborării raportărilor financiare periodice, precum şi a celor narative.

5.2.7.5. In cazul în care administratorul incubatorului nu îşi respectă din culpă obligaţiile contractuale, autorităţile publice locale responsabile de implementarea la nivel local a Programului, cu acordul prealabil sau la cererea AIPPIMM, vor putea impune penalităţi sau, după caz, vor putea solicita rezilierea contractului-cadru de administrare, în conformitate cu condiţiile contractuale stabilite. Rezilierea contractului va atrage obligarea administratorului exclus la rambursarea integrală a sumelor primite cu titlu de alocaţii financiare nerambursabile, precum şi obligarea acestuia la plata de daune ce au rezultat ca urmare a neîndeplinirii obligaţiilor contractuale.

5.2.7.6. Excluderea unui administrator de incubator din cadrul Programului va determina înlocuirea acestuia cu o persoană juridică eligibilă pentru această funcţie, selecţionată în condiţiile stabilite de prezenta procedură. Pe toată perioada de vacanţă a funcţiei, interimatul va fi asigurat în conformitate cu instrucţiunile stabilite de AIPPIMM.

5.2.7.7. Pentru motive temeinice, autorităţile locale sau AIPPIMM îşi rezervă dreptul de a impune renegocierea contractului-cadru de administrare.

5.2.8. Contravaloarea unor servicii prestate şi garanţia de bună execuţie

5.2.8.1. Pentru toată perioada de desfăşurare a contractului-cadru de administrare, administratorul incubatorului va beneficia de o plată în avans pentru servicii, echivalentul în lei a 50.000 USD, inclusiv TVA, calculat la cursul de schimb USD/leu, stabilit de Organizaţia Naţiunilor Unite pentru data efectuării plăţii. Această plată este destinată exclusiv activităţii de implementare a Programului, constând în contravaloarea cheltuielilor privind instruirea, în perioada de preincubare, a potenţialilor întreprinzători, contravaloarea cheltuielilor pentru editarea şi tipărirea suportului de curs realizat în perioada de preincubare şi a curriculei de curs pentru instruirea efectuată în decursul procesului de incubare, contravaloarea cheltuielilor privind organizarea procesului de evaluare a proiectelor şi de selecţie a IMM-urilor ce vor fi înscrise pentru participare la Program, contravaloarea cheltuielilor privind consultanţa acordată în perioada de preincubare pentru înfiinţarea de noi societăţi comerciale, contravaloarea cheltuielilor pentru realizarea unei pagini web de promovare a activităţilor incubatorului.

5.2.8.2. Suma destinată administratorului incubatorului va fi alocată în cel mult 4 tranşe trimestriale, pe baza rapoartelor de activitate trimestriale şi a documentelor financiare justificative. In funcţie de prestaţia administratorului incubatorului, PNUD îşi rezervă dreptul de a modifica condiţiile de transfer al alocaţiei financiare nerambursabile destinate acestuia, cu privire la numărul de tranşe sau la perioada de transfer al acestora, fără consimţământul expres al administratorului incubatorului.

5.2.8.3. Ca urmare a procesului de evaluare şi analiză a oportunităţii cheltuielilor efectuate de administratorul incubatorului, PNUD şi AIPPIMM vor aproba eligibilitatea acestora. Administratorul incubatorului va transmite către PNUD şi AIPPIMM eventualele comentarii şi obiecţii, în termen de 15 zile de la data primirii documentaţiei justificative; depăşirea acestui termen va echivala cu aprobarea tacită a eligibilităţii respectivelor cheltuieli. Documentaţia justificativă depusă de administratorul incubatorului va conţine lista tuturor documentelor, contracte de prestări de servicii, facturi fiscale, chitanţe fiscale, ordine de plată, extrase de cont etc.

5.2.8.4. Garanţia de bună execuţie a contractului-cadru de administrare se constituie prin reţineri succesive din ajutorul financiar destinat administratorului incubatorului. Cuantumul acesteia poate să ajungă până la 10% din valoarea alocaţiei financiare nerambursabile destinate administratorului incubatorului. Garanţia de bună execuţie va fi restituită la finalizarea contractului-cadru de administrare, după prezentarea de către administratorul incubatorului a raportului final de activitate.

5.2.9. Rolul şi responsabilităţile administratorului incubatorului

5.2.9.1. Administratorul incubatorului va fi responsabil pentru aspectele operaţionale şi de conducere ale incubatorului de afaceri, beneficiind de asistenţă financiară şi tehnică acordată prin intermediul Programului, în baza prezentei proceduri.

5.2.9.2. Administratorul incubatorului are următoarele responsabilităţi şi atribuţii:

a) încheie un contract-cadru de administrare cu autorităţile locale, AIPPIMM şi PNUD în vederea implementării Programului;

b) încheie contracte de incubare cu beneficiarii Programului selectaţi pentru a participa la Program;

c) este direct răspunzător pentru utilizarea fondurilor acordate de PNUD ca agenţie naţională de implementare, în conformitate cu legislaţia în vigoare;

d) întocmeşte şi păstrează evidenţele contabile ale incubatorului de afaceri, pe care le pune la dispoziţia autorităţilor implicate în implementarea Programului, la solicitarea acestora;

e) îşi îndeplineşte obligaţiile exigibile de plată a impozitelor, taxelor şi datoriilor către bugetul de stat şi bugetele locale;

f) organizează, din resurse financiare proprii, promovarea locală a Programului, în perioada de iniţiere a activităţilor incubatorului, în locaţiile unde se vor înfiinţa incubatoarele de afaceri-pilot (producţie de materiale promoţionale, publicitate, organizare/participare la seminarii specializate etc);

g) propune şi realizează documentaţia tehnică privind procedura de selecţie a potenţialilor beneficiari ai Programului;

h) propune şi realizează suportul de curs pentru instruirea potenţialilor întreprinzători în vederea selectării celor mai bune idei de afaceri;

i) prestează potenţialilor beneficiari ai Programului servicii profesionale de asistenţă în procesul de preincubare;

j) organizează trimestrial seminarii de instruire cu diferite teme din domenii de activitate variate, în beneficiul IMM-urilor incubate, pe toată perioada de desfăşurare a Programului;

k) asigură serviciile de administrare menţionate în prezenta procedură, pentru care încheie contracte de servicii cu beneficiarii Programului;

l) asigură garanţia utilizării spaţiilor şi a mijloacelor fixe aflate în dotarea incubatorului în scopul declarat iniţial;

m) elaborează trimestrial rapoarte financiare, pe care le înaintează AIPPIMM şi PNUD spre aprobare, însoţite de documentele justificative privind utilizarea fondurilor, evidenţiind alocaţiile financiare nerambursabile pentru fiecare beneficiar incubat (contracte de servicii, facturi fiscale, chitanţe fiscale, ordine de plată, extrase de cont etc). Plata fondurilor nerambursabile destinate IMM-urilor incubate se va face după aprobarea acestor rapoarte de către AIPPIMM şi PNUD;

n) elaborează trimestrial rapoarte privind stadiul de realizare a Programului, pe care le înaintează AIPPIMM şi PNUD;

o) asigură monitorizarea şi evaluarea activităţilor beneficiarilor Programului pe întreaga perioadă de derulare a contractului lor;

p) desfăşoară activităţi de atragere de fonduri pentru a asigura sustenabilitatea incubatorului de afaceri după cei 3 ani de incubare pentru o firmă;

q) la cerere, implică IMM-urile incubate în activităţi specifice de cercetare naţionale şi internaţionale şi în programe de inovaţii;

r) stabileşte şi menţine relaţii cu alte reţele internaţionale de incubatoare de afaceri.

5.2.9.3. Raportările referitoare la stadiul de realizare a Programului, precum şi cele privitoare la monitorizarea IMM-urilor incubate, întocmite de administratorul incubatorului, vor releva, printre altele, următorii indicatori:

a) criterii bazate pe rezultate (monitorizare):

- gradul de utilizare a suprafeţei incubatorului (în m2);

- numărul mediu de locuri de muncă nou-create de fiecare IMM incubată;

- numărul de IMM-uri incubate;

- obiectele de activitate ale firmelor incubate;

- numărul de IMM-uri nou-create, incubate;

- subvenţiile obţinute de fiecare IMM incubată, conform procedurii;

- numărul de IMM-uri excluse din incubatorul de afaceri;

- numărul de angajaţi ai administratorului incubatorului;

- raportul dintre numărul de angajaţi ai incubatorului de afaceri/IMM-urilor incubate;

- serviciile livrate şi calitatea lor;

- realizări deosebite ale unor firme incubate; b) criterii economice (evaluarea impactului):

- costuri medii de operare;

- costuri medii în investiţii de capital;

- costuri per loc de muncă (brut);

- rata de faliment a IMM-urilor incubate după terminarea perioadei de incubare;

- ratele de supravieţuire a IMM-urilor după terminarea perioadei de incubare;

- valoarea investiţiilor în mijloacele fixe;

- valoarea investiţiilor străine atrase;

- rezultate financiare şi economice, creşterea medie a cifrei de afaceri;

- schimburi comerciale cu parteneri economici şi din afara ariei geografice de amplasare.

5.2.9.4. Administratorul incubatorului asigură contra cost, în afara obligaţiilor sale, precum şi funcţie de solicitările IMM-urilor incubate, următoarele servicii specializate:

a) consultanţă şi asistenţă în elaborarea planurilor de afaceri şi de marketing, studiilor de fezabilitate, surselor şi a metodelor de finanţare a investiţiilor în scopul contractării altor finanţări complementare de către beneficiarii Programului;

b) consultanţă şi instruire în managementul afacerilor şi managementul investiţiilor comune realizate de firmele incubate;

c) asistenţă acordată în procesul de dezvoltare de noi produse şi servicii;

d) asistenţă pentru dezvoltarea de parteneriate naţionale şi internaţionale;

e) servicii de training, traduceri şi publicitate;

f) consultanţă privind protejarea drepturilor de proprietate intelectuală şi industrială;

g) asistenţă acordată în corelarea activităţilor cu cele ale întreprinderilor existente în zonă;

h) asistenţă acordată în scopul diversificării capacităţii beneficiarilor Programului de a-şi comercializa produsele în afara zonei de amplasare a incubatorului;

i) promovarea imaginii firmelor ce operează în cadrul incubatorului;

j) alte servicii specializate.

5.2.9.5. AIPPIMM, PNUD şi, după caz, OTIMMC au dreptul să verifice condiţiile de realizare a instruirii şi a agendei seminariilor organizate de administratorul incubatorului.

5.2.9.6. La terminarea Programului, PNUD, pe baza ultimului inventar actualizat de mijloace fixe aparţinând Programului, va face transferul către AIPPIMM pe bază de proces-verbal pe locaţiile centrelor de incubare, conform procedurilor PNUD.

5.2.9.7. In termen de 10 zile de la publicarea în Monitorul Oficial al României, Partea I, a prezentei proceduri, echipa de Program trebuie să prezinte AIPPIMM Planul de acţiuni 2009 şi Planul de achiziţii 2009.