ORDIN   Nr. 1337 din 14 noiembrie 2007

pentru aprobarea Procedurii de implementare a Programului national multianual de infiintare si dezvoltare de incubatoare de afaceri

ACT EMIS DE: MINISTERUL PENTRU INTREPRINDERI MICI SI MIJLOCII, COMERT, TURISM SI PROFESII LIBERALE

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 852 din 12 decembrie 2007

Având în vedere prevederile:

- anexei nr. 3/12/19 din Legea bugetului de stat pe anul 2007 nr. 486/2006, cu modificările şi completările ulterioare;

- art. 25 alin. (1) din Legea nr. 346/2004 privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii, cu modificările şi completările ulterioare;

- prevederile art. 3 din Hotărârea Guvernului nr. 1.232/2004 pentru aprobarea Protocolului dintre Agenţia Naţională pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie din România şi Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare, semnat la Bucureşti la 23 aprilie 2004, pentru modificarea Memorandumului de înţelegere dintre Agenţia Naţională pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie din România şi Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare privind Programul naţional multianual pe perioada 2002-2005 de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare tehnologice şi de afaceri şi a Acordului de cofinanţare dintre Agenţia Naţională pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie din România şi Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare, semnate la Bucureşti la 14 octombrie 2003;

- art. 4 lit. B pct. 1 şi 2 din Hotărârea Guvernului nr. 387/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii, Comerţ, Turism şi Profesii Liberale, cu modificările ulterioare,

în temeiul art. 5 alin. (5) din Hotărârea Guvernului nr. 387/2007, cu modificările ulterioare,

ministrul pentru întreprinderi mici şi mijlocii, comerţ, turism şi profesii liberale emite prezentul ordin.

Articol unic. - (1) Se aprobă Procedura de implementare a Programului naţional multianual de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare de afaceri, prevăzută în anexa la prezentul ordin.

(2) Prezentul ordin se va publica în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Ministrul pentru întreprinderi mici şi mijlocii, comerţ, turism şi profesii liberale,

Ovidiu Ioan Silaghi

ANEXĂ

PROCEDURĂ

de implementare a Programului naţional multianual de înfiinţare şi dezvoltare de incubatoare de afaceri

I. Fundamentarea Programului Strategia şi obiectivele Programului

(1) Programul naţional multianual pentru înfiinţarea şi dezvoltarea de incubatoare tehnologice şi de afaceri, denumit în continuare Programul, are ca obiectiv general dezvoltarea sectorului întreprinderilor mici şi mijlocii (IMM) din România, prin înfiinţarea unor noi incubatoare de afaceri, precum şi prin îmbunătăţirea eficienţei incubatoarelor de afaceri deja existente.

(2) Programul vizează în special:

-  crearea unui mediu de afaceri favorabil dezvoltării şi creşterii IMM-urilor;

-  promovarea culturii antreprenoriale şi îmbunătăţirea performanţelor manageriale;

- consolidarea unui sector privat dinamic, capabil să facă faţă forţelor concurentiale şi competiţiei internaţionale, precum şi integrarea acestora pe piaţa internă;

-  facilitarea accesului IMM-urilor la surse de finanţare, creşterea numărului de activităţi economice competitive, întărirea climatului investiţional, precum şi reducerea ratei şomajului în zonele-ţintă.

(3) In cadrul Programului, autorităţile responsabile de implementarea acestuia la nivel naţional şi autorităţile publice locale partenere vor acorda alocaţii financiare nerambursabile şi vor pune la dispoziţia incubatoarelor de afaceri facilităţile necesare pentru a asigura funcţionalitatea acestora, în beneficiul IMM-urilor selectate în cadrul Programului.

(4) Programul constă în crearea unei reţele de incubatoare de afaceri în România, care va permite în principal:

a) dezvoltarea mediului economic local, regional şi naţional, prin utilizarea mai eficientă a potenţialului economic şi uman existent în zonă;

b) înfiinţarea şi dezvoltarea de IMM-uri inovative, capabile să utilizeze în mod eficient resursele existente şi care, la finalul perioadei de incubare, se vor afla într-o situaţie stabilă din punct de vedere financiar;

c) crearea unei relaţii eficiente între potenţialul tehnologic şi antreprenorial al zonelor-ţintă;

d) dezvoltarea unei infrastructuri de afaceri capabile să facă faţă presiunilor concurentiale;

e) favorizarea accesului IMM-urilor incubate la informaţii, servicii de consultanţă profesională, surse de finanţare, precum şi la servicii şi echipamente specifice;

f) creşterea numărului de locuri de muncă şi dezvoltarea economică a regiunilor-ţintă;

g) promovarea unei cooperări strânse între principalii parteneri la nivel naţional, regional şi local pentru realizarea unei dezvoltări economice susţinute;

h) corelarea activităţilor incubatoarelor de afaceri cu cele ale operatorilor economici existenţi în zonă.

II. Cadrul instituţional şi resursele Programului

1. Cadrul legal

(1) Programul se derulează pe perioada 2004-2008, conform Strategiei guvernamentale pentru susţinerea dezvoltării IMM-urilor în perioada 2004-2008, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 1.280/2004, în baza alocaţiilor bugetare prevăzute anual prin legea bugetului de stat şi a contribuţiilor părţilor implicate în acest program, stabilite prin prezenta procedură, precum şi din resurse financiare suplimentare atrase la bugetul Programului.

(2) In conformitate cu Memorandumul de înţelegere încheiat între Agenţia Naţională pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii şi Cooperaţie (ANIMMC) şi Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare România (PNUD), ANIMMC avea responsabilităţile unei agenţii naţionale de execuţie. Având în vedere prevederile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 24/2007 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare din cadrul administraţiei publice centrale şi ale Hotărârii Guvernului nr. 387/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii, Comerţ, Turism şi Profesii Liberale, cu modificările ulterioare, ANIMMC şi-a încetat activitatea, reorganizându-se în Ministerul pentru Intreprinderi Mici şi Mijlocii, Comerţ, Turism şi Profesii Liberale (MIMMCTPL). In acest sens, MIMMCTPL va continua parteneriatul cu PNUD până la finele anului 2008, în baza contractelor existente.

(3) MIMMCTPL deleagă atribuţiile sale de agenţie naţională de execuţie oficiilor teritoriale pentru întreprinderi mici şi mijlocii şi cooperaţie (OTIMMC), ca structuri aflate în subordinea MIMMCTPL. OTIMMC îşi vor desfăşura activitatea în conformitate cu dispoziţiile anexei nr. 1 la Regulamentul de organizare şi funcţionare a oficiilor teritoriale pentru întreprinderi mici şi mijlocii şi cooperaţie, aprobat prin Ordinul ministrului pentru întreprinderi mici şi mijlocii, comerţ, turism şi profesii liberale nr. 20/2007, cu modificările ulterioare.

(4) In conformitate cu Hotărârea Guvernului nr. 952/2004 privind aprobarea Acordului dintre Guvernul României şi PNUD, semnat la Bucureşti la 23 aprilie 2004, pentru amendarea Acordului dintre Guvernul României şi PNUD, semnat la Bucureşti la 23 ianuarie 1991, în procesul de implementare a Programului se vor aplica regulile financiare specifice PNUD.

(5)  Politicile operaţionale majore aplicabile în derularea Programului vor fi aprobate de către ministrul pentru întreprinderi mici şi mijlocii, comerţ, turism şi profesii liberale, iar monitorizarea implementării Programului, conform obiectivelor stabilite prin prezenta procedură, se va realiza de către OTIMMC.

2. Bugetul Programului

(1) Fondurile destinate Programului vor fi distribuite cu titlu de alocaţii financiare nerambursabile, în conformitate cu prezenta procedură, după cum urmează:

a) fonduri alocate pentru amenajarea şi reabilitarea spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare, incluzând, în limita fondurilor disponibile, şi achiziţionarea de echipamente de calcul, mobilier şi altele asemenea, necesare pentru dotarea corespunzătoare a incubatoarelor de afaceri;

b) fonduri alocate pentru activităţile specifice perioadei de preincubare, precum şi pentru administrarea incubatoarelor de afaceri;

c) fonduri destinate susţinerii activităţilor specifice incubatoarelor de afaceri, materializate prin alocaţii financiare periodice nerambursabile, alocate în condiţiile prevăzute de prezenta procedură;

d)  fonduri suplimentare atrase la bugetul Programului, destinate cu precădere achiziţionării de echipamente destinate desfăşurării activităţilor economice ale IMM-urile desemnate ca participante în cadrul Programului;

e) fonduri alocate pentru susţinerea sau dezvoltarea unor incubatoare de afaceri deja înfiinţate.

(2) Fondurile derulate prin intermediul Programului vor fi transferate prin intermediul PNUD. In calitate de agenţie de implementare, PNUD poate transfera, în condiţiile alin. (3), fondurile derulate în cadrul Programului prin intermediul autorităţilor publice locale, responsabile la nivel local de implementarea Programului, precum şi prin intermediul administratorilor de incubatoare, în baza unor conturi bancare cu destinaţii speciale, deschise în condiţiile legii.

(3) Autorităţile publice locale sau administratorii de incubatoare prevăzuţi la alin. (2) vor transfera fondurile către beneficiarii finali numai în condiţiile prestabilite şi numai ca urmare a aprobărilor transmise în scris de PNUD.

(4) Contribuţia MIMMCTPL pentru anul 2007 este de 1.700.000 lei, în conformitate cu prevederile Legii bugetului de stat pe anul 2007 nr. 486/2006, cu modificările şi completările ulterioare, şi va fi distribuită în funcţie de Planul de acţiuni propus de PNUD şi aprobat de ministrul pentru întreprinderi mici şi mijlocii, comerţ, turism şi profesii liberale.

(5) Bugetul poate fi suplimentat cu surse atrase de la alţi parteneri numai cu avizul PNUD şi cu aprobarea ministrului pentru întreprinderi mici şi mijlocii, comerţ, turism şi profesii liberale.

(6) In conformitate cu prevederile art. I pct. 3 din Acordul de cofinanţare încheiat între ANIMMC şi PNUD, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 173/2004, contribuţia MIMMCTPL, în calitate de donator, pentru anul 2007, reprezentând fondul alocat Programului de la bugetul de stat, va fi depusă integral în contul bancar în lei al PNUD nr. RO02BRDE450SV03466804500, deschis la BRD-GSG SMC, în termen de 30 de zile lucrătoare de la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I, a prezentului ordin.

(7) Contribuţia PNUD pentru finanţarea Programului este de 10% din contribuţia alocată de MIMMCTPL de la bugetul de stat, conform Acordului de cofinanţare dintre ANIMMC şi PNUD, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 173/2004, modificat prin Protocolul dintre ANIMMC şi PNUD, semnat la 23 aprilie 2004 şi aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 1.232/2004.

(8) Contravaloarea alocaţiei de la bugetul Programului pentru amenajarea şi reabilitarea spaţiilor fiecărei locaţii destinate desfăşurării activităţii de incubare este de maximum 350.000 lei pentru incubatoarele noi şi de maximum 200.000 lei pentru incubatoarele existente, aprobate pentru a intra în procesul de modernizare sau de extindere.

(9) Alocaţiile prevăzute la alin. (8) vor putea fi modificate prin ordin al ministrului pentru întreprinderi mici şi mijlocii, comerţ, turism şi profesii liberale, în limita fondurilor disponibile, numai în baza unei justificări corespunzătoare prezentate de PNUD.

(10) Pentru finalizarea lucrărilor de amenajare şi reabilitare a spaţiilor incubatoarelor de la Alba Iulia şi de la Sfântu Gheorghe, se alocă o suplimentare de 100.000 lei pentru fiecare, cu obligaţia efectuării lucrărilor necesare în maximum 60 de zile de la virarea sumelor în contul autorităţilor locale. In caz contrar, incubatoarele menţionate nu vor putea beneficia de alocarea suplimentară menţionată.

III. Managementul Programului

1. Autorităţile implicate în implementarea Programului

(1) MIMMCTPL exercită atribuţiile de agenţie naţională de execuţie a Programului şi asigură coordonarea implementării corespunzătoare a acestuia, în strânsă legătură cu OTIMMC, care au ca principal obiectiv monitorizarea pe plan local a implementării Programului.

(2) In procesul de coordonare a Programului, MIMMCTPL va fi reprezentat prin OTIMMC, în limitele de competenţă stabilite prin lege.

(3) PNUD, în calitate de agenţie de implementare a Programului, va asigura implementarea corespunzătoare a Programului în numele MIMMCTPL. In cadrul PNUD va fi constituită Echipa de Program care răspunde de derularea tuturor activităţilor menţionate în prezenta procedură. Această echipă va fi condusă de un manager naţional de proiect, care va răspunde de elaborarea şi prezentarea rapoartelor trimestriale, semestriale şi a planurilor de lucru. Echipa de Program va include consultanţi de specialitate şi personal administrativ.

(4) Selecţia şi recrutarea personalului Echipei de Program se vor face în conformitate cu regulile şi procedurile PNUD, prin intermediul unui proces de interviuri structurat şi deschis.

2. Atribuţiile OTIMMC

OTIMMC vor avea şi următoarele atribuţii:

a) propun modificări de procedură, actualizări de costuri, eliminarea unor deficienţe, introducerea unor noi acţiuni;

b) propun planul de acţiuni pe perioade scurte şi lungi, în vederea implementării Programului;

c) supraveghează îndeplinirea tuturor obiectivelor, activităţilor şi a strategiei Programului, aşa cum sunt definite în documentul proiect;

d) monitorizează stadiul implementării Programului în raport cu obiectivele acestuia;

e)  participă la stabilirea prevederilor Contractului-cadru de administrare şi ale Contractului-cadru de incubare;

f) supun spre aprobare politicile operaţionale majore, respectiv planul de afaceri pentru incubatoare, criteriile şi procedurile folosite pentru selectarea, admiterea şi promovarea beneficiarilor Programului, prevederile Contractului-cadru de administrare, prevederile Contractului-cadru de incubare, politica de preţuri sau nivelul subvenţiilor etc;

g) controlează şi avizează rapoartele înaintate de Echipa de Program din cadrul PNUD, referitoare la bugetele şi raportările financiare, precum şi raportările privind stadiul de realizare a Programului;

h) analizează cuantumul subvenţiilor acordate firmelor incubate şi realizarea de către acestea a indicatorilor de performanţă stabiliţi la intrarea în incubator;

i) colaborează împreună cu PNUD în vederea asigurării sprijinului necesar pentru implementarea Programului din partea autorităţilor publice centrale şi locale;

j) asigură promovarea incubatoarelor de afaceri, pentru a contribui la gradul de conştientizare a publicului şi crearea unei imagini pozitive privind reţeaua naţională de incubatoare de afaceri, prin participarea la conferinţe de presă şi la alte evenimente mass-media;

k) acordă asistenţă pentru atragerea potenţialilor beneficiari ai Programului, care au perspective reale de dezvoltare;

l) organizează vizite de lucru şi participă la evenimentele organizate în cadrul incubatorului;

m) promovează activităţi menite să faciliteze informarea reciprocă, îmbunătăţirea nivelului de cunoştinţe manageriale pentru administratori sau firme incubate.

3. Atribuţiile Echipei de Program

Echipa de Program, constituită în cadrul PNUD, va avea următoarele responsabilităţi şi atribuţii:

a) asigură managementul Programului şi supraveghează implementarea corespunzătoare a acestuia;

b) prezintă periodic către OTIMMC şi MIMMCTPL rapoarte financiare documentate, precum şi rapoarte privind stadiul de realizare a Programului;

c) stabileşte şi menţine comunicarea dintre autorităţile implicate în implementarea Programului;

d) stabileşte contacte cu diverse autorităţi publice, organizează conferinţe de presă şi alte evenimente mass-media, în vederea atragerii de fonduri suplimentare la bugetul Programului, precum şi pentru promovarea incubatoarelor de afaceri şi crearea unei imagini pozitive privind reţeaua naţională a incubatoarelor de afaceri;

e) evaluează şi propune spre aprobare MIMMCTPL locaţiile destinate pentru înfiinţarea de noi incubatoare de afaceri sau dezvoltarea celor existente;

f) stabileşte condiţiile specifice acordurilor de finanţare ce se vor încheia între PNUD şi autorităţile publice locale în scopul amenajării şi reabilitării spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare;

g) participă la selecţia administratorilor incubatoarelor, precum şi la desemnarea IMM-urilor care vor fi desemnate participante în cadrul Programului;

h) stabileşte prevederile Contractului-cadru de administrare şi ale contractului-cadru de incubare, după o consultare prealabilă cu MIMMCTPL;

i) propune spre aprobare MIMMCTPL cuantumul şi condiţiile de alocare a fondurilor suplimentare destinate extinderii ulterioare a spaţiilor incubatoarelor de afaceri sau susţinerii ori dezvoltării unor incubatoare de afaceri deja înfiinţate;

j) stabileşte destinaţia fondurilor suplimentare atrase la bugetul Programului, după o consultare prealabilă cu OTIMMC şi cu MIMMCTPL;

k) stabileşte categoriile de cheltuieli eligibile cu privire la amenajarea şi reabilitarea spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare, activităţile de preincubare, decontarea costurilor referitoare la utilităţi şi a serviciilor de asistenţă şi consultanţă de specialitate, după o consultare prealabilă cu MIMMCTPL;

l) monitorizează şi coordonează, prin intermediul unor instrucţiuni transmise în scris, activitatea desfăşurată de administratorii incubatoarelor şi de firmele incubate;

m) transmite trimestrial raportarea privind indicatorii de performanţă;

n) aprobă rapoartele financiare şi de activitate întocmite de administratorii incubatoarelor;

o) încheie contractele-cadru de administrare cu autorităţile locale şi cu administratorii de incubatoare.

4. Raportarea, monitorizarea şi evaluarea periodică a Programului

(1) Activităţile Programului vor fi derulate şi monitorizate pe baza planului anual de activităţi elaborat şi actualizat de Managerul naţional de Proiect, în conformitate cu prezenta procedură.

(2) PNUD împreună cu OTIMMC vor elabora rapoartele financiare şi cele privind stadiul de realizare a Programului, pe care le prezintă semestrial la MIMMCTPL, împreună cu documentaţia justificativă privind utilizarea fondurilor, şi trimestrial rapoartele privind activitatea firmelor incubate şi a administratorilor, evidenţiind alocaţiile financiare nerambursabile acordate pentru fiecare beneficiar incubat şi indicatorii de performanţă realizaţi.

(3) La ultima şedinţă din fiecare etapă va fi dezbătut Raportul final al Programului. Acesta va fi elaborat cu cel puţin două luni înainte de data şedinţei finale, pentru a permite evaluarea activităţilor efectuate.

(4) Programul va fi supus unui proces de evaluare cu 6 luni înainte de data prevăzută pentru încheierea sa. Organizarea, planificarea şi termenii de referinţă se vor stabili după consultări între părţile responsabile cu implementarea Programului.

(5) Programul va fi supus unui proces de audit în fiecare an, efectuat de către un auditor independent.

5. Evaluarea finală şi concluziile Programului

(1) Performanţele incubatoarelor de afaceri trebuie analizate în primul rând din perspectiva rezultatelor obţinute, dar şi din prisma impactului pe care l-au avut în mediul de afaceri al regiunii în care funcţionează, precum şi a dezvoltării economice. Impactul Programului se reflectă în cuantificarea performanţelor incubatoarelor de afaceri obţinute pe termen mediu sau lung, precum şi în rata de ocupare a acestuia la un anumit moment dat.

(2) Raportul final de evaluare a Programului trebuie să conţină şi impactul activităţii incubatorului din perspectiva creării unor noi locuri de muncă.

(3) In acest sens, o serie de indicatori vor trebui luaţi în considerare în vederea cuantificării rezultatelor incubatoarelor de afaceri pe arii specifice de acţiune:

a) ratele de supravieţuire a beneficiarilor Programului după terminarea perioadei de incubare, fapt care va genera o imagine generală a rezultatelor prezentului proiect;

b) numărul de locuri de muncă nou-create în perioada de incubare;

c) efectele produse de noile locuri de muncă create (pe o perioadă de 2-3 ani după terminarea perioadei de incubare);

d) dezvoltarea economică a ariei geografice de amplasare a incubatoarelor;

e) rezultatele economice obţinute;

f) serviciile prestate şi calitatea acestora.

IV. Beneficiarii Programului

1. Criterii de selecţie a beneficiarilor Programului

(1) Beneficiarii Programului sunt potenţiali întreprinzători care intenţionează să înfiinţeze o întreprindere în conformitate cu legislaţia naţională sau întreprinderi deja înfiinţate, cu cel mult 2 ani de activitate de la data înregistrării cererii pentru înscrierea în incubator, care, la data solicitării, îndeplinesc cumulativ condiţiile de încadrare în categoria IMM-urilor, stabilite de Legea nr. 346/2004 privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi criteriile de eligibilitate prevăzute în prezenta procedură.

(2) In cadrul Programului sunt definite ca IMM-uri nou-înfiinţate acele societăţi care îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:

a) prezintă, în termen de 30 de zile de la data selecţiei, dovada înmatriculării întreprinderii la oficiul registrului comerţului de pe lângă tribunalul unde îşi are sediul întreprinderea;

b) au sediul în sfera teritorială a incubatorului de afaceri care face obiectul prezentei proceduri;

c) se încadrează în categoria IMM-urilor şi sunt clasificate ca întreprinderi autonome, potrivit Legii nr. 346/2004, cu modificările şi completările ulterioare;

d) desfăşoară numai activităţi de producţie de bunuri şi/sau de prestări de servicii.

(3) In cadrul Programului sunt definite ca IMM-uri cu istoric de funcţionare IMM-urile care la data depunerii cererii de participare în cadrul Programului au o perioadă de funcţionare de până la 2 ani şi îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:

a)  au sediul social în zonele-ţintă în care sunt amplasate incubatoarele de afaceri care fac obiectul prezentei proceduri;

b) se încadrează în categoria IMM-urilor şi sunt clasificate ca întreprinderi autonome, potrivit Legii nr. 346/2004, cu modificările şi completările ulterioare;

c) prezintă un bilanţ contabil pozitiv în ultimul an fiscal;

d) au un număr mediu scriptic de minimum 3 salariaţi în anul fiscal anterior incubării;

e) desfăşoară numai activităţi de producţie de bunuri şi/sau prestări de servicii;

f)  nu sunt în stare de faliment ori lichidare, nu au afacerile administrate de unjudecător-sindic, nu au activităţile comerciale suspendate.

(4)  Nu beneficiază de prevederile Programului, fără a se limita la acestea: societăţile bancare, societăţile de asigurare şi reasigurare, societăţile de administrare a fondurilor financiare de investiţii, societăţile de valori imobiliare, societăţile cu activitate principală de comerţ, activităţi de intermedieri financiare, activităţi auxiliare intermedierilor financiare, activităţi de intermedieri imobiliare, activităţi juridice, de contabilitate şi revizie contabilă, consultantă în domeniul fiscal, consultantă în afaceri, selecţia şi plasarea forţei de muncă, alte activităţi prestate în principal întreprinderilor. De asemenea, nu vor putea beneficia de prevederile Programului întreprinderile din sectoarele de activitate referitoare la producţia, prelucrarea şi comercializarea produselor agricole, precum şi cele din industria de pescuit şi din industria carboniferă.

2. Procedura de selecţie a beneficiarilor Programului

(1) In vederea obţinerii informaţiilor şi a documentaţiei necesare pentru înscrierea în prezentul program, precum şi pentru depunerea solicitărilor de înscriere pentru procesul de instruire, potenţialii beneficiari ai Programului se vor adresa administratorului incubatorului, la sediul acestuia sau la sediul incubatorului. Informaţii referitoare la prezentul program şi la procesul de instruire a potenţialilor beneficiari ai Programului vor fi disponibile si pe paginile de internet ale autorităţilor publice locale, PNUD şi MIMMCTPL.

(2) In urma serviciilor de asistenţă prestate de administratorul incubatorului în procesul de preincubare, potenţialii beneficiari vor transmite acestuia documentaţia necesară pentru înscrierea la selecţia pentru includerea în Program. Documentaţia va cuprinde:

a) opisul documentelor depuse;

b) cererea-tip/formular de înscriere, care se completează, prin tehnoredactare, în limba română şi poartă semnătura în original a solicitantului;

c) copia actului de identitate al întreprinzătorului/ administratorului întreprinderii, autorizat să semneze cererea-tip şi să susţină proiectul în faţa comisiei de evaluare;

d) un proiect de dezvoltare sau planul de afaceri;

e) o declaraţie pe propria răspundere privind intenţia de a înfiinţa o întreprindere odată cu admiterea în incubator;

f)  după caz, alte documente solicitate de administratorul incubatorului.

(3) Potenţialii beneficiari care au un istoric de funcţionare, în condiţiile prezentei proceduri, vor depune în plus faţă de documentele menţionate la alin. (2) lit. a)-d) şi lit. f) următoarele documente:

a) certificat constatator, în original, emis de oficiul registrului comerţului de pe lângă tribunalul unde îşi are sediul întreprinderea, în care trebuie să se menţioneze reprezentanţii legali ai acesteia, precum şi domeniile de activitate ale întreprinderii solicitante;

b) copie de pe actul constitutiv al întreprinderii;

c) copii de pe bilanţul contabil pentru ultimul an fiscal, vizate şi înregistrate de organele competente, semnate pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al întreprinderii;

d) declaraţia pe propria răspundere privind numărului mediu anual de personal în anul fiscal precedent;

e)  declaraţia pe propria răspundere privind încadrarea în categoria IMM-urilor şi clasificarea ca întreprindere autonomă, potrivit Legii nr. 346/2004, cu modificările şi completările ulterioare;

f) certificat de atestare fiscală privind îndeplinirea obligaţiilor de plată către bugetul general consolidat;

g)  certificat de atestare fiscală cu privire la îndeplinirea obligaţiilor de plată către bugetul local;

h) cazier fiscal emis de autorităţile competente cu cel mult 15 zile înainte de data depunerii cererii;

i) după caz, alte documente solicitate de administratorul incubatorului.

(4) Selecţia întreprinzătorilor în vederea includerii în Program se va face de către o comisie de evaluare din a cărei componenţă vor face parte reprezentanţi ai autorităţilor publice locale, MIMMCTPL, PNUD şi ai administratorului incubatorului.

(5) Selecţia beneficiarilor se va face în baza unui metodologii de selecţie elaborate de către administratorul incubatorului, aprobată în prealabil de PNUD, şi va consta în evaluarea planului de afaceri depus şi în susţinerea unui interviu de către întreprinzători în faţa comisiei de evaluare. In aprecierea proiectelor, comisia de evaluare va ţine cont de criteriul de fezabilitate al acestor propuneri, evidenţiind următoarele aspecte: ideea de afaceri, capacitatea creării de locuri de muncă, planul de marketing, structura organizaţională, resursele financiare, riscurile şi oportunităţile afacerii, resursele umane necesare etc.

(6) Ca urmare a procesului de deliberare, comisia de evaluare va selecta întreprinzătorii care vor fi incluşi în cadrul Programului. Numărul de întreprinzători, format din IMM-uri nou-înfiinţate şi IMM-uri cu un istoric de funcţionare, va fi stabilit de PNUD în baza Contractului-cadru de administrare. Raportul dintre numărul de IMM-uri nou-înfiinţate şi cele cu un istoric de funcţionare, selectate pentru participarea la Program, va fi stabilit de comisia de evaluare în funcţie de documentele depuse şi de criteriile de fezabilitate ale proiectelor prezentate.

(7) Rezultatul procesului de evaluare va fi comunicat în scris solicitanţilor, în termen de 5 zile lucrătoare de la data evaluării proiectelor.

(8) Eventualele contestaţii asupra rezultatelor evaluării vor fi depuse în termen de 3 zile lucrătoare de la comunicarea rezultatelor şi vor fi soluţionate de către comisia de evaluare în termen de 3 zile lucrătoare de la data depunerii acestora.

3. Contractul-cadru de incubare

(1) Beneficiarii desemnaţi de comisia de evaluare ca participanţi în cadrul Programului vor semna, individual, cu administratorul incubatorului, în condiţiile stabilite de prezenta procedură şi în concordanţă cu instrucţiunile stabilite de PNUD, un contract-cadru de incubare încheiat pe o perioadă de 3 ani.

(2) Contractul-cadru de incubare va cuprinde, printre altele, clauze referitoare la:

a) durata de activitate a beneficiarilor Programului în cadrul incubatorului;

b) condiţiile de închiriere a spaţiilor, suprafaţa, rata chiriei;

c) modalităţile de plată;

d)  serviciile asigurate gratuit şi serviciile asigurate contra cost, în conformitate cu prezenta procedură;

e) condiţiile de participare la servicii de informare, training şi documentare;

f) modalităţile de raportare;

g) soluţionarea eventualelor litigii;

h) condiţiile de excludere din incubatorul de afaceri şi sancţiunile aplicabile;

i) subvenţiile şi granturile asigurate de Program.

(3) In cadrul Contractului-cadru de incubare, administratorul incubatorului este responsabil pentru managementul incubatorului de afaceri şi se obligă să asigure buna funcţionare a acestuia prin asigurarea cu utilităţi a spaţiilor de lucru, încheierea de contracte de prestări de servicii şi utilităţi, asigurarea serviciilor de telecomunicaţii, servicii de pază, curăţenie, personal administrativ şi consiliere/instruire, prevăzute de prezenta procedură.

(4) In cazul în care oricare dintre beneficiarii Programului nu îşi respectă din culpă obligaţiile contractuale, administratorul incubatorului, cu acordul prealabil acordat de PNUD şi după notificarea beneficiarului vizat, va rezilia contractul de incubare încheiat cu acesta. Rezilierea contractului de incubare va atrage excluderea beneficiarului din cadrul Programului şi va da dreptul PNUD de a solicita rambursarea integrală a sumelor primite de beneficiarul exclus, cu titlu de alocaţii financiare nerambursabile, precum şi obligarea acestuia la plata de daune ce au rezultat ca urmare a neîndeplinirii obligaţiilor contractuale.

(5)  Excluderea unui IMM incubat din cadrul Programului va putea atrage înlocuirea acestuia cu un potenţial beneficiar eligibil, selecţionat în condiţiile stabilite de PNUD şi MIMMCTPL.

(6) PNUD, în calitate de agenţie naţională de implementare, şi MIMMCTPL îşi rezervă dreptul ca în baza unor motive temeinice să solicite părţilor semnatare modificarea sau renegocierea contractelor-cadru de incubare.

4. Responsabilităţile beneficiarilor Programului

(1) Pe întreaga perioadă de derulare a Programului, beneficiarii acestuia se obligă să respecte obligaţiile contractuale asumate prin Contractul-cadru de incubare încheiat cu administratorul incubatorului, precum şi toate modificările sau completările subsecvente ale acestuia. De asemenea, participarea beneficiarilor la Program este condiţionată de îndeplinirea cumulativă a următoarelor condiţii:

a) înfiinţarea, în primul an de funcţionare în incubatorul de afaceri, a cel puţin 3 locuri de muncă şi menţinerea acestora pe întreaga perioadă de derulare a Programului;

b)  luarea tuturor măsurilor necesare, precum şi depunerea tuturor diligentelor menite să sporească performanţele economice, materializate prin creşterea cifrei de afaceri cu minimum 10% pe fiecare an fiscal;

c) încheierea de contracte comerciale cu parteneri economici din afara ariei geografice de amplasare a incubatorului de afaceri;

d) îndeplinirea tuturor obligaţiilor exigibile de plată a impozitelor, taxelor şi datoriilor către bugetul de stat şi/sau bugetele locale.

(2) Neîndeplinirea din culpă a obligaţiilor prezentate mai sus va putea atrage rezilierea contractului de incubare şi excluderea beneficiarului din cadrul Programului, precum şi aplicarea măsurilor prevăzute de prezenta procedură.

5. Beneficiile Programului

(1) Beneficiarii Programului, selectaţi în scopul incubării, vor beneficia de sprijin financiar şi de asistenţă de specialitate în cadrul prezentului program, ceea ce le va permite să îşi îmbunătăţească performanţele economice şi să devină în final independenţi financiar pe termen mediu şi lung, fiind în măsură în acelaşi timp să ofere produse şi servicii competitive.

(2) Beneficiile Programului se materializează prin punerea la dispoziţia beneficiarilor Programului de spaţii de birouri şi/sau de producţie în cadrul incubatorului de afaceri, închiriate în condiţii avantajoase, servicii administrative prestate prin intermediul administratorului incubatorului, asistenţă şi consultanţă de specialitate acordată contra cost, la preţuri avantajoase, de către sau prin intermediul administratorului incubatorului, precum şi alocaţii financiare nerambursabile.

(3)   Serviciile administrative prestate de administratorul incubatorului urmăresc buna funcţionare a incubatorului de afaceri, menţinerea în condiţii optime a spaţiilor individuale puse la dispoziţia beneficiarilor Programului, precum şi a spaţiilor comune, incluzând spaţiile destinate pentru întâlniri de afaceri, expoziţii, instruiri etc, prin asigurarea acestora cu utilităţi (energie termică, electrică, apă, gaz etc), servicii de telecomunicaţii, servicii de pază, curăţenie etc. De asemenea, administratorul incubatorului va presta beneficiarilor Programului, pe întreaga perioadă de incubare, servicii comune referitoare la cooperarea dintre investitori în cadrul incubatorului, prevenirea actelor ce ar putea avea un impact negativ asupra mediului, servicii de informare, documentare şi secretariat etc.

(4) Serviciile de asistenţă şi consultanţă de specialitate vor fi prestate de administratorul incubatorului, direct sau prin persoane specializate, la preţuri avantajoase, în funcţie de oportunitatea şi solicitarea acestor servicii de către beneficiarii Programului. Administratorii incubatoarelor vor avea un drept prioritar în raport cu alţi prestatori de servicii de asistenţă şi consultanţă de specialitate, în condiţii de preţ şi calitate egale. Aceste servicii, nelimitativ prezentate, pot fi:

a) consultanţă şi asistenţă în elaborarea planurilor de afaceri şi de marketing, a studiilor de fezabilitate şi a surselor şi metodelor de finanţare a investiţiilor în scopul contractării altor finanţări nerambursabile complementare;

b)  consultanţă şi instruire în managementul afacerilor şi managementul investiţiilor;

c)  asistenţă în procesul de dezvoltare de noi produse şi servicii;

d) asistenţă pentru dezvoltarea de parteneriate naţionale şi internaţionale;

e) servicii de training, traduceri şi publicitate;

f)  consultanţă privind protejarea drepturilor de proprietate intelectuală şi industrială;

g)   asistenţă pentru corelarea activităţilor beneficiarilor Programului cu cele ale întreprinderilor existente în zonă;

h) asistenţă în scopul diversificării capacităţii beneficiarilor Programului de a-şi comercializa produsele şi/sau serviciile în afara zonei de amplasare a incubatorului de afaceri;

i) asistenţă în desfăşurarea activităţilor de selecţie şi recrutare de personal;

j) asistenţă pentru implementarea procedurilor specifice de lucru în conformitate cu normele europene în domeniul calităţii.

(5) Pe întreaga perioadă de derulare a Programului, beneficiarii acestuia vor primi sprijin financiar prin alocarea unor fonduri nerambursabile periodice, în condiţiile stabilite prin contractul-cadru de incubare, după următorul grafic de finanţare:

a)  în primul an de participare la Program, suma maximă anuală a ajutorului financiar nerambursabil este de 40.000 lei, distribuită astfel:

• 60% din valoarea fără TVA a cheltuielilor aferente înfiinţării beneficiarului, în cazul în care acesta este un IMM nou-înfiinţat;

•  40% din valoarea fără TVA a utilităţilor comune aferente funcţionării incubatorului de afaceri, distribuite fiecărui beneficiar al Programului, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

• 30% din valoarea totală fără TVA a serviciilor de asistenţă şi consultanţă de specialitate;

b) în al doilea an de participare la Program, suma maximă anuală a ajutorului financiar nerambursabil este de 30.000 lei, distribuită astfel:

•  30% din valoarea fără TVA a utilităţilor comune aferente funcţionării incubatorului de afaceri, distribuite fiecărui beneficiar al Programului, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

• 20% din valoarea totală fără TVA a serviciilor de asistenţă şi consultanţă de specialitate;

c) în al treilea an de participare la Program, suma maximă anuală a ajutorului financiar nerambursabil este de 25.000 lei, distribuită astfel:

•  20% din valoarea fără TVA a utilităţilor comune aferente funcţionării incubatorului de afaceri, distribuite fiecărui beneficiar al Programului, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

•  15% din valoarea totală fără TVA a serviciilor de asistenţă şi consultanţă de specialitate.

(6)  In limita plafoanelor menţionate anterior, beneficiarii Programului pot solicita, prin intermediul administratorului, ajutoare financiare nerambursabile destinate activităţilor de dezvoltare a afacerilor, cum ar fi participarea la târguri şi expoziţii, obţinerea certificărilor ISO specifice activităţii desfăşurate, proiectarea şi găzduirea unei pagini web etc. Eligibilitatea acestor cheltuieli, precum şi cuantumul acestora vor fi stabilite de PNUD, după o consultare prealabilă cu MIMMCTPL.

(7) Atragerea de fonduri suplimentare la bugetul Programului va putea determina majorarea plafonului fondurilor nerambursabile periodice sau diversificarea cheltuielilor eligibile ori acordarea unor ajutoare financiare separate. Cuantumul, condiţiile de transferare, precum şi destinaţia acestor fonduri nerambursabile suplimentare vor fi stabilite de PNUD, după o consultare prealabilă cu MIMMCTPL.

V Dispoziţii finale

(1)  Prevederile prezentei proceduri vor putea fi modificate prin ordin emis de ministrul MIMMCTPL, la propunerile formulate de reprezentantul rezident PNUD. Revizuiri care nu implică modificări importante ale obiectivelor imediate, ale rezultatelor sau ale activităţilor Programului, impuse ca urmare a majorării contribuţiei PNUD din resurse proprii sau atrase la bugetul Programului prin intermediul PNUD ori determinate de factori neprevăzuţi care reclamă o acţiune urgentă, vor putea fi adoptate de reprezentantul rezident PNUD.

(2) Evaluarea, selecţia locaţiilor şi administrarea incubatoarelor se vor realiza cu respectarea prevederilor cuprinse în anexa la prezenta procedură.

ANEXĂ la procedură

1. Evaluarea şi selectarea locaţiilor

(1)  Procedura generală pentru înfiinţarea incubatoarelor de afaceri debutează cu un studiu de fezabilitate, urmat de evaluări pe teren în vederea selectării locaţiilor. Ca urmare a procedurii de selectare a locaţiilor, PNUD va încheia acorduri de finanţare cu autorităţile publice locale, în scopul demarării campaniei de amenajare şi reabilitare a spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare. In procesul de selecţie a locaţiilor se vor lua în consideraţie, cu precădere, locaţiile care se pot adapta cu uşurinţă pentru buna funcţionare a incubatoarelor de afaceri, precum şi locaţiile în care funcţionează deja, în baza unor parteneriate încheiate cu autorităţile publice locale, unele structuri similare cu incubatoarele de afaceri.

(2)  Fondurile destinate pentru amenajarea şi reabilitarea spaţiilor destinate desfăşurării activităţii de incubare vor fi alocate o singură dată în baza contractului de finanţare încheiat de PNUD cu autorităţile publice locale şi provin din fonduri alocate din bugetul Programului, fonduri alocate de autorităţile publice locale sau din surse financiare private atrase la bugetul Programului. Pentru extinderea ulterioară a spaţiilor incubatoarelor de afaceri, autorităţile implicate în implementarea Programului vor putea aloca, în limita disponibilităţilor, fonduri suplimentare pentru amenajarea şi reabilitarea noilor locaţii.

(3)  Costurile referitoare la reabilitarea clădirii incubatorului privesc cheltuieli specifice legate de renovarea şi amenajarea spaţiilor de producţie, a birourilor, a spaţiilor comune destinate întâlnirilor, sălilor de curs etc. Prin excepţie, cheltuielile care fac obiectul unor activităţi de reparaţii curente nu vor fi decontate.

(4) Virarea efectivă a sumelor ce au ca destinaţie amenajarea şi reabilitarea iniţială a spaţiilor în care îşi vor desfăşura activitatea incubatoarele de afaceri se face de către PNUD în contul autorităţilor publice locale, în termen de 15 zile lucrătoare de la data semnării acordului de finanţare. Autorităţile publice locale vor prezenta către PNUD şi OTIMMC, în termen de 30 de zile de la efectuarea cheltuielilor, documentele justificative referitoare la distribuirea sumelor alocate. Fondurile destinate amenajării spaţiilor suplimentare vor fi alocate, în funcţie de disponibilităţile financiare, ulterior aprobării de către autorităţile implicate în implementarea Programului şi a documentaţiei tehnice întocmite în vederea atribuirii lucrărilor de amenajare şi/sau reabilitare a spaţiilor suplimentare.

(5)  Dosarul privind documentaţia justificativă va conţine un opis al documentelor depuse, copie de pe documentaţia tehnică întocmită în vederea atribuirii lucrărilor de amenajare şi/sau reabilitare, în conformitate cu legislaţia în vigoare, contracte de prestări de servicii, facturi fiscale, chitanţe fiscale, ordine de plată, extrase de cont etc.

(6) PNUD, MIMMCTPL şi OTIMMC îşi rezervă dreptul de a verifica la sediul incubatorului veridicitatea şi conformitatea declaraţiilor referitoare la activităţile, serviciile şi cheltuielile efectuate în cadrul procesului de amenajare şi reabilitare a spaţiilor destinate desfăşurării activităţilor de incubare.

2. Administrarea incubatorului

2.1. Selectarea administratorului incubatorului

(1) Autorităţile publice locale responsabile de implementarea la nivel local a Programului, în cooperare cu PNUD şi MIMMCTPL, vor contracta o companie specializată, care va deveni parte asociată la Contractul-cadru de administrare, denumită în continuare administratorul incubatorului, care se va ocupa de managementul incubatorului de afaceri pe plan local.

(2) La selectarea administratorului incubatorului se vor avea în vedere următoarele:

a) planul de promovare locală, realizat din resursele financiare ale administratorului;

b) numărul de personal, calificarea şi experienţa membrilor echipei manageriale responsabile de managementul Programului;

c) strategia de monitorizare a Programului şi capacitatea de elaborare a rapoartelor financiare şi a rapoartelor periodice privind stadiul de implementare a Programului.

2.2. Criterii de selecţie şi procedura de selectare a administratorului incubatorului

(1) Administrator al incubatorului va putea fi desemnat un operator economic sau o organizaţie nonprofit, constituită în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare.

(2)  In procesul de selectare a candidaţilor înscrişi pentru concursul de administrator al incubatorului, autorităţile implicate vor analiza cererile acestora, având în vedere cel puţin următoarele criterii:

a) deţinerea unui istoric de activitate cu bilanţ pozitiv;

b)  prezentarea proiectelor de consultanţă derulate în ultima perioadă şi rezultatele acestora;

c) nu se află în stare de faliment ori lichidare, nu au afacerile administrate de un administrator judiciar şi nu au activitatea comercială suspendată;

d)  prezintă proiecte de colaborare încheiate cu autorităţile publice locale;

e) implică personal calificat, cu experienţă în managementul afacerilor, şi au capacitatea de a atrage experţi capabili să ofere beneficiarilor Programului consultanţă şi alte servicii de susţinere a afacerilor;

f) posedă infrastructură proprie necesară asigurării serviciilor menţionate în prezenta procedură;

g) deţin cunoştinţe şi informaţii privind mediul de afaceri din aria geografică de amplasare a incubatorului de afaceri;

h) au capacitate de a se implica în susţinerea incubatorului de afaceri în relaţia cu autorităţile locale, unităţi bancare, institute de cercetare, institute de învăţământ superior şi unităţi economice din aria geografică de amplasare a incubatorului de afaceri;

i) prezintă detaliat un plan de afaceri viabil pentru dezvoltarea incubatorului de afaceri pe termen mediu şi lung;

j) propun contribuţia din fonduri proprii pentru implementarea Programului.

(3) Autorităţile implicate în implementarea Programului pot stabilii criterii de selecţie suplimentare, care vor fi făcute publice cu cel puţin 20 de zile înaintea datei stabilite pentru selectarea administratorului incubatorului.

2.3. Procedura de selectare a administratorului incubatorului

(1) Procedura de selecţie a administratorului se va desfăşura cu respectarea dispoziţiilor legale în vigoare privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii sau în conformitate cu procedurile şi regulamentele PNUD, în condiţiile legii.

(2) Ofertele solicitanţilor vor fi evaluate din punct de vedere tehnic şi financiar de către o comisie de evaluare constituită din reprezentanţi ai MIMMCTPL, PNUD şi reprezentanţi ai autorităţilor publice locale. Rezultatul procesului de evaluare va fi comunicat în scris solicitanţilor în termen de 5 zile lucrătoare de la data evaluării ofertelor.

(3)  Eventualele contestaţii vor fi depuse în termen de 3 zile lucrătoare de la comunicarea rezultatelor şi vor fi soluţionate de către comisia de evaluare în termen de 3 zile lucrătoare de la data depunerii acestora.

2.4. Contractul-cadru de administrare

(1) Incubatorul de afaceri se constituie printr-un contract-cadru de administrare încheiat între PNUD, autorităţile publice locale, responsabile la nivel local de implementarea Programului, şi administratorul incubatorului, desemnat ca urmare a deciziei comisiei de evaluare sau, în condiţii excepţionale, prin ordin emis de ministrul MIMMCTPL.

(2) In cadrul acestui contract, autorităţile publice locale se obligă să pună la dispoziţia incubatorului de afaceri, respectiv a beneficiarilor Programului, IMM incubate, în condiţii de calitate şi la preţuri convenabile, spaţii pentru desfăşurarea activităţilor de producţie, spaţii pentru birouri, întâlniri de afaceri, expoziţii, instruiri etc, cu acces direct la utilităţi, respectiv energie electrică, termică, apă, gaz, servicii de telecomunicaţii, servicii de curăţenie şi pază etc.

(3)  Contractul-cadru de administrare se va încheia pe o perioadă de 3 ani, între PNUD, autorităţile locale şi administratorul incubatorului, şi va prevedea, printre altele, clauze referitoare la:

a)  promovarea locală a Programului din resurse financiare proprii puse la dispoziţie de administratorul incubatorului;

b) disponibilitatea unui echipe manageriale responsabile de administrarea incubatorului;

c)   elaborarea rapoartelor financiare lunare atât pentru activitatea proprie, cât şi pentru activitatea IMM-urilor incubate;

d)  elaborarea rapoartelor trimestriale privind stadiul de realizare a Programului;

e)   numărul de IMM-uri ce vor fi selectate în vederea participării în cadrul Programului, număr stabilit în funcţie de spaţiul alocat incubatorului de afaceri, precum şi de fondurile disponibile;

f) modalitatea de monitorizare a IMM-urilor incubate;

g) garanţii de bună execuţie.

(4)  In cazul în care administratorul incubatorului nu îşi respectă din culpă obligaţiile contractuale, autorităţile publice locale responsabile de implementarea la nivel local a Programului, cu acordul prealabil sau la cererea PNUD, vor putea impune penalităţi sau, după caz, vor putea solicita rezilierea Contractului-cadru de administrare, în conformitate cu condiţiile contractuale stabilite. Rezilierea contractului va atrage obligarea administratorului exclus la rambursarea integrală a sumelor primite cu titlul de alocaţii financiare nerambursabile, precum şi obligarea acestuia la plata de daune ce au rezultat ca urmare a neîndeplinirii obligaţiilor contractuale.

(5)  Excluderea unui administrator de incubator din cadrul Programului va determina înlocuirea acestuia cu o persoană juridică eligibilă pentru această funcţie, selecţionată în condiţiile stabilite de prezenta procedură. Pe toată perioada de vacanţă a funcţiei, interimatul va fi asigurat în conformitate cu instrucţiunile stabilite de PNUD.

(6) Pentru motive temeinice, PNUD, în calitate de agenţie naţională de implementare, sau MIMMCTPL îşi rezervă dreptul de a impune renegocierea Contractului-cadru de administrare.

2.5.  Alocaţia financiară nerambursabilă şi garanţia de bună execuţie

(1) Pentru toată perioada de desfăşurare a Contractului-cadru de administrare, administratorul incubatorului va beneficia de o alocaţie financiară nerambursabilă, echivalentul în lei a 50.000 USD, calculat la cursul de schimb USD/lei stabilit de Organizaţia Naţiunilor Unite pentru data efectuării plăţii. Această alocaţie financiară nerambursabilă este destinată exclusiv pentru activitatea de implementare a Programului, constând în contravaloarea cheltuielilor privind instruirea, în perioada de preincubare, a potenţialilor întreprinzători, contravaloarea cheltuielilor pentru editarea şi tipărirea suportului de curs realizat în perioada de preincubare şi a curriculei de curs pentru instruirea efectuată în decursul procesului de incubare, contravaloarea cheltuielilor privind organizarea procesului de evaluare a proiectelor şi de selecţie a IMM-uri ce vor fi înscrise pentru participare la Program, contravaloarea cheltuielilor privind consultanţa acordată în perioada de preincubare pentru înfiinţarea de noi societăţi comerciale, contravaloarea cheltuielilor pentru realizarea unei pagini web de promovare a activităţilor incubatorului.

(2) Alocaţia financiară nerambursabilă destinată administra­torului incubatorului va fi alocată în cel mult 4 tranşe trimestriale, pe baza rapoartelor de activitate trimestriale şi a documentelor financiare justificative. In funcţie de prestaţia administratorului incubatorului, PNUD îşi rezervă dreptul de a modifica condiţiile de transfer al alocaţiei financiare nerambursabile destinate acestuia, cu privire la numărul de tranşe sau la perioada de transfer al acestora, fără consimţământul expres al administratorului incubatorului.

(3)   Ca urmare a procesului de evaluare şi analiză a oportunităţii cheltuielilor efectuate de administratorul incubatorului, PNUD şi OTIMMC vor aproba eligibilitatea acestora. OTIMMC va transmite către PNUD eventualele comentarii şi obiecţii, în termen de 15 zile de la data primirii documentaţiei justificative; depăşirea acestui termen va echivala cu aprobarea tacită a eligibilităţii respectivelor cheltuieli. Documentaţia justificativă depusă de administratorul incubatorului va conţine lista tuturor documentelor, contracte de prestări de servicii, facturi fiscale, chitanţe fiscale, ordine de plată, extrase de cont etc.

(4) Garanţia de bună execuţie a Contractului-cadru de administrare se constituie prin reţineri succesive din ajutorul financiar destinat administratorului incubatorului. Cuantumul acesteia reprezintă 10% din valoarea alocaţiei financiare nerambursabile destinate administratorului incubatorului. Garanţia de bună execuţie va fi restituită la finalizarea contractului-cadru de administrare, după prezentarea de către administratorul incubatorului a raportului final de activitate.

2.6. Rolul şi responsabilităţile administratorului incubatorului

(1)  Administratorul incubatorului va fi responsabil pentru aspectele operaţionale şi de conducere ale incubatorului de afaceri, beneficiind de asistenţă financiară şi tehnică acordată prin intermediul Programului, în baza prezentei proceduri.

(2) Administratorul incubatorului are următoarele responsabilităţi şi atribuţii:

a)  încheie un contract-cadru de administrare cu PNUD şi autorităţile locale în vederea implementării prezentului program;

b) încheie contracte de incubare cu beneficiarii Programului selectaţi pentru a participa la Program;

c)  este direct răspunzător pentru utilizarea fondurilor acordate de PNUD ca agenţie naţională de implementare, în conformitate cu legislaţia în vigoare;

d) întocmeşte şi păstrează evidenţele contabile ale incubatorului de afaceri, pe care le pune la dispoziţia autorităţilor implicate în implementarea Programului, la solicitarea acestora;

e) îşi îndeplineşte obligaţiile exigibile de plată a impozitelor, taxelor şi datoriilor către bugetul de stat şi bugetele locale;

f) organizează, din resurse financiare proprii, promovarea locală a Programului, în perioada de iniţiere a activităţilor incubatorului, în locaţiile unde se vor înfiinţa incubatoarele de afaceri-pilot (producţie de materiale promoţionale, publicitate, organizare/participare la seminarii specializate etc);

g) propune şi realizează documentaţia tehnică privind procedura de selecţie a potenţialilor beneficiari ai Programului;

h) propune şi realizează suportul de curs pentru instruirea potenţialilor întreprinzători în vederea selectării celor mai bune idei de afaceri; prestează potenţialilor beneficiari ai Programului servicii profesionale de asistenţă în procesul de preincubare;

i) organizează trimestrial seminarii de instruire cu diferite teme din domenii de activitate variate în beneficiul IMM-urilor incubate, pe toată perioada de desfăşurare a Programului;

j) asigură serviciile de administrare menţionate în prezenta procedură, pentru care încheie contracte de servicii cu beneficiarii Programului;

k) asigură garanţia utilizării spaţiilor şi a mijloacelor fixe aflate în dotarea incubatorului în scopul declarat iniţial;

l) elaborează trimestrial rapoarte financiare pe care le înaintează PNUD spre aprobare, însoţite de documentele justificative privind utilizarea fondurilor, evidenţiind alocaţiile financiare nerambursabile pentru fiecare beneficiar incubat (contracte de servicii, facturi fiscale, chitanţe fiscale, ordine de plată, extrase de cont etc). Plata fondurilor nerambursabile destinate IMM incubate se va face după aprobarea acestor rapoarte de către PNUD;

m) elaborează trimestrial rapoarte privind stadiul de realizare a Programului, pe care le înaintează PNUD şi OTIMMC;

n) asigură monitorizarea şi evaluarea activităţilor beneficiarilor Programului pe întreaga perioadă de derulare a Programului;

o) desfăşoară activităţi de atragere de fonduri şi după încheierea Programului pentru a asigura sustenabilitatea incubatorului de afaceri după implementarea Programului;

p) la cerere, implică IMM-urile incubate în activităţi specifice de cercetare naţionale şi internaţionale şi în programe de inovaţii;

q) stabileşte şi menţine relaţii cu alte reţele internaţionale de incubatoare de afaceri.

(3) Raportările referitoare la stadiul de realizare a Programului, precum şi cele privitoare la monitorizarea IMM-urilor incubate, întocmite de administratorul incubatorului, vor releva, printre altele, următorii indicatori:

a) Criterii bazate pe rezultate (monitorizare):

• gradul de utilizare a suprafeţei incubatorului (în m2);

•  numărul mediu de locuri de muncă nou-create de fiecare IMM incubat;

• numărul de IMM-uri incubate;

• obiectele de activitate ale firmelor incubate;

• numărul de IMM-uri nou-create, incubate;

•  subvenţiile obţinute de fiecare IMM incubat, conform procedurii;

• numărul de IMM-uri excluse din incubatorul de afaceri;

• numărul de angajaţi ai administratorului incubatorului;

•  raportul dintre numărul de angajaţi ai incubatorului de afaceri/IMM-urilor incubate;

• serviciile livrate şi calitatea lor;

• realizări deosebite ale unor firme incubate.

b) Criterii economice (evaluarea impactului):

• costuri medii de operare;

• costuri medii în investiţii de capital;

• costuri per loc de muncă (brut);

•  rata de faliment a IMM-urilor incubate după terminarea perioadei de incubare;

• ratele de supravieţuire a IMM-urilor după terminarea perioadei de incubare;

• valoarea investiţiilor în mijloacele fixe;

• valoarea investiţiilor străine atrase;

• rezultate financiare şi economice, creşterea medie a cifrei de afaceri;

• schimburi comerciale cu parteneri economici din afara ariei geografice de amplasare a incubatoarelor de afaceri.

(4) Administratorul incubatorului asigură contra cost, în funcţie de oportunitatea acestora, precum şi de solicitările IMM-urilor incubate, următoarele servicii specializate:

a) consultanţă şi asistenţă în elaborarea planurilor de afaceri şi de marketing, studiilor de fezabilitate, surselor şi metodelor de finanţare a investiţiilor în scopul contractării altor finanţări complementare de către beneficiarii Programului;

b)  consultanţă şi instruire în managementul afacerilor şi managementul investiţiilor comune realizate de către firmele incubate;

c)  asistenţă acordată în procesul de dezvoltare de noi produse şi servicii;

d) asistenţă pentru dezvoltarea de parteneriate naţionale şi internaţionale;

e) servicii de training, traduceri şi publicitate;

f)  consultanţă privind protejarea drepturilor de proprietate intelectuală şi industrială;

g)  asistenţă acordată în corelarea activităţilor cu cele ale întreprinderilor existente în zonă;

h) asistenţă acordată în scopul diversificării capacităţii beneficiarilor Programului de a-şi comercializa produsele în afara zonei de amplasare a incubatorului;

i) promovarea imaginii firmelor ce operează în cadrul incubatorului;

j) alte servicii specializate.

(5) PNUD şi OTIMMC au dreptul să verifice condiţiile de realizare a instruirii şi a agendei seminariilor organizate de administratorul incubatorului.