ORDIN   Nr. 2284 din 28 septembrie 2007

pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii in sistemul de invatamant superior

ACT EMIS DE: MINISTERUL EDUCATIEI, CERCETARII SI TINERETULUI

ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL  NR. 716 din 23 octombrie 2007

In temeiul Legii învăţământului nr. 84/1995, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,

în baza Hotărârii Guvernului nr. 733/1998 cu privire la tipurile de diplome, certificate şi atestate acordate în învăţământul superior,

în temeiul Hotărârii Guvernului nr. 366/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului, cu modificările şi completările ulterioare,

ministrul educaţiei, cercetării şi tineretului emite prezentul ordin.

Art. 1. - Se aprobă Regulamentul privind regimul actelor de studii în sistemul de învăţământ superior, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Art. 2. - Se abrogă Ordinul ministrului educaţiei şi învăţământului nr. 6.378/1986, cu începere de la data emiterii prezentului ordin.

Art. 3. - Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Art. 4. - Direcţia finanţare învăţământ superior din cadrul Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului comunică prezentul ordin instituţiilor de învăţământ superior de stat şi particulare, care îl vor duce la îndeplinire.

Ministrul educaţiei, cercetării şi tineretului,

Cristian Mihai Adomniţei

ANEXĂ

REGULAMENT

privind regimul actelor de studii în sistemul de învăţământ superior

CAPITOLUL I

Dispoziţii generale

Art. 1. - Prezentul regulament reglementează gestionarea, completarea şi eliberarea actelor de studii în sistemul naţional de învăţământ superior.

Art. 2. - (1) Actele de studii din sistemul naţional de învăţământ superior sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care confirmă studii de învăţământ superior efectuate şi titluri sau calităţi dobândite.

(2)  Actele de studii conferă titularilor acestora drepturi şi obligaţii care decurg din Legea învăţământului nr. 84/1995, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi din celelalte reglementări legale în vigoare.

(3) Actele de studii sunt de tip diplomă, certificat, atestat. Foaia matricolă sau suplimentul la diplomă sunt anexe la actele de studii.

Art. 3. - Registrele matricole şi registrele de evidenţă a actelor de studii sunt, de asemenea, documente oficiale cu regim special.

Art. 4. - (1) Titulaturile şi conţinutul actelor de studii se stabilesc în conformitate cu prevederile Legii nr. 84/1995, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, ale celorlalte reglementări legale în vigoare şi se aprobă prin ordin al ministrului educaţiei, cercetării şi tineretului, care se aduce la cunoştinţa instituţiilor de învăţământ superior.

(2)  Conceperea şi tehnoredactarea modelelor de referinţă ale formularelor actelor de studii se realizează de Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului (MECT), în baza consultării cu instituţiile de învăţământ superior şi cu alte instituţii prevăzute de legislaţia în vigoare.

(3) Datele înscrise pe actele de studii sunt în limba română.

(4)  Pe acelaşi act de studii, datele înscrise în limba română pot fi înscrise şi în una sau mai multe limbi de circulaţie internaţională.

(5)  Modelele de referinţă ale actelor de studii sunt cuprinse într-un document editat de MECT şi sunt aprobate prin ordin al ministrului educaţiei, cercetării şi tineretului.

Art. 5. - (1) Instituţiile de învăţământ superior, de stat ori particular, acreditate sau autorizate să funcţioneze provizoriu potrivit legii, denumite în continuare instituţii, pot gestiona, completa şi elibera numai acele acte de studii la care au dreptul în condiţiile legii.

(2)    Rectorul instituţiei de învăţământ superior este responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activităţii de gestionare, completare şi eliberare a actelor de studii de către instituţie.

(3)  Desemnarea compartimentelor şi a personalului la nivel de instituţie şi de facultate/departament pentru a desfăşura activităţi de gestionare, completare şi eliberare a actelor de studii se aprobă de senatul universitar şi se numesc prin decizie a rectorului. Persoanele numite sunt răspunzătoare, potrivit legii, pentru gestionarea, completarea şi eliberarea actelor de studii.

(4) Răspunderea pentru exactitatea datelor înscrise în actele de studii eliberate o poartă persoanele care le-au completat şi persoanele care le-au semnat.

Art. 6. - La sfârşitul fiecărui an universitar se întocmeşte un raport privind gestionarea, completarea şi eliberarea actelor de studii, la nivelul fiecărei instituţii, care se aprobă de conducerea acesteia şi se arhivează cu termen permanent.

Art. 7. - Formularele actelor de studii sunt tipărite şi difuzate, în condiţiile legii, de către unitatea de specialitate desemnată de MECT, unitate care poartă întreaga răspundere pentru aprobarea comenzilor de la instituţii şi pentru asigurarea securităţii tipăririi şi păstrării formularelor până la ridicarea acestora de către instituţiile beneficiare.

CAPITOLUL II

Gestionarea actelor de studii

Art. 8. - (1) Formularele actelor de studii se achiziţionează de la unitatea de specialitate producătoare, pe baza comenzilor transmise anterior acesteia, de către delegaţi ai instituţiilor. Predarea-preluarea formularelor se efectuează în baza unui proces-verbal încheiat între delegatul instituţiei şi reprezentantul unităţii de specialitate producătoare, în care sunt trecute toate datele de identificare a formularelor, inclusiv seriile şi numerele.

(2) Este interzisă expedierea prin poştă sau pe altă cale a formularelor actelor de studii.

Art. 9. - Formularele actelor de studii sunt preluate în cadrul instituţiei, în baza unui proces-verbal de predare-primire încheiat între delegatul instituţiei şi persoana cu atribuţii în acest sens din cadrul instituţiei, completându-se în mod corespunzător registrele de evidenţă.

Art. 10. - (1) Formularele actelor de studii, actele de studii completate, duplicatele actelor de studii completate, registrele matricole şi registrele de evidenţă a actelor de studii se gestionează astfel încât să se realizeze protecţia acestora în condiţii de securitate deplină, cu termen permanent.

(2) Păstrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate, dar neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de evidenţă, precum şi a documentelor (împuterniciri, delegaţii, procese-verbale) privind primirea, predarea şi eliberarea formularelor şi actelor de studii se realizează în condiţii de securitate deplină.

(3) Registrele de evidenţă a formularelor actelor de studii - de primire, predare, eliberare - se paginează, se parafează cu sigiliul instituţiei şi primesc numere de inventar.

CAPITOLUL III

Completarea formularelor actelor de studii

Art. 11. - (1) Activitatea de completare a formularelor actelor de studii - referitoare la studii parţiale sau complete - se efectuează în termen de maximum 12 luni de la finalizarea studiilor, respectiv de două luni de la confirmarea, prin ordin al ministrului, a titlului ştiinţific de doctor - în cazul diplomelor de doctor.

(2) Un act de studii dintr-un carnet cu matcă (cotor) şi matca în cauză sunt completate identic, matca rămânând în arhiva instituţiei cu termen permanent.

Art. 12. - (1) Un act de studii care confirmă studii parţiale, în conformitate cu reglementările din instituţie, se completează numai la cererea titularului, în baza aprobării acesteia de către conducerea instituţiei.

(2) Un document de tip situaţie şcolară se eliberează, la cerere, pe baza reglementărilor din instituţie.

Art. 13. - Diplomele cu menţiunea „de merit" se eliberează absolvenţilor de învăţământ superior care îndeplinesc condiţiile stabilite de senatele universitare, la propunerea consiliilor facultăţilor/departamentelor.

Art. 14. - (1) Completarea unui act de studii se efectuează computerizat sau prin scriere de mână cu tuş ori cu cerneală de culoare neagră, citeţ şi fără ştersături, răzuiri, acoperiri cu pastă corectoare.

(2) In actele de studii datele se scriu fără prescurtări, în conformitate cu terminologia oficială în vigoare.

(3) Numele titularului, iniţiala/iniţialele prenumelui/prenumelor tatălui (mamei, în cazul în care tatăl este necunoscut) şi prenumele titularului actului de studii se scriu cu majuscule format de tipar, în ordinea înscrisă în certificatul de naştere.

(4) Pe un act de studii prevăzut cu „Loc pentru fotografie" se lipeşte fotografia titularului - realizată recent, pe hârtie fotografică, color, format 3 x 4 cm - astfel încât să acopere chenarul locului respectiv.

(5) Actele de studii se semnează cu stilou sau cu pix de culoare albastră/neagră, nefiind admisă aplicarea parafei.

(6) Sigiliul instituţiei, cu înscrisurile în clar, se aplică: pe fotografie, astfel încât jumătate să fie pe fotografie şi jumătate să fie în afara fotografiei; pe „Locul pentru sigiliu" (L.S.), în stânga semnăturii.

Art. 15. - (1) Inainte de a se trece la completarea unui act de studii, se verifică existenţa şi corectitudinea înscrisurilor imprimate - în raport cu modelele de referinţă, precum şi a datelor ce urmează a fi înscrise - prin confruntare cu datele din documentele oficiale în cauză.

(2) La completarea unui act de studii, datele care se înscriu pe acesta sunt cele din registrul matricol şi din alte documente oficiale.

(3) Numele, iniţiala/iniţialele prenumelui/prenumelor tatălui (mamei, în cazul în care tatăl este necunoscut) şi prenumele titularului, care se înscriu în registrul matricol şi în actele de studii, sunt cele din certificatul de naştere. In cazul în care, la înmatriculare sau în perioada studiilor, un/o student/studentă depune cerere pentru completarea numelui, însoţită de copii legalizate ale documentelor oficiale din care rezultă numele nou - în raport cu numele din certificatul de naştere, pe baza aprobării cererii în cauză de către conducerea instituţiei, se procedează la completarea solicitată prin scriere între paranteze după ultimul prenume, în registrul matricol şi, ulterior, în actele de studii. Cererea în cauză trebuie să cuprindă, printre altele, declaraţia studentului/studentei că nu va mai solicita un alt act de studii, în cazul modificării ulterioare a numelui.

(4) Denumirea localităţii de naştere care se înscrie în registrul matricol şi, ulterior, în actele de studii, este aceea din certificatul de naştere sau, după caz, noua denumire oficială în vigoare.

Art. 16. - (1) Nu se admite modificarea numelui, prenumelui, iniţialei sau a localităţii de naştere ale titularului, în registrul matricol, respectiv în actele de studii, dacă schimbarea în cauză s-a produs după data de absolvire a anilor de studii.

(2) In situaţia în care titularul îşi schimbă administrativ numele, prin hotărâre judecătorească, poate solicita eliberarea unui duplicat cu noul nume. La cerere, titularul trebuie să prezinte hotărârea judecătorească din care rezultă schimbarea administrativă a numelui, precum şi celelalte acte de stare civilă cu noul nume. In acest caz, actul/actele de studii eliberat/e cu numele inţial se anulează.

Art. 17. - Formularele actelor de studii completate cu greşeli, ştersături, adăugări, cu sigiliul necorespunzător sau murdare, parţial deteriorate se anulează, scriindu-se cuvântul ANULAT pe toată diagonala imprimatului, atât pe actul de studii, cât şi pe matcă (cotor), cu menţiune în registrul de evidenţă. In astfel de cazuri, conducerea instituţiei dispune anularea acestora şi întocmirea altora, corespunzătoare.

Art. 18. - (1) In vederea completării actelor de studii, secretariatele facultăţilor/departamentelor întocmesc tabele nominale cu studenţii/absolvenţii care urmează să primească actele de studii respective, pe domenii, specializări şi forme de învăţământ, în termen de maximum o lună de la finalizarea studiilor sau de la înregistrarea cererii - în cazul actelor de studii care se referă la studii parţiale finalizate; la înscrierea în aceste tabele a datelor prevăzute în formularele actelor de studii, se au în vedere instrucţiunile din articolele anterioare privind completarea actelor de studii; tabelele în cauză vor purta semnătura decanului facultăţii/directorului departamentului şi a secretarului şef al acestora.

(2) Tabelele şi dosarele absolvenţilor se înaintează compartimentului de specialitate, în termen de o lună de la finalizarea studiilor în cauză.

(3) Dosarul absolventului/absolventei va avea următorul conţinut: diploma de studii în baza căreia absolventul a fost admis la concurs (copie legalizată), certificatul de naştere, certificatul de căsătorie sau alte acte care modifică/completează numele absolventului/absolventei (copie/copii legalizate), două fotografii realizate recent, pe hârtie fotografică, color, format 3 x 4 cm, fişa de lichidare întocmită conform reglementărilor instituţiei.

CAPITOLUL IV

Eliberarea actelor de studii

Art. 19. - Instituţiile fac publice, prin afişare sau/şi pe pagina web, condiţiile de eliberare a actelor de studii.

Art. 20. - (1) Titularii sau împuterniciţii acestora au dreptul să solicite eliberarea actelor de studii completate, după termenul aprobat de senatul instituţiei, care poate fi cel mult de 12 luni de la finalizarea studiilor, respectiv de două luni de la confirmarea titlului ştiinţific de doctor.

(2) Un act de studii referitor la studii complete sau parţiale finalizate se eliberează titularului.

(3) In situaţii bine motivate, când titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat împuternicitului acestuia, cu aprobarea rectorului instituţiei, pe baza unei procuri, care să menţioneze în mod expres faptul că împuternicitul poate ridica acte de studii, autentificată la notariat. In cazul cetăţenilor români sau străini cu domiciliul/reşedinţa în străinătate, procura notarială va fi supralegalizată sau apostilată (apostila de la Haga), conform convenţiilor internaţionale, de către autorităţile competente din ţara respectivă.

Art. 21. - (1) Inainte de a fi eliberate titularilor/ împuterniciţilor, actele de studii prevăzute cu „Loc pentru timbru sec" (T.S.) se supun aplicării timbrului sec al instituţiei.

(2) Un act de studii completat se eliberează titularului/ împuternicitului, după verificarea de către titular/împuternicit a datelor înscrise în actul de studii, pe baza prezentării documentului de identitate (carte de identitate sau paşaport valabile) de către acesta şi, după caz, a „Fişei de lichidare", din care rezultă că titularul nu are datorii faţă de instituţie.

(3) Titularul semnează pentru primire în toate locurile prevăzute pentru semnătura titularului. Imputernicitul semnează pentru primire în toate locurile prevăzute pentru semnătura titularului, mai puţin pe actul de studii; operaţiunea de eliberare se consemnează în registrul de evidenţă a actelor de studii; numele şi prenumele, calitatea, datele de identificare şi semnătura împuternicitului se trec în rubrica „Menţiuni" din registrul de evidenţă a actelor de studii.

Art. 22. - (1) Actele de studii completate şi neridicate de titulari/împuterniciţi se păstrează în arhiva instituţiei cu termen permanent.

(2) Actele de studii completate şi neridicate datorită decesului titularului pot fi eliberate unui membru al familiei titularului (ascendent ori descendent de gradul I sau II), în baza unei cereri aprobate de conducerea instituţiei, însoţită de copie legalizată a certificatului de deces şi de o declaraţie pe propria răsundere privind motivele invocate pentru ridicarea acestor acte de studii.

(3)   Unei persoane cu reşedinţa în străinătate, care adresează cererea menţionară în alin. (2), i se pot elibera actele de studii solicitate prin intermediul ambasadei (consulatului) ţării respective în România sau al ambasadei (consulatului) României din ţara de reşedinţă a acesteia.

Art. 23. -In registrul de evidenţă a actelor de studii eliberate se consemnează: numărul de ordine dat de instituţie; seria şi numărul formularului; numele, iniţiala/iniţialele prenumelui/ prenumelor tatălui (mamei, în cazul în care tatăl este necunoscut) şi prenumele titularului; locul şi data naşterii titularului; tipul actului de studii eliberat; instituţia, anul universitar şi sesiunea în care titularul a încheiat studiile; instituţia şi anul universitar în care titularul a promovat examenul de finalizare a studiilor; profilul/domeniul şi specializarea; media examenului de finalizare a studiilor; data eliberării actului de studii; numele şi prenumele persoanei care a eliberat actul de studii; semnătura de primire a actului de studii de către titular/împuternicit; menţiuni.

CAPITOLUL V

Intocmirea şi eliberarea duplicatelor actelor de studii

Art. 24. - In cazul pierderii, distrugerii complete sau deteriorării parţiale a unui act de studii, se poate elibera un duplicat al acestuia dacă în arhiva instituţiei se găsesc matca (cotorul) actului respectiv şi/sau alte documente legale din care rezultă situaţia studiilor titularului sau, dacă arhiva a fost distrusă în condiţii de forţă majoră (calamităţi naturale, incendii etc), prin reconstituirea situaţiei şcolare de către instituţie.

Art. 25. - (1) Pentru eliberarea duplicatului unui act de studii, titularul adresează, în scris, conducerii instituţiei o cerere, însoţită de următoarele documente: declaraţie scrisă a titularului actului, autentificată la notariat, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare şi împrejurările în care actul a fost pierdut, distrus complet sau deteriorat parţial; copie legalizată a certificatului de naştere; două fotografii - realizate recent, pe hârtie fotografică, color, format 3 x 4 cm - ale titularului actului; dovada publicării în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, a pierderii actului de studii respectiv - în cazul unui act de studii pierdut sau actului de studii în cauză - dacă acesta este deteriorat parţial; dovada plăţii taxei pentru eliberarea duplicatului.

(2) Depunerea la instituţie a documentelor prevăzute la alin. (1) se poate efectua de către titularul actului de studii în cauză sau de împuternicitul acestuia.

(3) Pentru publicarea pierderii unui act de studii, titularul acestuia se adresează Regiei Autonome „Monitorului Oficial", anunţul urmând să cuprindă următoarele date: denumirea actului de studii original; numele, iniţiala/iniţialele prenumelui/prenumelor tatălui (mamei), prenumele titularului; anul finalizării studiilor în cauză; seria şi numărul actului respectiv, numărul şi data la care a fost înregistrat în registrul de evidenţă a eliberării actelor de studii; denumirea instituţiei emitente.

(4) Actele de studii deteriorate parţial se anulează şi se păstrează în arhiva instituţiei, în vederea casării în conformitate cu prevederile prezentului regulament.

(5) Toate aprobările date pentru eliberarea de duplicate se păstrează în arhiva instituţiei, cu termen permanent.

Art. 26. - (1) Duplicatul actului de studii se realizează pe un formular similar celui original, eliberat titularului, sau prin scriere după modelul de referinţă al actului original -dacă nu mai există formular similar celui original; completarea datelor şi eliberarea duplicatului se efectuează după procedurile prevăzute la actele originale, cu menţiunea că datele care se înscriu sunt cele existente în documentele specifice (matca actului original, registre matricole, cataloage etc.) din arhiva instituţiei.

(2) Completarea duplicatului unui act de studii se efectuează după procedura generală prevăzută la actele originale, cu următoarele înscrisuri suplimentare: într-un spaţiu corespunzător - DUPLICAT (scris cu tuş sau cu cerneală de culoare roşie); în partea de sus - seria şi numărul actului original eliberat; în locurile pentru semnăturile corespunzătoare celor de pe actul original - (ss); în partea de jos, dreapta -Nr....(numărul de înregistrare acordat de instituţie din registrul de eliberări)... din...(data)...; pe verso - „Acest DUPLICAT este eliberat conform deciziei rectorului... (denumirea instituţiei)..., nr.... din...(data)..... Confirmăm autenticitatea înscrisurilor cuprinse în prezentul act de studii.", text care este urmat de funcţiile (Rector, Secretar-şef etc, după caz) care sunt înscrise pe actele de studii similare celui în cauză, la data completării duplicatului, şi de semnăturile persoanelor care ocupă funcţiile respective.

Art. 27. - (1) Titularul duplicatului unui act de studii îşi poate ridica duplicatul respectiv în termen de o lună de la aprobarea cererii.

(2) Duplicatele completate şi neridicate se păstrează conform prevederilor prezentului regulament.

Art. 28. - (1) Eliberarea duplicatelor actelor de studii se efectuează în condiţiile practicate la eliberarea actelor originale.

(2) In registrul de evidenţă a actelor de studii şi pe matca actului de studii original (când actul de studii s-a eliberat din carnet cu matcă) se înscriu seria şi numărul duplicatului eliberat.

Art. 29. - (1) Duplicatul unui act de studii se eliberează, de regulă, o singură dată.

(2) Dacă duplicatul unui act de studii a fost pierdut sau distrus complet în condiţii de forţă majoră (calamităţi naturale, incendii etc), titularului i se poate elibera un alt duplicat, la cerere şi pe baza aprobării acesteia, în condiţiile prezentate mai sus şi cu menţiunea că pe acesta se înscriu, suplimentar, seria şi numărul duplicatului anterior, precum şi data la care acesta a fost eliberat.

CAPITOLUL VI

Dispoziţii finale

Art. 30. - (1) In cazul în care titularul constată greşeli în actul de studii/duplicat după o perioadă de timp de la primirea acestuia, titularul se adresează în scris conducerii instituţiei care l-a eliberat, în vederea eliberării unui nou act de studii/duplicat, în conformitate cu prevederile prezentului regulament, pe care se scrie, la subsol, nota: „Prezentul/a... (act de studii/duplicat)... înlocuieşte...(actul de studii/duplicatul)... cu seria... şi nr...., precum şi cu nr. de înregistrare... (acordat de instituţie din registrul de eliberări)... din... (data)..., deoarece acesta (aceasta) conţinea unele greşeli".

(2) Prin decizia rectorului instituţiei documentul greşit se anulează şi se arhivează, cu termen permanent.

Art. 31. - In cazurile în care unele instituţii au fost reorganizate sau desfiinţate, actele de studii originale sau duplicate ale acestora se gestionează, se completează şi se eliberează de către instituţiile care păstrează arhiva; pe actele eliberate se înscrie şi: „Menţiune Acest act de studii este eliberat de................. (denumirea instituţiei)..., care deţine arhiva... (denumirea instituţiei reorganizate/desfiinţate)... unde titularul a finalizat studiile respective".

Art. 32. - Studenţilor români sau străini care au finalizat studii parţiale la instituţii de învăţământ superior din străinătate şi solicită continuarea studiilor în instituţii din România li se pot recunoaşte studiile/actele de studii în cauză, în baza procedurilor legale de recunoaştere a studiilor.

Art. 33. -Actele de studii eliberate absolvenţilor instituţiilor de învăţământ superior din România pot fi vizate, la cerere, de către Centrul naţional de recunoaştere şi echivalare a diplomelor din cadrul MECT, în conformitate cu regulamentul de organizare şi funcţionare al acestuia, la cererea titularilor - în vederea utilizării actelor de studii respective în străinătate.

Art. 34. - Actele de studii eliberate de instituţiile de învăţământ superior din străinătate pot fi supuse procesului de evaluare-recunoaştere-echivalare de către Centrul naţional de recunoaştere şi echivalare a diplomelor din cadrul MECT, în conformitate cu regulamentul de organizare şi funcţionare al acestuia, la cererea titularilor - în vederea utilizării actelor de studii respective în România.

Art. 35. - (1) In cazurile în care se constată că un act de studii eliberat se referă la studii care nu au fost efectuate de către titular, respectiv că actul de studii este un fals, instituţia care l-a eliberat dispune anularea acestuia şi anunţă instituţiile abilitate, iar titularul, persoanele care au transmis datele, persoanele care l-au completat şi persoanele care l-au semnat sunt răspunzătoare potrivit legii.

(2) Anularea unui act de studii în condiţiile alin. (1) este făcută publică, de către instituţia care l-a eliberat, în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a.

Art. 36. - Formularele actelor de studii care nu mai sunt valabile sau care nu au fost folosite timp de 10 ani de la achiziţionarea lor se casează.

Art. 37. - Pentru eliberarea actelor de studii, instituţiile pot percepe taxe, în condiţiile stabilite de senatele universitare, în conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare.

Art. 38. - După finalizarea completă a studiilor, la cerere, absolvenţilor li se eliberează Adeverinţă de absolvire a studiilor, al cărei termen de valabilitate este de maximum 12 luni.