ORDIN Nr. 658
din 7 aprilie 2009
privind aprobarea Ghidului
facilitatorului public pentru activitatile de închidere si ecologizare a
minelor în Romania
ACT EMIS DE:
MINISTERUL ECONOMIEI SI FINANTELOR
ACT PUBLICAT IN:
MONITORUL OFICIAL NR. 290 din 4 mai 2009
In scopul îndeplinirii obligaţiilor asumate de
Ministerul Economiei faţă de Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi
Dezvoltare în baza Acordului de împrumut dintre România şi BIRD, s-a elaborat
Ghidul facilitatorului public.
Având în vedere prevederile Legii minelor nr. 85/2003,
cu modificările şi completările ulterioare, ale Normelor pentru aplicarea Legii
minelor nr. 85/2003, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 1.208/2003, cu
modificările ulterioare, şi ale Legii nr. 167/2005 privind ratificarea
Acordului de împrumut dintre România şi Banca Internaţională pentru
Reconstrucţie şi Dezvoltare pentru finanţarea Proiectului pentru închiderea
minelor, refacerea mediului şi regenerarea socioeconomica, semnat la Bucureşti
la 28 ianuarie 2005,
în temeiul Hotărârii Parlamentului României nr. 31/2008
pentru acordarea încrederii Guvernului, cu modificările ulterioare, al
Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 221/2008 pentru stabilirea unor măsuri
de reorganizare în cadrul administraţiei publice centrale, cu modificările
ulterioare, şi al art. 9 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 1.720/2008
privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Economiei, cu modificările şi
completările ulterioare,
ministrul economiei emite
următorul ordin:
Art. 1. - Se aprobă Ghidul facilitatorului public
pentru activităţile de închidere şi ecologizare a minelor în România, prevăzut
în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.
Art. 2. - Direcţia generală resurse minerale, Direcţia
buget, contabilitate internă şi Unitatea de management al proiectului sunt însărcinate să ducă la îndeplinire prevederile prezentului ordin.
Art. 3. - Prezentul ordin se publică în Monitorul
Oficial al României, Partea I.
Ministrul economiei,
Adriean Videanu
ANEXĂ
GHIDUL FACILITATORULUI PUBLIC
pentru activităţile de închidere şi ecologizare a
minelor în România Glosar Executant
Executant este un termen
generic folosit în acest ghid. Se referă la compania de proiectare care
elaborează proiectul de închidere a minei, la contractorul care execută
lucrările de închidere sau la dirigintele/asistenţa tehnică care supervizează
lucrările, în funcţie de faza în care se află procesul de închidere a minei.
Autoritatea contractantă
Autoritatea contractantă se referă la acele entităţi care prin lege sunt desemnate să
efectueze lucrări de închidere a minelor în numele titularului/operatorului
minier.
Părţile interesate
Părţile interesate se
referă la persoanele, grupurile de persoane sau alte entităţi care au un
interes în şi/sau sunt afectate de procesul închiderii minelor.
Comunitatea locală
Comunitatea locală se
referă la cetăţenii oraşului sau satului afectat de procesul închiderii minei,
dar şi la cetăţenii comunităţilor învecinate, în cazul în care şi acestea sunt
afectate de închiderea minei respective.
Introducere
Acest document furnizează îndrumări privind informarea,
consultarea şi facilitarea publică pentru închiderea minelor în România.
Indrumările au la bază anii de experienţă din România în activităţile de
închidere a minelor şi, de asemenea, experienţa internaţională şi standardele
Băncii Mondiale, ale IFC şi ale altor organizaţii.
Informarea, consultarea şi facilitarea publică sunt
necesare nu numai ca parte a unui sistem de guvernare responsabil, dar şi
pentru că aduc o contribuţie la îmbunătăţirea calităţii proiectului de
închidere a minelor, previn eventualele pierderi sau întârzieri ale proiectului
şi aduc alte beneficii, cum ar fi:
• Informarea părţilor
interesate relevante şi furnizarea unei platforme pentru discuţii deschise
asupra aspectelor locale legate de proiect.
• Oferirea posibilităţilor de a
face comentarii la opţiunile proiectului şi garanţia că niciun aspect major
legat de proiect nu va fi trecut cu vederea de către proiectant.
• Reducerea eventualelor
conflicte printr-un proces de comunicare/consultare deschis şi transparent.
• Facilitarea abordează
problemele ridicate de comunitate şi ajută la includerea particularităţilor
locale în elaborarea proiectului.
• Sprijinirea procesului de
luare a deciziilor pentru identificarea unei opţiuni sustenabile şi eficiente
din punctul de vedere al costurilor.
Scopul acestui ghid este de a asigura că informarea,
consultarea şi facilitarea publică devin parte integrantă a procesului de
planificare şi implementare a proiectelor de închidere a minelor şi că
responsabilitatea va fi alocată încă din stadiul incipient al proiectării.
Ghidul se aplică aspectelor tehnice şi de infrastructură ale procesului de
închidere a minelor cu capital de stat aflate în portofoliul ministerului de
resort.
Acest ghid ia în considerare Cadrul general de
management al mediului pentru închiderea minelor al
Guvernului României, în care facilitarea publică este considerată esenţială. Se
mai iau de asemenea în considerare obligaţiile stipulate în legislaţia
românească de a organiza consultări publice în cadrul evaluării de mediu.
Definim termenii
„informare", „consultare" şi „facilitare publică", generic
utilizaţi în acest document, după cum urmează:
Informarea publică reprezintă
activitatea de a furniza oamenilor informaţii obiective şi echilibrate despre
procesul închiderii minelor sau de a permite membrilor publicului general
accesul la informaţii, atunci când sunt interesaţi. Scopul este de a mări
gradul de conştientizare şi înţelegere a procesului de închidere a minelor
printre membrii comunităţii locale, precum şi în mediul mai larg al părţilor
interesate. Prin furnizarea de informaţii echilibrate şi obiective, neînţelegerile,
motivele de îngrijorare şi de opoziţie ar putea fi evitate.
Consultarea publică reprezintă
activitatea de a obţine reacţiile şi comentariile părţilor interesate în
legătură cu procesul de închidere a minelor. Implică identificarea şi luarea la
cunoştinţă a problemelor ridicate, încorporarea acestora în procesul de
proiectare a închiderii minelor şi furnizarea unui răspuns.
Facilitarea publică reprezintă
activitatea de înlesnire a dialogului dintre comunitatea locală şi alte părţi
interesate, executant şi autoritatea contractantă în cazul apariţiei unor
probleme sau motive de îngrijorare şi are ca scop găsirea unei soluţii comune.
Procesul de închidere a minelor
Ghidul facilitatorului public
pentru activităţile de închiderea şi ecologizarea minelor în România este un
element esenţial în procesul de închidere a minelor şi de refacere a mediului,
fiind parte integrantă a
acestuia. Inchiderea minelor are loc în următoarele
etape:
- Etapa de pregătire
- Etapa de proiectare
- Etapa de execuţie a lucrărilor
- Etapa postexecuţie
Etapa de pregătire este etapa în timpul căreia sunt
pregătite închiderea minei şi refacerea mediului înconjurător. Unele mine şi-au
încetat deja activitatea, dar altele e posibil să fi fost oprite doar recent.
Problemele care ar putea să apară în timpul următoarelor etape vor fi
influenţate de acest factor. In mod normal, o mină care şi-a încetat
activitatea de curând va avea mai multe probleme pentru facilitare decât o mină
care nu a funcţionat timp îndelungat.
Proiectul închiderii minei va fi realizat de o companie
specializată de proiectare, iar implementarea lucrărilor va fi executată de un
contractor.
In afară de faptul că reprezintă o cerinţă legală în
cadrul procedurii de autorizare şi de evaluare a impactului de mediu, scopul
informării, consultării şi facilitării publice în timpul fazei de proiectare
este de a asigura că toate impacturile operaţiilor asociate cu închiderea minei
au fost incluse în proiect şi că punctele de vedere ale părţilor interesate au
fost anticipate într-o măsură cât mai mare încă din faza de proiectare.
Odată acceptat proiectul, lucrările vor fi atribuite
prin licitaţie unui contractor. Lucrările pot dura de la câteva luni până la
mai mulţi ani. Scopul informării şi facilitării publice în timpul implementării
lucrărilor este de a asigura că părţile interesate şi comunitatea sunt
informate în legătură cu evoluţia lucrărilor şi că orice problemă apărută în
timpul lucrărilor va fi comunicată şi vor fi găsite soluţii pentru rezolvarea
ei.
Odată ce lucrările au fost terminate, ele vor fi
predate în mod oficial fostului titular sau, după caz, administraţiei locale.
Problemele apărute ulterior vor trebui în continuare abordate de contractor pe
o perioadă postexecuţie de 2 ani. Părţile interesate trebuie să ştie că
problemele şi preocupările legate de calitatea (sau deficienţele) lucrărilor
recepţionate pot fi ridicate în perioada de răspundere pentru defecte şi
procedura de depunere a plângerilor şi sesizărilor trebuie să fie bine
înţeleasă.
Informarea, consultarea şi facilitarea publică joacă un
rol diferit în aceste etape. Deoarece publicul nu face întotdeauna distincţie
între aceste etape, este recomandabil ca facilitarea publică să fie elaborată
sub forma unui plan coerent, care să fie dezvoltat înainte de a începe
proiectul şi să fie actualizat ori de câte ori este necesar.
Figura 1. Inchiderea minei pas cu pas*)
*) Figura 1 este reprodusă în facsimil.
Implementarea procesului
de informare, consultare şi facilitare publică: 8 paşi către facilitarea
eficientă
Informaţii generale
In continuare sunt descrişi cei 8 paşi pentru o
facilitare publică eficientă în domeniul închiderii minelor din România. Aceşti
paşi reprezintă elementele-cheie ale metodologiei prezentate în acest ghid,
care se bazează pe diferitele etape ale unui proiect de închidere a minelor:
pregătire, proiectare, execuţie şi postexecuţie. Această abordare este
ilustrată în figura 1, reprezentând schematic etapizarea
unui proces de închidere a minelor.
Activităţile şi instrumentele facilitării publice
într-o abordare etapizată vor fi descrise pe larg în continuare şi în anexa nr.
1.
Anexa nr. 2 cuprinde o trecere în revistă a
abilităţilor şi atitudinii profesionale necesare pentru
un facilitator public.
Pasul 1 - Stabilirea rolului facilitării publice şi
elaborarea unui plan de informare şi facilitare publică specific pentru fiecare
amplasament - etapa de pregătire
Pasul 2 - Organizarea unei prime sesiuni de întâlniri de informare şi consultare - etapa de preproiectare
Pasul 3 - Raportarea către comunitatea locală a
primelor discuţii cu autoritatea contractantă şi cu executantul - etapa de
proiectare
Pasul 4 - Organizarea celei de-a doua sesiuni de
întâlniri de informare şi consultare, pe baza
proiectului preliminar al închiderii minei - etapa de proiectare
Pasul 5 - Organizarea celei de-a treia sesiuni de
întâlniri de informare şi consultare, pe baza proiectului final al închiderii
minei, şi anunţarea începerii lucrărilor - finalizarea etapei de proiectare sau
începutul etapei de execuţie
Pasul 6 - Facilitarea problemelor şi a preocupărilor
apărute în timpul fazei de execuţie a proiectului - etapa de execuţie a
proiectului
Pasul 7 - Organizarea întâlnirilor finale de informare şi consultare, pe baza finalizării execuţiei lucrărilor
de închidere a minei - finalizarea etapei de execuţie
Pasul 8 - Facilitarea postexecuţie - etapa
postexecuţie.
Pasul 1 - Stabilirea rolului facilitării publice şi
pregătirea unui plan de informare şi facilitare publică specific pentru fiecare
amplasament - etapa de pregătire
Scop
Scopul pasului 1 este de a pregăti temeinic procesul de
facilitare publică, pentru ca acesta să poată începe bine documentat şi fără
întârzieri. Elemente-cheie în pregătire sunt:
- stabilirea rolului facilitatorului public în
proiectarea închiderii minei;
- înţelegerea şi acordul între
membrii Comitetului de închidere implicaţi direct în procesul de proiectare a
închiderii minei, cum ar fi: contractorul, primarul, inginerul de supervizare
etc, în legătură cu rolul şi funcţia facilitării publice; şi
- evaluarea şi analiza completă
a părţilor interesate de amplasament. Mai mult, acest pas ar trebui folosit
pentru a pregăti şi a elabora toate instrumentele de informare şi consultare de
care este nevoie pentru a informa toate părţile interesate cu privire la
procesul de închidere a minei.
Activităţi
• Numirea facilitatorului public şi organizarea unei
întâlniri cu inginerul de supervizare, contractorul şi primarul pentru a
prezenta şi a discuta funcţia facilitatorului public în proiect.
• Pregătirea unei evidenţe a părţilor interesate, pe
baza ariei de întindere şi a impactului operaţiilor fostei mine.
• Analiza părţilor interesate
- caracteristicile demografice, culturale şi sociale;
- identificarea potenţialelor probleme legate de
închiderea minei pe grupuri de părţi interesate (impactul poate fi fizic,
economic, social, emoţional etc).
• Planificarea şi pregătirea
unor instrumente de informare preliminare pentru anunţarea planului de închidere a minei
- fişă de prezentare sau broşură;
- comunicatul de presă;
- ziarul local (publicarea unui editorial şi/sau a unui
anunţ);
- poster. Acesta ar trebui să
includă o hartă a amplasamentului, descrierea procesului de închidere a minei
şi posibilităţile de a lua legătura cu facilitatorul;
- pagină de internet (opţional).
• Identificarea preliminară a
membrilor grupului consultativ
- identificarea acestora pe
baza analizei părţilor interesate şi a analizei potenţialilor membri ai grupului consultativ;
- consultarea acestor
potenţiali membri cu privire la interesul lor de a participa în grupul
consultativ şi programarea unei prime întâlniri a grupului consultativ.
• Infiinţarea unei căsuţe poştale pentru plângeri sau
sesizări (vezi anexa nr. 1).
• Organizarea unei linii
telefonice publice (opţional, vezi anexa nr. 1).
Documente elaborate
• Harta părţilor interesate:
identificarea şi analiza părţilor interesate
• Fişă de prezentare sau broşură
• Comunicat de presă şi/sau anunţ în ziar
• Poster
• Lista membrilor grupului consultativ
Rolul facilitatorului
Ca punct de plecare pentru un proces de facilitare
publică ar trebui desemnată o persoană independentă sau o entitate care
facilitează dialogul dintre comunitatea locală şi alte părţi interesate afectate
de închiderea minelor, pe de o parte, şi executantul, respectiv autoritatea
contractantă, pe de altă parte. Acestei entităţi sau persoane trebuie să îi fie
atribuite roluri şi responsabilităţi distincte pentru a clarifica rolul
facilitatorului faţă de toate părţile implicate în procesul de consultare
publică. In anexa nr. 2 este inclusă o explicaţie detaliată asupra
aptitudinilor şi atitudinii necesare pentru un facilitator.
Recomandări
• Este recomandat ca
facilitatorul public să fie o persoană sau o entitate independentă desemnată şi
plătită de autoritatea contractantă.
• Este recomandat ca autoritatea contractantă să
numească facilitatori publici regionali, care să acopere principalele regiuni
cu locaţiile unde are loc închiderea minelor. Facilitatorul regional se va
ocupa cu facilitarea publică a tuturor închiderilor de mine din regiune. Când
este necesar, facilitatorul regional va angaja mai mulţi facilitatori locali în
funcţie de complexitatea şi de numărul diferitelor proiecte de închidere a minelor.
• Facilitatorii regionali ar
trebui să fie entităţi sau persoane care cunosc caracteristicile culturale,
economice şi sociale ale regiunii.
• Facilitatorul public trebuie
să aibă puternice abilităţi diplomatice, de comunicare şi de relaţii umane.
• Facilitatorul nu trebuie neapărat să aibă o pregătire
tehnică (deşi o afinitate cu problemele tehnice legate de închiderea minelor ar
fi recomandată), însă este recomandat ca el/ea să fie întotdeauna prezent/ă la
discuţiile tehnice dintre executant şi autoritatea contractantă, pentru a fi
informat/ă în permanenţă cu privire la procesul de închidere a minelor.
• Facilitatorul public
funcţionează ca interlocutor între diferitele comunităţi locale şi părţile
externe interesate, autoritatea contractantă şi executanţi.
• Este de o importanţă deosebită pentru procesul de
facilitare publică ca facilitatorul public să rămână independent şi, încă mai
important, să fie considerat independent de comunitatea locală şi alte părţi
interesate de închiderea minelor.
• Facilitatorul public va
îndeplini diferite roluri în facilitarea publică a procesului de închidere a
minelor. Pe de o parte, facilitatorul va informa şi va consulta comunitatea
locală şi alte părţi interesate în procesul de închidere a minelor. Pe de altă
parte, el/ea va facilita dialogul în cazul apariţiei problemelor în comunitate
cu privire la proiectul de închidere a minelor.
• Nu toate problemele ridicate
de comunitatea locală vor avea o relaţie directă cu proiectul de închidere a
minelor şi nu toate pot fi soluţionate de executant sau de autoritatea
contractantă. In aceste cazuri facilitatorul mai are rolul de a ghida părţile
interesate din comunitate către alte soluţii ale problemelor ridicate. Totuşi,
facilitatorul este conştient de limitele mandatului său, care constă în
principal în facilitarea proiectului de închidere a minei.
• Facilitatorul va fi responsabil pentru organizarea
întâlnirilor dintre părţile interesate şi executant şi va raporta rezultatele
acestor întâlniri autorităţii contractante.
• Facilitatorul se va întâlni
de asemenea cu comunitatea locală şi cu părţile externe interesate separat,
pentru a discuta problemele şi preocupările pe care aceste părţi nu doresc să
le discute direct cu executantul.
• Facilitatorul va anticipa posibilele conflicte dintre părţile interesate din cadrul comunităţii şi
executant şi va informa autoritatea contractantă despre aceste conflicte.
• Facilitatorul va fi
responsabil pentru conducerea şi urmărirea procesului de facilitare folosind
instrumentele de informare şi consultare descrise mai jos.
Organizarea documentaţiei şi a raportării
Pentru transparenţă şi pentru evidenţă este important
ca discuţiile din timpul întâlnirilor şi problemele, sesizările şi
nemulţumirile ridicate în timpul acestor întâlniri să fie documentate întocmai.
Mai mult, este important ca răspunsurile să fie încorporate în lucrarea
facilitatorului public. Comunicările vor trebui sa fie corect documentate şi
înregistrate. Toate acestea trebuie organizate şi planificate înaintea
începerii procesului de informare, consultare şi facilitare.
Raportarea este un element-cheie pentru a asigura o
dublă comunicare între autoritatea contractantă şi executant, pe de o parte, şi
comunitatea locală şi alte părţi interesate, pe de altă parte. Mai mult, raportarea
este cheia în asigurarea credibilităţii continue a facilitatorului public
pentru toate părţile implicate în proiectul de închidere a minelor.
Recomandări
• Documentaţie. Notele întâlnirilor (întâlniri la primărie, întâlniri ale grupului
consultativ etc), problemele, sesizările şi nemulţumirile, e-mailurile şi
telefoanele din partea membrilor izolaţi ai comunităţii şi a celorlalte părţi
interesate trebuie să fie sistematic păstrate într-o bază de date a
facilitatorului public şi, preferabil, şi în baza de date a unităţii de
facilitare publică din cadrul autorităţii contractante. Toată documentaţia
colectată de facilitatorul public trebuie să fie uşor accesibilă şi
reproductibilă.
• Tratarea problemelor,
sesizărilor şi nemulţumirilor din partea membrilor individuali ai comunităţii. Facilitatorul public are responsabilitatea să evalueze dacă o
problemă ridicată şi transmisă prin căsuţa poştală pentru sesizări, prin
telefon sau prin e-mail are relevanţă pentru întreaga comunitate şi dacă
aceasta trebuie discutată în grupul consultativ. Criterii pentru a determina
dacă problemele ar trebui incluse în discuţiile grupului consultativ sunt:
- relevanţa pentru comunitate;
- relevanţa socială;
- relevanţa pentru mediu;
- relevanţa legală.
Rezultatul întâlnirilor grupului consultativ. Este responsabilitatea membrilor grupului consultativ să raporteze
rezultatul întâlnirilor mai departe către cei pe care îi reprezintă. Cu toate
acestea, este recomandat ca facilitatorul public să verifice,
eventual prin sondaj, dacă grupurile părţilor
interesate au fost informate corect şi complet.
• Raportarea
problemelor ridicate de membrii individuali ai comunităţii sau de alte părţi
interesate. Este recomandat ca facilitatorul
public să stabilească în mod public un timp-limită cu privire la raportarea
problemelor ridicate prin instrumentele de comunicare descrise pe larg mai sus.
Este recomandat, în funcţie de problemă, ca reacţiile şi comentariile să fie
furnizate într-un interval de timp de două luni, în funcţie de planificarea şi
de rezultatele întâlnirilor grupului consultativ. Chiar dacă facilitatorul
public decide că problemele sau nemulţumirile ridicate nu vor fi discutate în
grupul consultativ din cauza relevanţei scăzute pentru comunitate sau alte
părţi interesate, este recomandat ca el/ea să raporteze acest lucru.
Evaluarea şi analiza părţilor interesate
Facilitatorul public va trebui să cunoască amănunţit
părţile interesate în procesul de facilitare publică pentru a-şi îndeplini
sarcina corespunzător. Un inventar cuprinzător al părţilor interesate ar trebui
să fie bazat pe o evaluare a comunităţii locale din zona minieră. Exemple de
întrebări care ar trebui puse sunt:
- care sunt potenţialele părţi interesate?
- asupra cui ar putea proiectul să aibă un impact negativ?
- care sunt grupurile vulnerabile?
- care sunt suporterii şi opozanţii proiectului?
Alte aspecte care ar trebui luate în considerare în
cadrul unei evaluări şi analize a părţilor interesate sunt:
• situaţia socio-demografică a
comunităţii - numărul populaţiei, localizarea, densitatea, vârsta etc;
• contextul socio-politic - organizarea şi capacitatea
la nivel de gospodărie şi comunitate, care influenţează procesul de participare
în instituţiile locale, precum şi accesul la servicii şi la informaţii;
• capacitatea instituţională -
capacitatea managerilor de proiect şi a altor factori de decizie de a participa
în mod eficient la realizarea proiectului.
Recomandări
• Identificarea
părţilor interesate. Este recomandat ca înainte
de începerea procesului de facilitare publică să fie
făcut un exerciţiu de identificare amănunţită a părţilor interesate. Un
asemenea exerciţiu asigură faptul că facilitatorul public cunoaşte dinainte
mediul părţilor interesate. Astfel, structurează procesul de facilitare şi reduce
riscul de excludere (neintenţionată) a unor anumite părţi-cheie. Va fi necesară
definirea ariei şi activităţii fostei mine şi concentrarea pe impacturile
specifice asupra oamenilor (grupurilor de oameni).
• Ar trebui luate în considerare întotdeauna următoarele părţi interesate:
- primăria: primarii oraşelor,
viceprimarii şi consilierii importanţi;
- organizaţiile neguvernamentale sociale şi de mediu
locale;
- agenţiile de stat locale sau
regionale stabilite în comunitate, în special cele care au de-a face cu
probleme sociale şi de mediu;
- cetăţenii
- proprietarii adiacenţi;
- angajaţii;
- vecinii apropiaţi;
- alţii.
- mass-media locală;
- liderii religioşi.
• Definirea pe larg a
părţilor interesate. Lista părţilor interesate
nu se limitează neapărat la cei menţionaţi mai sus. Acestea pot fi diferite în
fiecare comunitate. Este important ca părţile interesate să fie definite cât
mai pe larg posibil. De exemplu, cetăţenii dintr-o comunitate învecinată pot de
asemenea ridica probleme privitoare la închiderea
minei.
• Analiza amănunţită a
părţilor interesate. Pentru a înţelege mai
bine mediul părţilor locale interesate şi comunitatea în general, se recomandă
să se facă de asemenea o analiză amănunţită a acestora. Această analiză poate
cuprinde:
- aspectele sociale, de
sănătate, educaţionale şi demografice ale comunităţii locale şi, dacă este
cazul, şi ale comunităţilor învecinate;
- o repartizare a principalelor
părţi interesate după un criteriu al dorinţelor, preocupărilor şi al
problemelor. Aceasta va include o cuantificare a potenţialilor susţinători ai
comunităţii şi a „oponenţilor" cu privire la atitudinile, dorinţele,
preocupările şi problemele lor legate de proiect.
• Liderii grupului
părţilor interesate. Pentru a îmbunătăţi şi
simplifica procesul de facilitare publică este important să se identifice
liderii grupurilor părţilor interesate, care în procesul de facilitare publică
vor avea rol de reprezentare pentru grupul din care provin. Este foarte
important să se asigure că aceşti lideri de opinie oferă o bună reprezentare
pentru comunitatea locală.
• Reevaluarea părţilor
interesate. Grupurile interesate, liderii lor
şi relevanţa poziţiei lor în comunitatea locală şi în relaţie cu proiectul
trebuie să fie evaluate în mod continuu.
Pasul 2 - Organizarea
primei sesiuni de întâlniri de informare şi consultare - etapa de preproiectare
Scop
In pasul 2 comunitatea locală şi alte părţi interesate
de proiect sunt informate şi consultate în legătură cu procesul de închidere a
minelor în general, fazele activităţii, tipul de probleme şi preocupările care
pot fi luate în considerare, pentru a fi incluse în proiect încă înainte ca
etapa de proiectare să înceapă.
In această fază informarea şi consultarea au şi scopul
de a asigura că toate aspectele legate de funcţionarea fostei mine sunt incluse
în proiect.
In această fază comunitatea şi părţile externe
interesate au posibilitatea să îşi exprime dorinţele şi preocupările cu privire
la procesul de închidere a minelor. Este obligaţia facilitatorului public, în
cooperare cu autoritatea contractantă, să organizeze acest proces de informare,
să se documenteze şi să discute dorinţele şi preocupările comunităţii şi ale
altor părţi interesate.
Activităţi
• Pregătirea unei fişe de prezentare despre proces în
general şi cu detalii despre zona care urmează a fi închisă
• Emiterea unui comunicat de presă
• Afişarea posterelorîn locuri
strategice în comunitatea locală (municipalitate, centre de informare, zone din
apropierea amplasamentului etc.)
• Publicarea unui anunţ în ziarul local
• Organizarea primei întâlniri la primărie pentru a
informa şi consulta comunitatea cu privire la procesul de închidere a minelor:
paşi şi implicaţii
• Organizarea primei întâlniri a grupului consultativ
- Intâlnire introductivă pentru
a explica rolul grupului consultativ
- Prima consultare a membrilor grupului consultativ
legată de procesul de închidere a minelor
• Reconsiderarea după prima
întâlnire şi a altor părţi interesate pentru a fi invitate în grupul
consultativ
• Trecerea în revistă a problemelor şi dorinţelor
comunităţii locale şi ale altor părţi interesate după primele întâlniri de la
primărie şi ale grupului consultativ
• Raportarea şi discutarea
acestor probleme şi dorinţe cu executantul şi autoritatea contractantă
Documentele elaborate
• Procesul-verbal al întâlnirii de la primărie
• Procesul-verbal al întâlnirii grupului consultativ
• Trecerea în revistă a problemelor şi dorinţelor
relevante ale fiecărui grup de părţi interesate
• Procesul-verbal al discuţiei
cu autoritatea contractantă şi cu executantul
Organizarea şi conducerea unei întâlniri la primărie
In continuare sunt descrişi paşii de urmat pentru a
organiza o întâlnire productivă şi eficientă la primărie. Rolul întâlnirii de
la primărie în procesul de facilitare publică pentru închiderea minelor este
descris şi în anexa nr. 1.
Scopul unei întâlniri la primărie
Când se organizează o întâlnire la primărie trebuie
reţinute scopul şi obiectivele pentru care a fost organizată. Această întâlnire
serveşte la informarea comunităţii locale largi cu privire la procesul de
închidere a minei şi oferă posibilitatea, sub o formă limitată, de a consulta
comunitatea cu privire la proiectul de închidere a minei.
Având în vedere că o întâlnire la primărie este o
adunare a oamenilor într-un cadru mai larg, organizarea ei implică de obicei
pregătiri intense. Pentru a fi eficientă şi a aduce rezultate pentru procesul
de facilitare publică, întâlnirea de la primărie trebuie să fie bine pregătită
în prealabil şi bine structurată. Toate informaţiile relevante trebuie
transmise participanţilor la întâlnire şi aceştia ar trebui să aibă
posibilitatea, dacă doresc, de a răspunde la aceste informaţii.
Activităţi
1. Schiţarea agendei
întâlnirii şi invitarea vorbitorilor
a) Asiguraţi-vă că toţi vorbitorii invitaţi îşi notează
data şi ora întâlnirii în agenda lor.
b) O propunere pentru agenda întâlnirii
• Introducerea făcută de facilitatorul public. Descrie
procesul de facilitare publică la închiderea minei, incluzând instrumentele de
facilitare publică care trebuie implementate în
comunitate.
• Salutul de bun venit al primarului
• Prezentarea generală a
executantului de proiect (proiectantul sau contractorul, în funcţie de stadiul
proiectului)
• Sesiune de întrebări şi răspunsuri cu auditoriul.
Facilitatorul va conduce sesiunea şi întrebările vor fi preluate direct de
către executant sau facilitator.
• Cuvântul de încheiere al
facilitatorului. Descrie paşii următori în procesul de facilitare publică
pentru închiderea minei, incluzând raportarea înapoi către comunitate.
2. Alegeţi şi rezervaţi locaţia întâlnirii
a) Asiguraţi capacitatea suficientă de locuri.
b) Rezervaţi o masă mare ca
masă de prezidiu pentru toţi vorbitorii.
c) Dacă este posibil şi necesar, organizaţi un sistem
de sunet şi microfoane, video-proiector, laptop.
3. Invitaţi comunitatea la
întâlnire
a) Invitaţii prin posterele afişate în zone centrale şi
strategice din comunitate
b) Informaţi liderii
comunităţii: preoţi, oficiali ai primăriei etc. Rugaţi-i să informeze
comunitatea
4. Aranjarea sălii
a) Aranjaţi masa de prezidiu în
faţa sălii, cu vederea spre auditoriu.
b) Plasaţi scaune în rânduri, cu faţa spre masa de
prezidiu.
c) In funcţie de numărul persoanelor prezente,
amplasaţi strategic microfoane prin sală.
d) Amplasaţi un microfon pe masa de prezidiu.
5. Prezidarea întâlnirii
a) Facilitatorul va conduce discuţia de-a lungul
întâlnirii.
b) Facilitatorul va explica
scopul întâlnirii şi regulile de intervenţie. Doar facilitatorul alocă timpul
de vorbire şi invită la cuvânt doritorii.
c) Recapitulaţi întrebările
dacă nu au fost clar exprimate şi verificaţi cu persoana care a pus întrebarea
pentru a evita confuziile.
d) Menţineţi pe cât posibil planificarea timpului de
întâlnire.
e) Ţineţi discuţia sub control.
Intrerupeţi discuţiile în contradictoriu dacă acestea scapă de sub control.
f) La sfârşitul întâlnirii, facilitatorul trebuie să
clarifice în faţa audienţei următorii paşi din proiectul de închidere a minei,
inclusiv modul de raportare a problemelor ridicate.
Obţinerea unor rezultate optime din întâlnirea la
primărie
• Stabilirea clară a scopului discuţiei
• Selectarea participanţilor cu ajutorul liderilor
locali şi a altor surse importante de informare din comunitate. In timpul
selectării participanţilor se va ţine cont de particularităţile lor sociale
şi/sau profesionale, pentru a preveni monopolizarea discuţiei de către unii
participanţi.
• Asigurarea unei atmosfere
confortabile şi plăcute în timpul discuţiilor
• Inceperea discuţiei cu o scurtă introducere, în
timpul căreia va fi explicat scopul întâlnirii
• Facilitarea discuţiei cu
suficientă autoritate pentru a o menţine pe făgaşul iniţial, dar şi cu
suficientă sensibilitate pentru a include în discuţie cât mai mulţi
participanţi
• Evitarea întrebărilor care solicită răspuns de tipul
„da" sau „nu"
• Evitarea utilizării întrebărilor care încep cu „de
ce?" Aceste întrebări par să solicite un răspuns evident, logic. Uneori
participanţii la discuţie nu pot răspunde la ele şi inventează rapid un răspuns
ce pare a fi rezonabil. Sau aceste întrebări ar putea suna ca o interogare,
ceea ce-i poate face pe participanţi defensivi şi ei vor oferi un răspuns
acceptabil din punct de vedere social
• Adresarea unor întrebări
clare, pe înţelesul participanţilor
• Formularea unor întrebări scurte. Intrebările ar trebui
să fie simple, nu compuse din două sau 3 părţi.
• Intrebările vor fi formulate astfel ca oamenii să nu
se simtă jenaţi sau vinovaţi.
• Nu se vor face aprecieri asupra subiectelor sau
argumentelor acceptabile sau inacceptabile.
• Incurajarea şi controlul
discuţiei. Pe tot parcursul şedinţelor moderatorul va încuraja discuţia şi va
verifica corelarea desfăşurării ei cu obiectivele propuse. Cea mai eficientă
metodă de încurajare a participării este de a explica în mod adecvat scopul
întrunirii chiar de la începutul întâlnirii şi de a accentua importanţa
contribuţiei participanţilor.
• Crearea şi păstrarea unei
atmosfere calde în timpul şedinţelor, pentru ca participanţii să se simtă
confortabil. Moderatorul va fi lipsit de prejudecăţi şi deschis pentru discuţie.
• Pauzele şi provocările.
Pauzele sunt efectuate de către moderator pentru a permite participanţilor să
se gândească mai mult asupra subiectului discutat. Ele facilitează de asemenea
implicarea unor vorbitori noi cu comentarii la subiectul dat. Pauza poate fi
folosită şi pentru a stabili un contact vizual cu un participant mai timid,
încurajându-l să vorbească.
• Intrebări-şablon. Utilizarea
întrebărilor-şablon de către moderator poate încuraja participanţii să ofere
mai multe informaţii despre subiectele discutate. Exemple de întrebări-şablon:
„Aţi putea să explicaţi în continuare?", „Aţi putea să daţi un exemplu
referitor la aceasta?", „Eu nu înţeleg...".
• Parafrazarea. O întrebare poate
fi parafrazată, dacă membrii grupului întâmpină dificultăţi în oferirea unui
răspuns.
• Intrebări de reamintire.
Această tehnică e menită să menţină caracterul viu al discuţiei. Ea permite
revenirea la întrebarea precedentă şi este uneori o punte de legătură între
opiniile diferiţilor subiecţi şi de atragere a noilor subiecţi în discuţie.
Exemplu de întrebare: „Domnule X, dumneavoastră aţi spus că niciodată nu aţi depus o plângere la
Departamentul de revendicare a plângerilor, deoarece aceasta este o procedură
prea complicată. Domnule Y, dumneavoastră vedeţi vreo piedică în depunerea unei
plângeri?"
• Toate ideile participanţilor
trebuie să fie notate. Pentru aceasta, facilitatorul:
- va nota într-un carnet toate răspunsurile;
- va ruga pe cineva dintre
participanţi să noteze răspunsurile;
- va utiliza notiţele pentru
recapitulare pe parcursul discuţiei;
- va utiliza notiţele la scrierea raportului.
• Facilitatorul va conduce discuţia spre concluzii
concrete. In acest scop:
- va recapitula ce a fost discutat;
- va informa participanţii în ce mod vor fi utilizate
rezultatele discuţiei;
- în cazul în care discuţia nu
are obiective practice, va menţiona că unele discuţii au ca scop schimbul de
păreri şi nu presupun rezultate concrete.
Modelul de structurare a comunicatului de presă
Mai jos este descrisă structura generală a
comunicatului de presă ce poate fi utilizat de către facilitatorul public. Un comunicat de presă trebuie să fie întotdeauna concis şi la
subiect, explicaţiile lungi trebuie evitate.
1. Localitatea şi data
2. Titlu scurt şi „cu
priză", care să exprime foarte pe scurt anunţul sau conţinutul
3. Sumarul comunicatului de
presă cu caractere aldine sau italice deasupra textului comunicatului
4. Textul comunicatului de presă: maximum 2 pagini
5. Structura textului:
• Introducere
• Informaţiile facilitatorului
• Explicaţii suplimentare, dacă este necesar
• Concluzii
6. Pentru mai multe informaţii: numele şi detaliile de
contact ale facilitatorului public
Pasul 3 - Raportarea către comunitate a primelor
discuţii cu autoritatea contractantă şi executantul - etapa de proiectare
Scop
După pasul 2 - primele şedinţe de informare-consultare,
este esenţial ca facilitatorul public să informeze comunitatea în legătură cu
discuţiile sale cu autoritatea contractantă şi cu executantul, în vederea
menţinerii încrederii comunităţii locale. De asemenea, facilitatorul trebuie să
informeze toate părţile interesate despre paşii din etapa de proiectare.
Activităţi
• Organizarea celei de-a doua întâlniri a grupului
consultativ pentru a discuta rezultatul întâlnirii cu
executantul şi cu autoritatea contractantă
• Organizarea unei întâlniri suplimentare la primărie
pentru a informa comunitatea locală asupra discuţiilor cu autoritatea
contractantă şi cu executantul (opţional)
• Organizarea unor interviuri
în mass-media locală (radio, ziar), pentru a explica primii paşi în procesul de
facilitare şi pentru a informa despre discuţiile cu autoritatea contractantă şi
cu executantul (opţional)
Documentele elaborate
• Procesul-verbal al întâlnirii grupului consultativ
• Procesul-verbal al întâlnirii de la primărie
• Decupaje din ziar şi înregistrări radio
Conducerea unei întâlniri a grupului consultativ
Mai jos este o descriere a activităţilor referitoare la
grupul consultativ, împărţit în două categorii: grupul consultativ pentru o
anumită problemă şi grupul consultativ general pentru proiect. In anexa nr. 1
este prezentată o descriere suplimentară a structurii grupului consultativ.
Grupul consultativ pentru o anumită problemă
Activităţi
1. Identificaţi problema: de
obicei o problemă care afectează un grup larg din comunitatea locală.
Exemplul 1: construirea
unui drum de acces către amplasamentul minier care generează poluare cu praf
pentru locuitorii adiacenţi amplasamentului.
Exemplul 2: In
proiectele de închidere de mine nivelul pânzei freatice poate fi ridicat dacă
scoaterea apei din mină este oprită, lucru care duce la inundaţii, afectând
gospodăriile adiacente.
2. Identificaţi liderii
comunităţii afectate de problemă. Verificaţi împreună cu părţile externe
interesate şi aleator cu membrii individuali ai comunităţii dacă aceşti lideri
reprezintă bine comunitatea.
3. Organizaţi şedinţe cu toţi
liderii comunităţii sau cu toţi membrii comunităţii, în funcţie de mărimea
comunităţii afectate de problemă, şi executantul proiectului.
4. Stabiliţi şi comunicaţi agenda întâlnirii,
preferabil în avans.
5. Prezidarea discuţiei:
clarificaţi că facilitatorul public conduce discuţia şi deţine procesul de
facilitare publică.
6. Facilitatorul public
clarifică faptul că persoanele individuale interesate sunt sfătuite să nu
abordeze executantul sau autoritatea contractantă direct sau fără implicarea
facilitatorului public.
7. Facilitatorul public
subliniază faptul că transmiterea prin mass-media a informaţiilor de către
persoane individuale interesate, fără consultarea cu facilitatorul, poate avea
efecte contraproductive.
8. La sfârşitul întâlnirii rezumaţi subiectele
discutate şi stabiliţi date-limită pentru urmărire sau raportare.
Grupul consultativ general pentru proiect
Activităţi
1. Alcătuirea grupului consultativ ar trebui să fie
bazată pe analiza părţilor interesate, incluzând identificarea liderilor
comunităţii şi ai altor părţi interesate.
2. Facilitatorul public trebuie
să urmărească să menţină în mare parte aceeaşi alcătuire a grupului consultativ
de-a lungul procesului de închidere a minei.
3. Organizaţi discuţii
preliminare cu posibilii membri ai grupului consultativ.
4. Stabiliţi şi comunicaţi
agenda întâlnirii pentru fiecare întâlnire, preferabil
în avans.
5. Prezidaţi discuţia:
clarificaţi faptul că facilitatorul public conduce discuţia şi controlează
procesul de facilitare publică.
6. Facilitatorul public clarifică faptul că persoanele
individuale interesate sunt sfătuite să nu abordeze executantul sau autoritatea
contractantă direct ori fără implicarea facilitatorului public.
7. La sfârşitul întâlnirii rezumaţi subiectele
discutate şi stabiliţi date-limită pentru urmărire sau raportare.
Pasul 4 - Organizarea celei de-a doua sesiuni de întâlniri de informare şi consultare pe baza proiectului preliminar
de închidere a minei - etapa de proiectare
Scop
Odată ce executantul depune prima variantă a
proiectului de închidere a minei, părţile interesate au ocazia să îşi exprime
preocupările privitoare la proiect. Este obligaţia facilitatorului să
înlesnească procesul de informare şi consultare a comunităţii locale şi a
celorlalte părţi interesate şi să discute problemele ridicate de autoritatea
contractantă şi de executant.
Activităţi
• Realizaţi şi distribuiţi fişe de prezentare/broşuri
care să explice proiectul de închidere a minei.
•Actualizaţi pagina de internet cu informaţii despre
proiectul de închidere a minei (opţional).
• Organizaţi o întâlnire la
primărie pentru a informa şi a consulta comunitatea locală despre proiectul de
închidere a minei.
• Organizaţi o întâlnire a
grupului consultativ pentru a se consulta cu privire la proiectul de închidere
a minei.
• Raportaţi şi discutaţi cu
executantul şi cu autoritatea contractantă problemele apărute.
Documentele elaborate
• Procesul-verbal de la a doua întâlnire la primărie
• Procesul-verbal de la a doua întâlnire a grupului
consultativ
• Trecerea în revistă a
problemelor apărute cu privire la proiectul de închidere a minei
• Procesul-verbal al discuţiilor
cu executantul şi autoritatea contractantă
Pasul 5 - Organizarea celei de-a treia sesiuni de
întâlniri de informare şi consultare pe baza proiectului final de închidere a
minei şi anunţarea începerii lucrărilor - finalizarea etapei de proiectare sau
faza de început a etapei de execuţie
Scop
In acest stadiu al închiderii minelor comunitatea
locală şi celelalte părţi interesate vor fi informate cu privire la proiectul
final. Simultan facilitatorul va raporta încorporarea problemelor ridicate
anterior în relaţie cu proiectul final. De asemenea, cei interesaţi vor fi
informaţi despre modul în care va avea loc implementarea proiectului.
Activităţi
• Realizaţi şi distribuiţi broşuri care să explice
proiectul final de închidere a minei, includeţi şi explicaţi concesiile făcute
comunităţii locale şi altor părţi interesate în proiect.
• Emiteţi un comunicat de presă
despre proiectul final de închidere a minei (opţional).
• Actualizaţi pagina de
internet cu informaţii despre proiectul de închidere a minei (opţional).
• Organizaţi o întâlnire la
primărie pentru a informa comunitatea locală despre proiectul final de
închidere a minei şi modul cum vor fi desfăşurate lucrările.
• Organizaţi o întâlnire a grupului consultativ pentru
a discuta proiectul final de închidere a minei.
• Raportaţi şi discutaţi orice
probleme nou-apărute cu autoritatea contractantă.
• Organizaţi interviuri la radio şi ziar pentru a
explica proiectul final de închidere a minei.
Documentele elaborate
• Comunicatul de presă
• Procesul-verbal al întâlnirii grupului consultativ
• Procesul-verbal al întâlnirii de la primărie
• Procesul-verbal al întâlnirii cu autoritatea
contractantă
• Decupaje din ziar sau înregistrări radio
Pasul 6 - Facilitarea problemelor şi a preocupărilor
apărute în timpul fazei de execuţie a proiectului - etapa de execuţie a
proiectului
Scop
In acest stadiu al proiectului de închidere a minei
activităţile facilitatorului vor avea mai mult un caracter ad-hoc. Rolul
facilitatorului public va fi să înlesnească dialogul privitor la problemele
apărute în faza de execuţie a proiectului. Problemele care ar putea sa apară în
această fază nu pot fi planificate dinainte, deşi unele probleme ar putea fi
prevăzute dacă analiza iniţială şi consultarea părţilor interesate sunt făcute
în amănunt. Sprijinul facilitatorului va fi iniţiat ca o reacţie la problemele
apărute în comunitate sau la cererea expresă a autorităţii contractante.
Activităţi
• Organizaţi întâlniri regulate ale grupului
consultativ pentru a discuta problemele apărute în comunitatea locală.
• Organizaţi întâlniri ad-hoc cu anumite părţi
interesate pentru a discuta probleme foarte specifice, dacă este necesar.
• Organizaţi întâlniri ad-hoc la primărie în cazul
apariţiei unor modificări majore ale proiectului.
• Facilitaţi dialogul dintre
părţile interesate în proiectul de închidere a minei când apar probleme ad-hoc
legate de comunitate sau individuale.
Documentele elaborate
• Procese-verbale ale întâlnirilor organizate
Facilitarea dialogului
Facilitarea dialogului în cazul apariţiei problemelor sau a conflictelor nu este întotdeauna
uşoară. In timpul discuţiilor despre închiderea minelor pot răbufni emoţii,
făcând înţelegerea reciprocă mai greu de atins. Un rol important al
facilitatorului este să rămână întotdeauna calm şi să fie văzut ca independent
faţă de orice parte interesată. In cadrul unui dialog facilitatorul trebuie să
ia în considerare următoarele:
• Facilitatorul stabileşte
scopul, parametrii şi obiectivele dialogului.
• Facilitatorul permite fiecărei părţi interesate să ia
cuvântul şi să îşi explice poziţia.
• Persoanele intervievate pot pune în discuţie sau
accentua problemele importante pentru ei personal.
• Facilitatorul este neutru: el
tratează toţi participanţii la întâlnire cu respect egal.
• Facilitatorul permite
discutarea atât a soluţiilor, cât şi a problemelor.
• De obicei, interviul decurge
într-o atmosferă relaxată şi deschisă, permiţând stabilirea încrederii
reciproce între intervievat şi intervievator şi asigurând un schimb deschis de
informaţie.
• Facilitatorul urmăreşte pe
parcursul întâlnirii atingerea unui consens sau găsirea unui compromis.
• Facilitatorul întotdeauna încheie şedinţa şi
stabileşte în mod realist o continuare sau prefigurează orizontul unei posibile
soluţii.
• In cazul în care o soluţie nu
va fi la îndemână din cauza unor cereri extreme sau de nesatisfăcut,
facilitatorul nu va ezita să exprime acest lucru în mod clar, pentru a evita
orice neînţelegeri sau aşteptări nerealiste.
Pasul 7 - Organizarea întâlnirilor finale de
informare şi consultare pe baza finalizării execuţiei lucrărilor de închidere a
minei - finalizarea etapei de execuţie
Scop
Finalizarea proiectului şi terminarea oficială a
lucrărilor reprezintă un moment
potrivit pentru a prezenta lucrările
realizate, posibil chiar într-un
cadru festiv. Cu toate acestea, în timpul întâlnirilor organizate de
facilitatorul public încă mai pot fi ridicate probleme, care vor trebui luate
în considerare şi discutate cu executantul şi cu autoritatea contractantă.
Activităţi
• Emiteţi comunicatul de presă privind finalizarea
proiectului de închidere a minei (opţional).
• Actualizaţi pagina de
internet cu informaţii despre finalizarea proiectului de închidere a minei
(opţional).
• Organizaţi o întâlnire la
primărie pentru a informa comunitatea despre finalizarea proiectului de
închidere a minei, posibil cu un caracter mai festiv (opţional).
• Sugeraţi un eveniment festiv
pe amplasament, pentru a arăta ce a fost îndeplinit şi posibil pentru a demara activităţile
postînchidere, de exemplu, lansarea parcului
industrial, a unui loc de agrement etc.
• Organizaţi o întâlnire cu grupul consultativ pentru a
discuta despre finalizarea proiectului de închidere a minei.
• Raportaţi şi discutaţi orice problemă suplimentară
ridicată în timpul întâlnirilor cu executantul şi autoritatea contractantă.
Documentele elaborate
• Comunicatul de presă
• Procesul-verbal al întâlnirii finale de la primărie
• Procesul-verbal al întâlnirii cu grupul consultativ
• Trecerea în revistă a
problemelor ridicate cu privire la finalizarea
proiectului de închidere a minei
• Procesul-verbal al întâlnirii
avute cu executantul şi autoritatea contractantă
Pasul 8 - Facilitarea postexecuţie - etapa
postexecuţie
Scop
Şi în timpul fazei de postexecuţie a proiectului mai
pot să apară probleme legate de proiectul închiderii minei. Problemele pot să
apară mult timp după ce lucrările au fost finalizate. Este obligaţia
facilitatorului să se asigure că oamenii ştiu unde îşi pot face cunoscute problemele.
Sprijinul său ar putea fi necesar în facilitarea, în
rezolvarea sau în abordarea acestor probleme.
Activităţi
• Organizaţi întâlniri
ocazionale ale grupului consultativ pentru a discuta problemele apărute în
timpul fazei de postexecuţie.
• Organizaţi întâlniri ad-hoc separate cu părţile
interesate în cazul apariţiei unor probleme specifice.
• Raportaţi şi discutaţi
problemele cu executantul şi autoritatea contractantă.
Documentele elaborate
• Procesul-verbal al şedinţelor organizate
ANEXA Nr. 1 la ghid
Instrumente şi activităţi pentru informarea şi
consultarea publică
Setul instrumentelor şi activităţilor suport în
procesul de informare şi consultare poate fi împărţit în cele focalizate pe
informarea comunităţilor locale şi, respectiv, cele care ajută la stabilirea
unui dialog consultativ.
Instrumentele de facilitare
publică ajută în structurarea şi eficientizarea procesului de facilitare
publică. Instrumentele trebuie definite în avans şi folosite în diferitele
stadii ale procesului de facilitare a închiderii minelor. Mai jos sunt descrise
instrumentele şi activităţile recomandate în consultarea publică şi în furnizarea de informaţii pentru
facilitarea publică în timpul activităţilor de închidere a minelor.
Informarea publică este un efort mai mult sau mai puţin
continuu de a informa publicul în legătură cu evoluţia proiectului. Prin
sporirea eficacităţii acestei funcţii ne asigurăm că mai mulţi oameni sunt
conştienţi de faza de proiectare şi realizare şi că niciun grup de părţi
interesate nu este lăsat deoparte în activităţile de consultare şi facilitare
specifice. Majoritatea instrumentelor de informare publică pot fi folosite şi
în procesul de consultare şi facilitare publică.
Instrumente şi activităţi de consultare
• Grupul consultativ. Grupul consultativ este un element-cheie în procesul de facilitare publică din moment ce va fi principalul organism de
discuţii dintre comunitatea locală, executant, autoritatea contractantă şi alte
părţi interesate în timpul închiderii minelor. Grupul consultativ poate fi
folosit pentru a informa şi consulta comunitatea locală în proiectul de
închidere a minelor, precum şi pentru a facilita rezolvarea problemelor. Grupul
consultativ va fi constituit din, dar nu va fi limitat la:
• diferite părţi interesate din
cadrul comunităţii sau reprezentanţi ai grupurilor de părţi interesate;
• primarul sau alţi reprezentanţi ai primăriei;
• reprezentanţii organizaţiilor neguvernamentale
regionale;
• liderii religioşi;
• reprezentantul executantului.
Grupul consultativ monitorizează de asemenea proiectul
de închidere a minelor pe parcursul întregului proces de facilitare publică.
Grupul consultativ va fi prezidat de facilitatorul public, la întâlnire fiind
prezent şi executantul. Cu toate acestea, în funcţie de sensibilitatea subiectelor
ce urmează a fi discutate în timpul întâlnirilor grupului consultativ,
facilitatorul poate decide să ţină întâlnirile grupului consultativ fără
prezenţa executantului şi să abordeze problemele discutate la şedinţele avute
separat cu executantul. Dacă executantul nu este prezent la întâlnire şi
facilitatorul abordează problemele discutate separat cu executantul, este
important ca facilitatorul să aibă grijă ca părţile afectate să fie informate
pe scurt cu privire la rezultatul discuţiilor dintre facilitator şi executant.
Grupul consultativ funcţionează
în principal ca un organism care discută despre procesul de închidere a minelor
ca un întreg. Totuşi, opţional, pot fi stabilite grupuri consultative pentru
probleme separate care afectează un anumit grup de părţi interesate.
• Intâlnirile la primărie. Acestea sunt adunări
extinse ale comunităţii într-un loc central, care pot întruni un număr mai mare
de oameni. Intâlnirile de la primărie servesc la informarea comunităţii largi
despre planurile şi evoluţia închiderii minei. Este recomandat ca o întâlnire
organizată la primărie să fie condusă de facilitatorul public şi să aibă
următoarea structură:
• introducere făcută de facilitatorul public;
• cuvânt de bun venit din partea primarului;
• prezentare generală făcută de executant;
• sesiune de întrebări şi
răspunsuri cu audienţa: facilitatorul va conduce sesiunea şi întrebările vor fi
preluate direct de către executant sau facilitator.
In principiu, se recomandă ca o întâlnire la primărie
să aibă loc de cel puţin 4 ori în timpul diferitelor etape ale procesului de
închidere a minei. Totuşi ar trebui organizate mai multe întâlniri de acest gen
atunci când au loc modificări majore ale proiectului de închidere a minei.
Intâlnirile de la primărie nu trebuie neapărat să implice întreaga comunitate,
ci pot cuprinde doar partea comunităţii care este cea mai afectată de
închiderea minei sau de anumite modificări din cadrul proiectului de închidere
a minei.
• Intâlnirile
cu anumite părţi interesate afectate de acţiuni specifice. In cazul în care un anumit grup al
comunităţii este afectat în mod special de proiectul închiderii minei, este
recomandat să se ţină întâlniri separate cu acest grup, pentru a aborda
problemele lor în afara scopului întâlnirilor de la primărie şi ale grupului
consultativ. Aceste întâlniri ar trebui organizate de facilitatorul public şi
la ele ar trebui să fie prezent şi executantul. In cazul în care acel grup
specific al comunităţii nu doreşte să îşi discute problemele şi preocupările
direct cu executantul, facilitatorul trebuie să conducă şedinţa fără prezenţa
executantului.
• Linia telefonică
pentru sesizări/plângeri. Pentru a asigura că
membrii comunităţii care nu se simt suficient de bine reprezentaţi de membrii
grupului consultativ sunt incluşi în procesul de facilitare publică, este
important să se înfiinţeze o linie telefonică unde cetăţenii îşi pot exprima
problemele şi preocupările cu privire la procesul de închidere a minei. In
funcţie de mărimea comunităţii locale, această linie telefonică poate fi
conectată direct la facilitatorul public. Alternativ, în cazul în care
facilitatorul public nu are capacitatea să preia prea multe convorbiri
telefonice, o linie telefonică poate fi înfiinţată în unitatea de coordonare a
facilitării publice centrale din cadrul autorităţii contractante. Problemele şi
preocupările ridicate de membrii comunităţii la telefon vor fi selectate de
către facilitatorul public local pe baza importanţei şi a relevanţei lor.
Problemele selectate vor fi apoi discutate în grupul consultativ, conform celor
descrise mai sus.
• Căsuţa poştală pentru
sesizări/plângeri. Cu un scop similar cu linia
telefonică este recomandat să se plaseze o căsuţă poştală pentru
sesizări/plângeri într-o locaţie centrală, spre exemplu un birou public de
informare la primărie, pentru cetăţenii care nu se simt suficient de bine
reprezentaţi în grupul consultativ sau care cred că problemele ori preocupările
lor nu au fost suficient adresate. Sesizările vor fi analizate şi se va evalua
dacă vor fi discutate de către facilitatorul public în cadrul grupului
consultativ. Se recomandă ca facilitatorul public să stabilească un anumit
interval de timp pentru răspunsul la nemulţumiri, pentru a putea fi văzut de
comunitate ca un interlocutor credibil.
• Detectarea problemelor auxiliare. Se recomandă ca facilitatorul public să ţină evidenţa problemelor
auxiliare ale proiectului de închidere a minei. Deseori, problemele şi
preocupările sunt exprimate în afara canalelor de facilitare stabilite, de
exemplu în mass-media locală şi centrală. In cazul în care apar aceste probleme
auxiliare este responsabilitatea facilitatorului public să evalueze dacă ele
trebuie discutate în cadrul grupului consultativ.
Instrumente informaţionale pentru îmbunătăţirea
facilitării publice
• Broşuri. Pentru a asigura transparenţa şi o mai bună înţelegere a publicului
în comunitatea locală se recomandă elaborarea unor broşuri care să explice
într-un limbaj uşor de înţeles procedura de închidere a minei, măsurile şi
planul aferent. Facilitatorul public pregăteşte textul broşurii, cu sprijinul
unităţii de coordonare pentru facilitarea publică din cadrul autorităţii
contractante. Broşurile ar trebui să fie puse la dispoziţie cu sprijinul
primăriei şi trebuie să conţină informaţii detaliate cu privire la proiectul de
închidere a minei. Broşura ar trebui să fie un document de format A4, pe hârtie
mată, care să conţină toate informaţiile. Trebuie distribuit cu sprijinul
primăriei pe toată raza comunităţii locale.
• Poster. Pentru
a anunţa întâlnirile de la primărie şi pentru a furniza informaţiile de bază
despre proiectul închiderii de mină este recomandat să se facă un poster simplu
de format A3, pe hârtie mată. Posterul trebuie afişat în locuri strategice din
cadrul comunităţii, de exemplu în primărie, în birourile de informare publică
sau în apropierea bisericii (lor) locale.
• Pagina de
internet pentru informare publică. Deşi este
probabil ca mulţi dintre cei interesaţi din rândul comunităţii locale să nu
aibă acces la internet, pentru motive de transparenţă se recomandă totuşi ca
informaţiile cu privire la închiderea minei să fie disponibile pe o pagină web.
Pagina trebuie să fie constituită din următoarele informaţii (dar nu trebuie în
niciun caz limitată la aceste informaţii):
- explicaţii ale planului de închidere a minei într-un
limbaj accesibil (de exemplu, prin postarea broşurii descrise mai sus pe pagina
de internet);
- explicaţii ale măsurilor
colaterale întreprinse pentru a atenua problemele sociale şi de mediu;
- descrierea procesului de facilitare publică prin
postarea minutelor întâlnirilor şi a agendei de facilitare publică;
- alte informaţii relevante.
• Biroul de informare
publică. Multe (foste) oraşe miniere din
România au birouri de informare publică. Aceste birouri pot îndeplini şi un rol
în procesul de facilitare publică şi de aceea trebuie să se lucreze într-o
relaţie strânsă cu facilitatorul public. Biroul de informare publică trebuie să
aibă informaţii disponibile despre proiectul de închidere a minei şi despre
evoluţia proiectului. De asemenea, ar putea să ia la cunoştinţă sau să
consemneze nemulţumirile, sesizările şi comentariile cetăţenilor cu privire la
proiectul de închidere a minei şi să le înmâneze facilitatorului public.
• Relaţiile cu mass-media.
Mass-media locală poate fi un bun instrument
pentru a transmite informaţii către comunitatea locală şi pentru a explica
diferite aspecte ale proiectului de închidere a minei. De aceea este important
ca facilitatorul să stabilească relaţii cu media locală (ziare locale, staţii
radio locale şi televiziuni locale). Următoarele instrumente pot fi folosite
pentru a comunica prin intermediul mass-mediei locale cu comunitatea locală:
- Comunicate de presă. Un document de maximum două pagini care să descrie într-un limbaj
accesibil şi într-un mod bine structurat diferite aspecte ale proiectului de închidere a minei.
- Interviuri. Este
important ca jurnalistul să trimită întrebările interviului anticipat pentru ca
facilitatorul public să poată pregăti răspunsurile la întrebări înainte de
interviu.
• Alte instrumente. Facilitatorul public poate avea un număr de instrumente de comunicare disponibile
pentru a-şi executa eficient şi corespunzător îndatoririle. In plus este
recomandat ca facilitatorul public să aibă un ajutor la întocmirea
proceselor-verbale ale întâlnirilor şi la organizarea aspectelor de logistică.
- Prezentarea proiectului într-un limbaj
accesibil. Pentru întâlniri cu diverse părţi
interesate şi cu grupul consultativ, facilitatorul public trebuie să pregătească
o prezentare standard (de exemplu, Power Point), într-un limbaj clar, în care
să explice proiectul şi procedura pentru închiderea minei.
- Document cu
întrebări frecvente. Pentru a putea anticipa
şi a răspunde corect şi complet la întrebări standard, este recomandat ca
facilitatorul public, cu sprijinul unităţii de coordonare de facilitare publică
din cadrul autorităţii contractante, să pregătească un document cu întrebările
frecvente şi răspunsurile la acestea.
- Asistenţă. In timpul întâlnirilor se recomandă ca facilitatorul public să
primească asistenţă (ajutor) în luarea notiţelor şi la pregătirea
proceselor-verbale ale întâlnirilor, deoarece el/ea nu va putea să prezideze şi
să conducă întâlnirile şi în acelaşi timp să ia şi notiţe.
ANEXA Nr. 2 la ghid
Aptitudini si atitudini recomandate pentru un
facilitator
Aptitudini
• Abilităţi de comunicare, de adaptare a limbajului la
cel al auditoriului
• Abilităţi de facilitare şi moderare a discuţiilor de
grup, prin implicarea tuturor factorilor interesaţi
• Abilităţi de conducere,
planificare şi organizare a unor întâlniri la scară mare
• Capacitatea de a înţelege şi de a lucra cu o
diversitate de oameni
• Capacitatea de a înţelege şi
a interpreta informaţiile în contextul comunităţii
• Capacitatea de analiză şi sinteză
• Abilitatea de a recunoaşte şi a gestiona/media
potenţiale conflicte
• Abilitaţi de gândire
strategică
• Capacitatea de a valorifica experienţele anterioare
ale unui grup specific sau ale comunităţii
• Capacitatea de a prioritiza, planifica şi organiza
• Capacitatea de conştientizare
a rolului/misiunii sale în comunitate şi de explicare a lui
• Capacitatea de înţelegere a limitelor mandatului facilitatorului public pentru închiderea
minelor
• Capacitatea de înţelegere a importanţei
lucrului în colaborare şi în parteneriat
• Capacitate de înţelegere a
dinamicii grupurilor - de recunoaştere a dinamicii socioeconomice şi
sociopolitice
• Capacitate de a arăta empatie
• Capacitatea de a identifica sursele de informare
despre o comunitate şi de a verifica acurateţea şi corectitudinea acestora
• Abilitatea de a intra în
contact şi de a construi relaţii cu persoane, organizaţii, instituţii
• Capacitatea de a înţelege relaţiile în comunitate şi
polurile de putere
• Experienţe relevante pe care
le poate împărtăşi grupului sau comunităţii
Atitudini
• Imparţial, neutru şi obiectiv
• Discret
• Păstrează confidenţialitatea informaţiei dacă este
necesar.
• Flexibil şi tolerant
• Abordează părţile interesate
de pe poziţii egale.
• Transparent
• Lucrează cu profesionalism.
• Respectă obiceiurile şi tradiţiile locale.
• Respectă particularităţile
culturii locale.
• Incearcă întotdeauna să folosească resurse locale pe
cât este posibil.
• Este apolitic în relaţia cu comunitatea.
• Promovează şanse egale pentru toţi membrii
comunităţii.
• Nu trebuie să se aştepte să
primească şi nu acceptă avantaje materiale sau de altă natură de la comunitate.
• Nu promovează şi nu sprijină interesele unor persoane
sau grupuri în detrimentul interesului general al comunităţii.
• Nu provoacă daune morale sau
materiale membrilor comunităţii.
Atitudinea faţă de
colegii facilitatori
• Impărtăşeşte cu colegii
experienţa dobândită (în cadrul proiectului de închidere a minelor).
• Recunoaşte şi acceptă alte metode de facilitare în
afară de cele pe care le utilizează el însuşi/ea însăşi.
• Contribuie la creşterea
eficienţei activităţilor proiectului.
• Se delimitează de orice
activităţi care ar aduce prejudicii dezvoltării comunităţii.
• Este informat şi respectă sfaturile altor colegi
facilitatori (din cadrul proiectului de închidere a minelor).