HOTARARE Nr. 510 din 12 septembrie 1997
pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 85/1997
ACT EMIS DE: GUVERNUL ROMANIEI
ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL NR. 263 din 3 octombrie 1997
In temeiul art. 6 din Legea nr. 85/1997 privind acceptarea de catre Romania
a Codului international de management pentru exploatarea in siguranta a navelor
si pentru prevenirea poluarii (Codul international de management al sigurantei
- Codul I.S.M.), adoptat de catre Organizatia Maritima Internationala (I.M.O.)
prin Rezolutia A 741 (18) din 4 noiembrie 1993,
Guvernul Romaniei hotaraste:
Art. 1
Se aproba:
a) Normele metodologice de eliberare a documentului de conformitate (DOC)
companiilor de navigatie si a certificatului de management al sigurantei
(S.M.C.) navelor care arboreaza pavilionul Romaniei in conformitate cu
prevederile Codului international de management al sigurantei - Codul I.S.M.,
adoptat prin Rezolutia A 741(18) a Organizatiei Maritime Internationale
(I.M.O.), prevazute in anexa nr. I;
b) Normele metodologice privind efectuarea auditului in conformitate cu
prevederile Codului international de management al sigurantei - Codul I.S.M.
pentru exploatarea in siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii,
prevazute in anexa nr. II.
c) Normele metodologice pentru eliberarea de licente si autorizatii
persoanelor fizice si juridice, romane sau straine, care efectueaza auditul
privind operarea in siguranta a navelor si prevenirea poluarii sau verificarea
tehnica si certificarea navelor conform conventiilor internationale, pe baza de
contract de reprezentare, prevazute in anexa nr. III.
Art. 2
Pentru eliberarea documentului de conformitate companiilor de navigatie si
a certificatului de management al sigurantei navelor care arboreaza pavilionul
Romaniei, Ministerul Transporturilor va percepe de la companiile de navigatie
taxele prevazute in anexa nr. IV.
Art. 3
Taxele pentru eliberarea documentului de conformitate companiilor de
navigatie si a certificatului management al sigurantei navelor vor fi
actualizate, periodic, in functie de indicele de inflatie si/sau de taxele
similare practicate pe plan extern, prin hotarare a Guvernului, la propunerea
Ministerului Transporturilor, cu avizul Ministerului Apelor, Padurilor si
Protectiei Mediului si al Ministerului Finantelor.
Art. 4
Anexele nr. I-IV fac parte integranta din prezenta hotarare.
Art. 5
Prezenta hotarare intra in vigoare dupa 30 de zile de la publicarea ei in
Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.
Art. 6.
Orice alte dispozitii contrare prezentei hotarari se abroga.
PRIM-MINISTRU
VICTOR CIORBEA
Contrasemneaza:
p. Ministrul transporturilor,
Adrian Gheorghe Marinescu,
secretar de stat
Ministru de stat,
ministrul finantelor,
Mircea Ciumara
p. Ministrul apelor, padurilor
si protectiei mediului,
Gheorghe Raicu,
secretar de stat
ANEXA 1
NORME METODOLOGICE
de eliberare a documentului de conformitate (DOC) companiilor de navigatie si a
certificatului de management al sigurantei (S.M.C.) navelor care arboreaza
pavilionul Romaniei in conformitate cu prevederile Codului international de
management al sigurantei - Codul I.S.M., adoptat prin Rezolutia A 741(18) a
Organizatiei Maritime Internationale (I.M.O.)
1. Dispozitii generale
Codul international de management pentru exploatarea in siguranta a navelor
si pentru prevenirea poluarii (Codul international de management al sigurantei
- Codul I.S.M.) a fost adoptat de catre Organizatia Maritima Internationala
(I.M.O.) prin Rezolutia A 741(18) si va fi obligatoriu incepand cu data de 1
iulie 1998. Acest cod a devenit capitolul IX al Conventiei pentru ocrotirea
vietii omenesti pe mare - SOLAS 1974, incepand din luna mai 1994. Codul I.S.M.
asigura un standard international pentru managementul sigurantei exploatarii
navelor si pentru prevenirea poluarii.
Codul I.S.M. stipuleaza ca fiecare companie de navigatie sa stabileasca
obiectivele de siguranta si, in plus, sa dezvolte, sa implementeze si sa
mentina un sistem de management al sigurantei (S.M.S.) care include cerinte
functionale, asa cum sunt listate in sectiunea 1.4 din Codul I.S.M.
Prin aplicarea Codului I.S.M. se sustine si se incurajeaza dezvoltarea unei
culturi si mentalitati privind siguranta navigatiei. Factorii de succes pentru
dezvoltarea unei culturi privind siguranta navigatiei sunt, printre altii,
angajarea, valorile si convingerile.
Intrarea efectiva in vigoare se face prin grija Guvernului si include
verificarea ca sistemul de management al sigurantei (S.M.S) sa fie in
conformitate cu cerintele stipulate in Codul I.S.M., precum si verificarea
concordantei cu regulile si reglementarile obligatorii.
Ministerul Transporturilor, in calitatea sa de administratie, este
raspunzator de luarea tuturor masurilor necesare pentru implementarea corecta
si la termen a prevederilor Codului I.S.M. si prin Directia porturilor si
navigatiei maritime va verifica modul in care companiile de navigatie se
conformeaza cerintelor Codului I.S.M. si va elibera companiilor documentul de
conformitate (DOC) si navelor, certificatul de management al sigurantei
(S.M.C.).
Pentru desfasurarea acestei activitati, Ministerul Transporturilor
stabileste urmatoarele norme metodologice de eliberare a documentului de
conformitate (DOC) companiilor de navigatie si a certificatului de management
al sigurantei (S.M.C.) navelor care arboreaza pavilionul Romaniei, respectand
cap. IX al Conventiei SOLAS 1974. Aceste norme metodologice au fost intocmite
cu respectarea prevederilor liniilor directoare privind implementarea Codului
I.S.M. de catre administratii, aprobate prin Rezolutia A 788 a Organizatiei
Maritime Internationale (I.M.O.).
2. Definitii
Pentru intelegerea uniforma, in cadrul prezentelor norme metodologice, se
adopta urmatoarele definitii:
2.1. Codul international de management al sigurantei - Codul I.S.M.
inseamna Codul international de management pentru exploatarea in siguranta a
navelor si pentru prevenirea poluarii, asa cum a fost adoptat de Organizatia
Maritima Internationala (I.M.O.) prin Rezolutia A 741(18) si apoi inclus in
capitolul IX al Conventiei SOLAS 1974 si asa cum poate fi modificat de
Organizatia Maritima Internationala (I.M.O.);
2.2. companie inseamna proprietarul navei sau oricare alta organizatie sau
persoana, cum ar fi managerul sau agentul de inchiriere in regim bare boat,
care si-a asumat responsabilitatea pentru exploatarea navei de la proprietarul
acesteia si care, asumandu-si aceasta responsabilitate, a fost de acord sa se
achite de toate indatoririle si responsabilitatile impuse de Codul I.S.M.;
2.3. Administratia inseamna Guvernul Romaniei al carui pavilion nava este
indreptatita sa-l arboreze. Ministerul Transporturilor indeplineste rolul de
administratie pentru eliberarea documentului de conformitate (DOC) si a
certificatului de management al sigurantei (S.M.C.) prin Directia porturilor si
navigatiei maritime (D.P.N.M.), iar prin Inspectoratul Navigatiei Civile si
capitaniile portuare, rolul de control al administratiei;
2.4. sistemul de management al sigurantei (S.M.S.) inseamna un sistem
structurat si documentat, care permite personalului companiei sa puna efectiv
in practica politica acesteia in domeniul sigurantei si in domeniul protectiei
mediului inconjurator;
2.5. document de conformitate (DOC) inseamna un document eliberat unei
companii care corespunde cerintelor Codului I.S.M. (a se vedea modelul de
certificat prezentat in anexa);
2.6. document de conformitate interimar inseamna un document eliberat unei
companii care corespunde Codului I.S.M., aflata in perioada de verificari
suplimentare, si a carui valabilitate este de maximum 12 luni;
2.7. certificatul de management al sigurantei (S.M.C.) inseamna un document
eliberat unei nave, care semnifica faptul ca managementul companiei si cel de
la bordul navei sunt in concordanta cu sistemul de management al sigurantei
(S.M.S.) aprobat (a se vedea modelul de certificat prezentat in anexa);
2.8. certificatul de management al sigurantei interimar inseamna un
document eliberat unei nave care corespunde Codului I.S.M., aflata in perioada
de verificari suplimentare, si a carui valabilitate este de maximum 12 luni;
2.9. auditul managementului sigurantei inseamna o examinare sistematica si
independenta, pentru a determina daca activitatile efectuate in cadrul
sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) si rezultatele legate de
acestea sunt in concordanta cu reglementarile planificate si daca aceste
reglementari sunt puse efectiv in practica si permit realizarea obiectivelor;
2.10. observatie inseamna o specificare de fapt, facuta in timpul auditului
managementului sigurantei si confirmata de dovada obiectiva;
2.11. dovada obiectiva inseamna informatiile, inregistrarile sau expunerile
asupra unui fapt, cantitative sau calitative, referitoare la siguranta sau la
existenta si punerea in aplicare a unui element al sistemului de management al
sigurantei (S.M.S.), care se bazeaza pe observatie, masurare sau incercare si
care pot fi verificate;
2.12. nonconformitate inseamna o situatie observata, unde dovada obiectiva
indica neindeplinirea unei cerinte specificate;
2.13. nonconformitate majora inseamna o abatere identificabila, care
constituie o amenintare serioasa la adresa personalului sau a sigurantei navei
sau un pericol serios la adresa mediului ambiant, si care necesita o actiune
corectiva imediata. In plus, lipsa implementarii eficiente si sistematice a
unei cerinte a Codului I.S.M. este, de asemenea, considerata ca o
nonconformitate majora.
3. Procedura privind certificarea companiilor si a navelor conform Codului
I.S.M.
3.1. Dispozitii generale
3.1.1. Toate companiile, persoane juridice romane, sau filiale in Romania
ale unor persoane juridice straine, care sunt proprietare de nave sau care
administreaza nave purtand pavilionul Romaniei, trebuie sa obtina de la
Ministerul Transporturilor - Directia porturilor si navigatiei maritime (D.P.N.M.)
documentul de conformitate (DOC) pentru companie si certificatul de management
al sigurantei (S.M.C.) pentru fiecare nava.
3.1.2. Compania trebuie sa puna in functiune, cu forte proprii sau cu
ajutorul unei companii de consultanta autorizate de Ministerul Transporturilor
- D.P.N.M., un sistem propriu de management al sigurantei (S.M.S.) conform
prevederilor Codului I.S.M., iar in momentul cand acesta urmeaza sa fie
certificat, va prezenta Ministerului Transporturilor urmatoarea documentatie:
1. cererea de certificare-tip, conform modelului anexat;
2. setul de acte doveditoare asupra legalitatii functionarii companiei;
3. lista navelor-tip, caracteristici, situatia certificatelor si
inspectiilor statutare;
4. manualul managementului companiei;
5. manualul procedurilor conforme managementului companiei;
6. manualul managementului la bordul navelor;
7. manualul procedurilor conforme managementului la bordul navelor;
8. raportul auditului intern;
9. chitanta privind achitarea taxelor, conform anexei nr. IV.
3.1.3. Pe baza cererii primite, Directia porturilor si navigatiei maritime
impreuna cu compania vor stabili auditorul din lista auditorilor autorizati.
Acesta va fi independent fata de companie si fata de cea de consultanta.
3.2. Verificarea conformitatii cu Codul international de management pentru
exploatarea in siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii.
3.2.1. Pentru a fi in conformitate cu cerintele Codului I.S.M., companiile
trebuie sa elaboreze, sa implementeze si sa mentina un sistem de management al
sigurantei (S.M.S.), in vederea asigurarii ca este aplicata politica companiei
privind siguranta navelor si protectia mediului. Politica companiei trebuie sa
includa obiectivele definite de Codul I.S.M.
3.2.2. Administratia va verifica conformitatea cu cerintele Codului I.S.M.,
prin determinarea:
1. conformitatii sistemului de management al sigurantei (S.M.S), realizat
de companie, cu cerintele Codului I.S.M.;
2. felului in care sistemul de management al sigurantei (S.M.S.) asigura
indeplinirea obiectivelor definite in paragraful 1.2.3. din Codul I.S.M.
3.2.3. Determinarea conformitatii elementelor sistemul de management al
sigurantei (S.M.S.), pus la punct de companie, cu cerintele specificate de
Codul I.S.M. se va face de catre Administratie pe baza rapoartelor de audit
extern, intocmite de auditori autorizati.
3.2.4. Criteriile principale care vor sta la baza interpretarilor necesare
pentru evaluarea conformitatii cu cerintele Codului I.S.M., a unui sistem de
management al sigurantei (S.M.S) vor fi determinate de eficienta acestuia in
realizarea obiectivelor specificate in Codul I.S.M. De asemenea, va fi avut in
vedere gradul de satisfacere a cerintelor Codului I.S.M. in termeni de standard
specifici sigurantei navelor si protectiei mediului.
Standardele specifice sigurantei navelor si protectiei mediului,
specificate in Codul I.S.M., sunt:
1. conformitatea cu regulile si reglementarile obligatorii:
- Conventia internationala pentru ocrotirea vietii omenesti pe mare -
(SOLAS 1974), la care Romania a aderat prin Decretul nr. 80/1979;
- Conventia internationala din 1973 privind prevenirea poluarii de catre
nave, modificata prin protocolul incheiat la Londra la 17 februarie 1978 -
(Marpol 73/78), la care Romania a aderat prin Legea nr. 6/1993;
- Conventia internationala privind standardele de pregatire a
navigatorilor, brevetare/atestare si efectuare a serviciului de cart, adoptata
la Londra la 7 iulie 1978 - (STCW/1978), la care Romania a aderat prin Legea
nr. 107/1992;
- Conventia internationala asupra liniilor de incarcare (1966) si
Protocolul din anul 1988 (LOAD LINE), la care Romania aderat prin Decretul nr.
80/1971;
2. codurile, liniile directoare si standardele aplicabile recomandate de
Organizatia Maritima Internationala (I.M.O.), de Administratie, de societati de
clasificare si de alte organizatii din industria maritima, care au fost luate
in considerare.
3.2.5. Codul I.S.M. identifica obiectivele generale ale managementului
sigurantei navelor. Aceste obiective sunt:
- de a asigura securitatea exploatarii navei si a mediului de lucru;
- de a stabili practici impotriva tuturor riscurilor identificate;
- de a imbunatati continuu abilitatile privind managementul sigurantei
personalului de la tarm si de la bordul navei, inclusiv pregatirea situatiilor
de urgenta atat in ceea ce priveste siguranta navelor, cat si protectia
mediului inconjurator.
3.2.6. Toate dovezile obiective, care au potentialul de a facilita
verificarea conformitatii cu Codul I.S.M., trebuie sa fie accesibile
investigatiei. Compania va prezenta auditorilor documente statutare si de
clasificare relevante pentru masurile luate de aceasta in vederea asigurarii
mentinerii conformitatii cu regulile si reglementarile obligatorii. In acest
sens, dosarele trebuie sa fie puse la dispozitie pentru a putea fi examinate.
Pentru verificarea activitatilor de intretinere si de functionare a
navelor, care nu fac obiectul inspectiilor statutare, companiile vor prezenta
inspectiei dovezi obiective, cum ar fi:
- proceduri si instructiuni;
- documente privind verificarile efectuate de catre ofiterii superiori
angajati in activitatea zilnica de exploatare a navei.
3.2.7. Verificarea conformitatii cu regulile si reglementarile obligatorii,
care reprezinta o parte a certificarii conform Codului I.S.M., nu dubleaza si
nici nu inlocuieste expertizele pentru alte certificate maritime. Verificarea
conformitatii cu Codul I.S.M. nu absolva compania, comandantul sau orice alta
persoana fizica sau juridica, implicata in managementul sau in exploatarea
navelor, de responsabilitatile lor.
3.2.8. Raportul de audit prezentat administratiei va cuprinde evaluarea:
- felului in care compania a luat in considerare recomandarile mentionate
la paragraful 1.2.3.2. din Codul I.S.M. la stabilirea sistemului de management
al sigurantei (S.M.S.);
- prevederile elaborate pentru asigurarea ca aceste recomandari sunt puse
in practica la tarm si la bordul navei.
Auditorii trebuie sa incurajeze companiile sa adopte masurile necesare
pentru punerea in aplicare a codurilor, liniilor directoare si standardelor
recomandate de catre Organizatia Maritima Internationala (I.M.O.),
Administratie, societatile de clasificare si alte organizatii din sectorul
maritim, atunci cand aceste recomandari sunt potrivite pentru companie si
pentru navele sale, chiar daca nu sunt obligatorii in virtutea Codului I.S.M.
4. Eliberarea si valabilitatea documentului de conformitate (DOC) si a
certificatului de management al sigurantei (S.M.C.)
4.1. Eliberarea si valabilitatea documentului de conformitate (DOC)
4.1.1. Documentul de conformitate (DOC) se elibereaza unei companii, ca
urmare a unei verificari initiale a conformitatii cu cerintele Codului I.S.M.
4.1.2. Documentul de conformitate (DOC) se elibereaza ca urmare a
verificarii faptului ca sistemul de management al sigurantei (S.M.C.), pus la
punct de companie, concorda cu cerintele Codului I.S.M. si cu determinarea
dovezii obiective, demonstrand ca acesta este efectiv pus in aplicare.
Verificarea trebuie sa includa dovada obiectiva care demonstreaza ca sistemul
de management al sigurantei (S.M.S.), pus la punct de companie, a functionat
cel putin 3 luni si ca un sistem de management al sigurantei (S.M.C.) a
functionat la bordul navei pentru cel putin o nava, de fiecare tip, exploatata
de catre companie timp de cel putin 3 luni. Dovada obiectiva trebuie, printre
altele, sa includa rapoarte de la auditul intern anual realizat de companie la
bordul navei si la tarm.
4.1.3. Documentul de conformitate (DOC) este valabil pentru tipurile de
nave pe care se bazeaza verificarea initiala. Pentru navele noi, introduse de
companie in exploatare dupa data eliberarii documentului de conformitate (DOC),
se va proceda astfel:
- daca navele sunt de acelasi tip, documentul de conformitate (DOC) ramane
neschimbat, iar auditul va fi facut numai la nava nou-introdusa, care va primi
un certificat de management al sigurantei (S.M.C.) dupa finalizarea cu
rezultate satisfacatoare a auditului;
- daca navele sunt de alte tipuri decat cele pentru care este eliberat
documentul de conformitate (DOC), se va elibera un document de conformitate
interimar, valabil 6 luni, timp in care compania face auditul extern.
4.1.4. Valabilitatea unui document de conformitate (DOC) poate fi extinsa
pentru a cuprinde tipurile de nave suplimentare, dupa verificarea capacitatii
companiei de a fi in concordanta cu cerintele Codului I.S.M. pentru aceste
tipuri de nave. In acest context, tipurile de nave sunt acelea la care se
refera cap. IX al Conventiei SOLAS 74.
Extinderea valabilitatii documentului de conformitate (DOC) pentru alte
tipuri de nave nu este motiv de prelungire a termenului de valabilitate a
documentului de conformitate (DOC) initial.
4.1.5. Documentul de conformitate (DOC) este valabil pentru o perioada de 5
ani.
4.1.6. Valabilitatea documentului de conformitate (DOC) este supusa
verificarii anuale, in perioada de 3 luni inainte sau dupa data aniversara
(anuala), pentru a confirma functionarea efectiva a sistemului de management al
sigurantei (S.M.S.). Aceasta trebuie sa includa examinarea si verificarea
corectitudinii documentelor statutare si de clasificare prezentate pentru cel
putin o nava de fiecare tip la care se aplica documentul de conformitate (DOC).
Actiunile corective si modificarile aduse sistemului de management al
sigurantei (S.M.S.), efectuate dupa verificarea anterioara, trebuie, de
asemenea, verificate.
Pentru verificarea anuala, compania trebuie sa depuna o cerere la
Administratie (D.P.N.M.) la o data care sa permita efectuarea auditului in
termenul precizat in paragraful anterior.
Ca si la verificarea initiala, administratia (D.P.N.M.) va nominaliza
auditorul.
Raportul de audit, ca urmare a verificarii anuale, va fi prezentat de
companie Administratiei (D.P.N.M.), insotit de documentul de conformitate (DOC)
si de fisa de consemnare a verificarilor anuale.
Consemnarea verificarii anuale se va face, dupa caz, cu precizarea
termenelor de solutionare a nonconformitatilor majore inscrise in raportul de
audit.
Termenele de solutionare a nonconformitatilor nu trebuie sa depaseasca 3
luni de la data implinirii termenului de verificare anuala.
4.1.7. Reinnoirea documentului de conformitate (DOC) pentru perioada
ulterioara de 5 ani trebuie sa includa evaluarea tuturor elementelor sistemului
de management al sigurantei (S.M.S.) privind eficienta sa in satisfacerea
obiectivelor specificate in Codul I.S.M.
4.1.8. Pentru o companie care se va infiinta dupa data de 1 iulie 1998,
daca aceasta are un sistem de management al sigurantei (S.M.S.) care satisface
cerintele paragrafului 1.2.3. din Codul I.S.M., aceasta va putea cere
administratiei (D.P.N.M.) emiterea unui document de conformitate interimar.
Administratia (D.P.N.M.) poate emite un document de conformitate interimar,
valabil cel mult 12 luni. In cadrul termenului de valabilitate, compania
trebuie sa demonstreze ca planurile de implementare a sistemului de management
al sigurantei (S.M.S.) satisfac in totalitate cerintele Codului I.S.M., astfel
incat Administratia sa poata emite un document de conformitate (DOC) pentru un
termen de 5 ani.
4.1.9. Un document de conformitate interimar se va putea elibera si in
cazul in care o companie care detine un document de conformitate (DOC) preia in
exploatare un nou tip de nava.
Documentul de conformitate interimar se elibereaza si in acest caz tot de
catre Administratie, dupa prezentarea raportului de audit favorabil, care va
consemna ca sistemul de management al sigurantei (S.M.S.) a fost adaptat astfel
incat sa satisfaca si cerintele specifice noului tip de nava.
4.1.10. Documentul de conformitate (DOC) poate fi retras numai de catre Administratia
care l-a eliberat. Administratia poate sa retraga documentul de conformitate
(DOC), daca nu se solicita confirmarea anuala sau daca exista nonconformitati
majore fata de Codul I.S.M. In acest caz, si certificatele de management al
sigurantei (S.M.C.), asociate cu documentul de conformitate (DOC), vor fi
invalidate si retrase.
4.2. Eliberarea si valabilitatea certificatului de management al sigurantei
(S.M.C.)
4.2.1. Certificatul de management al sigurantei (S.M.C.) se va elibera unei
nave in urma verificarii initiale a conformitatii cu cerintele Codului I.S.M.
Aceasta include verificarea ca documentul de conformitate (DOC) pentru compania
responsabila cu exploatarea navei este aplicabil acestui tip specific de nava
si verificarea ca sistemul de management al sigurantei (S.M.S.) corespunde
Codului I.S.M. si ca este pus in aplicare. Dovezile obiective care sa
demonstreze ca sistemul a functionat efectiv pentru cel putin 3 luni la bordul
navei trebuie sa fie disponibile, inclusiv rapoartele auditului intern realizat
de companie.
4.2.2. Certificatul de management al sigurantei (S.M.C.) este valabil
pentru o perioada de 5 ani.
4.2.3. Valabilitatea certificatului de management al sigurantei (S.M.C.)
este supusa la cel putin o verificare intermediara, care sa confirme
functionarea eficienta a sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) si ca
orice modificari efectuate de la verificarea anterioara sunt in conformitate cu
Codul I.S.M. In anumite cazuri, mai ales in timpul perioadei initiale de
exploatare a sistemului de management al sigurantei (S.M.S.), Administratia
poate sa sporeasca frecventa verificarilor intermediare, daca considera
necesar.
4.2.4. Reinnoirea certificatului de management al sigurantei (S.M.C.)
pentru o noua perioada de 5 ani va include o evaluare a tuturor elementelor
sistemului de management al sigurantei (S.M.S.), care apartin acelei nave, in
satisfacerea obiectivelor specificate in Codul I.S.M.
4.2.5. Certificatul de management al sigurantei (S.M.C.) poate fi retras
doar de Administratia care l-a eliberat. Administratia poate sa retraga
certificatul de management al sigurantei (S.M.C.), daca nu se cere verificarea
intermediara sau daca exista dovada unei nonconformitati majore fata de Codul
I.S.M., sau daca documentul de conformitate (DOC) al companiei care exploateaza
nava nu mai este valid.
4.3. Documentul de conformitate interimar si certificatul de management al
sigurantei interimar
4.3.1. Documentul de conformitate interimar poate fi emis pentru a facilita
implementarea initiala a Codului I.S.M. si aplicarea, acolo unde o companie
este nou-stabilita sau unde noile tipuri de nave sunt adaugate, la un document
de conformitate (DOC) existent.
4.3.2. Administratia poate emite un document de conformitate interimar,
valabil nu mai mult de 12 luni, unei companii, ca urmare a demonstrarii ca
respectiva companie are un sistem de management al sigurantei (S.M.S.) care
satisface obiectivele mentionate in paragraful 1.2.3. din Codul I.S.M.
Administratia va cere companiei sa prezinte planurile de implementare a
sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) care sa satisfaca cerintele
complete ale Codului I.S.M. in termenul de valabilitate al documentului de
conformitate interimar.
4.3.3. Un certificat de management al sigurantei interimar, valabil pentru
nu mai mult de 6 luni, poate fi emis noilor nave, la livrare sau cand o
companie preia responsabilitatile pentru managementul unei nave care este noua
pentru companie. In cazuri speciale, Administratia poate extinde valabilitatea
certificatului de management al sigurantei interimar pentru inca alte 6 luni.
4.3.4. Inainte de a emite un certificat de management al sigurantei
interimar, Administratia va verifica daca:
1. documentul de conformitate (DOC) sau documentul de conformitate
interimar este relevant pentru acea nava;
2. sistemul de management al sigurantei (S.M.S.), prevazut de companie
pentru nava, include elementele cheie ale Codului I.S.M. si a fost evaluat in
timpul auditului pentru emiterea documentului de conformitate (DOC) sau a fost
demonstrat prin emiterea documentului de conformitate interimar;
3. comandantul si ofiterii superiori sunt familiarizati cu sistemul de
management al sigurantei (S.M.S.) si cu planurile pentru implementarea
acestuia;
4. au fost date instructiunile identificate ca fiind esentiale, inainte ca
nava sa navigheze;
5. exista planuri pentru auditul navei in termen de 3 luni;
6. informatiile relevante privind sistemul de management al sigurantei (S.M.S.)
sunt date in limba romana si in limba engleza.
4.4. Procesul de certificare
4.4.1. Procesul de certificare corespunzator pentru emiterea unui document
de conformitate (DOC) pentru o companie si a unui certificat de management al
sigurantei (S.M.C.) pentru o nava va implica in mod normal urmatoarele etape:
1. verificarea initiala;
2. verificarea periodica sau intermediara;
3. verificarea pentru reinnoire.
Aceste verificari sunt efectuate, la cererea pe care compania o formuleaza
catre Administratie, de catre auditori autorizati de Administratie pentru
efectuarea auditului. Auditorii vor fi propusi de companie dintre organizatiile
recunoscute sau dintre auditorii independenti autorizati si nominalizati de
Administratie in urma fiecarei cereri.
4.5. Verificarea initiala a companiei si a navelor
4.5.1. Compania trebuie sa solicite Administratiei certificarea conform
Codului I.S.M.
4.5.2. O evaluare a sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) de la
tarm, intreprinsa de Administratie, necesita evaluarea departamentelor unde se
efectueaza managementul si amplasamente in concordanta cu organizarea companiei
si cu functiile acestor amplasamente.
4.5.3. La finalizarea cu rezultate satisfacatoare a evaluarii sistemului de
management al sigurantei (S.M.S.) de la tarm pot incepe prezentarile sau
planificarea pentru evaluarea navelor companiei.
4.5.4. La finalizarea cu rezultate satisfacatoare a evaluarii va fi emis un
document de conformitate (DOC) pentru companie, ale carui copii trebuie
inaintate de catre companie fiecarei filiale de pe uscat si fiecarei nave. Dupa
ce fiecare nava a fost evaluata si i s-a eliberat un certificat de management
al sigurantei (S.M.C.), o copie de pe acestea trebuie, de asemenea, sa existe
la sediul central al companiei.
4.5.5. In cazurile in care certificatele de management al sigurantei
interimare sunt eliberate de organizatii recunoscute sau de auditori
independenti, copii de pe acestea trebuie sa fie transmise de catre acestia administratiei
(D.P.N.M.).
4.6. Verificarea periodica a companiei
4.6.1. Pentru a mentine valabilitatea documentului de conformitate (DOC),
trebuie efectuate audituri periodice ale managementului sigurantei. Scopul
acestor audituri este de a verifica functionarea efectiva a sistemului de
management al sigurantei (S.M.S.) si ca orice modificari facute sistemului de
management al sigurantei (S.M.S.) sunt in concordanta cu cerintele Codului
I.S.M.
4.6.2. Verificarea periodica se efectueaza in perioada de 3 luni inainte
sau dupa fiecare data aniversara a documentului de conformitate (DOC). Pentru
finalizarea actiunilor corective necesare solutionarii nonconformitatilor, se
vor stabili termene ce nu trebuie sa depaseasca 3 luni de la data auditului.
4.6.3. Acolo unde compania are mai mult de un sediu la tarm, acestea pot sa
nu fie vizitate la evaluarea initiala, insa estimarile periodice trebuie sa
asigure ca toate amplasamentele au fost vizitate in timpul perioadei de
valabilitate a documentului de conformitate (DOC).
4.7. Verificarea intermediara a navelor
4.7.1. Pentru a mentine valabilitatea certificatului de management al
sigurantei (S.M.C.), trebuie executate audituri intermediare ale managementului
sigurantei. Scopul acestor audituri este de a verifica functionarea efectiva a
sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) si ca orice modificari aduse
acestuia sunt in concordanta cu cerintele Codului I.S.M. Numarul si termenele
verificarilor intermediare se stabileste de catre administratie (D.P.N.M.) la
eliberarea certificatului de management al sigurantei (S.M.C.)
4.7.2. Daca urmeaza sa se efectueze doar o verificare intermediara, aceasta
trebuie sa aiba loc intre a II-a si a III-a data aniversara a emiterii
certificatului de management al sigurantei (S.M.C.)
4.8. Verificarea pentru reinnoirea certificatelor companiei si navelor
Verificarile pentru reinnoire urmeaza sa fie realizate inaintea expirarii
termenului de valabilitate a documentului de conformitate (DOC) sau a certificatului
de management al sigurantei (S.M.C.); in caz contrar, documentul de
conformitate (DOC) si certificatul de management al sigurantei (S.M.C.) isi
pierd valabilitatea. Verificarea pentru reinnoire se va referi la toate
elementele sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) si la activitatile
la care se aplica cerintele Codului I.S.M. Verificarea de reinnoire poate fi
realizata cu 6 luni inainte de data de expirare a documentului de conformitate
(DOC) sau a certificatului de management al sigurantei (S.M.C.) si trebuie
finalizata inainte de data de expirare.
ROMANIA
Ministry of Transport Ministerul Transporturilor
INTERIM SAFETY MANAGEMENT CERTIFICATE
CERTIFICAT DE MANAGEMENT AL SIGURANTEI INTERIMAR
Issued under the provisios of the International Convention for the Safety
of Life at Sea, 1974,
Eliberat in virtutea prevederilor Conventiei internationale pentru
ocrotirea vietii omenesti pe mare - 1974,
as amended, and under the authority of the Government of Romania by Ministry of
Transport through
asa cum a fost modificata, si sub autoritatea Guvernului Romaniei de catre
Ministerul Transporturilor prin
Ports and Maritime Navigation Directorate,
Directia Porturilor si Navigatiei Maritime,
To the ship .......................................................
Navei
Distinctive number or letters .....................................
Indicativul navei
Port of registry ..................................................
Portul de inregistrare
Type of ship ......................................................
Tipul navei
Gross tonnage .....................................................
Tonajul brut
IMO Number ........................................................
Numarul IMO
Name and adress of Company ........................................
Numele si adresa companiei
This is to certify that the ship's Safety Management System created by the
Company has been
Se certifica prin prezenta ca sistemul de management al sigurantei creat de
companie la bordul navei,
audited by ................... and that it complies with the requirements of
the International
a fost auditat de catre ................. si acesta corespunde cerintelor
Codului international
Management Code for the Safe Operation of Ships and for Pollution Prevention
(ISM Code) following
de management pentru operarea in siguranta a navelor si pentru prevenirea
poluarii (Codul ISM)
verification that the Document of Compliance for the Company is aplicable to
this type of ship.
si ca s-a verificat ca documentul de conformitate pentru companie este
aplicabil acestui tip de nava.
This Interim Safety Management Certificate is valid until ................
Acest certificat de management al sigurantei interimar este valabil pana la
..................
Issued at ........................................
Eliberat la (locul eliberarii)
Date of issue ..................... No ...........
Data eliberarii nr.
PORTS AND MARITIME NAVIGATION DIRECTORATE
DIRECTIA PORTURILOR SI NAVIGATIEI MARITIME
...........................................
(Signature of the duly authorized official issuing the document)
(Semnatura persoanei oficiale autorizate sa elibereze acest document)
(Seal or stamp of issued authority, as appropriate)
(Sigiliul sau stampila autoritatii emitente, dupa caz)
ROMANIA
Ministry of Transport Ministerul Transporturilor
INTERIM DOCUMENT OF COMPLIANCE
DOCUMENT DE CONFORMITATE INTERIMAR
Issued under the provisios of the International Convention for the Safety
of Life at Sea, 1974,
Eliberat in virtutea prevederilor Conventiei internationale pentru
ocrotirea vietii omenesti pe mare - 1974,
as amended, and under the authority of the Government of Romania by Ministry of
Transport through
1974, asa cum a fost modificata, si sub autoritatea Guvernului Romaniei de
catre Ministerul Transporturilor prin
Ports and Maritime Navigation Directorate, to the company:
Directia Porturilor si Navigatiei Maritime, companiei de navigatie:
........................................................................
This is to certify that the Safety Management System of the Company has
been audited by .........
Se certifica prin prezenta ca sistemul companiei pentru managementul
sigurantei a fost auditat de ............................ and recognized as
meeting the objectives of the .................. si a fost recunoscut ca
intruneste obiectivele Codului international de
International Management Code for the Safe Operation of Ships and for Pollution
Prevention (ISM Code) for the type(s)
management pentru operarea in siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii
(Codul ISM) pentru tipurile
of ships listed below (delete as appropriate):
de nave de mai jos (se va taia ceea ce nu corespunde):
Passenger ship Chemical tanker
Pasager Tanc pentru produse chimice
Passenger high-speed craft Gas carrier
Pasager de mare-viteza Nava de transport gaze lichefiate
Cargo high-speed craft Mobile offshore drilling unit
Cargou de mare viteza Unitate mobila de foraj marin
Bulk carrier Other cargo ship
Vrachier Cargouri si alte tipuri de nave
Oil tanker
Petrolier
This Interim Document of Compliance is valid until ................
Acest document de conformitate interimar este valabil pana la ..........
Issued at ..........................................
Eliberat la (locul eliberarii)
Date of issue ..................... No ...........
Data eliberarii nr.
PORTS AND MARITIME NAVIGATION DIRECTORATE
DIRECTIA PORTURILOR SI NAVIGATIEI MARITIME
...........................................
(Signature of the duly authorized official issuing the document)
(Semnatura persoanei oficiale autorizate sa elibereze acest document)
(Seal or stamp of issued authority, as appropriate)
(Sigiliul sau stampila autoritatii emitente, dupa caz)
ROMANIA
Ministry of Transport Ministerul Transporturilor
DOCUMENT OF COMPLIANCE
DOCUMENT DE CONFORMITATE
Issued under the provisios of the International Convention for the Safety
of Life at Sea, 1974,
Eliberat in virtutea prevederilor Conventiei internationale pentru
ocrotirea vietii omenesti pe mare - 1974,
as amended, and under the authority of the Government of Romania by Ministry of
Transport through
asa cum a fost modificata, si sub autoritatea Guvernului Romaniei de catre
Ministerul Transporturilor prin
Ports and Maritime Navigation Directorate, to the company:
Directia Porturilor si Navigatiei Maritime, companiei de navigatie:
........................................................................
This is to certify that the Safety Management System of the Company has
been audited by .............................................
Se certifica prin prezenta ca sistemul companiei pentru managementul
sigurantei a fost auditat de ............................
and that is complies with the requirements of the International
si acesta corespunde cerintelor Codului international
Management Code for the Safe Operation of Ships and for Pollution Prevention
(ISM Code)
de management pentru operarea in siguranta a navelor si pentru prevenirea
poluarii (Codul ISM)
for the type(s) of ships listed below (delete as appropriate):
pentru tipurile de nave de mai jos (se va taia ceea ce nu corespunde):
Passenger ship Chemical tanker
Pasager Tanc pentru produse chimice
Passenger high-speed craft Gas carrier
Pasager de mare-viteza Nava de transport gaze lichefiate
Cargo high-speed craft Mobile offshore drilling unit
Cargou de mare viteza Unitate mobila de foraj marin
Bulk carrier Other cargo ship
Vrachier Cargouri si alte tipuri de nave
Oil tanker
Petrolier
This Document of Compliance is valid until ................ subject to
periodical
Acest document de conformitate este valabil pana la data ................
cu
conditia efectuarii
verification.
verificarilor de confirmare periodica.
Issued at ..........................................
Eliberat la (locul eliberarii)
Date of issue ..................... No ...........
Data eliberarii nr.
PORTS AND MARITIME NAVIGATION DIRECTORATE
DIRECTIA PORTURILOR SI NAVIGATIEI MARITIME
...........................................
(Signature of the duly authorized official issuing the document)
(Semnatura persoanei oficiale autorizate sa elibereze acest document)
(Seal or stamp of issued authority, as appropriate)
(Sigiliul sau stampila autoritatii emitente, dupa caz)
(verso)
ENDORSEMENT FOR ANNUAL VERIFICATION
CONFIRMARI PENTRU VERIFICARI ANUALE
This is to certify that at the periodical verification in accordance with
regulation 6
Certificam prin acesta ca la verificarea periodica efectuata in
conformitate cu regula 6,
of chapter IX of the Convention, the Safety Management System was found
capitolul IX al Conventiei, sistemul de management al sigurantei a fost gasit
to comply with the requirements of the ISM Code.
in conformitate cu cerintele Codului ISM.
1st ANNUAL VERIFICATION ................................................
PRIMA VERIFICARE ANUALA (Signature and name of authorized official)
(Numele in clar si semnatura persoanei oficiale
autorizate)
Seal Audit report no ....... carried out by .............
Stampila Raport audit nr. ...... efectuat de ................
Place ..................................
Locul
Date ...................................
Data
2nd ANNUAL VERIFICATION ................................................
A DOUA VERIFICARE ANUALA (Signature and name of authorized official)
(Numele in clar si semnatura persoanei oficiale
autorizate)
Seal Audit report no ....... carried out by .............
Stampila Raport audit nr. ...... efectuat de ................
Place ..................................
Locul
Date ...................................
Data
3rd ANNUAL VERIFICATION ................................................
A TREIA VERIFICAREA ANUALA (Signature and name of authorized official)
(Numele in clar si semnatura persoanei oficiale
autorizate)
Seal Audit report no ....... carried out by .............
Stampila Raport audit nr. ...... efectuat de ................
Place ..................................
Locul
Date ...................................
Data
4th ANNUAL VERIFICATION ................................................
A PATRA VERIFICAREA ANUALA (Signature and name of authorized official)
(Numele in clar si semnatura persoanei oficiale
autorizate)
Seal Audit report no ....... carried out by .............
Stampila Raport audit nr. ...... efectuat de ................
Place ..................................
Locul
Date ...................................
Data
ROMANIA
Ministry of Transport Ministerul Transporturilor
SAFETY MANAGEMENT CERTIFICATE
CERTIFICAT DE MANAGEMENT AL SIGURANTEI
Issued under the provisios of the International Convention for the Safety
of Life at Sea, 1974,
Eliberat in virtutea prevederilor Conventiei internationale pentru
ocrotirea vietii omenesti pe mare - 1974,
as amended, and under the authority of the Government of Romania by Ministry of
Transport through
asa cum a fost modificata, si sub autoritatea Guvernului Romaniei de catre
Ministerul Transporturilor prin
Ports and Maritime Navigation Directorate,
Directia Porturilor si Navigatiei Maritime,
To the ship .......................................................
Navei
Distinctive number or letters .....................................
Indicativul navei
Port of registry ..................................................
Portul de inregistrare
Type of ship ......................................................
Tipul navei
Gross tonnage .....................................................
Tonajul brut
IMO Number ........................................................
Numarul IMO
Name and adress of Company ........................................
Numele si adresa companiei
This is to certify that the ship's Safety Management System created by the
Company has been
Se certifica prin prezenta ca sistemul de management al sigurantei creat de
companie la bordul navei
audited by ................. and that it compiles with the requirements of the
International
a fost auditat de catre ................. si acesta corespunde cerintelor
Codului international
Management Code for the Safe Operation of Ships and for Pollution Prevention
(ISM Code) following
de management pentru operarea in siguranta a navelor si pentru prevenirea
poluarii (Codul ISM)
verification that the Document of Compliance for the Company is aplicable to
this type of ship.
si ca s-a verificat ca documentul de conformitate pentru companie este
aplicabil acestui tip de nava.
This Safety Management Certificate is valid until .............. subject to
periodical verification
Acest Certificat de Management al Sigurantei este valabil pana la
..........
.......................... cu conditia verificarilor
and the validity of the Company's Document of Compliance No. ...........dated
.. ...........................
periodice si valabilitatii documentului de conformitate al companiei, nr.
...... ......... din ...............
Issued at ..........................................
Eliberat la (locul eliberarii)
Date of issue ..................... No ...........
Data eliberarii nr.
PORTS AND MARITIME NAVIGATION DIRECTORATE
DIRECTIA PORTURILOR SI NAVIGATIEI MARITIME
...........................................
(Signature of the duly authorized official issuing the document)
(Semnatura persoanei oficiale autorizate sa elibereze acest document)
(Seal or stamp of issued authority, as appropriate)
(Sigiliul sau stampila autoritatii emitente, dupa caz)
(verso)
ENDORSEMENT FOR PERIODICAL VERIFICATION AND
ADDITIONAL VERIFICATION (IF REQUIRED)
CONFIRMARI PENTRU VERIFICARI PERIODICE SI
VERIFICARI SUPLIMENTARE (DACA SUNT CERUTE)
This is to certify that at the periodical verification in accordance with
regulation 6,
Certificam prin acesta ca la verificarea periodica efectuata in
conformitate cu regula 6,
of chapter IX of the Convention, the Safety Management System was found
capitolul IX al Conventiei, sistemul de management al sigurantei a fost gasit
to comply with the requirements of the ISM Code.
in conformitate cu cerintele Codului ISM.
INTERMEDIATE VERIFICATION .............................................
VERIFICARE INTERMEDIARA (Signature and name of authorized official)
(Numele in clar si semnatura persoanei oficiale
autorizate)
(To be completed between the second and the third anniversary date)
(A se completa intre a doua si a treia data aniversara)
Seal Audit report no ....... carried out by .............
Stampila Raport audit nr. ...... intocmit de ................
Place ..................................
Locul
Date ...................................
Data
ADITIONAL VERIFICATION .................................................
VERIFICARE SUPLIMENTARA (Signature and name of authorized official)
(Numele in clar si semnatura persoanei oficiale
autorizate)
(To be completed between the second and the thrid anniversary date)
(A se completa intre a doua si a treia data aniversara)
Seal Audit report no ....... carried out by .............
Stampila Raport audit nr. ...... intocmit de ................
Place ..................................
Locul
Date ...................................
Data
ADITIONAL VERIFICATION .................................................
VERIFICARE SUPLIMENTARA (Signature and name of authorized official)
(Numele in clar si semnatura persoanei oficiale
autorizate)
(To be completed between the second and the thrid anniversary date)
(A se completa intre a doua si a treia data aniversara)
Seal Audit report no ....... carried out by .............
Stampila Raport audit nr. ...... intocmit de ................
Place ..................................
Locul
Date ...................................
Data
ADITIONAL VERIFICATION .................................................
VERIFICARE SUPLIMENTARA (Signature and name of authorized official)
(Numele in clar si semnatura persoanei oficiale
autorizate)
(To be completed between the second and the thrid anniversary date)
(A se completa intre a doua si a treia data aniversara)
Seal Audit report no ....... carried out by .............
Stampila Raport audit nr. ...... intocmit de ................
Place ..................................
Locul
Date ...................................
Data
Compania ...................
Nr. ........ din ...........
CERERE DE CERTIFICARE
Catre Ministerul Transporturilor - Directia porturilor si navigatiei
maritime
Referitor la Codul international de management pentru exploatarea in
siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii (Codul international de
management al sigurantei - Codul I.S.M.)
Va rugam sa eliberati [sa confirmati*), sa reinnoiti*)] documentul(ele) de
conformitate (DOC) si certificatele de management al sigurantei (S.M.C.),
conform cerintelor Codului I.S.M., pentru compania si navele listate mai jos.
Denumirea si sediul companiei .....................................
Tipuri de nave aflate in management (stergeti, dupa cum este cazul)
Nava de pasageri
Proprietarul .............................
Nava de mare viteza pentru pasageri
Proprietarul .............................
Nava de mare viteza pentru marfa
Proprietarul .............................
Nava de marfuri in vrac
Proprietarul .............................
Tanc petrolier
Proprietarul .............................
Tanc pentru transport gaze lichefiate
Proprietarul .............................
Unitatea mobila de foraj maritim in larg
Proprietarul .............................
Alte nave de marfa
Proprietarul .............................
Anexam la prezenta cerere urmatoarea documentatie:
- setul de acte care dovedesc legalitatea functionarii companiei;
- copii de pe certificatele de clasificare si statutare ale navelor aflate
in management;
- manualul managementului companiei;
- manualul procedurilor conforme managementului companiei;
- manualul(ele) managementului la bordul navelor;
- manualul(ele) procedurilor conforme managementului la bordul navelor;
- raportul auditului intern;
- chitanta nr. ......./............., cu care au fost achitate in contul
Ministerului Transporturilor nr. 601703 "Taxe pentru eliberarea de licente
si autorizatii de functionare", deschis la Sucursala municipiului
Bucuresti a Bancii Comerciale Romane - S.A.
Mentionam ca auditul intern, efectuat de ......................, a dus la
concluzia ca sistemul nostru corespunde cerintelor Codului I.S.M. si
functioneaza normal.
Dupa incheierea auditului extern, ne angajam sa prezentam raportul final de
audit.
Director general, Persoana desemnata,
................. ...................
--------------------
*) Pentru confirmarea sau pentru reinnoirea certificatelor, la cererea
prezentata Ministerului Transporturilor - Directia porturilor si navigatiei
maritime se vor atasa numai modificarile la documentatia initiala (daca este
cazul).
ANEXA 2
NORME METODOLOGICE
privind efectuarea auditului in conformitate cu prevederile Codului
international de management al sigurantei - Codul I.S.M. pentru exploatarea in
siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii
1.1. Auditul managementului sigurantei
Procedura pentru efectuarea auditului managementului sigurantei cuprinsa in
prezentele norme metodologice, include toate etapele relevante pentru
verificarea initiala. Auditurile managementului sigurantei pentru confirmarile
periodice sau pentru reinnoiri trebuie sa se bazeze pe aceleasi principii,
chiar daca scopul lor poate fi diferit.
1.2. Solicitarea auditului
O data cu admiterea cererii pentru certificare, Administratia va stabili
auditorii care vor efectua auditul companiei si al navelor acesteia.
Administratia va pune la dispozitie lista auditorilor autorizati, din
randul carora se va stabili auditorul, auditorul conducator, echipa de audit
sau organizatia recunoscuta de catre Administratie pentru efectuarea auditului.
1.3. Verificarea preliminara
Ca baza pentru planificarea auditului, auditorul trebuie sa analizeze
manualul managementului sigurantei, pentru a determina conformitatea sistemului
de management al sigurantei (S.M.S.) cu cerintele Codului I.S.M. Daca aceasta
analiza dezvaluie ca sistemul nu este adecvat, auditul trebuie amanat pana cand
compania ia masurile corective necesare.
1.4. Pregatirea auditului
1.4.1. Auditorul trebuie sa stabileasca o relatie contractuala cu compania
si sa intocmeasca un plan al auditului.
1.4.2. Auditorul trebuie sa furnizeze documentele de lucru care
reglementeaza executarea auditului, pentru a facilita evaluarile,
investigatiile si examinarile, in conformitate cu procedurile standard, cu
instructiunile si formele care au fost stabilite pentru a asigura consecventa
verificarilor.
1.4.3. Echipa de audit trebuie sa poata comunica eficient in limba romana
cu cei verificati. Comunicarea se poate face si in alta limba, daca se convine
astfel in contractul dintre companie si auditor.
1.5. Executarea auditului
1.5.1. Auditul trebuie sa inceapa cu o sedinta de deschidere, pentru a
introduce tema auditului la nivelul managementului principal al companiei, sa
prezinte metodele pentru efectuarea auditului, sa confirme ora si data pentru
inchiderea auditarii si sa clarifice detaliile relevante, posibil neclare,
despre audit.
1.5.2. Echipa de audit trebuie sa evalueze sistemul de management al
sigurantei (S.M.S.), pe baza documentatiei prezentate de companie si a
dovezilor obiective in ceea ce priveste punerea in aplicare efectiva.
1.5.3. Dovezile obiective trebuie realizate prin interviuri si prin examinarea
documentelor. Observatii privind activitatile si conditiile pot fi, de
asemenea, incluse, cand este necesar, pentru a determina eficienta sistemului
de management al sigurantei (S.M.S.) in satisfacerea standardelor specifice ale
sigurantei navelor si ale protectiei mediului inconjurator, cerute de Codul
I.S.M.
1.5.4. Observatiile facute in timpul auditului trebuie sa fie documentate.
Dupa ce activitatile au fost verificate, echipa de audit trebuie sa-si
revizuiasca observatiile, ce urmeaza sa fie raportate ca nonconformitati.
Acestea trebuie sa fie raportate in termenii prevederilor generale sau
specifice ale Codului I.S.M.
1.5.5. La sfarsitul auditului, inaintea pregatirii raportului de audit,
echipa de audit trebuie sa tina o sedinta cu conducerea superioara a companiei
si cu responsabilii activitatilor respective. Scopul este de a prezenta
constatarile si de a se asigura ca rezultatele auditului sunt intelese clar.
1.6. Raportul auditului
1.6.1. Raportul auditului trebuie pregatit sub indrumarea unui auditor sau
auditor conducator, care poarta raspunderea pentru precizia si perfectiunea
acestuia.
1.6.2. Raportul auditului trebuie sa includa planul auditului,
identificarea membrilor echipei de audit, datele de identificare a companiei,
observatiile privind orice nonconformitate si observatii privind eficienta
sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) in indeplinirea obiectivelor
specificate.
1.6.3. Compania trebuie sa primeasca o copie de pe raportul auditului. De
asemenea, companiei trebuie sa i se recomande sa asigure cate o copie de pe
rapoartele auditului de la bordul navelor.
1.7. Masuri corective
1.7.1. Compania poarta raspunderea pentru determinarea si initierea
masurilor corective necesare pentru a corecta nonconformitatile sau cauzele
acestora. Nereusita corectarii nonconformitatilor fata de cerintele Codului
I.S.M. poate afecta valabilitatea documentului de conformitate si a
certificatului de management al sigurantei (S.M.C.).
1.7.2. Masurile corective si auditurile ulterioare trebuie finalizate in
perioada convenita. Compania trebuie sa solicite audituri complete.
1.8. Responsabilitatile companiei legate de auditul managementului
sigurantei
1.8.1. Verificarea conformitatii cu cerintele Codului I.S.M. nu absolva
compania, conducerea, ofiterii sau navigatorii de obligatiile lor de a respecta
legislatia nationala si internationala legata de siguranta navelor si de
protectia mediului inconjurator.
1.8.2. Compania este raspunzatoare de:
1. informarea salariatilor importanti despre obiectivele si scopul
certificarii, in conformitate cu cerintele I.S.M.;
2. numirea membrilor responsabili, din cadrul personalului, care insotesc
pe membrii echipei care realizeaza auditul sau certificarea;
3. punerea la dispozitia celor care realizeaza auditul a resurselor
necesare, pentru a asigura un proces de verificare efectiv si eficient;
4. asigurarea accesului la materialele doveditoare, asa cum solicita cei
care realizeaza auditul;
5. cooperarea cu echipa de verificare, pentru a permite realizarea
obiectivelor care trebuie atinse.
ANEXA 3
NORME METODOLOGICE
pentru eliberarea de licente si autorizatii persoanelor fizice si juridice,
romane sau straine, care efectueaza auditul privind operarea in siguranta a
navelor si prevenirea poluarii sau verificarea tehnica si certificarea navelor
conform conventiilor internationale, pe baza de contract de reprezentare
1. Introducere
1.1. Prezentele norme metodologice stabilesc conditiile pe care trebuie sa
le indeplineasca persoanele fizice sau juridice, romane sau straine, pentru a
putea fi autorizate de Ministerul Transporturilor - Directia porturilor si
navigatiei maritime sa efectueze auditul privind operarea in siguranta a
navelor si prevenirea poluarii sau verificarea tehnica si certificarea navelor
conform conventiilor internationale, pe baza de contract de reprezentare.
1.2. Autorizarea se face pe baza cererii formulate de persoana fizica sau
juridica, romana sau straina, catre Ministerul Transporturilor - Directia
porturilor si navigatiei maritime, insotita de documentele, certificatele si de
alte materiale relevante in sustinerea cererii. In cerere se va mentiona clar
tipul de activitate pentru care se solicita autorizatia. Obtinerea acestei
autorizatii ii va conferi, totodata, dreptul de a actiona in perimetrul
infrastructurilor portuare si al cailor navigabile romanesti.
1.3. Auditorii individuali si organizatiile recunoscute, autorizati pentru
efectuarea auditurilor si eliberarea certificatelor de management al sigurantei
interimare sau verificarea tehnica si certificarea navelor conform conventiilor
internationale, sunt responsabili cu faptul ca procesul de auditare si
certificare se deruleaza conform cerintelor Codului I.S.M., conventiilor
internationale si normelor metodologice emise de Administratie. Aceasta
responsabilitate va fi inscrisa in contractul de reprezentare care se incheie
intre Administratie si acestia. Tot prin acest contract de reprezentare se va
preciza dreptul de control al Administratiei asupra activitatii acestora.
1.4. In cazul in care, pentru efectuarea auditului, este necesara o echipa
formata din mai multi auditori, acestia raspund solidar de faptul ca asigura
derularea procesului de auditare si verificare tehnica in conformitate cu Codul
I.S.M., cu conventiile internationale si cu normele metodologice emise de
Administratie. La incheierea contractului de reprezentare dintre companie si
echipa de audit se va stipula persoana conducatoare a echipei. Acestei persoane
trebuie sa i se confere, prin contractul de reprezentare, autoritate in luarea
hotararilor finale privind executarea auditului, formularea observatiilor,
redactarea textului privind nonconformitatile constatate.
Conducatorului echipei de audit ii revin si responsabilitatile privind:
1. stabilirea planului auditului;
2. prezentarea raportului de audit;
3. semnarea certificatului de management al sigurantei interimar.
1.5. In cazul in care compania angajeaza o organizatie autorizata de
Administratie pentru efectuarea auditului si pentru eliberarea certificatelor
de management al sigurantei interimare, echipa de audit desemnata de aceasta va
trebui sa aiba nominalizat conducatorul, precum si membrii acesteia.
1.6. Auditorii sunt raspunzatori pentru conformarea la cerintele care
guverneaza auditul, pentru asigurarea secretului privind documentele
referitoare la certificare si pentru tratarea cu discretie a informatiilor
confidentiale.
1.7. In cazul in care o companie a apelat la o firma de consultanta, pentru
proiectarea si realizarea sistemului de management al sigurantei (S.M.S.),
firma de consultanta trebuie sa obtina, in prealabil, o autorizatie din partea
Ministerului Transporturilor - Directia porturilor si navigatiei maritime. In
vederea obtinerii acestei autorizatii, firma de consultanta va formula o cerere
insotita de documentatia necesara, care sa contina sau din care sa rezulte ca:
1. statutul societatii comerciale, din care sa rezulte ca este inclusa in
obiectul ei de activitate activitatea de consultanta;
2. certificatul de inmatriculare la Camera de comert si industrie - Oficiul
Registrului comertului;
3. certificatul de inregistrare fiscala;
4. documentul din care sa rezulte cine conduce activitatea respectiva;
5. dovada ca poseda spatiu adecvat desfasurarii activitatii de consultanta;
6. dovada ca dispune de posibilitati de stocare, tehnoredactare,
multiplicare etc.;
7. dovada ca poseda atestate asupra cunostintelor profesionale in domeniul
prevederilor Codului I.S.M.;
8. dovada ca poseda experienta in domeniul consultantei;
9. dovada ca a lucrat cu un sistem sau in interiorul unui sistem de
management al sigurantei (S.M.S.);
10. cunoaste prevederile conventiilor internationale aplicabile navelor;
11. dovada ca poseda bonitate financiara;
12. reputatia personalului angajat este ireprosabila, prin prezentarea unui
curriculum vitae, a cazierului judiciar si a altor acte doveditoare;
13. personalul cunoaste limba engleza, iar pentru firmele straine, limba
romana si limba engleza;
14. are personal care sa se poata deplasa la bordul navelor;
15. referinte sau alte documente care sa demonstreze capacitatea firmei de
a oferi servicii de consultanta competente.
Persoanele fizice sau juridice, romane si straine, care sunt angajate in
activitatea de consultanta nu pot efectua auditul respectivei companii.
1.8. Auditorii independenti si organizatiile autorizate de Administratie
pentru efectuarea auditurilor si eliberarea certificatelor de management al
sigurantei interimare trebuie sa corespunda cerintelor specifice prezentate in
aceste norme metodologice. Auditul va fi efectuat numai de auditori
independenti sau de organizatii de specialitate independente, care au fost
autorizate in acest sens de catre Ministerul Transporturilor - Directia
porturilor si navigatiei maritime, pe baza cererii acestora si a indeplinirii
conditiilor prezentelor norme metodologice.
1.9. Administratia trebuie sa se asigure ca exista independenta intre
auditorii desemnati si personalul care furnizeaza serviciile de consultanta
pentru companie sau cei care sunt implicati in managementul companiei sau sunt
actionari la aceasta, prin acte doveditoare.
2. Cerinte privind competenta de baza a auditorilor independenti care
efectueaza audit pentru confirmarile anuale ale documentului de conformitate
sau pentru confirmarile intermediare ale certificatului de management al
sigurantei (S.M.C.)
2.1. Personalul care urmeaza sa participe la verificarile anuale de
confirmare la companii sau la verificarile intermediare la bordul navelor,
conform cerintelor Codului I.S.M., trebuie sa aiba cel putin o calificare
intr-un domeniu relevant de inginerie, stiinte exacte sau o calificare obtinuta
de la o institutie maritima sau nautica si sa aiba experienta maritima ca
ofiter de nava brevetat.
2.2. Acestia trebuie sa posede competenta adecvata si abilitatile pentru
realizarea verificarii conformitatii cu cerintele Codului I.S.M., mai ales cu
privire la:
1. cunoasterea si intelegerea Codului I.S.M.;
2. reguli si reglementari obligatorii;
3. termenii de referinta, ceruti de Codul I.S.M., pe care compania trebuie
sa-i ia in considerare;
4. tehnici de evaluare, examinare, chestionare, analiza si raportare;
5. aspecte tehnice sau operationale ale managementului sigurantei;
6. cunostinte fundamentale privind transporturile maritime si operatiunile
de la bordul navei;
7. calificarea si certificarea internationala de auditor, recunoscuta de
Ministerul Transporturilor, precum si participarea la cel putin doua audituri,
conform Codului I.S.M., in calitate de asistenti pe langa un auditor sau membri
intr-o echipa de audit.
2.3. O astfel de competenta trebuie demonstrata prin certificate, examinari
scrise sau orale si prin alte mijloace acceptabile.
2.4. Autorizatia se elibereaza de Directia porturilor si navigatiei
maritime din cadrul Ministerului Transporturilor, la cererea auditorului, si
este valabila timp de 5 ani.
2.5. Autorizatia este valabila numai in baza contractului de reprezentare
incheiat intre Ministerul Transporturilor si auditor. Continutul contractului
de reprezentare este cel prevazut la pct. 5.2. Durata de valabilitate a autorizatiei
este aceeasi cu cea a contractului de reprezentare.
2.6. Autorizatia isi pierde valabilitatea, daca nu este reinnoita sau daca
ulterior se constata abateri fata de conditiile contractuale sau fata de
procedurile de auditare. Dreptul de suspendare a autorizatiei revine Directiei
porturilor si navigatiei maritime din cadrul Ministerului Transporturilor.
3. Cerinte privind competenta auditorilor care efectueaza auditul initial
si auditul pentru reinnoirea certificatelor
3.1. Pentru a estima in intregime daca compania sau nava indeplineste
cerintele Codului I.S.M., in plus fata de competenta de baza afirmata,
personalul care urmeaza sa realizeze auditurile initiale sau auditurile pentru
reinnoirea documentelor de conformitate sau a certificatelor de management al
sigurantei (S.M.C.) trebuie sa aiba competenta:
1. de a determina daca elementele sistemului de management al sigurantei
(S.M.S.) se conformeaza sau nu cerintelor Codului I.S.M.;
2. de a determina eficienta sistemului de management al sigurantei (S.M.S.)
companiei sau a navei, pentru a verifica conformitatea cu regulile si
reglementarile, asa cum au fost evidentiate de documentele inspectiilor
statutare si de clasificare;
3. de a estima eficienta sistemului de management al sigurantei, in
asigurarea conformitatii cu alte reguli si reglementari care nu sunt cuprinse
in inspectiile statutare si de clasificare, si de a avea posibilitatea
verificarii conformitatii cu aceste reguli si reglementari;
4. de a aprecia daca practicile recomandate de Organizatia Maritima
Internationala (I.M.O.), Administratie, societatile de clasificare si de
organizatiile industriei maritime au fost luate in considerare.
3.2. De asemenea, auditorii trebuie sa demonstreze participarea, in calitate
de asistenti sau membri ai echipei de audit, la cel putin cinci audituri,
conform cerintelor Codului I.S.M., dintre care doua trebuie sa fie audituri
initiale sau pentru reinnoirea certificatelor complete atat la companie, cat si
la bordul navelor. In cazul in care auditorul a efectuat trei sau mai multe
audituri conform standardelor internationale de asigurare a calitatii I.S.O.,
acestea pot fi echivalate la stabilirea competentei, dar numai intr-un numar de
maximum trei, urmand a efectua doua audituri conform Codului I.S.M., complete
atat la companie, cat si la bordul navelor, in calitate de asistent sau de
membru al unei echipe de audit.
4. Cerinte privind competenta auditorilor-sefi (lead auditor)
4.1. In cazul in care activitatea de audit nu poate fi realizata de un
auditor impreuna cu asistentii sai, aceasta competenta poate fi realizata de
echipe de auditori, care, impreuna, au competenta deplina necesara. In acest
caz, echipele sunt conduse de un auditor-sef (lead auditor), care trebuie sa
posede certificare corespunzatoare, recunoscuta international si agreata de
Administratie. In afara conditiilor mentionate la pct. 2 si 3, auditorul-sef
(lead auditor) trebuie sa aiba efectuate cel putin doua audituri initiale sau
pentru reinnoirea certificatelor, complete, atat la companii cat si la bordul
navelor, in conformitate cu Codul I.S.M.
5. Standarde minime pentru organizatiile autorizate de Administratie pentru
efectuarea auditurilor si eliberarea certificatelor de management al sigurantei
interimare sau pentru verificarea tehnica si certificarea navelor conform
conventiilor internationale
O organizatie poate fi autorizata de Administratie pentru efectuarea
auditului extern si eliberarea certificatelor de management al sigurantei
interimare sau pentru verificarea tehnica si certificarea navelor conform
conventiilor internationale, daca intruneste un numar de conditii minime,
pentru care organizatia trebuie sa prezinte informatii complete si
fundamentate.
Pentru autorizarea de catre Administratie, organizatia trebuie sa
demonstreze dimensiunea, structura, experienta si capacitatea sa.
5.1. In scopul delegarii autoritatii, prin contract de reprezentare, de a
realiza servicii de auditare sau verificarea tehnica si certificarea navelor conform
conventiilor internationale, organizatia trebuie sa indeplineasca urmatoarele
conditii:
1. sa aiba un corp de auditori cu certificare si recunoastere
internationala pentru efectuarea auditului sau pentru verificarea tehnica si
certificarea navelor conform conventiilor internationale;
2. sa permita participarea reprezentantilor Administratiei la verificari de
confirmare si de atestare;
3. sa functioneze cu:
- un important suport tehnic, de conducere si de personal, avand
capacitatea dezvoltarii si intretinerii activitatii de audit si de verificare
tehnica si certificare conform conventiilor internationale;
- un personal calificat, care sa satisfaca corespunzator cerintele de
serviciu in teritoriu si locale;
4. sa fie guvernata de principii de comportare etica, principii care sa fie
continute intr-un cod de etica, in scopul asigurarii celor mai bune realizari
in serviciu, prin recunoasterea responsabilitatilor datorate delegarii
autoritatii si prin pastrarea confidentialitatii informatiilor primite;
5. sa demonstreze competenta tehnica, administrativa si manageriala si
capacitatea de a asigura furnizarea de servicii de calitate si de actualitate;
6. sa fie pregatita sa furnizeze informatii relevante Administratiei;
7. conducerea organizatiei trebuie sa defineasca politica si obiectivele
ei, angajamentul sau pentru asigurarea calitatii si sa garanteze ca aceasta
politica este inteleasa, implementata si mentinuta la toate nivelurile
organizatiei;
8. sa dezvolte, sa implementeze si sa mentina un sistem intern propriu,
efectiv, de asigurare a calitatii, bazat pe partile adecvate ale standardelor
internationale de calitate recunoscute, cum ar fi Standardul ISO seria 9000,
care sa indeplineasca urmatoarele cerinte:
- responsabilitatile, autoritatea si interrelatiile personalului a carui
munca influenteaza calitatea serviciilor organizatiei sa fie definite si
documentate;
- toate activitatile trebuie sa fie aduse la indeplinire in conditii de
control;
- sistemul de supervizare, care monitorizeaza actiunile, sa fie pus in
aplicare si aceasta activitate sa fie continuu indeplinita de catre
organizatie;
- sa fie implementat sistemul de calificare si actualizare continua a
cunostintelor inspectorilor si/sau ale auditorilor;
- inregistrarile facute in timpul auditurilor si inspectiilor trebuie sa
fie pastrate, pentru demonstrarea realizarii cerintelor articolelor din
standarde si a serviciilor specializate privind exploatarea corespunzatoare a
sistemului calitatii;
- sa fie implementat si sa functioneze un cuprinzator sistem de planificare
si documentare a auditurilor interne, legate de calitatea activitatii in toate
sectoarele;
9. sa fi fost supusa unei certificari a sistemului sau de asigurare a
calitatii de catre un organ independent de auditori, recunoscut de
Administratie.
5.2. Organizatia recunoscuta va primi autorizatia numai dupa ce va incheia
cu Ministerul Transporturilor un contract de reprezentare, in care se vor
stipula urmatoarele:
1. tipurile de activitati pentru care este valabila autorizatia, audit
conform Codului I.S.M, eliberarea certificatului de management al sigurantei
interimar, verificarea tehnica si certificarea navelor conform conventiilor
internationale;
2. angajamentul organizatiei recunoscute de a nu se implica in managementul
sau in administrarea companiilor de navigatie sau a navelor;
3. respectarea de catre organizatia recunoscuta a conditiilor mentionate la
pct. 5.1.
Continutul contractului de reprezentare va urmari respectarea legislatiei
romanesti in vigoare, precum si prevederile inscrise in Rezolutia A 739 a
Organizatiei Maritime Internationale (I.M.O).
5.3. Autorizatia se elibereaza pentru o perioada de maximum 5 ani, urmand a
fi prelungita la cerere. Durata de valabilitate a autorizatiei va fi aceeasi cu
cea a contractului de reprezentare.
5.4. Autorizatia poate fi anulata numai de catre Ministerul Transporturilor
- Directia porturilor si navigatiei maritime si isi pierde valabilitatea, daca
nu este reinnoita la timp sau daca se constata nerespectarea conditiilor
contractuale.
5.5. Pentru efectuarea auditurilor, organizatiile recunoscute vor putea
utiliza personal propriu sau auditori independenti, in functie de fiecare
situatie concreta. Pentru efectuarea auditului initial al companiilor si al
navelor vor fi folositi numai auditori proprii avand statut de angajat
permanent. Pentru efectuarea celorlalte tipuri de audit se vor putea folosi si
auditori care nu au statut de angajat permanent, dar se va avea intotdeauna in
vedere respectarea cerintelor inscrise la pct. 2, 3 si 4 din prezentele norme
metodologice.
ANEXA 4
TAXE
pentru eliberarea documentului de conformitate (DOC) si a certificatului de
management al sigurantei (S.M.C.)
A. Taxe pentru eliberarea documentului de conformitate (DOC) pentru
companie
Companii care opereaza:
- de la 1 la 10 nave = 6.000.000 lei
- de la 11 la 20 de nave = 7.000.000 lei
- de la 21 la 30 de nave = 8.000.000 lei
- de la 31 la 40 de nave = 9.000.000 lei
- peste 40 de nave = 10.000.000 lei
B. Taxa pentru verificarea anuala a documentului de conformitate (DOC)
pentru companie = 2.000.000 lei
C. Taxe pentru eliberarea certificatului de management al sigurantei
(S.M.C.) pentru nave
1. Nave de tip: pasagere, Ro-Ro, feribot = 6.000.000 lei
2. Tancuri petroliere, nave-cisterna,
unitati de foraj marin, alte tancuri = 3.000.000 lei
3. Vrachiere = 2.500.000 lei
4. Cargouri si alte tipuri de nave = 2.000.000 lei
D. Taxa pentru verificarea intermediara a certificatului de management al
sigurantei (S.M.C) pentru nave = 1.000.000 lei
NOTA:
1. Taxele pentru reinnoirea documentelor de conformitate (DOC) si a
certificatelor de management al sigurantei (S.M.C) sunt identice cu cele pentru
eliberarea certificatelor initiale.
2. Pentru eliberarea documentelor de conformitate interimare si a
certificatelor de management al sigurantei interimare, precum si pentru
extinderea valabilitatii certificatelor nu se percep taxe.
3. Taxele se varsa la bugetul de stat, in contul Ministerului
Transporturilor nr. 601703 "Taxe pentru eliberarea de licente si
autorizatii de functionare", deschis la Sucursala municipiului Bucuresti a
Bancii Comerciale Romane S.A. Aceste taxe se achita la depunerea cererii de
certificare. In cazul in care certificarea nu este posibila, ele se restituie
de catre Ministerul Transporturilor.