Ordinul Nr.389 din 03.02.2020

În scopul asigurării gestionării unitare şi eficiente a resurselor umane, precum şi pentru urmărirea carierei personalului din sistemul administraţiei penitenciare,având în vedere prevederile art. 58 alin. (2) din Legea nr. 145/2019 privind statutul poliţiştilor de penitenciare,în conformitate cu prevederile Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor), cu modificările ulterioare, şi ale Legii nr. 363/2018 privind protecţia persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal de către autorităţile competente în scopul prevenirii, descoperirii, cercetării, urmăririi penale şi combaterii infracţiunilor sau al executării pedepselor, măsurilor educative şi de siguranţă, precum şi privind libera circulaţie a acestor date,în temeiul art. 13 din Hotărârea Guvernului nr. 652/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Justiţiei, cu modificările şi completările ulterioare,ministrul justiţiei emite următorul ordin: Articolul 1Se aprobă Sistemul de evidenţă a datelor pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin. Articolul 2La data intrării în vigoare a prezentului ordin, Ordinul ministrului justiţiei nr. 3.406/C/2012 pentru aprobarea Sistemului de evidenţă a datelor pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 62 şi 62 bis din 29 ianuarie 2013, se abrogă. Articolul 3 Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile din subordinea acesteia vor lua măsurile pentru ducerea la îndeplinire a dispoziţiilor prezentului ordin.Ministrul justiţiei,Marian Cătălin PredoiuANEXĂSISTEMUL DE EVIDENŢĂ a datelor pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare Capitolul IDispoziţii generale Articolul 1
(1) Sistemul de evidenţă a datelor pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare (Sistem de evidenţă) cuprinde totalitatea metodelor şi regulilor privind înregistrarea, păstrarea, prelucrarea şi circulaţia documentelor de evidenţă şi constituie suportul necesar pentru fundamentarea deciziilor din domeniul managementului resurselor umane în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate acesteia.
(2) Sistemul de evidenţă cuprinde evidenţa nominală şi evidenţa statistică a funcţionarilor publici cu statut special şi a personalului civil din sistemul administraţiei penitenciare.
(3) Evidenţa datelor de personal se realizează prin structurile de resurse umane existente la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate.
(4) Personalul din cadrul structurilor de resurse umane din sistemul administraţiei penitenciare respectă măsurile tehnice şi organizatorice implementate pentru asigurarea protecţiei, securităţii şi confidenţialităţii documentelor şi informaţiilor de personal pe care le gestionează împotriva accesului neautorizat şi a incidentelor de pierdere sau distrugere a acestora, cu respectarea legislaţiei privind protecţia datelor cu caracter personal şi a legislaţiei privind informaţiile clasificate.
(5) În cazul în care are loc o încălcare a securităţii datelor cu caracter personal, operatorul notifică acest lucru Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu respectarea prevederilor legale incidente. Articolul 2Organizarea evidenţei personalului din sistemul administraţiei penitenciare se realizează sub coordonarea directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi a directorilor unităţilor subordonate. Articolul 3În cuprinsul prezentului ordin, expresiile de mai jos au următorul înţeles: a)evidenţa nominală - constituie orice informaţie referitoare la datele personale şi profesionale, relevante, referitoare la personalul existent şi se asigură prin documentele ce se întocmesc şi se actualizează permanent şi prin aplicaţia informatică de evidenţă a datelor pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare, în vederea cunoaşterii situaţiei socioprofesionale, a datelor personale privind starea şi evoluţia carierei profesionale a personalului, precum şi a celor cu privire la acordarea drepturilor de personal; b)evidenţa statistică - constituie totalitatea documentelor ce se obţin prin prelucrarea datelor şi informaţiilor din evidenţa nominală şi se referă la realizarea scriptică/informatizată a unor situaţii de personal; c)dosarul profesional - constituie principalul document de evidenţă nominală a personalului din sistemul administraţiei penitenciare, care cuprinde date confidenţiale cu caracter personal şi profesional, informaţii clasificate, precum şi evoluţia în cariera profesională de la naşterea raporturilor de serviciu/muncă, până la încetarea acestora; d)fişa de evidenţă - constituie documentul de evidenţă nominală care cuprinde principalele date personale şi profesionale ale titularului şi reprezintă documentul de bază prin care se dovedeşte vechimea în sistemul administraţiei penitenciare; e)aplicaţia informatică de evidenţă a datelor pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare - programul informatic care cuprinde totalitatea informaţiilor cu privire la datele personale şi profesionale ale personalului din sistemul administraţiei penitenciare. Articolul 4Şeful structurii de resurse umane din Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi şefii structurilor de resurse umane din unităţile subordonate răspund de actualizarea permanentă a datelor pentru personalul din competenţă. Capitolul IIEvidenţa nominală Articolul 5Evidenţa nominală se realizează prin: a)dosarul profesional; b)fişa de evidenţă; c)aplicaţia informatică a resurselor umane. Articolul 6
(1) Dosarul profesional se întocmeşte în exemplar unic, în termen de 30 de zile de la încadrarea în sistemul administraţiei penitenciare, conform modelului prevăzut în anexa nr. 1.
(2) Persoanele responsabile cu întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale sunt obligate să certifice înscrierile efectuate, în termen de 15 zile, prin semnătură şi prin menţionarea în clar a numelui şi funcţiei deţinute, conform prevederilor prezentului ordin.
(3) Pe coperta interioară a dosarului profesional va fi inserată o fotografie color cu dimensiunea 9 x 12 cm în uniformă de oraş, respectiv o fotografie în ţinută civilă pentru personalul civil, pe care personalul este obligat să o prezinte structurii resurse umane în termen de 30 de zile de la încadrare, respectiv în termen de 15 zile de la modificarea gradului profesional.
(4) Dosarul profesional are 9 secţiuni care cuprind, în mod obligatoriu, următoarele date şi documente:– Secţiunea 1:Fişa matricolă, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 2, se completează de lucrătorul de resurse umane, pe baza documentelor originale. Înregistrările se fac numai în baza documentelor depuse de titular la dosarul profesional, precum şi în baza actelor administrative ce privesc titularul, în copii certificate. La completarea fişei matricole, lucrătorul de resurse umane confruntă datele înscrise cu titularul. Datele din dosarul profesional se confruntă cu titularul cel puţin o dată la 5 ani. Fişa matricolă cuprinde date referitoare la: 1. gradele militare şi profesionale; 2. starea civilă (datele personale ale părinţilor, soţului/soţiei titularului, copiilor, fraţilor şi surorilor titularului) - prezentarea documentelor pentru actualizarea datelor de stare civilă este obligaţia titularului dosarului profesional; 3. studii; 4. limbi străine cunoscute; 5. descrierea fizică; 6. condamnări; 7. ocupaţii anterioare încadrării în sistemul penitenciar; 8. alte date; 9. funcţii îndeplinite în cadrul sistemului penitenciar, inclusiv îndeplinirea altor funcţii prin dispoziţie zilnică pe unitate; 10. modificări ale raporturilor de serviciu; 11. decoraţii conferite; 12. nivelul de acces la informaţii clasificate; 13. gradaţii; 14. schimbări intervenite după întocmirea fişei matricole; 15. starea de sănătate; 16. recompense; 17. sancţiuni disciplinare; 18. alte însemnări în timpul serviciului în sistemul penitenciar; 19. confruntarea datelor din fişă cu titularul. – Secţiunea 2:Jurământul de credinţă, prevăzut în anexa nr. 3, pentru funcţionarii publici cu statut special, încadraţi în baza Legii nr. 145/2019 privind statutul poliţiştilor de penitenciare, cu modificările şi completările ulterioare. – Secţiunea 3:Fişa/Fişele postului – Secţiunea 4:Fişele de evaluare a performanţelor profesionale individuale – Secţiunea 5:Documente privind situaţia socioprofesională a personalului: copii de pe documentele care atestă participarea la cursurile de stagiu, pregătire, perfecţionare, specializare şi absolvirea acestora – Secţiunea 6:Fişă de evidenţă a perioadelor care nu se iau în calcul la stabilirea timpului efectiv lucrat în condiţii de muncă, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4. – Secţiunea 7:1. Acte administrative, contracte individuale de muncă, acte adiţionale la acestea şi comunicări: a)acte administrative - ordine/decizii - care atestă încadrarea şi numirea în funcţie, modificări salariale, modificări ale raporturilor de serviciu sau măsuri disciplinare aplicate (copie certificată pentru conformitate cu originalul), dovada comunicării acestora; b)contractul individual de muncă şi actele adiţionale la acesta - pentru personalul civil;2. Actele prevăzute la pct. 1 se păstrează la nivelul unităţilor emitente. 3. Un exemplar al actelor prevăzute la pct. 1 se încarcă în format PDF în aplicaţia informatizată de gestiune a datelor de personal. – Secţiunea 8:Alte documente care ţin de evoluţia şi traseul profesional al titularului: a)avizele psihologice la evaluările periodice; b)verificări speciale, cel puţin o dată la 3 ani, în evidenţele operative ale poliţiei, numai pentru titular; c)adeverinţe medicale, certificate decizie medicală; d)alte documente cu relevanţă în evoluţia şi traseul profesional al titularului.– Secţiunea 9:A. Dosare – Dosarul de încadrare cuprinde: a)referatul de personal; b)nota de cunoaştere a situaţiei socioprofesionale; c)autobiografie; d)verificarea în evidenţele operative ale poliţiei, numai pentru titular; e)avizul psihologic; f)procesul-verbal cu rezultatele finale obţinute la concursul de încadrare, respectiv admitere; g)fişa medicală de încadrare/adeverinţa medicală, după caz; h)dosarul de concurs, care cuprinde cel puţin:1. cererea de înscriere la concurs; 2. copia actului de identitate; 3. copia certificatului de naştere; 4. copia certificatului de căsătorie, unde este cazul; 5. curriculum vitae - model european; 6. copia livretului militar, acolo unde este cazul; 7. copia diplomei de studii sau adeverinţă în original aflată în perioada de valabilitate, care să ateste absolvirea studiilor necesare pentru ocuparea postului scos la concurs, precum şi foile matricole şi, după caz, alte acte care atestă efectuarea unor specializări; 8. copia carnetului de muncă sau orice adeverinţă care să ateste locurile de muncă avute anterior, funcţiile ocupate, vechimea în muncă şi, după caz, în specialitate; 9. cazierul judiciar; 10. declaraţia pe propria răspundere: că nu i-au încetat raporturile de serviciu dintr-o funcţie publică, din motive disciplinare, în ultimii 5 ani - pentru candidatul din sursă externă, că nu se află în evidenţă cu sancţiuni disciplinare neradiate - pentru candidatul din sursă internă, că nu a fost agent sau colaborator al organelor de securitate şi nici al vreunui serviciu de informaţii, după caz; 11. copia fişei de evaluare a performanţelor profesionale individuale din anul anterior organizării concursului - pentru candidaţii din sursă internă; 12. alte documente care atestă îndeplinirea cerinţelor specifice postului scos la concurs, după caz. Îndosarierea documentelor din dosarul profesional se face pe secţiuni, cronologic. B. Alte tipuri de dosare constituite în timpul carierei, precum dosarele întocmite de către comisiile de expertiză medico-militară, dosarele de cercetare administrativă. Articolul 7
(1) Fişa de evidenţă, conform modelului prevăzut în anexa nr. 5, care cuprinde:a)fotografia titularului; b)categoria profesională din care face parte şi unitatea unde este încadrat; c)numărul dosarului din registrul de evidenţă şi codul informatic personal; d)codul numeric personal; e)numele şi prenumele titularului; f)prenumele părinţilor; g)după caz, numele avut anterior; h)data şi locul naşterii; i)sexul; j)naţionalitatea; k)starea civilă; l)număr copii; m)vechimea în muncă până la încadrarea în sistem; n)stagiul militar; o)profesia la încadrare; p)provenienţa la încadrare; q)data încadrării în sistem; r)gradul profesional la încadrare, respectiv gradul militar pentru personalul încadrat înaintea datei de 28 septembrie 2004; s)data reîncadrării în sistem; t)durata întreruperilor; u)profesia actuală; v)trecerea în altă categorie; w)grade profesionale (militare) (personal civil) în sistemul penitenciar şi felul acordării; x)data avansării în gradul profesional; y)număr act/data emiterii; z)motivul neavansării în gradul profesional;aa) situaţia familială: date şi informaţii privind soţul/soţia titularului şi copiii acestuia; bb) funcţiile îndeplinite şi mutaţii intervenite în timpul serviciului, inclusiv ca elev sau student în instituţii care pregătesc personal pentru sistemul administraţiei penitenciare; cc) calificative anuale; dd) studii absolvite; ee) testarea psihologică; ff) distincţii conferite; gg) recompense şi sancţiuni; hh) numărul şi data actului administrativ de încetare a raporturilor de serviciu; ii) domiciliul sau reşedinţa titularului; jj) numărul de telefon personal sau de serviciu, după caz.
(2) Fişa de evidenţă se completează şi se păstrează de structura de resurse umane din unitatea unde este încadrat titularul, fiind actualizată ori de câte ori este cazul. Articolul 8Fişa de evidenţă şi fişa matricolă constituie actele oficiale prin care se dovedeşte vechimea în sistemul administraţiei penitenciare şi traseul carierei profesionale. Articolul 9Organizarea informaţiilor de natură personală şi profesională cuprinse în documentele de resurse umane se realizează şi în format electronic prin aplicaţia informatică de resurse umane. Articolul 10Formele specifice de înregistrare a documentelor de resurse umane sunt: a)registrul fişelor de evidenţă, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 6; b)registrul de evidenţă a dosarelor profesionale, conform modelului prevăzut în anexa nr. 7; c)registrul de evidenţă a deciziilor de resurse umane, conform modelului prevăzut în anexa nr. 8. În document se înregistrează toate deciziile întocmite de structura de resurse umane privind încadrarea, numirea, mutarea, încetarea raporturilor de serviciu, avansarea în grad, acordarea de drepturi salariale, delegări, detaşări, împuterniciri, concedii creştere şi îngrijire copil, indemnizaţii pentru creşterea copilului, alocări/încetări la plata chiriei, sancţiuni disciplinare, suspendări din funcţie, puneri la dispoziţie/repunere în drepturi, menţinere în activitate şi alte situaţii care justifică decizia de resurse umane. Toate deciziile sunt înscrise, pe scurt, în decizia zilnică pe unitate a conducătorului unităţii. Capitolul IIIEvidenţa statistică Articolul 11
(1) Situaţia centralizatoare privind posturile prevăzute, încadrate şi vacante, pe corpuri profesionale şi unităţi se întocmeşte lunar de către structurile de resurse umane, în format electronic, şi este prevăzută în anexa nr. 9.
(2) Pentru fundamentarea deciziilor, la solicitarea conducerii, pot fi generate şi alte tipuri de situaţii. Capitolul IVAccesul la dosarul profesional Articolul 12
(1) Personalul din sistemul administraţiei penitenciare are acces la propriul dosar profesional, fără nicio îngrădire, în spaţiile structurilor de resurse umane, iar la cerere i se pot elibera copii de pe actele din dosar, cu respectarea prevederilor referitoare la circuitul documentelor clasificate.
(2) Personalul din sistemul administraţiei penitenciare poate solicita, în scris, structurii de resurse umane din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, respectiv structurilor de resurse umane din unităţile subordonate eliberarea unor adeverinţe care să certifice informaţii în legătură cu situaţia profesională.
(3) Directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor poate solicita, pentru studiu, dosarul profesional al oricărui angajat, fără nicio îngrădire.
(4) Directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor dispune, în scris, eliberarea/transmiterea unor copii de pe documentele din dosarele profesionale, în condiţiile Legii nr. 363/2018 privind protecţia persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal de către autorităţile competente în scopul prevenirii, descoperirii, cercetării, urmăririi penale şi combaterii infracţiunilor sau al executării pedepselor, măsurilor educative şi de siguranţă, precum şi privind libera circulaţie a acestor date.
(5) Au acces la dosarele profesionale, în spaţiile structurilor de resurse umane:a)directorul unităţii; b)şeful sectorului de activitate unde este încadrat titularul sau, după caz, persoana cu atribuţii privind evaluarea activităţii profesionale şi conduitei acestuia; c)personalul unor autorităţi sau instituţii publice, cu atribuţii de control; d)personalul împuternicit al autorităţilor sau instituţiilor publice în vederea cunoaşterii situaţiei profesionale a persoanei din sistemul administraţiei penitenciare care a solicitat transferul la aceste autorităţi sau instituţii; e)personalul structurilor de resurse umane din unităţile sistemului administraţiei penitenciare, în vederea cunoaşterii situaţiei profesionale a persoanei din sistemul administraţiei penitenciare care a solicitat mutarea la aceste instituţii; f)şeful structurii de resurse umane şi lucrătorul structurii de resurse umane care are atribuţii privind evidenţa personalului şi are în gestiune dosarul profesional; g)psihologul de personal.
(6) Pot solicita în scris şi motivat, în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare, eliberarea/transmiterea unor copii de pe documentele din dosare, precum şi anumite date conţinute de acestea:a)preşedintele comisiei de disciplină în a cărei competenţă se află titularul, pentru soluţionarea unor sesizări ce privesc persoana titularului; b)comisia de cercetare administrativă, atunci când datele solicitate sunt relevante pentru soluţionarea cercetării; c)consilierii juridici din Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate, în situaţia în care instituţia este parte într-un proces cu titularul, iar datele solicitate sunt relevante pentru soluţionarea cauzei; d)instanţele judecătoreşti, precum şi celelalte organe judiciare în accepţiunea Codului de procedură penală; e)personalul menţionat la alin. (5), cu excepţia celui prevăzut la lit. f).
(7) În cazurile prevăzute la alin. (5) lit. c), d) şi g), precum şi în cele de la alin. (6) lit. a)-c), accesul la dosarul profesional sau furnizarea de date, precum şi eliberarea unor copii de pe documentele conţinute de acesta se notifică titularului, cu ocazia prelucrării sau în termen de 30 de zile de la data prelucrării efective a datelor cu caracter personal, de către lucrătorul de resurse umane cu atribuţii privind evidenţa personalului.
(8) În situaţia prevăzută la alin. (6) lit. d), prelucrarea se notifică în condiţiile alin. (7), cu excepţia cazurilor în care, conform legii, aceasta se exceptează de la notificare.
(9) Persoanele care au acces la datele cuprinse în dosarul profesional au obligaţia de a păstra confidenţialitatea datelor cu caracter personal, în condiţiile legii, prelucrarea acestora urmând a fi efectuată cu respectarea principiilor stabilite la art. 5 din Regulamentul (UE) 679 din 27 aprilie 2016 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor). Capitolul VÎntocmirea, actualizarea şi gestionarea documentelor şi formelor specifice de înregistrare a documentelor de resurse umane Articolul 13Lucrătorii de resurse umane care au atribuţii privind evidenţa personalului gestionează dosarele profesionale şi fişele de evidenţă care le sunt repartizate prin fişa postului de către şeful structurii de resurse umane. Articolul 14Datele cuprinse în dosarul profesional sunt rectificate sau completate ori de câte ori intervine o schimbare în situaţia socioprofesională. Articolul 15
(1) Rectificarea sau completarea datelor din dosarul profesional se face pe baza documentelor originale.
(2) Actele originale prezentate de titular se restituie. Copiile de pe acestea, certificate pentru conformitate cu originalul de către persoana care are atribuţii cu privire la evidenţa personalului, se clasează în dosarul profesional. Articolul 16
(1) În vederea păstrării documentelor de evidenţă în bune condiţii, directorii de unităţi sunt obligaţi să asigure amenajarea unor spaţii dotate cu mobilier corespunzător şi compartimentate potrivit legislaţiei. Spaţiile respective trebuie să îndeplinească condiţiile necesare pentru asigurarea confidenţialităţii datelor şi să respecte prevederile legale referitoare la informaţiile clasificate.
(2) Au acces la aplicaţia informatică de evidenţă a datelor pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare angajaţii din cadrul structurilor resurse umane cu atribuţii în acest sens, stabilite prin fişa postului. Fiecare persoană care are acces la aplicaţia informatică se identifică în aplicaţie prin nume de utilizator, stabilindu-i-se drepturile şi nivelul de vizualizare a datelor de personal. Pentru fiecare utilizator al aplicaţiei informatice va funcţiona un jurnal al operaţiunilor şi interogărilor efectuate în baza de date. Articolul 17
(1) La structura de resurse umane din Administraţia Naţională a Penitenciarelor se păstrează:a)dosarele personalului încadrat în structura centrală a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor; b)dosarele directorilor, directorilor adjuncţi şi şefilor structurilor de resurse umane din unităţile subordonate numiţi/împuterniciţi în funcţii; c)fişele de evidenţă ale personalului încadrat în structura centrală a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
(2) La structurile de resurse umane din unităţile subordonate se păstrează:a)dosarele profesionale ale funcţionarilor publici cu statut special, precum şi ale personalului civil încadrat pe bază de contract individual de muncă din unitate, alţii decât cei prevăzuţi la alin. (1) lit. b); b)fişele de evidenţă ale personalului din unitate.
(3) După încetarea raporturilor de serviciu, fişa de evidenţă se păstrează la structura de resurse umane pe o perioadă de 70 de ani. Articolul 18
(1) Pentru personalul detaşat între unităţile sistemului administraţiei penitenciare, dosarele profesionale însoţite de o fotocopie a fişei de evidenţă se păstrează la unitatea unde titularii sunt detaşaţi, cu respectarea prevederilor art. 17 alin. (1).
(2) Pentru personalul detaşat în instituţii din afara sistemului administraţiei penitenciare, dosarele profesionale se păstrează la unitatea unde titularii sunt încadraţi, cu respectarea prevederilor art. 17 alin. (1).
(3) La mutarea/detaşarea între unităţile sistemului administraţiei penitenciare, documentele de evidenţă nominală se transmit structurilor de resurse umane cu respectarea prevederilor art. 17 alin. (1) şi (2). Articolul 19În cazul desfiinţării unităţii, documentele de evidenţă ale personalului preluat de alte unităţi se transmit acestora, iar cele ale personalului ale cărui raporturi de serviciu au încetat se transmit arhivei Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. Articolul 20
(1) Personalul din sistemul administraţiei penitenciare are obligaţia să aducă la cunoştinţa structurii de resurse umane modificările privind domiciliul, după caz, reşedinţa, precum şi schimbările intervenite în starea civilă sau date relevante din punct de vedere profesional, în termen de 15 zile de la producerea acestora.
(2) Datele şi informaţiile privind personalul din sistemul administraţiei penitenciare care se transmit la structura de resurse umane din Administraţia Naţională a Penitenciarelor conţin, în mod obligatoriu, codul informatic, în scopul introducerii operative în aplicaţia informatică de resurse umane. Articolul 21
(1) Dosarele profesionale ale personalului din sistemul administraţiei penitenciare ale cărui raporturi de serviciu au încetat se transmit la arhiva Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, potrivit termenelor stipulate în nomenclatorul arhivistic.
(2) Instituţiile din sectorul de apărare, ordine publică şi securitate naţională au acces la dosarul profesional, pentru personalul aflat în situaţia prevăzută la alin. (1), în vederea cunoaşterii situaţiei profesionale a persoanei care doreşte angajarea la una dintre aceste instituţii.
(3) Pentru personalul aflat în situaţia prevăzută la alin. (1), la solicitarea instanţelor judecătoreşti, precum şi a celorlalte organe judiciare în accepţiunea Codului de procedură penală ori, după caz, a consilierilor juridici din Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate, în situaţia în care instituţia este parte într-un proces cu titularul căruia i-au încetat raporturile de serviciu, se eliberează fotocopii ale documentelor din dosar. Eliberarea de copii se notifică titularului.
(4) Pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare căruia i-au încetat raporturile de serviciu se eliberează, la cerere, adeverinţe care să ateste activitatea profesională desfăşurată, vechimea în serviciu, în specialitate şi în funcţie, grupele/condiţiile în care se încadrează locurile de muncă în care şi-au desfăşurat activitatea, precum şi fotocopii ale documentelor din dosarul profesional, cu respectarea legislaţiei privind accesul la informaţii clasificate. Capitolul VIDispoziţii tranzitorii şi finale Articolul 22Structurile de resurse umane din sistemul administraţiei penitenciare gestionează organigrama şi statul de organizare. Articolul 23
(1) Anexele nr. 1-9 fac parte integrantă din prezentul sistem de evidenţă a datelor pentru personalul din sistemul administraţiei penitenciare.
(2) Toate tipizatele de evidenţă nominală, generală, menţionate în anexe sunt tipărite de Baza de aprovizionare şi gospodărire Bucureşti şi vor fi transmise la solicitarea unităţilor. Articolul 24Documentele de evidenţă aflate în uz se utilizează până la completare, iar cele noi se întocmesc conform prevederilor prezentului ordin. Articolul 25
(1) Evidenţa nominală şi statistică pentru personalul civil se realizează potrivit legislaţiei specifice, completându-se, după caz, cu prevederile prezentului ordin.
(2) Dosarul profesional al personalului contractual cuprinde, în principal, contractul individual de muncă/actele adiţionale la contractul de muncă; fişa postului ocupat; certificatul de cazier judiciar; copii ale documentelor de identitate şi ale celor de studii; curriculum vitae; certificatul medical de la angajare, precum şi certificatul/fişa medicală periodică; documentele privind evaluarea anuală a activităţii; avansări în funcţie; sancţiuni disciplinare aplicate. Articolul 26În aplicarea prezentei reglementări, Direcţia management resurse umane din Administraţia Naţională a Penitenciarelor elaborează instrucţiuni privind regulile de completare, înregistrare, păstrare, prelucrare şi circulaţie a documentelor de evidenţă. ANEXA Nr. 1*) la Sistemul de evidenţă*) Anexa nr. 1 este reprodusă în facsimil. ANEXA Nr. 2*) la Sistemul de evidenţă*) Anexa nr. 2 este reprodusă în facsimil. ANEXA Nr.3*) la Sistemul de evidenţă*) Anexa nr. 3 este reprodusă în facsimil. ANEXA Nr. 4la Sistemul de evidenţă FIŞĂ de evidenţă a perioadelor care nu se iau în calcul la stabilirea timpului efectiv lucrat în condiţii de muncă Numele, iniţiala tatălui şi prenumele ........ ................ .........

ANEXA Nr. 5*) la Sistemul de evidenţă*) Anexa nr. 5 este reprodusă în facsimil. Fişă de evidenţă ANEXA Nr. 6 la Sistemul de evidenţă Registrul fişelor de evidenţă

ANEXA Nr. 7la Sistemul de evidenţă Registrul dosarelor profesionale

ANEXA Nr. 8la Sistemul de evidenţă Registrul evidenţă decizii mişcare personal

¹ Se înscrie începând cu nr. 1, la începutul fiecărui an calendaristic. ² Se înscrie data de la care decizia produce efecte. ³ Se va trece în dreptul situaţiei pentru care este emisă decizia numărul de angajaţi la care face referire. ⁴ Se va trece data când se semnează decizia de către conducătorul unităţii. ANEXA Nr. 9*) la Sistemul de evidenţă*) Anexa nr. 9 este reprodusă în facsimil.