ORDIN   Nr. 20 din 11 ianuarie 2007

privind aprobarea Procedurii de transmitere a registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic

ACT EMIS DE: MINISTERUL MUNCII, SOLIDARITATII SOCIALE SI FAMILIEI

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 59 din 25 ianuarie 2007

Având în vedere art. 3 alin.  (5) din Hotărârea Guvernului  nr.  161/2006 privind întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, cu modificările ulterioare,

în baza art.  16 din Hotărârea Guvernului nr. 412/2005 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Muncii, Solidarităţii Sociale şi Familiei, cu modificările şi completările ulterioare,

ministrul muncii, solidarităţii sociale şi familiei emite următorul ordin:

Art. 1. - Se aprobă Procedura de transmitere a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Art. 2. - Inspecţia Muncii şi inspectoratele teritoriale de muncă vor duce la îndeplinire prevederile prezentului ordin.

Art. 3. - Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Ministrul muncii, solidarităţii sociale şi familiei,

Gheorghe Barbu

ANEXĂ

PROCEDURĂ

de transmitere a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic

I. Menţiuni cu privire la înfiinţarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic

1.   Au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic angajatorii, persoane fizice sau juridice, astfel cum sunt definiţi la art. 14 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificările şi completările ulterioare.

2.  Entităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor - sucursale, agenţii, reprezentanţe, puncte de lucru, alte sedii secundare ale angajatorilor - au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:

a)   au primit delegare de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;

b)   au primit delegare de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic.

3.   Nu au obligaţia înfiinţării registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic angajatorii menţionaţi la art. 2 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 161/2006 privind întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, cu modificările ulterioare.

II. Menţiuni cu privire la completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic

1.   Registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic cuprinde contractele individuale de muncă în vigoare la data de 31 decembrie 2006, indiferent dacă acestea sunt suspendate sau nu la data de 31 decembrie 2006. Contractele individuale de muncă ale salariaţilor, care au încetat cu data de 31 decembrie 2006, nu se înregistrează în registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic.

2.   Registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic se completează în ordinea încheierii, modificării sau încetării contractelor individuale de muncă.

3.   Registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic se înfiinţează şi se completează de către angajatori cu ajutorul aplicaţiei informatice distribuite gratuit de Inspecţia Muncii sau cu ajutorul aplicaţiilor informatice proprii ale angajatorilor.

4.    Completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic prin utilizarea aplicaţiei puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii se face în conformitate cu instrucţiunile de utilizare obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.

5.   In cazul în care, pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, angajatorii folosesc aplicaţii informatice proprii de gestiune a salariaţilor, aceste aplicaţii trebuie să cuprindă şi să furnizeze elemente obligatorii, similar aplicaţiei informatice puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii.

6.   Structura şi formatul de fişier aferente registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic care trebuie transmis la inspectoratul teritorial de muncă, în cazul angajatorilor care utilizează aplicaţii informatice proprii, se pun la dispoziţie de Inspecţia Muncii. Specificaţiile tehnice ale fişierului pot fi obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.

III. Menţiuni cu privire la transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic

1. Registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic se transmite la inspectoratul teritorial de muncă prin una dintre modalităţile prevăzute la art. 3 alin. (3) din Hotărârea   Guvernului   nr.   161/2006,   cu   modificările ulterioare, şi în conformitate cu procedura stabilită în prezentul ordin şi cu instrucţiunile de utilizare a aplicaţiilor.

2.   Termenele de transmitere a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic sunt următoarele:

a)   20 de zile de la data încheierii primului contract individual de muncă, pentru angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 nu au salariaţi. In această situaţie se regăsesc angajatorii care nu au avut salariaţi până la data de 31 decembrie 2006, precum şi angajatorii care au avut salariaţi, dar ale căror contracte individuale de muncă au încetat anterior datei de 31 decembrie 2006 inclusiv;

b)  30 de zile de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 161/2006, cu modificările ulterioare, pentru angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 au salariaţi, In această situaţie se regăsesc angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 au în vigoare cel puţin un contract individual de muncă, indiferent dacă acesta este suspendat sau nu;

c)  5 zile de la data la care au intervenit modificări ale elementelor prevăzute la art. 3 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 161/2006, cu modificările ulterioare.

3.   Registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic, completat pe baza aplicaţiei informatice proprii sau distribuite de Inspecţia Muncii, se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are sediul sau domiciliul, după caz.

4.   Entităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor au obligaţia de a transmite registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială acestea îşi desfăşoară activitatea.

5.   Registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic se transmite prin una dintre următoarele modalităţi:

a)    transmitere on-line prin intermediul portalului http://itmonline.inspectiamuncii.ro, pus la dispoziţie de Inspecţia Muncii;

b)   transmitere prin e-mail pe bază de semnătură electronică;

c)   depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă în format electronic.

A. Transmiterea on-line prin intermediul portalului Inspecţiei Muncii

1.   Transmiterea on-line se face după solicitarea şi obţinerea de către angajator a activării accesului la portalul Inspecţiei Muncii http://itmonline.inspectiamuncii.ro şi obţinerea numelui de utilizator şi a parolei.

2.  Activarea accesului şi obţinerea numelui de utilizator şi a parolei se fac la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are sediul sau domiciliul, în baza unei împuterniciri semnate şi ştampilate de reprezentantul legal al angajatorului, însoţită de o copie a certificatului de înmatriculare sau o copie a actului de identitate, după caz.

3.  Activarea accesului şi obţinerea numelui de utilizator şi a parolei pentru entităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor se fac la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială acestea îşi desfăşoară activitatea, în baza unei împuterniciri semnate şi ştampilate de reprezentantul legal al entităţii fără personalitate juridică, însoţită de o copie a următoarelor documente:

a)  delegarea de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;

b)  delegarea de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic;

c)  certificatul de înmatriculare al angajatorului;

d)  certificatul fiscal al entităţii fără personalitate juridică.

4.  Modelul de împuternicire poate fi obţinut de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.

5.   La solicitarea activării contului de acces angajatorul poate opta pentru atribuirea aceloraşi nume de utilizator şi parolă atât pentru depunerea on-line a declaraţiilor fiscale privind stabilirea comisionului datorat, cât şi pentru transmiterea on-line a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic. Această opţiune se va face în momentul solicitării activării accesului pentru depunerea/transmiterea on-line.

B.   Transmiterea prin e-mail pe bază de semnătură electronică

1.   Angajatorii care deţin semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, pot depune registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic la adresa de e-mail pusă la dispoziţie de Inspecţia Muncii.

2.   Modalitatea de transmitere prin e-mail şi adresa de e-mail pot fi obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro.

C.   Depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă

1.   Transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă se face pe suport CD, dischetă 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sistem de fişiere FAT/FAT32.

2.   Registrul general de evidenţă a salariaţilor în format electronic, însoţit de o adresă de înaintare semnată şi ştampilată de către reprezentantul legal, se depune după cum urmează:

a)  la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială persoanele fizice sau juridice îşi au domiciliul, respectiv sediul;

b)  la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi desfăşoară activitatea entităţile fără personalitate juridică.

3.   Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de muncă a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic, adresa de înaintare este însoţită de o copie a certificatului de înmatriculare - în cazul angajatorului persoană juridică, respectiv o copie a actului de identitate - în cazul angajatorului persoană fizică.

4.   Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de muncă a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic de către entităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor, adresa de înaintare este însoţită de o copie a următoarelor documente:

a)   delegarea de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;

b)   delegarea de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic;

c)   certificatul de înmatriculare al angajatorului;

d)   certificatul fiscal al entităţii fără personalitate juridică.

5.   In cazul modificării elementelor de identificare ale angajatorului sau ale entităţilor fără personalitate juridică ale acestuia, depunerea ulterioară a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic trebuie însoţită de o copie care să ateste efectuarea acestei modificări.

6.  Completarea eronată a registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic sau a datelor de identificare ale angajatorului dă dreptul inspectoratului teritorial de muncă de a refuza înregistrarea acestuia.